Quản lý nhân sự dự án

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM Quản lý nhân dự án Biên soạn: TS Lưu Trường Văn Nội dung THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN GIÁM ĐỐC DỰ ÁN XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D Sơ đồ tổ chức dự án Sơ đồ tổ chức dự án thường hộp chữ nhật xếp thứ bậc Nó đơn giản phức tạp Sơ đồ tổ chức cho hội nghị nhỏ bao gồm GĐDA nhân viên chịu trách nhiệm cho: tiếp thị, đăng ký, phát biểu, thức ăn triển lãm Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D Ví dụ sơ đồ tổ chức dự án Management Simple Line Responsibility Project Manager Purchasing Manager Senior Engineer Mechanical/Elelectrical Senior Engineer Civil Senior Engineer Process Buyers etc Engineers Engineers Engineers Draughtsman Draughtsman Draughtsman Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D BÀI TẬP VỀ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN Có kiểu sơ đồ tổ chức dự án thông dụng: Chuyên môn Dự án Ma trận Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO CHUN MƠN Giám đốc Trưởng phận tiếp thị & kinh doanh Trưởng phận Tài Trưởng phận dự án Trưởng phận kỹ thuật Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO DỰ ÁN Lê Văn Minh Giám đốc điều hành Trần Thành Dự án Lê Bình Dự án Đinh Hoàng Dự án Phạm Tùng Dự án Nguyễn Bảo Dự án Lê Văn Tài Lê Thị Lan Bùi Văn Kim Nhân viên dự án Nhân viên dự án Nhân viên dự án Kinh doanh Kế toán+tài chánh Kỹ thuật Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO MA TRẬN Giám đốc Trưởng phận dự án Trưởng phận kinh doanh Trưởng phận kỹ thuật Trưởng phận kế toán CNDA CNDA CNDA Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D Bài tập nhóm: Hãy thảo luận nhóm cho biết ưu & khuyết điểm kiểu sơ đồ tổ chức dự án Ngày nộp: ………………… Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 10 Quản lý nhóm (3): đầu vào Đánh giá thực nhân viên thông tin thực công việc: tập trung vào khả cá nhân làm mà ban QLDA hoạt động nhóm Báo cáo thực hiện: cung cấp thơng tin liên quan đến thực ngân sách, tiến độ & quy mô mà định hướng định liên quan đến quản lý nhóm Tài sản trình tổ chức (Organizational process assets): web sites, tiệc hàng năm, tin Ban QLDA (newsletters) mà dùng quản lý nhóm Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 54 Quản lý nhóm (4): đầu Các yêu cầu thay đổi (Requested changes) có để loại nhận thêm nhân viên Hành động hiệu chỉnh khuyến nghị bao gồm hoạt động chuyên môn đào tạo bổ sung Hành động ngăn chặn khuyến nghị Cập nhật tài sản trình tổ chức (an update to the organization’s process assets) Bài học kinh nghiệm (Lessons learned) Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 55 Quản lý nhóm (5) kỹ thuật để quản lý nhóm dự án bao gồm: Quan sát đàm luận Thẩm định thực dự án Quản lý mâu thuẫn Sổ nhật ký (issue log) Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 56 Quản lý nhóm (6): cơng cụ kỹ thuật Quan sát đàm luận với nhân viên cách đơn giản mà giám đốc dự án áp dụng để so sánh hoạch định thực tế làm Thẩm định thực dự án (project performance appraisal): GĐ dự án cần cung cấp phản phản hồi đến nhân viên để động viên hành vi tích cực khám phá vướng mắc Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 57 Quản lý nhóm (7): cơng cụ kỹ thuật Sổ theo dõi (log): Khi kết xuất hiện, sổ theo dõi lần theo dấu vết kết phải chịu trách nhiệm Logs biên họp mà lưu trữ suốt trình dự án thực hiện, nhật ký tiến trình dự án, … Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 58 Quản lý nhóm (8): cơng cụ kỹ thuật • Kỹ thuật quản lý mâu thuẫn cho phép khác biệt ý kiến xuất mát nhóm mà gây cảm giác hành vi tiêu cực vịng nhân viên • Các ngun nhân tiềm gây mâu thuẫn: • Tiến độ: bất đồng thời gian, thứ tự số lượng nguồn lực • Phân bồ nguồn lực: Bất đồng có