Kỹ thuật Đàm Phán Ký Kết Hợp Đồng Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế

Kỷ thuật Đàm Phán Ký Kết Hợp Đồng Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế Kỷ thuật Đàm Phán Ký Kết Hợp Đồng Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế Kỷ thuật Đàm Phán Ký Kết Hợp Đồng Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế Kỷ thuật Đàm Phán Ký Kết Hợp Đồng Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế Kỷ thuật Đàm Phán Ký Kết Hợp Đồng Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế Kỷ thuật Đàm Phán Ký Kết Hợp Đồng Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế

Đàm phán là một hoạt động gắn với mọi quan hệ giữa người với người mà hàng ngày chúng ta vẫn tiến hành và nhiều khi tiến hành một cách trực giác không kịp có thời gian suy nghĩ đến Trong lĩnh vực quản lý đàm phán là một bộ phận không thể tách rời mang lại thành công hay thất bại cho bạn cũng như doanh nghiệp Một cuộc đàm phán thành công, là sự hội tụ của nhiều yếu tố Từ công việc chuẩn bị, tổ chức nội dung cũng như nhân sự của cuộc đàm phán cho đến kỹ năng và sự hiểu biết của chính những người tham gia vào cuộc đàm phán đó Do thời gian hạn hẹp nhóm

chỉ tập trung nghiên cứu sâu về “các loại kỹ thuật lập luận trong đàm

phán”

Mục tiêu nghiên cứu;

• Mục tiêu cụ thể: phân tích làm rõ các yếu tố cấu thành nên luập luận trong đàm phán đàm phán

số khái niệm phổ biến về đàm phán:

Theo Gerald I.Nierenberg(USA) thì: “Định nghĩa về đàm phán đơn giản nhất, mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm sự thỏa mãn, ít nhất đều nảy nở từ mầm sống của quá trình người ta triển khai đàm phán Chỉ cần người ta vì muốn biến đổi quan hệ hỗ tương mà trao đổi với nhau về quan điểm, chỉ cần người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàm phán” “Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc thay mặt đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch

sử văn minh nhân loại”.

(The Art of Negotiating – Nghệ thuật đàm phán) Theo Trương Tường(Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất”.

(Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996).

Theo Roger Fisher và William Ury(USA): “Đàm phán là phương tiện

cơ bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia

có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng”.

(Getting to Yes – Để đạt được thỏa thuận – NXB TP.HCM 1997).

Còn theo chúng tôi: “ Đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai

hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên”.

Hay hiểu theo cách khác, “Đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên

tiến hành bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên”

Trong vô vàn cuộc đàm phán diễn ra hàng ngày, có những cuộc đàm phán, trong đó các yêu cầu đặt ra không cao và không cần phải lập kế hoạch trước cho quá trình và kết quả đàm phán, ví dụ như: các cuộc đàm phán trong gia đình, giữa những bè bạn thân thích, trong cuộc sống đời thường… Ngược lại, các cuộc đàm phán trong kinh doanh, yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng hơn

1.2 Đặc điểm của đàm phán:

1.2.1 Cơ sở gốc rễ của đàm phán là lợi ích.

Mục đích của các cuộc đàm phán là tối đa hoá lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột về lợi ích giữa các bên

1.2.2 Trong đàm phán, luôn tồn tại mâu thuẫn khách quan giữa “hợp tác” và “xung đột”.

Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu, lợi ích của bản thân mà là quá trình đôi bên không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình để tiếp cận nhau, cuối cùng đạt đến ýý kiến nhất trí Khía cạnh “hợp tác” thể hiện ở chỗ lợi ích của bên này nằm ở sự chấp nhận của bên kia và

những thoả thuận đạt được phải đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên Còn

“xung đột” ở chỗ do lợi ích của bên này tăng lên có thể làm lợi ích của bên kia giảm đi nên các bên luôn tích cực bảo vệ lợi ích riêng của mình Hiểu

rõ tính tất yếu khách quan của mâu thuẫn này là rất quan trọng đối với người tham gia đàm phán để họ không sa vào hẳn một trong hai khuynh hướng: sợ xung đột, quá nhường đối tác dẫn đến thua thiệt hoặc quá ham tấn công, không nhường nửa bước dẫn đến không được sự hợp tác của đối tác dẫn đến đàm phán đổ vỡ

