TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ~~~~~~***~~~~~~ BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng tại công ty TNHH Hồ Tây một thành viên Học phầ[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ~~~~~~***~~~~~~ BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phịng cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên Học phần: Quản trị hành văn phịng Giảng viên hướng dẫn: Bùi Thị Thu Hà Nhóm thực hiện: Nhóm 11 Lớp học phần: 2237CEMG2431 Hà Nội, tháng 10 năm 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1.Khái niệm, yêu cầu quản lý thiết bị văn phòng: 1.1.1 Khái niệm: .4 1.1.2 Yêu cầu: 1.2 Các loại trang thiết bị văn phòng: 1.2.1 Thiết bị truyền thông: 1.2.2 Thiết bị in ấn, chụp: 1.2.3 Văn phòng phẩm: 1.3 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng: 1.3.1 Xây dựng kế hoạch định mức trang thiết bị văn phòng: 1.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng: 1.3.3 Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phòng: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HỒ TÂY 10 2.1 Tổng quan Công ty TNHH Hồ Tây thành viên: .10 2.1.1 Lịch sử hình thành: 10 2.1.2 Cơ cấu tổ chức: 10 2.1.3 Hoạt động công ty: .11 2.2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý thiết bị văn phịng cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên: .12 2.2.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch định mức trang thiết bị văn phòng:12 2.2.2 Thực trạng tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng: 13 2.2.3 Thực trạng giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng: 14 2.3 Đánh giá thành công, hạn chế nguyên nhân công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng công ty TNHH Hồ Tây thành viên: .16 2.3.1 Thành công: 16 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân: 16 KẾT LUẬN 17 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ khoa học công nghệ phát triển, việc ứng dụng thành tựu, phát minh, sáng chế kỹ thuật mặt đời sống xã hội, có hoạt động quản lý ngày phổ biến công tác quản trị văn phịng Đó khơng đơn việc đưa vào sử dụng loại máy móc trang thiết bị để giảm bớt sức lao động, nâng cao hiệu cơng việc mà cịn kết nối hai chiều, tác động chủ thể quản lý – nhà quản trị văn phòng lên đối tượng quản trị- máy móc, thiết bị văn phịng Là nhà quản trị văn phòng tương lai, em ý thức vai trò, tầm quan trọng trang thiết bị văn phịng, trọng cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Tài sản, thiết bị quan bao gồm: nhà, đất, vật kiến trúc, phương tiện, trang thiết bị phòng làm việc, nhà ăn, nhà để xe, … nhằm phục vụ cho hoạt động quan, doanh nghiệp Trong quan, doanh nghiệp trang thiết bị, tài sản trang bị nhiều; chủng loại đa dạng phong phú Đặc biệt, trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng cơng tác văn phịng, yếu tố quan trọng hỗ trợ nhân viên, cán Cơng ty hồn thành tốt nhiệm vụ Ví dụ, thay soạn thảo văn tay thời xa xưa ngày nhờ có máy vi tính ứng dụng hỗ trợ, nhân viên văn phịng trình bày văn cách nhanh chóng, đảm bảo tính thẩm mỹ Hoặc đơn giản công tác nhân tài liệu, trước kia, người ta phải dùng nhiều kỹ thuật ngày với số thao tác máy vi tính kết hợp với máy in máy phơ tơ, ta nhân văn bản, tài liệu với số lượng lớn, nhanh chóng xác Các trang thiết bị văn phịng quan trọng vậy, hữu ích nên để sử dụng cách hiệu tính tất trang thiết bị tài sản quan phải tiến hành cơng tác quản trị trang thiết bị văn phòng Những trang thiết bị phải quản lí chặt chẽ phải tính khấu hao tài sản hàng năm, phải tổ chức khai thác sử dụng bảo quản nhằm phát huy hiệu tối đa để nâng cao suất, chất lượng công việc quan, tổ chức Khơng cá nhân làm việc thiếu trang thiết bị, sở vật chất phụ trợ Do phải tiến hành quản lý tài sản để tăng suất lao động giảm thiểu chi phí khác cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Vậy nên, hướng dẫn cô giáo, bọn em chọn đề tài thảo luận “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phịng cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên” Cảm ơn cô hướng dẫn tụi em trình làm thảo luận, thảo luận cịn sơ sót, bọn em mong nhận phản hồi từ để hồn thiện thảo luận tốt CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1.Khái niệm, yêu cầu quản lý thiết