3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng
3.2.3.2 Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài
Nhiều chủ nhiệm cho rằng việc tìm kiếm khách hàng mới gặp nhiều khó khăn vì do người bán u cầu trả tiền ngay. Để giải quyết vấn đề này tác giả đưa ra giải pháp như sau: Đầu năm, các chủ nhiệm và kế toán đề tài lên kế hoạch mua nguyên vật liệu, con giống vào tháng nào và tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp có uy tín. Soạn thảo hợp đồng, trong hợp đồng có phần tạm ứng tiền trả cho người bán trước khi nhận hàng và thanh tốn phần cịn lại sau khi nhận hàng. Mặc khác, Viện 2 ra quy định thời hạn gửi hồ sơ thanh toán kể từ ngày chứng từ phát sinh để tránh trường hợp nhiều đề tài bị người bán địi nợ mới làm thanh tốn, chuyển trả tiền cho người bán khơng kịp rồi đổ lỗi do phịng kế toán và Kho bạc chuyển tiền chậm. (Hiện nay Viện đã quy định thời gian thanh toán là 02 ngày và hệ thống chuyển khoản bằng Tabmis của Kho bạc nhanh rất nhiều so với lúc chưa có hệ thống Tabmis) Việc bổ sung người bán vào danh sách nhà cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho chủ nhiệm đề tài vì chủ nhiệm có nhiều sự lựa chọn khi so sánh giá cả, chất lượng mặt hàng.
Đối với các gói thầu tiến hành đấu thầu thì Viện 2 nên giao cho bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm. Đầu năm bộ phận này cùng với chủ nhiệm xem xét đề cương và dự toán đề tài để xem các mặt hàng nào cần phải đấu thầu. Từ đó, bộ phận kế hoạch tiến hành những thủ stục cần thiết để tổ chức đấu thầu. Tập trung tại một bộ phận, thì bộ phận này có nhiều gói thầu mua sắm nguyên vật liệu vào một thời gian gần nhau. Khi đăng báo, sẽ có nhiều cơ hội trong việc lựa chọn nhà cung cấp vì số tiền của nhiều gói thầu sẽ lớn, sẽ có nhiều người bán tham gia đấu thầu. Làm được điều này, sẽ làm cho các chủ nhiệm cũng như thành viên đề tài có thời gian nghiên cứu. Đồng thời ngăn chặn hoặc giảm thiểu gian lận xảy ra.
Để tránh trường hợp làm qua loa đối phó, ngun vật liệu bị hư hỏng thì tại mỗi Trung tâm nên có một kho chứa hàng, có người của Trung tâm quản lý và đồng thời sổ xuất nhập kho phải có đánh số thứ tự để giảm bớt gian lận xảy ra như là hàng hóa khơng
có mua nhưng vẫn nhập sổ theo dõi, hoặc nhập xuất số lượng nhiều nhưng thực tế mua ít hơn.
Việc kiểm tra chứng từ của một số nội dung mà kế toán hay quên hay bỏ sót. Ngồi chứng từ giấy đề nghị thanh toán và bảng kê chi tiền bắt buộc phải có. Tác giả thiết kế mẫu kiểm sốt nhằm hạn chế sự thiếu sót những chứng từ cần thiết.
