Hệ thống phân phối xăng dầu

Trong hoạt động kinh doanh, để tiêu thụ được sản phẩm, ngoài việc tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, phù hợp với thị hiếu và đặc điểm tiêu dùng ở từng thị trường nhất định, các doa

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI

1 Khái niệm và vai trò của phân phối

1.1 Khái niệm phân phối và hệ thống phân phối

Trong hoạt động kinh doanh, để tiêu thụ được sản phẩm, ngoài việc tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, phù hợp với thị hiếu và đặc điểm tiêu dùng ở từng thị trường nhất định, các doanh nghiệp còn phải chú ý đến chính sách phân phối và vận động hàng hoá của mình Đó là một chính sách bộ phận không thể thiếu được trong chiến lược Marketing, nó đảm bảo mối quan hệ giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa cung và cầu trên thị trường.

Trong Marketing phân phối được hiểu là các quá trình kinh tế, tổ chức,

kỹ thuật nhằm điều hành và vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng đạt hiệu quả kinh tế cao 1 Với giác độ này phân phối bao gồm các hoạt động diễn ra trong khâu lưu thông, là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng Nội dung của phân phối là thực hiện hàng loạt các dịch vụ sau quá trình sản xuất và trước quá trình tiêu dùng.

Đứng trên quan điểm của nhà kinh tế thì hoạt động phân phối sản phẩm

là tổng hợp các hoạt động chuẩn bị, tổ chức tiêu thụ và các hoạt động sau tiêu thụ Cũng có khái niệm cho rằng: hoạt động phân phối sản phẩm là hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Một khái niệm khác mang tính khái quát hơn: hoạt động phân phối sản phẩm là hoạt động lưu thông hàng hoá trong xã hội…Quan

điểm của các nhà quản trị cho rằng: hoạt động phân phối sản phẩm là việc trả

lời các câu hỏi: Cung cấp sản phẩm cho ai? Bằng cách nào? và như thế nào?

1 Philip Koler, “Qu¶n trÞ Marketing , ”NXB Thèng kª, 1996

Như vậy, với những quan điểm khác nhau về hoạt động phân phối sản phẩm thì việc hiểu biết bản chất về nó cũng ít nhiều có sự khác nhau Nhưng tất cả các khái niệm đó đều có một điểm chung và chúng ta có thể hiểu hệ thống

phân phối sản phẩm (HTPPSP) là : toàn bộ các công việc để đưa một sản phẩm

dịch vụ từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng có nhu cầu, bảo đảm về chất lượng, thời gian, số lượng, chủng loại, kiểu dáng, màu sắc… mà người tiêu dùng mong muốn.

Tuỳ thuộc vào điều kiện khác nhau mà các doanh nghiệp xem xét bản chất của hoạt động phân phối sản phẩm theo góc độ nào.

Trong khuôn khổ của báo cáo này, chúng ta xem xét bản chất và nội dung của hoạt động phân phối trên cơ sở kết hợp giữa quan điểm của Marketing và quan điểm của các nhà quản trị về vấn đề này Ngoài nhiệm vụ mang lại hiệu quả kinh tế, hệ thống phân phối còn có ý nghĩa mang đến sự hài lòng nhất cho khách hàng của mình Điều này rất quan trọng bởi vì hoạt động phân phối sản phẩm tốt có ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ các hoạt động khác trong doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại Đây là nhân tố quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và là điều kiện tiên quyết đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, bởi ngay cả đối với doanh nghiệp sản xuất nếu tạo ra sản phẩm mà không tiêu thụ được thì doanh nghiệp sớm muộn cũng phải đóng cửa sản xuất.

1.2 Vai trò của phân phối trong các doanh nghiệp thương mại

Đối với một doanh nghiệp thương mại, tiêu thụ hàng hoá luôn là một vấn đề quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của toàn doanh nghiệp Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt, hàng hoá phải được tiêu chuẩn hoá và việc đưa hàng hoá ra thị trường như thế nào luôn làm các nhà quản trị phải trăn trở Hãng ôtô Nissan đã đưa ra

nhận định hết sức thực tế về vai trò quan trọng của Marketing hiện đại: Vấn đề

không chỉ là anh đưa cho người tiêu dùng cái gì mà còn là anh đưa nó như thế nào sẽ quyết định thành công trên thương trường.