bị văn phịng: 1.1.1 Khái niệm: * Trang thiết bị: Có nhiều quan điểm trang thiết bị văn phịng, kể đến số quan điểm sau: - Trang thiết bị phương tiện làm việc quan cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: bàn ghế ngồi làm việc, tủ đựng tài liệu, tủ trưng bày, giá đựng công văn, giá đựng tài liệu, bàn ghế họp, tiếp khách; thiết bị văn phòng: máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại cố định; trang thiết bị cho phòng họp, phòng hội trường quan: bàn ghế, thiết bị âm thanh, máy chiếu trang thiết bị khác. - Theo tác giả Vương Thị Kim Thanh “Quản trị hành văn phịng”, trang thiết bị văn phòng yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng Tùy theo mức độ phát triển kinh tế nhu cầu thực tiễn mà người ta trang bị máy móc, đồ dùng cần thiết khác - Có nhóm trang thiết bị văn phịng bao gồm: + Các thiết bị văn phịng (máy in, máy phơ tơ, máy vi tính, máy scan, máy fax, máy hủy hồ sơ, điện thoại, máy ghi âm, ghi hình, thiết bị hội nghị); + Các đồ dùng văn phòng (bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ/mắc áo); + Phương tiện chuyên chở * Quản trị: - Quản trị q trình tác động có tổ chức, có định hướng có mục đích chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng hiệu điều kiện hội tổ chức để đạt mục tiêu đề tổ chức Quản trị trang thiết bị văn phòng - Quản trị trang thiết bị văn phòng tác động có ý thức nhà quản trị trang thiết bị quan, tổ chức theo cách thức khác phối hợp yếu tố nhằm đạt mục tiêu chung quan, tổ chức Quản trị trang thiết bị văn phòng bao gồm quản lý công tác mua sắm, tổ chức sử dụng, bảo quản, sửa chữa, lý thống kê trang thiết bị văn phòng 1.1.2 Yêu cầu: * Yêu cầu quản lý: - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển quan, đơn vị; - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý; - Phải đáp ứng yêu cầu công khai * Yêu cầu sử dụng: - Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích - Khơng tự ý đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan: điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền 1.2 Các loại trang thiết bị văn phịng: 1.2.1 Thiết bị truyền thơng: - Máy ghi âm văn phịng: dùng để ghi lại lời nói, phát biểu, điện thoại, nhằm ghi lại thông tin phục vụ công tác - Điện thoại: dùng để giao dịch, trao đổi trực tiếp với người nghe Đây thiết bị sử dụng phổ biến cơng sở, văn phịng địi hỏi người sử dụng phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại - Máy fax: thiết bị có khả nhận diện kí tự vẽ lại gốc - Máy vi tính - Máy chụp ảnh: thiết bị văn phịng dùng để ghi lại hình ảnh họp, hội nghị, hội thảo hay kiện trọng đại quan, tổ chức 1.2.2 Thiết bị in ấn, chụp: - Các phương tiện chụp nhân bản: Để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ,…) - Các phương tiện in ấn: Theo cách làm văn chia loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim,…; Máy in sử dụng công nghệ laze - Máy hủy tài liệu: dùng để cắt tài liệu cần hủy thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật 1.2.3 Văn phịng phẩm: - Văn phịng phẩm kể đến như: loại giấy A4, giấy note, phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn số lượng … Ngồi cịn loại khổ giấy khác A3, A5 để phục vụ cho mục địch công việc khác nhau… Đây loại vật dụng cần thiết công việc Chúng dùng để ghi chép lưu ý công việc cách hiệu 1.3 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng: 1.3.1 Xây dựng kế hoạch định mức trang thiết bị văn phòng: Khi quan, đơn vị thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy cấp số tài sản ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… Những trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Ngoài ra, hàng năm quan mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm 1.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng: Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ, máy tính tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra tìm liệu Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn fax cao Internet…cùng thiết bị viễn thông sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thơng tin cục bộ, tồn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thơng thường văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ…ngày tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp .– Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản – Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng – Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị – Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị – Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phịng quan, tổ chức 1.3.3 Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phòng: – Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao – Xây dựng kế hoạch, nội quy, quy chế sử dụng tài sản công, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị – Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị – Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức – Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng – Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu – Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: + Sử dụng mục đích; + Bảo quản theo yêu cầu; + Bảo dưỡng theo định kỳ; + Thay thế, sửa chữa cần thiết Tóm lại, với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng phát triển theo hướng đại địi hỏi người làm cơng tác văn phịng ngồi kỹ nghiệp vụ chun mơn phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thông tin cách khoa học CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HỒ TÂY 2.1 Tổng quan Công ty TNHH Hồ Tây thành viên: 2.1.1 Lịch sử hình thành: - Ngày 02/02/1989 Ban Tài - Quản trị trung ương có định số 11QĐ/TCQT thành lập Công ty Dịch vụ - Sản xuất Hồ Tây (HSC) - Ngày 08/04/1993, Công ty HSC thành lập lại sơ sở sáp nhập với Công ty sản xuất dịch vụ Hữu Nghị thuộc Ban Đối ngoại Trung ương theo định số 1467 QĐ/UB UBND thành phố Hà Nội - Tháng 06/1995 sở phát triển doanh nghiệp Đảng UBND thành phố Hà Nội định số 1661-QĐ/UB thành lập Tổng công ty Hồ Tây thuộc Ban Tài - Quản trị trung ương sở sáp nhập Công ty Dịch vụ Sản xuất Hồ Tây - Ngày 29/01/2004 Ban Tài Quản trị TW định số 42/ QĐÐ TCQT việc chuyển đổi Tổng công ty Hồ Tây thành Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ Tây thành viên 100% vốn Đảng (gọi tắt Công ty Hồ Tây) Công ty Hồ Tây có trách nhiệm kế thừa quyền, nghĩa vụ xử lý vấn đề tồn Tổng công ty Hồ Tây chuyển sang - Ngày 11/04/2007, Bộ trị định số 45 QĐ/TW hợp ban kinh tế Trung ương, Ban Nội Trung ương, Ban Tài quản trị Trung ương văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng nên Công ty Hồ Tây doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, chịu kiểm tra, kiểm soát quan chức Nhà nước Đảng 2.1.2 Cơ cấu tổ chức: - Ban lãnh đạo Công ty bao gồm: Chủ tịch, Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc - Các phịng ban, đơn vị, chi nhánh bao gồm: + Văn phịng cơng ty; + Văn phịng Đảng - Đồn thể; + Phịng Tài Kế Toán; + Ban Quản lý dự án; + Chi nhánh trung tâm quản lý cho thuê nhà; + Chi nhánh xí nghiệp 2.1.3 Hoạt động cơng ty: - Tên gọi đầy đủ Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ tây thành viên - Tên gọi viết tắt: Công ty Hồ Tây - Tên giao dịch tiếng anh: Hotay Company Limited - Tên giao dịch quốc tế viết tắt: HTC - Địa chỉ: Nhà số 1, Khu biệt thự hồ tây, đường Đặng Thai Mai, phường Quảng An, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Điện thoại: 0437194595; - Fax: 0437194593 - Website: hotay.dcs.vn - Công ty Hồ tây tổ chức hoạt động hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên theo quy định Luật Doanh nghiệp pháp luật có liên quan - Cơng ty có tư cách pháp nhân, dấu riêng mở tài khoản tiền đồng Việt Nam ngoại tệ Kho bạc Nhà nước, ngân hàng nước theo quy định pháp luật có liên quan - Cơng ty có vốn tài sản riêng, chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài khác tồn tài sản 2.2 Thực trạng cơng tác tổ chức quản lý thiết bị văn phịng cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên: 2.2.