8. Cấu trúc của đề tài
2.3.5.4. Hoàn thiện các thể thức và làm các thủ tục phát hành:
a. Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của Lãnh đạo (nếu có) và trình ký chính thức. - Tổng cục trưởng ký tất cả các văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành. - Tổng cục trưởng có thể giao cho Tổng Cục phó ký thay (KT.) Các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Tổng cục phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng và pháp luật về những văn bản đã ký.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, Tổng cục trưởng có thể ủy quyền cho Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ ký thừa ủy quyền (TUQ.) Một số văn bản mà Tổng cục trưởng phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản (Giấy ủy quyền) và giới hạn trong một thời gian nhất định. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ không được ủy quyền lại cho người khác ký.
- Tổng cục trưởng có thể giao cho chánh Văn phòng hoặc trưởng 1 đơn vị trong Tổng cục ký thừa lệnh (TL.) Một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh đã được quy định rõ ràng tại Quy chế văn thư – lưu trữ của Tổng cục ban hành ngày 16 tháng 02 năm 2017.
- Khi ký văn bản, Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản, mà phải dùng bút mực xanh để ký lên văn bản để phân biệt giữa bản gốc và bản chính. Không ghi học hàm, học vị trước tên của người ký văn bản.
b. Văn thư Tổng cục ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản:
- Tất cả văn bản do Tổng cục phát hành đều được ghi số theo hệ thống số chung do Văn phòng thống nhất quản lý. Riêng Văn bản mật do Tổng cục ban
- Việc ghi số văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
c. Nhân bản theo số lượng quy định:
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.
- Đối với những văn bản mật: Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Tổng cục và được thực hiện theo quy định sau:
+ Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn.
+ Tổng cục trưởng hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.
+ Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.
+ Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật.
+ Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
d. Đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định, cụ thể:
- Khi đóng dấu lên chữ ký: dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Tổng cục Môi trường hoặc tên của phụ lục. Văn bản có nhiều phụ lục kèm theo, chia thành các Phụ lục số 01, Phụ lục số 02..., thì dấu được đóng lên từng phụ lục. Đối với phụ lục có từ 2 trang trở lên thì ngoài việc đóng dấu lên phụ lục như đã nêu ở trên cần đóng thêm dấu giáp lai.
- Đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
- Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật
+ Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+ Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) được
thực hiện theo đúng quy định của Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
+ Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Giấy không có nội dung, văn bản chưa có chữ ký hoặc văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
- Việc sao chụp và in con dấu đỏ của Tổng cục (sử dụng khi làm giấy mời) chỉ được thực hiện khi Lãnh đạo Tổng cục đồng ý bằng văn bản.
e. Làm thủ tục phát hành:
Sau khi văn bản đã được hoàn thiện về thể thức và nội dung. Đầy đủ các chữ ký, ghi số, ngày tháng năm ban hành. Văn thư Tổng cục sẽ:
- Lựa chọn phong bì phù hợp để gửi văn bản đi. Hiện nay, Tổng cục Môi trường đnag sử dụng 2 loại phong bì chính với kích thước là 220mm x 158mm và 307mm x 220mm. Phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng. (Phụ lục 25)
- Viết phong bì: gồm 2 phần, Văn thư Tổng cục sẽ phải viết đầy dủ thông tin của mỗi phần:
+Phần nơi gửi : Được trình bày ở mép trên của phong bì. Phần này gồm có tên cơ quan; địa chỉ; số điên thoại; số fax.
+Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì. Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin vào phần trên đầy đủ rõ ràng. Đặc biệt phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối.
- Vào phong bì và dán phong bì: Sau khi đã ghi đầy đủ các thông tin, Văn thư Tổng cục cho văn bản vào bì đã được lựa chọn và ghi đầy đủ thông tin và dán phong bì lại.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên phong bì (nếu có): + Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn”để công tác chuyển được nhanh chóng kịp thời .
+ Đối với những văn bản mật được đóng dấu ký hiệu (A, B, C) bên ngoài để dảm bảo bí mật và an toàn nội dung bên trong.
f. Lưu văn bản:
- Đối với văn bản cấp Tổng cục: Mỗi văn bản phát hành đều Lưu lại 02 bản (01 bản gốc lưu tại Văn thư Tổng cục và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo).
- Đối với văn bản cấp Bộ do Tổng cục tham mưu soạn thảo: Mỗi văn bản phải Lưu 03 bản (01 bản gốc lưu tại Văn thư Bộ; 01 bản chính lưu tại Văn thư Tổng cục và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo), đồng thời cần ghi rõ ký hiệu viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản tại phần “Nơi nhận”.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
- Văn thư Tổng cục có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định Tổng cục.
Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường đã và đang áp dụng theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước cũng như Tổng cục quy định. Từ khâu chuẩn bị soạn thảo văn bản cho đến khâu hoàn thiện văn bản cuối cùng, là một chuỗi liên kết logic, có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Nếu Tổng cục Môi trường thiếu một trong bốn bước của quy trình soạn thảo hay chưa có sự liên kết của bốn bước trong quy trình soạn thảo thì sẽ không ban hành ra được một văn bản cụ thể, hoàn chỉnh cả về nội dung và hình thức.
2.3.6. Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường
Công tác soạn thảo văn bản là một công tác quan trọng trong hoạt động quản lý của Tổng cục Môi trường. Tổng cục Môi trường là một cơ quan quản lý về lĩnh vực môi trường trong phạm vi cả nước. Vì thế, số lượng văn bản mà Tổng cục ban hành là tương đối nhiều. Chính vì thế mà trình độ cán bộ soạn thảo văn bản cũng được Tổng cục Môi trường chú trọng.
Đối với những cá nhân hay đơn vị trực tiếp soạn thảo văn bản, phải là những cán bộ có trình độ chuyên môn từ Cao đẳng, Đại học trở lên, nắm rõ về chủ đề cũng như nội dung cần phải có trong văn bản được giao soạn thảo. Để từ đó có thể soạn thảo văn bản một cách chính xác, không đi sai chủ đề, nội dung. Và cũng phải nắm rõ được các quy định về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày của các loại văn,
Đối với cán bộ lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo: là những cán bộ có trình độ chuyên môn từ Đại học trở lên, nắm vững được các lĩnh vực chuyên môn. Là người chịu trách nhiệm thẩm định độ chính xác về nội dung của văn bản trước khi chuyển văn bản qua Chánh văn phòng để thẩm định về hình thức, trước khi trình văn bản lên Lãnh đạo Tổng cục ký.
Sau khi đã được thẩm định về độ chính xác của nội dung, văn bản sẽ được Chuyển qua cho Chánh văn phòng – người kiểm tra cuối cùng về thể thức, kỹ thuật cũng như thủ tục ban hành văn bản. Chánh Văn phòng phải là người có trình độ từ Đại học trở lên, là người nắm rõ các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, luôn luôn cập nhật những quy định mới nhất của Nhà nước về kỹ thuật, thể thức trình bày văn bản. Chánh văn phòng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối cùng về thể thức văn bản trước khi trình lãnh dạo Tổng cục ký, và làm các thủ tục ban hành sao cho, văn bản khi được ban hành đúng với quy định của Nhà nước, không mắc các lỗi sai về thể thức.