1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM NĂNG SUẤT VIỆT NAM
1.2.3. Cơ cấu tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận của Trung tâm năng suất Việt Nam
Trung tâm năng suất Việt Nam
Một tổ chức bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, các bộ phận đó có thể có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng hoạt động của từng bộ phận đó đều nhằm vào mục tiêu chung đó là mục tiêu mà tổ chức đó đang hướng tới. Sự kết hợp theo những cách thức nhất định của các bộ phận đó tạo nên cơ cấu tổ chức của tổ chức. Đối với các tổ chức khác nhau tùy thuộc vào quy mô, chức năng nhiệm vụ, mục đích hoạt động mà nó cơ cấu tổ chức khác nhau. Trung tâm năng suất một tổ chức có quy mô vừa, là một đơn vị nhà nước hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ đào tạo và tư vấn chất lượng cho các doanh nghiệp có bộ máy tổ chức như sau:
Đứng đầu Trung tâm năng suất là giám đốc Trung tâm. Giám đốc trung tâm có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và lợi ích của trung tâm, chịu trách nhiệm trước tổng cục và nhà nước về hoạt động của cơ quan mình. Phó giám đốc Trung tâm giúp việc cho giám đốc, được phân công phụ trách một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mình hoạt động.
Trung tâm năng suất Việt Nam có 9 phòng ban chức năng. Đứng đầu mỗi phòng là một trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý và phân công việc của phòng cho các nhân viên trong cùng phòng, trưởng phòng phải chịu trách nhiệm về họat động của phòng mình trước phó giám đốc hoặc giám đốc trung tâm. Mỗi phòng phải thực hiện tốt nhiệm vụ được giao đồng thời phải kết hợp với các phòng khác để có sự thống nhất giữa các lĩnh vực hoạt động của trung tâm để đạt được mục tiêu mà trung tâm hướng tới. Chức năng nhiệm vụ và
từng vị trí công việc trong trung tâm năng suất được quy định trong bản mô tả chức năng nhiệm vụ của từng phòng được tóm tắt như sau
Phòng đào tạo (TRD): có chức năng là đầu mối triển khai và theo dõi toàn bộ hoạt động cung cấp dịch vụ đào tạo của trung tâm và phối hợp thực hiện công tác sales/marketing, quản lý các hợp đồng đào tạo của trung tâm. Tương ứng với các chức năng đó phòng đào tạo phải thực hiện những nhiệm vụ như: lập kế hoạnh tổ chức và triển khai các khóa đào tạo tập trung của trung tâm; tìm kiếm và khai thác các hợp đồng đào tạo và tổ chức các khóa đào tạo theo yêu cầu của khách hang; quản lý các tài liệu đào tạo, cơ sở dữ liệu của khách hang đào tạo và mạng lưới giảng viên bên ngoài; tìm kiếm các khách hàng cho các dịch vụ tư vấn của trung tâm; tham gia duy trì và phát triển mối quan hệ với các tổ chức/cá nhân là đầu mối của các hợp đồng tư vấn…
Phòng phát triển dịch vụ (SDD) thực hiện chức năng tìm kiếm khách hàng cho hoạt động tư vấn, đào tạo; chủ trì các hoạt động tuyên truyền, quảng bá, giúp các giám đốc đưa ra các định hướng phat triển dịch vụ của trung tâm; quản lý thư viện và làm đầu mối các chương trình phát triển dịch vụ mới. Quản lý nội dung trang web vpc.vn của vpc. Là đầu mối quản lý các hợp đồng và quản lý các cơ sở dữ liệu về khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ tư vấn của trung tâm và đầu mối xây dựng, ban hành và quản lý hệ thống tài liệu quảng bá của VPC
Phòng hợp tác quốc tế (ICD) chịu trách nhiệm làm đầu mối tổ chức thực hiện những dự án APO và dự án khác của nước ngoài (do VPC thực hiện tại Việt Nam), tổ chức thực hiện việc lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá các hoạt động của chuyên gia, nước ngoài tại Việt Nam theo các chương trình dự án tại VPC.
