Các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế Các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế Các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế Các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế Các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế Các bước đàm phán trong kinh doanh quốc tế

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ - KINH DOANH  BÀI BÁO CÁO Môn học: ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI Đề tài: CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Giảng viên hướng dẫn: Phạm Thị Ngọc Thúy Nhóm thực hiện: NHĨM Năm 2021 NỘI DUNG CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Hỏi hàng (The enquiry/ Inquiry) Chào hàng (Offer) Hàng giá (Counter-offer) Đặt hàng (Order) Chấp nhận (Acceptance) Xác nhận (Confirmation) MỤC LỤC THÀNH VIÊN THỰC HIỆN NỘI DUNG CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ .5 A NỘI DUNG 5 HỎI HÀNG 1.1 Hỏi hàng gì? 1.2 Đặc điểm 1.3 Thư hỏi hàng CHÀO HÀNG .9 2.1 Chào hàng gì? 2.2 Phân loại chào hàng 2.3 Thu hồi hủy bỏ chào hàng 10 2.4 Điều kiện hiệu lực chào hàng .10 HOÀN GIÁ 10 3.1 Hồn giá gì? 10 3.2 Đặc điểm hoàn giá 11 3.3 Thư hoàn giá .12 ĐẶT HÀNG 14 4.1 Đặt hàng gì? 14 4.2 Phương thức đặt hàng 14 4.3 Đơn đặt hàng .14 CHẤP NHẬN 16 5.1 Chấp nhận gì? 16 5.2 Phân loại 17 5.3 Thời hạn chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực 17 5.4 Hủy bỏ chấp nhận .17 XÁC NHẬN 18 B 6.1 Xác nhận gì? 18 6.2 Phân loại 18 6.3 Biên xác nhận .18 KẾT LUẬN 19 CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ A NỘI DUNG HỎI HÀNG 1.1 Hỏi hàng gì? Hỏi hàng tiếng anh gọi Enquiry, lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua - Về phương diện thương mại việc người mua đề nghị người bán báo cho biết giá điều kiện để mua hàng Về mặt pháp lí: pháp luật không ràng buộc nghĩa vụ người hỏi hàng, có nghĩa người hỏi hàng khơng có nghĩa vụ phải mua hàng Nếu khơng mua hàng người hỏi mua bị kiện bị khiếu nại Hỏi hàng thực điện thoại, điện tín-telegram, telex, fax, chí bưu thiếp-postcard Nếu bạn muốn giới thiệu thêm số thông tin thân/cơng ty thư hỏi hàng cần thiết Nội dung thư hỏi hàng dựa việc bạn biết nhà cung cấp nào; nhà cung cấp bạn nước hay nước kiểu mà bạn hỏi 1.2 Đặc điểm - Khơng ràng buộc trách nhiệm người hỏi - Có thể gửi cho nhiều người - Không bắt buộc nội dung 1.3 Thư hỏi hàng Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, việc tìm kiếm nhà cung cấp hỏi hàng chuyện bình thường thường xuyên diễn Thư hỏi hàng (Enquiry) viết muốn hỏi thêm thông tin liên quan đến số sản phẩm, dịch vụ mà quan tâm hàng mẫu, báo giá, thời gian giao hàng, thời gian vận chuyển, đóng gói, … Hỏi hàng bước thông thường giao dịch buôn bán thông thường trực tiếp buôn bán quốc tế Giao dịch bn bán thơng thường: phương thức buôn bán trực tiếp người bán người mua thơng qua trung gian (thơng qua người thứ 3) Pháp luật không qui định nội dung thư hỏi hàng, thông thường thư hỏi hàng hỏi chi tiết tiết kiệm thời gian đàm phán để kí hợp đồng sau Cách viết thư hỏi hàng: - - - - - Bước 1: Viết phần mở đầu (Heading)  Tên công ty  Địa công ty  Ngày tháng năm hôm viết thư Bước 2: Viết lời chào (Salutation)  Thường bắt đầu Dear VD: Dear Mr John Bước 3: Giới thiệu ngắn gọn cơng ty  Giới thiệu: tên, chức vụ người viết thư  Giới thiệu công ty