Thực trạng quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty cổ phần thiết bị phụ tùng chi nhánh miền trung tại đà nẵng

Bài báo cáo PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ: 1 Lý do chọn đề tài: Việt Nam là quốc gia thành viên của rất nhiều các tổ chức, diễn đàn kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên của Tổ Chức Thương Mại Thế Giới WTO Bên cạnh đó, Việt Nam đã ký kết rất nhiều các hiệp định thương mại với các quốc gia, với các tổ chức kinh tế trên thế giới, qua đó thể hiện Việt Nam đang trên tiến trình hội nhập sâu sắc vào thị trường quốc tế, một sân chơi tự do nhưng đầy cạnh tranh Gia nhập Tổ Chức Thương mại Thế Giới là một bước tiến lớn quan trọng trên con đường hội nhập nền kinh tế thế giới của Việt Nam Điều này đem lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều điều kiện thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh, việc xuất nhập các loại hàng hóa trở nên dễ dàng hơn Tuy nhiên, với một nền kinh tế non trẻ về mọi mặt, các doanh nghiệp Việt Nam trong đó phải chịu một sức ép cạnh tranh không nhỏ, tồn tại thực sự là một bài toán khó Việc mở rộng thị trường cũng đồng nghĩa với mở rộng quan hệ tín dụng, dẫn đến gia tăng các khoản nợ, gia tăng rủi ro kinh doanh Nền kinh tế thị trường càng phát triển, các quan hệ tín dụng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp Sự phát sinh nợ là một yếu tố không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh Nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với mức độ rủi ro tín dụng rất cao trong đó rủi ro về tổn thất nợ khó đòi là một trong những nhân tố cần được kiểm soát chặt chẽ Trong nhiều trường hợp, tổn thất nợ đọng giữa các doanh nghiệp gia tăng, làm suy giảm khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp Do đó, việc xây dựng chính sách bán chịu hợp lý, có công cụ quản trị nợ hiệu quả và kịp thời là nhân tố quan trọng để doanh nghiệp trụ vững và phát triển Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, cùng với quá trình tìm hiểu thực tế tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Phụ Tùng Chi Nhánh Đà Nẵng, nhóm chúng em chọn đề tài báo cáo “Thực trạng quản trị khoản phải thu Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 1 Bài báo cáo khách hàng tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Phụ Tùng Chi Nhánh Miền Trung tại Đà Nẵng” 2 Mục tiêu nghiên cứu:  Hệ thống cơ sở lý luận về quản trị khoản phải thu  Tìm hiểu về các chính sách, các công cụ quản trị khoản phải thu của đơn vị  Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị khoản phải thu của đơn vị  Căn cứ vào quá trình tìm hiểu, về cơ sở lý thuyết và phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng tại đơn vị để đề xuất một số giải pháp, góp phần nâng cao hiệu lực quả trị khoản phải thu 3 Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng quản trị khoản phải thu khách hàng tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Phụ Tùng Chi Nhánh Miền Trung tại Đà Nẵng 4 Phạm vị nghiên cứu:  Thời gian: đợt thực tập giáo trình từ 3/10/2011 đến 04/12/2011  Không gian: Công ty cổ phần thiết bị phụ tùng chi nhánh Miền Trung tại Đà Nẵng, 87 Hà Huy Tập, Quận Hải Châu, T.P Đà Nẵng 5 Phương pháp nghiên cứu: 5.1 Các loại thông tin cần thu thập: * Nguồn thứ cấp: - Số liệu từ phòng kế toán về: + Các báo cáo tài chính 3 năm 2008-2010 + Các số liệu về số dư nợ của các khách hàng trong 3 năm qua - Những lý thuyết liên quan được tập hợp lựa chọn từ các giáo trình, tài liệu, khóa luận các năm liên quan * Nguồn sơ cấp: Các ý kiến thu thập được từ việc phỏng vấn trực tiếp giám đốc đơn vị 5.2 Thiết kế nghiên cứu: a Đối với dữ liệu thứ cấp: - Nghiên cứu tài liệu: lựa chọn lý thuyết thích hợp với vấn đề nghiên cứu từ các tài liệu, giáo trình, khoá luận tốt nghiệp Lý thuyết tổng hợp được rút ra Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 2 Bài báo cáo là cơ sở cho việc phân tích đánh giá thực trạng quản trị khoản phải thu và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này - Thu thập số liệu: Đề tài chủ yếu dựa vào số liệu thu thập được từ phía đơn vị như kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2008-2010, tình hình quan hệ khách hàng, số dư nợ phải thu khách hàng và tình hình nguồn vốn tại đơn vị 3 năm 2008, 2009, 2010 - Dựa trên những số liệu từ năm 2008- 2010 của phòng kế toán, tiến hành xử lý bằng cách tính tỷ lệ tăng giảm của khoản mục phải thu khách hàng đặt trong mối quan hệ tương quan với sự biến động của nguồn vốn và tình hình kinh tế thị trường qua các năm Từ các kết quả thu được rút ra các đánh giá về ưu, nhược điểm, đưa ra kết luận và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị khoản phải thu b Đối với dữ liệu sơ cấp: - Phỏng vấn trực tiếp giám đốc đơn vị 6 Kết cấu đề tài: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: cơ sở lý luận Chương 2: Phần III: Kết luận và kiến nghị Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 