Các doanh nghiệp cần nhận thấy rằng họ không chỉ cạnh tranh bằng sản

phẩm, dịch vụ tốt mà còn phải cạnh tranh bằng sự sẵn sàng của sản phẩm: mọi

lúc, mọi nơi Doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu thoả mãn khách hàng tốt nhất

nếu họ thiết lập được cho mình một hệ thống phân phối hợp lý và hiệu quả Hệ thống phân phối sản phẩm bao gồm các kênh khác nhau, trong đó các thành viên kênh có những chức năng chủ yếu sau:

Thông tin: Thu thập và phổ biến thông tin cần thiết để hoạch định chiến

lược và tạo thuận lợi cho sự trao đổi,

Cổ động: Triển khai và phổ biến những thông tin có sức thuyết phục cao

về những sản phẩm hiện tại và những sản phẩm mới,

Tiếp xúc: Tìm ra và thông tin với khách hàng tương lai,

Thương lượng: Thoả thuận về giá cả và các vấn đề khác đối với hàng hoá

Các quyết định về hệ thống phân phối đã và đang trở thành những quyết định cạnh tranh của doanh nghiệp, là một công cụ quan trọng và phức tạp trong 2Philip Kotler, QT Marketing , “”NXB thèng kª 1996, trang 594

chiến lược Marketing hỗn hợp Do cần thời gian và chi phí để xây dựng và quản lý một hệ thống phân phối hiệu quả, bởi vậy các quyết định đúng đắn về phân phối giúp doanh nghiệp tạo dựng được lợi thế cạnh tranh bền vững, dài hạn trên thương trường, thành công trong kinh doanh Một hệ thống phân phối phù hợp có thể nâng cao hiệu quả các biến số Marketing hỗn hợp nhằm đáp ứng tốt các nhu cầu thị trường, hướng tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận và giá trị của doanh nghiệp

Thực tế cho thấy các Tập đoàn xuyên quốc gia như: Cocacola, Pepsi Cola, Unilever, G&P, Samsung…thành công và phát triển trên khắp thế giới bên cạnh chất lượng sản phẩm họ còn xây dựng cho mình một chính sách phân phối hợp lý, phù hợp với đặc điểm của từng thị trường.

2 Nội dung của hoạt động phân phối

2.1 Xây dựng hệ thống kênh phân phối

Các nhân tố cấu thành của hệ thống phân phối

Hệ thống phân phối của các doanh nghiệp có cấu trúc như các mạng lưới, do chúng bao gồm các doanh nghiệp và các cá nhân độc lập và phụ thuộc lẫn nhau, nói cách khác các thành viên của nó liên quan đến nhau trong quá trình hoạt động và tạo ra kết quả là hàng hoá được đưa đến người tiêu dùng cuối cùng Các thành viên hay các nhân tố cấu thành một hệ thống phân phối bao gồm:

Người sản xuất

Bao gồm rất nhiều loại thuộc nhiều ngành kinh doanh từ nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng…đến các ngành dịch vụ Đó là những nhà sản xuất với các chủng loại và quy mô khác nhau, tuy nhiên họ đều nhằm mục đích là thoả mãn nhu cầu thị trường, bởi theo quan điểm Marketing hiện đại: bán cái thị

trường cần chứ không phải bán cái doanh nghiệp sẵn có Hơn nữa, nhà sản xuất phải quan tâm đến việc sản phẩm của họ sẽ đến tay người tiêu dùng như thế nào? Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương thức phân phối trực tiếp sản phẩm đến người tiêu dùng, nhiều doanh nghiệp xây dựng cho mình một hệ thống phân phối đồng bộ và rộng khắp Nhà sản xuất chính là điểm nút đầu tiên của tất cả các kênh phân phối.

Đại lý

Đại lý là các trung gian độc lập, họ không sở hữu hàng hoá, nhưng có liên quan trực tiếp đến chức năng đàm phán về mua bán thay cho doanh nghiệp Thu nhập của đại lý là hoa hồng trên doanh thu bán hàng hoặc theo khoản lệ phí nhất định Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với đại lý thông qua Hợp đồng đại lý, với kênh trung gian này người sản xuất có thể kiểm soát được lượng hàng tiêu thụ và xác định nhu cầu thị trường thông qua các đại lý.

Người bán lẻ

Bao gồm các tổ chức, cá nhân kinh doanh liên quan trực tiếp đến bán hàng hoá cho tiêu dùng cá nhân hoặc hộ gia đình…Vai trò của người bán lẻ trong các kênh phân phối phụ thuộc vào quy mô của kênh (hoặc việc lựa chọn kênh của doanh nghiệp) Người bán lẻ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng cuối cùng nên có khả năng nắm bắt tốt thông tin về nhu cầu thị trường Do vậy, họ có khả năng thích ứng với những biến động của thị trường và rất năng động Tuy nhiên người bán lẻ chịu sự chi phối của người bán buôn hoặc các đại lý, do vậy họ có xu hướng muốn thiết lập quan hệ trực tiếp với nhà sản xuất.

