TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Bài 5: Tổ chức quản trị dự án BÀI 5: TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN Nội dung  Quản trị thời gian tiến độ dự án  Phân phối nguồn lực dự án ầ Mục tiêu  Cung cấp cho học viên số cơng cụ có để quản trị dư án  Giúp học viên hiểu áp dụng sơ đồ, biểu đồ… quản trị dự án  Học viên tiếp thu kiến thức kỹ quản lý thời gian, tiến độ, phân phối nguồn lực, dự toán ngân sách… áp dụng chúng  Xây dựng quản lý ngân sách dự án  Có thể tham gia quản trị dự án không phức tạp Hướng dẫn học      Đây học khó trọng tâm chương trình, học viên cần tham gia đầy đủ buổi online học Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới học Nghiên cứu kỹ giảng kết hợp với video học Nghiên cứu thêm nội dung quản trị khác quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự, quản trị thời gian, quản trị văn phòng… Tập hợp thắc mắc để đề nghị giáo viên giải đáp Thời lượng học  v1.0 tiết 99 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình dẫn nhập Máy móc để vỉa hè Một doanh nghiệp tiến hành xây dựng nhà máy cán thép Theo dự án lập, đến tháng việc xây dựng hồn thành sau tiến hành lắp đặt trang thiết bị máy móc để tháng 11 tiến hành sản xuất Khi công việc xây dựng nhà xưởng tiến hành 30%, nhà lãnh đạo doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng mua máy móc, lắp đặt… tiến hành toán khoản tiền lớn theo yêu cầu nhà cung cấp, số tiền phạm vào vốn lưu động dự án Tuy nhiên, nhà lãnh đạo cho khơng có vấn đề quan hệ doanh nghiệp với đơn vị tín dụng tốt Đến tháng 5, khủng hoảng kinh tế nổ doanh nghiệp khơng thể có đủ vốn dự kiến ban đầu để cung cấp cho hoạt động xây dựng dùng nhiều tiền toán cho nhà cung cấp thiết bị Ngay tổ chức tín dụng khơng có khả cho doanh nghiệp vay thêm Cơng tác xây dựng bị đình trệ thiếu vốn, tiến độ không đảm bảo Đến hạn, đối tác mang máy móc đến lắp hạ tầng chưa xong đành che bạt để tạm bãi đất trống cử người trơng coi Câu hỏi Theo bạn, dự án lâm vào tình trạng vậy? Tình trạng tránh khơng? Ban lãnh đạo phạm phải sai lầm gì? 100 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án 5.1 Quản trị thời gian tiến độ dự án 5.1.1 Phương pháp sơ đồ mạng 5.1.1.1 Khái niệm tác dụng mạng công việc Mạng công việc kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mơ tả dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục xác định thời gian thứ tự trước sau Mạng công việc nối kết công việc kiện Mạng cơng việc có tác dụng chủ yếu sau:  Phản ánh mối quan hệ tương tác nhiệm vụ, công việc dự án  Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án  Là sở để tính tốn thời gian dự trữ kiện, cơng việc  Nó cho phép xác định công việc phải thực kết hợp nhằm tiết kiệm thời gian nguồn lực, cơng việc thực đồng thời để đạt mục tiêu hoàn thành dự án  Là sở để lập kế hoạch kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ thưc dự án  Để xây dựng mạng công việc cần xác định mối hệ phụ thuộc lẫn công việc dự án Có số loại quan hệ: o Phụ thuộc bắt buộc: Là mối quan hệ phụ thuộc, chất, tất yếu khác công việc dự án, bao hàm ý giới hạn nguồn lực vật chất Ví dụ: Khi bạn xây tường nhà, bắt buộc phải thực sau hồn thành xong phần móng nhà o Phụ thuộc tùy ý: mối quan hệ phụ thuộc xác định nhóm quản lý dự án Mối quan hệ xác định dựa sở hiểu biết thực tiễn lĩnh vực kinh tế, xã hội, kỹ thuật liên qua tới dự án sở đánh giá rủi ro có cách thức điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp Ví dụ: Bạn có kế hoạch xây nhà, tiến hành xin giấy phép xây dựng thuê thiết kế triển khai hai việc lúc o Phụ thuộc bên ngoài: mối quan