3 Bài báo cáo PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm khoản phải thu “Là quyền lợi của công ty về các khoản tiền, tương đương tiền, hàng hóa, dịch vụ mà công ty sẽ thu về trong tương lai Khoản phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế và các cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có quyền thu hồi” (Phan Đức Dũng – 2006) Trong doanh nghiệp các khoản phải thu bao gồm:  Phải thu khách hàng  Phải thu nội bộ  Thế chấp, ký quỹ, ký cược  Phải thu khác  Tạm ứng và trả trước  Thuế GTGT được khấu trừ Trong đó khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất nên chúng tôi sẽ đi tìm hiểu sâu về khoản mục này 1.1.1 Khái niệm khoản phải thu khách hàng: “Là tiền bán hàng, dịch vụ chưa thu được, nhưng đã được khách hàng chấp nhận thanh toán và tính vào doanh thu bán hàng trong kỳ, kể cả trường hợp cấp tín dụng thương mại ngắn hạn và dài hạn.” ( Tài chính tiền tệ - ngân hàng của PGS.TS Nguyễn Văn Tiến) 1.1.2 Tài khoản sử dụng: TK 131 Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh thu về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 4 Bài báo cáo Tài khoản 131 Bên nợ Bên có - Số tiền phải thu của khách hàng về sản - Số tiền khách hàng đã trả nợ phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ đã - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác của khách hàng định là đã bán trong kỳ - Khoản giảm giá hàng bán cho khách - - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng hàng sau khi đã giao hàng và khách - hàng có khiếu nại - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua SD: SD: Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu Số tiền còn phải thu của khách hàng nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể 1.1.3 Chứng từ sử dụng - Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Giấy báo có - Biên bản bù trừ công nợ - Hóa đơn giá trị gia tăng - 1.2 Quản trị khoản phải thu: Cùng với quản trị tiền mặt và hàng tồn kho, quản trị khoản phải thu có liên quan đến quyết định về quản trị tài sản của giám đốc tài chính Quyết Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 5 Bài báo cáo định quản trị khoản phải thu khách hàng gắn với việc đánh đổi giữa chi phí liên quan và doanh thu tăng thêm do bán chịu hàng hóa Theo bài viết “Quản trị Khoản phải thu” tại các doanh nghiệp ngành xây dựng Việt Nam, thư viện điện tử Việt Nam (2009) Quản trị khoản phải thu đòi hỏi phải trả lời 5 tập hợp câu hỏi sau: - Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ của mình với điều kiện gì? Dành cho khách hàng thời gian bao lâu để thanh toán tiền mua hàng? Doanh nghiệp có chuẩn bị giảm giá cho khách hàng thanh toán nhanh không? - Doanh nghiệp cần bảo đảm gì về số tiền khách hàng nợ? Chỉ cần khách hàng ký vào biên nhận hay buộc khách hàng phải ký một loại giấy nhận nợ chính thức nào khác? - Phân loại khách hàng: Loại khách hàng nào có thể trả tiền vay ngay? Để tìm hiểu, doanh nghiệp có nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các BCTC đã qua của khách hàng không? Hay doanh nghiệp dựa vào chứng nhận của ngân hàng? - Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng như thế nào để tránh rủi ro? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng cho các khách hàng mà doanh nghiệp nghi ngờ Hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro có một vài món nợ khó đòi và điều này xem như là chi phí của việc xây dựng một nhóm khách hàng lớn, thường xuyên? - Biện pháp nào doanh nghiệp áp dụng thu nợ đến hạn? Doanh nghiệp theo dõi thanh toán như thế nào? Doanh nghiệp làm thế nào đối với những khách hàng miễn cưỡng trả tiền hay kiệt sức vì họ? Khi trả lời được các câu hỏi trên nhà quản trị sẽ quản trị tốt hơn khoản phải thu khách hàng và đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp Liên quan đến quản trị khoản phải thu, chúng ta sẽ lần lượt xem xét các yếu tố cơ bản như chính sách tín dụng, việc ra quyết định bán chịu và theo dõi khoản phải thu Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 6 Bài báo cáo 1.2.1 Chính sách tín dụng thương mại: 1.2.1.1 Khái niệm chính sách tín dụng thương mại: Tín dụng thương mại là quan hệ tín dụng giữa các doanh nghiệp dưới hình thức mua bán chịu hàng hóa Đây là quan hệ tín dụng giữa các nhà sản xuất - kinh doanh được thực hiện dưới hình thức mua bán, bán chịu hàng hóa Hành vi mua bán chịu hàng hóa được xem là hình thức tín dụng - người bán chuyển giao cho người mua quyền sử dụng vốn tạm thời trong một thời gian nhất định, và khi đến thời hạn đã được thỏa thuận, người mua phải hoàn lại vốn cho người bán dưới hình thức tiền tệ và cả phần lãi cho người bán chịu Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng do đó mất đi lợi nhuận Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được, nợ cũng gia tăng Vì vậy, doanh nghiệp cần có chính sách tín dụng phù hợp Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của doanh nghiệp