phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh của công ty cổ phần vật tư thiết bị văn hóa

Cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế thị trường, sự phát triển của nềnkinh tế trong nước và nước ngoài, Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa đãkhông ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý,

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Khái quát chung về công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa- Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch 2

1.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa 2

1.2 Loại hình doanh nghiệp và Nhiệm vụ của doanh nghiệp 3

1.3 Lịch sử phát triển của công ty 3

2 Phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh của công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa 5

2.1 Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty năm 2005-2009 5

2.2 Bảng 2: Giá trị Tài sản cố định bình quân trong các năm từ 2005 -2009 7

2.3 Bảng 3: Vốn lưu động bình quân trong các năm từ 2005- 2009 7

2.4 Bảng 4: Số lượng lao động bình quân trong các năm từ 2005- 2009.8 3 Quy trình công nghệ 8

3.1 Thuyết minh dây chuyền kinh doanh tại công ty: 9

3.1.1 Sơ đồ dây chuyền quy trình công nghệ đối với lĩnh vực mua bán xuất nhập khẩu hàng hóa như sau: 9

3.1.2 huyết minh sơ đồ: 9

3.2 Đặc điểm công nghệ sản xuất 10

3.2.1 ặc điểm phương pháp giao dịch 11

3.2.2 Đặc điểm về trang thiết bị phục vụ cho quá trình giao dịch 11

3.2.3 ố trí mặt bằng công ty, các phòng ban 12

3.2.4 ặc điểmvề an toàn lao đông 12

4 ổ chức thực hiện giao dịch cung cấp xuất nhâp khẩu các thiết bị vật tư văn hóa và kết cấu của các giao dịch 13

4.1.Tổ chức thực hiện các giao dịch 13

4.2 Kết cấu của các giao dịch 13

5 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty 14

5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 14

5.2 Phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý Công ty 17

5.3 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 17

5.3.1 Nhóm điều hành và quản lý 18

5.3.2 Nhóm tác nghiệp 19

6 Khảo sát, phân tích các yếu tố đầu vào, đầu ra của công ty 21

6.1 Khảo sát và phân tích các yếu tố “ đầu vào” 21

6.1.1 Yếu tố đối tượng lao động ( nguyên vật liệu và năng lượng) 21

6.1.2.Yếu tố lao động 22

6.1.3 Yếu tố vốn 27

6.2 Khảo sát và phân tích các yếu tố “đầu ra” 27

6.2.1 Nhận diện thì trường 27

6.2.2.Tình hình doanh thu theo loại hình thực hiên doanh thu 28

6.2.3.Tình hình tiêu thụ sản phẩm và một số công trình, dự án mà CEMCO đã thực hiện trong những năm gần đây 29

7 ôi trường kinh doanh của công ty 35

7.1 Môi trường Vĩ mô 35

7.1.1 Môi trường kinh tế 35

7.1.2 Môi trường công nghệ 37

7.1.3 Môi trường tự nhiên- Văn hóa xã hội 37

7.1.4 Môi trường luật pháp 37

7.1.5 Môi trường quốc tế 38

7.2 Môi trường ngành 38

8 Thu hoạch của sinh viên qua giai đoạn thực tập tổng quan 40

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, Việt Nam đang nỗ lưc hết mình để bắt kịp với xu hướng pháttriển của nền kinh tế thế giới Để làm được như vậy, Việt Nam cần phải tìm cáchthúc đẩy nền kinh tế phát triển lên một tầng cao mới Một trong những yếu tốquan trọng nhất góp phần vào công cuộc đổi mới đó là các Doanh nghiệp ViệtNam Các doanh nghiệp Việt Nam có tồn tại và phát triển được thì nền kinh tếcủa quốc gia mới đi lên được

Cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế thị trường, sự phát triển của nềnkinh tế trong nước và nước ngoài, Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa đãkhông ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, bố trílại lực lượng lao động hợp lý, duy trì và phát huy những tiềm lực sẵn có nhằmtối đa hóa lợi nhuận Mục tiêu của công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa làluôn giữ được hình ảnh một Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đầy hiệu quả và

có uy tín cao với khách hàng trên thương trường nhiều biến động và cạnh tranhgay gắt như hiện nay Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa luôn là mộttrong những công ty hàng đầu của Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch Hiện nay,

sự mở cửa và hội nhâp với nền kinh tế của các nước trong khu vực và trên thếgiới đã mang lại cho Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa nói riêng cũngnhư các Doanh nghiệp Việt Nam nói chung những cơ hội và những thách thứcmới Để duy trì và phát triển được hình ảnh của mình trong sự cạnh tranh gay gắtcủa thị trường, Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa cũng như các Doanhnghiêp Việt Nam cần có các chiến lược kinh doanh phù hợp với nhu cầu thực tế

và xu hướng phát triển chung của xã hội

Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa cùngvới kiến thức chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh đã học tại Khoa Kinh Tế vàQuản Trị Kinh Doanh, Viện đại học Mở Hà Nội, em đã hoàn thành bản bảo cáothực tập này Em xin cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của TH.S NguyễnThu Hường và các cô chú, anh chị trong công ty để em đã hoàn thiện bản báocáo thực tập

1 Khái quát chung về công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa- Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch

1.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ VĂN HÓA

Tên giao dịch: CEMCO

Tổng giám đốc: ông Nguyễn Thời Tinh

Trụ sở chính: 67 Trần Hưng Đạo- Hoàn Kiếm- Hà Nội

Điện thoại: (04)39439382 , (04)39439956

Fax: (04)39439715

Email: CEMCOHN@VNN.VN

Tư cách pháp nhân của Công ty được xác định bởi các văn bản:

-Quyết định số 1530/QĐ-BVHTTDL ngày 22/11/2007 của Bộ Văn Hóa,Thể Thao và Du Lịch ra về việc quyết định chuyển Công ty Xuất Nhập Khẩu vật

tư thiết bị Văn hóa thành Công ty cổ phần Vật Tư thiết bị Văn hóa.

-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: số 0103022193 do Sở Kế Hoạch vàĐầu Tư thành phố Hà Nội đã cấp ngày 28-1-2008

-Địa chỉ chi nhánh: số 18 Nguyễn Văn Thủ, quận I, thành phố Hồ ChíMinh

-Người đại diện theo pháp luật: Ông Nguyễn Thời Tinh – Chủ tịch Hộiđồng quản trị kiêm Tổng giám đốc công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa.-Vốn điều lệ: 10 tỷ VNĐ

2

1.2 Loại hỡnh doanh nghiệp và Nhiệm vụ của doanh nghiệp

- CEMCO là một cụng ty cổ phần chuyờn kinh doanh vật tư thiết bị phục vụhoạt động văn húa nghệ thuật, hội họp, thụng tin cổ động, truyền thanh cụngcộng cho cỏc cơ quan đoàn thể và cỏc nhu cầu của nhõn dõn

-Cụng ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào cỏc lĩnh vực sau:

+Xuất nhập khẩu cỏc mặt hàng mà cụng ty kinh doanh

+Nhập khẩu ủy thỏc cỏc mặt hàng theo yờu cầu của khỏch hàng

Cung cấp trang thiết bị vật tư cho cỏc hoạt động văn húa nghệ thuật, thụngtin cổ động và những hoạt động khỏc của cỏc cơ quan và tổ chức

+Nhận tư vấn thiết kế và thiết kế cỏc hệ thống õm thanh, hệ thống điện nhẹ,

hệ thống chiếu sỏng sõn khấu, hệ thống kiểm tra bỏo động, giỏm sỏt bằng mànhỡnh (CCTV)

+Cung cấp lắp đặt, chuyển giao cụng nghệ cỏc hệ thống õm thanh, ỏnh sỏngcho sõn khấu, nhà văn húa, cho nhà thi đấu, sõn vận động, khu thể thao Âmthanh cho cỏc hội trường cỏc phũng họp, hệ thống thụng bỏo cỏc nhà ga, sõn bay,siờu thị và cỏc nhà mỏy xớ nghiệp, phũng thu cho đài phỏt thanh, phũng thu làmchương trỡnh cho băng và đĩa, hệ thống camera giỏm sỏt, trang õm, bỏo chỏy, anninh, hệ thống điện dõn dụng và cụng nghiệp

1.3 Lịch sử phỏt triển của cụng ty

- Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa ( Tên giao dịch : CEMCO ) có tiền thân làcông ty cung cấp vật t ngành Văn hoá đuợc thành lập năm 1962 theo Quyết định

số 340 – VH/QĐ của Bộ Văn hoá

- Ngày 24/09/1979 theo Quyết định số 136/VH-QĐ, Bộ Văn hoá đổi tên Công tyCung cấp vật t ngành Văn hoá thành Công ty Sản xuất và cung ứng vật phẩm vănhoá và thông tin

-Đến năm 1995, đứng trớc sự đòi hỏi đổi mới của thị trờng, Bộ trởng Bộ Văn hoáthông tin đã lại một lần nữa cải tổ bộ máy hoạt động của Công ty đồng thời đổitên Công ty Sản xuất và cung ứng vật phẩm Văn hoá và Thông tin thành Tổngcông ty vật phẩm văn hoá