sẳn, phân bổ, phân cơng nhân lực • Các thủ tục quản lý: mâu thuẫn việc làm mà dự án quản lý vai trò, trách nhiệm, kế hoạch thực dự án, đồng thuận tổ • Chi phí: mâu thuẫn việc ước lượng, phân bổ ngân sách dự án • Mâu thuẫn cá nhân • Kỹ thuật: Mâu thuẫn nội dung kỹ thuật liên quan đến dự án, phương án kỹ thuật Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 59 Quản lý nhóm (9): cơng cụ kỹ thuật • Kỹ thuật quản lý mâu thuẫn (tiếp theo) • Xử lý mâu thuẫn: • Sự thỏa hiệp: • Thỏa hiệp thương lượng tìm kiếm giải pháp mà bên thỏa mãn • Sự thỏa hiệp đồng nghĩa kết nhận khơng tối ưu, đó, GĐDA cần phải xem xét cẩn thận giải pháp thỏa hiệp với mục tiêu dự án • Làm trơn (Smoothing): • Cố gắng trì cách hữu nghị mối quan hệ cách nhấn mạnh lĩnh vực đồng thuận không nhấn mạnh lĩnh vực bất đồng • Khi bên nhìn vào đồng thuận, họ giảm bớt yêu cầu mâu thuẫn xử lý Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 60 Quản lý nhóm (10): cơng cụ kỹ thuật • Kỹ thuật quản lý mâu thuẫn (tiếp theo) • Xử lý mâu thuẫn: • Ép buộc (enforcing): • Sử dụng quyền lực có để xử lý tranh chấp cách gây sức ép lên bên • Chỉ nên sử dụng phương pháp kế sách cuối gây ốn giận làm tình hình tệ hại • Rút lui (Withdrawing): • Có nghĩa rút khỏi nội dung mâu thuẫn • Phớt lờ cách có chủ ý mâu thuẫn • PP khơng chắn nội dung mâu thuẫn quan trọng phớt lờ làm tình hình trầm trọng thêm Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 61 Quản lý nhóm (11): cơng cụ kỹ thuật Vì nhân viên thụ động (source: Thời báo kinh tế Sài Gịn, thứ Bảy, 11/08/2007) • Mệnh lệnh q cụ thể, khơng cho cấp tham gia vào q trình "sửa soạn" định • Người lãnh đạo q cầu tồn, tỉ mỉ đến độ không tin sức mạnh tập thể cấp dưới: • Những người lãnh đạo thường sợ cấp làm sai, không hiểu rõ tầm quan trọng cơng việc, họ đứng làm thay cho cấp Tình trạng tạo hệ lụy nhân viên trì trệ, thụ động ỷ lại • Người lãnh đạo "độc tài chuyên chế" tự cao Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 62 Quản lý nhóm (12): cơng cụ kỹ thuật Để nhân viên làm việc (source: http://www3.tuoitre.com.vn/Vieclam/Index.aspx ?ArticleID=237599&ChannelID=269 ) Nên: • Quan tâm đến nhân viên • Tổ chức kiện định kỳ • Chú ý nhân viên • Tiếp tục quan tâm đến nhân viên • Thực khảo sát • Tạo slogan Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 63 Vị trí Giám đốc dự án (GĐDA) Vị trí trọng tâm: Người huy để dự án thực có hiệu Đầu mơi liên kết bên tham gia dự án Vị trí người tham gia hợp pháp Người đại diện quản lý hợp đồng Vị trí điều hành phối hợp Điều hành dự án Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 64 Trách nhiệm GĐDA Thực hợp đồng dự án, thực dự án & đảm bảo mục tiêu dự án: Lập kế hoạch thực dự án & điều hành tổng thể Xây dựng đội ngũ dự án Đưa sách Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 65 Tố chất cần thiết GĐDA Có kiến thức sâu & rộng kỹ thuật chuyên môn liên quan đến dự án Có kiến thức sâu & rộng quản trị Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 66 Năng lực GĐDA Năng lực lãnh đạo Năng lực ngoại giao Khả giao tiếp hiệu Khả thương lượng & giải khó khăn Khả tiếp thị Năng lực định Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D 67 Xin cám ơn lắng nghe! ... Bảo Dự án Lê Văn Tài Lê Thị Lan Bùi Văn Kim Nhân viên dự án Nhân viên dự án Nhân viên dự án Kinh doanh Kế toán+tài chánh Kỹ thuật Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO... dự án Trưởng phận kỹ thuật Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN THEO DỰ ÁN Lê Văn Minh Giám đốc điều hành Trần Thành Dự án Lê Bình Dự án Đinh Hoàng Dự án Phạm Tùng Dự án. .. nhân dự kiến trước cho dự án từ thời điểm khởi đầu dự án Căn vào kinh nghiệm cá nhân yêu cầu đặc điểm dự án để dự kiến người phù hợp Cung ứng: Khi đơn vị quản lý dự án thiếu nhân lực phù hợp để