Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, việc soạn thảo và ban hành văn bản đang thu hút sự chú ý lớn từ các nhà nghiên cứu và độc giả Nhiều giáo trình liên quan đến lĩnh vực này đã được phát hành, góp phần nâng cao hiểu biết và kỹ năng trong công tác soạn thảo văn bản.
- Đoàn Thị Tâm, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh, 2015;
- Nguyễn Trọng Nghĩa, Giáo trình Soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội, 2015;
- Nguyễn Văn Hậu, Kỹ năng nghiệp vụ hành chính; Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội, 2015;
PGS Vương Đình Quyền, giảng viên tại Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, đã biên soạn giáo trình "Lý luận và phương pháp văn thư" Tài liệu này được xuất bản bởi Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia vào năm 2011 tại Hà Nội, cung cấp kiến thức cơ bản và phương pháp nghiên cứu trong lĩnh vực văn thư.
- Ngô Sỹ Trung, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, Hà Nội, 2015;
Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, và Nguyễn Mạnh Cường (2013) đã trình bày trong cuốn sách "Văn bản quản lý nhà nước – Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo" những khía cạnh lý thuyết và kỹ thuật quan trọng trong việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước Tác phẩm này được xuất bản bởi Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam, cung cấp kiến thức thiết yếu cho những ai làm việc trong lĩnh vực quản lý nhà nước.
- Triệu Văn Cường (2017), Giáo trình văn thư, Nhà xuất bản Lao Động;
- Học viện Hành chính (2013), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật;
- Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, xuất bản lần 2, Nhà xuất bản Thống Kê;
- Vương Thị Kim Thanh (2006), Kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Trẻ, TP Hồ Chí Minh;
Ngoài các giáo trình, còn có nhiều bài khóa luận Thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp liên quan đến việc soạn thảo và ban hành văn bản.
- Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện thủ tục xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND Thành phố Hà Nội” của Nguyễn Thành Long;
Khóa luận Tốt nghiệp của Doãn Quốc Trung tập trung vào việc hoàn thiện công tác ban hành văn bản trong hoạt động của Vụ Thanh tra – Pháp chế thuộc Ban tổ chức Cán bộ của Chính phủ Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ban hành văn bản, góp phần vào sự phát triển bền vững của hệ thống hành chính nhà nước.
Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Thanh Bình năm 2006, mang tiêu đề “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội Vụ trong điều kiện cải cách hành chính”, tập trung vào việc phân tích quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính trong bối cảnh cải cách hành chính Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải tiến hệ thống văn bản hành chính để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội.
- Luận văn Thạc sĩ “ Ban hành văn bản quản lý nhà nước của cấp xã” của Nguyễn Văn Bình;
- Khóa luận tốt nghiệp của Phạm Ngọc Huyền “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội Vụ”
Khóa luận tốt nghiệp của Phan Thị Kim Tuyến, sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ, tập trung vào đề tài "Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân Huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh" Nghiên cứu này nhằm cải thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính tại địa phương.
Khoá luận Tốt nghiệp của Nguyễn Thị Liên, sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ, tập trung vào đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hà Lâm Khoa học xã hội Việt Nam.” Nghiên cứu này nhằm phân tích quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này tại Viện.
Báo cáo thực tập của sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập trung vào đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản” Nghiên cứu này nhằm phân tích quy trình soạn thảo văn bản, từ khâu chuẩn bị nội dung đến việc ban hành, nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong lĩnh vực quản lý văn phòng Thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ thực tế, sinh viên đã rút ra những bài học quý giá và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình này, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Phòng Nội vụ, huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng”
Báo cáo thực tập của sinh viên Hồ Thị Thơ, thuộc khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập trung vào việc tìm hiểu về công tác văn thư Nghiên cứu này không chỉ giúp sinh viên nắm vững kiến thức lý thuyết mà còn áp dụng vào thực tiễn, từ đó nâng cao kỹ năng quản lý văn bản và hồ sơ trong môi trường làm việc Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lưu trữ thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của các cơ quan, tổ chức.
– lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh”
Đến nay, chưa có nghiên cứu hay khảo sát nào mang tính khái quát và cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường ở nước ta.
Mục đích nghiên cứu
Bài viết này nhằm mục đích tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, đồng thời đề xuất một số kiến nghị để cải thiện hiệu quả công tác này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống lý thuyết Công tác soạn thảo và ban hành văn bản;
- Đánh giá thực trạng của Công tác soạn thảo và ban hành văn tại Tổng cục Môi trường, trực thuộc Bộ Tài nguyên và môi trường;
- Đề xuất một số giải pháp để nâng cao công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện được đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tham khảo, kế thừa có chọn lọc những thông tin có giá trị trong các tài liệu nghiên cứu trước
- Phương pháp phân tích, tổng hợp thông tin: Đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất trong quá trình thực hiện đề tài
Phương pháp sưu tầm và thống kê số liệu bao gồm việc tổng hợp và thu thập số lượng văn bản do Tổng cục Môi trường soạn thảo và ban hành trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017, nhằm phục vụ cho nghiên cứu đề tài.
Giả thuyết nghiên cứu
Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường là cần thiết để xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải thiện Việc này sẽ góp phần nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên trong toàn bộ Tổng cục.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành
Chương 2 Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục
Môi trường, trực thuộc Bộ Tài nguyên và môi trường
Chương 3 trình bày một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường Các biện pháp này bao gồm việc cải tiến quy trình làm việc, nâng cao năng lực cho cán bộ, ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản, và tăng cường sự phối hợp giữa các đơn vị liên quan Mục tiêu là đảm bảo văn bản được ban hành có chất lượng cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý và bảo vệ môi trường.
SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Một số Khái niệm
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin giữa các chủ thể qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu cụ thể Nó được xem như sản phẩm của giao tiếp ngôn ngữ, thể hiện dưới dạng viết trên chất liệu nào đó, bao gồm các câu có nội dung trọn vẹn, hình thức hoàn chỉnh, liên kết chặt chẽ và hướng đến mục tiêu giao tiếp cụ thể.
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đa dạng các khía cạnh của đời sống xã hội, ghi chép và phản ánh sự vật, hiện tượng thực tiễn, cũng như kinh nghiệm lao động, sáng tạo và sản xuất của con người Ngoài ra, văn bản còn được sử dụng để truyền đạt quyết định quản lý và thu thập thông tin trong hoạt động quản lý.
- Trong cuốn “Tiếng việt thực hành”, Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội,
1977, hai tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ, có khái niệm về văn bản như sau
Văn bản là sản phẩm lời nói được thể hiện dưới dạng viết, mang tính hoàn chỉnh cả về hình thức lẫn nội dung Nó nhằm mục đích phục vụ cho một hoặc nhiều hoạt động giao tiếp nhất định.
Trong cuốn "Tiếng Việt thực hành" của Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội năm 1996, tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân định nghĩa văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, nội dung trọn vẹn, cấu trúc thống nhất và độc lập trong giao tiếp, với dạng tồn tại điển hình là dạng viết.
Dưới góc độ Hành chính học, văn bản được định nghĩa là các công văn và giấy tờ được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể và tổ chức.
Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, văn bản được định nghĩa là vật mang tin ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ Các vật mang tin này rất đa dạng, bao gồm đá, gỗ, tre, da thú, đất sét, giấy và nhiều loại khác Với sự phát triển của khoa học và công nghệ, các vật mang tin hiện nay còn phong phú hơn, như USB, đĩa CD và CD-ROM Ký hiệu ngôn ngữ trên các vật mang tin chủ yếu là chữ viết, thể hiện ngôn ngữ của con người.
Khái niệm về văn bản đã được nhiều tác giả nghiên cứu và đưa ra, tuy nhiên, những định nghĩa này thường chỉ phù hợp với một số lĩnh vực cụ thể Do đó, có thể tổng quát rằng văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp, đóng vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin trong các hoạt động của con người Văn bản được hoàn thiện cả về nội dung lẫn hình thức, có cấu trúc và cách trình bày thống nhất, được ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ cụ thể Ngoài ra, văn bản có thể được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, tùy thuộc vào các giai đoạn phát triển của xã hội.
1.1.2 Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước
Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là một nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, bao gồm ba hệ thống cơ quan: cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan tư pháp Hoạt động ban hành văn bản là một phần thiết yếu trong quản lý nhà nước, vì văn bản không chỉ là phương tiện thông tin cơ bản mà còn có vai trò quan trọng trong việc ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý cùng những thông tin cần thiết cho các chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước.
Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, tác giả Vương Đình Quyền định nghĩa rằng văn bản quản lý nhà nước là tài liệu do các cơ quan nhà nước sử dụng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý cùng thông tin cần thiết, đảm bảo tuân thủ đúng thể thức, thẩm quyền và thủ tục quy định.
Văn bản quản lý nhà nước, theo cuốn “Giáo trình nghiệp vụ Công tác văn thư” của Khoa Văn thư – lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ, là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật, và được thi hành bằng quyền lực của Nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước là những tài liệu chính thức được sử dụng để điều hành, quản lý và tổ chức các hoạt động của nhà nước Các khái niệm liên quan đến văn bản này đều phản ánh đúng bản chất và vai trò của nó trong việc đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả trong quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước là tài liệu quan trọng chứa đựng thông tin và quyết định cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà nước Những văn bản này được ban hành hoặc phối hợp bởi các cơ quan nhà nước theo đúng thẩm quyền pháp luật quy định và được thực thi bằng quyền lực của Nhà nước.
Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước có 3 đặc điểm chính, đó là:
- Văn bản quản lý nhà nước được ban hành dưới danh nghĩa của một cơ quan nhà nước hoặc người đứng đầu cơ quan nhà nước đó
- Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền và mang tính quyền lực đơn phương
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo quy trình, thủ tục và ngôn ngữ theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính thống nhất và hợp lệ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
Chức năng thông tin là chức năng chủ yếu của văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý nhà nước Đây là yếu tố quan trọng nhất, vì thông qua chức năng này, các chức năng khác của văn bản mới có thể được thực hiện hiệu quả.
Hoạt động thông tin bằng văn bản trong quản lý nhà nước là một quá trình quan trọng, do đó, thông tin trong các văn bản cần được ghi chép một cách chính thống và đảm bảo độ chính xác cao.
Văn bản quản lý nhà nước là công cụ quan trọng mà các cơ quan nhà nước sử dụng để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao hoặc phân cấp Trong công tác quản lý, văn bản này phục vụ nhiều mục đích khác nhau, đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong quản lý nhà nước.
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lý, cho phép các cơ quan tổ chức đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp công tác, cũng như xây dựng chương trình và kế hoạch hiệu quả.
Trong quá trình quản lý, việc soạn thảo và ban hành các quyết định quản lý đóng vai trò quan trọng Quyết định quản lý được văn bản hóa không chỉ là hình thức tối ưu mà còn đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong hoạt động quản lý.
Văn bản quản lý nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn, đôn đốc và giám sát các đối tượng quản lý, đảm bảo thực hiện hiệu quả và thuận lợi Đồng thời, nó cũng là cơ sở để xử lý những trường hợp không tuân thủ quy định.
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước là yếu tố quan trọng, được thiết lập để quy định rõ ràng những hành vi được phép và không được phép Mục tiêu của những văn bản này là điều chỉnh và duy trì sự phát triển xã hội theo định hướng của Nhà nước.
Trong công tác quản lý nhà nước, việc sử dụng các hình thức văn bản khác nhau là cần thiết để truyền đạt thông tin và đưa ra quyết định quản lý hiệu quả Những văn bản này không chỉ là công cụ quản lý mà còn là bằng chứng đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thi hành của các quyết định.
Các chức năng thông tin, quản lý và pháp lý không hoạt động độc lập mà được tích hợp trong văn bản quản lý nhà nước, thể hiện vai trò quan trọng của chúng trong hệ thống quản lý nhà nước.
Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Hiện nay, văn bản quản lý nhà nước được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm: chủ thể ban hành, nguồn gốc, phạm vi sử dụng, tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến, mức độ chính xác và hiệu lực pháp lý Những tiêu chí này giúp xác định và tổ chức các loại văn bản một cách hiệu quả, phục vụ cho việc quản lý nhà nước.
Việc phân loại văn bản nhà nước phụ thuộc vào mục đích sử dụng, giúp xác định tính chất, công dụng và đặc điểm của từng loại văn bản Điều này cho phép ban hành văn bản một cách phù hợp với từng trường hợp cụ thể và áp dụng các phương pháp soạn thảo thích hợp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc tạo ra các văn bản.
1.4.1 Văn bản quy phạm pháp luật
- Theo Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015
Văn bản quy phạm pháp luật là tài liệu chứa các quy định pháp lý, được ban hành đúng theo thẩm quyền, hình thức, trình tự và thủ tục được quy định trong Luật.
Văn bản quy phạm pháp luật chỉ được công nhận khi được ban hành đúng thẩm quyền, hình thức và trình tự theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 Nếu không đáp ứng các tiêu chí này, văn bản sẽ không được coi là văn bản quy phạm pháp luật hợp pháp.
- Văn bản quy phạm pháp luật có những đặc điểm như:
Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành bởi cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền, tuân thủ đúng quy định về thẩm quyền, hình thức và trình tự thủ tục theo luật định.
+ Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật có chứa những quy tắc xử sự
Hiệu lực không gian của văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng trên toàn quốc hoặc trong từng địa phương cụ thể Đồng thời, hiệu lực về thời gian của văn bản này là liên tục và thường xuyên, cho phép áp dụng nhiều lần đối với tất cả các đối tượng hoặc một nhóm đối tượng nhất định.
+ Nhà nước đặt ra những biện pháp để đảm bảo thực hiện theo quy định của pháp luật
Văn bản hành chính là loại văn bản không mang tính quy phạm, phục vụ cho việc quản lý nhà nước Nó được sử dụng để quy định, quyết định, phản ánh và thông báo tình hình trao đổi công việc, đồng thời xử lý các vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các sửa đổi, bổ sung của Chính phủ vào năm 2010, văn bản hành chính được phân loại thành hai loại chính: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính cá biệt là loại văn bản có tính chất riêng biệt, thường áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.
Văn bản hành chính cá biệt là các quyết định quản lý được ban hành bởi cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền, tuân theo trình tự và thủ tục pháp lý nhất định Những văn bản này nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể, mang tính chất cá biệt Đặc điểm chính của văn bản hành chính cá biệt bao gồm tính chất cụ thể và sự tuân thủ pháp luật.
- Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định
Nội dung của văn bản cá biệt bao gồm các quy tắc xử sự riêng biệt, được áp dụng cho từng trường hợp và cá nhân cụ thể Những quy tắc này dựa trên việc áp dụng pháp luật nhằm giải quyết các công việc có tính chất cụ thể và cá biệt.
- Văn bản hành chính cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo quy định của pháp luật b Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản được tạo ra trong quá trình quản lý, với mục đích ghi chép, truyền đạt và phản ánh thông tin liên quan đến hoạt động quản lý.
Văn bản hành chính không được dùng để thay thế văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính thông thường bao gồm nhiều loại tài liệu quan trọng như quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển và thư công Những văn bản này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và điều hành các hoạt động hành chính.
Những yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
1.5.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản
Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được đánh giá dựa trên hai khía cạnh chính: thẩm quyền về hình thức của văn bản và thẩm quyền liên quan đến nội dung của văn bản.
Thẩm quyền ban hành hình thức văn bản đề cập đến việc các cơ quan và tổ chức chỉ được phép phát hành những loại văn bản theo quy định của pháp luật.
Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của chủ thể quản lý trong việc giải quyết các vấn đề theo quy định của pháp luật Văn bản được ban hành phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định từ cấp trên, không được trái với các quy định này.
Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ Nội dung văn bản cần phải nhất quán, dựa trên các căn cứ xác thực, và không vi phạm quy định của Nhà nước, cũng như không trái với chủ trương, đường lối của Đảng và cấp trên.
1.5.2 Yêu cầu về nội dung văn bản a Văn bản quản lý nhà nước ban hành phải hướng tới mục đích nhất định
Mục đích chính của việc ban hành văn bản quản lý nhà nước là điều chỉnh các mối quan hệ xã hội và nội bộ trong tổ chức, đồng thời giải quyết công vụ trong phạm vi quản lý Văn bản cần thể hiện rõ mục tiêu chính trị, hướng tới việc thực hiện các phương châm, đường lối, và chính sách của Đảng và Nhà nước Trước khi soạn thảo, cần xác định tính cần thiết của văn bản, mục đích ban hành và giới hạn vấn đề Những câu hỏi này sẽ định hướng cho người soạn thảo, người góp ý và người ký duyệt trong quá trình xây dựng văn bản Hơn nữa, văn bản ban hành cần phải đảm bảo tính khoa học để đạt hiệu quả cao nhất.
Tính khoa học của văn bản đòi hỏi phải có đủ thông tin pháp lý và thực tế cần thiết, được xử lý chính xác và đầy đủ Các sự kiện và số liệu trong văn bản cần nhất quán và logic, không có mâu thuẫn hay chồng chéo giữa các ý Kết cấu văn bản phải chặt chẽ và hợp lý, với người soạn thảo cần duy trì sự khách quan, tránh lồng ghép quan điểm cá nhân hoặc động cơ vụ lợi.
Tính khả thi là yếu tố quan trọng trong việc soạn thảo văn bản, đảm bảo rằng nội dung phù hợp với hoàn cảnh thực tế và quy luật phát triển của các hiện tượng liên quan Văn bản cần phải giải quyết hài hòa các lợi ích, mang lại hiệu quả lớn về chính trị, kinh tế và xã hội.
Các văn bản ban hành không có tính khả thi thường chứa nội dung không phù hợp với thực tế, mang tính chủ quan và có lỗ hổng, gây khó khăn cho việc thực thi Hệ quả là những văn bản này thường xuyên phải sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ để thay thế bằng văn bản mới Để nâng cao tính khả thi, cần có sự kết hợp hợp lý giữa các yêu cầu về thẩm quyền ban hành, tính khoa học, mục đích rõ ràng và tính hợp pháp của văn bản.
1.5.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011, thể thức văn bản hành chính được quy định bao gồm các thành phần cơ bản Nghị định này sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư, nhằm cải thiện quy trình và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số và ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người ký văn bản;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
Ngoài các thành phần quy định, công văn còn có thể bổ sung thông tin như địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Telex và số Fax Đặc biệt, các văn bản loại khẩn và mật cần có dấu chỉ mức độ khẩn, mật để đảm bảo tính bảo mật và khẩn cấp của thông tin.
1.5.4 Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản
Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách chủ yếu trong văn bản quản lý nhà nước, với văn phong chủ yếu là văn viết Hiệu quả truyền đạt thông tin phụ thuộc vào việc lựa chọn thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo Các yêu cầu về mặt văn phong hành chính công vụ cần phải được đảm bảo để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong giao tiếp.
- Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc;
- Tính khách quan, phi cá nhân;
- Tính trang trọng, lịch sự;
Nội dung văn bản cần được trình bày rõ ràng và dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí để mọi đối tượng liên quan có thể nắm bắt thông tin một cách chính xác và thống nhất Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác và phổ thông, với cách diễn đạt đơn giản để người đọc dễ dàng tiếp cận và hiểu nội dung.