-Ngày 22/06/1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội

đồng Bộ trởng về đăng ký lại doanh nghiệp khu vực kinh tế quốc doanh, Bộ Vănhoá có Quyết định số 786/QĐ - BVH thành lập Công ty Xuất nhập khẩu Vật tthiết bị Văn hoá

-Theo quyết định số 1530/QĐ-BVHTTDL ngày 22/11/2007 của Bộ Văn Húa,Thể Thao và Du Lịch, Cụng ty Xuất Nhập Khẩu vật tư thiết bị Văn húa chuyển

thành Cụng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa.

Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa là doanh nghiệp kinh doanh xuấtnhập khẩu trải qua nhiều năm và có kinh nghiệm cao Công ty Cổ Phần Vật TưThiết Bị Văn Húa là đại lý phân phối sản phẩm âm thanh và ánh sáng chuyêndùng của nhiều hãng nổi tiếng trên thế giới

Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa có một lợng hàng phong phú vềchủng loại, đủ về số lợng sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu đồng bộ cũng nh đột xuấtcủa mọi khách hàng Đặc biệt Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa là đại

lý phân phối chính của hãng TOA – một hãng sản xuất thiết bị âm thanh nổitiếng thế giới của Nhật Bản Thiết bị TOA đã đợc khách hàng Việt Nam tin tởng,nhất là hệ thống thiết bị truyền thanh, thiết bị âm thanh phục vụ hội nghị, hộithảo, thiết bị phục vụ thông tin cổ động và hoạt động văn hoá nghệ thuật ở cơ sở.Công ty Cổ Phần Vật T Thiết Bị Văn hoá đã xây dựng đợc một mạng lới đại lýbán hàng TOA trải rộng khắp cả nớc và đã tổ chức một trung tâm bảo hành các

thiết bị này với tinh thần Tất cả để phục vụ khách hàng “ Tất cả để phục vụ khách hàng “ “ Tất cả để phục vụ khách hàng “

Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa chiếm một thị phần lớn hàngchuyên dùng về văn hoá nghệ thuật trên thị trờng cả nớc Khách hàng thờngxuyên và truyền thống của CEMCO là những cơ quan Nhà nớc sử dụng ngânsách, các nhà thầu trong và ngoài nớc, các ban quản lý các dự án quốc gia

2 Phõn tớch và đỏnh giỏ tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa

Hoạt động kinh doanh có hiệu quả và có uy tín cao với khách hàng là hình ảnhnổi bật của cụng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa trên thơng trờng nhiềubiến động và cạnh tranh gay gắt nh hiện nay Công ty luôn là một trong những

đơn vị hàng đầu của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du Lịch kinh doanh có hiệu quả

4

Công ty luôn có nhiều khách hàng truyền thống nh : Các đơn vị văn hoá nghệthuật của Trung ơng, địa phơng, các ngành Quân đội, công an, Liên đoàn Lao

động, các đơn vị hành chính sự nghiệp, Cục Văn hoá thông tin cơ sở, Cục Nghệthuật biểu diễn, các sở Văn hoá thông tin tỉnh, các nhà Văn hoá quận, huyện, Các

đơn vị trong ngành Giáo dục, các trờng Đại học, Cao đẳng, Ngành Thể dục thểthao, trang bị hệ thống truyền thanh cho các sân vận động, nhà thi đấu, các khuchế xuất, nhà máy, xí nghiệp Các ban quản lý dự án quốc gia đều coi cụng ty CổPhần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa là một đơn vị cung ứng thiết bị có uy tín, nhiềutiềm năng và phong phú chủng loại để đáp ứng mọi loại dự án nh : Chơng trình

kế hoạch hoá gia đình, dự án trang bị cơ sở vật chất cho các xã nghèo và khókhăn ở các vùng xa, vùng sâu, những dự án trang bị dùng chung cho các trờngtrung học cơ sở trong cả nớc…Nhiều Nhiều nhà thầu trong nớc và quốc tế ký hợp đồngvới cụng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa làm thầu phụ cho phần hệ thốngtrang âm, hoặc ký hợp đồng mua bán thiết bị phục vụ các công trình mà họ đãtrúng thầu

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 5 năm qua đợc phản ánhtrong cỏc biểu dới đây:

