Phương pháp 5s và cách thức áp dụng 5s tại ngân hàng tmcp đại chúng việt nam (pvcombank)

Phương pháp 5s và cách thức áp dụng 5s tại ngân hàng tmcp đại chúng việt nam (pvcombank) Phương pháp 5s và cách thức áp dụng 5s tại ngân hàng tmcp đại chúng việt nam (pvcombank) Phương pháp 5s và cách thức áp dụng 5s tại ngân hàng tmcp đại chúng việt nam (pvcombank) Phương pháp 5s và cách thức áp dụng 5s tại ngân hàng tmcp đại chúng việt nam (pvcombank)

………… tháng 3 năm 2020

ĐỀ TÀI PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ CÁCH THỨC ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẠI CHÚNG VIỆT NAM

(PVCOMBANK) MÔN ………

TRƯỜNG ………

KHOA ………

MỤC LỤC

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

CHƯƠNG 1 CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ CHẤT LƯỢNG THEO PHƯƠNG PHÁP 5S 2

1.1 Phương pháp 5S 2

1.1.1 5S là gì? 2

1.1.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S 2

1.1.3 Các bước cơ bản để thực hiện 5S 4

1.2 Điều kiện để thành công 5S 6

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẠI CHÚNG VIỆT NAM 7

2.1 Áp dụng 5s tại Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam (PvcomBank) 7

2.1.1 Một số thông tin về Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam (PvcomBank) 7

2.1.2 Triển khai 5S tại Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam (PVcombank) 7

2.1.3 Kết quả triển khai 5S tại PVcomBank 10

2.2 Ưu điểm và hạn chế tại PvcomBank khi áp dụng 5S 11

2.2.1 Ưu điểm 11

2.2.2 Hạn chế 11

2.3 Đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế khi áp dụng 5s cho Pvcombank 12

2.3.1 Giải pháp đào tạo kiến thức 5s cho nhân viên: 12

2.3.2 Giải pháp nâng cao ý thức cho nhân viên 12

KẾT LUẬN 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong thời điểm hiện nay việc lựa chọn một mô hình quản lý chất lượng của một

tổ chức hay doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào từ nhu cầu cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên thì mặc dù bắt đầu từ đâu thì mục tiêu cuối cùng

áp dụng để được làm việc trong môi trường sạch sẽ, lành mạnh, thoáng mát, tiện lợi thì tinh thân làm việc sẽ thoải mái hơn từ đó năng suất lao động cũng tăng cao, đem lại được niềm tin cho khách hàng Ngày nay có rất nhiều công cụ cải tiến năng xuất được

áp dụng vào doanh nghiệp tổ chức trên thế giới cũng đạt nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc Đó là lý do em chọn đề tài : “ Phân tích và áp dụng 5S vào ại Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam (PvcomBank)”

CHƯƠNG 1 CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ CHẤT LƯỢNG

THEO PHƯƠNG PHÁP 5S 1.1 Phương pháp 5S

1.1.1 5S là gì?

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế

kỷ XX Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan, Được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno (hiện nay đã hợp nhất với công ty Vinapro, lấy tên giao dịch là SVEAM) là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993

5S là một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để huy động và quản lý con người, nâng cao nâng suất, chất lượng và hiệu quả công việc

5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật Đó là Seiri 整理 ( Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp

xếp), Seiso 清掃 ( Sạch sẽ), Seiketsu 清潔 ( Săn sóc) và Shitsuke 躾 ( Sẵn sàng)

Ý tưởng của 5S: cải thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trường làm việc Phương pháp này có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức ở bất kỳ lĩnh vực nào

Nội dụng 5S bao gồm:

- Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

- Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự để dễ tìm, dễ sử dụng.

- Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ.

- Seiketshu (Săn sóc): Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực

hiện Seiri, Seiton, Seiso

- Shitsuke (Sẵn sàng): Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng 1.1.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S

1.1.2.1 Mục tiêu chính của chương trình 5S

Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức

Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ.

Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc

Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo, quản lý thông qua các hoạt động thực tế

Là nền tảng để giới thiệu các kỹ thuật, công cụ cải tiến hiện đại hơn

Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót

Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm

Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên

Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm, xây dựng tinh thần đồng đội của mọi người

"5S là một phần trong công việc hàng ngày"

1.1.2.2 Tác dụng

- Chương trình 5S xuất phát từ những nhu cầu thực tiễn đó là:

Đảm bảo sức khỏe của nhân viên

Dễ dàng thuận lợi hơn khi làm việc

Tạo tinh thần và bầu không khí khi làm việc

Nâng cao chất lượng cuộc sống

- Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần vào việc:

Nâng cao năng suất (P - Productivity), giảm chi phí và giao hàng đúng hẹn

Nâng cao chất lượng (Q - Quality)

Giảm chi phí (C - cost)

Giao hàng đúng hạn (D - Delivery)

Đảm bảo an toàn (S - Safety)

Nâng cao tinh thần (M - Morale)

Huy động con người, lôi cuốn toàn thể các bộ công nhân viên trong công ty tham gia Cải tiến môi trường làm việc

1.1.3 Các bước cơ bản để thực hiện 5S

1.1.3.1 Seiri – Sàng lọc

Bước 1: Quan sát kỹ nơi làm việc của mình, phát hiện và loại bỏ những thứ không cần thiết cho công việc

Bước 2: Nếu không thể quyết định ngay một thứ gì đó có còn cần hay không cần cho công việc, đánh dấu “sẽ hủy” kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi

Bước 3: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không, nếu không – tức là cái đó không còn cần cho công việc nữa – hãy loại bỏ Nếu không thể tự mình quyết định hãy đề ra một thời hạn để xử lý

Chú ý:

- Khi sàng lọc không được quên kiểm tra trong ngăn kéo, tủ và trong phòng, hãy kiểm

tra mọi nơi, mọi ngóc ngách

- Việc hủy những cái không cần thiết có thể bằng những cách sau đây: bán đồng nát,

giao cho các đơn vị khác nếu họ cần, vứt bỏ

- Khi hủy những thứ thuộc tài sản cơ quan, nên báo cáo cho người có người thẩm quyền

được biết

- Nên thông báo cho những đơn vị đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa 1.1.3.2 Seiton – Sắp xếp

Bước 1: Khẳng định mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc Bước 2: Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp, bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác

Bước 3: Vẽ đường định vị, làm dấu hiệu nơi chốn, hạng mục mặt hàng, dấu hiệu cảnh báo

Chú ý:

- Mục đích của Seiton (sắp xếp) là làm cho nơi làm việc được an toàn, hiệu quả/

- Nếu có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật, tài liệu càng tốt.

1.1.3.3 Seiso – Sạch sẽ

Bước 1: Quét dọn

Bước 2: Kiểm tra và loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn

Bước 3: Quy hoạch, định vị khu vực để đồ phế thải

Bước 4: Xử lý đồ phế thải

Bước 5: Thiết lập quy định làm sạch

Chú ý:

Cần thực hiện “Sạch sẽ” đối với máy móc, thiết bị, kho bãi, nguyên vật liệu, tài liệu, hồ

sơ và cả con người

Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp

1.1.3.4 Seiketshu – Săn sóc

Bước 1: Duy trì 3S đầu

Bước 2: Tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ

Bước 3: Áp dụng quản lý trực quan

Bước 4: Đánh giá 5S bởi lãnh đạo cao cấp

Bước 5: Tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng và giữa các tổ chức

Chú ý:

- Khi thực hiện “Săn sóc” cần nêu rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay

máy móc

- Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên sẽ do thành viên tổ 5S của đơn vị thực hiện.

- Đừng chỉ tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen

thưởng động viên

1.1.3.5 Shitsuke – Sẵn sàng

Bước 1: Tiếp tục thực hiện 4S cho đến khi ổn định

Bước 2: Xây dựng các quy tắc hay ràng buộc chung.

Bước 3: Giáo dục, huấn luyện mọi người thực hiện các quy tắc, ràng buộc

Tóm lại, 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5S:

- Ban lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ.

- Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện.

- Mọi người cùng tự nguyện tham gia thực hiện 5S.

- Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn.

1.2 Điều kiện để thành công 5S

Lãnh đạo doanh nghiệp rất quan tâm và ủng hộ chương trình dự án 5S

Lãnh đạo của các đơn vị phát động và cùng thực hiện chương trình 5S

Đội triển khai và đội nòng cốt 5S chuyên nghiệp và hết mình

Phương tiện truyền thông hiệu quả

Ban hành các quy định hướng dẫn cẩm nang kịp thời

Có nhiều chương trình thi đua và có sự ghi nhận, khen thưởng kịp thời

Sử dụng kết quả chấm 5S thường kỳ áp dụng vào KPI của nhân viên nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẠI CHÚNG VIỆT NAM 2.1 Áp dụng 5s tại Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam (PvcomBank)