1.2.3 Các tiêu chuẩn quyết định hiệu quả của đàm phán

Thành công hay thất bại của đàm phán không căn cứ vào việc thực hiện các mục tiêu của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất mà còn có một loạt tiêu chuẩn bình xét các giá trị tổng hợp:

• Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: kết quả cuối cùng có đạt được mục tiêu

dự định không, nếu đạt thì ở mức độ bao nhiêu

• Tiêu chuẩn tối ưu hoá chi phí gồm các loại: chi phí cơ bản, chi phí trực tiếp và chi phí cơ hội

• Tiêu chuẩn quan hệ với đối tác: có củng cố hơn được quan hệ hợp tác giữa hai bên không

1.2.4 Đàm phán vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.

Tính khoa học ở chỗ đàm phán có các quy luật liên quan đến lợi ích đôi bên để lập các chiến lược đàm phán Ngoài ra, đàm phán lại là một hoạt động giao tiếp giữa người với người vốn là một nghệ thuật, không thể xác định rõ ràng Một nhà đàm phán giỏi là một người biết kết hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật của đàm phán một cách khéo léo để mang lại thành công cho cuộc đàm phán

Chương 2 Các kỹ thuật lập luận trong đàm phán

2.1 Kỹ thuật mở đầu cuộc đàm phán

1.1.1 Bắt đầu cuộc đàm phán bằng không khí cởi mở

Tạo một bầu không khí đàm phán tích cực ngay từ ban đầu rất quan

trọng bởi 2 lý do cơ bản Thứ nhất, nhiệm vụ cuả mở đầu là tiếp cận và tìm

hiểu đối tác, tạo bầu không khí thuận lợi, tạo cho đối tác thái độ nhiệt tình

và xây dựng khi thảo luận công việc trong quá trình đàm phán.Thứ hai, mở

đầu đàm phán diễn đạt những nội dung sẽ được bàn tới trong cuộc đàm phán để đối tác có sự chuẩn bị trước

2.1.1 Hai cách mở đầu đàm phán

Có hai cách mở đầu đàm phán là trực tiếp và gián tiếp Trong cách

mở đầu trực tiếp, người mở đầu trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung của cuộc đàm phán theo cách đi thẳng vào vấn đề, giúp đối tác nhanh chóng hiểu được nội dung chính của cuộc đàm phán nhưng trong một số trường hợp, phần đặt vấn đề quá ngắn có thể làm đối tác chưa kịp tập trung chú ý

công ty ông vừa sản xuất một kiểu dáng điều hoà mới, việc tiêu thụ điều hoà vào thời điểm này là hoàn toàn hợp lý

Còn trong phương pháp mở đầu gián tiếp, người mở đầu dựa vào một điểm nào đó liên hệ với vấn đề rồi chuyển vấn đề sang bàn luận rộng tiếp Cách này có thể làm đối tác tưởng ta là nhà hùng biện nên có tâm lý đề phòng những lời nói của ta sau này và đôi khi họ bị phân tán bởi quá nhiều chi tiết mà không tập trung vào nội dung chính của đàm phán

Dù mở đầu theo cách nào, ngay từ đầu ta cũng nên thiết lập cho mình phong cách đàm phán tự tin, vui vẻ, cởi mở nhưng chắc chắn và quyết đoán

2.1.2 Một số kỹ thuật cơ bản trong đàm phán

2.1.2.1 Kỹ thuật đề nghị

Đề nghị là việc đưa ra một gợi ý, một phương án giải quyết vấn đề để đối phương cân nhắc nhằm đi đến thoả thuận Đề nghị cần được đưa ra vào thời điểm thích hợp, được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và nên nhấn mạnh được thiện chí thoả thuận Thời điểm thích hợp của việc đưa ra đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà ta chọn Ta có thể chọn cách chủ động đặt vấn đề trước hoặc để đối phương đưa ra đề nghị trước

2.1.2.2 Kỹ thuật đưa đề nghị

Nếu ta đề nghị trước thì lời đề nghị nên:

- Chỉ rõ tất cả các điều kiện liên quan “Nếu anh để cho chúng tôi… chúng tôi sẽ cung cấp cho anh….”

- Tìm hiểu phản ứng của đối phương “Anh cảm thấy thế nào nếu chúng tôi đề nghị…?” Nên tiên liệu trước các phản ứng có thể có của đối phương

- Không nên thể hiện sự nhượng bộ nhưng cũng không nên đưa các yêu cầu không thực tế, thái quá, dẫn đến khó có cơ sở để đạt đến thoả thuận

- Nhấn mạnh vào các thuận lợi mà đề nghị của ta mang lại Lợi ích luôn

“dễ chịu” hơn “cái giá phải trả”

Ta nên đưa ra những đề nghị nằm trong phạm vi thoả thuận, nghĩa là nằm trong phạm vi mà đối phương có thể điều chỉnh và ta có thể nhượng

bộ song cuối cùng vẫn đảm bảo lợi nhuận cao nhất có thể cho bên mình Muốn vậy, ta phải chuẩn bị cẩn thận các lí lẽ để bảo vệ cho những đề nghị mình

2.1.2.3 Kỹ thuật đối phó với việc đối phương đưa ra đề nghị trước

Để đối phương đưa ra đề nghị trước cũng có thể tạo cho ta lợi thế.Trước hết, giúp ta cảm nhận sự cách biệt trong quan điểm cuả hai bên

để từ đó ta có thể nhanh chóng tìm ra các giải pháp xích hai bên gần nhau hơn Mặt khác, ta có thể trình bày các lí lẽ của mình nhằm huỷ bỏ đề nghị

ban đầu của đối phương khiến đối phương phải đưa ra đề nghị khác trong khi đối phương vẫn chưa biết quan điểm cuả ta như thế nào Tuy nhiên, thủ pháp này không dễ gì thành công trước một nhà đàm phán sành sỏi.Họ không dễ gì bị dụ vào việc thảo luận đề nghị cuả họ.Ngược lại, họ sẽ đề nghị ta đưa ra ý kiến phản bác và hai bên cùng lật ngửa quân bài.Tốt nhất,

ta nên đặt câu hỏi ngay sau khi kết thúc thủ tục khai mạc đàm phán để giành quyền đề nghị đối phương lật ngửa quân bài của họ

Nếu đối phương đề nghị trước, ta cần có thời gian xem xét những gì

họ nói Đừng ngại yêu cầu họ giải thích thêm vì khi đó, ta có thêm thời gian để suy nghĩ và có thể thu thập thêm thông tin từ họ Tạm nghỉ để trao đổi trong nhóm nếu thấy cần thiết nhưng nên thận trọng và hạn chế sử dụng chiến thuật này.Khi trả lời nên bắt đầu bằng việc tóm tắt lại lời đề nghị của đối tác

2.2 Kỹ thuật truyền đạt thông tin:

Khi người nói và cả người nghe không nắm vững kỹ năng này thì thường xảy ra chuyện nghe mà hiểu không đúng, không đủ (hoặc cả hai ) Khi thông tin truyền đạt lại cho nhân vật thứ ba, thứ tư… thì rất nhiều khả năng thông tin trong câu chuyện sẽ bị hiểu sai đi khá nhiều so với thông tin ban đầu

Người ta thường nói : “Tam sao thất bổn” Câu nói này có thể hiểu theo hai nghĩa Nếu hiểu “thất” là “mất” thì nó có nghĩa là sau ba lần sao chép

sẽ không còn giữ được nguyên nghĩa của bản chính.Nếu hiểu “thất” là

“bẩy” thì có nghĩa, sau ba lần sao chép bản chính sẽ trở thành bảy bản có nội dung khác nhau.Để tránh sự hiểu nhầm thông tin truyền đạt cần phải có các kỹ thuật như: kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật trả lời câu hỏi và kỹ thuật lắng nghe

