Quản lý dự án đầu tư tại học viện công nghệ bưu chính viễn thông

- Về mặt thực tiễn: Đánh giá đúng thực trạng công tác quản lý tiến độ thời gian, nghiên cứu đề xuất một số giải pháp mang tính hệ thống và khả thi nhằm tăng cường công tác quản lý tiến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO - TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

-

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

NGÀNH : QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÃ SỐ : 60.34.05

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

GS.TS.NGƯT BÙI XUÂN PHONG

HÀ NỘI – 2010

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông là một đơn vị thành viên của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam có chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học công nghệ trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông, điện tử, tin học phục vụ sự phát triển của ngành Bưu chính - Viễn thông Việt Nam và của xã hội Trong những năm qua, Học viện đã đạt được nhiều thành tựu lớn, đóng góp cho sự phát triển của Ngành BCVT Việt Nam nói riêng và cả nước nói chung.Tuy nhiên, với môi trường hội nhập và cạnh tranh hiện nay, để giữ vững truyền thống và phát triển hơn nữa thì một trong những yếu tố rất cần được quan tâm của Học viện đó chính là việc mở rộng và tăng cường tiềm lực

về cơ sở vật chất và các công cụ phục vụ cho nghiên cứu và đào tạo Vì vậy,việc quản lý và triển khai hiệu quả các dự án đầu tư tại Học viện là một trong những vấn đề cần phải được quan tâm

Với mong muốn đóng góp một phần công sức, kiến thức và sự hiểu biết nhằm góp phần tăng cường hơn công tác quản lý dự án của Học viện, tác giả đã

chọn đề tài “Quản lý dự án đầu tư tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn

thông”

2 Mục đích nghiên cứu

- Về mặt lý luận: Nghiên cứu, hệ thống và góp phần hoàn thiện một số vấn

đề về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư; đặc biệt là quản lý tiến độ thời gian của dự án đầu tư

- Về mặt thực tiễn: Đánh giá đúng thực trạng công tác quản lý tiến độ thời

gian, nghiên cứu đề xuất một số giải pháp mang tính hệ thống và khả thi nhằm tăng cường công tác quản lý tiến độ thời gian của các dự án đầu tư tại Học viện Công nghệ BCVT

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là công tác và quy trình quản lý dự án đầu tư hiện

đang triển khai tại Học viện Công nghệ BCVT, tập trung chủ yếu vào các dự án đầu tư thực hiện trong giai đoạn 2007-2010

- Phạm vi nghiên cứu: trong phạm vi của luận văn này, tác giả chỉ giới hạn

tập trung về nội dung quản lý tiến độ thời gian của các dự án đầu tư tại Học viện Công nghệ BCVT

4 Phương pháp nghiên cứu

Thông qua việc khảo sát thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư XDCB được thực hiện trong thời gian qua, trên cơ sở lý thuyết được học và nghiên cứu trong quá trình đào tạo tại Học viện, tham khảo các giáo trình dùng cho đào tạo chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản lý dự án đầu tư, các tài liệu liên quan trong và ngoài nước phân tích, đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư thực tế

để làm cơ sở đề xuất một số biện pháp tăng cường công tác quản lý dự án đầu

tư của Học viện

5 Những kết quả đạt được của luận văn

- Tổng kết và hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý dự án, quản lý tiến độ thời gian của dự án đầu tư

- Đánh giá đúng thực trạng quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư tại Học viện Công nghệ BCVT, nêu ra những tồn tại và phân tích các nguyên nhân

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác quản lý tiến độ thời gian của các dự án đầu tư tại Học viện Công nghệ BCVT

6 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của

đề tài chia làm ba chương lớn:

Chương 1:Cơ sở lý luận về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tiến độ thời gian dự án đầu tư tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Chương 3: Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý tiến độ thời gian của các dự án đầu tư tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Chương 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.1 DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.1.1 Khái niệm dự án đầu tư

- Về hình thức dự án đầu tư là một tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai

- Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế - xã hội trong một thời gian dài

- Trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển KTXH, làm tiền

đề cho cho các quyết định đầu tư và tài trợ

- Về mặt nội dung, dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định

1.1.2 Đặc trưng cơ bản của dự án đầu tư

- Có mục đích, kết quả xác định

- Có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn

- Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo (mới lạ)

- Liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng và quản lý dự án

- Môi trường hoạt động va chạm

- Tính bất định và độ rủi ro cao

1.1.3 Phân loại dự án đầu tư

1.1.3.1 Theo thẩm quyền quyết định hoặc cấp giấy phép đầu tư: Phân theo

nhóm A, B, C theo thứ tự giảm dần về mức độ quan trọng

1.1.3Theo trình tự lập và trình duyệt dự án: Dự án tiền khả thi và dự án khả

thi

1.1.3.3 Theo nguồn vốn: Dự án đầu tư bằng nguồn vốn trong nước và Dự án

đầu tư bằng nguồn vốn nước ngoài

1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.2.1 Khái niệm quản lý dự án đầu tư

Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đầu tư hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt các yêu cầu đã định về mặt kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

1.2.2 Tác dụng của quản lý dự án đầu tư

- Giúp liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

1.2.3 Mục tiêu của quản lý dự án đầu tư

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án đầu tư nói chung là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép

1.2.4 Nội dung quản lý dự án đầu tư

1.2.4.1 Quản lý vĩ mô và vi mô đối với các dự án

1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án: Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước

đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án

2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án: Quản lý dự án ở tầm vi mô là

quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát…các hoạt động của dự án

1.2.4.2 Lĩnh vực quản lý dự án:

- Quản lý phạm vi - Quản lý tiến độ thời gian

- Quản lý chi phí - Quản lý chất lượng

- Quản lý nhân lực - Quản lý thông tin

- Quản lý rủi ro - Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán

1.2.5 Mô hình quản lý dự án đầu tư

1.2.5.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án: là hình thức

quản lý dự án không do cán bộ chuyên trách quản lý dự án thuê ngoài trực tiếp tham gia điều hành dự án

1.2.5.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án đầu tư: Chủ đầu tư không đủ

điều kiện trực tiếp quản lý thực hiện dự án thì phải thuê tổ chức chuyên môn có đăng ký về tư vấn đầu tư và xây dựng hoặc giao cho ban quản lý chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành dự án

1.2.5.3 Mô hình chìa khoá trao tay: Mô hình này là hình thức tổ chức trong

đó nhà quản lý không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là "chủ" của dự án

1.2.5.4 Mô hình tự thực hiện dự án: Chủ đầu tư có đủ khả năng hoạt động

sản xuất xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án thì được áp dụng hình thức tự thực hiện dự án

Chương 2 - THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

TIẾN ĐỘ THỜI GIAN DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

2.1 TỔNG QUAN VỀ HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

2.1.1 Giới thiệu chung về Học viện:

Tên đơn vị : Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn

thông (PIT)

Anh

: Posts & Telecommunications Institute of Technology

Địa chỉ trụ sở

chính

: 122 Đường Hoàng Quốc Việt – Cầu giấy

-Hà Nội Điện thoại : (04) 37.562.186 Fax: (04)

37.562.036 Website: : http://ptit.edu.vn

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Học viện

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông được Thủ tướng ra Quyết định thành lập ngày 11/7/1997, là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, trụ

sở chính tại Hà Nội và cơ sở tại TP Hồ Chí Minh Sau 13 năm hoạt động, Học viện đã đạt được một số kết quả ban đầu như:

Về Giáo dục Đại học: Học viện đã trở thành một trong các trường Đại học

có uy tín trong hệ thống các trường công lập hiện nay, quy mô đào tạo tăng nhanh

Về nghiên cứu khoa học: Học viện hiện là một trong các đơn vị nghiên

cứu đi đầu trong cả nước về tổ chức nghiên cứu theo nhu cầu doanh nghiệp và

áp dụng ngay kết quả nghiên cứu vào thực tiễn

Về hoạt động đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn: Học viện đã tái đào tạo, bồi

dưỡng nâng cao trình độ cho hàng chục nghìn cán bộ trong Tập đoàn và cho xã hội về công nghệ mới cũng như về kinh tế và quản lý

