(LUẬN văn THẠC sĩ) hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại sở nội vụ tỉnh bình định

Để thực hiện nhiệm vụ đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB đóng vài trò to lớn trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý gian lận, sai sót trong quá trình hoạt động của các Doanh nghiệp

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập do tôi tự thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Văn Thị Thái Thu Mọi số liệu, kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chưa được ai công bố trong bất cứ một công trình khoa học nào khác

Tác giả luận văn

Hồ Phương Thủy

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo Trường Đại học Quy Nhơn; Lãnh đạo, Giảng viên Khoa Kinh tế và Kế toán; Lãnh đạo, Chuyên viên Phòng Đào tạo Sau đại học - Trường Đại học Quy Nhơn và tập thể giảng viên tham gia giảng dạy Lớp Cao học kế toán 20B - Ngành Kế toán – Khóa 20 đã tạo điều kiện về học tập và tận tâm truyền đạt kiến thức cho học viên chúng tôi trong suốt thời gian học tại trường;

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức cơ quan Sở Nội vụ tỉnh Bình Định đã tích cực giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn;

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến PGS.TS Văn Thị Thái Thu đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này;

Trong quá trình học tập, nghiên cứu viết luận văn, chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự thông cảm và ý kiến đóng góp của các thầy, cô

Trân trọng cảm ơn./

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 5

7 Kết cấu của đề tài 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 6

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 6

1.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.3 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 13

1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 14

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ quan hành chính 14

1.2.2 Nguồn tài chính của cơ quan hành chính 15

1.2.3 Chi tài chính trong cơ quan hành chính 15

1.2.4 Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính theo tổ chức INTOSAI 16

1.2.4.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 16

NAM 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH 29

2.1 TỔNG QUAN VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH 29

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Sở Nội vụ tỉnh Bình Định 29

2.1.2 Nhiệm vụ và chức năng 31

2.1.2.1 Vị trí chức năng 31

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 31

2.1.3 Một số kết quả đạt được 36

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH 41

2.2.1 Mô tả quá trình tìm hiểu hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định 41

2.2.2 Kết quả khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ 47

2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH 61

2.3.1 Những kết quả đạt được 61

2.3.2 Những hạn chế 63

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 66

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH 67

3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH TRONG THỜI GIAN TỚI 67

3.2 QUAN ĐIỂM HOÀN THIỆN 68

3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BÌNH ĐỊNH 70

3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 70

3.3.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông 74

3.3.5 Hoàn thiện giám sát 75

3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 76

3.4.1 Đối với cơ quan Nhà nước 76

3.4.2 Đối với Bộ Nội vụ 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 78

KẾT LUẬN CHUNG 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (Bản sao

TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ

Bảng 2.1 Ký hiệu, thuật ngữ sử dụng trong phân tích thống kê mô tả 44

Bảng 2.2 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT1-> MT3) 47

Bảng 2.3 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT4-> MT8) 48

Bảng 2.4 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT9-> MT12) 49

Bảng 2.5 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT13-> MT20) 51 Bảng 2.6 : Bảng tổng hợp biên chế tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định 52

Bảng 2.7 : Bảng tổng hợp trình độ chuyên môn CBCC 52

Bảng 2.8 : Kết quả khảo sát thực trạng về đánh giá rủi ro 54

Bảng 2.9 : Bảng tần số và tần suất của thành phần rủi ro kiểm soát 54

Bảng 2.10 : Kết quả khảo sát thực trạng về hoạt động kiểm soát 55

Bảng 2.11 : Sơ đồ quy trình mua sắm, sửa chửa tài sản 56

Bảng 2.12: Bảng tần số và tần suất của thành phần hoạt động kiểm soát 58

Bảng 2.13 : Kết quả khảo sát thực trạng về thông tin và truyền thông 59

Bảng 2.14 : Bảng tần số và tần suất của thành phần thông tin và truyền thông 60

Bảng 2.15 : Kết quả khảo sát thực trạng về giám sát 61

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán là kiểm tra, giám sát, quản lý các khoản thu chi, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán Để thực hiện nhiệm vụ đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vài trò to lớn trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý gian lận, sai sót trong quá trình hoạt động của các Doanh nghiệp cũng như cơ quan hành chính (CQHC) nhà nước

Sở Nội vụ tỉnh Bình Định là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bình Định và được thành lập theo Quyết định số 194/2003/QĐ-UB ngày 05/12/2003 của UBND tỉnh Bình Định, thực hiện chức năng tham mưu giúp UBND tỉnh Bình Định quản lý về: Tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, cải cách hành chính Với mục tiêu tổng quát “Chương trình hành động của ngành Nội vụ” đó là: Tập trung tham mưu triển khai thực hiện Kế hoạch thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW, Nghị quyết số 19-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII; thực hiện tinh giản biên chế; hướng dẫn việc sắp xếp, hoàn thiện chức danh, số lượng

và chế độ, chính sách đối với người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn theo Quyết định số 41/2018/QĐ-UBND của UBND tỉnh gắn với Nghị định số 34/2019/NĐ-CP của Chính phủ; tham mưu các giải pháp, nhiệm vụ cải cách hành chính nhằm cải thiện và nâng cao các chỉ số cải cách hành chính; nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, công chức để nắm bắt kịp thời những xu thế mới, chú trọng bồi dưỡng các kỹ năng hỗ trợ, phục vụ công tác quản lý, điều hành; tiếp tục quan tâm hơn nữa đến công tác tôn giáo, công tác thi đua khen thưởng và văn thư – lưu trữ; tăng cường chất lượng công tác thanh tra, kiểm tra theo Kế hoạch và thanh tra công vụ

Từ các yêu cầu trên đòi hỏi Sở Nội vụ tỉnh Bình Định phải có hệ thống KSNB hữu hiệu để có thể thể hiện vai trò trong việc nâng cao chất lượng công tác quản lý là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn và phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt

được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Tuy nhiên trong bối cảnh hiện nay, KSNB trong khu vực công của Việt Nam chưa được xác định cụ thể nên hệ thống KSNB của Sở Nội vụ tỉnh Bình Định vẫn chưa phát huy vai trò và hiệu quả của

nó Mặc dù hệ thống quản lý tài chính công của quốc gia có nhiều cơ chế và nắm vai trò giám sát nội bộ, nhưng mục tiêu của cơ quan chức năng KSNB này tập trung vào thanh tra hơn là xem xét hệ thống để đưa ra những phản hồi định kỳ và thường xuyên đối với việc quản lý KSNB và sử dụng nguồn lực công

Xuất phát từ những nhận định nêu trên, tôi đã chọn nghiên cứu đề tài

“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định”

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan

Thời gian qua, đề tài về KSNB được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứu trên nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau Kết quả mỗi công trình nghiên cứu đều đạt những ưu điểm, nhược điểm khác nhau Nhưng nhìn chung qua mỗi công trình đều góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB của các thành phần kinh tế nói chung

và đơn vị hành chính nhà nước nói riêng

Tổng quan các công trình nghiên cứu đã công bố ở trong nước

Đối với các luận văn:

Võ Trí Dũng (2014) Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện sốt rét –

Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn Luận văn thạc sĩ Kinh tế Trường Đại học

Quy Nhơn [3] Luận văn đã đánh giá khá rõ nét về thực trạng KSNB tại Viện sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn và qua đó đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm ngăn ngừa, hạn chế rủi ro trong công tác KSNB tại đơn vị

Trần Thị Cẩm Uyên (2014) Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh

viện đa khoa Đồng Nai Luận văn thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Lạc Hồng [22]

Luận văn đã tổng hợp lý luận, khảo sát thực tế, đánh giá thực trang quản lý tài chính tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai đưa ra những việc làm được và những việc làm chưa được; cuối cùng đưa ra kiến nghị đối với Nhà nước, Sở Y tế, Bệnh viện đa khoa Đồng Nai để hoàn thiện hệ thống KSNB

Nguyễn Thanh Hiếu (2015) Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Kho bạc nhà

nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp Luận văn Thạc

sĩ Kế toán Trường Đại học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh [5] Luận văn đã nêu rõ ảnh hưởng của các nhân tố KSNB đến hệ thống KSNB tại Kho bạc Nhà nước TP

Hồ Chí Minh và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Kho bạc Nhà nước TP Hồ Chí Minh

Nguyễn Ngọc Thu (2015) Hoàn thiện kiểm soát nội bộ các khoản chi tại Sở

Tài chính Bình Định Luận văn Thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Quy Nhơn [20]

Luận văn đã hệ thống hóa được những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát chi tại Sở Tài chính Bình Định, qua nghiên cứu thực tiễn đã đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nguồn chi tại Sở Tài chính Bình Định

Hoàng Thị Phương (2016) Hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Bệnh

viện Đa Khoa tỉnh Bình Định Luận văn Thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Quy

Nhơn [7] Luận văn này đã đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại bệnh viện Đa Khoa tỉnh Bình Định để từ đó đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm tăng cường hiệu quả hệ thống KSNB tại đơn vị

Phạm Ngọc Thanh (2017) Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban

quản lý dự án phát triển nông thôn tổng hợp các tỉnh miền Trung-khoản vay bổ sung Luận văn Thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Lao động - xã hội [18] Luận văn

đã hệ thống được những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Ban quản lý dự án và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Ban quản lý dự án

Đối với các giáo trình, sách tham khảo:

Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2012).Giáo trình Kiểm soát nội

bộ Nhà xuất bản Phương Đông [21] Nội dung giáo trình trình bày về các nội dung

cơ bản của hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO, các loại gian lận và biện pháp phòng ngừa và KSNB với một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu

PGT.TS Nguyễn Phú Giang – TS Nguyễn Trúc Lê (2015) Giáo trình Kiểm toán nội bộ Nhà xuất bản Tài chính [4] Nội dung giáo trình giới thiệu những vấn

đề cơ bản về kiểm toán nội bộ, kiểm soát và bản chất của kiểm soát, các kiểm soát tài chính cơ bản, hệ thống KSNB

Tổng quan công trình nghiên cứu nước ngoài

Năm 1992, Ủy ban tổ chức đồng bảo trợ (thường gọi là COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính (BCTC) Hoa Kỳ (thường được gọi là Ủy ban Treadway) đã công bố báo cáo COSO đưa ra một khuôn mẫu về KSNB Báo cáo này thông qua việc cung cấp cái nhìn toàn diện về KSNB, đã đặt nền tảng cho

lý thuyết về KSNB cho đến hiện nay.[19]

Các nghiên cứu về KSNB sau đó được phát triển mạnh, chuyên sâu vào các loại tổ chức hoặc các loại hình hoạt động khác nhau Trong khu vực công, KSNB cũng rất được quan tâm Hướng dẫn về KSNB của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) đã ban hành năm 1992, đưa ra các quan điểm và hướng dẫn về KSNB trong các đơn vị thuộc khu vực công

Kể từ khi ban hành báo cáo COSO đầu tiên, môi trường kinh doanh đã có những thay đổi lớn, quá trình toàn cầu hóa tiếp tục diễn ra trên diện rộng, công nghệ thông tin ngày càng phát triển đã ảnh hưởng lớn đến cách thức tổ chức, kinh doanh, nhận diện, đánh giá và ứng phó rủi ro của Doanh nghiệp

Việc tham khảo các tài liệu nghiên cứu trên là rất hữu ích để tác giả tích lũy thêm được kinh nghiệm, học được những cơ sở lý luận hay và rút ra được những thiếu sót liên quan đến nội dung KSNB mà tác giả mong muốn tìm hiểu trong quá trình thực hiện viết luận văn của mình

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống KSNB nói chung và KSNB đối với các đơn vị khu vực công

Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

5 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận: Dựa trên hướng dẫn KSNB khu vực công của INTOSAI (1992), INTOSAI (2013), COSO cập nhật năm 2013

- Thu thập dữ liệu và phương pháp nghiên cứu

+ Thu thập dữ liệu: Luận văn sử dụng hai nguồn dữ liệu để thực hiện nghiên cứu: Dữ liệu thứ cấp (DLTC) và dữ liệu sơ cấp (DLSC)

+ Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp định tính: Qua quan sát thực tế tổ chức hệ thống KSNB của Sở Nội vụ tỉnh Bình Định; Nghiên cứu tìm hiểu các văn bản pháp quy, Nội quy, quy chế, Báo cáo của Sở; Khảo sát bảng câu hỏi

Phương pháp định lượng: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để tổng hợp, phân tích đánh giá dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi

Kết hợp hai phương pháp, tổng hợp phân tích, so sánh đánh giá thực trạng KSNB giai đoạn 2017 – 2018, đưa ra phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB áp dụng cho Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB trong các đơn vị hành chính

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục về chữ viết tắt, sơ đồ, bảng biểu, tài liệu tham khảo và phụ lục Luận văn được kết cấu thành 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị hành chính Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Nội vụ

tỉnh Bình Định

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam: “KSNB là quá trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật

và các quy định có liên quan” [2]

Theo điều 39,Luật Kế toán Việt Nam 2015: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát

hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [10]

Theo (VAS) Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” [2]

Theo quan điểm của COSO: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, Sự tin cậy của báo cáo tài chính và Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” [1] Có thể khái quát định nghĩa về KSNB của COSO như sau:

(1) KSNB là một quá trình

KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

(2)KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người

Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

(3) KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có

thể xảy ra do các sai lầm của con người…nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu

KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì

họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

(4) Các mục tiêu của KSNB

Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi

vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội

bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

Đối với mục tiêu sự hữu hiện và hiệu quả của các hoạt động KSNB giúp đơn

vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Dù có sự khác biệt về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản Theo quan điểm COSO 2013, KSNB bao gồm các bộ phận sau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

Thứ nhất, Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, các quy trình, và các cấu trúc làm cơ sở cho việc thực hiện KSNB trong tổ chức Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao thiết lập sắc thái từ cấp trên liên quan đến tầm quan trọng của KSNB và những tiêu chuẩn về đạo đức được mong đợi Chính vì thế môi trường kiểm soát tạo

ra sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác của KSNB nhằm xây dựng nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Mội môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý trong đơn vị kiểm soát và tầm quan trọng kiểm soát Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện kết quả của các thủ tục kiểm soát

Theo COSO 2013, Môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức

Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý

và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

Thứ hai, Đánh giá rủi ro

Mọi đơn vị không phân biệt quy mô, cấu trúc, ngành nghề đều phải đối mặt với nhiều rủi ro từ các nguồn bên trong, bên ngoài, ở tất cả các cấp độ Không có cách nào triệt tiêu rủi ro, vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng xấu đến việc đạt các mục tiêu Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính và các hoạt động khác, từ đó có thể quản trị được rủi ro Đánh giá rủi ro liên quan đến một quá trình liên tục và lặp đi lặp lại để nhận dạng và đánh giá rủi ro đối với việc đạt các mục tiêu Rủi ro đối với việc đạt các mục tiêu xét trên tổng thể của tổ chức được xem xét tương ứng với khả năng đối phó với rủi ro đã thiết lập

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro bao gồm 4 các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện

và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ

Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị

Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB

Thứ ba, Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thiết lập thông qua các chính sách

và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện để giảm thiểu những rủi ro để đạt các mục tiêu của đơn vị Các chính sách và thủ tục này thúc đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực hiện ở tất cả các cấp của đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình kinh doanh và trong môi trường công nghệ thông tin Về mặt bản chất, chúng có thể là kiểm soát ngăn chặn hoặc kiểm soát phát hiện và có thể bao gồm một loạt các hoạt động thủ công và tự động như phân quyền và phê duyệt, xác minh, đối chiếu và đánh giá thành quả kinh doanh Phân công phân nhiệm là một đặc thù trong việc lựa chọn và thiết lập của các hoạt động kiểm soát

Theo COSO 2013, Hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục

Thứ tư, Thông tin truyền thông

Thông tin và truyền thông là hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống truyền thông thông tin cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị, như:

- Thông tin:

+ Là dữ liệu đã được xử lý nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định Không phải bất kỳ tin tức, sự kiện nào cũng trở thành thông tin mà phải qua quá trình xử lý

để đảm bảo tính hữu ích của thông tin đó, nó phải đáp ứng các yêu cầu:

Tính chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống Tính kịp thời: Thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị

Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn để một cách toàn diện

Tính bảo mật: Đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

+ Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức và được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau

+ Thu thập, xử lý thông tin, mục đích của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết Qua đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro Trong đó, hệ thống

thông tin kế toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán

quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng Các nhân viên kế toán cần

được trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào

sổ Mục tiêu của hệ thống kế toán là:

Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng Xác định đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cách đúng đắn

- Truyền thông:

+ Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các

bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngoài

+ Thông tin được truyền đạt bằng nhiều hình thức, văn bản, truyền miệng, thư điện tử, có thể bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn, có thể công khai tùy theo phân quyền quản lý và sử dụng thông tin của đơn vị Việc truyền thông thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thống KSNB Nó giúp cho nhân viên hiểu biết vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liên quan đến người khác như thế nào và họ yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai

+ Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung của toàn đơn vị cũng như của từng bộ phận

Theo COSO 2013, Thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau

Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp,

Thứ năm, Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Thông thường, cần kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mới đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

- Giám sát thường xuyên: Giám sát thường xuyên KSNB được thiết lập cho những hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hằng ngày Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB và liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tượng vi phạm luật pháp, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống

- Giám sát định kỳ:

Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi

ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ

sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và đảm bảo KSNB đạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát

Những yếu kém của hệ thống KSNB phải được thông báo cho lãnh đạo cấp trên Giám sát này bao gồm cả việc xem xét các phát hiện kiểm toán và các kiến nghị của kiểm toán viên để chúng thực hiện được trong thực tế một cách hữu hiệu

Theo COSO 2013, Giám sát gồm những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

Tóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB

KSNB không phải là một chuỗi quá trình nối tiếp, mà là một thành phần chỉ ảnh hưởng đến thành phần tiếp theo Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều mà mỗi thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau

1.1.3 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tại bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong việc thiết lập và vận hành

hệ thống KSNB, nhưng vẫn không thể có một hế thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu

Vì ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, có nghĩa là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự… Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình

1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ quan hành chính

Cơ quan hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà nước được thành lập ra để thực hiện chức năng quản lý điều hành mọi lĩnh vực của đời sống

xã hội CQHC Nhà nước hoạt động chấp hành và điều hành tức là thực hiện các quyết định của cơ quan quyền lực nhà nước; trực tiếp chỉ đạo, điều khiển các cơ quan, tổ chức, công dân và điều hành các hoạt động đó hàng ngày Các CQHC Nhà nước được các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập, hoạt động trên cơ sở của pháp luật, nên luật điều chỉnh các hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, đó là những luật công Các cơ quan Nhà nước thực hiện các công việc trên cơ sở chấp hành các nhiệm vụ được giao, các chỉ đạo theo chủ trương kế hoạch của Nhà nước Các cơ quan này có thể trực tiếp hoặc gián tiếp trực thuộc cơ quan quyền lực của Nhà nước, chịu sự lãnh đạo, giám sát, kiểm tra của các cơ quan quyền lực Nhà nước, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước cơ quan quyền lực đó

Các CQHC Nhà nước trong cùng một ngành theo một hệ thống dọc được thống nhất tổ chức thành các đơn vị dự toán các cấp: Đơn vị dự toán cấp I, Đơn vị

dự toán cấp II, Đơn vị dự toán cấp III

Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị nhận trực tiếp ngân sách năm do cấp chính

quyền tương ứng giao và chịu trách nhiệm phân bổ dự toán ngân sách năm xuống cho đơn vị cấp dưới, quản lý điều hành ngân sách năm của cấp mình và cấp dưới trực thuộc

Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, có nhiệm

vụ nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp I và phân bổ dự toán cho đơn vị

dự toán cấp III, có trách nhiệm tổ chức điều hành quản lý kinh phí của cấp mình và đơn vị dự toán cấp dưới

Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng kinh phí từ đơn

vị cấp II hoặc đơn vị dự toán cấp I nếu không có cấp II, có trách nhiệm tổ chức thực hiện quản lý kinh phí của đơn vị mình và đơn vị dự toán cấp dưới

1.2.2 Nguồn tài chính của cơ quan hành chính

Tài chính trong CQHC Nhà nước được hiểu là các hoạt động thu và chi bằng tiền của các cơ quan Nhà nước để đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ mà Nhà nước giao phó

Nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động của các CQHC Nhà nước có thể do ngân sách nhà nước cấp toàn bộ hoặc một phần để duy trì các hoạt động cho sự tồn tại và phát triển của các cơ quan Nhà nước đòi hỏi phải có các nguồn tài chính đảm bảo Trong khi đó, hoạt động của các cơ quan đơn vị này thực hiện mục đích phục

vụ lợi ích công cho xã hội, không đòi hỏi người nhận những dịch vụ và hàng hóa do

tổ chức mình cung cấp phải trả tiền Do đó, ngân sách nhà nước sẽ phải cấp phát kinh phí để duy trì hoạt động của các tổ chức công Hiện nay, các tổ chức công được phép thu một số khoản thu như lệ phí, phí và các khoản thu khác theo Luật pháp quy định nhằm bổ sung nguồn kinh phí hoạt động nhưng xét tổng thể thì nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu vẫn do Nhà nước cấp

1.2.3 Chi tài chính trong cơ quan hành chính

Ở mỗi cơ quan, đơn vị, các khoản chi được chia thành hai loại gồm các khoản chi hoạt động thường xuyên và các khoản chi hoạt động không thường xuyên

- Các khoản chi thường xuyên: Là khoản chi để duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị thường ít có biến động lớn qua các năm, các khoản chi thường xuyên mang tính ổn định khá rõ nét Tính ổn định của chi thường xuyên còn bắt nguồn từ tính ổn định trong từng hoạt động cụ thể mà mỗi bộ phận của cơ quan, đơn vị phải thực hiện

- Các khoản chi không thường xuyên: Gồm các khoản chi để thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ, các khoản chi thực hiện chương trình đào tạo; các khoản chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia; các khoản chi thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định, chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định; chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định; chi đầu tư phát triển bao gồm: chi đầu

tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt, chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài, chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết và các khoản chi khác theo quy định

Các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ các khoản chi đáp ứng nhu cầu thực hiện các chức năng và nhiệm vụ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý có hiệu quả các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên trong các cơ quan, đơn vị

1.2.4 Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính theo tổ chức INTOSAI

1.2.4.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

 Theo hướng dẫn INTOSAI năm 1992

Khái niệm KSNB được định nghĩa như sau:

“KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy

trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức” [17]

- Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu

hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị

- Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai

mục đích

- Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ

- Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng

đắn, kịp thời

Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2013

Khái niệm KSNB theo INTOSAI 2013 cũng giống như INTOSAI 2004 tuy nhiên về mục tiêu báo cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi

ro, KSNB và biện pháp giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động

và tăng cường năng lực giám sát của tổ chức

- Các vấn đề không thay đổi trong INTOSAI 2013:

+ Các tiêu chuẩn nền tảng được sử dụng để đánh giá hữu hiệu của hệ thống KSNB + Sử dụng xét đoán trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB + Xác định KSNB là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị, tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan, thiết lập và báo cáo các thông tin quản

lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời, bảo vệ nguồn lực không thất thoát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích

+ Xác định hệ thống KSNB bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát

- Các thay đổi trong INTOSAI 2013 là:

+ Hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ

đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức

+ Mở rộng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu báo cáo, mục tiêu tài chính và phi tài chính

+ Hướng dẫn cụ thể KSNB trong môi trường tin học

+ Các nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn; nguyên tắc kết nối

1.2.4.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ

Tương tự báo cáo COSO, hướng dẫn về KSNB của INTOSAI cũng đưa ra hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát

Về môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong đơn vị Hay nói cách khác,

môi trường kiểm soát được xem là những nhân tố của đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB

Những nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát bao gồm:

Một là: Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong đơn vị

Tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp đơn vị hoàn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu của mình Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị

Nếu nhân viên có năng lực, học vấn cao, đáng tin cậy nhiều khi quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB Bên cạnh đó, mặc dù đơn vị có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực

về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả

Để có được một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Một chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh

Hai là: Triết lý quản lý và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo

Bộ máy đơn vị hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lý quản lý, điều hành của lãnh đạo, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong hoạt động

Nếu nhà quản lý có quan điểm trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro thì môi trường kiểm soát sẽ mạnh Ngược lại nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì rất có thể BCTC sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó môi trường kiểm soát sẽ có thể yếu kém

Đồng thời, nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình hoạt động…sẽ tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên trong đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho đơn vị

Ba là: Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức

và phát triển công việc trong tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và triển khai các quyết định cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận

và sai sót trong hoạt động

Bốn là: Những chỉ đạo, hướng dẫn của lãnh đạo

Các nhà quản lý luôn muốn thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cách thức điều hành đúng theo các chính sách của đơn vị đặt ra Ví dụ những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Giám đốc về hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch hoạt động, kế hoạch dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng của quá trình kiểm soát Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, sẽ là một công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện kịp thời những vấn đề bất thường và từ đó xử lý, điều chỉnh kế hoạch

Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các

thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa

là hệ thống KSNB mạnh Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn hệ thống KSNB

Về đánh giá rủi ro:

Việc đánh giá rủi ro trong các đơn vị không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý; bởi vì, bất kỳ tổ chức, đơn vị nào trong quá trình hoạt động đều phải đối mặt với rủi ro Những rủi ro này có thể do bản thân đơn vị hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động

Rủi ro bên trong đơn vị thường do các nguyên nhân: Mâu thuẫn về mục đích hoạt động, các chiến lược của đơn vị đưa ra cản trở việc thực hiện các mục tiêu Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở

sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do cấp trên thiếu quan tâm…

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: Xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện

và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

Rủi ro là khả năng xảy ra sự cố bất lợi cho chủ thể, hay có thể hiểu nó là những nguy cơ một hành động hay một sự việc có ảnh hưởng bất lợi đến việc đạt được những mục tiêu cũng như việc thực hiện thành công những chiến lược của 1 tổ chức

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những sự kiện tạo nên rủi

ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, qua đó xác lập các biện pháp thích hợp để đối phó với rủi ro

Quá trình này gồm các bước:

Thứ nhất: Nhận dạng rủi ro

Hoạt động của đơn vị có thể gặp rủi ro từ bên trong và bên ngoài, rủi ro ở cấp độ toàn đơn vị và từng hoạt động Nhận diện rủi ro là việc nhận thức về thời điểm, mức độ một sự kiện hay hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị

Một khi đơn vị nhận diện được các yếu tố rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể Do đó, nhận dạng rủi ro phải được thực hiện thường xuyên, liên tục bởi vì các nhân tố ảnh hưởng luôn luôn thay đổi

Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch của đơn

vị và những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác được giao

Thứ hai: Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định những ảnh hưởng có thể có của một sự kiện hay một hoạt động đối với hoạt động của đơn vị Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được Để làm được điều này, cấp quản lý trước hết cần đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị

Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể và ít có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều Ngược lại, một rủi ro ảnh hưởng trọng yếu và khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý Những tình huống nằm giữa hai thái cực này thường gây khó khăn cho việc đánh giá Do vậy, đơn vị cần có những phương pháp phân tích hợp lý

Để đánh giá rủi ro, các đơn vị có thể sử dụng các phương pháp định lượng đo lường rủi ro sau: Sử dụng công cụ toán xác suất thống kê; dựa vào các đại lượng thống kê như giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn, độ biến thiên; sử dụng hàm hồi quy phân tích và dự báo xu hướng; phân tích dòng tiền; sử dụng thang điểm để đánh giá Bên cạnh đó đơn vị có thể sử dụng ma trận đo lường rủi ro để đánh giá các rủi ro

Thứ ba: Đối phó rủi ro

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro, đó là: Phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Trong phần lớn các trường hợp rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì hệ thống KSNB để có biện pháp thích hợp Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn để đối phó với những rủi ro

Về hoạt động kiểm soát:

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách, biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của Ban Lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức

Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, báo cáo KSNB dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng

Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Kiểm soát phòng ngừa: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa

ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót

- Kiểm soát phát hiện: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra

nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận và sai sót

- Kiểm soát bù đắp: Là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế

những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả

Xét về chức năng, hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Thủ tục ủy quyền và xét duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực

hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hành đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định của người lãnh đạo và luật pháp Việc chấp hành nghiêm túc các thủ tục ủy quyền và xét duyệt sẽ hạn chế đáng kể những rủi ro có thể xảy ra

- Phân chia trách nhiệm: Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những

hành động cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa được thì không một bộ phận hay cá nhân nào được giao một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc Trách nhiệm phải được giao một cách có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo

sự kiểm tra, kiểm soát Có 05 trách nhiệm chủ yếu: Ủy quyền, phê chuẩn, ghi

chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, có quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia phân nhiệm Khi đó, người lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên, đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt của một nghiệp vụ trong một thời gian dài

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ: Khả năng xảy ra rủi ro

gian lận, sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ và xử lý thông tin rất cao Do

đó, quá trình này cần phải được kiểm soát chặt chẽ Các nghiệp vụ phải được thực hiện theo quy trình hợp lý, hệ thống chứng từ, sổ sách phải được ghi chép rõ ràng Ngày nay, khi khoa học công nghệ tiến bộ, quy trình thực hiện được sự hỗ trợ ngày càng nhiều của công nghệ thông tin, phần mềm máy tính Vì vậy, quá trình kiểm soát xử lý thông tin, nghiệp vụ được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng

dụng; trong đó: Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục, ổn định Còn Kiểm soát

ứng dụng là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng ứng dụng nhằm đảm bảo dữ liệu

được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét duyệt của nhà quản lý

- Kiểm soát vật chất: Kiểm soát vật chất là hoạt động nhằm đảm bảo cho tài

sản của đơn vị được bảo vệ một cách chặt chẽ, tránh tình trạng hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích, góp phần trong việc sử dụng nguồn lực của Nhà nước

có hiệu quả, hạn chế tình trạng tham ô, tham nhũng, vụ lợi

- Kiểm tra độc lập: Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành một cách

riêng lẻ, khách quan Điều này đòi hỏi những thành viên khi thực hiện kiểm tra phải độc lập đối với từng đối tượng được kiểm tra

- Phân tích rà soát: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực

hiện bằng cách so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán, kế hoạch hay giữa thông tin tài chính và phi tài chính nhằm kịp thời phát hiện ra những biến động bất thường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Về thông tin và truyền thông:

Thông tin là cơ chế thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong, truyền đến người quản lý bằng các báo cáo thích hợp Bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đủ chi tiết, trình bày thích hợp và kịp thời Rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên cơ sở một chiến lược dài hạn Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối với việc phát triển hệ thống thông tin

Truyền thông là duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi thành viên; thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong hoạt động Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động; đảm bảo truyền thông gữa các bộ phận và mở rộng truyền thông với bên ngoài; phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị, đồng thời theo dõi phản hồi thông tin

Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong tổ chức dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức

Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: Từ cấp trên xuống cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các cấp với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống KSNB cũng như hoạt động của từng cá nhân có tác động đến công việc của người khác ra sao Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa các tổ chức với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các cơ quan quản lý Thông tin và truyền thông là hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị

Thông tin là dữ liệu đã được xử lý nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định Không phải bất kỳ tin tức, sự kiện nào cũng trở thành thông tin mà phải qua quá trình xử lý để đảm bảo tính hữu ích của thông tin Do đó, thông tin cần phải chính xác, kịp thời, truy cập thuận tiện và một số trường hợp cần tính bảo mật Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ

phận quan trọng Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức và được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau

Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngoài…

Về giám sát:

Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt và có các điều chỉnh, cải tiến thích hợp Việc giám sát được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai Cụ thể:

- Giám sát thường xuyên: được thiết lập cho những hoạt động thông thường

và lặp lại của tổ chức Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB, liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện những hiện tượng vi phạm pháp luật, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống

- Giám sát định kỳ: thường được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống

đặc biệt Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi

ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ

sự đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB

1.3 KINH NGHIỆM VẬN DỤNG BÁO CÁO INTOSAI TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH TRÊN THẾ GIỚI VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO VIỆT NAM

Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện tại các đơn vị công trên Thế giới như Nhật Bản, Malaysia, Bồ Đào Nha…Kết quả nghiên cứu đã khẳng định hệ thống KSNB có mối quan hệ chặt chẽ và tích cực đối trong việc phát hiện các gian lận, nâng cao độ tin cậy của kết xuất thông tin phục vụ cho quản lý, là công cụ thực hiện hữu hiệu các mục tiêu của tổ chức Một số nghiên cứu như:

Eko & Hariyanto (2011) đưa ra kết quả nghiên cứu nhận định các cơ quan quản lý và các đơn vị nên nâng cao sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, chức năng kiểm toán nội bộ, các cam kết của tổ chức vì chúng cải thiện kết quả quản lý, giúp cho đạt tốt hơn