hệ phụ thuộc công việc dự án với công việc không thuộc dự án, phụ thuộc công việc dự án với yếu tố bên ngồi Ví dụ: Bạn có kế hoạch đổ trần nhà trời mưa to nên phải dừng lại 5.1.1.2 Phương pháp biểu diễn mạng công việc Trong quản trị dự án, người ta thường sử dụng hai phương pháp chủ yếu AOA AON  Phương pháp AOA (Activities on Arrow – đặt công việc mũi tên) o Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa số khái niệm sau:  Công việc (Activities) nhiệm vụ nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực dự án Nó địi hỏi thời gian, nguồn lực chi phí để hồn thành v1.0 101 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án  Sự kiện điểm chuyển tiếp, đánh dấu hay nhóm cơng việc hồn thành khởi đầu hay nhóm cơng việc  Đường kết nối liên tục công việc theo hướng mũi tên, tính từ kiện đầu đến kiện cuối o Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA dựa nguyên tắc:  Sử dụng mũi tên có hướng để trình bày công việc Mỗi công việc biểu diễn mũi tên nối hai kiện  Đảm bảo tính logic AOA sở xác định rõ trình tự thực mối quan hệ công việc ( công việc phải thực trước, thực sau, thực đồng thời) Như vậy, mạng công việc kết nối liên tục kiện công việc Xây dựng mạng cơng việc theo AOA có ưu điểm xác định rõ ràng kiện công việc, kỹ thuật PERT sử dụng Tuy nhiên, phương pháp thường khó vẽ, dẫn đến số trường hợp nhiều thời gian để vẽ sơ đồ mạng công việc dự án Ví dụ: Dự án K bao gồm công việc sau: Công việc Thời gian thực (ngày) Công việc trước a – b – c B d A, C e B Dùng phương pháp AOA lập sơ đồ mạng công việc cho dự án d a e c b  Phương pháp AON (Activities on Node – đặt công việc nút) Xây dựng mạng công việc theo phương pháp cần đảm bảo số nguyên tắc: 102 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án o o o o Thứ nhất: Các cơng việc trình bày nút (hình chữ nhật) Những thơng tin hình chữ nhật bao gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc độ dài thời gian thực công việc Thứ hai: Các mũi tên túy xác định thứ tự trước sau công việc Thứ ba: Tất điểm nút, trừ điểm nút cuối cùng, có điểm nút đứng sau Tất điểm, trừ điểm nút đầu tiên, có điểm nút đứng trước Thứ tư: Trong sơ đồ mạng có điểm nút (sự kiện) điểm nút (sự kiện) cuối Mơ hình: Start: ID:… Start: ID:… Finish:… Dur:… Finish:… Dur:… Res:… Start: ID:… Start: ID:… Finish:… Dur:… Finish:… Dur:… Res:… 5.1.2 Res:… Start: ID:… Finish:…… Dur:… Res:… Res:… Phương pháp kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án phương pháp đường găng Một kỹ thuật để quản lý tiến độ dự án kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án (PERT) phương pháp đường găng (CPM) Hai phương pháp có khác hai để mối quan hệ liên tục công việc, dẫn đến tính tốn đường găng, thời gian dự trữ công việc Do vậy, đề cập tới phương pháp quản lý tiến độ, người ta thường viết đồng thời tên hai phương pháp (PERT/CPM) 5.1.2.1 Khái niệm, tác dụng điều kiện áp dụng phương pháp  Khái niệm PERT viết tắt "Program And Evaluation Review Technique", CPM viết tắt “Critical Path Method) hiểu phương pháp xây dựng quản lý dự án Phương pháp PERT/CPM trở nên đồng nghĩa với quản lý dự án quan trọng dài hạn  Tác dụng Khi tiến hành áp dụng PERT /CPM quản trị dự án giúp nhà quản trị xây dựng lộ trình thời gian cho hoạt động dự án theo bước, giai đoạn cụ thể Đồng thời chủ động khống chế thời gian dự án, tránh tình trạng khơng đảm bảo tiến độ nhiều dự án gặp phải v1.0 103 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án  Điều kiện áp dụng Để áp dụng phương pháp PERT/CPM trước hết cần phải thực số công việc chủ yếu sau: o Xác định cách xác dự án sản