Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Nhóm thực hiện: 02 Mã học phần: 2121CEMG2431 GVHD: Ngô Thị Mai Hà Nội, ngày tháng năm 2021 LỜI MỞ ĐẦU _4 NỘI DUNG _5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Những vấn đề chung tổ chức họp, hội nghị, hội thảo. _5 1.1 Mục đích, ý nghĩa họp, hội nghị, hội thảo. _5 1.2 Khái niệm phân loại họp, hội nghị, hội thảo: _5 1.3 Các phương pháp tổ chức họp, hội nghị, hội thảo _5 Quy trình tổ chức họp, hội nghị, hội thảo. _5 2.1 Công tác chuẩn bị 2.2 Tiến hành họp _8 CHƯƠNG 2: LIÊN HỆ THỰC TIỄN 10 Giới thiệu chung công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen _10 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 10 1.2 Cơ cấu tổ chức 11 Công tác tổ chức hội nghị khách hàng công ty cổ phần sản xuất Mizen 11 2.1 Mục đích, ý nghĩa hội nghị _11 2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị _12 2.3 Tiến hành tổ chức hội nghị 17 2.4 Sau kết thúc họp _22 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC SAU HỘI THẢO _22 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP 23 Ưu nhược điểm công tác tổ chức hội nghị _23 1.1 Ưu điểm _23 1.2 Nhược điểm 23 Kiến nghị giải pháp giúp cho công tác tổ chức hội nghị công ty cổ phần Mizen _24 PHẦN KẾT LUẬN 26 LỜI MỞ ĐẦU Trong xã hội kinh doanh phức tạp ngày nay, cá nhân khơng thể có đầy đủ tất thông tin cần thiết để đưa tất định Do họp, hội nghị, hội thảo yếu tố quan trọng thiếu doanh nghiệp nay…Các họp, hội nghị, hội thảo nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Có họp nhỏ mang tính chất nội không tốn nhiều thời gian tiền bạc, có họp hay hội nghị địi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước Tổ chức họp, hội thảo, hội nghị thành công chuyện đơn giản khơng có bước chuẩn bị thật kỹ Để có doanh nghiệp có chương trình hội nghị, hội thảo thành cơng phận Hành văn phịng cần phải làm tốt cơng việc như: Xác định rõ mục tiêu đối tượng; lập kế hoạch tổ chức chi tiết; tìm thuê địa điểm phù hợp, chuẩn bị dự phòng phát sinh trình tổ chức; kế hoạch kết thúc chương trình Để tìm hiểu rõ công tác chuẩn bị, tổ chức cho họp hội nghị, hội thảo, nhóm định nghiên cứu công tác tổ chức hội nghị khách hàng Công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen – Hãng sơn X-paint với chủ đề “Chia sẻ kinh nghiệm – Hợp tác thành công” Là kiện thường niên, tổ chức học hỏi nhiều thứ Đề tài thực với hướng dẫn cô Ngô Thị Mai - Giảng viên mơn Quản trị hành văn phịng Vốn đề tài rộng phức tạp viết khơng tránh khỏi thiếu sót Nhóm em mong nhận đóng góp ý kiến cơ! Nhóm em xin chân thành cảm ơn! NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Những vấn đề chung tổ chức họp, hội nghị, hội thảo 1.1 Mục đích, ý nghĩa họp, hội nghị, hội thảo Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo hoạt động thiếu doanh nghiệp mà thơng qua để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Cuộc họp, hội nghị, hội thảo nơi để phát huy quyền làm chủ người thông qua việc bày tỏ quan điển, bàn bạc đóng góp ý kiến… Thơng qua hội họp, hội nghị, số định ban hành, số tư tưởng, quan điểm thừa nhận Không vậy, cịn nơi bàn bạc, triển khai định, tháo gỡ khó khăn, phát phổ biến khuyết điểm, lệch lạc quản lý, nhiệm vụ, từ có biện pháp khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm, thúc đẩy phát triển 1.2 Khái niệm phân loại họp, hội nghị, hội thảo:  Họp: tập họp nơi để làm, tìm cách giải cơng việc chung  Hội nghị: họp mặt nhiều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định thường đưa nghị hay định  Hội thảo: dạng họp để thảo luận vấn đề có tính chất khoa học 1.3 Các phương pháp tổ chức họp, hội nghị, hội thảo  Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp phòng họp hội trường  Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng internet  Phương pháp sử dụng cáp quang: cầu truyền hình, hội nghị từ xa Quy trình tổ chức họp, hội nghị, hội thảo 2.1 Công tác chuẩn bị 2.1.1 Xác định mục tiêu họp, hội nghị, hội thảo Mỗi họp có tính chất mục tiêu khác nhau, để tổ chức tốt họp cần phải xác định mục tiêu họp Trong doanh nghiệp, họp thường có mục tiêu sau:  Họp để phát triển: thông qua họp, hội nghị để phổ biến chủ trương, sách, đường lối, chương trình, kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức tạo tiền đề cho việc thực chủ trương, đường lối  Họp để trao đổi thông tin: thông qua họp trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận, đơn vị tổ chức  Cuộc họp mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến chủ trương, sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin hành động thống trước triển khai  Họp để bàn bạc, giải vấn đề: tập thể thảo luận số vấn đề cục thể để đến trí định tập thể Hoặc tập thể thảo luận vấn đề cụ thể không định mà thủ trưởng vào để đưa định I.1.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp, hội nghị, hội thảo a Xác định thành phần tham dự họp - Lập danh sách thành phần tham gia họp - Trình chủ tọa nhà quản trị văn phịng xem ký duyệt - Thông báo gửi giấy mời đến biểu Chú ý, việc gửi giấy mời phải hoàn thành trước họp diễn ra, trường hợp khẩn cấp cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau Khi làm giấy mời cần lưu ý ghi tên, chức vụ, nội dung họp xác thận trọng Trong trường hợp thành phần họp có người nước ngồi tham dự, cần liên hệ thông báo cho phận đối ngoại, quan an ninh quan ngoại giao b Xây dựng chương trình họp - Là q trình xác định hoạt động diễn ra, trình tự hoạt động thời gian tối thiểu, thời gian tối đa cho hoạt động - Người điều hành, phụ trách hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, đọc báo cáo… - Xác định hoạt động dự phòng biện pháp xử lý có tình đột xuất xảy họp c Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho họp  Bố trí bàn ghế: - Đối với họp nhỏ, địa điểm thường phòng họp doanh nghiệp Phòng họp cần bố trí sẵn bàn ghế đầy đủ thường bố trí theo kiểu hình trịn, chữ nhật, hình elip để tương ứng với tính chất trao đổi - Với họp lớp, cần tổ chức hội trường Ngồi bục diễn giả cịn có thêm bàn chủ tịch đoàn, chủ tịch tọa phận thư ký Trường hợp có khách mời quan trọn nên chuẩn bị biển ghi rõ họ tên, chức danh người để nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn định trật tự  Trang trí phịng họp: Theo lễ nghi quy định tùy tính chất họp  Trang thiết bị: Hệ thống ánh sáng, âm phải chuẩn bị chu đáo ( có phương án dự phịng điện), phơng chiếu, máy in, máy fax, cabin, máy