Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
Cuối thế kỷ 19, sự phát triển của kinh tế đã dẫn đến nhu cầu về báo cáo tài chính trung thực, từ đó hình thành các công ty kiểm toán độc lập và khởi nguồn cho thuật ngữ kiểm soát nội bộ, ban đầu chỉ tập trung vào kiểm soát tiền Đến năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã mở rộng định nghĩa này, nhấn mạnh rằng kiểm soát nội bộ không chỉ bảo vệ tiền mà còn bảo vệ các tài sản khác và đảm bảo tính chính xác trong ghi chép sổ sách Sự kiện phá sản của công ty Mc Kesson & Robins vào năm 1937 đã làm nổi bật tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, dẫn đến việc AICPA vào năm 1949 đã định nghĩa lại kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức và các biện pháp nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra độ chính xác của dữ liệu kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ chính sách quản lý.
Sau vụ tai tiếng chính trị Watergate, luật chống hối lộ nước ngoài ra đời năm
Năm 1977, Ủy ban Chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đã yêu cầu các công ty báo cáo về kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực kế toán của họ, bắt đầu từ năm 1976 Yêu cầu này về báo cáo kiểm soát nội bộ đã gây ra nhiều tranh luận trong cộng đồng doanh nghiệp Cuối cùng, những tranh cãi này đã dẫn đến sự ra đời của Ủy ban COSO vào năm 1985, dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp.
Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)
Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association)
Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executives Institute)
Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA – Institute of Management Accountants) Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA - Institute of Internal Auditors)
Vào năm 1992, COSO đã phát hành Báo Cáo COSO, tài liệu đầu tiên trên thế giới cung cấp một khuôn mẫu lý thuyết đầy đủ và có hệ thống về kiểm soát nội bộ Mặc dù chưa hoàn thiện, báo cáo này đã tạo nền tảng lý thuyết quan trọng cho sự phát triển của kiểm soát nội bộ, dẫn đến nhiều nghiên cứu sâu rộng trong các lĩnh vực khác nhau.
Vào năm 2001, COSO đã tiến hành nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM) dựa trên báo cáo COSO 1992 Dự thảo của nghiên cứu này được công bố vào tháng 7 năm 2003 và ERM chính thức được ban hành vào năm 2004.
Vào năm 2006, COSO đã phát hành hướng dẫn "Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính" nhằm hỗ trợ các công ty đại chúng quy mô nhỏ trong việc phát triển và cải thiện quy trình kiểm soát tài chính.
Vào năm 1996, Hiệp hội kiểm soát và kiểm toán thông tin đã phát hành Bản tiêu chuẩn "Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan" (CoBIT), đánh dấu bước phát triển quan trọng trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập, các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ đã chuyển sang áp dụng báo cáo COSO làm cơ sở để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: Các chuẩn mực của IIA không đi sâu vào nghiên cứu các thành phần của kiểm soát nội bộ
• Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel
(1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng
• Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ: Năm 2008, COSO cũng đưa ra
Dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ (Exposure Draft, COSO 2008) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992
• Những thay đổi của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO 2013
Những thay đổi trong Cơ cấu tổ chức năm 1992 đánh dấu một bước tiến hoá quan trọng, không phải là một cuộc cách mạng Khuôn mẫu báo cáo COSO 2013 vẫn duy trì định nghĩa về kiểm soát nội bộ cùng với 5 thành phần cơ bản: kiểm soát môi trường, đánh giá rủi ro, kiểm soát hoạt động, thông tin và truyền thông, cũng như theo dõi các hoạt động.
Sự thay đổi có ý nghĩa nhất được thực hiện trong COSO 2013 chính là sự hệ thống hoá 17 nguyên tắc để hổ trợ cho 5 thành phần:
1 Các tổ chức phải thực hiện cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức
2 Ban giám đốc thể hiện sự độc lập từ việc quản lý và thực hiện giám sát sự phát triển và hoạt động của kiểm soát nội bộ
Nhà quản lý, dưới sự giám sát của Hội đồng, có trách nhiệm thiết lập cơ cấu, báo cáo, chức năng và quyền hạn để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các tổ chức cam kết thu hút, phát triển và giữ chân những cá nhân tài năng, nhằm đảm bảo sự liên kết với các mục tiêu đề ra.