2.1 Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty năm 2005-2009

Qua bảng trên nhìn chung ta thấy tình hinh kinh doanh của Công ty từ năm

2005 đến 2009 khá tốt Doanh thu của công ty khá ổn định , từ năm 2005 đến

năm 2008, doanh thu của công ty tăng đều, năm 2009 có giảm nhưng không

nhiều so với tình hình chung trong vòng 5 năm Những năm vừa qua, có thể nói

công ty đã kiểm soát chi phí tốt, không bị biến động thất thường Là 1 doanh

6

nghiệp hoạt động kinh doanh lâu năm, Công ty đã có những kế hoạch tận dụngtối đa mọi nguồn thu và hạn chế mọi nguồn chi vì thế đã không mất các chi phíphụ và không phải chịu các khoản giảm trừ doanh thu nên lợi nhuận của công tyluôn ổn định và ở mức khá tốt Qua đó ta có thể đánh giá Công ty Cổ Phần Vật

Tư Thiết Bị Văn Hóa là 1 doanh nghiệp kinh doanh tốt và luôn có các chiên lượckinh doanh đúng để giữ được mức doanh thu và lợi nhuân sau thuế ổn định, củng

cố cho vị trí của công ty là doanh nghiệp kinh doanh cã hiÖu qu¶ vµ cã uy tÝn lâunăm trên thị trường

2.2 Bảng 2: Giá trị Tài sản cố định bình quân trong các năm từ 2005 -2009

(Nguồn : Phòng kế hoạch- tài vụ)

Theo bảng 2, nhìn chung giá trị tài sản cố định của Công ty tăng dần qua cácnăm, điều này chứng tỏ nguồn vốn của Công ty là tăng Tình hình tài sản củacông ty tương đối tốt và đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của công ty

2.3 Bảng 3: Vốn lưu động bình quân trong các năm từ 2005- 2009

2.4 Bảng 4: Số lượng lao động bình quân trong các năm từ 2005- 2009

Qua bảng trên ta thấy trong các năm đều có sự thay đổi về nhân lực trong công

ty, cả về nam và nữ Ta thấy số lượng lao động giảm dần qua từng năm, từ năm

2005 có 60 người, đến năm 2009 còn 52, giảm 8 người Do công ty sắp xếp và tổchức lại cơ cấu bộ máy nên số lượng lao động năm 2009 giảm đi so với các nămtrước

3 Quy trình công nghệ

C«ng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa lµ công ty xuất nhâp khẩu các vật

tư thiết bị Văn hóa phục vụ hoạt động văn hóa nghệ thuật, hội họp, thông tin cổđộng, truyền thanh công cộng

3.1 Thuyết minh dây chuyền kinh doanh tại công ty:

3.1.1 Sơ đồ dây chuyền quy trình công nghệ đối với lĩnh vực mua bán xuất nhập khẩu hàng hóa như sau:

8

Nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản và các nước lớn trên thế giới

Lập kế hoạch và báo cáo

Xuất khẩu hàng hóa sang các nước trong khu

vực.

Làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa

Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Vận chuyển về kho và lưu tại kho hàng

3.1.2 huyết minh sơ đồ:

-Trước tiên, Phòng kế hoạch – tài vụ lập kế hoạch và báo cáo các mặt hàng cầnxuất nhập khẩu:

+ số lượng hàng hóa cần nhập khẩu

+Số lượng hàng hóa xuất khẩu

+ Giá cả , chất lượng và mẫu mã loại hàng cần xuất nhập khẩu

+Trình kế hoạch lên ban giám đốc xem xét và ký duyêt

-Nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài bao gồm các công việc sau:

+Liên hệ với các công ty ở Nhật Bản và các nước lớn phân phối thiết bị âmthanh và ánh sang trên thế giới, yêu cầu mặt hàng cần thiết và lý kết hợpđồng.Sau đó chuyển hàng hóa về Việt Nam

+Làm thủ tục nhập hàng hóa từ nước ngoài qua hải quan

+Vận chuyển hàng hóa về kho của Công ty

+Kiểm kê số hàng đã nhập và lưu tên mặt hàng, số lượng và giá cả từng loạihàng

-Phõn phối và tiờu thụ hàng húa ra thị trường:

+Phõn phối hàng húa ra chi nhỏnh và cỏc cửa hàng trong nước để bỏn ra thịtrường

+Làm thủ tục xuất khẩu hàng húa ra cỏc nước trong khu vực cú nhu cầu

3.2 Đặc điểm cụng nghệ sản xuất

Ngay từ khi bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, Cụng ty đó cú sựphõn cụng và phối hợp cụng việc rất hợp lý Mỗi khõu trong việc kinh doanh đềuđược phõn bổ cho cỏc phũng ban và trỏch nhiệm của cỏc phũng ban là thực hiờncụng việc chớnh xỏc, nhanh chúng sao cho hiệu quả của dõy chuyền sản xuất làcao nhất