Trong các yếu tố này, chính sách tín dụng ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính 1.2.1.2.Các yếu tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng: Liên quan đến chính sách tín dụng, chúng ta sẽ lần lượt xem xét các yếu tố cơ bản như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu và chính sách thu nợ để đảm bảo thu đúng và đủ a Tiêu chuẩn bán chịu: Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 7 Bài báo cáo Là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ Việc thiết lập tiêu chuẩn bán chịu nhằm đo lường khả năng của khách hàng trong việc chấp hành các nghĩa vụ trả nợ Tóm lại, tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu  Vấn đề đặt ra là khi nào doanh nghiệp nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào doanh nghiệp không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu ? Do đó, nhà quản trị cần xem xét hai chính sách sau khi ra quyết định trong quản trị khoản phải thu:  Chính sách nới lỏng: Dễ dàng chấp nhận bán chịu, đối tượng mua chịu được mở rộng làm tăng doanh thu nhưng chi phí cũng tăng, tăng rủi ro Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 8 Bài báo cáo Tăng khoản phải thu Nới lỏng chính sách bán chịu Tăng doanh thu Tăng chi phí vào khoản phải thu Tăng lợi nhuận đủ bù đắp chi phí tăng không ? Tăng lợi nhuận Ra quyết định MH1 – Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu  Chính sách thắt chặt: Tiêu chuẩn nêu ra cao nên sẽ có nhiều khách hàng không đủ tiêu chuẩn mua chịu làm cho doanh thu giảm Giảm khoản phải thu Thắt chặt chính sách bán chịu Tiết kiệm chi phí vào khoản phải thu Giảm doanh thu Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợi nhuận giảm không? Giảm lợi nhuận Ra quyết định MH2 – Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu b Điều khoản bán chịu: Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 9 Bài báo cáo - Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn bán chịu như vừa xem xét mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu - Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép - Điều khoản bán chịu bao gồm ba yếu tố sau:  Thời hạn bán chịu: Là thời hạn tối đa mà khách hàng phải thanh toán Khi xác định thời hạn cấp tín dụng, các yếu tố sau cần được quan tâm:  Rủi ro do khách hàng không trả tiền: khách hàng hoạt động ở những ngành có mức độ rủi ro cao hay khả năng thanh toán kém thì doanh nghiệp nên giảm bớt thời hạn tín dụng để giảm rủi ro  Độ lớn của khoản cấp tín dụng: khoản tín dụng càng nhỏ thì thời hạn thanh toán càng ngắn và ngược lại  Đặc điểm, tính chất của hàng hóa: hàng lương thực, thực phẩm thường có kỳ thu tiền ngắn hơn hàng công nghệ phẩm hàng có giá trị lớn thường có kỳ thu tiền dài  Tỷ lệ chiết khấu: Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, doanh nghiệp đề ra chính sách chiết khấu thanh toán Chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng mua chịu khi họ thanh toán sớm hơn theo hợp đồng Xây dựng chính sách chiết khấu cần chú ý các vấn đề sau:  Tỷ lệ chiết khấu thanh toán: là tỷ lệ % trên doanh số chiết khấu cho những giao dịch mua hàng bằng tiền  Thời hạn được hưởng chiết khấu: • Là khoản thời gian mà người bán quy định phải thanh toán để được hưởng chiết khấu • Thời hạn này ít khi thay đổi Ví dụ : “2/10 net 30” có nghĩa là: Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 10 Bài báo cáo Giao hàng, xử lí chứng BP bán hàng, thủ kho, Giao hàng cho khác và tập từ liên quan KT thanh toán hợp đầy đủ các chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền ngay Theo dõi KPT KH KT thanh toán Theo dõi trên sổ sách, môi tháng lập bảng phân tuổi nợ đến hạn, nhắc nhở KH trả nợ Thu nợ Kt thanh toán, thủ quỹ Tiến hành thu tiền và ghi nhận bút toán đã trả nợ của KH 3.1.2.Hoạt động bán tín dụng từ năm 2009: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Mô hình nhân sự phòng kế toán từ năm 2009  Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp từ năm 2009 đến nay là hóa chất và sắn lát Có một sự thay đổi lớn về mặt hàng kinh doanh Từ năm 2008 trở về trước, chi nhánh miền trung chủ yếu kinh doanh mặt hàng kim khí, thiết bị phụ tùng và ô tô Nhưng sang năm 2009 đã có sự thay đổi mạnh mẽ về hàng hóa, chủng loại cũng như sự cắt giảm nhân sự và cơ cấu tổ chức  Do có sư khác biệt lớn về mặt hàng kinh doanh và cơ cấu lại nhân sự phòng kế toán dẫn đến sự thay đổi khá lớn về bán chịu hàng hóa Nếu mặt hàng cũ mang tính chất sử dụng lâu dài, thì các mặt hàng mà đơn vị kinh doanh 3 năm gần đây lại hoàn toàn ngược lại, khó bảo quản và mang tính mùa vụ Đặc biệt các mặt hàng này lại không phải là sản phẩm cuối cùng mà chỉ là nguyên liệu của các quy trình sản xuất tiếp theo của doanh nghiệp khác nên so với mặt hàng cũ thì giá trị không lớn, và đòi hỏi Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 27 Bài báo cáo thời gian quay vòng, luân chuyển vốn nhanh hơn Nó tác động mạnh mẽ đến chính sách tín dụng của công ty chẳng hạn như nếu bán 1 ô tô có thể cho khách hàng nợ trong thời gian tối đa là 1 năm thì bán 1 lô hàng sắn lát hoặc hóa chất có giá trị tương đương chỉ có thời gian thanh toán tối đa là 40 ngày,tuy nhiên DN đang trong giai đoạn đầu, tìm kiếm thị trường tiêu thụ đòi hỏi phải có những chính sách tín dụng linh hoạt hơn, thoáng hơn để phù hợp với từng thời kì phát triển Nhưng thực tế còn phải dựa trên nhiều yếu tố khách quan về thông tin tài chính lẫn phi tài chính Về thông tin tài chính đó là việc phân tích các chỉ số tài chính trên các BCTC, thông tin phi tài chính chủ yếu thu thập từ các luồng thông tin bên ngoài, thông qua quan sát và tiếp xúc với khách hàng, mối quan hệ với khách hàng đó  Hiện nay khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp đều là các tổ chức, đơn vị, cơ sở kinh doanh, ít có khách hàng cá nhân và hộ gia đình nhỏ lẻ, các khách hàng này đều là bạn hàng may nam qua của chi nhánh Hiện tại chính sách xử lí thu nợ của công ty không bao gồm khoản xóa nợ Bằng cách này hay cách khác, đơn vị sẽ nhờ đến các cơ quan công quyền quản lí và giải quyết vụ việc đối với các khoản thu khó đòi đó Đặc điểm đáng lưu ý ở đây là chi nhánh về mặt kinh doanh và tài chính hoạt động gần như độc lập với tổng công ty, chi nhánh chỉ phụ thuộc rất ít và về mặt quản lí thì vẫn do phía công ty đảm nhiệm Bởi thế về việc mua bán hàng hóa cũng tương tự, chỉ trừ trường hợp việc nhập hàng hóa có giá trị lớn thì chi nhánh sẽ được sư hỗ trợ về mặt tài chính, công ty mẹ sẽ đứng ra mua còn hàng hóa sẽ được nhập về cho đơn vị  Về mặt thuế, chi nhánh chỉ chịu trách nhiệm về thuế VAT còn các loại thuế khác đều được lập và nộp lên công ty mẹ, công ty mẹ chịu trách nhiệm nộp giúp Tuy nhiên chi nhánh lại không có chính sách bán hàng đúng giá hưởng hoa hồng từ công ty mẹ Xong về mặt quản trị vốn lưu động về mặt dự phòng khoản phải thu hay hàn tồn kho lai có sự tác động mạnh mẽ từ phía công ty mẹ Việc dự phòng và trích lập này hoàn toàn do công ty mẹ chịu trách nhiệm tiến hành mà phía chi nhánh không có liên quan Điều này giải thích cho việc tại sao trên báo cáo tài chính của chi nhánh không có dự phòng khoản phải thu Nó chưa hẳn đã là 1 dấu hiệu xấu về mặt quản trị khoản phải thu khách hàng đó mà còn phụ thuộc vào đặc thù và cơ chế quản lí của mỗi doanh nghiệp Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 28 Bài báo cáo a Đối tượng khách hàng bán tín dụng: Do kinh doanh 2 mặt hàng riêng biêt nên đối tượng khách hàng mà đơn vị hướng tới cũng nhằm theo 2 mặt hàng này Với mặt hàng hóa chất là các đơn vị nhà nước, chủ yếu là xử lí nguồn nước thì với mặt hàng sắn lát là nhắm tới xuất khẩu mà chủ yếu là nhập sang Trung Quốc Gần như không được sự hỗ trợ từ phía công ty mẹ, đơn vị hoàn toàn tự doanh, tự tìm bạn hàng thông qua kênh tiếp thị và các chính sách bạn hàng mềm dẻo để tìm đươc thị phần cho mình b Chính sách tín dụng của đơn vị:  Tiêu chuẩn tín dụng:  Về tiêu chuẩn tín dụng thì đơn vị không có thay đổi lớn lắm so với các năm về trước, tuy nhiên phải có thêm quy định là bạn hàng phải thanh toán bằng tiền mặt 3 lần mau hàng liên tiếp gần nhất đối với đơn đạt hàng mua chịu đó  Do kinh doanh trong lĩnh vưc mới và còn khá non trẻ, như là 1 doanh nghiệp độc lập, đơn vị có hạn chế về năng lực tài chính nên hầu hết các khách hàng được mua chịu của khách hàng đều là các doanh nghiệp bạn hàng lâu năm  Điều kiện xét duyệt bán chịu được kiểm soát chặt chẽ hơn, thêm vào đó là sư tiếp xúc trực tiếp lãnh đạo của phía bạn hàng, việc bán chịu được quyết định cuối cùng do giám đốc đưa ra  Thời hạn tín dụng: Do đặc tính của mặt hàng như đã phân tích ở trên, thời hạn bán chịu được rút ngắn hơn nhiều, từ 20 đến 40 ngày, tùy vào từng đối tượng khách hàng và giá trị hợp đồng mà 2 bên kí kết  Chính sách chiết khấu:  Đơn vị áp dụng cùng 1 lỷ lệ chiết khấu cho mọi khách hàng và tỷ lệ này chủ yếu dựa vào tỷ lệ của các đối thủ cạnh tranh và tỷ lệ lãi suất ngân hàng mà không phụ thuộc vào mục tiêu của công ty, không phân biệt khách hàng cũ hay mới  Trước đây Công ty không áp dụng bất kỳ hình thức chiết khấu nào cho khách hàng mà chỉ cho khách hàng nợ trong một thời hạn nhất định và khi các khoản nợ quá hạn thì Công ty áp dụng tính lãi theo lãi suất ngân hàng, điều này đã không làm kích thích khách hàng trả nợ đúng hạn nên các khoản vốn của Công ty bị khách hàng chiếm dụng rất lớn Trong những năm lại đây khi mà kinh tế thị trường mở cửa hình thức thanh toán cũng được phát triển mạnh hơn, nên việc áp dụng chính sách tín dụng và chiết khấu trong tín dụng được xem như là hình thức đắc lực nhất trong Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 29 Bài báo cáo việc kích thích khách hàng trả nợ sớm để được hưởng chiết khấu, nó đã mang lại hiệu quả cho đơn vị và kỳ thu tiền bình quân cũng được rút ngắn hơn  Chiết khấu chỉ được áp dụng cho khách hàng trả tiền ngay trong thời hạn được hưởng chiết khấu thông thường là ở mức 2% Tỷ lệ chiết khấu mà Công ty áp dụng được biểu hiện qua công thức sau: Lãi suất TGNH < lãi suất chiết khấu < lãi suất của đối thủ cạnh tranh < lãi suất tiền vay  Với việc đưa ra mục tiêu như vậy Công ty đảm bảo được tính sinh lợi trong các khoản phải thu khi khách hàng trả tiền ngay Tuy nhiên, với việc áp dụng chiết khấu dựa vào đối thủ cạnh tranh lại là những khó khăn mà Công ty cần phải giải quyết, với tỷ lệ chiết khấu của đối thủ cạnh tranh ta không thể biết trước họ sẽ chiết khấu cho khách hàng với tỷ lệ là bao nhiêu và nó sẽ thay đổi như thế nào theo khối lượng hàng mua của khách hàng  Phương thức thanh toán và chính sách thu nợ:  Với các doanh nghiệp nước ngoài thì đơn vị cũng áp dụng như những năm trước tuy nhiên trong nhiều trường hợp buộc công ty phải linh động theo hoàn cảnh thực tế  Trong chính sách thu nợ của đơn vị có chính sách thu nợ bằng pháp luật Khi các khoản nợ quá hạn và không có khả nãng thanh toán Tuy nhiên Công ty ít áp dụng phương pháp này vì nó sẽ làm giảm uy tín của khách hàng, làm mất lòng khách hàng nên chỉ áp dụng khi các công ty sắp bị phá sản và khách hàng luôn trễ hạn kéo dài  Công ty còn xem xét cả giá trị và thời hạn trễ hạn Nếu giá trị không lớn lắm và thời hạn không trễ lắm thì đơn vị không hối thúc đòi nợ ngay mà chỉ nhắc nhở thời hạn thanh toán để không chạm lòng tự ái cũng như tình cảm của khách hàng đối với đơn vị  Việc định giá ghi trong hợp đồng dựa vào thỏa thuận của 2 bên Thông thường hàng năm với các khách hàng quen thuộc mua chịu hàng hóa với số lượng lớn và ổn định thì đầu mỗi năm tài chính đơn vị sẽ kí kết với các khách hàng đó 1 văn bản gọi là “hợp đồng khung” Trong đó đề cập tới các nội dung như số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, thanh toán và không thể thiếu là điều khoản bán chiu Về điều khoản bán chịu này sẽ có 2 hình thức: trước tiên phải dựa trên lãi Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 30 Bài báo cáo suất bình quân ngân hàng để tính ra lãi suất bán chịu mà khách hàng phải thanh toán theo yêu cầu đã thỏa thuận giữa 2 bên và mức lãi bán chịu này không thể thấp hơn lãi suất ngân hàng  Thứ 1 là sẽ cộng phần lãi suất này vào giá trị lô hàng và tính lại đơn giá bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm.Đơn vị sẽ định mức giá= định mức chi phí+tỷ lệ lợi nhuận trên chi phí+ các chi phí khác+tỷ lệ lãi suất mua chịu Vì vậy trong hợp đồngcó thỏa thuận nếu giá trị chi phí có biến động tăng(giảm) thì cả 2 bên đều chịu(hưởng) với tỷ lệ như nhau là 50%  Thứ 2 là giữa 2 bên sẽ có văn bản/chứng từ/hóa đơn nghi riêng về phần giá trị này Khách hàng không được mua chịu toàn bộ lô hàng có trị giá từ 100 triệu đồng trở lên, khách hàng phải trả trước tối thiểu là 40% giá trị các lô hàng này c Tài trợ bằng thế chấp và ủy nhiệm thu: Đơn vị gần như không sử dụng công cụ này d Kiểm tra, giám sát và đánh giá quá trình thực hiện:  Kiểm tra, giám sát các tài khoản:  Theo dõi những tài khoản không đúng hạn: Hai yếu tố trên này đều do kế toán tổng hợp đảm nhiệm và kết hợp với giám đốc đơn vị Nhiệm vụ Người đảm nhiệm Công việc Xử lí đơn đặt hàng Giám đốc của KH Xét duyệt bán chịu Xác minh lại Đ ĐH, kiểm tra dự trữ HTK, phê duyệt của GĐ(nếu cần) KT tổng hợp và Áp dụng các tiêu chuẩn bán chịu Giám đốc để xét DDH,qđịnh hạn mức, thời gian tín dụng.thảo hợp đồng khung (nếu cần) Giao hàng, xử lí Thủ kho, KT Tổng Giao hàng cho khác và tập hợp chứng từ liên quan hợp đầy đủ các chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền ngay Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 31 Bài báo cáo Theo dõi KPT KH KT tổng hợp Theo dõi trên sổ sách, môi tháng lập bảng phân tuổi nợ đến hạn, nhắc nhở KH trả nợ Thu nợ Kt tổng hợp, thủ Tiến hành thu tiền và ghi nhận quỹ, Giám đốc bút toán đã trả nợ của KH  Công tác thu nợ: Đối với doanh nghiệp nhỏ,có cấp tín dụng Khả năng thu nợ có thể phản ánh sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó Mặc dù việc bán chị có thể thu được nhiều lợi nhuận nhưng cũng mang lại nhiều rủi ro nên hiện nay với các khoản nợ quá hạn thì đơn vị lập bảng phân tuổi khách hàng Thường thì đơn vị sẽ cử người trực tiếp tới cơ sở của bạn hàng để yêu cầu trả nợ, đòi nợ 3.2.Hiệu quả quản lý khoản phải thu: 3.2.1.Cơ cấu tổ chức, sổ sách kế toán:  Về mặt cơ cấu tổ chức: ở phòng kế toán có 3 nhân viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ  Về mặt sổ sách thì đơn vị theo dõi các khoản phải thu khách hàng theo hệ thống sổ sách thông dụng sử dụng ở hầu hết các đơn vị SXKD như Bảng kê khách hàng, Tuy nhiên việc quản lý với mảng phải thu khách hàng này cũng như toàn bộ công việc kế toán cho các hoạt động khác đều chỉ do 1 nhân viên là kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm 3.2.2.Các chỉ số tài chính: Về mặt các chỉ số tài chính chúng ta có thể đưa ra 1 số nhận xét về tính hiệu quả trong việc quản trị khoản phải thu khách hàng về nhiều khía cạnh khác nhau  Vòng quay khoản phải thu: Chỉ tiêu Năm 2008 Vòng quay khoản phải 23,6 thu Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Năm 2009 20,1 Page 32 Bài báo cáo  Chỉ tiêu này cho biết trong 1 chu kỳ kinh doanh, khoản phải thu quay được bao nhiêu vòng.Thông thường, chỉ tiêu này càng cao càng tốt  Năm 2008 khoản phải thu quay được hơn 23 vòng, khá tốt so với các doanh nghiệp cùng ngành chứng tỏ doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh ít bị chiếm dụng vốn Bước sang năm 2009 chỉ tiêu này sụt giảm xuống chỉ còn khoảng 20 vòng Trước tiên đây là dấu hiệu xấu cho thấy doanh nghiệp gặp khó khăn hơn trong việc thu hồi nợ từ phía khách hàng Tuy nhiên ta cần nhận thấy rằng trong năm 2008 doanh thu thuần mà doanh nghiệp thu được là gần 80 tỷ đồng, khoản phải thu tương ứng là hơn 3 tỷ đồng Bên cạnh đó doanh thu thuần năm 2009 là gần 50 tỷ, khoản phải thu tương ứng là hơn 1,5 tỷ  Trong năm 2008, DN có chính sách tín dụng khá chặt chẽ, thu hồi vốn nhanh để tái kinh doanh Trong năm 2009 doanh thu thuần đã giảm sút đáng kể, tuy nhiên nó không xuất phát từ việc thắt chặt tín dụng vẫn được áp dụng khi đã thay đổi mặt hàng và chiến lược kinh doanh.Cả doanh thu và khoản phải thu khách hàng đều giảm dẫn đến vòng quay khoản phải thu cũng giảm so với năm 2008 nhung không đáng kể Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng nới lỏng chính sách tín dụng hơn để thu hút khách hàng, doanh nghiệp chấp nhận bị chiếm dụng vốn để đẩy mạnh doanh số Nam 2009 với sự chuyển đổi hoàn toàn về mặt hàng kinh doanh, hoạt động gần như độc lập với công ty mẹ do kinh doanh những mặt hàng khá mới mẻ, đơn vị đã có những thay đổi về chính sách tín dụng nhằm tìm kiếm những khách hàng tiềm năng, chấp nhận việc bị chiếm dụng cao hơn để kích cầu, đẩy mạnh doanh số Về mặt quản trị và kinh doanh, thì đây là 1 chính sách đúng đắn, không có dấu hiệu cho rằng việc quản trị các khoản phải thu hay các chính sách tín dụng có nhiều vướng mắc, bất cập  Kỳ thu tiền bình quân: Chỉ tiêu Kỳ thu tiền bình quân Năm 2008 15,25 Năm 2009 17,91  Chỉ tiêu này cho biết DN phải mất trung bình bao nhiêu ngày để thu được tiền bán hàng.Thông thường chỉ tiêu này càng thấp thì càng tốt Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 33 Bài báo cáo  Trước tiên nếu so sánh qua 2 năm thì đây là dấu hiệu xấu vì doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn nhiều hơn và có khả năng thiếu vốn để tái đầu tư sản xuất, phải vay vốn ngân hàng hay các tổ chức khác để đáp ứng nhu cầu về von  Với đặc điểm về tính chất thời vụ, thời gian sử dụng ngắn như hóa chất và nông sản khô là sắn lát, đòi hỏi đơn vị càng phải đẩy nhanh việc thu hồi vốn.Tuy nhiên, thời gian thu hồi được tiền luôn kéo dài hơn thời gian ghi trong hợp đồng đã được ký kết Hai nguyên nhân chủ yếu: thứ nhất là do yếu tố khách quan, tình hình tài chính của khách hàng đang khó khăn; thu 2 do chính sách bán chịu và thu hồi nợ chưa chặt chẽ khiến khách hàng lạm dụng, kéo dài thời gian trả nợ Đây là dấu hiệu chứng tỏ việc quản lý thu nợ còn chưa hiệu quả , đằng sau chính sách bán chịu đang được nới lỏng, thì cần siết chặt hơn nữa công tác thu nợ để tránh những rủi ro tiềm ẩn cho DN  Tỷ trọng khoản phải thu so với một số tài khoản chủ yếu: • Tỷ trọng KPTKH/TS:  Tỷ trọng KPT/TS năm 2009 giảm so với năm 2008 là 6.22%.Trong năm 2009,các khoản phải thu của công ty giảm mạnh so với năm 2008,cụ thể năm 2008,KPTKH là hơn 3,2 tỷ nhưng đến năm 2009 thì chỉ còn hơn 1,6 tỷ.Song song với các KPTKH giảm là sự giảm mạnh về Tài Sản  Năm 2008 ,Tổng Tài Sản hơn 8 tỷ trong khi đó đến năm 2009 chỉ còn gần 5 tỷ.Nhìn chung tốc độ giảm về Tài Sản và các KPTKH trong 2 năm tương đối giống nhau,do đó tỷ trọng KPTKH/TS qua 2 năm ít có sự biến động lớn,tuy nhiên tỷ trọng này qua 2 năm vẫn chiếm tỷ lệ cao từ 30-40% DN vẫn bán cho khách hàng mua chịu khá nhiều, tuy nhiên vẫn duy trì ở mức ổn định để bảo đảm hoạt động và tính an toàn bền vững cho DN Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 34 Bài báo cáo • Tỷ trọng KPTKHbq/DT:  Nhìn chung, tỷ trọng KPTKHbq/DT qua 2 năm chiếm tỷ lệ rất thấp,Đây là dấu hiệu tốt,chứng tỏ DN ít bị chiếm dụng vốn,vốn được đảm bảo để duy trì hoạt động kinh doanh  Về mặt trọng số, tỷ trọng qua 2 năm biến động không nhiều →ổn định chính sách mà công ty muốn duy trì.Về mặt lượng số, có sự thay đổi mạnh trong năm 2008-2009.Tuy nhiên tốc độ sụt giảm của 2 đại lượng KPTKH $ DT gần giống nhau • Tỷ trọng KPTKH/KPTNH  Tỷ trọng KPTKH/KPTNH năm 2009 giảm mạnh so với 2008 là 40.23% Sự giảm mạnh này chủ yếu là do KPTKH giảm mạnh(từ 3,2tỷ năm 2008 xuống 1,6 tỷ năm 2009).Các KPT ngắn hạn thì tương đối ổn định Tóm lại, do có sự chuyển đổi mạnh mẽ về mặt hàng kinh doanh và tái cơ cấu tổ chức thực hiện, kết hợp với việc phân tích các chỉ số tài chính cho thấy là DN đang áp dụng một chính sách tín dụng,bán chịu với khách hàng khá “mềm” Với một đơn vị mới được thành lập, lại khá non trẻ trong lĩnh vực kinh doanh hóa