giao dịch, điện thoại ( có người nước ngồi tham dự) … d Chuẩn bị tài liệu cho họp - Chuẩn bị phát biểu trình bày họp - Chuẩn bị văn liên quan họp lấy ý kiến gửi tới người tham dự trước họp - In ấn, xếp đầy đủ văn có liên quan trước họp tiến hành phải kiểm tra cẩn thận, tránh sai sót e Phối hợp tổ chức họp Các phận phối hợp bao gồm: phận quản trị đời sống, phận lễ tân, phận bảo vệ, Với họp diễn nhiều ngày, cần phối hợp xếp nước uống, bữa ăn nhẹ, bữa ăn chính, chỗ nghỉ ngơi, phương tiện lại, hoạt đọng giải trí, chuẩn bị phần thưởng, quà tặng, thiết bị phục vụ họp… f Chuẩn bị kinh phí cho họp Căn vào quy mô yêu cầu họp để lập dự tốn kinh phí Cần phải giải thủ tục tạm ứng kinh phí việc sử dụng kinh phí phải theo dõi sổ sách, có hóa đơn chứng từ hợp lệ để phục vụ cho việc toán sau 2.2 Tiến hành họp 2.2.1 Kiểm tra lại công tác chuẩn bị Kiểm tra lại công việc chuẩn bị trước bắt đầu họp 30 phút, bao gồm:  Kiểm tra lại địa điểm họp  Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng trang thiết bị  Kiểm tra lại việc bố trí bàn ghế  Kiểm tra cơng tác lễ tân  Kiểm tra lại công tác chuẩn bị tài liệu bàn đón tiếp Nếu phát sai sót kiểm tra cần báo với người có trách nhiệm, phạm vi quyền hạn tìm cách giải 2.2.2 Đón tiếp đại biểu - Bố trí bàn đón tiếp đại biểu cửa vào phịng họp, có biển ghi rõ - Hướng dẫn đại biểu ngồi vị trí - Trong thời gian chờ khai mạc, nên bố trí ti vi, tranh ảnh, sách báo tuyên truyền, văn nghệ… 2.2.3 Điều hành chương trình họp: - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu (khi giới thiệu cần ý thứ tự theo chức vụ theo vị trí chỗ ngồi) - Thơng báo chương trình họp - Giới thiệu người đọc báo cáo, tham luận - Điều hành việc thảo luận (nếu phân công) - Điều hanh việc nghỉ 2.2.4 Ghi biên cuôc họp Các thông tin đầy đủ bao gồm:  Thời gian bắt đầu họp  Địa điểm họp  Thành phần họp  Số đại biểu triệu tập, số có mặt, số vắng mặt  Chủ tọa, chủ tịch đoàn, thư ký  Nội dung diễn biến họp  Các ý kiến phát biểu, thảo luận  Các kết luận họp  Kết bầu cử (nếu có)  Thời gian kết thúc gọp 2.2.5 Sau kết thúc họp - Thu thập tài liệu liên quan để lập hồ sơ họp: chương trình, báo cáo tổng kết tham luận, báo cáo tổng hợp, ý kiến trao đổi, văn bầu cử (nếu có), biên họp - Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp lại bàn ghế hoàn trả lại trang thiết bị - Thu thập hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí họp - Biên tập soạn thảo số văn theo yêu cầu nhà quản trị tinh thần nội dung thảo luận trí - Đánh giá lại buổi hội thảo Sau đánh giá lại hiệu buổi hội thảo rút kinh nghiệm cho lần tổ chức hội nghị CHƯƠNG 2: LIÊN HỆ THỰC TIỄN Giới thiệu chung công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen tiền thân Công ty TNHH đầu tư phát triển xây dựng Minh Huyền thành lập vào ngày 15/03/2004 Nắm bắt xu hướng phát triển ngành xây dựng nói chung nhu cầu sản phẩm sơn hệ nước nói riêng, năm 2011 Ban giám đốc công ty định xây dựng mở rộng khối văn phòng làm việc nhà máy sản xuất khu công nghiệp Nguyên Khê, Đông Anh, Hà Nội diện tích đất gần 15.000 m2 Và đến tháng 02/2012, Nhà máy thức đưa vào hoạt động Chưa dừng lại đó, vào tháng 06/2013, Ban lãnh đạo Cơng ty đưa định đầu tư mở rộng quy