T hực hiện dõy chuyền kinh doanh của cụng ty chia làm 2 nhúm:

-Nhúm quản lý ( ban giỏm đốc) : Phờ duyệt cỏc kế hoạch, ký kết giấy tờ

-Nhúm tỏc nghiệp ( cỏc phũng ban và cỏc cửa hàng):

+Phũng Dự ỏn và phũng kế hoạch- tài vụ thực hiờn cụng việc lập kế hoạch vàbỏo cỏo kế hoạch lờn ban giỏm đốc

+Phũng xuất nhập khẩu chịu trỏch nhiờm làm thủ tục giấy tờ nhập khẩu hànghúa qua hải quan

+ Phũng kho vận chịu trỏch nhiờm võn chuyển hàng húa về kho và phõn phốicho chi nhỏnh, cỏc cửa hàng và khỏch hàng

+Phũng kinh doanh chịu trỏch nhiệm phõn phối, tiờu thụ sản phẩm ra thị trường,làm việc trực tiếp và thu tiền của cỏc cửa hàng và cỏc khỏch hàng Ngoài raphũng cũng cú nhiệm vụ tư vấn và giới thiệu cỏc mặt hàng cho khỏch hàng

3.2.1 ặc điểm phương phỏp giao dịch

-Khỏch hàng cú thể tỡm mua cỏc mặt hàng của cụng ty Vật Tư Thiết Bị Văn Húatại chi nhỏnh và hệ thống cỏc cửa hàng của cụng ty:

10

+ Chi nhánh: số 18 Nguyễn Văn Thủ, quận I, thành phố Hồ Chí Minh.

+Cöa hµng 66 Hai Bµ Trng- H Nà N ội

+Cöa hµng 53 Hµng Bµi- Hà Nội

+Cöa hµng 67 TrÇn Hng §¹o- Hà Nội

+Cöa hµng 19 Phan Béi Ch©u- Hà Nội

+Cöa hµng 93Lª Hång Phong- Hà Nội

-Khách hàng cũng có thể đến phòng kinh doanh của công ty tai 67 Trần HưngĐạo – Hà Nội để giao dịch, ký kết hợp đồng nếu mua với số lượng lớn Ngoài racũng có thể gọi điện thoại với phòng kinh doanh (84-4)39439110 để nghe tư vấn

về các mặt hàng Khi khách hàng đến làm việc tại Công ty, nhân viên sẽ hướngdẫn các thủ tục cần làm để tạo cho khách hàng những điều kiện làm việc thuậnlợi nhất, tốn ít thời gian và sức lực

-Bên cạnh đó, khi khách hàng không muốn đến Công Ty giao dịch thì Công Ty

sẽ cử nhân viên tới tận nơi ký hợp đồng và vận chuyển hàng hóa đến nơi yêucầu, đồng thờ lắp đặt và hướng dẫn sử dụng các sản phẩm của Công Ty chokhách hàng, tạo điều kiên thuận lợi đến khách hàng với mục đích cung cấp cácmặt hàng, các dịch vụ tốt nhất và nhanh chóng nhất

3.2.2 Đặc điểm về trang thiết bị phục vụ cho quá trình giao dịch

-Trong quá trình giao dịch và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng, Công ty đãtrang bị cho đội ngũ nhân viên những công cụ cần thiết như: máy tính, điệnthoại, máy in, máy Fax, các thiết bị để thử chất lượng hàng hóa, các loại xe vậnchuyển tiện dụng, nhanh chóng và an toàn

-Đối với các khách hàng ở nơi xa, Công ty cũng hỗ trợ ô tô đưa đón, cung cấpphí công tác, nơi nghỉ ngơi cho nhân viên, tạo điều kiên cho việc giao dịch vớikhách hàng có hiệu quả cao