Người tiêu dùng cuối cùng

Là người trực tiếp sử dụng các sản phẩm của nhà sản xuất Người tiêu dùng là thị trường mục tiêu được đáp ứng bởi các hệ thống thương mại của kênh, là thành phần ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của các thành viên trong

hệ thống phân phối và là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Từ những ưu, nhược điểm của các thành viên trong hệ thống kênh phân phối, các doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu và phát triển các thành viên của kênh sao cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu thị trường một cách có hiệu quả nhất đảm bảo cho mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới đó là tối đa hoá lợi nhuận và tối đa hoá giá trị doanh nghiệp.

Cấu trúc của hệ thống phân phối

Có 3 yếu tố cơ bản phản ánh cấu trúc hệ thống phân phối:

- Chiều dài của hệ thống phân phối: Được xác định bởi cấp độ trung gian có mặt trong hệ thống phân phối.

- Bề rộng của hệ thống phân phối: Biểu hiện ở số lượng trung gian ở mỗi cấp.

- Các loại trung gian ở mỗi cấp độ của hệ thống phân phối.

Cấu trúc của hệ thống phân phối thông thường được chia thành hai dạng: một dành cho hàng hoá dịch vụ tiêu dùng, một dành cho hàng hoá dịch vụ công nghiệp Sau đây là các dạng kênh phân phối với các cấp độ trung gian khác nhau:

Kênh trực tiếp

Doanh nghiệpĐại lý

Lực lượng bán hàng của DNKhách hàng

(Sơ đồ kênh phân phối trực tiếp)

Là hệ thống phân phối trực tiếp bởi nhà sản xuất tới người tiêu dùng mà không hề qua trung gian thương mại nào Ba phương thức bán hàng trực tiếp cơ bản là: bán hàng lưu động, bán theo đơn đặt hàng và bán qua cửa hàng của nhà

sản xuất Thông thường các nhà sản xuất lựa chọn kênh này khi họ không có các trung gian hoặc khi bắt đầu tung sản phẩm mới ra thị trường hoặc do đặc thù của sản phẩm, mục tiêu của doanh nghiệp và tính chất của vòng đời sản phẩm.

Ưu điểm: Ưu điểm cơ bản của việc sử dụng dạng kênh này là doanh

nghiệp có thể thông qua tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ và đáp ứng tốt nhu cầu của họ Đồng thời với việc sử dụng kênh trực tiếp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn quá trình bán hàng, kiểm soát và điều chỉnh tốt hơn các mục tiêu và công cụ Marketing của mình.

Nhược điểm: Trong trường hợp sử dụng kênh trực tiếp có thể mang lại

hiệu quả không mong muốn cho doanh nghiệp, để sử dụng kênh trực tiếp đòi hỏi doanh nghiệp phải phát triển mạnh lực lượng bán hàng của mình, bộ phận bán hàng phải rất lớn, chi phí cho bộ phận này cao và doanh nghiệp không có khả năng chuyên môn hoá Khi khu vực thị trường mục tiêu rộng và nhóm khách hàng phân tán, kênh phân phối trực tiếp sẽ gặp khó khăn Để khắc phục nhược điểm này của kênh trực tiếp, doanh nghiệp nên lựa chọn kênh phân phối có sự tham gia của các thành viên khác nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh của mình.

Kênh gián tiếp

Dưới đây là sơ đồ kênh phân phối gián tiếp:Doanh nghiệp

Đại lý

Lực lượng bán hàng của DNKhách hàng

Người mua trung gian

Kênh gián tiếp bao gồm các kênh chủ yếu sau đây:

Kênh 1 cấp: ở dạng kênh này doanh nghiệp không trực tiếp bán hàng tới

tận tay người tiêu dùng mà thông qua hệ thống các trung gian bán lẻ Hệ thống phân phối này thường hình thành khi người bán lẻ có quy mô lớn có thể mua khối lượng lớn sản phẩm từ người sản xuất Ở đây người sản xuất và người bán lẻ thấy rằng họ tự đảm nhận các chức năng bán buôn sẽ hiệu quả hơn là sử dụng thêm các nhà bán buôn độc lập

Ưu điểm: Ưu điểm của loại kênh này là một mặt vẫn phát huy được

những lợi thế của loại kênh trực tiếp, mặt khác phần nào giải phóng cho nhà sản xuất chức năng lưu thông để chuyên môn hoá và phát triển năng lực sản xuất của mình, đảm bảo một trình độ quản lí cao hơn, ổn định và hợp lý hơn trong việc phân phối các sản phẩm hàng hoá được sản xuất ra.