Phòng môi trường và phát triển công cộng (EDO) thực hiện chức năng làm đầu mối triển khai các hoạt động tư vấn đào tạo về ISO 14000, SA 8000, OHSAS 18000 và ISO 22000; chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động liên
quan đến các dự án Môi trường và phát triển công cộng và tham gia tư vấn, đào tạo về các mô hình, quản lý, công cụ khác khi được yêu cầu.
Phòng kế toán (ACD) chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán của Trung tâm, giúp lãnh đạo Trung tâm tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán và kiểm soát tình hình tài chính của Trung tâm.
Phòng nghiên cứu năng suất (R & D) chịu trách nhiệm nghiên cứu các biện pháp và công cụ nâng cao năng suất và chất lượng, triển khai thực hiện các dự án nghiên cứu, hợp đồng tư vấn và đào tạo vế năng suất và chất lượng. R & D thực hiện nhiệm vụ cụ thể đó là nghiên cứu các biện pháp, công cụ năng suất chất lượng và đề xuất triển khai ứng dụng vào các tổ chức, doanh nghiệp; theo dõi và quản lý để đảm bảo các dự án nghiên cứu, hợp đồng tư vấn và đào tạo được thực hiện đúng tiến độ đảm bảo chất lượng theo các điều khoản đã cam kết với khách hàng; tiếp nhận các phiếu yêu cầu và phân công cán bộ tổ chức triển khai các dự án nghiên cứu hợp đồng tư vấn và đào tạo về năng suất và chất lượng ngoài ra R&D còn phải thực hiện nhiệm vụ cụ thể khác nữa.
Phòng đánh giá thực hành tốt (BPD) chịu trách nhiệm phát triển và triển khai các dịch vụ liên quan tới thực hành tốt trong lĩnh vực năng suất chất lượng. Do đó BPD có những nhiệm vụ cụ thể như làm đầu mối phát triển các dịch vụ có liên quan tới thực hành tốt và mạng lưới thực hành tốt tại Việt Nam; tiếp nhận các phiếu yêu cầu và phân công cán bộ tổ chức triển khai các hợp đồng về đánh giá cấp chứng chỉ thực hành tốt 5S; tham gia thực hiện các hợp đồng tư vấn đào tạo về năng suất chất lượng ngoài ra BPD còn thực hiện chức năng tiếp nhận thông tin phản hồi, khiếu nại củakhách hàng về chất lượng dich vụ; tham gia các khóa đào tạo các chuyên gia mới và phối hợp với các phòng khác thực hiện tốt các nhiệm vụ của trung tâm.
Phòng tư vấn chất lượng (QCD) chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hợp đồng tư vấn, đào tạo về năng suất chất lượng. Do đó QCD thực hiện một số chức năng cụ thể như: tiếp nhận các phiếu yêu cầu và phân công cán
bộ tổ chức triển khai các hợp đồng tư vấn đào tạo về năng suất chẩt lượng; tiếp nhận các thông tin phản hồi, khiếu nại của khách hàng về chất lượng dịch vụ; nắm bắt các yêu cầu về cung cấp dịch vụ của khách hàng hoặc các tổ chức do khách hàng giới thiệu để cung cấp thông tin cho cán bộ sales hoặc trực tiếp tham gia hoạt động tìm kiếm khách hàng…
Phòng hành chính tổng hợp (AMU) chịu trách nhiệm về công tác hành chính, quản trị, quản lý nhân sự, đào tạo nội bộ, đầu mối tổng hợp, báo cáo về công tác kế hoạch, quản trị mạng nội bộ.
Như vậy mỗi phòng ban củaTrung tâm năng suất đều có những chức năng nhiệm vụ cụ thể nhưng nhiệm vụ của mỗi phòng đều có mối quan hệ với nhiệm vụ của phòng khác. Đòi hỏi các phòng phải có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao và đạt được mục tiêu chung của Trung tâm.
PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng nghiên cứu năng suất Phòng giải pháp CNTT Văn phòng đại diện ở TP HCM Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng Phòng hành chính tổng hợp Phòng hợp tác quốc tế Phòng kế toán Phòng đánh giá thực hành tốt Phòng MT và PT cộng đồng Phòng tư vấn chất lượng Phòng đào tạo Phòng phát triển dịch vụ GIÁM ĐỐC