3 Nguồn lực công ty
4.2.2 Giải pháp khắc phục:
Thứ nhất: cần phải hiểu rằng hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán - tài chính trong công ty mà là sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Hiện nay đang tồn tại một nhận thức sai lầm rằng hiệu quả về các khoản phải thu là nhiệm vụ và trách nhiệm của riêng bộ phận kế toán - tài chính. Điều này đúng nhưng chưa đủ. Đúng là vì bộ phận kế toán - tài chính được xem là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu. Tuy nhiên để có thể phối hợp được hiệu quả, bộ phận kế toán – tài chính phải được sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách
hàng, và thậm chí cả ban giám đốc. Thường bộ phận bán hàng với mục tiêu là tăng doanh thu sẽ cố gắng dành nhiều điều khoản thuận lợi, trong đó có điều kiện về tín dụng, cho khách hàng. Nếu việc quản lý các khoản tín dụng này không tốt, thì sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao tuy nhiên doanh thu quy ra tiền mặt sẽ thấp, và doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động và đạt vị thế không tốt về dòng tiền mặt.
Thứ hai: thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hoạt động các khoản
phải thu. Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện nay các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản sau để đo lường hiệu quả hoạt động của khoản phải thu: - Vòng quay các khoản phải thu: được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoảng phải thu. Chỉ tiêu này sẽ cho biết hiệu quả của hoạt động các khoản phải thu. Một số công ty quản lý chỉ tiêu này bằng cách đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn như dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được.
- Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. Tỷ lệ này càng cao thì công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Hơn thế nữa, khi mà tỷ lệ này vượt quá mức chuẩn mà công ty đặt ra, thì đòi hỏi ban giám đốc cần phải có những hành động nhằm hạn chế những tình huống xấu có khả năng xảy ra.
- Tuổi nợ (Receivables Aging Schedule): được sử dụng để phân loại các khoản phải thu theo tuổi nợ. Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và có những hành động thích hợp nhằm bảo vệ được doanh thu của mình.
Thứ ba: Xây dựng hệ thống kiểm soát nợ có tính chuyên nghiệp:
thuật phân tích và kiểm soát nợ. Nên áp dụng kỹ thuật phân loại khách hàng và xếp hạng tín dụng, theo đó mỗi khách hàng sẽ được xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên các tiêu chí như chỉ số khả năng thanh toán hiện hành, chỉ số khả năng thanh toán nhanh, hệ số nợ, lợi nhuận. Thưởng hợp lý cho các nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên khuyến khích nhân viên.
Thứ tư: Nghệ thuật lôi cuốn khách hàng có mức độ tín nhiệm cao:
Một trong những biện pháp để doanh nghiệp giảm thấp các khoản phải thu phát sinh khó đòi là doanh nghiệp phải có những khách hàng có mức độ tín nhiệm cao. Họ luôn duy trì hoạt động tài chính lành mạnh, và nhất là luôn chú ý và đảm bảo thanh toán nợ đúng thời hạn theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Cho dù lúc gặp khó khăn, trở ngại, họ cũng tìm đến doanh nghiệp để bàn bạc cách giải quyết chứ không tìm cách né tránh việc thanh toán nợ. Trong cơ chế thị trường như hiện nay, để có những khách hàng như vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải có nghệ thuật lôi kéo họ. Tuy nhiên khi thực hiện các biện pháp lôi kéo khách hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo yêu cầu vừa thu hút được nhiều khách hàng vừa đảm bảo được khả thu hồi được nợ.
Thứ năm: doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm
việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà còn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng.
Trên đây là một số các đề nghị dành cho doanh nghiệp mong muốn quản lý hiệu quả các khoản phải thu. Quản lý hiệu quả các khoản phải thu không chỉ cải thiện dòng vốn lưu động và dòng tiền mặt mà còn giúp công ty xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng.