Học phần tiểu luận quản trị hành chính văn phòng

lOMoARcPSD|13013005 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG NGOẠI NGỮ TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Tên tiểu luận: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC HIỆN ĐẠI HĨA? PHÂN TÍCH NỘI DUNG CỦA HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG? ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG THỜI CÔNG NGHIỆP 4.0? Thái Nguyên, tháng 08 năm 2021 lOMoARcPSD|13013005 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG NGOẠI NGỮ TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Tên tiểu luận: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC HIỆN ĐẠI HĨA? PHÂN TÍCH NỘI DUNG CỦA HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG? ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG THỜI CƠNG NGHIỆP 4.0? lOMoARcPSD|13013005 KẾT QUẢ CHẤM TIỂU LUẬN Điểm Nhận xét CB chấm Bằng số Bằng chữ Điểm Nhận xét CB chấm Bằng số Bằng chữ CB chấm (Ký, ghi rõ họ tên) CB chấm (Ký, ghi rõ họ tên) LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường đưa mơn học Phương pháp luận nghiên cứu khoa học vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Phương pháp luận nghiên cứu khoa học cô, em có thêm nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau lOMoARcPSD|13013005 Bộ mơn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học môn học thú vị, bổ ích Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn sinh viên, rèn luyện khả quan sát vấn đề sinh viên Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiề u hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em cố gắng chắn tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót cịn nhiều chỗ chưa xác, kính mong thầy(cơ) xem xét góp ý để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC MỞ ĐẦU lOMoARcPSD|13013005 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định rằng, yếu tố định phát triển bền vững quan, tổ chức, hay doanh nghiệp nghiệp vụ chun mơn hành văn phịng Văn phòng từ lâu trở thành phận quan trọng thiếu doanh nghiệp Bước vào thời kỳ hội nhập tồn cầu hóa cơng tác văn phịng ngày khẳng định chỗ đứng xã hội Với Việt Nam, nước thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, địi hỏi phải có văn phịng hoạt động đủ hiệu để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc Và văn phịng khơng thể không sở hữu nhà quản trị văn phịng Hiện nay, cơng ty, doanh nghiệp cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động, tâm lý Tuy khơng cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Không nhân viên phận khác “ việc người làm “ , nhà quản trị văn phòn g phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy cơng ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị cần phải biết cách dung hòa mối quan hệ nhân viên tất lợi ích cơng ty Từ vai trị quan trọng nhà quản trị văn phịng cơng ty, doanh nghiệp nói nên em chọn đề tài: “Tại văn phòng quan, doanh nghiệp cần đại hóa? Phân tích nội dung đại hóa văn phịng? Đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng Quản trị hành văn phịng thời công nghiệp 4.0?” để làm sáng tỏ hoen tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng hoạt động quan, doanh nghiệp Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu:Văn phịng quan, doanh nghiệp Mục đích nghiên cứu: Qua việc nghiên cứu vai trò Nhà quản trị văn phòng giúp em hiểu thực trạng vấn đề thực tế đồng thời tìm ưu điểm cần phát huy nhược điểm cần hạn chế Từ đưa số biện pháp, số hướng giải vấn đề mang tính cá nhân mà tổ chức sử dụng nhằm nâng cao vai trị Nhà quản trị văn phòng hoạt động quan, doanh nghiệp Nhiệm vụ nghiên cứu: - Vai trò Nhà quản trị văn phòng hoạt động quan, doanh nghiệp lOMoARcPSD|13013005 - Ưu điểm nhược điểm vấn đề - Những giải pháp cần thực Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận Thu thập loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chun đề Đọc khái quát tài liệu có liên quan đến nghiên cứu Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát:Phương pháp thực cách tham gia quan sát truecj tiếp công việc diễn ngày văn phòng Phương pháp viết nhật ký cơng việc: Ghi lại q trình tham gia nghiên cứu, công việc phải làm, ý q trình nghiên cứu, thơng tin quan trọng phục vụ cho việc hoàn thành đề tài 4.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết sâu, rõ ràng thực trạng, vai trò Nhà quản trị văn phòng quan, doanh nghiệp Đồng thời cơng tác văn phịng cơng việc đặc biệt doanh nghiệp Nếu tổ chức làm tốt tạo thắng lợi cạnh tranh, đưa doanh nghiệp phát triển ổn định, nâng cao uy tín Về mặt thực tiễn: Cung cấp tư liệu, tài liệu tham khảo vai trò Nhà quản trị văn phịng khơng lý thuyết mà thực tiễn cho học sinh, sinh viên độc giả quan tâm Cấu trúc đề tài Ngồi phần mở đầu kết luận đề tài gồm chương: Chương1: Tại văn phòng quan, doanh nghiệp cần đại hóa? Chương2: Phân tích nội dung đại hóa văn phịng Chương3: Đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng Quản trị hành văn phịng thời cơng nghiệp 4.0? NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC HIỆN ĐẠI HĨA ? Văn phịng quan doanh nghiệp cần đại hóa Vì : lOMoARcPSD|13013005 Xu phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hóa, xây dựng kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội phải không ngừng đổi đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phịng nhanh chóng chuyển từ văn phịng kiểu cũ sang văn phịng kiểu Xuất bùng nổ thông tin, tượng phản ánh dạng thông tin hội tụ đột ngột yếu tố mang tính thời đại Bùng nổ thông tin làm nhà quản lý chủ doanh nghiệp hiểu rằng: thông tin nguồn lực quan trọng vượt lên nguồn lực khác, Mike Harvey, tác giả Quản trị hành văn phịng khẳng định: “Trong giới thương mại, cơng nghiệp quyền nay, thơng tin nguồn lực quan trọng có” Thơng tin vô quan trọng nắm lấy thông tin, xử lý tốt thông tin phục vụ cho lãnh đạo , quản lý, sản xuất kinh doanh trở thành mục t iêu hàng đầu cấp qn lý Văn phịng kiểu cũ khơng cịn thích hợp Văn phịng ngày cần hướng tồn hoạt động vào xử lý thơng tin phải thực trở thành trung tâm xử lý thông tin Do chủ doanh nghiệp dành thích đáng đến văn phịng , đến cơng việc quuản trị văn phịng Từ họ Nhà quản trị học đầu tư thích đáng vêc tiền của, cơng sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành văn phòng đại CHƯƠNG : PHÂN TÍCH NỘI DUNG CỦA HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG 1.Về trang thiết bị văn phịng Trang bị thiết bị văn phòng đại phương tiện làm văn bản, nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn telex, fax cao internet, thiết bị viễn thông; Áp dụng mơ hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO, v.v Ứng dụng ngày rộng rãi lĩnh vực khoa học, cơng nghệ vào cơng việc văn phịng công nghệ thông tin, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics) , công nghệ 5S Nhật Bản, v.v 2.Về nghiệp vụ hành văn phịng Các nghiệp vụ hành văn phịng ngày xây dựng chương trình cơng tác; soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức hội nghị; phân loại khối hồ sơ tài liệu, v.v thiết lập với quy trình chặt chẽ, hồn chỉnh theo tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật với hỗ trợ đắc lực trang thiết bị văn phòng đại làm cho hoạt động hành văn phịng vận hành trơi chảy, thơng suốt hiệu ngày cao lOMoARcPSD|13013005 3.Về người làm cơng tác văn phịng Con người làm văn phòng đại cần đào tạo theo yêu cầu lao động thơng tin với tính sáng tạo, trí tuệ động ngày cao; có hồi bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích quan, doanh nghiệp; có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kỹ làm việc, kỹ xử lý thông tin, chủ yếu thông tin văn kỹ giao tiếp - ứng xử, v.v CHƯƠNG : ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG THỜI CƠNG NGHIỆP 4.0 ? Để tiến kịp với giới, việc nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng u cầu tất yếu thời đại Văn phịng đóng vai trị cầu nối xun suốt tồn q trình vận hành quan, tổ chức Vì vậy, đại hóa văn phịng từ t rang thiết bị, nguồn nhân kỹ thuật nghiệp vụ hành tạo tăng tốc cho quan, tổ chức q trình hội nhập tồn cầu Cách mạng cơng nghiệp lần thứ tư (cách mạng công nghiệp 4.0) diễn nhiều nước phát triển Theo ông Klaus Schwab – người sáng lập Chủ tịch điều hành Diễn đàn Kinh tế Thế giới – tốc độ đột phá cách mạng công nghiệp 4.0 “không có tiền lệ lịch sử” Trên thực tế, cách mạng công nghiệp 4.0 phá vỡ hầu hết ngành công nghiệp quốc gia Và, chiều rộng, chiều sâu thay đổi báo trước chuyển đổi toàn hệ thống sản xuất, quản lý quản trị Thế giới bước sang kỷ nguyên số Việt Nam khơng ngoại lệ Chính vậy, lĩnh vực quản trị văn phòng , quan, tổ chức cần tích cực chuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cách mạng 1.Trang bị máy móc, phương tiện đại Để đáp ứng yêu cầu cách mạng công nghiệp 4.0, quan, tổ chức cần trang bị phần mềm, công cụ giao tiếp thời 4.0 bảo đảm xử lý liệu lớn giao tiếp với vạn vật Công nghệ giúp việc giao tiếp nội quan, tổ chức, với công dân thuận lợi, theo thời gian thực Thay đổi cách giao tiếp làm thay đổi hệ thống quy trình giải công việc quan, tổ chức việc có xu hướng tiếp tục thay đổi nhanh để thích ứng Cơng nghệ giúp cho cấu tổ chức trở nên tinh gọn cách kết nối trực tiếp khách hàng vào trình giải thủ tục hành như: làm giấy khai sinh, cho vay ngân hàng, đăng ký thành lập doanh nghiệp… Bên cạnh đó, tự động hóa triển khai ngày nhiều nội dung cơng tác văn phịng Chẳng hạn: tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, công tác văn thư, lưu trữ… Các nhân viên văn phòng cần chủ động triển khai công tác chuyên môn, thay chờ đợi đáp ứng với thách thức bên lOMoARcPSD|13013005 Đáp ứng theo thời gian thực thách thức quan trọng bắt nguồn từ thay đổi mơ hình quy trình kỷ ngun 4.0 với nhân viên Các phần mềm đo lường s ẽ thơng báo tình trạng làm việc nhân viên Lượng hóa tất khía cạnh quản lý ln ước mơ hành đại Dữ liệu lớn với hệ thống máy tính giúp ước mơ quản trị văn phòng trở thành thực Song hành với xử lý liệu lớn trí thơng minh nhân tạo quản trị Có thể nói, trí thơng minh nhân tạo liệu lớn cặp đơi hồn hảo thay đổi hồn tồn tranh cơng tác quản trị văn phịng thời đại 4.0 Trí thơng minh nhân tạo áp dụng chung với liệu lớn thay công tác nhân tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển gắn kết nhân viên Trí thơng minh nhân tạo giúp quản lý liệu công dân để tăng chất lượng dịch vụ đưa chiến lược, kế hoạch hướng cho quan, tổ chức 2.Tăng tốc độ xử lý công việc tăng hiệu suất làm việc Sự thay đổi phương thức quản trị công nghệ giao tiếp tác động làm thay đổi văn hóa làm việc quan, tổ chức Cách mạng công nghiệp 4.0 tạo áp lực để hệ thống phải vận hành nhanh thành phần hệ thống phải phát huy toàn lực sáng tạo Mỗi người thành phần hữu hệ thống, công cụ lao động với kỹ định sẵn Hệ thống quản trị văn phòng cải tiến tất nhiên văn hóa thể chất hệ thống Hệ thống khoa học, thể văn hóa Thời đại 4.0 bắt buộc quy trình vận hành phải nhanh chóng, thuận lợi, lề thói chậm chạp, trì trệ bị loại bỏ Đa số người dân đánh giá mức độ hiệu quả, chất lượng hành qua tốc độ xử lý thủ tục giải cơng việc Chính văn hóa tốc độ bắt buộc nhân viên phải có kỹ xuất sắc tính kỷ luật cao Trong thời đại 4.0, khơng có cản trở không gian để tiếp cận công dân, phải thông suốt thông tin nội bộ, cung cấp lượng thông tin phong phú nhanh chóng bên ngồi cho cơng dân Văn hóa quản lý thời đại 4.0 loại bỏ tối đa quan liêu nhờ công nghệ giúp xử lý theo thời gian thực 3.Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng a,Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng cơng tác quản trị văn phịng đại Trong cách mạng cơng nghiệp 4.0, vai trị cơng tác văn phịng ngày trọng Cơng tác quản trị văn phịng giúp quan, doanh nghiệp giảm làm, chi phí vận hành tăng suất hiệu cơng việc Vì vậy, việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu cách mạng công 4.0 vấn đề cấp thiết Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành lOMoARcPSD|13013005 họp trực tuyến; tổ chức hoạt động giao tiếp trực tuyến qua mô i trường mạng; điều hành văn phịng trực tuyến… Để chương trình đào tạo, bồi dưỡng đạt hiệu cao, việc xây dựng hệ thống chương trình, giáo trình đương nhiên phải Bộ Nội vụ chủ trì với tham gia đơn vị trực thuộc Học viện Hành Quốc gia, Đại học Nội vụ b,Tổ chức học Để thích ứng kịp với cách mạng cơng nghiệp 4.0, quan, tổ chức cần chuyển thành tổ chức học tập Trong đó, việc học tập triển khai toàn hệ thống ngồi việc cá nhân học tập tổ chức ln học tập để vượt lên nhằm đáp ứng yêu cầu thời đại Tổ chức học tập không đơn giản xu hướng quản trị thời, mang lại mơi trường làm việc cởi mở với tư tưởng sáng tạo, sẵn sàng đón nh ận ý tưởng mang tính giải pháp để giải vấn đề công việc, khó khăn ln diện thành viên quan, tổ chức Tất nhân cần khai thác nguồn lực kiến thức để mang đến cho thân khả suy nghĩ, phản biện sáng tạo; khả truyền đạt ý tưởng ý niệm; khả hợp tác với cá nhân khác tiến trình tìm hiểu hành động 4.Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử Yêu cầu cách mạng công nghiệp 4.0 Việt Nam cần phải lên từ việc chuyển đổi cách thức làm việc Thay làm việc với văn phịng giấy tờ cứng nhắc, quản lý công việc cách thủ cơng, văn phịng điện tử giải pháp mang lại lợi ích thiết thực thời gian kinh tế Trong việc số hóa thao tác vũ khí mềm khơ ng thể thiếu cơng tác văn phịng cách mạng cơng nghiệp 4.0 Một quan nhà nước đầu việc thực số hóa văn phịng, cải cách thủ tục hành phải kể đến Bộ Tài Trong năm liên tiếp (2012 – 2017), đơn vị liên tục dẫn đầu 20 bộ, ngành khả triển khai ứng dụng công nghệ thông tin Mỗi năm, Bộ xử lý gần 80.000 tờ trình, nhận khoảng 200.000 văn gửi 25.000 văn điện tử, tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn điều hành ngành Tài Đánh giá chung khối bộ, ngành, Bộ Tài đứng vị trí với 0.8075 điểm, số hạ tầng kỹ thuật Bộ Tài đạt 0.8499 điểm; số hạ tầng nhân lực đạt 0.8653 điểm số ứng dụng đạt 0.7073 điểm Văn phòng điện tử đem lại lợi ích đáng kể kinh tế Với khả cung cấp môi trường làm việc cộng tác cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian công sức cho công việc không cần thiết lOMoARcPSD|13013005 Để tiến kịp với giới, việc nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng u cầu tất yếu thời đại Văn phịng đóng vai trị cầu nối xun suốt tồn q trình vận hành quan, tổ chức Vì vậy, đại hóa văn phòng từ trang thiết bị, nguồn nhân kỹ thuật nghiệp vụ hành tạo tăng tốc cho quan, tổ chức trình hội nhập toàn cầu Mặt khác, cần phải ý đến vai trò người lãnh đạo Lãnh đạo cần khơi dậy niềm tin cho nhân viên để họ đóng góp nhiều cho tổ chức, trao quyền cho họ, chia sẻ nhiệm vụ kết nối tổ nhóm, gắn kết hệ thống cơng nghệ mục đích chung Từ thúc đẩy, phát huy tài xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng hiệu KẾT LUẬN ...lOMoARcPSD|13013005 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG NGOẠI NGỮ TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Tên tiểu luận: TẠI SAO VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP CẦN ĐƯỢC... dành thích đáng đến văn phịng , đến cơng việc quuản trị văn phịng Từ họ Nhà quản trị học đầu tư thích đáng vêc tiền của, cơng sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành văn phòng đại CHƯƠNG :... chuyên môn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Không nhân viên phận khác “ việc người làm “ , nhà quản trị văn phịn g phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy công ty Đôi nhà quản trị văn phịng