3.2.3 ố trớ mặt bằng cụng ty, cỏc phũng ban

-Trụ sở chớnh của cụng ty tại số 67 Trần Hưng Đạo- Hoàn Kiếm- Hà Nội, nơiđõy tập trung cỏc cơ quan làm việc và là khu trung tõm của thành phố Cụng tyCEMCO nằm ở vị trớ mặt phố rộng thuận tiờn cho cỏc phương tiện đi lại nhất là

cú chỗ đỗ ụ tụ Chớnh điều này đó tạo điều kiờn cho khỏch hàng biết đến cụng tynhiều và dễ dàng cho việc giao dich cũng như vận chuyển hàng húa về Cụng ty -Ngoài ra, Cỏc phũng ban trong Cụng ty được bố trớ 1 cỏch khoa học với diệntớch vuụng văn, cú đầy đủ trang thiết bị làm viờc, luụn luụn được dọn dep sạch sẽ

và thụng thoỏng Thờm vào đú phũng kinh doanh của Cụng ty CEMCO cũngđược bố trớ thờm phũng tiếp khỏch riờng nờn thuận tiện cú việc đi lại và giao dịchvới khỏc hàng Cụng ty cú diện tớch sõn lớn thuận tiện cho việc để xe của cỏn bộnhõn viờn làm việc tại cụng ty và khỏch hàng đến giao dịch tại cụng ty

3.2.4 ặc điểmvề an toàn lao đụng

-Hệ thống phũng chỏy chữa chỏy luụn được bố trớ tại cỏc tầng, cỏc nơi làm việccủa cỏc phũng ban trong cụng ty, nhất là trong nhà kho, hạn chế tối đa nguy cơhỏa hoạn cú thể xẩy ra

- Cỏc phũng ban đều được bố trớ trang thiết bị chiếu sang phự hợp với sức khỏacủa nhõn viờn.Ngoài ra mỗi phũng cú thờm 1 tủ thuốc y tế cứu thương, 1 bồn rửatay với cỏc sản phẩm vệ sinh diệt trựng Hàng năm, Công ty còn tổ chức kiểm trasức khoẻ định kỳ cho ngời đội ngũ nhõn viờn theo chế độ của Nhà Nớc quy định

4 ổ chức thực hiện giao dịch cung cấp xuất nhõp khẩu cỏc thiết bị vật tư văn húa và kết cấu của cỏc giao dịch

4.1.Tổ chức thực hiện cỏc giao dịch

Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu của là cung cấp xuất nhập khẩu cỏc thiết

bị vật tư Văn húa, khi nhận được giấy phộp đồng ý cho kinh doanh và xuất nhậpkhẩu hàng húa, cụng ty CEMCO tiến hành việc cung cấp và xuất khẩu hàng húa

ra cỏc cửa hàng trong nước và nước ngoài Cụng ty soạn thảo hợp đồng để tiếnhành cỏc hoạt động giao dịch mua bỏn với cỏc khach hàng, cỏc cơ quan, tổ chức

12

có nhu cầu sử dụng hàng hóa của công ty Khách hàng được tư vấn và thửnghiệm chất lượng các mặt hàng âm thanh, ánh sáng tại công ty trước khi thựchiên hợp đồng mua bán.

4.2 Kết cấu của các giao dịch

- Bộ phân giao dịch chính: để tiến hành các hoạt động kinh doanh của công ty,

phòng Kinh Doanh phụ trách chính trong việc bán hàng Khi hàng hóa đượcnhập khẩu và đưa về kho của công ty, sau khi kiểm kê tên, số lượng và giá cả cácmặt hàng thì hàng hóa có thể được cung cấp ra thị trường Khách hàng có thểđến trực tiếp phòng kinh doanh để các nhân vên hướng dẫn, tư vấn về các mặthàng và ký hợp đồng mua bán Ngoài ra khách hàng cũng có thể gọi điện thoạitới phòng kinh doanh (84-4)39439110 nếu hàng không muốn đến Công Ty giaodịch, Công Ty sẽ cử nhân viên tới tận nơi ký hợp đồng và vận chuyển hàng hóađến nơi yêu cầu, đồng thời lắp đặt và hướng dẫn sử dụng các sản phẩm của Công

ty cho khách hàng, tạo điều kiên thuận lợi để khách hàng mua bán nhanh chóngnhất

- Bộ phận hỗ trợ: Khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu kỹ về các mặt hàng, sửa

chưa và tìm hiểu thông tin, cách sử dụng của mặt hàng thì phòng Kỹ Thuật cónhiệm vụ hỗ trợ phòng Kinh Doanh giải quyết vấn đề đó, giải thích và tư vấn rõràng cho khách hàng Có thể tư vấn qua điện thoại, hoặc trực tiếp tại công ty, nếu

có nhu cầu nhân viên sẽ đến tận nơi khách hàng yêu cầu

- Bộ phận cung cấp và vận chuyển: Trong qua trình thực hiên giao dịch với

khách hàng, bộ phận lái xe thuộc công ty có nhiệm vụ chuyên chở nhân viên đithực hiện giao dịch, tư vấn với khách hàng ở xa, những khách hàng có nhu cầu.Mặt khác bộ phận lái xe cũng thực hiên quá trình chuyên chở hàng hóa tới nơikhách hàng yêu cầu