mô nhà máy sản xuất đưa vào vận hành hệ thống dây chuyền II Sau 10 năm xây dựng phát triển, thương hiệu sơn X-PAINT khách hàng ngồi nước đón nhận với tin tưởng chất lượng, hài lòng dịch vụ ưu cạnh tranh giá thành Với nỗ lực không ngừng tập thể CBCNV hệ thống bán hàng sơn X-PAINT phát triển lên đến 20 Nhà phân phối 300 đại lý thức Song song với việc phát triển hệ thống kênh phân phối, việc bán hàng dự án mạnh Công ty Đến nay, Ban dự án công ty thực triển khai thi công bàn giao đưa vào sử dụng hàng trăm dự án lớn nhỏ khắp nước tòa nhà Keangnam, Khu thị Trung Hịa – Nhân Chính, Khu đô thị Định Công… 10 Sau 15 năm xây dựng phát triển, đến thương hiệu X-PAINT có mặt khắp tỉnh thành nước số thị trường quốc tế Lào, Campuchia,… Với mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực sản xuất kinh doanh sơn hệ nước Việt Nam, Ban lãnh đạo Công ty không ngừng đổi mới, nâng cao kỹ thuật công nghệ nhằm mang lại giá trị tốt cho người tiêu dùng sức cạnh tranh giá thành sản phẩm thị trường 1.2.Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen áp dụng mơ hình cấu theo chức chức quản lý tách riêng phận quan đảm nhận Cơ cấu có đặc điểm nhân viên chức phải người am hiểu chuyên môn thành thạo nghiệp vụ phạm vi quản lý Cơng tác tổ chức hội nghị khách hàng công ty cổ phần sản xuất Mizen 2.1 Mục đích, ý nghĩa hội nghị  Mục đích hội nghị: Chia sẻ tới khách hàng đại diện đại lý thức công ty kết đạt năm 2018 11 đại diện nhà phân phối, đại lý thức cơng ty 9h40 - 10h  Đánh giá tổng kết công tác hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2018  Định hướng hoạt động sản xuất Ông Nguyễn Văn Tuấn- Tổng giám đốc Công kinh doanh năm 2019 10h - 10h15  Tổng kết kinh doanh năm 2018  Mục tiêu 2019 hoạt động kinh doanh truyền thông công ty 10h15 - 10h30  Chia sẻ quy trình cơng nghệ hệ thống kiểm sốt chất lượng sản phẩm, ty Bà Bùi Lan Phương- Trưởng phòng kinh doanh Ông Phạm Văn Hùng- Giám đốc giới thiệu sản phẩm công ty sản xuất 10h30 - 10h45  Chia sẻ, góp ý khách mời 10h45 - 11h00  Tặng quà tri ân cho khách hàng tiêu Bộ phận lễ tân biểu 10 11 11h00 - 12h30 13h30 ban lãnh đạo  Khai tiệc  Giao lưu văn nghệ  Kết thúc hội nghị 2.2.3 Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho hội nghị  Người chịu trách nhiệm: Bộ phận hành công ty sơn X-Paint Bộ phận quản lý thiết bị Diệp Linh Plaza  Bố trí hội nghị : Hội nghị bố trí bàn trịn để dễ dàng với trò chuyện khách hàng Phía máy chiếu bục đứng diễn giả 13  Vị trí khách mời: Bố trí khách mời chỗ ngồi phù hợp, bàn khách mời có ghi số thứ tự bàn Chỗ ngồi ban lãnh đạo đại biểu xếp gần khán đài có ghi bảng “Bàn đại biểu” Chuẩn bị phiếu đăng kí hướng dẫn khách mời ngồi vị trí để khơng xảy sai sót  Trang trí phịng: Hội nghị trang trí theo hai hướng sang trọng, bắt mắt với gam màu vàng sữa tươi sáng phù hợp với chủ đề hội nghị Bục đứng diễn giả trạng trí hoa 14  Trang thiết bị: Loa, máy chiếu, đèn địa điểm tổ chức đảm bảo hoạt động tốt Những hình ảnh chiếu máy yêu cầu đẹp rõ ràng, luân chuyển linh hoạt theo tiết mục hội nghị 2.2.4 Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị Những tài liệu soạn thảo, in ấn thư kí phận hành ý kiến đồng ý Tổng giám đốc – Ông Nguyễn Văn Tuấn