Kiểm soát bộ chứng từ viết chuyên đề Nội dung Có Khơng
có
Ghi chú những sai sót
Hợp đồng
Thanh lý hợp đồng
Danh sách tiền công viết chuyên đề (02 bản) Cuốn chuyên đề
Bằng cấp của người viết chuyên đề
Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu chuyên đề
Danh sách hội đồng nghiệm thu Bài phản biện
Phiếu nhận xét
Phiếu đánh giá của hội đồng
Kiểm sốt bộ chứng từ cơng tác phí Nội dung Có Khơng
có
Ghi chú những sai sót
Cơng lệnh
Hóa đơn tiền th chổ ngủ (nếu có)
Nếu thuê xe
Hợp đồng
Thanh lý hợp đồng Hóa đơn
Nếu đi máy bay
Quyết định Hóa đơn Vé điện tử Thẻ lên máy bay
Nếu thuê ghe
Hợp đồng
Thanh lý hợp đồng Giấy biên nhận tiền
Nếu đi xe cơ quan
Hóa đơn xăng, dầu Phí cầu đường
Phiếu thu khấu hao xe
Nếu đi bằng phương tiện khác
Vé xe, tàu
Biên nhận tiền xe ôm (nếu đi xe honda ôm)
Bảng 3.2: Kiểm sốt bộ chứng từ cơng tác phí
Kiểm sốt bộ chứng từ nguyên vật liệu
Nội dung Có Khơng Ghi chú những sai sót
Hóa đơn (nếu dưới 10.000.000 đồng)
Nếu hàng hóa mua từ 10.000.000 đờng đến dưới 20.000.000 đồng
03 bảng báo giá Hợp đồng
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Hóa đơn
Biên bản giao nhận hàng
Nếu mua nguyên vật liệu trên 20.000.000 đờng và dưới 100.000.000 đờng thì bổ sung thêm
Tờ trình
Quyết định chỉ định thầu
Kiểm sốt bộ chứng từ phân tích mẫu Nội dung Có Khơng
có
Ghi chú những sai sót
Biên bản giao mẫu Kết quả phân tích mẫu Biên bản trả kết quả mẫu Photo bằng cấp (cá nhân) Hóa đơn
(*)Nếu phân tích mẫu từ 10.000.000 đờng đến dưới 20.000.000 đờng thì bổ sung thêm
03 bảng báo giá Hợp đồng
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Nếu phân tích mẫu trên 20.000.000 đờng và dưới 100.000.000 đờng thì bổ sung tiếp phần (*)
Tờ trình
Quyết định chỉ định thầu
Bảng 3.4: Kiểm sốt bộ chứng từ phân tích mẫu
Viện 2 gửi các văn bản pháp luật nhà nước cho các chủ nhiệm và kế toán Trung tâm nhưng hầu như các chủ nhiệm không quan tâm và nhân viên thực hiện đề tài cũng khơng biết. Vì vậy, Viện 2 nên phổ biến chi tiết về tiết kiệm chi trong Thông tư
93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 10/04/2006 đến tồn thể nhân viên. Đồng thời Viện cũng có chính sách để khuyến khích các chủ nhiệm sử dụng lao động của Viện có sẵn vì một mặt sẽ tiết kiệm được kinh phí của đề tài và mặt khác tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên.
Nhằm giảm bớt áp lực về khối lượng công việc cho kế toán, tránh trường hợp chứng từ để dồn vào cuối năm ; kế tốn có đủ thời gian để kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp trên chứng từ, kiểm tra nội dung thanh tốn so với đề cương và chứng từ có phù hợp với tiến độ thực hiện đề tài. Viện 2 nên quy định thời hạn gửi hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán kể từ khi nghiệp vụ phát sinh là trong vòng 15 ngày. Trong trường hợp chứng từ của đề tài sắp đến ngày kết thúc thì chứng từ phải gửi trước 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc đề tài.
Trong thanh tốn đề tài cịn gặp nhiều bất cập như trong phần hạn chế về thanh
toán đã đề cập trong chương 2. Tác giả đưa ra giải pháp hồn thiện quy trình thanh tốn
như sau:
• Xác định mục tiêu kiểm sốt của quy trình thanh tốn.
Giao hồ sơ đúng nơi quy định.
Trong quy trình thanh tốn ghi rõ trình tự, thứ tự chứng từ phát sinh trong hồ sơ tạm ứng, hồ sơ thanh toán để người thanh toán biết cách tập hợp chứng từ.
Cần phải cập nhật thường xuyên những thay đổi về mẫu biểu (thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản, tạm ứng, bảng kê chứng từ thanh tốn, cơng lệnh) và các quy định của nhà nước bằng văn bản để tất cả cán bộ công nhân viên của Viện 2 đều biết.
Chuyển khoản nhanh chóng và chính xác.
• Nội dung quy trình
Cơ sở pháp lý
- Cập nhật thường xuyên các chính sách Nhà nước.
- Quy chế chi tiêu nội bộ.
Thành phần hồ sơ (cập nhật thường xuyên)
TT Chứng từ
1 Quy định chung
Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị tạm ứng Bảng kê đề nghị thanh tốn
2 Cơng lao động
1. Hợp đồng lao động
2. Bảng chấm công bằng tay: ghi rõ tên đề tài (nếu có), người chấm cơng, chủ nhiệm đề tài, dự án (nếu có), trưởng bộ phận, lãnh đạo Trung tâm và đóng dấu.
3. Danh sách tiền công lao động: Nội dung trong danh sách ghi rõ tên đề tài, tiền công tháng nào, tên người lao động, số tiền/tháng, số tháng, tổng tiền/cá nhân, số tài khoản, tên ngân hàng, tổng số tiền bằng số, bằng chữ, người lập bảng, chủ nhiệm đề tài, Lãnh đạo duyệt.