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch định mức trang thiết bị văn phịng: Khi cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên thành lập, có chức năng, có nhiệm vụ, tổ chức máy cấp phát số tài sản, trang thiết bị ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy… Những trang thiết bị quản lý theo quy chế Công ty xây dựng sở Nhà nước đặc thù hoạt động Cơng ty Ngồi ra, hàng năm Cơng ty mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm - Nguồn kinh phí mua sắm trang thiết bị: Hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: kinh phí ngân sách nhà nước cấp, kinh phí hình thành từ nguồn thu hợp lệ Cơng ty, nguồn kinh phí tặng, biếu - Nội dung mua sắm: + Trang thiết bị, phương tiện làm việc: Công ty TNHH Hồ Tây thành viên mua phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ, máy tính để tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra tìm liệu + Vật tư, công cụ, dụng cụ: Công ty lên danh sách đồ dung vật tư tủ đựng tài liệu công việc trang bị cho nhân viên tủ đựng tư trang cá nhân tủ đựng giày dép công ty thường có cơng tác tiếp khách nên cịn trang bị bàn uống nước, tủ trưng bày khen, giải thưởng tập thể + Máy móc trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn, phục vụ an tồn lao động phịng cháy chữa cháy: Các phương tiện thiết bị truyền tin truyền tin, truyền văn mà công ty mua máy Fax, không kể đến máy chấm công, hệ thống máy kiểm soát vào cửa nhân viên, điện thoại bàn, máy quét thẻ từ + Các sản phẩm in, tài liệu, sách… phục vụ cho công tác chuyên môn mà công ty thường hay sử dụng: Giấy A4, giấy nhớ, giấy A3, bút… + Các loại tài sản khác: Các trang thiết bị mạng ( modem, switch) mà cơng ty cần trang bị q trình làm việc - Công ty tiến hành lên kế hoạch tổ chức lịch trình làm việc cụ thể cho đội ngũ nhân quản lý sở vật chất Để thực tốt phần quản lý chung buộc đội ngũ nhân phải hồn thành cơng việc cụ thể sau: + Chịu trách nhiệm công tác mua sắm trang bị loại máy móc trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm… + Theo dõi, thống kê cập nhật danh sách trang thiết bị sử dụng tòa nhà văn phòng + Cập nhật, tổng hợp tình hình, trạng hệ thống sở vật chất, sau báo cáo lên kế hoạch chi tiêu hợp lí 2.2.2 Thực trạng tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng: Khi quan thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy cấp phát số tài sản, trang thiết bị ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy, Những trang thiết bị quản lý theo chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Ngồi ra, hàng năm quan cịn mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực qua kế hoạch hàng năm Nguyên tắc mua sắm trang thiết bị: + Đáp ứng nhu cầu làm việc cá nhân theo chức năng, nhiệm vụ giao; + Thực công khai, minh bạch mua sắm tài sản: + Tiết kiệm, phù hợp với tiêu chuẩn định mức - Nguồn kinh phí mua sắm: hình thành từ nhiều nguồn thu hợp lệ quan, tổ chức, nguồn kinh phí tặng, biếu, cho - Nội dung mua sắm: + Trang thiết bị, phương tiện làm việc; + Vật tư, cơng cụ, dụng cụ + Máy móc, trang thiết bị phục vụ cơng tác chun mơn, phục vụ an tồn lao động phòng cháy chữa cháy + Các sản phẩm công nghệ thông tin + Phương tiện vận chuyển + Sản phẩm in, tài liệu, sách, phục vụ cho công tác chuyên môn + Các loại tài sản khác Hình thức mua sắm tài sản: thực mua sắm tài sản, thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền mua sắm quyền lựa chọn hình thức mua sắm sau: + Đấu thầu rộng rãi + Đấu thầu hạn chế + Chỉ định thầu + Mua sắm trực tiếp Các hình thức mua sắm nêu quy định thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15 tháng năm 2007 tài hướng dẫn thực đấu thầu mua sắm tài sản nhằm trì hoạt động thường xuyên quan nhà nước vốn nhà nước 2.2.3 Thực trạng giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng: * Thanh lý trang thiết bị: - Hằng năm, phịng quản lý tài sản có trách nhiệm tổng hợp để xuất danh mục tài sản phải lý qua công tác kiểm kê tài sản năm công ty Tài sản, trang thiết bị đem lý tài sản dư thừa, hết hạn sử dụng, khơng có nhu cầu sử dụng, tài sản hư hỏng, sử dụng chi phí sửa chữa khơng đảm bảo hiệu - Thủ tục trước lý tài sản, trang thiết bị phải theo trình tự sau: + Các đơn vị có tài sản cần lý có văn lý, kèm theo bảng thông tin theo mẫu gồm tên tài sản, hãng sản xuất, số lượng, tình trạng + Phòng quản lý tài sản làm thủ tục nhập kho, thống kê số lượng, phân loại thiết bị theo nhóm thiết bị + Kế toán tài sản cố định, rà sốt tính khấu hao tài sản giá trị - Tiếp theo thành lập hội đồng lý triển khai lý, thủ trưởng quan định thành lập Hội đồng lý - Hội đồng lý gồm thành viên sau: + Lãnh đạo chủ tịch cơng ty, ơng Nguyễn Tấn Hồng + Đại diện lãnh đạo phòng quản trị thiết bị, bà Mai Thị Liên + Đại diện lãnh đạo phịng tài kế tốn, bà Nguyễn Mai Ngọc + Đại diện cơng đoàn, bà Lê Thị Oanh - Hội đồng lý lập biên đánh giá tình trạng thiết bị, mức độ hư hỏng khả khắc phục, sau trình thủ trưởng định lý tài sản * Bảo dưỡng thiết bị: - Khi máy, thiết bị xảy cố, Chuyên viên phụ trách thuộc văn phòng quản trị thiết bị phải báo lãnh đạo văn phòng đến kiểm tra tiến hành lập biên kiểm tra máy, thiết bị; đánh giá mức độ hỏng hóc - Chuyên viên phụ trách kỹ thuật văn phòng quản trị thiết bị phải lập đề nghị sửa chữa đột xuất sở biên kiểm tra mà công ty sử dụng trang thiết bị lập yêu cầu sửa chữa đột xuất chuyển lãnh đạo văn phòng trình Giám đốc phê duyệt - Trình chủ trương chọn đơn vị sửa chữa: Căn vào tình trạng hư hỏng máy móc, thiết bị; Lãnh đạo văn phịng đề xuất giải pháp xử lý đồng thời lựa chọn đơn vị sửa chữa trình Giám đốc duyệt thống - Lãnh đạo xem xét yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa để có định phù hợp trước cho phép tiến hành bước - Thực sửa chữa: Sau phê duyệt chủ trương lãnh đạo văn phòng triển khai thực trường hợp tự thực sửa chữa; tổ chức giám sát trường hợp thuê đơn vị - Tiến hành kiểm tra nghiệm thu: Sau thiết bị máy móc sửa chữa, Lãnh đạo văn phịng cơng ty sử dụng có trách nhiệm lập biên kiểm tra, nghiệm thu đưa thiết bị vào sử dụng cập nhật nội dung sửa chữa vào lý lịch máy vào sổ quản lý máy móc thiết bị - Bàn giao lưu hồ sơ: Đơn vị quản lý tổ chức bàn giao đưa vào sử dụng lưu vào hồ sơ, sổ quản lý máy móc, thiết bị 2.3 Đánh giá thành công, hạn chế nguyên nhân công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phịng cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên: 2.3.1 Thành công: - Công ty quản lý tốt trang thiết bị có, sử dụng, bảo quản, sửa chữa theo quy trình cụ thể khoa học - Ln ghi nhận ý kiến đóng góp để tiến chất lượng trang thiết bị văn phòng - Cơng ty có đội ngũ nhân viên chun nghiệp, ln làm nhiệm vụ có trách nhiệm công việc 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân: * Hạn chế: - Vẫn tồn số tài sản trang thiết bị dư thừa, khơng có nhu cầu sử dụng gây tượng lãng phí - Quy trình báo cáo khắc phục cố lên cấp có nhiều thủ tục, dẫn đến thời gian dài xử lý vấn đề trang thiết bị. - Mức độ xác việc đánh giá số lượng chất lượng trang thiết bị chưa cao. * Nguyên nhân: - Việc lên kế hoạch mua bố trí sử dụng trang thiết bị văn phịng chưa hợp lý chưa hiệu quả. - Khối lượng trang thiết bị lớn, mức độ phức tạp trang thiết bị khác nhau, liệu chưa số hóa thống quy cách quản lý - Cơ chế tự kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan nhiều hạn chế KẾT LUẬN Xã hội phát triển, mơ hình quản lý đại việc quản lý trang thiết bị văn phòng thể vai trò quan trọng Quản lý trang thiết bị văn phịng ngày không đơn việc trông coi vật dụng, máy móc, thiết bị quan Nó thực trở thành ngành khoa học quản lý với phần mềm tiên tiến, công cụ kiểm tra, theo dõi tối tân nhằm quản lý cách khoa học đồ dùng, trang thiết bị quan Công tác quản lý tài sản, trang thiết bị văn phịng đóng vai trị quan trọng công tác quản lý quan, doanh nghiệp nói chung Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên nói riêng Thực tốt cơng tác đóng góp khơng nhỏ đến việc đảm bảo công tác nghiệp vụ khác diễn trôi chảy, không bị gián đoạn công việc đảm bảo yếu tố suất lao động Qua trình nghiên cứu công tác quản trị trang thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên nhận thấy, công tác quản trị trang thiết bị văn phòng tương đối khoa học có tính chun nghiệp Tuy nhiên, song song với mặt tích cực hạn chế tồn tại.Cần phát huy mặt tích cực có Bên cạnh đó, cần xây dựng phương án cụ thể để loại bỏ khiếm khuyết tồn ... bọn em chọn đề tài thảo luận ? ?Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phịng cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên? ?? Cảm ơn cô hướng dẫn tụi em trình làm thảo luận, thảo luận cịn sơ... bị văn phòng: 1.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng: 1.3.3 Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phòng: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI... thiết bị phân tích, xử lý thông tin cách khoa học CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HỒ TÂY 2.1 Tổng quan Công ty TNHH Hồ Tây thành viên: