8. Cấu trúc của đề tài
2.3.5.3. Trình và duyệt văn bản
a. Duyệt văn bản: Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản, cụ thể:
* Đối với Văn bản cấp Bộ:
- Văn bản của Tổng cục trình Lãnh đạo Bộ ký: Lãnh đạo Tổng cục phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào văn bản sau dấu (./.) Trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành.
- Văn bản của Bộ do Tổng cục trưởng ký thừa lệnh/thừa ủy quyền Bộ trưởng thì phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trực thuộc Tổng cục soạn thảo và Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục vào văn bản.
* Đối với Văn bản cấp Tổng cục:
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào văn bản trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục ký ban hành.
+ Các loại văn bản như Quyết định phê duyệt dự toán/thành lập đoàn kiểm tra/ đoàn công tác; Các Giấy phép/Giấy chứng nhận/Giấy xác nhận/Văn bản giải quyết thủ tục hành chính, lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải ký tắt vào tất cả các trang văn bản và phụ lục kèm theo. Riêng trang cuối cùng, Lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản ký vào sau dấu (./.).
+ Đối với các loại văn bản khác thì Lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản ký vào sau dấu (./.).
- Lãnh đạo Văn phòng giúp Tổng cục trưởng tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Tổng cục và phải ký tắt vào văn bản.
+ Đối với các loại văn bản như Quyết định phê duyệt dự toán/thành lập đoàn kiểm tra/ đoàn công tác; Các Giấy phép/Giấy chứng nhận/Giấy xác nhận/Văn bản giải quyết thủ tục hành chính thì lãnh đạo Văn phòng phải ký tắt vào tất cả các trang văn bản và phụ lục kèm theo. Riêng trang cuối cùng, Lãnh đạo Văn phòng ký vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
+ Đối với các loại văn bản khác Lãnh đạo Văn phòng ký vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải báo cáo Lãnh đạo Tổng cục xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
b. Trình ký văn bản:
* Đối với văn bản trình cấp Bộ:
- Đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải đảm bảo thực hiện thực đầy đủ theo đúng quy định của Tổng cục về việc chuẩn bị hồ sơ trình gồm: phiếu trình (theo mẫu đã được quy định tại Quy chế văn thư của Tổng cục Môi trường) và các công văn, văn bản có liên quan kèm theo. Trong đó, Phiếu trình phải có chữ ký của Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo đơn vị và chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục. Lãnh đạo đơn vị trực thuộc Tổng cục không ký tắt vào văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký.
- Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình, đơn vị được giao soạn thảo phải xuống Văn thư Tổng cục để xin cấp số phiếu trình, Văn thư Tổng cục lưu và theo dõi Phiếu trình Lãnh đạo Bộ.
- Các đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản gửi hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ trực tiếp tại Văn thư Bộ chứ không thông qua Văn thư Tổng cục để xin ý kiến chỉ đạo và chữ ký của Lãnh đạo Bộ.
* Đối với văn bản trình cấp Tổng cục:
- Đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải đảm bảo thực hiện thực đầy đủ theo đúng quy định của Tổng cục về việc chuẩn bị hồ sơ trình gồm: phiếu trình (theo mẫu đã được quy định tại Quy chế văn thư của Tổng cục Môi trường) và các công văn, văn bản có liên quan kèm theo. Trong đó, Phiếu trình phải có đầy đủ chữ ký của chuyên viên xử lý (đối với các Vụ) hoặc Lãnh đạo cấp phòng (đối với các Cục, Viện, Tạp chí,Văn phòng, Trung tâm); chữ ký của Lãnh đạo đơn vị trình và Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục.
- Hồ sơ trình sau khi đã được hoàn thiện, đơn vị được giao soạn thảo văn bản xuống Văn thư đơn vị cấp số, lưu và theo dõi Phiếu trình.
- Hồ sơ trình và nhận tại Văn thư Tổng cục.
- Đầu mối giúp việc Lãnh đạo Tổng cục nhận, trả Phiếu trình tại Văn thư Tổng cục.
+ Đối với văn bản trình thông thường: Đầu mối giúp việc Lãnh đạo Tổng cục nhận tài liệu trình, rà soát về thể thức, thủ tục trình ký văn bản trước khi trình Lãnh đạo Văn phòng ký tắt và Lãnh đạo Tổng cục ký văn bản. Nếu phát hiện sai sót về hình thức và thủ tục hồ sơ trình, trong thời gian 01 ngày làm việc, có trách nhiệm gửi lại đơn vị trình để hoàn thiện.
+ Đối với văn bản gấp: Đầu mối giúp việc cần chuyển văn bản tới Lãnh đạo Tổng cục ngay sau khi nhận được văn bản. Lãnh đạo Tổng cục có ý kiến chỉ đạo và ký ngay trong ngày nhận được dự thảo văn bản trình ký.