2.2.1 Kỹ thuật đặt câu hỏi:

Lý do đặt câu hỏi: Thông tin luôn có tính phản hồi và có ảnh hưởng trực

tiếp đến cuộc đàm phán Thông tin thường mang tính chất chủ quán, nó được truyền tải từ suy nghĩ người nói sang người nghe, tuy nhiên thông tin này vẫn có thể chủ động kiểm soát Ngược lại thông tin được truyền từ

phỏi đối tỏc trong đàm phỏn đi (trong điều kiện bị hạn chế bị khụng gian, tiếng ồn) Để cú được những thụng tin chớnh xỏc từ phớa đối tỏc chỳng ta phải đặt cõu hỏi sao cho phự hợp với thụng tin cần lấy từ phỏi đối tỏc Vỡ vậy đặt cõu hỏi rất quan trọng, giỳp thụng tin trong đàm phỏn đi 1 cỏch đỳng hướng, tiết kiệm thời gian, ngoài ra nú cũn giỳp cho người đặt cõu hỏi

• Giành và duy trỡ quyền chủ động trong đàm phỏn

• Thu thập được những thụng tin thật sự cần thiết và phự hợp với mục đớch của ý đồ người hỏi

• Động viờn sự tớch cực và tớnh sỏng tạo làm cho đối tỏc cú hứng thỳ cung cấp thụng tin

• Qua đú giỳp kịp thời ứng xử và xử lý kịp thời những “ lỗ hổng” trong quỏ trỡnh chuẩn bị đàm phỏn

Tuy nhiờn khụng phải đặt cõu hỏi cũng phỏt huy được tỏc dụng, cũng cấp những tin cần thiết cho người hỏi Vỡ vậy khi đặt cõu hỏi cần phải lựa chọn thời gian thớch hợp (khụng được ngắt ngang khi đối tỏc đang núi) nhỡn thỏi

dộ biểu cảm khuụn mặt người nghe mà đặt cõu hỏi.Trỏnh tỡnh trạng đặt cõu hỏi khụng liờn quan đến nội dung của vấn đề đàm phỏn, những cõu hỏi liờn quan thụng tin bớ mật của người được hỏi

2.2.1.1 Cỏc loại cõu hỏi:

Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động trong hớng đàm phán vàthu thập đợc những thông tin cần thiết cho mình, thì ta phải nắm đợc

kỹ thuật đặt câu hỏi Cần lựa chọn thời điểm đặt câu hỏi phù hợp, tránh cắt ngang lời nói của đối phơng Không nên đặt những câu hỏi không liên quan đến nội dung đàm phán hay liên quan đến thông tin bí mật Khi đặt câu hỏi nên giải thích cho đối tác biết mục đích của việc đặt câu hỏi nếu có thể nh khẳng định việc cung cấp thông tin

là vì lợi ích hai bên, vì sự thành công của cuộc đàm phán Có vậy, đối tác mới hứng thú cung cấp thông tin bổ ích cho ta Dới đây là một số loại câu hỏi hay dùng trong đàm phán

a) Cõu hỏi đúng:

Là câu hỏi chỉ cho phép người trả lời chỉ trả lời “Có” hoặc “Không”,

“Đúng” hoặc “Sai” hoặc một câu trả lời ngắn gọn

• Mục đich câu hỏi: câu hỏi này được sử dụng khi người hỏi muốn có câu trả lời xác định, khẳng định lại một vấn đề gì đó, hoặc trong trường hợp muốn thu hẹp vấn đề lại theo ý định người hỏi

• Ưu điểm:

- Tập trung vào trọng tâm vào thông tin cần hỏi,

- Thông tin đưa ra ngắn gọn, rõ ràng

• Nhược điểm:

- Câu hỏi này dễ tạo cho người nghe có cảm giác “đột ngột”, không cho phép người trả lời có cơ hội được giải thích diễn giải về những gì định thể hiện

- Thông tin có thể không chính xác hoặc thiếu thông tin, nếu như người trả lời không muốn tiết lộ bí mật thông tin

- Trong quá trình đàm phán việc sử dụng nhiềucâu hỏi sẽ ngăn cản việc cung cấp thông tin của đối tác và làm cho quá trình đàm phán dễ đi vào ngõ cụt

- Thông tin trả lời “có hoặc không” Làm cho không khí đàm phán dễ

đi vào cuộc tra khảo hỏi cung nhiều hơn

Chính vì vậy chỉ nên sử dụng câu hỏi đóng sau khi vấn đề đưa ra đã được thảo luận một cách tương đối đầy đủ và chi tiết, làm cho hai bên đều cảm thấy vấn đề đã ngã ngũ và cho phép chuyển sang nội dung khác