xuất; o Xác định người quản lý dự án, người có ảnh hưởng tới tiến độ thực dự án người định quan trọng; Phân tích dự án thành nhóm cơng việc cụ thể hóa số cơng việc cần; o o Xác định thật xác cơng việc; o Tìm chi phí để thực công việc; o Thực kiểm tra định kỳ để xem hệ thống có chệch hướng hay khơng  Về phương pháp thực có sáu bước áp dụng cho PERT/CPM o Xác định công việc (nhiệm vụ) cần thực dự án; o Xác định mối quan hệ trình tự thực cơng việc; o Vẽ sơ đồ mạng cơng việc; o Tính tốn thời gian chi phí cho cơng việc dự án; o Xác định thời gian dự trữ công việc kiện; o Xác định đường găng 5.1.2.2 Phương pháp xây dựng sơ đồ PERT/CPM Phương pháp PERT đòi hỏi phải thực cách rõ ràng mối liên hệ công việc khác dự án nhằm để xác định đường găng Đường găng đường hồn tồn dài từ điểm đầu đến điểm cuối sơ đồ PERT Để xây dựng sơ đồ PERT cần phải biết độ dài công việc mối liên hệ cơng việc Một sơ đồ PERT bao gồm giai đoạn cơng việc Các giai đoạn biểu diễn đường tròn (còn đường gọi điểm nút) Các công việc biểu diễn cung có mũi tên hướng Một số ý xây dựng sơ đồ PERT:  Một sơ đồ PERT có điểm cuối;  Mỗi công việc biểu diễn cung nối hai đỉnh có mũi tên hướng;  Hai công việc A B nối tiếp nhau: A 104 B v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án  Hai công việc A B tiến hành đồng thời: A B  Hai công việc A B hội tụ (có nghĩa chúng thực trước công việc c): A C B  Xác định đường găng Sau lập đồ thị biểu diễn q trình thực cơng việc, vấn đề đặt tìm tịi thời gian hồn thành dự án bao gồm tổng thể tất công việc Phải xác định công việc găng, tức công việc mà thực chúng chậm thời điểm hồn thành tồn dự án bị đẩy lùi khoảng nhiêu Tổng thời gian dự án độ dài đường găng Về mặt toán học đường găng đường định nghĩa đường hoàn toàn dài nối điểm đầu điểm cuối sơ đồ PERT Điểm đầu điểm có cung Điểm cuối điểm có cung vào Trên sơ đồ PERT nút gọi kiện ký hiệu số T = Ta + Tb + Tc + … Trong trường hợp hai công việc tiến hành đồng thời lấy thời gian dài  Ví dụ: Giả sử muốn photocopy cần làm công việc sau đây: A: Mở hộp máy ––––––––––––––––––– độ dài :15 giây B: Lấy đối tượng cần to ––––– độ dài :20 giây C: Điều chỉnh tốc độ –––––––––––– độ dài :12giây D: Đặt gốc lên máy, đậy nắp ––– độ dài :7giây E: Ấn nút vận hành ––––––––––––––––– độ dài : 1giây Sơ đồ PERT trình photocopy: A (15) B(20) C(12) D(7) E(1) Đường găng tính tổng số thời gian phải có để hồn thành công việc photo: T = tA + tB + tC + tD + tE = 15 + 20 + 12 + + = 55 v1.0 105 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án 5.1.2.3 Phương pháp xác định thời gian thực cơng việc Có hai phương pháp để dự tính thời gian thực công việc dự án: phương pháp tất định phương pháp ngẫu nhiên Phương pháp tất định bỏ qua yếu tố bất định phương pháp ngẫu nhiên tính đến tác động yếu tố ngẫu nhiên dự tính thời hạn thực công việc  Phương pháp ngẫu nhiên Trong lập kế hoạch tiến độ, việc dự án hoàn thành vào ngày mơt yếu tố bất định chịu tác động nhiều yếu tố ngẫu nhiên Mặc dù biết chắn đâu ngày hoàn thành dự án nhà quản trị dự án dự tính ngày sớm muộn cơng việc từ dự tính tương đối xác tiến độ dự án dựa vào phép tính tốn học thơng thường Giả sử thời gian hồn thành cơng việc sau: o Thời gian cực đại: Thời gian dự tính trường hợp công việc không thuận lợi b o Thời gian cực tiểu: Thời gian dự tính cơng việc hoàn thành cách thuận lợi a o Thời gian hồn thành cơng việc: Tương ứng với cơng việc tiến hành bình thường m Theo quy luật phân phối β, thời gian trung bình để thực cơng việc tính sau: Te  a  4m  b  Giả sử thời gian hồn thành cơng việc dự án biến động tn theo quy luật chuẩn giá