STT Nội dung tài liệu Người chuẩn bị Thư mời đối tác Phịng hành Các chia sẻ, ý kiến tham luận ban Thư ký lãnh đạo Video giới thiệu lịch sử công ty Bộ phận marketing công ty (ông Lê Anh Tuấn – Giám đốc marketing- truyền thông chịu trách nhiệm) Nội dung buổi hội thảo + câu hỏi cho khách mời 15 Thư ký 2.2.5 Phối hợp tổ chức hội nghị Các phận phối hợp bao gồm: Bộ phận đối ngoại, Bộ phận hậu cần, phận lễ tân, phận bảo vệ  Phía cơng ty Mizen - Bộ phận hành chính: Phụ trách lên danh sách khách mời, chuẩn bị thiệp mời, gửi thư mời khách, kiểm tra phản hồi khách để chốt danh sách khách tham dự kiện hội nghị - Bộ phận Marketing: Phụ trách thiết kế ý tưởng, thuê hội trường tổ chức, kịch nội dung, setup sân khấu, backdrop, âm ánh sáng, banner…  Phía trung tâm Diệp Linh Plaza - Bộ phận quản lý thiết bị: Chuẩn bị kiểm tra trang thiết bị máy chiếu, loa, ánh sáng - Bộ phận lễ tân: Checklist khách mời đón khách cửa hội trường, đưa khách vào hội trường, phục vụ khách mời hội nghị (Trước – – sau hội nghị kết thúc) Tặng quà & tiễn khách - Bộ phận bảo vệ: Giữ gìn an ninh, trật tự, xếp hướng dẫn khách mời khu vực đỗ xe, hướng dẫn khách vào địa điểm chương trình 16 2.2.6 Chuẩn bị kinh phí Kinh phí hội thảo theo dõi sổ sách, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ phận tài kế tốn  Thuê địa điểm hội thảo: 20 – 25 triệu VND / buổi ( Bao gồm chi phí set up hoa tươi, chiếu, loa, ánh sáng,…)  Người biểu diễn: 8- 10 triệu VND  Chi phí in ấn tài liệu: 300.000  Tiệc trọn gói cho khách mời gồm nước, hoa ăn trưa 2.100.000vnđ/bàn/7 khách * 55 bàn = 115.500.000  Quà tặng khách mời :  20 phần quà cho khách hàng tiêu biểu gồm: Kỷ niệm chương, hoa, phiếu quà tặng 25.000.000 VND (5 thùng sơn lót chống kiềm )  phần quà cho khách hàng xuất sắc gồm : Kỷ niệm chương, hoa, phiếu quà tặng trị giá 50.000.000 VND ( 10 thùng sơn lót chống kiềm hãng sơn Xpaint )  phần quà đặc biệt gồm: Kỷ niệm chương, hoa, vàng trị giá 180 triệu VND  Dự trù chi phí phát sinh: 5.000.000 VND Sau hội nghị kết thúc, phận tài chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo với ban lãnh đạo cơng ty báo cáo tài hội nghị cách đầy đủ chi tiết *Note: Phần dự tính chi phí nhóm tự tìm hiểu xây dựng Do công ty Mizen không công khai chi phí nên phần dự tính khơng xác 2.3.Tiến hành tổ chức hội nghị 2.3.1 Kiểm tra công tác chuẩn bị Kiểm tra lại công việc chuẩn bị trước bắt đầu họp 30 phút, bao gồm: - Kiểm tra lại địa điểm, hệ thống âm thanh, ánh sang, trang thiết bị đảm bảo trang thiết bị hoạt động bình thường - Bố trí bàn ghế gọn gàng, đẹp mắt Đảm bảo đầy đủ khăn trải bàn, nước uống , hoa cho bàn đại biểu khách mời 17 - Kiểm tra công tác lễ tân: Sắp xếp đội lễ tân đứng cửa đón khách đưa khách vào vị trí Đội lễ tân giao trung tâm tổ chức Diệp Linh Plaza xắp xếp - Kiểm tra lại công tác chuẩn bị tài liệu đảm bảo in ấn đầy đủ xác 2.3.2 Đón tiếp đại biểu  Bộ phận bảo vệ đứng từ cổng vào, hướng dẫn khách mời vào khu đỗ xe  Ban lãnh đạo trực tiếp đón tiếp đại biểu từ sảnh vào, khách mời buổi hội nghị Nhân viên lễ tân đón tiếp khách mời từ cửa vào, hướng dẫn lối cho khách mời đến với buổi hội nghị Bố trí nhân viên hợp lý để làm khách hàng hài lịng đến với hội nghị  Bố