5 Tổ chức yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm về trách nhiệm của họ trong kiểm soát nội bộ nhằm theo đuổi các mục tiêu
6 Tổ chức xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng, đầy đủ để giúp xác định và đánh giá rủi ro liên quan đến các mục tiêu
Tổ chức cần xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu và tiến hành phân tích rủi ro Việc này sẽ giúp xác định những rủi ro cần được quản lý một cách hiệu quả.
8 Tổ chức xem xét khả năng gian lận trong đánh giá rủi ro để đạt được các mục tiêu
9 Tổ chức xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Các hoạt động kiểm soát
Tổ chức cần xác định và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, từ đó đạt được các mục tiêu đã đề ra ở mức chấp nhận được.
11 Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu
Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm soát bằng cách thiết lập các chính sách rõ ràng, xác định những mong đợi trong các thủ tục, từ đó biến chính sách thành hành động thực tế.
Thông tin và truyền thông
Tổ chức cần thu thập, tạo ra và sử dụng thông tin chất lượng cao và phù hợp để hỗ trợ hiệu quả cho các chức năng của các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tổ chức truyền thông nội bộ là rất quan trọng, bao gồm việc xác định mục tiêu và trách nhiệm liên quan đến kiểm soát nội bộ Điều này đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ các chức năng khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phối hợp giữa các bộ phận.
Kiểm soát nội bộ ở khu vực công
Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI
Theo định nghĩa của INTOSAI GOV 9100, kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục do nhà quản lý và nhân viên thực hiện trong tổ chức, nhằm phát hiện rủi ro và đảm bảo rằng tổ chức thực hiện sứ mệnh của mình một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm giải trình
Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành
Bảo vệ nguồn lực không bị thất thoát, lãng phí và sử dụng đúng mục đích.”
Trong định nghĩa trên có năm khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục và không thể tách rời khỏi hoạt động của tổ chức Nó không chỉ đơn thuần là một sự kiện hay tình huống, mà là chuỗi các hành động diễn ra thường xuyên Hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải được tích hợp chặt chẽ với các hoạt động của tổ chức, và chỉ khi đó, nó mới trở thành một phần thiết yếu, thay vì chỉ là chức năng bổ sung cho các hoạt động khác.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình quan trọng do nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức thực hiện, dựa trên suy nghĩ và hành động của con người Họ xác định mục tiêu, thiết lập biện pháp kiểm soát và triển khai chúng Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, mỗi thành viên cần hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, đảm bảo chúng được giới hạn ở mức độ nhất định.
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và quản lý rủi ro Mọi nhiệm vụ đều phải đối mặt với các loại rủi ro khác nhau, và kiểm soát nội bộ có thể giúp giảm thiểu những rủi ro này Tuy nhiên, cần lưu ý rằng kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu chung, nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối do những sai lầm của con người, sự thông đồng hay lạm quyền của quản lý Nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí của kiểm soát nội bộ không được vượt quá lợi ích thu được, vì vậy, bất kỳ tổ chức nào cũng không thể thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo dù đã đầu tư nhiều vào thiết kế và vận hành.
Kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng giúp đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm cả mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng chức năng, quy trình và hoạt động Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ đảm bảo sự tuân thủ mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
1.2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004
Hình 1.1: Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ trường Môi kiểm soát Đánh rủi ro giá
Thông tin và truyền thông
Giám sát Hệ thống KSNB
Các bô phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa tổ chức và ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của nhân viên Đây là nền tảng cho các yếu tố khác của kiểm soát nội bộ, cung cấp tính kỷ luật, sự nghiêm túc và cấu trúc tổ chức Các yếu tố cấu thành môi trường kiểm soát bao gồm:
• Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức đóng vai trò quan trọng trong hành vi của nhà quản lý và nhân viên, yêu cầu tuân thủ các quy định, nội quy và chuẩn mực ứng xử của cán bộ công chức Điều này bao gồm việc công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài, quà tặng và báo cáo về xung đột lợi ích, nhằm đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong công việc.
Cam kết năng lực bao gồm kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các quy định một cách có kỷ cương, trật tự, tiết kiệm và hiệu quả Điều này cũng liên quan đến việc hiểu rõ trách nhiệm cá nhân trong hệ thống kiểm soát nội bộ Một ví dụ điển hình là việc nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về các mục tiêu của kiểm soát nội bộ, đặc biệt là các hoạt động đạo đức, đồng thời giúp họ phát triển kỹ năng xử lý các tình huống khó khăn liên quan đến đạo đức.
• Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý phản ánh đạo đức và thái độ của họ Nếu nhà quản lý coi trọng kiểm soát nội bộ, nhân viên sẽ nhận thức và tích cực tham gia vào việc xây dựng hệ thống này Ngược lại, nếu nhân viên cảm thấy kiểm soát nội bộ không quan trọng, thì khả năng đạt được mục tiêu kiểm soát nội bộ của tổ chức sẽ bị giảm sút đáng kể.
Cơ cấu tổ chức là quá trình phân chia quyền hạn và trách nhiệm hợp lý giữa các phòng ban, bộ phận và cá nhân trong một đơn vị Một cơ cấu tổ chức phù hợp là nền tảng quan trọng cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều thành phần khác nhau, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của tổ chức.
Sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Hệ thống báo cáo phù hợp
Trong cơ cấu tổ chức, cần có một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, có trách nhiệm báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất của đơn vị.
Chính sách nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng, với mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ Nhân viên được tuyển dụng cần đảm bảo tư cách đạo đức và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện tốt công việc Quản lý nguồn nhân lực có vai trò thiết yếu trong việc thúc đẩy môi trường đạo đức thông qua việc thực thi tính minh bạch trong hoạt động hàng ngày.
1.2.3.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro có liên quan để đạt được các mục tiêu của tổ chức và xác định phản ứng thích hợp Đánh giá rủi ro gồm các bước sau:
Phương pháp đánh giá rủi ro chiến lược bắt đầu bằng việc xác định các rủi ro đối với mục tiêu quan trọng của tổ chức Rủi ro này liên quan đến các mục tiêu cần được xem xét và đánh giá cẩn thận Hoạt động của tổ chức có thể gặp nhiều nguy cơ từ các yếu tố nội bộ và ngoại vi Đánh giá rủi ro cần bao gồm tất cả các khả năng, bao gồm cả gian lận và tham nhũng Quá trình xác định rủi ro phải diễn ra liên tục để giảm thiểu thiệt hại Việc áp dụng các công cụ phù hợp để đánh giá rủi ro là điều cần thiết.
Đánh giá rủi ro là một nghệ thuật hơn là một khoa học, nhưng việc áp dụng các tiêu chí đánh giá giúp giảm thiểu tính chủ quan và cung cấp một khuôn khổ nhất quán Mục đích chính của đánh giá rủi ro là thông báo cho nhà quản lý về các lĩnh vực có rủi ro, từ đó phân loại rủi ro theo mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức, như cao, trung bình hoặc thấp Qua đó, rủi ro được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để quản lý hiệu quả và cung cấp thông tin cần thiết cho việc giải quyết Đặc biệt, những hoạt động có tiềm năng lớn thường đi kèm với nhiều rủi ro hơn.
Sau khi xác định và đánh giá mức độ rủi ro, nhà quản lý cần áp dụng các biện pháp phù hợp để xử lý rủi ro Có bốn phương pháp chính để ứng phó với rủi ro: tránh né, giảm thiểu, chia sẻ và chấp nhận rủi ro Tuy nhiên, tổ chức cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa rủi ro và chi phí liên quan đến việc ứng phó, đồng thời đảm bảo rằng rủi ro được giữ ở mức chấp nhận được nhằm duy trì hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kinh tế, công nghệ và chính sách của Nhà nước luôn biến đổi, dẫn đến sự thay đổi liên tục của môi trường rủi ro Do đó, các tổ chức cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh các rủi ro để đảm bảo phù hợp với mục tiêu phát triển của mình.
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm quản lý rủi ro, giúp tổ chức đạt được mục tiêu Để đạt hiệu quả, các biện pháp kiểm soát cần phải phù hợp, nhất quán và hiệu quả về chi phí trong suốt thời gian thực hiện Hoạt động này diễn ra trên toàn bộ tổ chức, tại mọi cấp độ và trong tất cả các chức năng Kiểm soát bao gồm cả kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện Để đảm bảo hiệu quả, các hoạt động kiểm soát cần được triển khai đúng cách.