trị trung bình phân phối chuẩn (tương ứng với thời gian trung bình đây) thời gian hoạt động kỳ vọng theo đường găng đại lượng Z phân phối chuẩn tính sau: z S D  Trong đó: S: Thời gian dự kiến hoàn thành toàn dự án D: Độ dài thời gian hồn thành cơng việc găng σ: Độ lệch chuẩn thời gian hoàn thành công việc găng D = ∑ (Te)i với i chạy từ đến n Như vậy, phương sai lớn tính khơng chắn thời gian hoàn thành dự án tăng  Phương pháp tất định Trong nhiều trường hợp, số liệu thời gian thực công việc tương tự nhiều dự án lặp lại nhiều lần Khi đó, thời gian hồn thành cơng việc giá trị trung bình tập hợp số liệu Phương pháp xác định thời gian thực công việc gọi phương pháp tất định 106 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án Trong thực tế, phương pháp tất định phương pháp ngẫu nhiên thường khơng có sẵn số liệu thời gian hồn thành cơng việc Trong trường hợp đó, người ta sử dụng kỹ thuật sau:  Phương pháp mô đun Theo phương pháp này, hoạt động chia nhỏ thành thao tác Tổng thời gian thực thao tác phản ánh giá trị gần thời gian cần thiết thực công việc Thời gian thực thao tác xây dựng dựa vào kinh nghiệm thực trước  Kỹ thuật đánh dấu công việc Khi thực hay nhiều dự án có nhiều cơng việc chuẩn lặp lại Trên sở thống kê số liệu người ta tính thời gian trung bình thực cơng việc chuẩn, tính thời gian hồn thành cơng việc dự án  Kỹ thuật tham số Đây phương pháp áp dụng mơ hình tốn học Trên sở xác định biến độc lập, tìm mối quan hệ biến độc lập biến phụ thuộc Một kỹ thuật quan trọng dùng để xác định mối quan hệ phương pháp hồi quy Dựa vào phương pháp hồi quy, xác định tham số thời gian hồn thành cơng việc  Phương pháp dự tính thời gian cho cơng việc Để dự tính thời gian thực cơng việc cách có khoa học, thực bước sau: 5.1.3 o Xây dựng giả thiết liên quan tới nguồn lực, đến hồn cảnh tác động bình thường o Dự tính thời gian thực cơng việc dựa vào nguồn lực huy động kế hoạch o Xác định tuyến găng độ co dãn thời gian cơng việc o So sánh thời gian hồn thành theo dự tính với mốc thời hạn cho phép o Điều chỉnh yêu cầu nguồn lực cần thiết Phương pháp biểu đồ GANTT biểu đồ đường chéo 5.1.3.1 Khái niệm, đặc điểm biểu đồ GANTT  Nội dung phương pháp Đây phương pháp tương đối cổ điển đời vào năm 1918 áp dụng phổ biến Nội dung phương pháp nhằm xác định cách tốt công việc khác dự án cần thực thời kỳ định  Mục đích GANTT Mục đích GANTT xác định tiến độ hợp lý để thực công việc khác dự án Tiến độ tùy thuộc vào độ dài công việc, điều kiện ràng buộc kỳ hạn phải tuân thủ v1.0 107 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án  Cấu trúc biểu đồ: o Cột dọc trình bày cơng việc, thời gian thực cơng việc trình bày trục hồnh o Mỗi đoạn thẳng biểu công việc Độ dài đoạn thẳng biểu cho độ dài cơng việc Vị trí đoạn thẳng thể quan hệ thứ tự trước sau công việc 5.1.3.2 Ưu, nhược điểm biểu đồ GANTT Biểu đồ GANTT sau xây dựng xong cho phép theo dõi tiến trình thực dự án, xác định thời gian thực dự án sản xuất Tuy nhiên, GANTT thể mặt mạnh yếu  Ưu điểm: o Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết trạng thực tế kế hoạch cơng việc tình hình chung tồn dự án o Dễ xây dựng, sử dụng phổ biến o Thơng qua biểu đồ nắm tình hình thực cơng việc nhanh hay chậm tính liên tục chúng Trên sở đó, có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái xếp lại cơng việc để đảm bảo tính liên tục tái phân phối lại nguồn lực cho cơng việc nhằm đảm bảo tính hợp lý sử dụng nguồn lực o Biểu đồ thường có số ký hiệu riêng để nhấn mạnh mốc thời gian quan trọng, vấn đề liên quan đặc biệt đến công việc o GANTT sở để phân phối nguồn lực lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý  Nhược điểm: 108 o Đối với dự án phức tạp có số lượng cơng việc nhiều (hàng trăm cơng việc) cần thực biểu đồ GANTT khơng thể đủ tương tác mối quan hệ công việc Trong nhiều trường hợp, phải điều chỉnh lại biểu đồ khó khăn phức tạp o Khó nhận biết cơng việc công việc biểu đồ phản ánh nhiều công việc liên tiếp v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án 5.2.2 Biểu đồ điều chỉnh nguồn lực 5.2.2.1 Khái niệm tác dụng Điều chỉnh nguồn lực phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt cầu nguồn lực thời kỳ cách điều chuyển nguồn lực công việc phạm vi thời gian dự trữ cho phép không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án Tác dụng:  Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nên dự án giảm thiểu mức dự trữ vật tư hàng hóa liên quan giảm chi phí nhân cơng  Tạo điều kiện để nhà quản lý dự án chủ động đặt mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất vào thời điểm cố định, định kỳ  Có thể áp dụng sách quản lý dự trữ linh hoạt kịp thời (Just In Time) quản lý dự án Ví dụ: Dự án A có công việc, thời gian số lượng lao động cần để thực dự án sau: Công việc Công việc trước Thời gian (ngày) Yêu cầu lao động (người) A – 2 B – C – Bảng: Thời gian nguồn lực dự án A Yêu cầu xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực thực điều chỉnh nguồn lực để đáp ứng yêu cầu có lao động làm việc thường xuyên suốt vòng đời dự án Ta lập biểu đồ PERT điều chỉnh biểu đồ phụ tải nguồn lực Công việc Số người a(2,2) b(2,3) 4 PERT/CPM điều chỉnh Thời gian c(4,5) Thời gian Biểu đồ phụ tải nguồn lực Qua đồ thị ta thấy, số người cần nhiều người hai ngày đầu, thấp người hai ngày cuối Để quản lý lao động có hiệu quả, nhà quản lý dự án 112 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án mong muốn ổn định qui mô lao động giảm thiểu mức chênh lệch nhu cầu lao động thời kỳ Yêu cầu thực phương pháp điều chỉnh nguồn lực Nếu công việc b chậm lại ngày, ta vẽ sơ đồ điều chỉnh nguồn lực sau: Công nhân a(2,2) b(2,3) c(4,5) Thời gian Sơ đồ điều chỉnh nguồn lực Thông qua điều chỉnh nguồn lực, số lao động thường xuyên cần cho dự án lao động suốt thời kỳ ngày (đường găng khơng đổi) Điều có nghĩa tiết kiệm chi phí thời gian Mức điều chỉnh nguồn lực nhiều hay tùy thuộc vào điều kiện ràng buộc như: quy mô nguồn lực cho phép bình quân thời kỳ, thời hạn hồn thành dự án, chi phí cho phép… Chúng ta cần xem xét yếu tố mối liên hệ ràng buộc lẫn để định điều chỉnh 5.2.2.2 Phương pháp xây dựng biểu đồ điều chỉnh nguồn lực Nhu cầu loại nguồn lực cho công việc tồn dự án khơng thời kỳ Điều gây khó khăn cho công tác quản lý phân phối nguồn lực Mặt khác, xét phương diện cung, nguồn lực đơn vị nói chung hạn chế số lượng, chất lượng thời điểm cung cấp Ngoài ra, trình điều phối nguồn lực cụ thể cho dự án, nhà quản lý phải đặt số lượng nguồn lực cần điều phối mối quan hệ với tiến độ thời gian kế hoạch ngân sách duyệt Chính điều kiện vậy, phương pháp “Điều phối nguồn lực sở thời gian dự trữ tối thiểu” phương pháp có hiệu để giải vấn đề Các bước thực phương pháp điều chỉnh nguồn lực dựa thời gian dự trữ tối thiểu:  Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT, xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực  Bước 2: Tính thời gian dự trữ công việc  Bước 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm Khi nhu cầu vượt mức cho phép, liệt kê công việc cạnh tranh nguồn lực xếp chúng theo trình tự thời gian dự trữ tồn phần từ thấp đến cao  Bước 4: Điều chỉnh nguồn lực theo nguyên tắc phân phối cho công việc có thời gian