hoạt động lĩnh vực  Vị cơng ty thị trường (để tạo ấn tượng tốt, giúp việc hỏi hàng thuận lợi hơn, số nhà cung cấp sẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn tham khảo đàm phán họ nhận thấy bạn đối tác tiềm năng) Bước 4: Làm biết đến họ  Hiện tìm nhà cung cấp qua nhiều kênh thông tin khác như: trang mạng; môi giới, trung gian; hội chợ, … Bước 5: Đưa câu hỏi yêu cầu  Hỏi catalogue báo giá: tìm kiếm nhà cung cấp, khơng quan loại hàng mà cịn giá mặt hàng đó, mẫu hàng khác hàng để tìm sản phẩm phù hợp  Hỏi thơng tin chi tiết khác: đề cập xác bạn muốn như: hỏi cung cấp hàng mẫu, điều khoản toán, giao hàng, mức chiết khấu, … Bước 6: Cảm ơn kết thư  Một số mẫu thư hỏi hàng: Một số điểm cần lưu ý hỏi hàng: - - Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điều kiện “giao hàng sớm tốt” – “as soon as possible”, … trường hợp thật cần thiết điều thể yếu người mua Khơng nên bộc lộ giá muốn mua, để bớt thời gian hoàn giá người mua đưa số điều kiện mong muốn để có sở định giá Người mua lúc hỏi nhiều nơi để nhận chào hàng, cạnh tranh, sở lựa chọn người bán thích hợp tránh hỏi giá nhiều gây bất lợi cho người mua CHÀO HÀNG 2.1 Chào hàng gì? Chào hàng tiếng anh gọi Offer, lời đề nghị ký kết hợp đồng, thường xuất phát từ phía bên bán Trong bn bán quốc tế chào hàng việc người bán thể rõ ý định bán hàng theo điều kiện mà họ đưa Chào hàng cách mà người bán quảng cáo, marketing hay quảng bá cho sản phẩm 2.2 Phân loại chào hàng Căn theo mức độ chủ động người xuất - - Chào hàng thụ động: việc người bán trả lời thư hỏi hàng người mua trước nhận yêu cầu (thư hỏi hàng) người mua Bên bán cần gửi cho bên mua catalogue, hàng mẫu, biểu giá, thời hạn toán, phương thức toán, điều kiện giảm giá, … Chào hàng chủ động: việc người bán chủ động chào hàng chưa nhận thư hỏi hàng người mua Lúc bên bán cần giới thiệu công ty mặt hàng mình, gửi kèm theo catalogue, hàng mẫu, giá biểu cá điều kiện mà mong muốn để bán hàng Căn theo ràng buộc trách nhiệm người chào hàng - - Chào hàng cố định (firm offer): chào tới người mua ràng buộc trách nhiệm người đưa lời chào khoảng thời gian định (thời hạn hiệu lực chào hàng) Trong thời hạn hiệu lực chào hàng cố định, người mua chấp nhận hồn tồn lời chào hàng hợp đồng coi kí kết Chào hàng tự (free offer): lúc với lơ hàng người bán chào hàng tự cho nhiều khách hàng; khơng có thời hạn; khơng ràng buộc trách nhiệm người chào hàng Trong chào hàng tự cần ghi rõ “chào hàng không cam kết – offer without engagement” Chào hàng tự trở thành hợp đồng có xác nhận lại người xuất 2.3 Thu hồi hủy bỏ chào hàng - Thu hồi: thông báo thu hồi phải gửi đến trước lúc với chào hàng chào hàng thu hồi Còn đến tay người nhận chào hàng khơng cịn thu hồi lúc có hiệu lực pháp lý - Hủy bỏ: thông báo thay đổi phải đưa đến tay bên trước bên đưa lời chấp nhận Vì bên đưa lời chấp nhận lời đề nghị có hiệu lực pháp lý 2.4 Điều kiện hiệu lực chào hàng a) Chào hàng hợp pháp có đủ điều khoản chào hàng: Chủ thể hợp pháp, đối tượng mua bán hợp pháp, nội dung hợp pháp, hình thức hợp pháp b) Thời điểm chào hàng có hiệu lực xác định sau - Do bên đề nghị ấn định: pháp luật cho phép bên đề nghị ấn định thời điểm có hiệu lực đề nghị chào hàng - Nếu bên đề nghị khơng ấn định đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực kể từ bên đề nghị nhận đề nghị