7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Kết quả khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2.2.1. Về môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát mạnh hay yếu phụ thuộc rất nhiều các yếu tố như: Tính chính trực, sự liêm chính và các giá trị đạo đức; triết lý quản trị, phong cách điều hành của người quản lý; cơ cấu tổ chức; phương pháp ủy quyền; sự tham gia của Ban kiểm soát; chính sách nhân sự,…
- Tính chính trực, sự liêm chính và các giá trị đạo đức nghề nghiệp:
Bảng 2.2 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT1-> MT3)
Mã câu
hỏi NỘI DUNG CÂU HỎI
Kết quả khảo sát
N Mean
MT1
Sở Nội vụ đã ban hành nội quy, quy chế làm việc, quy tắc, chuẩn mực đạo đức; trong đó nêu rõ về cách ứng xử của công chức
29 4.5862
MT2
Sở Nội vụ có phổ biến, truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về giá trị đạo đức, phân biệt hành vi đúng sai
29 3.0568
MT3
Những quy định của chính sách, pháp luật của Nhà nước khi thay đổi có ảnh hưởng đến lĩnh vực hoạt động của Sở Nội vụ
29 4.1724
(Nguồn: Trích từ phần mềm SPSS 20.0)
Qua khảo sát đánh giá về tính chính trực, sự liêm chính và các giá trị đạo đức nghề nghiệp tiêu chí (MT1-MT3). Sở Nội vụ là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu cho UBND tỉnh về tổ chức bộ máy, cải cách hành chính, xây dựng chính quyền…mọi hoạt động phải thực hiện theo đúng chuẩn mực nên tính chính trực, sự liêm chính và các giá trị đạo đức là yếu tố cực kỳ quan trọng. Khi thực hiện tốt công
tác này sẽ tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tôn trọng lẫn nhau. Mặt khác, nó còn giúp cho mối quan hệ làm việc giữa các công chức, giữa cấp trên và cấp dưới mật thiết trên tinh thần vì công việc theo đúng quy định.
Qua số liệu tham khảo Bảng 2.2 cho thấy, Sở Nội vụ đã ban hành nội quy, quy chế làm việc, quy tắc chuẩn mực đạo đức, đặc biệt là cách ứng xử của của công chức. Bên cạnh đó, những quy định của chính sách, pháp luật của Nhà nước khi thay đổi đều có tác động ảnh hưởng đến hoạt động của Sở nội vụ. Tuy nhiên, về việc phổ biến, truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn đạo đức tại Sở Nội vụ được thực hiện chưa tốt trong quá trình làm việc.
- Tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ và các mối quan hệ công việc:
Bảng 2.3 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT4-> MT8)
Mã câu hỏi
NỘI DUNG CÂU HỎI Kết quả khảo sát
N Mean
MT4 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ phù hợp với bản
chất hoạt động của cơ quan 29 4.4483
MT5 Quyền hạn và trách nhiệm có được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận đúng chức năng, nhiệm vụ
29 4.6552
MT6 Các phòng có mang tính chất hợp tác, tạo điều kiện cho nhau hoàn thành công việc
29 3.5276 MT7 Có sự phù hợp làm việc giữa các phòng 29 4.0000 MT8 Sở Nội vụ có tài liệu mô tả chi tiết công việc 29 4.5862
(Nguồn: Trích từ phần mềm SPSS 20.0)
Qua khảo sát đánh giá về tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ và các mối quan hệ công việc tiêu chí (MT4-MT8) Bảng 2.3 cho kết quả về cơ bản được thực hiện rất tốt. Điều này thể hiện rõ trong từng tiêu chí.
Sở Nội vụ có cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm rõ ràng từng chức vụ, cũng như từng phòng thông qua Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tại Quyết định số 274/QĐ-SNV ngày 15/05/2014 [15]. Bên cạnh đó, các CBCC của Sở cũng có sự
trong việc phân chia cho từng bộ phận theo sự phân công của Lãnh đạo Sở; thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo tài liệu mô tả công việc áp dụng cho từng phòng. Một đơn vị sẽ hoạt động có hiệu quả nếu các phòng, CBCC làm việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, hạn chế sai sót nhưng ngược lại nếu phân công quá nhiều công việc khác nhau thì dẫn đến dễ xuất hiện những sai sót và hậu quả sẽ mang lại những rủi ro khó có thể lường trước. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cũng cho thấy rằng các phòng trong Sở chưa hợp tác, mang tính chất tạo điều kiện cho nhau để hoàn thành công việc chưa thực sự phù hợp.
- Phân quyền và kiểm soát hoạt động:
Bảng 2.4 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT9-> MT12)
Mã câu
hỏi NỘI DUNG CÂU HỎI
Kết quả khảo sát
N Mean
MT9 Lãnh đạo Sở Nội vụ có thường xuyên kiểm
tra/thăm các phòng/bộ phận thuộc Sở 29 4.6207 MT10 Định kỳ, các nhân viên có được tổ chức, kiểm tra
nghiệp vụ chuyên môn 29 3.0690
MT11 Những khâu việc tiềm ẩn nhiều rủi ro có được
thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm không? 29 3.8966 MT12 Việc bố trí cán bộ có tạo điều kiện kiểm soát lẫn
nhau
29 3.5862
(Nguồn: Trích từ phần mềm SPSS 20.0) Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng tham mưu cho UBND tỉnh. Bao gồm các chức năng một số phòng chuyên môn như sau:
Văn phòng Sở: Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác trong nội bộ cơ quan Sở Nội vụ bao gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính, chế độ công vụ, công chức, bình đẳng giới, văn thư, lưu trữ; thi đua khen thưởng; tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị.
Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phú (gọi tắt là Phòng tổ chức, biên chế): Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về: tổ chức bộ máy hành chính; biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các đơn vị hành chính.
Phòng Công chức, viên chức: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về: CBCC, viên chức; vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức; cải cách chế độ công vụ, công chức; đào tạo bồi dưỡng CBCC, viên chức và CBCC cấp xã; chế độ tiền lương và các chế độ đãi ngộ với CBCC, viên chức lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính.
Phòng Cải cách hành chính: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác cải cách hành chính.
Phòng Xây dựng, chính quyền và công tác thanh niên (gọi tắt là Phòng xây dựng chính quyền): Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưa cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về chính quyền địa phương, địa giới hành chính; CBCC cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã và công tác thanh niên.
Thanh tra Sở: Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tiến hành thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham những theo quy định của pháp luật.
Khảo sát đánh giá về phân quyền và kiểm soát hoạt động tiêu chí (MT9- MT12) Bảng 2.4 cho kết quả khát tốt. Lãnh đạo Sở thường xuyên kiểm tra hoạt động của các phòng, bộ phận. Sở đã thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong một số hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro. Qua bảng khảo sát, có thể thấy trong công tác kiểm soát hoạt động của CBCC chưa thật sự tốt và thường xuyên: CBCC chưa được kiểm tra nghiệp vụ theo định kỳ để sắp xếp, luân chuyển vị trí phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn đáp ứng với vị trí công việc.
- Chính sách nhân sự và phát triển đội ngũ nhân sự:
Bảng 2.5 : Kết quả khảo sát thực trạng về môi trường kiểm soát (MT13-> MT20)
Mã câu
hỏi NỘI DUNG CÂU HỎI
Kết quả khảo sát
N Mean
MT13 Việc trả lương và thực hiện chính sách tiền lương có đầy
đủ 29 4.7241
MT14 Các công chức có lý lịch, kiến thức chuyên môn và kinh
nghiệm phù hợp với từng nhiệm vụ được giao 29 4.5862 MT15 Theo anh/ chị nguồn nhân sự tại Sở Nội vụ hiện nay đáp
ứng đủ cho nhu cầu công việc 29 3.9310
MT16
Việc tuyển dụng nhân sự mang tính công khai minh bạch, dựa trên tiêu chí năng lực và trình độ của người tuyển dụng
29 4.6897
MT17
Tất cả công chức nhận thức rõ được trách nhiệm của mình. Hàng năm, Sở Nội vụ đều tổ chức Hội nghị cán bộ, công chức.
29 4.8276
MT18 Cơ quan xây dựng quy định khen thưởng và kỷ luật rõ ràng 29 4.1379 MT19 Cơ quan quan tâm tích cực tới phong trào đoàn thể, nâng
cao đời sống tinh thần cho công chức cơ quan 29 4.0690
MT20
Chủ trương nâng cao trình độ của cán bộ, công chức cơ quan bằng việc thường xuyên tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức được đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công tác
29 4.6552
(Nguồn: Trích từ phần mềm SPSS 20.0)
Khảo sát đánh giá về chính sách nhân sự tiêu chí (MT12-MT20) Bảng 2.5 cho kết quả khá tốt. Đội ngũ CBCC giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoạt động thi hành công vụ của Sở nội vụ tỉnh Bình Định. Hiệu lực, hiệu quả của bộ máy cơ cấu tổ chức được quyết định bởi chất lượng CBCC. Ban Lãnh đạo Sở xác định rõ công tác cán bộ là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc.
Bảng 2.6 : Bảng tổng hợp biên chế tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định TT Tên đơn vị Số biên chế được giao Số lượng CBCC, NLĐ hiện có Ghi chú 1 Lãnh đạo Sở 3 3
2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ 30 30
- Văn phòng 8 8 - Phòng Tổ chức biên chế 5 5 - Phòng Công chức viên chức 6 6 - Phòng Xây dựng chính quyền 4 4 - Phòng Cải cách hành chính 4 4 - Phòng Thanh tra 3 3 Tổng cộng 33 33
(Nguồn: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Bình Định)
Bảng 2.7 : Bảng tổng hợp trình độ chuyên môn CBCC
STT Trình độ công chức Năm 2017 Năm 2018
I Trình độ chuyên môn 1 Thạc sĩ 13 16 2 Đại học 20 17 3 Khác 0 0 II Trình độ nghiệp vụ 1 Anh Văn 33 33 2 Tin học 33 33 3 Quản lý nhà nước 15 16 III Trình độ chính trị 1 Cao cấp chính trị 7 9 2 Trung cấp chính trị 13 13
Sở Nội vụ rất quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ CBCC có năng lực, phẩm chất, đạo đức tốt. Trong năm 2018, đơn vị đã triển khai Kế hoạch tuyển dụng công chức để đáp ứng nhu cầu công việc của các Sở, Ban, Ngành trên địa bàn tỉnh. Việc thực hiện tuyển dụng dựa trên yêu cầu thực tế của từng đơn vị. Điều này, thể hiện rõ kết quả khảo sát với tiêu chí MT16 “Việc tuyển dụng nhân sự mang tính công khai, minh bạch, dựa trên tiêu chí năng lực và trình độ của người tuyển dụng”. Sở Nội vụ với tập thể CBCC trẻ trung, năng động luôn đi đầu trong công tác Đoàn thanh niên và luôn là Chi đoàn đạt thành tích cao trong các phong trào Đoàn khối các cơ quan tỉnh Bình Định. Sở chủ trương nâng cao trình độ của CBCC cơ quan bằng việc thường xuyên tạo điều kiện thuận lợi cho CBCC được đi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công tác. Việc này được Ban Lãnh đạo quan tâm thể hiện rõ qua kế quả khảo sát với mức đánh giá ở tiêu chí MT19.
Tuy nhiên, qua khảo sát đánh giá về nội dung chính sách nhân sự, thu hút nhân lực, đào tạo nâng cao năng lực, cụ thể: Ở tiêu chí MT15 được đánh giá kết quả tương đối tốt, tuy nhiên qua bảng tần số và tần suất Môi trường kiểm soát (bảng phụ lục) có thể thấy rằng trong 29 người trả lời thì có đến 58,6% (17 người) đánh giá mức 4. Do đó, vấn đề nhân sự cần phải được quan tâm, đầu tư để có nguồn nhân lực kế cận. Ở tiêu chí MT18 được đánh giá kết quả cũng khá tốt, tuy nhiên dựa vào bảng tần số và tần suất Môi trường kiểm soát (bảng phụ lục) có thể thấy trong 29 người trả lời có đến 65,5% (19 người) đánh giá mức 4, cho thấy rằng cơ quan xây dựng quy định khen thưởng và kỷ luật vẫn còn mang tính chất mà chưa có chính sách đánh giá, khen thưởng và kỷ luật đúng với năng lực, nhiệm vụ công tác của từng phòng cũng như từng CBCC.
2.2.2.2. Về đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một nhân tố quan trọng của hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định. Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định cho kết quả như sau:
Bảng 2.8 : Kết quả khảo sát thực trạng về đánh giá rủi ro
Mã câu
hỏi NỘI DUNG CÂU HỎI
Kết quả khảo sát N Mean
RR1 Công tác đánh giá rủi ro ở Sở Nội vụ là cần thiết và được quan tâm 29 2.8621 RR2 Sở Nội vụ có tổ chức các cuộc họp định kỳ để nhận dạng rủi ro phát
sinh 29 3.0000
RR3 Tất cả công chức Sở Nội vụ phụ trách nghiệp vụ đều nhận thức
được tầm quan trọng công việc của mình tại Sở 29 4.1034 RR4 Hoạt động Sở Nội vụ trong năm đã thực hiện đúng mục tiêu, nhiệm
vụ được giao của Sở 29 4.4828
RR5 Việc đánh giá rủi ro có tốt 29 3.1724
(Nguồn: Trích từ phần mềm SPSS 20.0)
Qua bảng 2.8 kết quả khảo sát thực trạng về đánh giá rủi ro, tất cả các công chức Sở Nội vụ phụ trách nghiệp vụ đều nhận thức được tầm quan trọng công việc của mình, có đưa ra biểu hiện để nhận diện các rủi ro và việc đánh giá rủi ro là tương đối tốt.
Bảng 2.9 : Bảng tần số và tần suất của thành phần rủi ro kiểm soát
Frequency Percent RR1 2.00 8 27.6 3.00 17 58.6 4.00 4 13.8 RR2 2.00 4 13.8 3.00 21 72.4 4.00 4 13.8 RR3 3.00 4 13.8 4.00 18 62.1 5.00 7 24.1 RR4 4.00 15 51.7 5.00 14 48.3 RR5 2.00 6 20.7 3.00 13 44.8 4.00 9 31.0 5.00 1 3.4 (Nguồn: Trích từ phần mềm SPSS 20.0)
Ở bước phân tích trên cho thấy RR2 đạt kết quả tương đối tốt, tuy nhiên qua bảng tần số và tần suất có thể thấy rằng trong 29 người trả lời thì có đến 72,4 % (21
để nhận dạng rủi ro phát sinh, cần được khắc phục. Một vấn đề nữa là do đơn vị chưa chú trọng công tác đánh giá rủi ro nên khi có biến động bởi các yếu tố bên ngoài, đơn vị gặp khó khăn để giải quyết rủi ro bất ngờ. Và hơn hết, số lượng công việc lớn, số lượng công chức ít và tâm lý chủ quan cho rằng cơ quan nhà nước có tính chất công việc và hoạt động đặc thù nên khó phát sinh rủi ro. Do vậy RR2 cần phải được Ban Lãnh đạo quan tâm tại đơn vị.
2.2.2.3. Về hoạt động kiểm soát
Trong một vài năm gần đây, với việc ban hành quy chế hoạt động đấu thầu mua sắm tài sản công tập trung đã tác động rất lớn đến hoạt động kiểm soát tại đơn vị.
Bảng 2.10 : Kết quả khảo sát thực trạng về hoạt động kiểm soát
Mã câu
hỏi NỘI DUNG CÂU HỎI
Kết quả khảo sát
N Mean
KS1 Đơn vị có lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ phát
sinh 29 4.5862
KS2 Chứng từ có được kiểm soát ký duyệt 29 4.3103 KS3
Các khoản chi tiền mặt hoặc chuyển khoản (bao gồm tạm ứng hoặc thanh toán) có qua sự phê duyệt của Giám đốc
29 4.5172 KS4 Quá trình xét duyệt phân bổ ngân sách có Giám đốc
Sở trực tiếp tham gia điều hành 29 4.5517
KS5 Các khoản nghiệp vụ chi tiêu có hóa đơn không? 29 4.5517 KS6 Hoạt động kiểm soát có tuân thủ theo quy chế chi tiêu
nội bộ, quy chế hoạt động của Sở 29 4.6207
KS7 Tiền lương và các khoản thu nhập của CBCC được
thanh toán kịp thời 29 4.4828
KS8 Tiền lương, tiền thu nhập tăng thêm có được xét duyệt
công khai minh bạch. 29 4.6552
KS9 Công tác mua sắm sửa chữa tài sản được kiểm tra, phê
duyệt trước khi thực hiện 29 4.0690
KS10 Sở có thành lập các tổ đủ năng lực để thực hiện công
tác mua sắm đấu thầu 29 4.5517
KS11 Thủ tục và trình tự các bước đấu thầu mua sắm tuân