5 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty

5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị theo kiểu trực tuyến nên mức độ tậptrung hóa của cơ cấu này rất cao, mọi quyền lực quản lý tập trung vào cơ quancao nhất là hội đồng quản trị, công tác quản lý được phân cấp rõ ràng, sự phốikết hợp giữa các phòng ban rất chặt chẽ, mô hình này gọn nhẹ năng động thíchnghi với môi trường

Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủtrưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thayđổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp Mặt khác, theo cơcấu này những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thốngnhất trong mệnh lệnh phát ra Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc

sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏingười lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lýchuyên môn Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên nhữngquyết định đưa ra mang tính rủi ro cao Do đó cơ cấu này thường được áp dụngcho các đơn vị có việc quản lý không quá phức tạp

14

Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý công ty có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:

- Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Vật t thiết bị Văn hoá hiện nay :

+ Đại hội đồng cổ đụng

+Phòng Kế hoạch – Tài vụ : 5 ngời

Đại hội đồng Cổ Đụng Hội đồng quản trị Ban giỏm đốc

Phũng Kho Vận

Phòng Xuất nhập khẩu

Phòng

Kế hoạch Tài vụ

Sơ đồ 5.1 : Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Vật t thiết bị Văn hoá

+Phòng Kinh doanh : 3 ngời

5.2 Phõn tớch mối quan hệ giữa cỏc bộ phận trong hệ thống quản lý Cụng ty

Cụng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Húa sử dụng phơng pháp trực tuyến.Mối quan hệ giữa tập thể lao động và giám đốc công ty thực hiện mối quan hệgiữa đối tợng quản lý và chủ thể quản lý Giám đốc có quyền quyết định mọihoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trớc cơ quan pháp lý và ban lãnh đạo.Giám đốc điều hành trực tiếp các phòng, ban thông qua hệ lãnh đạo công ty banhành các quy chế, quy định hoạt động của Công ty và kiểm tra việc thực hiện cácquy định Các phòng, ban chức năng vừa phối hợp với nhau trong việc thực hiệnnhiệm vụ đợc giao, vừa chuẩn bị các quyết định tham mu cho giám đốc Công ty

tổ chức cơ cấu theo mô hình trực tuyến chức năng, theo mô hình này các phòng,ban chức năng không có quyền ra lệnh trực tiệp cho các cửa hàng mà các phòngchức năng này chỉ tham mu t vấn giúp Ban giám đốc chuẩn bị quyết định tìm ra

16

giải pháp tối u cho những vấn đề phức tạp Các quyết định này đợc đa xuống cáccửa hàng thông qua lãnh đạo Có nghĩa là quyền quyết định những vấn đề vẫnthuộc về Ban giám đốc và các phòng, ban chỉ nhận đợc mệnh lệnh từ một ban đó.

Do vậy các phòng chức năng trong Công ty phải tăng cờng hiệu lực của mìnhbằng những chuyên môn, trình độ trên những lĩnh vực chức năng của mình, phảilàm tham mu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến chứ không riêng gì đối với cấpquản trị mà mình trực thuộc Đứng đầu cỏc phong ban là cỏc trưởng phũng, banchuyờn mụn nghiệp vụ này chiu trỏch nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt độngcủa phũng mỡnh Trờn cơ sở chuyờn mụn năng lực của mỗi nhõn viờn trong mỗiphũng ban, trưởng phũng sẽ phõn cụng cụng việc cho từng người và người đú sẽchịu trỏch nhiệm trước trưởng phũng Tuy nhiờn việc phõn cụng cụng việc đụilỳc chưa đỳng người đỳng việc nờn dẫn đến hiệu quả cụng việc chưa cao Trongquỏ trỡnh giải quyết cụng việc, cỏc bộ phận chức năng đều phải bỏo cỏo với cấptrờn, nhưng mặt này đụi lỳc khụng kịp thời

5.3 Chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận

Hiện nay, CEMCO là cụng ty được tổ chức và điều hành theo mụ hỡnh Cụng ty

cổ phần, tuõn thủ theo cỏc quy định của phỏp luật hiện hành Cơ cấu tổ chức củacụng ty CEMCO cú thể được chia thành hai nhúm: Nhúm điều hành quản lý vànhúm tỏc nghiệp

