8. Cấu trúc của đề tài
3.2. Nhóm giải pháp về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong Tổng cục
nhiệm của từng cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản. Những quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đối với các đơn vị trực thuộc Tổng cục.
- Đồng thời, Tổng cục cần có những quy định rõ ràng về sự phối hợp khi soạn thảo văn bản giữa các đơn vị chuyên môn và trách nhiệm của Lãnh đạo Tổng cục, cán bộ Phòng Văn thư – lưu trữ của Tổng cục Môi trường.
- Những văn bản đã được mẫu hóa, cần phải được tuyên truyền, phổ biến một cách rộng rãi.
- Ngoài ra, Tổng cục Môi trường cần phải xây dựng được một hệ thống chế tài cụ thể, chặt chẽ, mang tính chất răn đe đối với những cá nhân, đơn vị trực tiếp tham gia vào Công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Tổng cục.
- Ban hành quyết định về tổ chức thanh tra, kiểm tra định kỳ đối với việc thực hiên công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các đơn vị, phòng ban trực thuộc Tổng cục.
3.2. Nhóm giải pháp về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong Tổng cục Môi trường cục Môi trường
- Bổ sung thêm một số cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao về soạn thảo văn bản cũng như trình độ chuyên môn về chuyên ngành làm việc tại các đơn vị trực thuộc Tổng cục nhằm đáp ứng được yêu cầu nhanh chóng, kịp thời của công tác soạn thảo tại Tổng cục.
- Đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức là một yếu tố quan trọng để thực hiện tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Tổng cục.
Trong quá trình khảo sát thực tế tại Tổng cục, em thấy nhiều cán bộ, công chức, viên chức vẫn còn khá lúng túng, chưa nắm rõ được các bước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục. Bởi vì, hầu hết các cán bộ tham gia công tác soạn thảo đều là những cán bộ chuyên ngành được phân công soạn thảo chứ không phải là những cán bộ được học chuyên về công tác soạn thảo và ban hành văn bản cho nên một số người vẫn khá lúng túng, chưa áp dụng tốt các quy định trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Do đó, công tác đào tạo, bồi dưỡng cho những cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp thực hiện, tham gia vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải được thực hiện một cách cụ thể, có kế hoạch. Ví dụ như:
+ Cập nhật và phổ biến rộng rãi các quy định của Pháp luật, Nhà nước, của Bộ Tài nguyên và Môi trường nói chung và Tổng cục Môi trường nói riêng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được đề ra.
+ Mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản cho các cán bộ, công chức, viên chức, đơn vị có liên quan. Các lớp bồi dưỡng về công nghệ thông tin, sử dụng các máy móc, trang thiết bị cần thiết trong công tác soạn thảo văn bản như máy tính, máy in, máy fax….
+ Tổ chức các buổi hội thảo, họp giữa các ngành có liên quan để cùng trao đổi về trình độ chuyên môn trong từng lĩnh vực.
+ Cử các Cán bộ, công chức, viên chức đi học ở các Trường chuyên đào tạo về công tác soạn thảo và ban hành văn bản để nâng cao trình độ.
- Có chế độ đãi ngộ hợp lý nhằm tạo động lực làm việc cho cán bộ, công chức.
Chế độ đãi ngộ hợp lý sẽ là một yếu tố quan trọng, tác động không nhỏ đến cách thức làm việc của các cán bộ, công chức viên chức.
Vì vậy, Tổng cục Môi trường cần có quy định về chế độ tiền lương, phụ cấp, thưởng hợp lý cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại Tổng cục có thể yên tâm công tác, cống hiến toàn bộ những năng lực, trí tuệ của bản thân cho
Ngoài chế độ về tiền lương, phụ cấp, thì các hình thức khen thưởng như trao bằng khen, giấy khen, giấy chứng nhận, tuyên dương trước toàn Tổng cục…. cũng góp phần không nhỏ đến chất lượng làm việc có hiệu quả của cán bộ, công chức, viên chức trong Tổng cục.
Bên cạnh việc khen thưởng, cũng cần phải có những quy định, chế tài về việc không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được giao đối với cán bộ, công chức, viên chức. Tổng cục nên xây dựng một loạt các chế tài cụ thể, rõ ràng về mức phạt, kỷ luật đối với việc không hoàn thành nhiệm vụ được giao áp dụng đối với cán bộ, và toàn thể công nhân viên trong Tổng cục nhằm đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả của Tổng cục.
- Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho Cán bộ, công chức hoàn thành tốt công việc.
Yếu tố môi trường làm việc cũng là một yếu tố quan trọng trong nhóm giải pháp này nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức đang làm việc tại Tổng cục. Một môi trường làm việc thuận lợi phải là một môi trường đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc hiệu quả như về cơ sở vật chất, các phương tiện và trang thiết bị phục vụ làm việc. Cụ thể:
+ Đổi mới, cập nhật và hướng dẫn sử dụng hệ thống trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác soạn thảo văn bản tại Tổng cục.
+ Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống các trang thiết bị, nhằm phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt được hiệu quả, chất lượng cao nhất trong quá trình sử dụng.
+ Thay thế các trang thiết bị cũ, lỗi thời, tạo môi trường làm việc thuận lợi nhất cho cán bộ công chức làm việc tạo Tổng cục. Trang bị thêm máy điều hoà, ghế đệm xoay điều chỉnh tự động lên xuống, các đồ dùng văn phòng phẩm nhằm tạo một môi trường làm việc tốt nhất.