đó, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác (luật liên quan Luật thương mại) Các trường hợp coi nhận đề nghị chào hàng: - Đề nghị chuyển đến nơi cư trú, bên đề nghị cá nhân; bên đề nghị pháp nhân chuyển đến trụ sở Khi đề nghị đưa vào hệ thống thơng tin thức bên đề nghị Khi bên đề nghị biết đề nghị giao kết hợp đồng thông qua phương thức khác email, fax, … Ví dụ: Cơng ty A có gửi đề nghị giao kết hợp đồng gia công cho công tyB Nếu khơng có ấn định thời điểm có hiệu lực đề nghị có hiệu lực kể từ thời điểm công ty bên nhận đề ngị Thời điểm nhận đề nghị công ty A chuyển đề nghị đến trụ sở công ty B công tyB nhận thư điện tử, fax công ty A gửi qua phương thức 3 HỒN GIÁ 3.1 Hồn giá gì? Hoàn giá tiếng anh gọi Counter-offer, mặc giá điều kiện khác giao dịch Khi người nhận chào hàng không chấp thuận hồn tồn chào hàng đó, mà đưa lời đề nghị đề nghị trả giá Đây đề nghị phản hồi lại đề nghị ban đầu Khi cá nhân đề nghị hồn giá, điều có nghĩa đề nghị ban đầu bị từ chối gợi ý đề nghị khác Người phản hồi hoàn giá đưa ba lựa chọn cho người đề nghị ban đầu: chấp nhận đề nghị hoàn giá người phản hồi, từ chối đưa đề nghị khác Thông thường khơng có hợp đồng ràng buộc bên liên quan người chấp nhận đề nghị người Hoàn giá phổ biến nhiều loại đàm phán, giao dịch kinh doanh giao dịch riêng hai cá nhân Hoàn giá xuất giao dịch bất động sản, đàm phán việc làm kinh doanh xe 3.2 Đặc điểm hoàn giá - Có thể xuất phát từ phía người bán hay phía người mua - Làm thay đổi số nội dung chào hàng trước - Làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực - Cấu thành chào hàng Khi hai bên đàm phán giao dịch thỏa thuận kinh doanh, bên đưa lời đề nghị trước Một đề nghị hoàn giá phản hồi cho lời đề nghị ban đầu đó, thay đổi điều khoản giá thoả thuận Giá đưa lớn thấp giá ban đầu, tùy thuộc vào việc bên đề nghị hồn giá Vì vậy, người không chấp nhận từ chối đề nghị ban đầu, người định đàm phán lại cách đưa đề nghị hồn giá Lấy ví dụ sau: Bà A định bán ngơi nhà thị trường với giá 300.000 USD Tuy nhiên, ông Y đến xem nhà mặc 285.000 USD Đây đề nghị hồn giá ơng Y Bà A tiếp tục đề nghị mức giá 295.000 USD, đề nghị hồn giá bà A Ơng Y có lựa chọn: phải chấp nhận, từ chối đưa đề nghị hoàn giá tương ứng tiếp tục đàm phán lại Các bên phép đưa đề nghị hồn giá nhiều lần q trình đàm phán thoả thuận thống Khi đàm phán qua lại, bên đưa đề nghị hoàn giá với mức giá có lợi cho so với đề nghị trước Khơng bên có nghĩa vụ phải chấp nhận đề nghị đối phương họ thống hợp đồng, điều xảy đề nghị hoàn giá chấp nhận Đó lúc hình thành hợp đồng ràng buộc thi hành hai bên Đề nghị hoàn giá bác bỏ tính hiệu lực đề nghị trước người đưa lời đề nghị ban đầu khơng cịn phải chịu trách nhiệm pháp lí Một đề nghị hồn giá bao gồm giải thích điều khoản đề nghị trước yêu cầu thông tin bổ sung để làm rõ đề nghị trước Một đàm phán hồn tất người mua người bán thống chấp nhận với điều khoản cuối mà khơng có điều kiện sửa đổi bổ sung 3.3 Thư hồn giá Cách trình bày thư trả giá bên mua - - Phần mở đầu: + Cảm ơn bên bán báo giá cho cơng ty Phần nội dung chính: + Trình bày điều kiện khơng thích hợp với cơng ty + Đề xuất điều kiện minh Phần kết: + Mong nhận hồi âm Cách trình bày thư trả giá bên bán - - Phần mở đầu: + Cảm ơn bên mua có ý định mua hàng gừi đơn đặt hàng cho Phần nội dung chính: + Trình bày