chất và nông sản khô xuất khẩu, đây là một chiến lược để DN có thêm khách hàng.Tuy nhiên để làm tốt được điều này, DN cần xác định hường đi đúng đắn, vì sẽ gặp phải nhiều khó khăn xuất phát từ cả 2 phía là khách hàng và DN Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 35 Bài báo cáo CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ PHỤ TÙNG CHI NHÁNH MIỀN TRUNG ĐÀ NẴNG 4.1 Nhận xét về công tác quản trị khoản phải thu: Trong mối quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau, các doanh nghiệp đóng vai trò người mua hàng thường tận dụng sức mạnh đàm phán của mình để kéo dài thời hạn thanh toán Ngược lại, các doanh nghiệp đóng vai trò người cung cấp thường dành phần lớn thời gian để quản lý tốt các khoản phải thu nhằm vừa giữ được khách hàng vừa thu được đủ và đúng số tiền bán hàng Qua quá trình phân tích, thực trạng quản trị khoản phải thu tại công ty thiết bị phụ tùng chi nhánh miền Trung Đà Nẵng có những ưu điểm và nhược điểm sau: 4.1.1 Ưu điểm: - DN có chính sách tín dụng tương đối tốt và rõ ràng: • thiết lập tiêu chuẩn bán chịu và thời hạn tín dụng giúp cho việc xét duyệt bán chịu thuận lợi tạo điều kiện cho doanh nghiệp lựa chọn được khách hàng đáng tin cậy • sử dụng chính sách chiết khấu giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều khách hàng hơn • Khoản phải thu khách hàng được theo dõi chi tiết theo các chỉ tiêu: phân nhóm khách hàng, hình thức tiền tệ (VND, ngoại tệ) và theo tuổi của các khoản nợ Điều này sẽ làm cho công ty phát hiện được kịp thời các vấn đề bất thường và giúp cho việc theo dõi nợ chặt chẽ hơn đối với từng nhóm khoản phải thu - Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là khách quen truyền thống, bạn hang có quan hệ lâu năm, hiểu rõ tình hình tài chính, giúp cho doanh nghiệp đảm bảo việc thu hồi nợ, giảm thiểu rủi ro và nợ khó đòi Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 36 Bài báo cáo 4.1.2 Nhược điểm: - Việc khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là khách quen sẽ đem lại thuận lợi cho doanh nghiệp, tuy nhiên bên cạnh thuận lợi đó cũng dẫn đến bất lợi đó là doanh nghiệp sẽ chủ quan trong việc xét duyệt bán chịu, không chú trọng đến việc đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trong năm hiện tại, kết quả là DN sẽ chấp nhận những khách hàng không có đủ khả năng trả nợ - Trước năm 2009, công ty không áp dụng bất cứ hình thức tín dụng nào cho khách hàng dẫn đến việc thu hồi nợ đúng hạn bị kéo dài, số vốn công ty bị khách hàng chiếm dụng lớn Để khắc phục sự bất lợi này, mặc dù công ty đã đưa ra chính sách chiết khấu nhưng lại không tối ưu: + Việc sử dụng một tỷ lệ chiết khấu cho mọi khách hàng sẽ không khuyến khích trả nợ sớm Dù trả tiền sớm hay muộn cũng đều được hưởng một mức chiết khấu giống nhau nên khách hàng có xu hướng trả tiền khi gần hết thời hạn được hưởng chiết khấu, mà trước đó khoản tiền này đã được khách hàng sử dụng cho mục đích sinh lợi khác Thời gian khách hàng chiếm dụng vốn dài thì chi phí cơ hội công ty càng cao Ngoài ra, khi sử dụng cùng một tỷ lệ chiết khấu cho tất cả khách hàng, không phân biệt khách hàng thân thiết, có quan hệ lâu năm với khách hàng mới sẽ không khuyến khích các khách hàng mới trở thành bạn hàng lâu năm với công ty + Tỷ lệ chiết khấu chủ yếu dựa vào tỷ lệ chiết khấu của các đối thủ cạnh tranh và tỷ lệ lãi suất ngân hàng Đây là hạn chế mà công ty cần phải khắc phục Bởi công ty khó có thể dự đoán được tỷ lệ chiết khấu của đối thủ cạnh tranh và tỷ lệ lãi suất ngân hàng thay đổi, chính điều này khiến chính sách chiết khấu của chúng ta bị động - Chu trình bán hàng - thu tiền từ trước đến nay chưa thực sự hiệu quả: Những công việc trong chu trình này đòi hỏi phải có sự tách biệt nhằm tránh gian lận xảy ra và nâng cao hiệu quả công việc ( Bộ phận bán hàng và kế toán tổng hợp có mặt hầu hết trong toàn bộ quy trình từ năm 2009 và những năm trước Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 37 Bài báo cáo đó có thể xảy ra tình trạng gianlận, bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt, làm cho công tác thu hồi nợ thêm khó khăn) Tuy nhiên, công ty có một bộ phận đảm nhiệm quá nhiều công việc (Bộ phận bán hàng, kế toán tổng hợp) Hiệu quả về các khoản phải thu là nhiệm vụ và trách nhiệm của riêng bộ phận kế toán- tài chính Bộ phận kế toán-tài chính được xem là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu Tuy nhiên để có thể phối hợp được hiệu quả, bộ phận kế toán-tài chính phải được sự hỗ trợ của nhiều bộ phận: bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, và ban giám đốc… Với đơn vị thì các bộ phận chúc năng vẫn chưa có sự phối hợp với nhau trong quá trình quản lý nợ phải thu - Công ty không áp dụng các kỹ thuật phân tích và kiểm soát nợ Điều này có thể làm cho doanh nghiệp gặp rủi ro trong tương lai 4.2 Một số giải pháp khắc phục 4.2.1 Nguyên nhân: - Doanh nghiệp chủ quan đối với những khách hàng quen thuộc truyền thống - Không có hệ thồng kiểm soát nợ chuyên nghiệp - Chưa có chế độ khen thưởng đối với những nhân viên đạt chỉ tiêu trong công tác thu hồi nợ 4.2.2 Giải pháp khắc phục: Thứ nhất: cần phải hiểu rằng hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán - tài chính trong công ty mà là sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận Hiện nay đang tồn tại một nhận thức sai lầm rằng hiệu quả về các khoản phải thu là nhiệm vụ và trách nhiệm của riêng bộ phận kế toán - tài chính Điều này đúng nhưng chưa đủ Đúng là vì bộ phận kế toán - tài chính được xem là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu Tuy nhiên để có thể phối hợp được hiệu quả, bộ phận kế toán – tài chính phải được sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 38 Bài báo cáo hàng, và thậm chí cả ban giám đốc Thường bộ phận bán hàng với mục tiêu là tăng doanh thu sẽ cố gắng dành nhiều điều khoản thuận lợi, trong đó có điều kiện về tín dụng, cho khách hàng Nếu việc quản lý các khoản tín dụng này không tốt, thì sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao tuy nhiên doanh thu quy ra tiền mặt sẽ thấp, và doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động và đạt vị thế không tốt về dòng tiền mặt Thứ hai: thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu Hiện nay các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản sau để đo lường hiệu quả hoạt động của khoản phải thu: - Vòng quay các khoản phải thu: được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoảng phải thu Chỉ tiêu này sẽ cho biết hiệu quả của hoạt động các khoản phải thu Một số công ty quản lý chỉ tiêu này bằng cách đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn như dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được - Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu Tỷ lệ này càng cao thì công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều Hơn thế nữa, khi mà tỷ lệ này vượt quá mức chuẩn mà công ty đặt ra, thì đòi hỏi ban giám đốc cần phải có những hành động nhằm hạn chế những tình huống xấu có khả năng xảy ra - Tuổi nợ (Receivables Aging Schedule): được sử dụng để phân loại các khoản phải thu theo tuổi nợ Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và có những hành động thích hợp nhằm bảo vệ được doanh thu của mình Thứ ba: Xây dựng hệ thống kiểm soát nợ có tính chuyên nghiệp: Xây dựng hệ thống kiểm soát nợ với các kỹ thuật chuyên nghiệp, mẫu biểu thống nhất là vấn đề mà Giám đốc và ban quản lý của doanh nghiệp cần phải chú trọng Điều cần thiết là các doanh nghiệp nên xem xét áp dụng các kỹ Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 39 Bài báo cáo thuật phân tích và kiểm soát nợ Nên áp dụng kỹ thuật phân loại khách hàng và xếp hạng tín dụng, theo đó mỗi khách hàng sẽ được xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên các tiêu chí như chỉ số khả năng thanh toán hiện hành, chỉ số khả năng thanh toán nhanh, hệ số nợ, lợi nhuận Thưởng hợp lý cho các nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên khuyến khích nhân viên Thứ tư: Nghệ thuật lôi cuốn khách hàng có mức độ tín nhiệm cao: Một trong những biện pháp để doanh nghiệp giảm thấp các khoản phải thu phát sinh khó đòi là doanh nghiệp phải có những khách hàng có mức độ tín nhiệm cao Họ luôn duy trì hoạt động tài chính lành mạnh, và nhất là luôn chú ý và đảm bảo thanh toán nợ đúng thời hạn theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Cho dù lúc gặp khó khăn, trở ngại, họ cũng tìm đến doanh nghiệp để bàn bạc cách giải quyết chứ không tìm cách né tránh việc thanh toán nợ Trong cơ chế thị trường như hiện nay, để có những khách hàng như vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải có nghệ thuật lôi kéo họ Tuy nhiên khi thực hiện các biện pháp lôi kéo khách hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo yêu cầu vừa thu hút được nhiều khách hàng vừa đảm bảo được khả thu hồi được nợ Thứ năm: doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà còn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng  Trên đây là một số các đề nghị dành cho doanh nghiệp mong muốn quản lý hiệu quả các khoản phải thu Quản lý hiệu quả các khoản phải thu không chỉ cải thiện dòng vốn lưu động và dòng tiền mặt mà còn giúp công ty xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 40 ... nhận chi nhánh cịn non trẻ Cơng ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page 23 Bài báo cáo CHƯƠNG 3:THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG... 2007 Đây chi nhánh có vai trị quan trọng việc thực chức nhiệm vụ đóng góp vào phát triển chung Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Công ty cổ phần Thiết bị Phụ tùng chi nhánh Miền Trung- Đà nẵng Page... cáo khách hàng Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Phụ Tùng Chi Nhánh Miền Trung Đà Nẵng? ?? Mục tiêu nghiên cứu:  Hệ thống sở lý luận quản trị khoản phải thu  Tìm hiểu sách, cơng cụ quản trị khoản phải thu