trí bàn đón tiếp đại biểu ghi rõ bàn đón tiếp danh sách đại biểu Hướng dẫn đại biểu, khách mời ngồi vị trí Chuẩn bị phiếu đăng khí để khơng xảy sai sót  Ban lãnh đạo chào hỏi bàn, bắt tay đại biểu để thể quan tâm dành cho họ đến với buổi hội nghị 18 2.3.3 Điều hành chương trình họp: - Sau ổn định chỗ ngồi cho khách, MC lên gửi lời chào chúc sức khỏe tới khách mời, lời dẫn đầu cho buổi hội nghị - Mở đầu hội nghị với tiết mục : “Ta tự hào lên- Việt Nam” với trình bày nghệ sĩ Duy Dương - Chiếu video giới thiệu công ty với quý khách hàng qua video ghi lại hoạt động 15 năm qua lịch sử phát triển công ty sơn X- Paint qua chiếu hội trường - Giới thiệu đại biểu: MC điều hành chương trình, giới thiệu lãnh đạo cơng ty: Ơng Nguyễn Văn Tuấn - chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc cơng ty Ơng Đoạn Văn Hùng – giám đốc sản xuất công ty, ông Lê Anh Tuấn – giám đốc marketing truyền thông, bà Nguyễn Thúy Nga - trưởng phịng kế tốn, bà Bùi Lan Phương - trưởng phòng kinh doanh Và số đối tác công ty như: Công ty SIKA Việt Nam khu vực phía bắc, giám đốc bán hang SIKA Hà Nội Về khách hàng cơng ty, có góp mặt giám đốc sơn X-PAINT Thái Nguyên, giám đốc văn phòng đại diện tỉnh Vĩnh Phúc, giám đốc văn phòng đại diện Tây Bắc, văn phòng đại diện tỉnh Hải Dương Cùng với đại diện 20 nhà phân phối 500 đại lý thức cơng ty - MC giới thiệu Ông Nguyễn Văn Tuấn - chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc công ty lên phát biểu, đánh giá tổng kết công tác hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2018 định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2019 - MC giới thiệu, kính mời bà Bùi Lan Phương - Trưởng phòng kinh doanh lên tổng kết kinh doanh 2018 mục tiêu 2019 hoạt động kinh doanh truyền thông công ty - Chia sẻ giám đốc sản xuất ông Phạm Văn Hùng lên chia sẻ quy trình cơng nghệ hệ thống kiểm sốt chất lượng sản phẩm, giới thiệu sản phẩm công ty - Ơng Ngơ Quốc Trung, giám đốc Sika Việt Nam khu vực phía bắc lên gửi gắm tình cảm ông dành cho công ty người - Tặng quà cho khách hàng tiêu biểu công ty: đại lý Toản Phiến - Bắc Giang, đại lý Quỳnh Anh – Cao Bằng, đại lý Nguyễn Như Quỳnh – Hà Nam, đại lý Bùi 19 Xuân Thành – Hà Nội, Tập đoàn Tây Hà Nội, đại lý Hải Sơn, Việt Pháp số đại lý, chi nhánh khác Trao kỷ niệm chương, hoa phiếu quà tặng ( thùng sơn hãng X-Paint ) - Tặng quà cho khách hàng xuất sắc năm 2018: Văn phịng đại diện tỉnh Hải Dương – Ơng Lê Hậu Trường, văn phịng đại diện Vĩnh Phúc – Ơng Nguyễn Đức Trung, nhà phân phối Kiên Cường tỉnh Vĩnh Phúc- Ông Lương Kiên Cường Trao kỷ niệm chương, hoa phiếu quà tặng ( 10 thùng sơn hãng X- Paint ) 20 - Tặ ng quà cho khách hàng đặc biệt Ông Nguyễn Quốc Bảo- Giám đốc sơn X-Paint Thái Nguyên : Kỷ niệm chương, hoa quà tặng đặc biệt (5 vàng trị giá 180 triệu đồng) 21 - MC mời Ban Lãnh Đạo công ty số khách hàng nên nâng ly khai tiệc - Một vài tiết mục biểu diễn văn nghệ 2.3.4 Ghi biên họp Bộ phận hành chịu trách nhiệm ghi lại biên hội thảo bao gồm - Thời gian bắt đầu: 8h00 Chủ Nhật, ngày 17 tháng 03 năm 2019 - Địa điểm: Trung tâm Tổ chức kiện Diệp Linh Plaza, Km12, Quốc lộ 3, Thị trấn Đông Anh, TP Hà Nội 22 - Thành phần tham gia: + Với 200 nhà phân