Đang tải... (xem toàn văn)
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.
CHƯƠNG HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG √ Hoạch định: chức quản trị bao gồm hoạt động xác định mục tiêu cho tương lai phương tiện thích hợp để hồn thành mục tiêu 1- KHÁI NIỆM √ Hoạch định hành văn phịng: bao gồm việc thu thập thơng tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng triển khai cho bước hành động April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG √ “Trong kinh doanh bạn khơng lập kế hoạch có nghĩa bạn chuẩn bị kế hoạch để thất bại” 2- TẦM QUAN TRỌNG √ Hoạch định định kế hoạch tối ưu √ Bất kỳ cấp quản trị phải làm công tác hoạch định April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CÁC MỨC ĐỘ MỤC TIÊU HOẠCH ĐỊNH April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến thuật April 2022 Hoạch định Tác vụ/ tác nghiệp I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH (tt) √ Hoạch định chiến lược: Là đề kế hoạch tổng qt cho tồn cơng ty, có tính chất dài hạn, cấp quản trị cao thực Thời gian thực năm √ Hoạch định chiến thuật: Là đề kế hoạch cho phận chun mơn (ví dụ phận sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân ), có tính chất trung hạn Thời gian thực năm đến năm Do cấp quản trị trung cấp thực √ Hoạch định tác vụ/tác nghiệp : Là đề kế hoạch cụ thể hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, có hoạch đinh HCVP, cấp quản trị tuyến sở thực Thời gian thực năm April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠNG CỤ HOẠCH ĐỊNH √ Cơng cụ hoạch định hành văn phịng bao gồm dự án lớn, dự án nhỏ khác Một số công cụ phải thực để lên kế hoạch lịch công tác hàng ngày √ Công cụ hoạch định bao gồm: - Lịch thời gian biểu công tác - Sổ tay/sổ nhật kí - Bìa hồ sơ/thẻ hồ sơ nhật kí - Lịch để bàn/lịch treo tường April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠNG CỤ HOẠCH ĐỊNH (tt) Lịch thời gian biểu công tác April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠNG CỤ HOẠCH ĐỊNH (tt) Sổ tay, sổ nhật ký CV April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠNG CỤ HOẠCH ĐỊNH (tt) Lịch để bàn, lịch treo tường April 2022 10 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG (tt) April 2022 ThS Nguyễn Huy Hợi 17 II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT SỐ TỔ CHỨC VPHC HIỆU QUẢ Bước 1: XÁC ĐỊNH HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH 3.1 THỰC HIỆN TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BƯỚC Bước 2: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH Bước 3: LẬP THÀNH CÁC NHÓM HĐ TƯƠNG QUAN Bước 4: CHỈ ĐỊNH, PHÂN CÔNG Bước 5: THEO DÕI CÁC HOẠT ĐỘNG April 2022 18 II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT SỐ TỔ CHỨC VPHC HIỆU QUẢ (tt) * Sơ đồ tổ chức phải có chức vụ, thể hình hộp chủ nhật 3.2 NGUYÊN TẮC VẼ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC * Sơ đồ phải cho thấy cấp trên, cấp * Sơ đồ phải cho thấy mối liên hệ phận phòng ban * Không nên sử dụng mũi tên vẽ sơ đồ * Chỉ nên kẻ đường thẳng dọc đường thẳng ngang vẽ sơ đồ April 2022 19 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ √ Nguyên tắc mục tiêu √ Nguyên tắc chức √ Nguyên tắc liên quan đến cá nhân √ Nguyên tắc trách nhiệm √ Nguyên tắc báo cáo √ Nguyên tắc quyền hạn √ Nguyên tắc ủy quyền √ Nguyên tắc tầm kiểm soát √ Nguyên tắc điều hành tổ chức April 2022 20 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) √ Xác định mối tương quan phạm vi cấu tổ chức Mục tiêu phải mô tả rõ ràng 4.1 Nguyên tắc Mục tiêu April 2022 √ Mục tiêu hành là: Phục vụ cách tiết kiệm, hiệu quả, tạo thuận lợi cho phận khác √ Mục tiêu nhóm phục vụ phải mục tiêu nhóm hoạt động 21 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) √ Một tổ chức hoàn thiện tổ chức đơn giản dễ hiểu 4.2 Nguyên tắc Chức April 2022 √ Chức nhiệm vụ phải xác định trước cá nhân bổ nhiệm √ Khi chức nhiệm vụ phân công, chức khác phát sinh 22 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) √ Nên công nhân viên tham gia thảo luận vấn đề quản trị có ảnh hưởng đến công việc họ 4.3 Nguyên tắc liên quan đến cá nhân √ Cần phải ý thức xem xét dị biệt cá nhân công nhân với tổ chức √ Các khuyến khích thúc đẩy nổ lực cá nhân việc hoàn thành mục tiêu √ Nhân viên làm việc tốt họ ý thức phải thực cơng việc April 2022 23 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) √ Trách nhiệm phải qui định rõ ràng trước phân công 4.4 Nguyên tắc trách nhiệm √ Khi phân công công việc phải ý đến việc chun mơn hóa √ Các chức có liên quan tương tự cần ghép chung lại với thành nhóm √ Trách nhiệm phải phân công cụ thể, rõ ràng April 2022 24 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) √ Mỗi công nhân báo cáo cho cấp 4.5 Nguyên tắc báo cáo √ Hình thức, khoảng cách phạm vị báo cáo phải qui định rõ ràng √ Báo cáo bao gồm kiện yếu April 2022 25 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) √ Quyền hạn phải phân chia định cách phù hợp 4.6 Nguyên tắc Quyền hạn √ Quyền hạn phải giao cụ thể người giao quyền phải hiểu rõ ràng √ Quyền hạn phải trách nhiệm April 2022 26 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) 4.7 Nguyên tắc Ủy quyền April 2022 √ Quyền hạn trách nhiệm ủy quyền cho người khác theo qui định √ Sự ủy thác quyền hạn trách nhiệm có hiệu giúp ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc biệt lệ 27 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) 4.8 Nguyên tắc tầm hạn Kiểm soát April 2022 √ Số nhân viên thuộc cấp báo cáo trực tiếp cho cấp √ Cơ cấu tổ chức phải duyệt lại theo định kỳ 28 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ (tt) √ Sơ đồ tổ chức kim nam hướng dẫn 4.9 Nguyên tắc điều hành tổ chức √ Sơ đồ tổ chức trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thực kết đóng góp nhiều cá nhân √ Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển √ Hiểu rõ yếu tố người cần thiết cho việc tổ chức quản trị có hiệu April 2022 29 THỰC HÀNH CHÚT NHÉ Vẽ sơ đồ cấu tổ chức doanh nghiệp nơi anh (chị) công tác? April 2022 30 April 2022 31 ... HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CÁC MỨC ĐỘ MỤC TIÊU HOẠCH ĐỊNH April 2022 I HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến thuật April 2022 Hoạch định. .. April 2022 13 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC (tt) 1.2 Tập trung theo chức April 2022 14 II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Đối với... CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHỊNG (tt) April 2022 16 II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG (tt) April 2022 ThS Nguyễn Huy Hợi 17 II TỔ CHỨC CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG