Tổ chức văn phòng hành chính

Vì các họat động hành chánh có ảnh hưởng xuyên suốt tổ chức, từ văn phòng giám đốc đến các đơn vị, ban ngành, đến nhân viên hành chánh có mức lương thấp nhất, cho nên hành chánh văn phòng không nên phân tán. Phân tán nghĩa là công việc hành chánh văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban đều do bộ phận đó quản lý một cách độc lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hậu quả là công việc hành chánh văn phòng sẽ trùng lắp, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực, và nhất là thiếu sự phối hợp. Vì vậy cần phải tập trung công việc hành chánh văn phòng sao cho thống nhất.

CHƯƠNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH KHÁI NIỆM VĂN PHỊNG April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH √ Theo cách tiếp cận phương diện tổ chức: Văn phòng đơn vị cấu thành tổ chức bao gồm yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực chức năng, nhiệm vụ giao theo định hướng hoạt động chung tổ chức HIỂU THEO CÁC CÁCH TIẾP CẬN KHÁC NHAU √ Tiếp cận theo chức tổ chức: Văn phòng thực thể tồn để thực hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức √ Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành nhà quản trị April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHỊNG 2.1 GIÚP VIỆC, ĐIỀU HÀNH - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG 2.2 THAM MƯU, TỔNG HỢP April 2022 - Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan - Tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHỊNG 2.3 HẬU CẦN, QUẢN TRỊ April 2022 - Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan - Là trung tâm, đầu mối giao tiếp quan, đơn vị I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan, đơn vị Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn quan April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG (tt) Tổ chức cơng tác lễ tân Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan Lập kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, q 10 Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành April 2022 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG April 2022 10 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG April 2022 12 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH April 2022 13 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC, BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC - Tận dụng tối ưu mặt bằng,sử dụng động, tiết kiệm diện tích văn phịng 2.1 U CẦU CHUNG - Tạo mơi trường thích hợp cho cơng việc nhân viên - Tạo điều kiện thuận lợi công tác thu thập, xử lý thơng tin - Tiết kiệm chi phí lắp đặt - Tuân thủ quy tắc an toàn kỹ thuật an toàn lao động April 2022 14 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ April 2022 15 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ (tt) BỐ TRÍ THEO VĂN PHỊNG MỞ April 2022 - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện việc giao tiếp nhân viên; + Dễ tập trung hoạt động văn phòng; + Dễ thay đổi cần thiết - Nhược điểm: + Ồn ào, khó tập trung; + Tính bảo mật khơng cao 16 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ (tt) BỐ TRÍ THEO VĂN PHỊNG ĐÓNG April 2022 - Ưu điểm: + Đảm bảo tính an tồn, bí mật, riêng tư + Phù hợp với cơng việc địi hỏi tập trung cao - Nhược điểm: + Tốn diện tích mặt + Thiếu động + Khó kiểm tra trì trệ cơng việc + Chi phí lắp đặt, trang thiết bị lớn 17 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ (tt) April 2022 18 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 2.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI KHẢ NĂNG LÀM VIỆC April 2022 19 III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG - Là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng 1.1 YÊU CẦU CHUNG - Tùy theo mức độ phát triển nên kinh tế nhu cầu thực tiễn cơng tác văn phịng mà người ta trang bị máy móc, đồ dùng cần thiết khác - Có thể phân loại trang thiết bị văn phịng thành nhóm April 2022 20 III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt) 1.2 CÁC THIẾT BỊ VĂN PHÒNG April 2022 ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Máy vi tính Máy in laser Máy Scanner Máy photocopy Máy fax Máy hủy hồ sơ Máy điện thoại Máy ghi âm, hình Thiết bị hội nghị 21 III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt) 1.3 ĐỒ DÙNG VĂN PHÒNG April 2022 - Bàn ghế - Tủ đựng hồ sơ - Giá đựng tài liệu - Tủ mắc áo 22 III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt) 3.4 PHƯƠNG TIỆN CHUYÊN CHỞ April 2022 23 II TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG (tt) 3.5 VĂN PHÒNG PHẨM April 2022 24 III TRANG THIẾT BỊ VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG April 2022 25 April 2022 26 ... II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG April 2022 10 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG April 2022 11 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠ CẤU TỔ CHỨC...I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH KHÁI NIỆM VĂN PHỊNG April 2022 I VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH √ Theo cách tiếp cận phương diện tổ chức: Văn phòng đơn vị cấu thành tổ chức. .. CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG April 2022 12 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH April 2022 13 II TỔ CHỨC VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC, BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC - Tận dụng tối ưu