3 Hợp đờng phân tích mẫu, chuyên đề, mua nguyên vật liệu (Đối với hạng mục trong dự tốn dưới 100 triệu đờng)
Quy định chung(ghi theo thứ tự)
chủ nhiệm đề tài có chữ ký của Giám đốc trung tâm, quyết định chỉ định thầu, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và thanh lý hợp đồng.
- Đối với hợp đồng từ 10.000.000đ đến dưới 20.000.000đ: 01 phiếu báo
giá, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và thanh lý hợp đồng.
Tùy trường hợp sau mà cần phải có thêm chứng từ sau:
- Hợp đồng phân tích mẫu: Biên bản giao mẫu; kết quả phân tích mẫu;
biên bản trả kết quả mẫu; photo bằng cấp của cá nhân phân tích mẫu (nếu thuê cá nhân phân tích.)
- Hợp đồng viết chuyên đề: Cuốn chuyên đề có chữ ký của người viết,
chủ nhiệm đề tài, phòng quản lý khoa học, lãnh đạo và giáp lai; danh sách hội đồng nghiệm thu chuyên đề; photo bằng cấp của người viết chuyên đề.
4 Hợp đồng mua ngun vật liệu có giá trị từ 100 triệu đờng trở lên
- Quyết định chỉ định thầu Công ty tư vấn đấu thầu
- Biên bản thương thảo hợp đồng với công ty tư vấn đấu thầu
- Hợp đồng với công ty tư vấn đấu thầu
- Quyết định thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu
- Quyết định thành lập tổ thẩm định hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề
xuất.
- Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt thơng số kỹ thuật và dự tốn
gói thầu.
- Xây dựng hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.
- Báo cáo thẩm định của tổ chuyên gia về hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn
đánh giá hồ sơ đề xuất
- Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề xuất.
- Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề
xuất
- Biên bản giao nhận hồ sơ yêu cầu.
- Công văn đăng thông báo mời thầu.
- Bán hồ sơ mời thầu (Thủ tục bán hồ sơ)
- Nhận hồ sơ đề xuất (Thủ tục nhận hồ sơ, biên bản giao nhận, biên bản
đóng thầu.)
- Đánh giá hồ sơ dự thầu (mở thầu, xét thầu, báo cáo kết quả chấm thầu.)
- Biên bản giao nhận kết quả báo cáo chấm thầu
- Báo cáo thẩm định của tổ chuyên gia về kết quả chấm thầu.
- Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt kết quả đấu thầu.
- Quyết định phê duyệt xếp hạng nhà thầu.
- Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
- Biên bản nghiệm thu hợp đồng với công ty tư vấn.
- Thủ tục thanh tốn cho cơng ty tư vấn ( bảng xác định khối lượng, công
văn đề nghị)
- Công văn thông báo kết quả đấu thầu.
- Biên bản thương thảo hợp đồng.
- Chủ nhiệm đề tài theo dõi thực hiện và thủ tục nghiệm thu hợp đồng.
- Giám định chất lượng (nếu cần).
- Hồn chỉnh và đóng hồ sơ của dự án.
5 Hội đồng xét duyệt đề cương, nghiệm thu
Quyết định thành lập hội đồng, danh sách hội đồng, bài nhận xét, bài phản biện, phiếu đánh giá, phiếu nhận xét
6 Đi công tác
- Giấy cử đi công tác
- Công lệnh ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên công lệnh
- Nếu đi xe cơ quan: Trên giấy đề nghị thanh toán ghi rõ số km và định
mức xăng trên 1 km, hóa đơn xăng xe, phí cầu đường, gửi xe, khấu hao xe, rửa xe và vá xe
- Nếu thuê xe: Hợp đồng thuê xe ghi rõ đoạn đường đi, đơn giá trên 1 km,
thời gian đi; thanh lý hợp đồng làm rõ đoạn đường đi, số ki-lơ-met, đơn giá, thành tiền và hóa đơn.
- Đi máy bay: hóa đơn, vé điện tử của hãng hàng không, thẻ lên máy bay,
quyết định cử đi công tác, thư mời.
- Khác: vé tàu, xe; hợp đồng và thanh lý hợp đồng thuê ghe; giấy biên
nhận nhận tiền báo xe ôm (giá trị nhỏ).
- Hóa đơn khách sạn (nếu có).
Ghi chú: Giấy biên nhận cho các khoản chi có giá trị nhỏ hơn 200.000đ, không được xé nhỏ các khoản chi để làm giấy biên nhận.
Thư mời, chương trình hội thảo, danh sách cá nhân và đơn vị tham dự hội thảo (có ký tên của từng cá nhân tham dự ), bài báo cáo tham luận hội thảo, giấy đi đường của người tham dự hội thảo (các đối tượng thuộc cơ quan nhà nước), hóa đơn (khách sạn, xăng xe đưa rước, photo, văn phịng phẩm, th hội trường, máy móc thiết bị phục vụ hội thảo (nếu có))
Bảng 3.5: Thành phần hồ sơ
Ghi chú:
Hóa đơn tài chính: Trường hợp mua bán lẻ hàng hóa có giá trị dưới 200.000đ mà người bán khơng có hóa đơn giá trị gia tăng thì người mua phải lập bảng kê mua hàng.
Mẫu biểu: Cập nhật thường xuyên mẫu biểu theo quy định của Nhà nước.
Nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
Cơ quan cần phân công, chia rõ nhiệm vụ trách nhiệm của người phụ trách từng nguồn kinh phí để người có nhu cầu thanh toán gửi hồ sơ thanh toán đúng nơi, đúng người. Tránh trường hợp hồ sơ bị thất lạc.
Trung tâm
Chi đề tài do Trung tâm quản lý thì kế tốn trung tâm tiếp nhận và làm thanh toán cho người hưởng thụ
Chứng từ đề tài thuộc trụ sở Viện 2 quản lý thì kế tốn đề tài gửi hồ sơ thanh tốn đến kế toán trung tâm; kế toán trung tâm xem, xử lý hồ sơ và chuyển tiếp đến kế toán Viện 2.
Trụ sở chính của Viện 2
Hồ sơ dự án đề tài thuộc cấp Bộ, Tổng Cục, Bộ khoa học công nghệ và các đơn vị khác trong nước; giấy đề nghị tạm ứng thì hồ sơ gửi đến bộ phận kế toán các nguồn kinh
Thời gian gửi và xử lý hồ sơ
Quy định thời gian thực hiện kiểm soát đối với chứng từ tiền mặt. Quy định thời gian thực hiện kiểm soát chứng từ chuyển khoản.
Quy định thời gian người thanh toán gửi chứng từ thanh toán kể từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Số lượng hồ sơ
Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, quyết định chỉ định thầu, danh sách tiền công lao động: 2 bộ
Các chứng từ cịn lại: 01 bộ.
Quy trình xử lý cơng việc
Bước Trình tự thực hiện và kiểm sốt
Trách nhiệm thực hiện 1 Tập hợp hờ sơ
- Người có nhu cầu thanh toán tập hợp đầy đủ chứng từ cần thanh toán.
- Điền đầy đủ thơng tin trên chứng từ thanh tốn.
- Rà soát lại hồ sơ chi theo quy định của Nhà nước và theo
quy chế chi tiêu nội bộ. Nếu là đề tài cần phải xem thêm thuyết minh đề cương.
- Chuyển hồ sơ đến chủ nhiệm đề tài (nếu đề tài), phụ trách
bộ phận, phụ trách Trung tâm của người làm thanh toán để xem xét và ký duyệt.
- Sau khi hoàn tất các thủ tục, người có nhu cầu thanh tốn
Người thanh tốn, chủ nhiệm đề tài và phụ trách bộ phận, thủ trưởng trung tâm.
chuyển hồ sơ đến bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ theo quy định nơi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
2 Kế tốn kiểm tra hờ sơ
- Kế toán của từng bộ phận kiểm tra tính hợp pháp, tính tuân thủ và hợp lý của chứng từ và đối chiếu dự tốn có liên quan đến kinh phí mà kế tốn đang kiểm chứng từ.
- Nếu chứng từ khơng đúng thì để vào khay trả lại hồ sơ.
- Nếu chứng từ đúng thì kế tốn của từng bộ phận ký vào
chứng từ và lập giấy “Giấy rút dự toán ngân sách”, “Ủy nhiệm chi”, “Lệnh chuyển tiền”, “Giấy rút tiền” theo mẫu quy định của Kho bạc và chuyển hồ sơ đến Kế toán trưởng
Bộ phận kế tốn kinh phí đề tài.
3 Kế tốn trưởng xem xét và ký duyệt