phối, đại lý đối tác sơn X-Paint tồn quốc + Ban lãnh đạo cơng ty cổ phần sản xuất phát triển Mizen + Cùng vị khách mời đặc biệt - Nội dung diễn biến hội thảo: + Tổng kết tình hình SXKD 2019, định hướng chiến lược 2019, giới thiệu sản phẩm hãng sơn X-Paint + Giao lưu khách hàng + Tri ân vinh danh khách hàng tiêu biểu 2018 + Tiệc thân mật văn nghệ - Thời gian kết thúc: 13h30 ngày 17/3/2019 2.4.Sau kết thúc họp BẢNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC SAU HỘI THẢO ST Nội dung cơng việc Người chịu trách nhiệm T - Tổng giám đốc- Ông Nguyễn Đánh giá hội thảo Văn Tuấn - Thu thập tài liệu liên quan để báo cáo Thư ký tổng kết, tham luận, báo cáo tổng hợp, số đại lý phát biểu thành công bán hàng, chúc cho - công ty ngày lớn mạnh Kiểm tra, hoàn trả trang thiết bị Bộ phận hành - Thu thập hóa đơn, chứng từ chi phí hội Bộ phận kế tốn phận tài thảo - Chi phí thuê địa điểm, trang trí hội trường, mở tiệc ăn uống cho khách hàng Chi trả chọn gói cho việc trang trí, loa đài, âm thanh… - Chi phí mua quà, hoa cho khách 23 hàng cơng ty - Một số chi phí phát sinh liên quan khác - Tạo video khái quát nội dung hội thảo Bộ phận marketing thành hội thảo mang lại CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP Ưu nhược điểm công tác tổ chức hội nghị 1.1 - Ưu điểm Các phận nhân viên cơng ty phối hợp ăn ý, nhịp nhàng góp phần giúp hội nghị diễn thành công - Công tác chuẩn bị, tổ chức, đón tiếp khách chu đáo, nhiệt tình, cho thấy chuyên nghiệp, tơn trọng với khách hàng thân thiết, từ tạo lòng tin để lại dấu ấn lòng khách hàng - Âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị nhân viên chuẩn bị đầy đủ khơng có sai sót hay lỗi kỹ thuật gián đoạn chương trình Âm ánh sáng sử dụng chương trình yếu tố quan trọng đảm bảo thành công kiện Âm hay mang đến trình diễn, đối thoại đầy hứng khởi, ánh sáng đẹp giúp chương trình mang nhiều cảm xúc tốt cho người xem Chỉ với hai lý đơn giản, tiêu điểm xuyên suốt kiện lớn nhỏ khác nói lên vai trị quan trọng dịch vụ cho thuê âm ánh sáng - Địa điểm: Thuận tiện cho khách hàng Doanh Nghiêp (Khách Mizen chủ yếu tập trung Hà Nội, gần trụ sở doanh nghiệp, thuận tiện cho việc chuẩn bị, lại Ngồi dễ dàng tìm địa điểm phù hợp, chi phí tốt) 1.2 - Nhược điểm Hội nghị khách mời tham dự khách hàng thân thiết, buổi hội nghị vô quan trọng năm công ty, vậy, doanh nghiệp chưa tận 24 dụng thời điểm để quảng bá hình ảnh cơng ty (Hình thức quản bá mạng xã hội, kênh truyền thơng báo chí, ) - Chưa có tiết mục văn nghệ xem kẽ, làm khách hàng mệt mỏi, tập trung, gây hiệu khơng cao Vai trị tiết mục nghệ thuật tạo ấn tượng, thu hút ý khán giả, đồng thời đem đến bầu khơng khí náo nhiệt, sơi động cho chương trình Ngồi phần q kèm phong cách làm việc chuyên nghiệp, phục vụ tận tình, chu đáo, nội dung kiện hấp dẫn, chu cách để ban tổ chức thể tình cảm chân thành, tơn trọng với khách mời Và đó, vai trị tiết mục nghệ thuật q tinh thần, lời cảm ơn gửi đến vị khách quý Không giúp khuấy động khơng khí gửi tặng đến khách mời, vai trò tiết mục nghệ thuật phương tiện giúp kiện thu hút quan tâm công chúng nhiều - Chưa tập trung nhiều vào phần hai bên đưa quan điểm, ý kiến riêng để thống đưa định cuối - Việc tự đứng