5.3.1 Nhúm điều hành và quản lý

* Đại hội đồng cổ đụng: là cơ quan quyền lực cao nhất của cụng ty, bao gồm tất

cả cỏc cổ đụng cú quyền biểu quyết và người được cổ đụng ủy quyền Đại hội cổđụng cú toàn quyền quyết định mọi hoạt động của cụng ty và cú nhiệm vụ: -Thụng qua Điều lệ, phương hướng hoạt động kinh doanh của Cụng ty

-Bầu, bói nhiệm Hội đồng quản trị

-Cỏc nhiệm vụ khỏc do Điều lệ quyết định

* Hội đồng quản trị: do Hội đồng cổ đụng bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất

của cụng ty, cú nhiệm vụ:

-Báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợinhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán tài chính, phương hướng phát triển

và kế hoach hoạt động kinh doanh của công ty

-Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy, quy chế hoạt động và quỹ lương của Côngty

-Bổ nhiệm bãi nhiệm và giám sát hoạt động của ban giám đốc

-Kiến nghị sửa đổi và bổ sung Điều lệ của công ty

-Quyết định triệu tập Đại hội cổ đông

Hiện nay Ông Nguyễn Thời Tinh là chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm tổng giámđốc công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa

*Ban Giám đốc: Ban giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi miễn, gồm

1 tổng giám đốc và 1 phó tổng giám đốc, có nhiệm vụ:

-Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, kế hoạchkinh doanh, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộCông ty theo đúng Điều lệ, nghị quyết Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị.-Bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức danh quản lý của Công ty: giám đốc, phógiám đốc chi nhánh, trưởng phòng, phó phòng sau khi được Hội đồng quản trịphê duyệt

-Ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ theo sự phân cấp điều lệ của công ty

-Báo cáo trước Hội đồng quản trị tình hình hoạt động tài chính, kết quả kinhdoanh và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Công ty trước Hội đồng quảntrị

5.3.2 Nhóm tác nghiệp

CEMCO là công ty có mô hình tổ chức gọn nhẹ và chia các phòng ban thànhhai mảng công việc, đó là:

18

+Mảng nghiệp vụ gồm cỏc phũng : Hành chính-Tổ chức, Kế hoạch - Tài vụ, Khovận, Kỹ thuật.

+Mảng kinh doanh gồm các phòng : Kinh doanh, Dự án, Xuất nhập khẩu và cáccửa hàng

*Phũng hành chớnh- Tổ chức: tham mưu giỳp Ban giỏm đốc về cỏc mặt cụng tỏc:

-Hành chớnh, tổ chức, nhõn sự, quản trị vật tư

-Thi đua, khen thưởng, y tế, bảo vệ, quõn sự

-Cụng tỏc chớnh trị tư tưởng trong cỏn bộ cụng chức của của cụng ty

*Phũng kế hoạch- tài vụ: phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả kinh

doanh của cụng ty Phũng cú chức năng tham mu cho Ban giám đốc về tình hìnhtài chính của Công ty; đồng thời giỏm sỏt tinh hỡnh và thực hiờn cụng tỏc tàichớnh kế toỏn để đảm bảo tuõn thủ quy chế của cụng ty và cỏc quy định liờn quanđến phỏp luật Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc, trung thực,phản ỏnh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty trước Ban Giỏmđốc Ngoài ra phũng cũn cú chức năng theo dừi, giúp đỡ cho các phòng kháctrong Công ty

* Phũng Kho Vận: Sau khi hàng húa được đi vố cụng ty và cất giữ trong kho,

phũng kho vận cú nhiệm vụ kiểm kờ và sắp xếp hàng húa theo thứ tự Đồng thời,phũng cú nhiệm vụ trụng giữ chỡa khúa, kiểm tra số lượng hàng húa trong kho.Ngoài ra, trong quỏ trỡnh thực hiờn giao dịch với khỏch hàng, bộ phận lỏi xethuộc phũng kho vận cú nhiệm vụ chuyờn chở nhõn viờn đi thực hiện giao dịch,

tư vấn với khỏch hàng ở xa, những khỏch hàng cú nhu cầu Mặt khỏc bộ phõn lỏi

xe cũng thực hiờn quỏ trỡnh chuyờn chở hàng húa tơi nơi khỏch hàng yờu cầu

* Phũng Kỹ thuật: Khi khỏch hàng cú nhu cầu tỡm hiểu kỹ về cỏc mặt hàng, sửa

chưa, thiết kế và tỡm hiểu thụng tin, cỏch sử dụng của mặt hàng thi Phũng KỹThuật cú nhiờm vụ giải thớch và tư vấn rừ róng cho khỏch hàng Cú thể tư vấn