Về cơ bản, việc sử dụng ngôn ngữ và kết cấu các loại văn bản nên tuân theo những yêu cầu sau:
- Yêu cầu về viết câu:
Câu văn trong văn bản phụ thuộc vào phong cách viết của người soạn thảo và loại văn bản cần ban hành Dù dài hay ngắn, câu văn cần có đủ các thành phần cơ bản như chủ ngữ và vị ngữ Đối với văn bản quản lý nhà nước, nên sử dụng câu tường thuật để diễn đạt thông tin Khi cần sử dụng câu tường thuật phức, cần chú ý tách câu một cách hợp lý Đặc biệt, văn bản quản lý nhà nước không nên sử dụng câu nghi vấn và câu biểu cảm.
- Yêu cầu về nghĩa của câu:
Trong văn bản, mỗi câu cần phải có nghĩa rõ ràng và phù hợp với tư duy của người Việt Nam Để tránh hiện tượng câu sai về ngữ nghĩa, khi viết câu, cần lưu ý đảm bảo các yêu cầu về sự chính xác và logic trong diễn đạt.
+ Câu phải phản ánh đúng mối quan hệ trong thế giới khách quan;
+ Quan hệ giữa các thành phần trong câu, các vế câu phải logic;
+ Quan hệ giữa các thành phần đẳng lập phải là quan hệ đồng loại cùng phạm trù ngữ nghĩa
Nghĩa của câu cần phải phù hợp với chủ đề chung và chủ đề cụ thể của văn bản Để văn bản đạt yêu cầu về hình thức, người soạn thảo cần sử dụng các từ liên kết để gắn kết các câu và đoạn văn, tạo nên sự thống nhất trong toàn bộ nội dung.
1.5.5 Yêu cầu về bố cục của văn bản
TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG, BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Khái quát chung về Tổng cục Môi trường
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Môi trường
Năm 1992, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành lập Cục Môi trường là cơ quan đầu tiên chuyên trách về môi trường có chức năng giúp
Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường thống nhất quản lý các hoạt động bảo vệ môi trường trong cả nước
Ngày 27 tháng 12 năm 1993, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua Luật Bảo vệ môi trường - nền tảng pháp lý cho hệ thống luật pháp về môi trường của nước ta
Tháng 8 năm 2002 Quốc hội khoá XI đã thông qua Nghị quyết về việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường nhằm tăng cường hơn nữa hệ thống quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường Đồng thời, hình thành 3 đơn vị có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực môi trường là Cục Bảo vệ môi trường, Vụ Môi trường và Vụ Thẩm định và Đánh giá tác động môi trường
Ngày 30 tháng 9 năm 2008, sự ra đời của Tổng cục Môi trường theo Quyết định số 132/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ là một bước quan trọng trong tiến trình quy hoạch lại các cơ quan quản lý môi truờng của nhà nước, đồng thời đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của ngành môi trường ở nước ta (Nguồn trích dẫn tại http://vea.gov.vn/vn/Pages/trangchu.aspx)
Tổng cục Môi trường, theo Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 25 tháng 3 năm 2014, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng trong việc quản lý và bảo vệ môi trường Quyết định này quy định cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý môi trường quốc gia.
Tổng cục Môi trường, thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Bộ trưởng trong quản lý nhà nước về môi trường, cũng như tổ chức thực thi pháp luật về môi trường trên toàn quốc Ngoài ra, cơ quan này còn quản lý và thực hiện các dịch vụ công liên quan đến môi trường theo quy định pháp luật.
Tổng cục Môi trường, với tư cách pháp nhân và con dấu hình Quốc huy, có trụ sở tại thành phố Hà Nội và tài khoản riêng Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Môi trường được xác định rõ ràng trong các quy định pháp luật liên quan.
Xây dựng và soạn thảo các văn bản pháp lý quan trọng như dự án luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, nghị định và nghị quyết của Chính phủ, cũng như các quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ Ngoài ra, còn có dự thảo thông tư và quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường cùng các văn bản liên quan đến môi trường, nhằm trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền.
Các chiến lược và quy hoạch quốc gia về môi trường tập trung vào phòng ngừa và kiểm soát ô nhiễm, quản lý chất thải và chất thải nguy hại Ngoài ra, các chương trình cũng nhằm khắc phục ô nhiễm, sự cố môi trường và suy thoái môi trường, đồng thời cải thiện chất lượng môi trường và bảo tồn đa dạng sinh học Để đảm bảo hiệu quả, các tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học cần được áp dụng một cách nghiêm ngặt.
Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, và dự án liên tỉnh, liên vùng, quốc gia và xuyên quốc gia là rất quan trọng Điều này bao gồm việc áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, và định mức kinh tế - kỹ thuật liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học, sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
Hướng dẫn và kiểm tra quy trình đăng ký, công nhận, cấp, gia hạn, điều chỉnh và thu hồi các loại giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học theo quy định pháp luật.
Thực hiện rà soát và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến môi trường và đa dạng sinh học, đồng thời kiểm tra việc thi hành các quy định này Ngoài ra, cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về môi trường và bảo vệ đa dạng sinh học để nâng cao nhận thức cộng đồng.
Điều tra và thống kê các nguồn ô nhiễm là bước đầu tiên trong việc đánh giá tác động của chúng đối với môi trường Cần hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các biện pháp kiểm soát ô nhiễm để đảm bảo hiệu quả Đồng thời, việc kiểm soát trực tiếp các nguồn ô nhiễm nghiêm trọng theo quy định của pháp luật là rất quan trọng để bảo vệ môi trường.
+ Lập, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền danh mục phế liệu được phép nhập khẩu làm nguyên liệu sản xuất
-Về quản lý chất thải và cải thiện môi trường; bảo vệ môi trường lưu vực sông, vùng ven biển, vùng biển và hải đảo:
+ Lập, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền danh mục chất thải nguy hại;
Hướng dẫn và kiểm tra công tác bảo vệ môi trường trong khai thác khoáng sản là rất quan trọng Cần tổ chức thực hiện ký quỹ cải tạo và phục hồi môi trường theo quy định pháp luật nhằm bảo vệ tài nguyên thiên nhiên Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn góp phần phát triển bền vững trong ngành khai thác khoáng sản.
Xây dựng và triển khai các dự án bảo vệ môi trường nhằm khắc phục và cải thiện chất lượng môi trường tại các lưu vực sông, vùng ven biển, cũng như các khu vực biển và hải đảo bị ô nhiễm và suy thoái, theo đúng quy định của pháp luật.
Là đầu mối quan trọng, Bộ Tài nguyên và Môi trường điều phối hoạt động hợp tác giữa các bộ, ngành và địa phương nhằm giải quyết các vấn đề ô nhiễm môi trường tại các lưu vực sông và vùng ven biển Hoạt động này có tính liên ngành, liên tỉnh và liên quốc gia, đồng thời tham gia vào các tổ chức lưu vực sông liên tỉnh và liên quốc gia để tăng cường hiệu quả quản lý môi trường.
- Về bảo tồn đa dạng `sinh học:
Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010, là văn bản của Chính phủ nhằm sửa đổi và bổ sung một số điều trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, được ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004, liên quan đến công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Môi trường
Quy chế công tác văn thư – lưu trữ được ban hành theo Quyết định số 126/QĐ-TCMT ngày 16 tháng 02 năm 2017 của Tổng cục Môi trường, nhằm quy định các quy trình và tiêu chuẩn trong công tác văn thư và lưu trữ Quy chế này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm tính chính xác và an toàn trong việc lưu trữ thông tin của Tổng cục Môi trường.
2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Môi trường
2.3.1 Thẩm quyền soạn thảo và ban hành các loại văn bản tại Tổng cục Môi trường
Theo Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Tổng cục Môi trường thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường có quyền hạn và cơ cấu tổ chức rõ ràng Tổng cục này có thẩm quyền ban hành các loại văn bản liên quan đến nội dung quản lý môi trường.
Theo Quyết định số 25/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 25 tháng 3 năm 2014, Tổng cục Môi trường thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể Mặc dù Tổng cục Môi trường không có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, nhưng cơ quan này có trách nhiệm tham mưu và đề xuất ý kiến về các văn bản pháp luật liên quan đến chức năng của mình cho Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường để xem xét và quyết định.