tổ chức mà thuê bên riêng, gây tải cơng việc cho nhân viên, từ mà chất lượng hiệu khơng cao, họ khơng có chun môn sâu vào mảng này, không tránh khỏi sai xót Hội nghị quan trọng mà để lại sai xót nghiêm trọng thật đáng tiếc Việc chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp rút ngắn thời gian chuẩn bị, đảm bảo đồng thống nhân phân tối ưu chi phí tổ chức tốt Kiến nghị giải pháp giúp cho công tác tổ chức hội nghị công ty cổ phần Mizen - Các báo cáo, ý kiến tham luận hội nghị, hội thảo phải chuẩn bị kỹ càng, mang tính khoa học thực tiễn cao, tập trung đề xuất vấn đề mới, giải pháp sát thực tế đạo, tổ chức thực có hiệu - Người chủ trì hội nghị cần nâng cao tính khái qt; gợi mở để người tham dự thảo luận vấn đề vướng mắc, bất cập cần quan tâm tháo gỡ, phương hướng, giải pháp thực có hiệu quả; tạo môi trường dân chủ 25 thảo luận coi trọng nội dung phát biểu Tránh nhàm chán có người phát biểu mà không tương tác với người nghe - Lồng ghép hoạt động văn hóa, văn nghệ vào thời điểm phải phù hợp Tránh biến đối thoại thành sinh hoạt văn hóa, văn nghệ - Liên hệ với bên thứ ba để tổ chức kiện Hiện kết hợp với công ty chuyên dịch vụ tổ chức kiện chiếm cảm tình nhiều quý khách hàng, tổ chức kiện giúp cho doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tốt hơn, đồng thời tăng thêm độ nhận diện cho thương hiệu Đảm bảo kiện tổ chức thủ tục, từ việc đăng ký giấy phép tổ chức, cơng đoạn chương trình kiện lẫn giai đoạn sau kiện, tối ưu hóa chi phí tiết kiệm tối đa thời gian - Nhằm giảm thiểu áp lực lên nhân viên Đảm bảo hình ảnh, thiết bị, trang trí hội nghị diễn cách liền mạch chuyên nghiệp Cũng nhằm đảm bảo quán, minh bạch chi tiêu hội nghị - Hội nghị diễn ngồi trời nhà, địi hỏi linh động khâu chuẩn bị cao Đề phòng rủi ro trời mưa cần chuẩn bị phơng bạt sẵn sàng, đảm bảo hài lịng khách mời - Đầu tư thêm phần chụp ảnh truyền thơng nhằm đưa quảng bá hình ảnh đẹp hội nghị khách hàng Công ty CP sản xuất phát triển Mizen – Hãng sơn X-paint đến với nhiều người Quảng bá hình ảnh đến trang web, fanpage công ty trang báo PHẦN KẾT LUẬN 26 Qua việc thực thảo luận với đề tài Liên hệ công tác tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm Giúp chúng tơi có kiến thức xây dựng kế hoạch chuẩn bị, tổ chức điều khiển họp thành cơng qua việc tìm hiểu đề tài Hơn nhận thấy tầm quan trọng mơn Quản trị hành văn phịng Đề tài nghiên cứu rộng nhóm em kiến thức tiếp thu lớp phát triển để thực thảo luận Tuy nhiên không tránh khỏi thiếu sót, chưa hồn hảo Nhóm mong lời góp ý nhận xét để bào thảo luận nhóm hồn thiện 27 ... tổ chức họp, hội nghị, hội thảo. _5 1.1 Mục đích, ý nghĩa họp, hội nghị, hội thảo. _5 1.2 Khái niệm phân loại họp, hội nghị, hội thảo: _5 1.3 Các phương pháp tổ chức họp, hội. .. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Những vấn đề chung tổ chức họp, hội nghị, hội thảo 1.1 Mục đích, ý nghĩa họp, hội nghị, hội thảo Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo hoạt động thiếu doanh nghiệp mà thông... truyền hình, hội nghị từ xa Quy trình tổ chức họp, hội nghị, hội thảo 2.1 Công tác chuẩn bị 2.1.1 Xác định mục tiêu họp, hội nghị, hội thảo Mỗi họp có tính chất mục tiêu khác nhau, để tổ chức tốt