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Học viện:

Học viện thực hiện hai chức năng cơ bản là đào tạo và nghiên cứu khoa học công nghệ chủ yếu trong lĩnh vực Bưu chính, viễn thông, điện tử, tin học phục vụ sự phát triển của Ngành Bưu chính - Viễn thông và của xã hội

2.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy của Học viện

Học viện là tổ chức đào tạo, nghiên cứu của Nhà nước đặt trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam, do vậy, tổ chức của Học viện được chi phối bởi các quy định của Nhà nước đối với tổ chức đào tạo công lập và tổ chức của đơn vị sự nghiệp có thu trong doanh nghiệp Nhà nước

2.2 DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

2.2.1 Cơ chế đầu tư đang thực hiện tại Học viện

2.2.1.1 Phân loại dự án đầu tư tại Học viện

1 Phân loại dự án theo quy mô: chủ yếu là nhóm B và nhóm C

Bảng 2.1 : Tổng hợp tổng mức đầu tư các dự án của Học viện đang triển khai

trong giai đoạn 2007-2010 theo tiêu chí quy mô

Loại dự

án Số lượng

Tổng mức đầu tư (Tỷ

đồng)

(Nguồn : Ban quản lý các dự án)

2 Phân loại dự án theo tiêu chí thẩm quyền quyết định dự án đầu tư

- Dự án do Bộ Thông tin truyền thông quyết định đầu tư

- Dự án do Tập đoàn BCVT Việt nam quyết định đầu tư (Gọi là các dự án đầu tư tập trung)

- Dự án do Học viện quyết định đầu tư (Gọi là các dự án đầu tư phân cấp) Bảng 2.2 : Tổng hợp tổng mức đầu tư các dự án của Học viện trong giai đoạn

2007-2010 theo tiêu chí thẩm quyền quyết định đầu tư

Loại dự án Số

lượng

Tổng mức đầu

trung đồng

Dự án đầu tư

(Nguồn: Ban quản lý các dự án)

3 Phân loại dự án theo tiêu chí nguồn vốn đầu tư

- Dự án đầu tư từ nguồn vốn ngân sách Nhà nước

- Dự án đầu tư từ nguồn vốn đầu tư tập trung của Tập đoàn BCVT

- Dự án đầu tư từ nguồn quỹ Đầu tư phát triển của Học viện

4 Phân loại dự án theo tiêu tính chất kỹ thuật : Dự án đầu tư xây dựng (dự án

kiến trúc) và Dự án đầu tư thiết bị

2.2.1.2 Tổ chức thực hiện dự án đầu tư tại Học viện

a Về phân cấp, uỷ quyền trong việc thực hiện dự án

- Đối với các dự án phân cấp, dự án sử dụng quỹ ĐTPT của Học viện: Học viện được quyết định đầu tư dự án với tổng mức đầu tư dưới 5 tỷ đồng đối với các dự án không có xây dựng và dưới 2 tỷ đồng đối với các dự án đầu tư xây dựng

- Đối với các dự án tập trung : Học viện được ủy quyền phê duyệt một số bước trong quá trình triển khai dự án

b Các bộ phận tham gia vào quá trình thực hiện dự án đầu tư:

Ban quản lý các dự án, Phòng Kinh tế - Tài chính;Các đơn vị thành viên trực thuộc Học viện;các tổ do Giám đốc Học viện thành lập

2.2.2 Tình hình thực hiện các dự án đầu tư tại Học viện 2007-2010

2.2.2.1 Quy trình thực hiện dự án đầu tư tại Học viện

1 Đối với các dự án phân cấp:

Nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Thanh quyết toán hợp đồng, dự án Thực hiện hợp đồng

