8. Cấu trúc của đề tài
2.3.3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung, thể thức của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm 9 thành phần chính:
Phụ lục số 02: Sơ đồ quy định về thể thức của văn bản
a. Quốc hiệu:
Được trình bày ở phía trên cùng của văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ
phúc” phông chữ Time New Roman đậm có gạch chân, từ đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Qua số văn bản đã được khảo sát thực tế, đa phần các văn bản đều đã được soạn thảo đúng phần thể thức này. Tuy nhiên, vẫn còn một số ít văn bản đã
sử dụng phần gạch chân bên dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” là
đường gạch nối chứ không phải là đường nét liền như trong Quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính.
Ví dụ: Công văn số 2042/TCMT-QTMT ngày 31 tháng 7 năm 2017 của
Tổng cục Môi trường về việc cử cán bộ tham gia Tổng công tác liên ngành để giám sát hoạt động nhận chìm ở biển của Công ty TNHH Điện lực Vĩnh Tân 1. (Phụ lục số 03).
b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Được trình bày ở phía trên cùng phía bên trái của văn bản, dòng trên ghi tên cơ quan chủ quản “BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Dòng dưới ghi tên cơ quan ban hành văn bản
“TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG” trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG
c. Số, ký hiệu văn bản:
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm .
+ Ký hiệu của văn bản được quy định và thực hiện theo đúng Quy chế văn thư – lưu trữ của Tổng cục Môi trường ban hành ngày 16 tháng 02 năm 2017.
- Đối với công văn:
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG
Số:……/TCMT-TTQT
Ghi chú: TTQT: tên đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản
- Đối với các văn bản có tên loại:
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG
Số:……/QĐ-TCMT
Ghi chú: QĐ: ký hiệu tên loại văn bản đã được quy định tại Quy chế văn thư – lưu trữ của Tổng cục Môi trường.
d. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:
Được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
Hà Nội, ngày …..tháng…..năm……
Tuy nhiên, trong quá trình khảo sát thực tế, tôi thấy thành phần về địa danh, ngày tháng năm được trình bày trong các văn bản vẫn chưa trình bày đúng theo quy định. Tại một số văn bản, thành phần này vẫn chưa được đặt canh giữa phía dưới Quốc hiệu mà bị lệch sang bên trái hoặc bên phải của phần phía dưới Quốc hiệu. Phần địa danh ngày tháng năm vẫn chưa canh cùng dòng với
dòng Số, ký hiệu của văn bản. Ví dụ như:
- Quyết định số 1786/QĐ-TCMT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc thành lập Hội đồng Khoa học chuyên ngành đánh giá Hồ sơ đăng ký lưu hành chế phẩm sinh học của Công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ An Thái. (Phụ lục số 04)
- Quyết định số 1785/QĐ-TCMT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc thành lập Hội đồng Khoa học chuyên ngành đánh giá Hồ
sơ đăng ký lưu hành chế phẩm sinh học của Công ty TNHH Phát triển nông nghiệp Phương Nam. (Phụ lục số 05)
- Quyết định số 1784/QĐ-TCMT ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc thành lập Hội đồng Khoa học chuyên ngành đánh giá Hồ sơ đăng ký lưu hành chế phẩm sinh học của Công ty TNHH Phát triển nông nghiệp Phương Nam. (Phụ lục số 06)
- Công văn số 2037/TCMT-VP ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc triệu tập Đội văn nghệ tham gia Hội thi văn nghệ chào mừng kỷ niệm 15 năm thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường (2002 – 2017). (Phụ lục 07)
- Công văn số 2040/TCMT-TCCB ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc góp ý dự thảo Nghị quyết của BCSĐ Bộ TN&MT về nâng cao đạo dức công vụ, xây dựng văn hóa công sở văn minh, hiện đại đối với cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức và người lao động trong ngành TN&MT. (Phụ lục 08)
- Công văn số 2041/TCMT-TĐ&ĐTM ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc thông báo kế hoạch khảo sát tại khu vực Thủy điện Tiên Thanh. (Phụ lục 09)
- Công văn số 2036/TCMT-KHTC ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc rà soát, đánh giá các quuy định về đầu tư công. (Phụ lục 10)
- Công văn số 2035/TCMT-TĐ&ĐTM ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc tham gia ý kiến đối với Đề án Quy hoạch phát triển năng lượng quốc gia giai đoạn 2016 – 2025, định hướng đến năm 2035, dự thảo Tờ trình và Quyết định phê duyệt. (Phụ lục 11)