Tuân thủ theo các quy định
Các chi phí thực hiện kiểm soát không được vượt quá lợi ích thu được
Liên quan trực tiếp đến các mục tiêu kiểm soát một cách đầy đủ và hợp lý
• Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt
Người được ủy quyền chỉ được thực hiện nghiệp vụ trong phạm vi quyền hạn của mình và hành động theo chỉ thị từ quản lý Ủy quyền là phương tiện chủ yếu để đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện theo kế hoạch của Ban giám đốc Thủ tục ủy quyền cần ghi rõ các điều kiện và điều khoản cụ thể, đồng thời thông báo đầy đủ cho các nhà quản lý và nhân viên.
Để giảm thiểu rủi ro và hành vi sai trái trong các nghiệp vụ, cần phân công nhiệm vụ một cách hệ thống Việc này giúp đảm bảo rằng không một cá nhân hay nhóm nào kiểm soát tất cả các thời điểm quan trọng, từ đó tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau hiệu quả giữa các cá nhân.
Sự thành công của INTOSAI
Theo INTOSAI GOV 9110, các thành viên của INTOSAI chia sẻ kinh nghiệm của quốc gia họ trong việc phát triển và đánh giá cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ, dựa trên hướng dẫn INTOSAI năm 1992.
New Zealand yêu cầu mỗi giám đốc điều hành của cơ quan chính phủ phải thực hiện trách nhiệm quản lý bằng cách thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ Điều này nhằm đảm bảo rằng báo cáo tài chính được cung cấp có độ tin cậy và minh bạch, từ đó tạo ra sự đảm bảo hợp lý cho các bên liên quan.
Trách nhiệm này, trước đây thường thuộc về giám đốc tài chính, nay đã được chia sẻ giữa giám đốc điều hành và giám đốc tài chính Cả hai cùng ký tên trên một báo cáo về trách nhiệm, được bao gồm trong báo cáo thường niên và báo cáo tài chính đã được kiểm toán của tổ chức.
Các nước thành viên của INTOSAI báo cáo về việc thực hành kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn vi phạm đạo đức Chẳng hạn, trong trường hợp chi tiêu công tại New Zealand, Văn phòng Kiểm toán phát hiện nhiều điểm yếu, chủ yếu do thiếu liêm chính và thẩm quyền trong quản lý thu mua, không ghi chép quy trình ra quyết định để xác định nhu cầu mua sắm, và không có quy định rõ ràng về việc xét duyệt mua hàng.
Mục tiêu kiểm soát chính của chính phủ Cộng hòa Nam Phi là ngăn chặn sai sót và vi phạm trong quản lý thông tin tài chính Tổng báo cáo kiểm toán đã xác định một loạt các mục tiêu kiểm soát chung nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính.
Văn phòng Kiểm toán Quốc gia Iceland đã chỉ ra một điểm yếu trong kiểm soát nội bộ, đó là sự thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của nó Giữa các cá nhân và nhà quản lý, có sự không tuân thủ các cấu trúc kiểm soát nội bộ đã được thiết lập Mặc dù chính phủ Iceland có thể xác định rõ ràng về kiểm soát nội bộ trên lý thuyết, nhưng thực tế lại cho thấy sự khác biệt lớn Văn phòng kiểm toán nhấn mạnh rằng nếu không có sự hiểu biết và giám sát thích hợp, nhân viên sẽ không thực hiện theo các kiểm soát đã được thiết lập.
• Theo tuyên bố Bắc kinh 2013 thì INTOSAI có rất nhiều thành công, trong đó có những điểm nổi bật sau:
Sự công nhận của Đại hội đồng Liên Hiệp Quốc thông qua Nghị quyết 66 năm
Năm 2011 đánh dấu thành công đáng kể của INTOSAI trong việc thiết lập tiêu chuẩn kiểm toán khu vực công Tiêu chuẩn này nhấn mạnh sự độc lập, hiệu quả, trách nhiệm và minh bạch trong hành chính công, đồng thời tăng cường vai trò của các tổ chức kiểm toán tối cao Điều này được xem là yếu tố thiết yếu trong quản trị tốt.
Sự hợp tác giữa các Cơ quan Kiểm toán Tối cao (SAIs) với các đối tác quốc tế như Liên Hợp Quốc, Ngân hàng Thế giới, OECD, IPU, IFAC và IIA đã nâng cao danh tiếng của INTOSAI, đồng thời khẳng định tầm nhìn toàn cầu và công nhận của tổ chức này như một cơ quan chuyên nghiệp hàng đầu.
INTOSAI đã ký Biên bản ghi nhớ (MoU) với 21 nhà tài trợ, tiến hành nhiều hoạt động hợp tác nhằm đạt được các mục tiêu chung Qua đó, khung tiêu chuẩn INTOSAI, bao gồm các tiêu chuẩn của SAIs (ISSAIs) và hướng dẫn quản trị (INTOSAI GOVs), được thực hiện thành công Sự hợp tác này cũng góp phần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của SAIs và INTOSAI trong cộng đồng toàn cầu.
Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ không thể tự đảm bảo đạt được các mục tiêu chung đã định nghĩa trước đó vì:
Kiểm soát nội bộ không thể biến một người quản lý kém thành một người quản lý giỏi Bên cạnh đó, sự thay đổi chính sách của chính phủ và các điều kiện kinh tế thường nằm ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý Do đó, nhà quản lý cần thiết kế và điều chỉnh mức độ rủi ro có thể chấp nhận được để phù hợp với tình hình thực tế.
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro, nhưng nếu hệ thống này được thiết kế kém hoặc không hoạt động đúng cách, rủi ro vẫn tồn tại.
Kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào yếu tố con người, do đó dễ xảy ra sai sót trong thiết kế, diễn giải, và có thể bị ảnh hưởng bởi sự cẩu thả, thiếu tập trung, thông đồng, lạm dụng hoặc ghi đè.
Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ gặp nhiều thách thức do hạn chế về nguồn lực Các nhà quản lý cần đánh giá kỹ lưỡng lợi ích mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại so với chi phí duy trì nó.
Thay đổi trong tổ chức và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ và sự hài lòng của nhân viên Do đó, các nhà quản lý cần thường xuyên xem xét và cập nhật các biện pháp kiểm soát để đảm bảo tính hiệu quả và sự phù hợp.
Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu
Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp có thu
Đơn vị sự nghiệp có thu là tổ chức hoạt động theo nhiệm vụ Nhà nước giao, sử dụng nguồn kinh phí ngân sách và thu từ các hoạt động được giao Các đơn vị này phải tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ và tổ chức bộ máy biên chế Tiêu chí xác định đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm khả năng tự chủ và trách nhiệm trong hoạt động.
Đơn vị sự nghiệp là tổ chức được thành lập bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, được Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất và đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên Đơn vị này có quyền thu một số loại phí, lệ phí trong quá trình hoạt động Ngoài ra, đơn vị sự nghiệp còn có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng, đồng thời tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Các đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại theo tính chất hoạt động thành nhiều loại, bao gồm: đơn vị sự nghiệp văn hóa, thể thao; đơn vị sự nghiệp kinh tế; đơn vị sự nghiệp giáo dục và khoa học; đơn vị sự nghiệp y tế; cùng với các tổ chức đoàn thể, nghề nghiệp và xã hội.
Các đơn vị sự nghiệp được phân loại dựa trên nguồn thu để thực hiện quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tài chính Đơn vị sự nghiệp có thu tự chủ hoàn toàn đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên Đối với đơn vị tự bảo đảm một phần kinh phí, nguồn thu sẽ chỉ đủ để chi trả một phần chi phí, phần còn lại sẽ được ngân sách nhà nước hỗ trợ Cuối cùng, các đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên là những đơn vị có nguồn thu thấp hoặc không có nguồn thu, với kinh phí hoạt động được ngân sách nhà nước chi trả hoàn toàn.
Cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu
Cơ chế quản lý tài chính quy định nguồn kinh phí và mức chi tiêu cho các hoạt động theo chức năng được giao Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, nguồn kinh phí bao gồm nhiều thành phần khác nhau.
Kinh phí từ ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ hoạt động thường xuyên, bao gồm chi lương và phụ cấp cho cán bộ viên chức cũng như tinh giản biên chế Ngoài ra, kinh phí này còn được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài khoa học ở cấp Nhà nước.
Các bộ, cấp ngành, chương trình mục tiêu quốc gia và nhiệm vụ đột xuất được giao sẽ sử dụng kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị và sửa chữa lớn tài sản cố định cũng được phân bổ Ngoài ra, vốn đối ứng cho các dự án nước ngoài phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kinh phí bổ sung được hình thành từ các nguồn thu sự nghiệp, bao gồm thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước, lãi suất từ tiền gửi ngân hàng, cùng với nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu từ các tổ chức trong và ngoài nước Ngoài ra, thu từ hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ cũng là một phần quan trọng trong việc tạo ra kinh phí này.