Tổ chức đấu thầu, trình phê duyệt KQXT

Giám đốc HV phê duyệt KQXT

Ký HĐ với nhà thầu trúng thầu

Xác định nhu cầu, nội dung đầu tư Lập dự án,trình phê duyệt dự án

Giám đốc Học viện phê duyệt dự án

Lập HSMT,trình phê duyệt HSMT

Giám đốc HV phê duyệt HSMT

2 Đối với các dự án tập trung

a.Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

Tập đoàn ra QĐ giao nhiệm vụ chuẩn bị

đầu tư dự án

Học viện ký hợp đồng với công ty tư vấn để khảo sát

hiện trạng, nội dung lập dự án

Xin thỏa thuận với chính quyền địa phương về địa

điểm đầu tư

Văn bản cam kết của chính quyền địa phương về mặt

bằng

Xin thỏa thuận

với các cơ quan

chức năng điện

nước

Lập quy hoạch chi tiết và xin thỏa thuận quy hoạch

Lập dự án đầu

tư xây dựng

Cắm mốc giới tạm thời

Xin trình duyệt thiết kế cơ sở và dự án đầu tư lên tập

đoàn

Tập đoàn phê duyệt thiết kế

cơ sở và dự án đầu tư xây

dựng

b Giai đoạn thực hiện đầu tư

Thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị

Nghiệm thu các giai đoạn trong thi công

Quyết định giao

đất

Cắm mốc giới

chính thức

GPMB

GPMB

Bàn giao mặt bằng cho

đơn vị thi công

Lập HSMT, trình tập đoàn phê duyệt

Chọn Tư vấn lập TKKTTC-TDT, Tư vấn thẩm tra

Lập TKKTTC-TDT, thẩm tra dự toán, trình xin phê duyệt lên tập đoàn

Tập đoàn thẩm định, phê duyệt TAKKTTC-TDT

Tập đoàn thẩm định, phê duyệt HSMT

Tổ chức đấu thầu, trình xin phê duyệt KQXT lên Tập đoàn

Tập đoàn thẩm định, phê duyệt KQXT

Ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu

c.Giai đoạn kết thúc đầu tư:

2.2.2.2 Tình hình thực hiện các dự án đầu tư tại Học viện 2007 đến nay

Bảng 2.3 Tỷ lệ hấp thụ vốn của các dự án tập trung tại Học viện

năm 2007-2010

TT Nă

m

KH vốn được bố trí thực hiện (tỷ đồng)

Thực tế thực hiện

(tỷ đồng)

% hoàn thành

7

8

9

0

(Nguồn : Báo cáo giá trị dự án thực hiện của Ban quản lý các dự án)

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN DỰ

ÁN ĐẦU TƯ TẠI HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

2.3.1 Đối với các dự án phân cấp :

* Lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án: do Ban quản lý các dự án thực

hiện, hoàn toàn dựa trên yếu tố kinh nghiệm và tham khảo thông tin từ các dự

án tương tự khác đã thực hiện, mang tính thủ công, chưa áp dụng các công cụ khoa học Việc biểu diễn tiến độ dự án được sử dụng theo phương pháp Biểu

đồ Grantt, phù hợp với khối lượng công việc ít như của các dự án phân cấp

* Quản lý tiến độ thực hiện: Trong quá trình thực hiện dự án, ngoài Ban

quản lý các dự án, còn có sự tham gia của các đơn vị khác trong Học viện và các nhà thầu

- Đối với các bước công việc do Ban quản lý các dự án thực hiện: Ban

quản lý các dự án lên kế hoạch thực hiện chi tiết với từng bước công việc trong giai đoạn này, hàng tuần các chuyên viên phụ trách đều có trách nhiệm báo cáo

Nghiệm thu, bàn giao công trình

Lập Hồ sơ quyết toán công trình, trình phê duyệt quyết toán

Phê duyệt quyết toán dự án

Bảo hành, bảo trì và bảo hiểm công trình