Nhược điểm`: Dạng kênh này vẫn có những hạn chế nhất định, nó chưa

phát huy được hết các ưu thế của phân công lao động xã hội ở trình độ cao, các nhà sản xuất hoặc người bán lẻ phải kiêm chức năng bán buôn Do vậy làm hạn chế trình độ xã hội hoá lưu thông, phân bổ dự trữ trong kênh phân phối sẽ không cân đối và chưa hợp lý Vì vậy, loại hình này chỉ áp dụng có hiệu quả đối với một số kiểu cơ sở sản xuất bán lẻ nhất định, một số mặt hàng xác định phục vụ nhu cầu thường xuyên và ổn định của người tiêu dùng.

Kênh 2 cấp: Đây là kênh phân phối điển hình, phổ biến nhất trong phân

phối hàng tiêu dùng Các doanh nghiệp sản xuất với một số lượng hàng hoá tương đối lớn trên thị trường nên không có khả năng tiếp xúc trực tiếp với hàng nghìn các cửa hàng bán lẻ trên thị trường rộng lớn, trong trường hợp này nhà sản xuất thường tổ chức tập hợp những người bán buôn để tập hợp, điều chỉnh dự trữ hàng hoá và làm hậu cần cho thị trường bán lẻ tổng hợp.

Ưu điểm: Ưu điểm của dạng kênh này là trình độ chuyên môn hoá cao

hơn trong hoạt động lưu thông.

Nhược điểm: Hệ thống phân phối có thêm cấp thành viên do đó bắt đầu

xuất hiện mâu thuẫn giữa các thành viên trong kênh.

Kênh 3 cấp (dạng kênh đầy đủ): Được nhiều nhà sản xuất sử dụng ở đây

đại lý được sử dụng để giúp tập hợp hàng hoá và phân phối với khối lượng lớn.Kênh phân phối dạng đầy đủ đáp ứng tốt nhất yêu cầu phân công lao động xã hội giữa sản xuất và lưu thông và cả trong nội bộ lưu thông Nó cho phép xã hội tối đa hoá hoạt động thương mại trên mọi vị trí bán lẻ và mọi địa bàn dân cư.

Kênh hỗn hợp

Doanh nghiệpĐại lýKhách hàng

Lực lượng bán hàng của DNNgười mua trung gian

Khách hàng

Đây là dạng kênh phân phối được xác lập dựa trên cơ sở sử dụng đồng thời cả hai dạng kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp Doanh nghiệp vừa tổ chức bán hàng đến tận tay người sử dụng vừa khai thác lợi thế trong hệ thống phân phối cúa người mua trung gian Dạng kênh này được miêu tả như sau:

2.2 Quản trị hệ thống phân phối

Tổ chức quá trình phân phối có ảnh hưởng là nhờ hoạt động quản lý tốt hệ thống kênh phân phối Do vậy nắm chắc các nội dung cơ bản về quản trị kênh phân phối là điều hết sức cần thiết đối với các doanh nghiệp Việc quản lý hệ thống phân phối ở một doanh nghiệp bao gồm các hoạt động sau:

2.2.1 Lập kế hoạch

Việc hoạch định một kênh phân phối hiệu quả bắt đầu bằng sự định rõ cần phải hướng tới thị trường mục tiêu nào, các mục tiêu có thể là mức phục vụ khách hàng tới đâu và các trung gian phải hoạt động như thế nào? Những ràng buộc của kênh bao gồm: Đặc điểm của khách hàng, đặc điểm về sản phẩm, đặc điểm của giới trung gian (tiếp cận, thương thảo, quảng cáo, lưu kho…), đặc điểm của công ty (quy mô, khả năng tài chính, chiến lược Marketing…)

Xác định những lựa chọn chủ yếu bao gồm: Các kiểu trung gian Marketing, số lượng trung gian (phân phối rộng rãi, tổng kinh tiêu, phân phối chọn lọc…), quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên kênh.

Các mục tiêu của hệ thống phân phối được xác định trên cơ sở mục tiêu chung của doanh nghiệp và các mục tiêu cụ thể về bán hàng Mục tiêu của hệ thống phân phối có thể xác định theo các định hướng cơ bản:

- Mức độ thoả mãn của khách hàng về thời gian, địa điểm các dịch vụ đi kèm với sản phẩm hiện vật,

- Doanh số bán tổng thể, cho từng nhóm khách hàng, bán mới, duy trì hay mở rộng doanh số,

- Tăng cường khả năng chiếm lĩnh hay phát triển thị trường,- Giảm chi phí bán hàng hay điều chỉnh chi phí vận chuyển…

Tuỳ theo đặc điểm sản phẩm, đặc điểm ngành kinh doanh và thị trường, doanh nghiệp có thể lựa chọn mục tiêu cho thích hợp Mục tiêu có thể được định hướng theo một trong các mục tiêu cơ bản trên đây cho việc thiết kế hệ thống phân phối và xây dựng chính sách phân phối Một kênh phân phối có thể đáp ứng yêu cầu mục tiêu định hướng này nhưng lại không thoả mãn yêu cầu định hướng khác, bởi vậy cần có sự cân nhắc ký lưỡng khi lựa chọn mục tiêu,

tốt nhất nên có sự kết hợp yêu cầu đặt ra cho từng loại định hướng mục tiêu.

2.2.2 Tuyển chọn các thành viên của kênh phân phối sản phẩm

Trên cơ sở các mục tiêu kế hoạch đề ra doanh nghiệp phải biết thu hút các trung gian có chất lượng cho kênh dự định Những trung gian tốt cần có những đặc điểm gì? Đó là khả năng am hiểu và quan hệ tốt đối với khách hàng, thâm niên và kinh nghiệm, khả năng hợp tác hiệu quả và uy tín trong kinh doanh Đôi khi cũng cần xem xét đến địa điểm kih doanh, khả năng phát triển trong tuương lai, đánh giá những lựa chọn kênh theo tiêu chuẩn kinh tế, tính thích nghi và tính dễ kiểm soát.

2.2.3 Đánh giá và động viên các thành viên trong kênh phân phối

Trước hết doanh nghiệp cần tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của các thành viên trong kênh Trong nhiều trường hợp, quan điểm của người trung gian khác quan điểm của nhà cung cấp, do vậy nhà cung cấp phải điều tra để có chính sách thích ứng với nhu cầu và mong muốn của họ nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm cho mình.

Người trung gian đồng thời là một doanh nghiệp nhỏ, một khách hàng lớn, mục tiêu của họ cũng là lợi nhuận Việc khuyến khích về vật chất là cần thiết với đối tượng này Tuy nhiên, ngoài việc chiết khấu (hoa hồng) doanh nghiệp có thể thưởng doanh số, chiết khấu số lượng, cấp tín dụng…Việc tạo

mối quan hệ mang tính văn hoá nội bộ sẽ tốt hơn mối quan hệ đơn thuần dựa

trên hợp đồng Doanh nghiệp có thể tặng quà, khuyến mại cho họ vào các dịp lễ, Tết…điều này gây được thiện cảm đối với nhà trung gian dẫn đến họ sẽ trung thành và tích cực trong công tác phân phối sản phẩm.

Ngoài ra, nhà sản xuất phải định kỳ đánh giá hoạt động của các trung gian theo các tiêu chí nhất định như: Doanh số, mức độ lưu kho trung bình, thời gian giao hàng, cách xử lý hàng hoá thất thoát, hư hỏng…Mức doanh

số có thể so sánh với kế hoạch đề ra, so với kỳ trước và tính ra tỷ lệ tăng trưởng trung bình.

Trên đây là một số lý luận cơ bản về phân phối và hệ thống phân phối làm cơ sở cho việc phân tích thực trạng hoạt động phân phối tại Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí.

Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí tiền thân là Xí nghiệp Cơ khí, một trong 5 đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu khu vực I

Được thành lập từ tháng 08/1995 trên cơ sở Xưởng cơ khí 104, Xí nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 01/10/1995, là đơn vị kinh tế cơ sở của Công ty xăng dầu khu vực I, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam theo quyết định số 156/ XD-QĐ ngày 06/03/1997 của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam Theo Quyết định này của Tổng Giám đốc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, 18 Cửa hàng bán lẻ xăng dầu khu vực Bắc sông Hồng mà Công ty xăng dầu khu vực I đang trực tiếp quản lý được chuyển về trực thuộc Xí nghiệp Cơ khí và đổi tên thành Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí.

Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí hiện nay là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là “Petrolimex & Michemical Services Enterprise” viết tắt là PMSE.

Trụ sở chính của Xí nghiệp tại Thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà NộiĐiện thoại : 04.8276.657

Năm 2006, kỷ niệm 50 năm thành lập Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, thương hiệu chữ P và một số thương hiệu, nhãn hàng hoá khác như dầu nhớt

Racer, bảo hiểm Petrolimex (PJICO) đã lọt vào danh sách “500 thương hiệu nổi tiếng nhất Việt Nam” Hiện tại, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam là tổ

chức kinh doanh thương mại xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu ở khâu hạ nguồn lớn nhất ở Việt Nam với 43 Công ty thành viên, 25 chi nhánh, 20 Công ty Cổ phần, 30 Công ty liên doanh, 1 chi nhánh tại Singapore Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí là một trong 09 Xí nghiệp trực thuộc Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước.

Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí là đơn vị kinh tế hạch toán phụ thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, được mở tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng để hoạt động Xí nghiệp không được vay vốn nếu không được sự đồng ý của Công ty và có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch của Tổng công ty và Công ty giao, thực hiện đúng các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và cơ khí cũng được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh theo quyết định số 244/XD-QĐ ngày 30 tháng 06 năm 1997 của Giám đốc Công ty xăng dầu khu vựcI.

1.2 Chức năng hoạt động và bộ máy tổ chức

1.1.1 Chức năng hoạt động

Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam là một Doanh nghiệp Nhà nước trọng yếu được xếp hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Thương mại, có quy mô toàn quốc, giữ vai trò chủ đạo trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, điều tiết, ổn định phát triển thị trường xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu, và có nhiệm vụ đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho phát triển kinh tế xã hội, an

ninh quốc phòng Nhận thức rõ “Xăng dầu là mạch máu của Quốc gia”, Tổng

Công ty xăng dầu Việt Nam coi kinh doanh xăng dầu không chỉ là vì lợi nhuận mà còn là nhiệm vụ chính trị đối với đất nước Petrolimex xác định phải đảm bảo cung cấp cung cấp đủ nhiên liệu với chất lượng tốt cho toàn nền kinh tế trong mọi hoàn cảnh.

Là một trong 5 đơn vị trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí có chức năng chính là kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu, cơ khí và các dịch vụ khác nhằm phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, các tổ chức kinh tế xã hội trên địa bàn được phân công, đảm bảo mục tiêu chính trị, an ninh quốc phòng.

Nhiệm vụ cụ thể của Xí nghiệp là tổ chức kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu theo các phương thức bán buôn trực tiếp, bán qua đại lý, tổng đại lý, và bán lẻ qua các cửa hàng ở ba huyện ngoại thành: Đông Anh, Gia Lâm và Sóc Sơn Ngoài ra, Xí nghiệp còn có nhiệm vụ tổ chức thi công, lắp đặt, sửa chữa các công trình cơ khí, kinh doanh dịch vụ cơ khí, các thiết bị chuyên dụng xăng dầu và dịch vụ khác phục vụ nội bộ Công ty, các đơn vị trong ngành và nhân dân.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Vấn đề tổ chức bộ máy quản lý luôn được Xí nghiệp quan tâm thích đáng nhằm xây dựng một bộ máy tổ chức vững mạnh để đạt được hiệu qủa kinh doanh và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đề ra Bộ máy tổ chức của Xí nghiệp luôn được đánh giá, kiện toàn và hiện nay đang duy trì cơ cấu quản lý theo sơ đồ sau:

Chức năng nhiêm vụ cụ thể

Giám đốc Xí nghiệp: Là người lãnh đạo cao nhất đại diện cho mọi quyền

lợi và nhiệm vụ của tập thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty xăng dầu khu vực I về công tác tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt dộng thuộc chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp Các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Chỉ đạo trực tiếp các Phó Giám đốc, Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kế toán tài chính;

- Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, mục tiêu kế hoạch của Xí nghiệp trên cơ sở kế hoạch được Công ty giao;

Phòng kinh doanh

Phòng tổ chức

hành chính

Phòng kỹ thuậtPhòng

kế toánGiám đốc

Phó giám đốc 1

Phó giám đốc 2

Cửa hàng

trực thuộc

CHDV tổng

Xưởngcơ điện

- Tổ chức giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ;

- Căn cứ vào nhiệm vụ và yêu cầu thực tế của Xí nghiệp tổ chức chỉ đạo công tác đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất cho các đơn vị nhằm tạo điều kiện cho các đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ;

- Chỉ đạo và triển khai các mặt công tác khác theo yêu cầu thực tế của Xí nghiệp;

Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh có các nhiệm vụ sau:

- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo Phòng Kinh doanh và hệ thống các cửa hàng trong việc kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu và các dịch vụ khác Thay thế điều hành khi Giám đốc vắng mặt;

- Tham gia xây dựng và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Xí nghiệp;

- Trực tiếp chỉ đạo Phòng Kinh doanh trong việc triển khai công tác bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường, đảm bảo công nợ hàng hoá và các mặt công tác, các mối quan hệ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp

Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật có các nhiệm vụ:

- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo Phòng Quản lý Kỹ thuật và Xưởng cơ điện trong công tác sản xuất dịch vụ cơ khí xăng dầu, công tác đầu tư, sửa chữa trong thiết bị đảm bảo cho sản xuất cơ khí hiệu quả;

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất cơ khí, xây dựng Công ty giao cho tổ chức chỉ đạo phòng chức năng lập kế hoạch sản xuất hàng năm;

- Trực tiếp chỉ đạo việc triển khai kế hoạch sản xuất tại các đơn vị, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng Quản lý Kỹ thuật và Xưởng cơ điện, nghiệm thu tiến độ, chất lượng các công trình cơ khí, thành lập phương án đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống đo lường chất lượng, trang thiết bị nhập, xuất, tồn kho, bồn bể để giảm thiểu hao hụt.

- Tìm kiếm ký kết các Hợp đồng kinh tế giải quyết việc làm cho khối sản xuất cơ khí nhằm phục vụ tốt các các yêu cầu của Công ty, Xí nghiệp và toàn thể xã hội.

Phòng Kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ của phòng này được quy định

chi tiết và cụ thể trong Quyết định 119/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp có thể tóm tắt như sau:

- Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xăng dầu, Gas và các sản phẩm hoá dầu khác trên địa bàn được phân công;

- Trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, Gas, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm dầu khác trên địa bàn được phân công;

- Điều tra nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó đề ra mục tiêu, kế hoạch kinh doanh tháng, quý, năm;

- Xây dựng, triển khai chiến lược kinh doanh, chính sách xúc tiến bán hàng, cơ chế hoạt động đối với từng kênh phân phối trong từng giai đoạn cụ thể;

- Xây dựng và tổ chức hướng dẫn thực hiện chế độ thông tin báo cáo, thống kê thống nhất toàn Xí nghiệp Tổng hợp báo cáo thống kê theo quy định của Công ty và Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam;

- Quản lý và giao định mức hao hụt cho các cửa hàng, giám sát, kiểm tra các đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ xác định chi phí khoán và bố trí lao động tại các Cửa hàng;

Phòng tổ chức hành chính: Chức năng nhiệm vụ của phòng này được

quy định cụ thể trong Quyết định số 117/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp:

- Phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp, tổ chức thực hiện các công tác: Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp, quản lý sử dụng lao động, giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao

động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, kiểm tra đảm bảo an toàn an ninh trật tự, công tác an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường; công tác quản trị cơ quan theo phân cấp quản lý của Công ty theo đúng quy định của ngành và pháp luật của Nhà nước.

- Tổ chức nghiên cứu quán triệt và hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp quy của Nhà nước và Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam nhằm đảm bảo chế độ chính sách cho người lao động.

- Nghiên cứu xây dựng và lựa chọn mô hình tổ chức lao động, chủ động lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng lao động, quản lý và phân công lao động hợp lý, sử dụng cán bộ đúng năng lực chuyên môn

- Xây dựng kế hoạch định mức khoán tiền lương, thưởng, lựa chọn hình thức trả lương, xét nâng lương, thực hiện phân phối thu nhập cho người lao động và công tác bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế.

- Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện quân sự, thanh tra bảo vệ, khen thưởng kỷ luật, giải quyết các đơn thư khiếu nại.

- Tổ chức công tác hành chính quản trị, hậu cần, mua sắm trang thiết bị văn phòng, tổ chức bố trí nơi làm việc, điều hành phương tiện đưa đón cán bộ đi công tác.

Phòng Kế toán tài chính: Chức năng nhiệm vụ của Phòng này được cụ

thể hoá tại quyết định số 116/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp:

- Là phòng nghiệp vụ có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Xí nghiệp, đồng thời làm chức năng kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại đơn vị;

- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị, đáp ứng kịp thời yêu cầu

đổi mới cơ chế quản lý; sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã được Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam cụ thể hoá;

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của Xí nghiệp;

- Xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, định mức chi phí phù hợp mục tiêu kế hoạch kinh doanh;

- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời các kết quả kiểm kê tài sản trong kỳ, hướng dẫn quản lý, giám sát chặt chẽ việc sử dụng các nguồn vốn, quỹ, thanh quyết toán với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

- Lập và phân tích báo cáo tài chính, lưu trữ hoá đơn chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành cung cấp thông tin về tài chính nhằm tham mưu cho lãnh đạo Xí nghiệp, kịp thời chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh trong Xí nghiệp.