 Ví dụ:“Does this produce cost 12$? No, it cost 20$

So, I pay you 19$

Yes, I am ok.”

b) Câu hỏi mở:

Là loại câu hỏi giúp cho người trả lời không phải trả lời “có hoặc không,

no hặc yes” Câu hỏi này được sử dụng khi ta bắt đầu thảo luận một vấn đề

gì đó, hoặc cần khai thác thêm ý kiến của đối tác

• Ưu điểm:

- Tạo cho đối tác không có cảm giác đột ngột,

- Tạo cho đối tác cảm thấy mình có quyền chủ động hơn,

- Tạo cho đối tác có thời gian để cân nhắc và suy nghĩ câu trả lời,

- Giúp cho người trả lời có thể phát triển và giải thích thêm ý nghĩa của câu trả lời,

- Thông tin đầy đủ hơn,

- Không làm cho người trả lời cảm thấy bị bắt buộc, có thể tự do giải thích về những suy nghĩ của mình, qua đó thông tin có thể thu được đầy đủ hơn

 Ví dụ:- How much doproduces cost? Giá sản bao nhiêu vậy

- Khi các ngài đầu tư vào nước chúng tôi Các ngài cần cái gì?

- Yếu tố nào các ngài không thích đầu tư ở Việt Nam?

-Tôi thấy nước càc ngài có nhiều vị trí thuận lợi, công ty chúng tôi muốn đầu tư vào lĩnh vực chế biến thủy sản các ngài nghĩ sao?

c) Ngoài ra còn có một số câu hỏi khác:

 Câu hỏi gián tiếp:

Câu hỏi này được sử dụng trong trường hợp muốn đề cập đến một vấn

đề gì đó nhưng không muốn đề cập một cách trực tiếp vì có thể làm cho đối tác cảm thấy hơi đột ngột

Câu hỏi này, tạo ra được bầu không khí hữu nghị mặt khác vẫn giúp

ta thu thập được thông tin cần thiết

 Ví dụ: trong đàm phán ký về sản phẩm Câu hỏi trực tiếp” ý kiến của

các ngài thế nào về sản phẩm của chúng tôi” thay bằng câu hỏi gián tiếp

“theo các ông sản phẩm của chúng tôi có những hạn chế gì”

 Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề:

Câu hỏi này được áp dụng khi người hỏi muốn chuyển hướng vấn đề đang thảo luận sang một vấn đề khác sao cho phù hợp với kế hoạch mà người hỏi đã chuẩn bị từ trước, trong trường hợp vấn đề đang thảo luận đã

ngã ngũ, hoặc vấn đề đưa ra quá nhàn chán khiến người hỏi muốn chuyển chủ đề.

• Nhược điểm:

- Trong trường hợp vấn đề đang thảo luận chưa đến hồi kết, việc sử dụng câu hỏi này sẽ gây ra cho đối tác một cảm giác nghi ngờ và đôi khi có thể

là “cụt hứng”

- Khi sử dụng câu hỏi này đòi hỏi phải thạt khéo léo và tế nhị, trong một

số tình huống khác phải sử dụng các kỹ thuật khác để làm lu mờ những ẩn

ý của người hỏi trong câu hỏi

 Ví dụ: -Vừa rồi bạn đã nói chủ đề này kỹ rồi Bạn có thể nói sang

lĩnh vực khác được không?

 Câu hỏi nhằm thăm dò ý kiến đối tác

Câu hỏi này được sử dụng không phải vì mụ tiêu thu thập thông tin cho quá trình thảo luận mà nó còn được áp dụng trong trường hợp chúng ta muốn đưa ra một quyết định nhưng vẫn chưa biết được ý đồ của đối tác

Sử dụng trong trường hợp bên đối tác cảm thấy ái ngại đưa ra ý kiến của mình,

Câu hỏi này, đòi hỏi chúng ta phải thăm dò và tiên đoán những quan điểm của đối tác để từ đó có những đối sách kịp thời trong trường hợp cần thiết

chúng tôi quá?