- Công văn số 3263/TCMT-KSON ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Tổng cục Môi trường về việc phân khai dự toán đối với nhiệm vụ mở mới của Tổng cục Môi trường. (Phụ lục 12)
- Công văn số 3011/TCMT-VP ngày 31 tháng 12 năm 2015 của Tổng cục Môi trường về việc đồng ý cho NCS tiếp tục nghiên cứu, học tập. (Phụ lục 13)
- Kế hoạch số 03/KH-TCMT ngày 22 tháng 12 năm 2016 của Tổng cục Môi trường ban hành về việc xây dựng và nhân rộng điển hình tiên tiến giai đoạn 2016 – 2017. (Phụ lục 14)
e. Tên loại và trích yếu nội dung:
- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 985/TCMT-VP V/v Mời dự Hội thảo
Nhìn chung, đa số văn bản đều đã thực hiện đúng theo quy định. Bên cạnh đó, vẫn còn có 1 số văn bản có Trích yếu nội dung vẫn còn chưa gạch chân, một số văn bản khoảng cách giữa dòng ghi nội dung với số ký hiệu vẫn chưa cách đúng 6pt. Hay một số văn bản vẫn nhầm giữa thể thức trình bày của Giấy mời và công văn mời. Cụ thể tại các văn bản:
- Báo cáo số 84/BC-TCMT ngày 12 tháng 12 năm 2016 của Tổng cục Môi trường về công tác tư pháp năm 2016, nhiệm vụ, giải pháp năm 2017. (Phụ lục 15)
- Thông báo số 21/TB-TCMT ngày 20/6/2016 của Tổng cục Môi trường về việc xét duyệt quyết toán ngân sách năm 2015. (Phụ lục số 16)
- Thông báo số 65/TB-TCMT ngày 15 tháng 11 năm 2016 của Tổng cục Môi trường về việc đính chính hồ sơ mời thầu. (Phụ lục số 17)
- Thông báo số 58/TB-TCMT ngày 27 tháng 9 năm 2016 của Tổng cục Môi trường về thời điểm nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội khi đến tuổi nghỉ hưu. (Phụ lục số 18)
- Công văn số 1009/TCMT-VP ngày 13 tháng 5 năm 2016 của Tổng cục Môi trường về việc mời tham dự Hội thảo chuyên gia xin ý kiến đánh giá tình hình thực hiện nhóm chỉ tiêu về giảm nhẹ mức độ suy thoái, cạn kiệt tài nguyên thiên nhiên, kiềm chế tốc độ suy giảm đa dạng sinh học. (Phụ lục số 19)
- Giấy mời số 76/GM-TCMT ngày 15 tháng 11 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc mời hội thảo hướng dẫn, đánh giá thực hiện các quy định liên quan đến trách nhiệm pháp lý về bảo vệ môi trường. (Phụ lục số 20)
- Giấy mời số 18/GM-TCMT ngày 20 tháng 06 năm 2017 của Tổng cục Môi trường về việc mời họp Hội đồng xét duyệt đề cương nhiệm vụ năm 2017. (Phụ lục số 21)
f. Nội dung văn bản:
- Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: + Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh).
- Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
- Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Qua khảo sát thực tế về văn bản tại Tổng cục Môi trường, đa số các văn bản đều đã trình bày đúng về kỹ thuật và thể thức của phần nội dung. Bên cạnh đó, vẫn còn tồn tại một số văn bản trình bày sai quy định. Đối với số văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Nhưng một số văn bản khi kết thúc căn cứ pháp lý cuối cùng lại kết thúc bằng dấu
“chấm phẩm”. Hay một số văn bản sau từ “QUYẾT ĐỊNH” không có dấu “hai
- Quyết định số 1108/QĐ-TCMT ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Tổng cục Môi trường về việc cử cán bộ đi công tác trong nước. (Phụ lục 22)
- Quyết định số 1473/QĐ-TCMT ngày 28 tháng 9 năm 2016 của Tổng cục Môi trường về việc nâng bậc lương thường xuyên đối với cán bộ hợp đồng. (Phụ lục 23)
g. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
- Tổng cục trưởng ký tất cả các văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành.
TỔNG CỤC TRƯỞNG
NGUYỄN VĂN TÀI
- Trường hợp ký thay Tổng cục trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT.TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
(HỌ VÀ TÊN)
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức,
TUQ. TỔNG CỤC TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ (HỌ VÀ TÊN) TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG (HỌ VÀ TÊN) - Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” Hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Nhìn chung, qua khảo sát thực tế tại Tổng cục Môi trường, các văn bản đã
thực hiện đúng thành phần thể thức “Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền” do Nhà nước quy định.
h. Dấu của cơ quan, tổ chức:
- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Trong quá trình hoạt động, Tổng cục Môi trường đã và đang sử dụng các loại dấu như:
- Dấu quốc huy (dấu tròn) của TCMT; - Dấu văn phòng;
- Dấu chức danh như: Tổng Cục Trưởng; Phó Tổng cục Trưởng; Chánh Văn phòng; Phó Chánh văn phòng; Trưởng phòng Tổ chức cán bộ; các dấu tên