7. Kết cấu của đề tài
3.3.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Tăng cường cập nhập kiến thức hiện đại về môi trường kiểm soát trong hoạt động KSNB
Nhìn chung, môi trường kiểm soát của Sở Nội vụ khá đầy đủ các yếu tố đảm bảo cho môi trường hoạt động của Sở hiệu quả. Bên cạnh đó, Ban Lãnh đạo Sở cần tìm hiểu sâu hơn lý thuyết hệ thống KSNB của INTOSAI, các yếu tố nào có ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của đơn vị về vấn đề KSNB. Từ đó, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên các yếu tố môi trường kiểm soát; điều chỉnh, bổ sung phù hợp với mục đích quản lý của đơn vị.
Tăng cường nhận thức, thường xuyên trau dồi, đào tạo nâng cao giá trị đạo đức
Đạo đức công chức ngoài đạo đức xã hội còn có đạo đức công vụ. Đạo đức công vụ là đạo đức thực thi công vụ của công chức; là những giá trị và chuẩn mực đạo đức được áp dụng cho một nhóm người nhất định trong xã hội – công chức trong lĩnh vực hoạt động cụ thể là công vụ. Đạo đức công vụ là chuẩn mực quy định
nhận thức và hành động được xem là tốt hay xấu, là nên hay không nên làm trong hoạt động công vụ của người công chức nhằm xây dựng một nền công vụ trách nhiệm, chuyên nghiệp và trong sạch, tận tụy và công tâm.
Hiện nay, các quy định về đạo đức công vụ của CBCC được thể hiện trong nhiều văn bản như: Luật Cán bộ công chức; Luật thực hành tiết kiệm; Luật phòng chống tham nhũng…mà chưa chú trọng đến tính chất ngành nghề đặc thù của Sở Nội vụ. Vì vậy, Sở Nội vụ cần tham khảo thêm các quy định đối với lĩnh vực nội vụ do Bộ Nội vụ ban hành để ban hành bộ quy tắc ứng xử phù hợp hoặc các quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức nhằm xây dựng đội ngũ CBCC cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư trong thực hiện công vụ và niêm yết công khai trên Website hoặc bản tin của đơn vị.
Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức thực hiện tốt công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ
Do thực hiện chính sách tinh giản biên chế của Nhà nước đối với các đơn vị hành chính nên số lượng nhân sự trong biên chế tại Sở đang thiếu so với yêu cầu của công việc. Vì vậy, cần phải nâng cao chất lượng đội ngũ công chức hiện tại thông qua việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ. Hàng năm, cần phải tiến hành tổ chức Hội nghị tổng kết để đúc kết kinh nghiệm trong quá trình kiểm tra, KSNB.
Cần hỗ trợ, tạo điều kiện về thời gian cũng như tài chính cho công chức được học tập nâng cao trình độ. Sở nên ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ quy định cụ thể về chính sách hỗ trợ riêng đối với người đi học theo chi phí thực tế mà người học chi trả, không theo định mức nhà nước.
Xây dựng quy chế phối hợp làm việc riêng giữa các phòng chuyên môn
Sở Nội vụ gồm các phòng chuyên môn bao gồm: Văn phòng Sở, Phòng Tổ chức biên chế, Phòng Công chức viên chức, Phòng Cải cách hành chính, Phòng Xây dựng chính quyền và Thanh tra Sở. Đây là các phòng chuyên môn có trách nhiệm chính trong công tác xử lý các mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đảm bảo cho hệ thống KSNB được vận hành tốt Quy chế phối hợp phải được quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng chức năng. Đồng thời, xây dựng quy chế phải
dựa trên nguyên tắc: Nguyên tắc độc lập để đảm bảo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ và giám sát kiểm tra chéo giữa các bộ phận và Nguyên tắc phối hợp để xử lý công việc hiệu quả, công khai, minh bạch.
Thực hiện nghiêm túc hơn trong công tác thi đua, khen thưởng
Các nội dung về công tác thi đua, khen thưởng đã được Sở quy định trong Quy chế thi đua, khen thưởng. Để đảm bảo tính kỷ cương trong hoạt động, Sở nên thực hiện nghiêm túc theo những quy định đã ban hành để tạo ra lề lối, nề nếp làm việc tốt hơn cho CBCC.
Cần xây dựng Sổ tay hoạt động KSNB để phục vụ công tác tại Sở Nội vụ cho các công chức
Trong điều kiện Việt Nam chưa có ban hành chuẩn mực KSNB đối với khu vực hành chính nhà nước và trong bối cảnh hầu hết các cơ quan chưa có nhiều kinh nghiệm KSNB, các văn bản pháp lý có liên quan đến KSNB còn thiếu thì việc xây dựng Sổ tay hoạt động KSNB tại Sở để đảm bảo các công chức, viên chức trong đơn vị khi thực hiện công vụ cần phải tuân thủ các quy ước cụ thể về vận dụng các chuẩn mực và quy trình kiểm tra thu – chi ngân sách cho đồng nhất và phù hợp.
Sổ tay hoạt động KSNB có thể xây dựng dựa trên: (i) Quy chế hoạt động hiện tại của Sở đã ban hành, (ii) Đặc điểm tổ chức hoạt động, nhân sự, chuyên môn của Sở, (iii) Mô hình tổ chức và các chuẩn mực áp dụng KSNB đối với lĩnh vực hành chính sự nghiệp nhà nước - có thể tham khảo Intosai.
Theo đó, Sổ tay hoạt động KSNB nên bao gồm các nội dung sau: (i) Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận KSNB trong từng phòng chức năng, (ii) Tiêu chuẩn đối với công chức, viên chức được giao nhiệm vụ KSNB, (iii) Những nội dung cơ bản cần ưu tiên, bắt buộc phải kiểm KSNB theo định kỳ, (iv) Các phương pháp kiểm toán, kiểm soát nên áp dụng đối với các cuộc kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong đơn vị và đối với các đơn vị được giao dự toán ngân sách nhà nước, (v) Mối liên hệ giữa các phòng chức năng trong thực hiện một số công việc, nhiệm vụ cụ thể, (vi) Mối liên hệ và phát ngôn của các phòng chức năng với cơ quan ngoại kiểm, (vii) Bộ câu hỏi, đáp về các trường hợp, vướng mắc thường gặp trong KSNB.
3.3.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro
Xây dựng lực lượng công chức nồng cốt tư vấn về rủi ro cho Ban Lãnh đạo
Cần bồi dưỡng, cử những cán bộ công tác lâu năm, nhiều kinh nghiệm; cán bộ có trình độ về chuyên môn đi bồi dưỡng tập huấn các khóa ngắn hạn về rủi ro. Tập hợp họ thành Tổ tư vấn rủi ro, kiêm nhiệm tư vấn rủi ro cho Ban Lãnh đạo.
Tăng cường đẩy mạnh công tác dự báo, nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá và ứng phó rủi ro cho các hoạt động
Các hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với các đơn vị được giao ngân sách dự toán luôn tiềm ẩn rủi ro. Vì vậy, trước khi ban hành quyết định, kế hoạch thì Giám Đốc sở xây dựng một chương trình hành động cụ thể về các rủi ro: Tổ tư vấn rủi ro phải tham mưu, báo cáo cho Ban Lãnh đạo những rủi ro có thể nhận dạng và đề xuất hướng giải quyết các rủi ro đó. Tổ chức cho Thanh tra Sở soạn thảo các rủi ro, các đề xuất đối phó với rủi ro liên quan đến hoạt động chủ yếu của Sở trong quá trình kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Tổ tư vấn rủi ro sẽ tổng hợp, bổ sung và soạn thảo thành quy trình đánh giá, xử lý rủi ro cho từng cuộc kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Quy trình bao gồm các bước như sau:
- Phân tích từ các mục tiêu (mục tiêu chung, mục tiêu từng bộ phận) - Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng tới mục tiêu của đơn vị
- Phân tích rủi ro
- Lựa chọn biện pháp đối phó với rủi ro
- Xây dựng các biện pháp khắc phục hậu quả đối với các rủi ro đã xảy ra - Giám sát và kiểm soát rủi ro
3.3.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Phân chia trách nhiệm, ủy quyền cụ thể đến từng cá nhân
Việc tổ chức phân chia trách nhiệm đến từng cá nhân là cần thiết để phát huy đúng sở trường, phát huy tối đa khả năng của từng cá nhân; nâng cao ý thức, trách nhiệm công việc của mình. Qua đó, Ban Lãnh đạo Sở sẽ có nhận xét, đánh giá công bằng, khách quan năng lực của từng cá nhân để từ đó kịp thời khen thưởng đối với cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ hoặc có biện pháp kỷ luật đối với cá nhân vi phạm.
Thực hiện luân phiên, luân chuyển công chức ở một số vị trí nhạy cảm
Để tăng cường công tác kiểm soát, kiểm tra chéo lẫn nhau, giảm rủi ro tiêu cực có thể xảy ra khi một bộ phận hay cá nhân nào được giao một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc mà không có sự tham gia của bộ phận khác.
Xây dựng một sơ đồ hệ thống kiểm soát, quy định về thời gian hoàn thành và chất lượng mỗi nhiệm vụ được giao
Ngoài các quy trình đã được xây dựng, Sở nên lập sơ đồ hệ thống kiểm soát để tiện cho việc thực thi nhiệm vụ của mỗi đối tượng liên quan và kiểm soát của Ban Lãnh đạo một cách trực quan. Đồng thời, phải có yêu cầu quy định về thời gian hoàn thành và chất lượng của từng khâu và chế tài xử lý nếu xảy ra vi phạm, chậm trễ ảnh hưởng tới chất lượng công việc.