Nghiên cứu của Eginato (2011) cho thấy, khi có KSNB ở chuỗi các hoạt động trong đơn vị sẽ giúp cung cấp cách thức nhận diện các rủi ro dẫn đến sự thất bại và giúp giảm thiểu (nhận diện và ngăn ngừa) các rủi ro có thể xảy ra

Nghiên cứu của Indriasih & Koeswayo (2014) đã chỉ ra sự hữu hiệu của KSNB có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng báo cáo tài chính, cùng với ảnh hưởng của năng lực của cơ quan chính quyền đến chất lượng báo cáo tài chính, chất lượng báo cáo tài chính có tác động tích cực đến kết quả thực hiện tính giải trình

Nghiên cứu của Shafie, Sanusi, Johari & Omar (2016) tại Malaysia cho thấy, các nhà quản lý ở các tổ chức phi lợi nhuận cần tạo một hệ thống KSNB hiệu quả để đạt được kết quả mang muốn của tổ chức

Nghiên cứu của Jorge (2017) ở Bồ Đào Nha cho thấy, KSNB có vai trò quan trọng, tích cực trong việc chuẩn bị thông tin tài chính cho quá trình ra quyết định, đặc biệt là sự bảo đảm tính hợp pháp và hợp lý của các giao dịch cũng như việc xây dựng để nâng cao chất lượng thông tin và hiệu lực của quản lý ở chính quyền địa phương [6], [10], [11]

Trong đó, yêu cầu đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống KSNB trong đơn vị

để đảm bảo các yêu cầu: Tài sản của đơn vị được đảm bảo an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả; các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý

Theo Luật Kiểm toán Nhà nước năm 2015, việc khảo sát thu thập thông tin

và đánh giá về hệ thống KSNB là một nội dung quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

Điều này cho thấy, tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với hoạt động của đơn vị, cụ thể theo Quyết định số 02/2013/QĐ-KTNN ngày 29/3/2013 của

Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy trình kiểm toán ngân sách nhà nước quy định, trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán và thực hiện kiểm toán phải tổ chức khảo sát và thu thập thông tin về hệ thống KSNB của đơn vị

Trong đó, đánh giá về KSNB có chi tiết phải đánh giá môi trường kiểm soát thu, chi ngân sách nhà nước, nghiên cứu, đánh giá quy trình và thủ tục KSNB về lập, chấp hành, quyết toán và kiểm soát thu, chi ngân sách, đánh giá tổng hợp về độ tin cậy của hệ thống KSNB

Như vậy, với vai trò quan trọng của KSNB và tác động tích cực của nó đến kết quả hoạt động và các mục tiêu của đơn vị thì cần xem xét việc quy định về thực hiện KSNB hoặc có hướng dẫn thực hiện về KSNB một cách cụ thể hơn để các đơn vị áp dụng

Theo lộ trình cải cách hành chính (CCHC) công hiện nay, với tinh thần tăng cường áp dụng tiến bộ trong khoa học quản lý ở khu vực công và theo xu hướng chung của thế giới thì việc nghiên cứu áp dụng các chuẩn mực về KSNB cho đơn vị công do Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao ban hành là phù hợp

Cụ thể, về KSNB, Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao đã ban hành nhiều chuẩn mực, đưa ra các nội dung cụ thể, có những quy định, hướng dẫn

và những kinh nghiệm cho đơn vị thuộc khu vực công khi áp dụng

Những chuẩn mực đã ban hành có thể nghiên cứu áp dụng gồm: (i) INTOSAI GOV 9100 - Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công; (ii) INTOSAI GOV 9110 - Hướng dẫn cho báo cáo sự hữu hiệu của KSNB: Kinh nghiệm của SAI trong vận hành và đánh giá KSNB; (iii) INTOSAI GOV 9130 - Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công - Vấn đề thông tin trong quản lý rủi ro của tổ chức

Từ những vấn đề trên, trong thời gian tới, theo yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động, đổi mới đơn vị hành chính cần xem xét có những nghiên cứu về Chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công theo INTOSAI và triển khai thực hiện một cách bài bản tại Việt Nam, có thể bằng văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành hay là một chương trình bồi dưỡng chuyên môn cho lãnh đạo, quản lý đơn vị hành chính

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Hiện nay, nội dung kiểm soát nội bộ của INTOSAI được sử dụng khá phổ biến ở các đơn vị hành chính nhà nước trên cơ sở vận dụng cho phù hợp với đặc điểm chính trị, điều kiện kinh tế và mô hình tổ chức quản lý tài chính nhà nước khác nhau ở mỗi quốc gia

Nội dung của Chương 1, tác giả đã tập trung làm rõ lý luận tổng quan về hệ

thống KSNB nói chung và KSNB trong các đơn vị hành chính nhà nước như sau:

- Làm rõ lý luận về hệ thống KSNB nói chung bao gồm các nội dung như: Lịch sử ra đời và phát triển lý luận về KSNB, định nghĩa về hệ thống KSNB, các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB;

- Làm rõ lý luận về hệ thống KSNB trong các đơn vị hành chính bao gồm các nội dung như: Khái niệm và đặc điểm của các đơn vị hành chính có ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống KSNB, sự cần thiết của hệ thống KSNB trong đơn vị hành chính, khuôn mẫu kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính theo tổ chức INTOSAI;

- Bên cạnh đó, tác giả cũng đã tổng kết các kinh nghiệm vận dụng báo INTOSAI tại một số đơn vị hành chính trên thế giới và rút ra một số bài học kinh nghiệm áp dụng cho Việt Nam

Việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB nói chung và KSNB trong các đơn

vị hành chính nhà nước dựa trên hướng dẫn về KSNB của INTOSAI ở chương 1 là nền tảng cho việc tổ chức khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao tính hiệu lực của hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định ở chương 2 và chương 3

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

Để giúp Tỉnh ủy, UBND tỉnh về công tác tổ chức, xây dựng chính quyền, xây dựng đội ngũ công nhân viên chức đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, Đảng bộ Bình Định đã thành lập Phòng Tổ chức cán bộ UBND cách mạng tỉnh Bình Định (tiền thân của Ban Tổ chức chính quyền tỉnh và Sở Nội vụ ngày nay) Nhiệm vụ chủ yếu của Phòng Tổ chức của UBND là tham mưu giúp Tỉnh ủy, UBND tỉnh và phối hợp với các ngành, các cấp, các đoàn thể, MTTQ tỉnh thực hiện công tác xây dựng bộ máy chính quyền cách mạng các cấp ở địa phương; xây dựng đội ngũ cán bộ, thực hiện chính sách cán bộ và quản lý biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp trong toàn tỉnh… Mặc dù mới được thành lập trong điều kiện vừa học, vừa làm, song Phòng Tổ chức cán bộ UBND cách mạng tỉnh đã làm tốt công tác tham mưu cho UBND tỉnh về sắp xếp, bố trí, thực hiện chính sách cán bộ, kiện toàn bộ máy chính quyền địa phương, góp phần giải quyết và khắc phục hậu quả sau chiến tranh, khôi phục và phát triển kinh tế- xã hội, ổn định đời sống nhân dân

Cùng với sự phát triển chung của tỉnh, trước yêu cầu thực tế đòi hỏi về công tác tổ chức nhà nước ở địa phương và thực hiện hướng dẫn của Ban Tổ chức - Cán

bộ của Chính phủ về công tác tổ chức nhà nước, ngày 06 tháng 12 năm 1976 Chủ

tịch UBND tỉnh Nghĩa Bình ký Quyết định số 954 QĐ/TC thành lập Ban Tổ chức của UBND tỉnh sau đó đổi tên thành Ban Tổ chức chính quyền tỉnh đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh

Chăm lo xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức, quản lý biên chế, quỹ tiền lương, chế độ chính sách…của đội ngũ Cán bộ, công chức (CBCC) ở các đơn vị hành chính, sự nghiệp và các tổ chức Hội trên địa bàn tỉnh

Ngày 01 tháng 07 năm 1989 tỉnh Bình Định được tái lập trên cơ sở chia tách tỉnh Nghĩa Bình thành tỉnh Bình Định và tỉnh Quảng Ngãi Từ thời điểm này Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Bình Định chính thức được thành lập và đi vào hoạt động

Cách mạng ngày càng phát triển, yêu cầu đối với công tác tổ chức nhà nước cấp tỉnh ngày càng cao, mô hình Ban Tổ chức chính quyền tỉnh không còn phù hợp với điều kiện đất nước đang trong tiến trình hội nhập, mở rộng quan hệ với nhiều nước trên thế giới Vì vậy, đến cuối năm 2003 căn cứ Quyết định số 248/2003/QĐ-TTg ngày 20/11/2003 của Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh Bình Định đã ban hành Quyết định số 194/2003/QĐ-UB ngày 05/12/2003 đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thành Sở Nội vụ và chính thức sử dụng tên gọi này kể từ ngày 15/12/2008 cho đến nay

Năm 2008 ghi thêm nhiều dấu ấn đối với ngành Nội vụ Thực hiện chủ trương sắp xếp, tinh giản bộ máy của Đảng và Nhà nước, một số cơ quan quản lý đa ngành, đa lĩnh vực được thành lập, trong đó có Sở Nội vụ Công tác quản lý nhà nước về Tôn giáo, Thi đua - khen thưởng và Văn thư - Lưu trữ được chuyển về ngành Nội vụ Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, UBND tỉnh đã quyết định thành lập Ban Thi đua - Khen thưởng trực thuộc Sở Nội

vụ tại Quyết định số 1891/QĐ-CTUBND và Ban Tôn giáo trực thuộc Sở Nội vụ tại Quyết định số 1889/QĐ-CTUBND vào ngày 08/9/2008

Cùng với sự phát triển chung của cả nước và của tỉnh, dưới sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, sự chỉ đạo của HĐND, UBND tỉnh ngành Tổ chức nhà nước tỉnh không ngừng phát triển và trưởng thành Trong quá trình phát triển, Sở Nội vụ đã từng bước

được giao bổ sung chức năng nhiệm vụ và điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp với thực tiễn yêu cầu quản lý nhà nước, đồng thời bảo đảm tính tập trung thống nhất trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của ngành trong cả nước Cụ thể: bổ sung chức năng quản lý nhà nước đối với hội và tổ chức phi chính phủ (1998); quản lý công tác CCHC (2002); quản lý nhà nước về tôn giáo, thi đua khen thưởng và văn thư lưu trữ nhà nước (2008) Đến nay Sở Nội vụ đã trở thành Sở quản lý đa ngành, đa lĩnh vực, từ

tổ chức bộ máy nhà nước đến văn thư, lưu trữ, tôn giáo và thi đua - khen thưởng

2.1.2 Nhiệm vụ và chức năng

2.1.2.1 Vị trí chức năng

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị

sự nghiệp công lập; tiền lương đối với CBCC, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; CCHC, cải cách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; CBCC, viên chức và CBCC

xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên

Sở Nội vụ chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý toàn diện của UBND tỉnh về tổ chức, biên chế và công tác quản lý, điều hành lĩnh vực tài chính, ngân sách, giá cả theo quy định của pháp luật đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn tỉnh