- Nếu như các ngài cho chúng tôi thêm thời gian giao hàng, thì tốt cho công ty chúng tôi?

Người đặt câu hỏi nên tránh:

- Hạn chế sử dụng câu hỏi hướng dẫn vì câu trả lời sẽ ít có giá trị và dễ sai lệch

- Không đặt nhiều câu hỏi với nhiều nội dung cùng một lúc, có thể làm cho đối tác không tập trung vào một câu hỏi nào cả, dễ gây lẫn lộn trong câu hỏi

- Không nên đặt câu hỏi liên quan đến lĩnh vự riêng tư của đối tác Để có những câu hỏi mang tính chất hiệu quả người đặt câu hỏi phải chuẩn bị câu

hỏi, tìm hiểu phong tục tập quán, văn hóa của bên đối tác qua đó mới tránh được tình trạng mắc sai lầm trong lúc đặt câu hỏi.

 Câu hỏi định hướng:Được dùng khi người nghe không thực sự quan

tâm hoặc chần chừ trong việc ra quyết định Nó mang tính chất cụ thể, yêu cầu trả lời về những điểm cụ thể

Ví dụ: Chúng ta không nên nghĩ làm cách nào bán thật nhiều sản

phẩm, mà nên làm cách nào tăng cường chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, tập trung một mặt hàng Các bạn nghĩ thấy thế nào?

 Câu hỏi không định hướng: là câu hỏi khái quát, không ràng buộc người trả lời đi vào các nội dung cụ thể Câu hỏi được dùng đúng lúc nhất khi bên kia có mong muốn bộc lộ bản thân

Ví dụ: ông cảm thấy thế nào về chất lượng các mặt hàng giá của

chúng tôi

 Câu hỏi trình bài thông tin: Câu hỏi cung cấp thông tin cho người

nghe

Ví dụ: các ông đã có dịp xem sản phẩm mới của chúng tôi chưa

 Câu hỏi kích thích sự suy nghĩ: là những câu hỏi khiến người bị đặt

câu hỏi phải xem xét lại cách suy nghĩ của mình và thử suy nghĩ theo hướng khác

Ví dụ: các ngài có chắc như vậy không

 Câu hỏi xỏ xiên: là câu hỏi chứa ngầm trong nội dung của nó một định kiến xấu hoặc biểu hiện kinh thường của người hỏi đối với người bị hỏi

Ví dụ: ông hồi này vẫn đánh vợ đấy chứ?

 Câu hỏi mập mờ:là câu hỏi được hiểu theo nhiều cách:

Nghe là một phương tiện hữu hiệu giúp ta thu thập thông tin từ phía

đối tác đàm phán Vận dụng kỹ thuật nghe tốt sẽ mang lại hai tác dụng.Thứ

nhất, tạo cho đối tác cảm thấy mình được tôn trọng và ý kiến của họ có ý

nghĩa đối với ta, tạo ra sự hứng khởi giúp họ trình bày vấn đề một cách

mạch lạc hơn.Thứ hai, giúp ta nắm được và lưu giữ những thông tin cần

thiết cho mục đích của mình

Khi nghe, ta phải hết sức tập trung để nắm được những điểm chính và phụ, tránh việc không hiểu vấn đề, dễ nản chí, cắt ngang lời đối tác, làm cản trở quá trình cung cấp thông tin từ họ Ta nên để họ trình bày xong vấn

đề rồi mới đưa ra chính kiến của mình Ta cũng nên chú ý đến giọng nói của đối tác, sự thay đổi giọng điệu hay các điểm nhấn để phán đoán ý đồ

và cảm hứng về vấn đề mà họ đang đưa ra, từ đó làm cơ sở cho ta ra quyết định Ngập ngừng hay tạm nghỉ có thể do họ đang suy tính, lo âu hay không tự tin Thế nên, hãy “lắng nghe” thực sự chứ không chỉ “nghe” đơn thuần

• Kĩ năng lắng nghe hiệu quả:

- Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng

- Bộc lộ thái độ chia sẻ

- Sử dụng những câu từ, bôi trơn

- Hãy lắng nghe cả cách nói

- Không vội phán quyết

- Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ

- Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo

- Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản

Ngoài ra người đàm phán cần có “thái độ lắng nghe” tốt thông qua việc duy trì sự giao tiếp tốt bằng ánh mắt, nghiêng người về phía trước khi nói, làm cho đôi tác hiểu là ta đang nghe bằng cách gật đầu và có những thán từ

thể hiện sự đồng ý Phản ánh lại những gì ta đã nghe bằng cách phân tích nội dung của chúng và đặt những câu hỏi rõ ràng Các câu hỏi thích hợp góp phần hỗ trợ quá trình lắng nghe của ta, nhưng không nên hỏi quá nhiều

vì có thể phá “mạch” của người đang nói và có thể làm người ta có cảm giác là ta không lắng nghe Những câu hỏi này nên là câu hỏi bỏ ngỏ hoặc câu hỏi thăm dò Một câu hỏi thăm dò sẽ tạo điều kiện cho người nói tập trung hơn, hạn chế nói chung chung và tràn lan, cung cấp cho ta nhiều thông tin sát hơn Được như vậy thì ta không những lắng nghe hiệu quả mà còn đáp lại hiệu quả

Người nghe dễ hay mắc phải các lỗi:

- Không tập trung nghe đối tác trình bày ý kiến hậu quả có thể không hiểu vấn đề qua đó dẫn đến một quyết định sai lầm, và có thể gây bất lợi cho chính chúng ta,

- Quá tập trung vào một câu hỏi, một vấn đề mà không để ý đến các vấn

đề khác Hay đối tác đưa ra quá nhiều vấn đề cùng một lúc, vì mải mê tập trung một vấn đề mà quen đi vấn đề khác, khi quay lại thì vấn đề đó đã trôi qua

- Dễ nản chí khi chưa hiểu nội dung của vấn đề Trong trường hợp này phải, có thể xin lỗi đối tác và đề nghị họ giải thích thêm, nếu không hiểu sẽ tạo cảm giác ức chế và lơ đãng khi nghe

- Người nghe dễ cắt ngang lời đối tác khi họ đang thuyết trình diễn giải một vấn đề hay đưa ý kiến Cho dù ý kiến hay vấn đề đó đúng hay sai thì ta

ko nên cắt ngang lời phát biểu của đối tác vì nếu không họ sẽ cảm thấy thiếu sự tôn trọng, đôi khi tạo cho người nói cảm thấy bị xúc phạm

2.2.3 Kỹ thuật trả lời câu hỏi:

Đi đôi với việc đặt câu hỏi để thu thập thông tin thì ta cũng cần phải cung cấp thông tin cho đối tác bằng việc trả lời những câu hỏi của đối tác Nội dung câu trả lời phụ thuộc nội dung câu hỏi của đối tác

Tuy nhiên, ta cần lưu ý một số nguyên tắc:

- Khi cung cấp thông tin là thông tin phải đảm bảo tính khách quan, chính xác, các thông tin không được phép tô vẽ thêm, làm sai lệc thông tin bóp méo sự thật

- Đầy đủ nguyên tắc này đỏi hỏi các nhà đàm phán phải cung cấp cả các thông tin cần thiết cho nhau, không nên vì động cơ vụ lợi mà dấu đi những thông tin quan trọng,

- Kịp thời nguyên tắc này yêu cầu các nhà đàm phán phải cung cấp cho nhau những thông tin sẵn có khi hai bên có yêu cầu

Vì vậy nếu thiếu những tính đó thì có thể gây khó khăn cho đối tác và hạn chế quá trình ra quyết định.Khi ta đã có câu trả lời cho đối tác thì cần bình tĩnh suy xét, sắp xếp câu trả lời sao cho logic, phù hợp với câu hỏi và với một dung lượng vừa đủ Không bao giờ cung cấp thông tin thừa vì lợi thế nằm trong tay những người có thông tin

Trong khi trả lời câu hỏi, vấn đề không phải là đưa ra câu trả lời đúng hay sai mà là ở chỗ ta có thuyết phục được đối tác không Có những câu trả lời đúng sự thật nhưng đối tác lại cho là sai, ngược lại, có câu trả lời sai đối tác lại cho là đúng, là hay.Vậy vấn đề ở đây là câu trả lời phải thoả mãn lòng mong mỏi của đối tác.Ngoài ra, nếu chưa rõ câu hỏi thì ta cần đề nghị đối tác giải thích thêm, làm như vậy sẽ giúp ta có thêm thời gian để suy nghĩ câu trả lời đồng thời tránh những câu trả lời “hớ” hoặc sai.Trong trường hợp đã hiểu câu hỏi nhưng chưa có câu trả lời cần tìm mọi cách để kéo dài thời gian, có thể đưa ra câu hỏi lại, yêu cầu đối tác trả lời hoặc có thể giả vờ chưa hiểu

Một kỹ thuật trả lời khác là thông qua sự im lặng Im lặng có thể là một phản ứng đáng kể với một đề nghị không thể chấp nhập được hay với một thái độ trịch thượng

 Ví dụ:“Please, repeat the question ( xin hãy nhắc lại câu hỏi)

Please break the question down into parts (xin ngài nêu vấn đề thành từng mục)

I don’t quite understand the question ( tôi chưa hiểu câu hỏi của ngài)

That’s quite another subject (dây hoàn là chủ đề hoàn toàn khác)

I have no first – hand experience with that but have hear… ( tôi không trực tiếp nắm vấn đề này, nhưng theo tôi được biết”

b) Vai trò: lập luận có vai trò quan trọng trong đàm phán Lập luận có thể làm cho bên đối tác nói từ”không” thành “có” Cũng có thể thông qua lập luận lại làm cho đối tác thay đổi ý kiến từ “đồng ý” sang “phản đối” Chính vì vậy người lập luận cẩn phải cẩn trọng khi đưa ra những lời lập luận, tùy vào từng trường hợp mà đưa ra những lời lập luận cho thích hợp

và hiệu quả cao

Lập luận tác động ý kiến quan điểm của đối tác theo các mức:

- Làm cho đối tác thay đổi hoàn toàn quan điểm và lập trường của họ Làm cho đối tác thay đổi quan điểm từ “từ chối’ chuyển sang “đồng ý” và ngược lại

- Làm cho đối tác thay đổi một phần quan điểm của họ Làm cho đối tác chuyển từ chỗ phản đối hoàn toàn sang đồng với ý kiến 1 phần của ta hoặc đồng ý hoàn toàn sang phản đối một phần ý kiến của ta,

c) Ý nghĩa:

- Thông qua lập luận giúp ta có thể thay đổi ý kiến cũng như củng có và khẳng định thêm ý kiến tán thành của đối tác

- Từ lập luận có thể làm cho đối tác hiểu một cách có cơ sở những ý kiến

mà ta đưa ra Qua đó làm giảm bớt và xóa bỏ những hoài nghi mâu thuẫn tồn tại trong quan điểm đối tác,

- Lập luận tạo cơ sở cho các bên đưa ra quyết định trong đàm phán,

- Lập luận đòi hỏi phải dựa trên những cơ sở những suy luận logic nếu không gây ra những ảnh hưởng không tốt

• Để lập luận thành công, nhà đàm phán phải có sự tập trung cao độ, lòng kiên trì và sự hiểu biết kiến thức sâu sắc về vấn đề đang đàm phán cũng như tư duy logic và kỹ năng trình bày vần đề Ngoài ra, cần chú ý một số điểm:

- Trình bày vấn đề một cách logic, chặt chẽ, trực quan, sử dụng các thuật ngữ rõ ràng, đơn giản, chính xác; minh hoạ bằng các mô hình, số liệu và biểu đồ sẽ tăng tính thuyết phục

- Thông qua nghiên cứu đối tác, có phương pháp và nhịp độ lập luận phù hợp với đặc điểm và khí chất của họ

- Nên sử dụng những thuật ngữ rõ ràng, đơn giản, chính xác nhưng có tính thuyết phục

- Phương pháp và nhịp độ lập luận phải phù hợp với đặc điểm và khí chất của đối tác,

- Phải biết lắng nghe và tôn trọng đối tác

- Lập luận phải trách vòng vo, qua đó sẽ làm gây khó khăn cho quá trình tiếp thu lập lập luận của bên đối tác,