điều kiện khơng thể đáp ứng đề xuất điều kiện mong muốn Phần kết: + Mong nhận hồi âm  Một số mẫu thư hoàn giá ĐẶT HÀNG 4.1 Đặt hàng gì? Đặt hàng tiếng Anh Order - Là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía bên mua Nếu chào hàng lời đề nghị xuất phát từ phía người bán đặt hàng bước phản hồi cuả bên mua đơn chào hàng bên bán - Đề nghị mua hàng bên mua theo điều kiện nêu đơn chào hàng bên bán Cũng thể đồng ý tiến hành giao dịch bên mua với bên bán Thể đồng ý mua lượng hàng hóa với số lượng cụ thể với mức giá thỏa thuận với điều khoản khác - Đặt hàng chào mua hàng cố định Vì đặt hàng gửi tới người bán nhất, khoản thời gian ràng buộc Nên quy định giống thư chào hàng cố định 4.2 Phương thức đặt hàng Việc đặt hàng diễn sở hàng mẫu bên mua đưa sau bên mua xem catalogue, hàng mẫu, giá biểu, … bên bán đưa Thì bên mua lập đơn đặt hàng để tiến hành đặt hàng hình thức: - Đặt hàng trực tiếp: hình thức bên bán bên mua gặp mặt trực tiếp để trao đổi với Đặt hàng gián tiếp:  Đặt hàng qua thư  Đặt hàng qua điện thoại  Đặt hàng qua mạng (mail, hình thức trực tuyến khác) Sau nhận đơn đặt hàng từ bên mua, bên bán chấp thuận đồng ý với nội dung điều khoản bên bán cần ký, đóng dấu sử dụng phương thức khác để xác nhận nhận đơn đặt hàng gửi lại cho bên bán 4.3 Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng (Purchase order - P/O) chứng từ công ty, doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng gửi đến nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa Đơn đặt hàng nên gửi biết người bán hàng có hàng có ý định bán hàng có khả cung cấp hàng hóa Người đưa thư tự ràng buộc với điều kiện quy định thư chào hàng thời gian hiệu lực thư chào chào hàng cố định Nếu đơn phương từ chối không thực bị khiếu nại kiện tịa phải bồi thường thiệt hại Các thông tin quan trọng đặt hàng: - - Tên hàng: điều khoản quan trọng, nêu lên xác đối tượng mua bán, trao đổi Quy cách phẩm chất: điều khoản nói lên mặt “chất” hàng hóa, bao gồm tính năng, cơng suất, hiệu suất, … Để xác định ta dựa trên: mẫu hàng, catelory tiêu chuẩn, quy cách, trạng hàng hóa Số lượng: điều khoản quan trọng bên cạnh tên hàng, bao gồm vấn đề đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) hàng hóa Giá cả: điều kiện quan trọng, bao gồm vấn đề như: đồng tiền tính giá, mức giá, … Giao hàng: nội dung điều kiện giao hàng xác định thời hạn địa điểm giao hàng, xác định phương thức giao hàng việc thông báo giao hàng Thanh toán: cần ghi rõ phương thức toán ⁺ Phương thức toán đơn đặt hàng thỏa thuận bên Vì thế, thấy Đơn đặt hàng ghi nội dung chưa hợp lý bên nhận đặt hàng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại ⁺ Hoặc bên chọn hình thức tốn trực tiếp tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng Cần điền đầy đủ thông tin đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá tính thành tiền tương ứng Những nội dung cách xác nhận số lượng, giá làm toán sau Đồng thời, địa điểm thời gian giao hàng bên đặt hàng ghi rõ để làm giao hàng toán  Một số đơn đặt hàng CHẤP NHẬN 5.1 Chấp nhận gì? Chấp nhận tiếng Anh Acceptance, chấp nhận, đồng ý hoàn toàn tất điều kiện chào hàng (hoặc đặt hàng) mà phía bên đưa Sau bên bán bên mua qua nhiều lần báo giá trả giá cuối đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán Thời hạn chấp nhận đề nghị có hiệu lực