• Từ các nguồn thu trên, đơn vị sự nghiệp thực hiện các khoản chi theo nhiệm vụ được giao:
Chi thường xuyên: Chi các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, chi phục vụ cho việc thu phí, lệ phí
Chi không thường xuyên bao gồm các hoạt động như thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ, tổ chức chương trình đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, viên chức, và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo chỉ đạo của cấp có thẩm quyền Ngoài ra, chi còn liên quan đến việc tinh giản biên chế, đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn, thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài, cũng như các hoạt động liên doanh, liên kết và các khoản chi theo quy định.
Hàng năm, sau khi thanh toán các chi phí, thuế và các khoản nộp theo quy định, nếu có phần chênh lệch thu lớn hơn chi, số tiền này sẽ được sử dụng theo một trình tự nhất định.
Trích tỷ lệ phần trăm để lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
Trả thu nhập tăng thêm cho người lao động theo quy chế chi tiêu nội bộ
Việc trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ dự phòng ổn định thu nhập là rất quan trọng Đối với quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi, mức trích tối đa không được vượt quá 3 tháng lương, tiền công và thu nhập tăng thêm bình quân trong năm.
Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có
Hoạt động kiểm soát nội bộ tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ.
Mục tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu không phải là tối đa hóa lợi nhuận, mà là tối đa hóa lợi ích cho cộng đồng.
Mục tiêu của báo cáo là đảm bảo rằng các thông tin tài chính và phi tài chính được trình bày một cách trung thực và đáng tin cậy Những thông tin này cần được cung cấp kịp thời và phù hợp với nhu cầu của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
• Mục tiêu tuân thủ:Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải chấp hành tuân thủ các quy định của Nhà nước và quy chế của đơn vị
Trong chương 1, tác giả giới thiệu lịch sử hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ và những thay đổi quan trọng trong Báo cáo COSO 2013 Bên cạnh đó, tác giả cũng nêu rõ một số đặc điểm chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, cùng với hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công theo tiêu chuẩn INTOSAI 2004, bao gồm năm thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro;
Thông tin và truyền thông;
Trong bài viết, tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giám sát và những thành công đạt được trong kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực công Đồng thời, tác giả cũng trình bày kế hoạch của INTOSAI cho giai đoạn 2011 – 2016, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động công.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức có sự khác biệt tùy thuộc vào cấu trúc và loại hình hoạt động của từng đơn vị, với mục tiêu ngăn chặn sai sót và gian lận Các bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn INTOSAI 2004 là cơ sở để đánh giá mô hình kiểm soát tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2 Qua đó, việc phát hiện các sai sót và yếu kém trong hoạt động sẽ giúp đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả kiểm soát nội bộ, từ đó hướng tới việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU NUÔI TRỒNG THỦY SẢN 2
2.1 Tổng quan về Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2
2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển
Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2, được thành lập theo Quyết định số 219 HS/QĐ vào ngày 22/12/1976 của Bộ Hải sản, ban đầu mang tên Phân Viện Hải sản I Viện được thành lập trên cơ sở tiếp quản Viện Khảo cứu Thuỷ sản Miền Nam Việt Nam sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng Đến năm 1979, Phân Viện Hải sản I đổi tên thành Phân Viện Nghiên cứu Thuỷ sản I, với nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển nuôi trồng thuỷ sản tại Đồng Bằng Nam bộ Năm 1983, theo Quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng, Phân viện Thủy sản đã được nâng cấp thành Viện Nghiên Cứu.
Cứu Nuôi Trồng Thuỷ Sản 2, tên giao dịch tiếng Anh: Research Institute for Aquaculture
No 2 (viết tắt RIA2), là tổ chức khoa học công nghệ thuộc Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn
2.1.2 Sơ đồ tổ chức của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Tổ chức Đảng lãnh đạo Viện theo Hiến pháp và pháp luật, thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình cùng với nghị quyết của Đảng Đoàn thanh niên hoạt động gắn liền với phương hướng của Viện, trong khi Công đoàn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cán bộ viên chức và người lao động Ban thanh tra nhân dân đóng vai trò cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo, ghi nhận phản ánh và trao đổi của nhân viên.
Ban Lãnh đạo Trung tâm CNSTH
Phòng hành chính Phòng Tài chính – Kế hoạch
Bộ môn dinh dưỡng và công nghệ thức ăn
Bộ môn công nghệ chế biến và bảo quản sau thu hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao giá trị nông sản Xưởng sản xuất thực nghiệm Gò Vấp là nơi thực hành và nghiên cứu các công nghệ mới trong chế biến thực phẩm Đồng thời, xưởng sản xuất thực nghiệm thức ăn nuôi thủy sản tại Cái Bè – Tiền Giang cũng góp phần quan trọng vào việc phát triển ngành thủy sản bền vững.
Bộ môn VS và DT PT
- Phòng TN VS và LM
Bộ môn kinh tế xã hội
- Trại thực nghiệm Thủ Đức
Bộ môn nguồn lợi thủy sản
- Phòng TN ngư loại học
- Phòng TN chất lượng nước
- Phòng BT ngư loại và ngư cụ Bộ môn kinh tế xã hội
Ban lãnh đạo Trung tâm Cái Bè Phòng hành chính
Phòng tài chính kế hoạch Phòng di truyền và sản xuất giống
Phòng sản xuất giống và công nghệ nuôi
Phòng bệnh và môi trường
Ban lãnh đạo Quan trắc Phòng kế toán – hành chính Phòng nhận mẫu
Phòng mô học Phòng sinh học phân tử Phòng vi khuẩn dược lý Phòng virut
Phòng chất lượng nước Phòng tảo độc
Ban lãnh đạo Trung tâm Vũng Tàu
Phòng hành chính Phòng tài chính kế hoạch
Bộ môn bệnh môi trường
Ban lãnh đạo Phân Viện Minh Hải
Phòng kế toán - hành chính Phòng kỹ thuật nuôi
Phòng bệnh thủy sản Trại thực nghiệm Bạc Liêu
Viện Nghiên cứu Nuôi trồng Thủy sản 2 có sự tham gia tích cực của Đoàn thanh niên, Công đoàn, Ban lãnh đạo Viện, Hội đồng khoa học và Ban thanh tra nhân dân Đặc biệt, Trung tâm Quan trắc và Bảo vệ Môi trường và Phát triển bền vững đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và đánh giá chất lượng môi trường sau thu hoạch.
TT QG GTS NN Nam Bộ TT QG GHS Nam Bộ Phân Viện NC TS Minh HảiTC - HCKH - TC
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Viện Nghiên CứuNuôi Trồng Thủy Sản 2
Hội đồng Khoa học của Viện có nhiệm vụ xây dựng các chiến lược và kế hoạch hoạt động khoa học công nghệ cả ngắn hạn lẫn dài hạn Đồng thời, Hội đồng cũng thực hiện kiểm tra, đánh giá và nghiệm thu kết quả thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ ở cấp cơ sở.
Văn phòng Viện đảm nhận việc soạn thảo, chỉnh lý, in ấn, phát hành và lưu trữ các văn bản của Viện cùng với các tài liệu từ cấp trên và các ngành khác Đồng thời, Văn phòng cũng thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật của cơ quan, thực hiện công tác quản lý an ninh trật tự, quản trị cơ sở vật chất trong khuôn viên Viện, và quản lý, điều hành hoạt động của đội xe ô tô.
• Phòng Kế hoạch – Tài Chính:
Bộ phận Kế hoạch hỗ trợ chủ đầu tư trong việc xây dựng, điều chỉnh và quản lý các dự án đầu tư Đồng thời, bộ phận này còn thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả công tác đầu tư, sửa chữa lớn, cũng như việc tăng cường thiết bị cho Viện.
Bộ phận tài chính chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán theo đúng các quy định của luật ngân sách nhà nước, luật kế toán và chế độ chi tiêu nội bộ hiện hành Đồng thời, bộ phận này cũng thực hiện kiểm tra và giám sát các đơn vị trực thuộc trong việc tuân thủ các quy định tài chính.
Phòng quản lý khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp với hội đồng khoa học để tư vấn, tổng hợp và đề xuất các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Đồng thời, phòng cũng đề xuất các hình thức khen thưởng cho những sáng kiến và phát minh xuất sắc trong lĩnh vực khoa học công nghệ.