Phòng Quản lý kỹ thuật: Chức năng, nhiệm vụ của phòng này được quy

định tại Quyết định số 118/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp, cụ thể:

- Tổ chức quản lý chỉ đạo điều hành các hoạt động thuộc chức năng kỹ thuật, vật tư bảo đảm phục vụ tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp;

- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực cơ khí, sửa chữa trang thiết bị, thiết kế công nghệ, kỹ thuật thi công các sản phẩm, công trình;

- Quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá bảo đảm đúng phẩm chất, thường xuyên kiểm tra hàng hoá ở các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của các Cửa hàng trực thuộc, các đại lý và tổng đại lý;

- Lập hồ sơ dự toán các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà xưởng, cửa hàng, kiểm tra và nghiệm thu các quy trình công nghệ kỹ thuật trong sản xuất.

- Phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính thực hiện các công tác an toàn lao động, xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm, quản lý sử dụng các trang thiết bị, tổ chức kiểm tra thường xuyên, định kỳ.

- Ngoài ra, Phòng Quản lý kỹ thuật còn có các nhiệm vụ khác liên quan đến việc mua sắm, tổ chức quản lý vật tư, phối hợp với các phòng nghiệp vụ để xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh để nâng cao năng suất lao động.

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xăng dầu

1.3.1 Đặc điểm sản phẩm và ngành hàng kinh doanh

Kinh doanh xăng dầu không giống như những ngành hàng khác, tính chất đặc biệt của nó thể hiện:

- Là sản phẩm ở thể lỏng và phải có các thiết bị bồn chứa đặc biệt

- Là chất dễ bay hơi đặc biệt là Gas lỏng bay hơi ở nhiệt độ thường, do đó cần phải có biện pháp giảm thiểu hao hụt.

- Là chất lỏng dễ cháy nổ, vì vậy bảo quản vận chuyển phải tuân thủ theo những quy trình đặc biệt, thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa, hệ thống điện và các vật va đập phải được đóng kín.

- Là sản phẩm tử dầu mỏ có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường cao, là nguồn nhiên liệu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như phục vụ đời sống, cung cấp năng lượng chính cho các ngành vận tải ô tô, tàu hoả, máy

bay, cơ khí…Do đó, xăng dầu là mặt hàng chiến lược của Nhà nước.

Đối với Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, kinh doanh xăng dầu không chỉ vì mục đích lợi nhuận mà nhiệm vụ chính trị đối với đất nước Hàng năm, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam nhập nhẩu 7-8 triệu m3 xăng dầu chiếm 60% thị phần nội địa, doanh thu từ xăng dầu dầu trung bình 25.000 tỷ đồng chiếm 80% tổng doanh thu toàn ngành Hàng năm, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam

đầu tư hàng trăm tỷ đồng vào các chương trình đầu tư phát triển mở rộng và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo năng lực sản xuất mới và khả năng cạnh tranh, đầu tư vào công trình trọng điểm, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh như mua thêm tàu viễn dương chở dầu, chở Gas, nâng cấp và xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu tư mới mở rộng và cải tạo hệ thống kho dầu, nâng cấp tuyến ống, phát triển thêm Cửa hàng xăng dầu và Cửa hàng dầu mỡ nhờn, Gas hoá lỏng.

Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam có thị trường phủ rộng khắp 3 huyện ngoại thành Hà Nội (Đông Anh, Gia Lâm, Sóc Sơn) Xăng dầu được nhập từ tổng kho xăng dầu Đức Giang (một trong 5 đơn vị thành viên của Công ty xăng dầu khu vực I), dầu mỡ nhờn được nhập từ Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội (thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam) Gas và các hàng hoá khác được nhập từ Công ty Gas Với những đặc thù của sản phẩm đòi hỏi quá trình vận chuyển, lưu trữ phải đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật Mọi sự cố xảy ra đều dẫn tới hậu quả nghiêm trọng, do đó công nhân của Xí nghiệp không những đòi hỏi trình độ chuyên môn mà còn phải có ý thức trách nhiệm với công việc để đảm bảo an toàn lao động.

Hiện nay, tuy kinh doanh xăng dầu vẫn thuộc độc quyền nhà nước nhưng Xí nghiệp vẫn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam Do đó, hiệu quả luôn là vấn đề đặt ra đối với đội ngũ quản trị và Ban lãnh đạo Xí nghiệp

1.3.2 Quản lý vĩ mô của Nhà nước đối với kinh doanh xăng dầu

Kinh doanh xăng dầu là ngành kinh doanh có điều kiện Xăng dầu có vị trí quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội Để đảm bảo an ninh xăng dầu Chính phủ phải ban hành các Nghị quyết, Công văn hướng dẫn thi hành chi tiết