sau: 5.2 Phân loại Chấp nhận (Acceptance) chia làm loại: - Chấp nhận vô điều kiện Với việc chấp nhận hợp đồng ký kết hợp đồng bao gồm chứng từ sau: ⁺ Offer: ngừi bán kí ⁺ Order: người mua kí ⁺ Acceptance: người mua kí Sau loại chứng từ nói kí kết hợp đồng coi ký - Chấp nhận có điều kiện Về hợp đồng chưa ký kết cịn nhiều khả khơng kí Điều kiện hiệu lực “Chấp nhận có điều kiện” ⁺ Phải theo hình thức mà pháp luật nước yêu cầu ⁺ Phải làm thời hạn hiệu lực Offer Order Nếu thời hạn việc chấp nhận khơng có giá trị ⁺ Phải người nhận giá chấp nhận ⁺ Chấp nhận phải gửi tận tay người chào người đặt hàng, người khơng nhận chấp nhận khơng có giá trị mặt pháp lý 5.3 Thời hạn chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực Trường hợp bên đề nghị ký kết ấn định thời hạn trả lời việc bên đề nghị trả lời chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực thời hạn Đối với trường hợp bên đề nghị khơng ấn định thời hạn trả lời việc bên đề nghị trả lời chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng có hiệu lực thời hạn hợp lý 5.4 Hủy bỏ chấp nhận Chấp nhận chào hàng bị hủy bỏ thông báo không chấp nhận chào hàng tới người chào hàng trước lúc với chấp nhận Quy định áp dụng trường hợp mà trước người chào hàng chấp nhận chào hàng bày tỏ quan điểm thơng qua thơng báo thức người chào hàng, sau họ thay đổi ý kiến khơng chấp nhận chào hàng gửi thông báo hủy cho người chào hàng 6 XÁC NHẬN 6.1 Xác nhận gì? Xác nhận tiếng Anh Confirmation, việc xác nhận lại thỏa thuận mà hai bên trao đổi với để thống điều kiện giao dịch Khẳng định lại điều thoả thuận bên mua bán để tăng thêm tính chắn chúng để phân biệt điều khoản cuối với điều kiện đàm phán ban đầu Có giá trị hợp đồng Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bên Việt Nam bên Hoa Kỳ Bên Việt Nam yêu cầu bên Hoa Kỳ xác nhận điều khoản điều kiện giao dịch hai bên Và lập thành bản, bên Việt Nam giữ bản, bên Hoa Kỳ giữ Coi chứng hợp đồng thương mại mà Việt Nam Hoa Kỳ ký kết 6.2 Phân loại - Xác nhận bán hàng: bên bán lập - Xác nhận mua hàng: bên mua lập Xác nhận thường lập thành bản, bên giữ 6.3 Biên xác nhận Trong thương mại quốc tế, bên giao dịch với thường khoảng thời gian dài Vì nội dung mà hai bên thống cần phải ghi lại ghi nhớ cho hai bên Hai bên mua bán, sau thống thỏa thuận với điều kiện giao dịch, có cần thận trọng ghi lại điều thoả thuận, thống nhất, gửi cho đối tác Đó văn kiện xác nhận (Biên xác nhận) Xác nhận thường lập thành bản, bên lập xác nhận ký trước gửi cho bên Bên ký xong giữ lại gửi trả lại Nội dung xác nhận bao gồm tất điều mà hai bên mua bán thống nhất, thỏa thuận trình giao dịch Thường bao gồm điều khoản hợp đồng như: Tên hàng; Chất lượng; Số lượng; Vận chuyển; Điều kiện giao dịch; Điều kiện giao dịch; Thanh tốn; Đóng gói; Khiếu nại, trọng tài B KẾT LUẬN ... KẾT LUẬN 19 CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ A NỘI DUNG HỎI HÀNG 1.1 Hỏi hàng gì? Hỏi hàng tiếng anh gọi Enquiry, lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác đề nghị thiết lập... (Confirmation) MỤC LỤC THÀNH VIÊN THỰC HIỆN NỘI DUNG CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ .5 A NỘI DUNG 5 HỎI HÀNG 1.1 Hỏi hàng gì?...NỘI DUNG CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Hỏi hàng (The enquiry/ Inquiry) Chào hàng (Offer) Hàng giá (Counter-offer)