Tổng cục Môi trường có thẩm quyền ban hành nhiều loại văn bản hành chính như Quyết định, chỉ thị, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi và phiếu chuyển.
Tổng cục Môi trường có thẩm quyền ban hành các văn bản chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực môi trường, bao gồm giấy xác nhận, giấy chứng nhận môi trường và kết luận thanh tra về môi trường Ngoài ra, cơ quan này cũng có quyền phát hành các văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, như thư công.
Tổng cục Môi trường có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính và chuyên ngành dựa trên chức năng nhiệm vụ được giao, đảm bảo các văn bản này tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
2.3.2 Thống kê số lượng văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành
Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của Tổng cục Môi trường, cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, có thể thấy rằng hàng năm, Tổng cục Môi trường ban hành một số lượng lớn văn bản với đa dạng thể loại như quyết định, công văn, tờ trình và kế hoạch, tất cả đều liên quan đến lĩnh vực môi trường và có phạm vi áp dụng trên toàn quốc.
Bảng 01: Thống kê số lượng một số văn bản do Tổng cục Môi trường soạn thảo và ban hành chủ yếu trong giai đoạn 2015 – 2017 Đơn vị tính: văn bản
Theo bảng thống kê, số lượng văn bản do Tổng cục Môi trường soạn thảo và ban hành hàng năm đã tăng đáng kể Tổng số văn bản mà Tổng cục Môi trường phát hành trong năm cho thấy xu hướng gia tăng rõ rệt.
Tổng cục Môi trường đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể về số lượng văn bản ban hành trong những năm qua Cụ thể, năm 2015 có 5.884 văn bản, năm 2016 tăng lên 6.477 văn bản, và năm 2017 đạt 6.624 văn bản Số lượng văn bản năm 2017 đã tăng 1,12 lần so với năm 2015 và 1,02 lần so với năm 2016.
Xét về số lượng của từng loại văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành trong giai đoạn 2015 – 2017, số lượng văn bản cũng biến động rất
Trong năm 2015, tỷ lệ các loại văn bản đã ban hành bao gồm: Quyết định chiếm 32%, Công văn 51.1%, báo cáo 1.73%, Thông báo 0.91%, tờ trình 0.85%, giấy xác nhận 2.32%, và kết luận thanh tra 11.09%.
Trong năm 2016, tổng số văn bản đã ban hành gồm: Quyết định chiếm 32.5%, Công văn 50.3%, báo cáo 1.46%, Thông báo 1.09%, tờ trình 0.64%, giấy xác nhận 1.66%, và kết luận thanh tra 12.35%.
Năm 2017, tỷ lệ các loại văn bản được ban hành gồm: Quyết định chiếm 27.1%, Công văn chiếm 54.4%, báo cáo chiếm 1.61%, Thông báo chiếm 1.31%, tờ trình chiếm 0.67%, giấy xác nhận chiếm 2.5% và kết luận thanh tra chiếm 12.41%.
Theo bảng thống kê, công văn và quyết định là hai loại văn bản được Tổng cục Môi trường phát hành nhiều nhất Các văn bản chuyên ngành như kết luận thanh tra và giấy xác nhận cũng được ban hành với số lượng đáng kể Ngoài ra, còn có nhiều văn bản khác như báo cáo, thông báo và tờ trình.
2.3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành
Theo khảo sát thực tế tại Tổng cục Môi trường, hầu hết các văn bản được soạn thảo và ban hành đều tuân thủ đúng quy định về thể thức theo pháp luật.
2.3.3.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung, thể thức của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm 9 thành phần chính:
Phụ lục số 02: Sơ đồ quy định về thể thức của văn bản a Quốc hiệu: Được trình bày ở phía trên cùng của văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ
Để trình bày nội dung một cách rõ ràng và thu hút, hãy sử dụng phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13, với định dạng đậm Dòng chữ “Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc” nên được in đậm và gạch chân, đặt ở góc trên bên phải của văn bản để tạo điểm nhấn nổi bật.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc