1.2 Kiểm sốt nội bộ ở khu vực cơng
1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục để đối phó với rủi ro để đạt được mục tiêu của tổ chức. Để có hiệu quả thì hoạt động kiểm sốt phải phù hợp, nhất
toàn bộ tổ chức, các cấp và trong tất cả các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm sốt phịng ngừa và kiểm sốt phát hiện.
Để có hiệu quả, hoạt động kiểm sốt cần phải:
Phù hợp
Tuân thủ theo các quy định
Các chi phí thực hiện kiểm sốt khơng được vượt q lợi ích thu được
Liên quan trực tiếp đến các mục tiêu kiểm sốt một cách đầy đủ và hợp lý.
• Các hoạt động kiểm sốt phịng ngừa
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt
Người được ủy quyền chỉ được thực hiện nghiệp vụ trong phạm vi quyền hạn của mình, hành động theo chỉ thị, trong giới hạn được thiết lập bởi quản lý. Ủy quyền là phương tiện chủ yếu để đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện như dự kiến của Ban
giám đốc. Thủ tục ủy quyền cần được ghi rõ ràng các điều kiện, điều khoản cụ thể và
thông báo cho các nhà quản lý và nhân viên.
Phân công nhiệm vụ
Để giảm rủi ro hoặc hành vi sai trái và nguy cơ khơng thể phát hiện thì một cá
nhân đơn lẻ hoặc một nhóm khơng thể kiểm sốt tất cả các thời điểm then chốt của một
nghiệp vụ hoặc sự kiện. Do đó, nhiệm vụ và trách nhiệm cần phải phân cơng một cách có hệ thống để đảm bảo một số cá nhân kiểm sốt lẫn nhau có hiệu quả.
Tuy nhiên, sự thơng đồng có thể làm giảm hoặc phá hủy hiệu quả của các hoạt
động kiểm soát nội bộ của đơn vị. Một tổ chức nhỏ có thể có ít nhân viên thì trường hợp
kiêm nhiệm sẽ không tránh khỏi. Trong trường hợp này, nhà quản lý phải nhận biết được
rủi ro có thể xảy ra và sử dụng các biện pháp khác để giảm thiểu rủi ro. Như là luân
chuyển cán bộ để đảm bảo một nhân viên khơng thể xử lý các khía cạnh quan trọng của
Kiểm soát đối với quyền truy cập
Truy cập vào các nguồn tài nguyên và các hồ sơ được giới hạn cho các cá nhân có thẩm quyền. Hạn chế quyền truy cập vào tài nguyên làm giảm nguy cơ của việc sử dụng trái phép hoặc thiệt hại cho chính phủ và giúp đạt được chỉ thị quản lý.
• Các hoạt động kiểm sốt rủi ro
Kiểm tra
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Ví dụ như là
khi giao hàng, số lượng hàng hóa cung cấp phải được kiểm tra so với số lượng đặt hàng.
Sau đó số lượng hàng ghi trên hóa đơn phải được đối chiếu với số lượng hàng hóa nhận được.
Đối chiếu
Sổ sách, chứng từ phải được đối chiếu kịp thời để phát hiện những sai sót và có biện pháp xử lý. Ví dụ: Hàng tháng, hàng q kế tốn tiến hành đối chiếu nguồn kinh phí với kho bạc để phát hiện những sai sót của hai bên và điều chỉnh kịp thời.
Hiệu quả hoạt động
Dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá các hoạt động một cách thường xuyên. Nếu kết quả các hoạt động không đáp ứng được mục tiêu hoặc các tiêu chuẩn, quy trình và các hoạt động thành lập để đạt được các mục tiêu cần được xem xét để xác định những cải tiến cần thiết.
• Hoạt động vừa kiểm sốt phịng ngừa và vừa kiểm soát rủi ro (Đánh giá hoạt động và các quy trình)
Các hoạt động và quy trình định kỳ phải xem xét lại thực tế hoạt động của tổ chức để đảm bảo rằng chúng phù hợp với quy định hiện hành, chính sách, thủ tục, hoặc các yêu cầu khác.
Việc quản lý giúp đảm bảo đạt được các mục tiêu kiểm sốt nội bộ. Phân cơng, xem xét, phê duyệt và công việc của nhân viên, bao gồm:
Giao rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giải trình của từng nhân viên; Xem xét lại công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết;
Xem xét lại các điểm then chốt để đảm bảo công việc trôi chảy.
Với sự hướng dẫn và đào tạo để giúp nhân viên tránh các lỗi, lãng phí và các hành vi sai trái được giảm thiểu.
Các tổ chức phải đạt được sự kết hợp cân bằng thích hợp giữa kiểm sốt phịng ngừa và kiểm soát rủi ro để bù đắp những nhược điểm của cá nhân.
Khi một hoạt động kiểm sốt được thực hiện thì điều quan trọng là đảm bảo hiệu quả thu được. Do đó hành động khắc phục là một bổ sung cần thiết để kiểm soát hoạt động. Hơn nữa, sự rõ ràng của các hoạt động kiểm soát chỉ là một phần của kiểm soát nội bộ. Cần phải tích hợp với bốn thành phần khác của kiểm soát nội bộ.