2.1.1 Một số thông tin về Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam (PvcomBank)

Ngân hàng TMCP Đại Chúng Việt Nam (PVcomBank) được thành lập ngày 16/09/2013 trên cơ sở hợp nhất giữa Tổng công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam (PVFC) và Ngân hàng TMCP Phương Tây (WesternBank) Ngày 01/10/2013, PVcomBank chính thức hoạt động với vốn điều lệ 9000 tỷ đồng và tổng tài sản đạt hơn 100.000 tỷ đồng Đến nay, PVcomBank đã phát triển mạng lưới lên đến 109 điểm giao dịch với đội ngũ hơn

4000 cán bộ nhân viên

PVcomBank đang cung cấp các sản phẩm dịch vụ tài chính đa dạng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng tổ chức và cá nhân Trong thời gian qua, PVcomBank đã và đang là một trong những ngân hàng đi đầu trong việc ứng dụng số hóa nhằm đẩy mạnh phát triển các sản phẩm dịch vụ ưu việt, hướng tới mục tiêu nâng cao trải nghiệm, mang đến cho khách hàng những dấu ấn khác biệt trong sử dụng dịch vụ Mỗi sản phẩm tài chính của PVcomBank luôn đồng hành với hàng triệu cá nhân và doanh nghiệp trong từng giai đoạn của cuộc đời, nhân lên những giá trị về tài chính, đồng thời lan tỏa nhiều niềm vui cho khách hàng

2.1.2 Triển khai 5S tại Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam (PVcombank) Thời gian:

Từ tháng 2/2018 – tháng 11/2019

Lộ trình triển khai:

- Giai đoạn 1: Giai đoạn khởi động

- Giai đoạn 2: Giai đoạn duy trình và phát triển

Phạm vi triển khai:

- Triển khai tại Hội sở

- Các đơn vị trên toàn hệ thống PvcomBank

Các bước thực hiện 5s tại PVcomBank:

Triển khai đào tạo:

- Đào tạo cho các lãnh đạo

- Đào tạo cho đội nòng cốt

- Các đơn vị tự đào tạo nội bộ

Ban hành các tài liệu 5s, bao gồm:

- Tiêu chuẩn 5s

- Cẩm nang thực hiện 5s

- Quy định thực hiện 5s tại PVB

Phát động trên toàn hệ thống:

Truyền thông trên mọi phương tiện:

- Viết bài truyền thông trên mạng nội bộ để CBNV tiếp cận hiểu về 5S: 40 bài.

- Xây dựng chuyên mục “Bạn có biết ?”: Chia sẽ những mẹo hay để thực hiện tốt 5S.

- Phát bài truyền thông trên mạng VOP và phỏng vấn lãnh đạo ảnh hưởng.

Tổ chức chấm giải và trao giải thi đua:

Nhân sự chấm:

- 6 đoàn tại Hội sở

- 40 đoàn tại 110 điểm chi nhánh

Đợt đánh giá:

- Đợt 1: Giai đoạn phát động tại HO làm nòng cốt

- Đợt 2: Duy trì giai đoạn 1 và phát động lan tỏa trên toàn bộ hệ thống

Trao giải:

Tri n khai ể

đào t oạ

Quan tâm

c a lãnh ủ

đ oạ

Ban hành các tài li u và ệ

c m nang 5Sẩ

Phát đ ng ộ trên toàn

h thốốngệ

Truyêền thống trên m i ọ

phương t nệ

Đánh giá đ nh ị

kỳ và trao gi i ả thi đua

- Trao 6 giải cho các đơn vị tại Hội sở – 28 triệu đồng

- Trao 5 giải cho các khu vực cá nhân – 15 triệu đồng

- Trao 12 giải cho các khu vực chi nhánh – 24 triệu đồng

- Tổng là 57 triệu đồng.

2.1.3 Kết quả triển khai 5S tại PVcomBank

2.2 Ưu điểm và hạn chế tại PvcomBank khi áp dụng 5S

2.2.1 Ưu điểm

Cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Tiết kiệm thời gian và chi phí làm việc

Giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và duy chuyển, đổng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn

Với các hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty

Xây dựng môi trường làm việc năng động, gọn gàng, kỷ luật

Xây dựng tác phong làm việc cho nhân viên theo hướng công nghiệp hiện đại

Đưa ra những quyết định nhanh chóng hơn

2.2.2 Hạn chế

Với đa số các DN trong quá trình thực hiện 5S nói chung và PvcomBank nói riêng có không ít các vấn đề thường phát sinh ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện 5S

Ở giai đoạn bắt đầu áp dụng: do thói quen và nếp làm việc cũ của nhân viên trước khi

tiếp cận 5S khiến nhân viên khó thay đổi trong môi trường và chính sách mới

Khi các nhân viên trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí có thể xảy ra tình trạng bất đồng quan điểm

Ở giai đoạn đang áp dụng: đôi khi các DN còn gặp khó khăn do sự khác biệt về tính

kỷ luật và yêu cầu duy trì chặt chẽ khi áp dụng 5S, đặc biệt khi muốn hướng tới S4 – săn sóc (Seiketshu), và S5 – sẵn sàng (Shitsuke), và yêu cầu linh hoạt trong các tình huống phát sinh

Ở giai đoạn tự duy trì: sau khi đã hiểu rõ về 5S, lợi ích cũng như cách thực hiện, hầu

hết nhân viên đều hăng hái tham gia vào các cuộc thi hay phong trào về thực hiện 5S, nhờ đó hiệu quả sản xuất và công việc được nâng cao Tuy nhiên, sau một thời gian đã triển khai, nếu việc đào tào và tuyên truyền bị thiếu sót, sẽ có một vài thành phần nhân viên thiếu ý thức giữ

vệ sinh sạch sẽ và không làm mọi việc theo trình tự, hoặc chưa thể duy trì S4 và S5 đều đặn

và ổn định, để duy trì hiệu quả 5S, công tác kiểm tra và giám sát 5S vẫn cần được duy trì thường xuyên, tránh vì các công việc phát sinh mới mà bỏ qua

2.3 Đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế khi áp dụng 5s cho Pvcombank

Có thể thấy, sau khi trãi qua các giai đoạn áp dụng 5s, Ngân hàng gặp khá nhiều hạn chế, cần có một số giải pháp khắc phục như sau:

2.3.1 Giải pháp đào tạo kiến thức 5s cho nhân viên:

Nhân viên khi gặp một quy định mới sẽ khó thích nghi ngay lập tức vì vậy khi triển khai đào tạo kiến thức 5s cho nhân viên cần đào tạo một cách cặn kẽ, chỉ dẫn tận tình và dễ hiểu từng mục cho nhân viên Nên dành thời gian mở những buổi tập huấn riêng để từng nhân viên

có thời gian học và ghi chép tường tận, tạo điều kiện thuận tiện cho việc thay đổi môi trường

và chính sách mới

Nêu rõ định hướng sắp tới của Ngân hàng cho từng nhân viên nắm bắt từ đó có thể áp dụng 5s để hướng tới mục tiêu một cách hiệu quả hơn

Ra quy định chung, tiêu chí chung để các phòng ban áp dụng và làm theo tranh tình trạng tự do áp dụng 5s sẽ phát sinh bất đồng quan điểm giữa các nhân viên

2.3.2 Giải pháp nâng cao ý thức cho nhân viên

Một trong những điều quan trọng để áp dụng 5s hiệu quả đó là ý thức của nhân viên, Ngân hàng cần phải:

Thứ nhất: Đào tạo về mặt nhận thức cho nhân viên

Nhân viên phải nhận thức được mình phải làm, thực thi công việc một cách có ý thức để đảm bảo một kết quả phải xảy ra trong tương lai một cách chính xác và kịp thời

Nhận thức về việc nếu không hoàn thành công việc đó thì mình là người có lỗi và mình phải gánh chịu hậu quả không tốt xảy ra do không hoàn thành công việc đó

Ra quyết định nhận trách nhiệm và hoàn thành trách nhiệm dựa trên lòng tự trọng hoặc dựa trên lợi ích của bản thân

Thứ hai: Treo bảng ở mỗi phòng ban trong từng đơn vị, quy định thực hiện 6 mục về thái độ và hành vi sau đây để nhân viên tự giác nâng cao ý thức của bản thân:

1 Tuân thủ nội quy, quy chế và các quy định của tổ chức

2 Làm việc một cách tự giác

Là làm việc mà không cần phải chờ cấp trên giám sát, nhắc nhở, đôn đốc, thúc giục mới chịu làm Chính mình tự giám sát mình, đôn đốc mình và thúc giục mình Một trong những kết quả và cũng là dấu hiệu của làm việc tự giác là làm việc một cách tận tâm, cẩn thận, chu đáo và vẹn toàn

3 Luôn luôn nỗ lực hết sức mình để hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ cấp trên giao cho

4 Có tinh thần đóng góp ý kiến, đóng góp công sức cho cấp trên, đồng nghiệp một cách tự nguyện, tự giác nhằm góp phần xây dựng tổ chức ngày càng tốt đẹp hơn

5 Có tinh thần hợp tác cao trong công việc với các thành viên khác trong phòng

6 Không đổ thừa hay đùn đẩy trách nhiệm qua cho người khác