dự trữ thấp trước, tiếp đến cơng việc có thời gian dự trữ thấp v1.0 113 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án thứ 2… Những cơng việc có thời gian dự trữ lơn phải điều chỉnh Quá trình điều chỉnh đảm bảo cho việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án mức thấp ý xếp lại công việc không nằm đường găng để ưu tiên nguồn lực cho công việc găng 5.2.3 Giải tình trạng thiếu hụt nguồn lực 5.2.3.1 Các trường hợp thiếu hụt nguồn lực Thực tế quản lý dự án ln xảy tình trạng thiếu hụt nguồn lực Lúc dự án thiếu vốn, lúc thiếu trang thiết bị, thiếu lao động… Cùng thời điểm, nhà quản lý dự án cần phải xử lý tình cho đạt mục tiêu quản lý với chi phí đánh đổi thấp Nguồn lực hạn chế thường xảy trường hợp sau:  Mặt chật hẹp, khơng thể bố trí nhiều lao động (hay thiết bị) để đồng thời thực nhiều công việc lúc  Số lượng máy móc, thiết bị khơng đủ theo yêu cầu thi công, sản xuất khơng thể cung cấp thêm  Do u cầu đảm bảo sức khỏe, triển khai lúc nơi nhiều lao động để thực công việc  Đường vào nơi thi công nhỏ hẹp, nguy hiểm, đưa nhiều thiết bị tới thực công việc lúc… 5.2.3.2 Phương hướng giải tình trạng thiếu hụt nguồn lực  Thực công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp dự kiến Biện pháp áp dụng kéo dài thêm thời gian thực công việc dự án Tuy nhiên, thực biện pháp người ta định mức sử dụng nguồn lực tối thiểu  Chia nhỏ cơng việc Có hoạt động chia thành hai hay nhiều cơng việc nhỏ mà khơng ảnh hưởng đến trình tự thực dự án Biện pháp hiệu cơng việc chia nhỏ thời gian cơng việc ngắn Khi bố trí thời gian thực cơng việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung lao động giai đoạn  Sửa đổi sơ đồ mạng Giả sử hai cơng việc bố trí thực đồng thời theo phương pháp kết thúc cơng việc thực cơng việc chậm trễ khắc phục cách thay bố trí theo kiểu liên tiếp, tiến hành bố trí lại theo cách thực hai cơng việc đồng thời lúc 114 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án  Sử dụng nguồn lực khác Phương pháp áp dụng cho số loại nguồn lực Tuy nhiên, chi phí áp dụng cách tăng cao  Đánh đổi nguồn lực Trong nhiều trường hợp, nhà quản trị dự án đánh đổi nguồn lực sử dụng để thực dự án Điều cho dù đánh đổi xét tổng thể, nguồn lực dự án nguyên tắc không thay đổi 5.3 Dự tốn ngân sách chi phí quản lý 5.3.1 Dự toán ngân sách 5.3.1.1 Khái niệm, tác dụng đặc điểm dự toán ngân sách dự án  Khái niệm Dự toán ngân sách dự án kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, chất lượng tiến độ dự án Dự toán ngân sách bao gồm số loại chính: o Căn vào tính chất hoạt động:  Ngân sách dự án  Ngân sách cho hoạt động không theo dự án o Căn vào thời gian  Ngân sách ngắn hạn  Ngân sách dài hạn  Tác dụng dự toán ngân sách dự án Kế hoạch dự toán ngân sách kế hoạch quan trọng định đến thành bại dự án Dự toán ngân sách có tác dụng chủ yếu sau: o Dự tốn ngân sách cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu dự án Kế hoạch ngân sách phản ánh nhiệm vụ sách phân phối nguồn lực dự án o Đánh giá chi phí dự tính dự án trước hiệu lực hóa việc thực o Xác định chi phí cho cơng việc tổng chi phí dự tốn dự án o Là sở để đạo quản lý tiến độ chi tiêu cho công việc dự án o Thiết lập đường sở cho việc đạo báo cáo tiến trình dự án (kiểm tra tiến độ dự án, báo cáo tiêu khơng phù hợp với kế hoạch, tìm ngun nhân giải pháp khắc phục…)  Đặc điểm dự toán ngân sách dự án Dự tốn ngân sách có sáu đặc điểm chính: o Dự tốn ngân sách dự án phức tạp việc dự toán ngân sách cho công việc thực thường xuyên khác tổ chức o Đối với dự án có nhiều nhân tố tác động, cơng việc có lặp lặp lại… Mặt khác, ngân sách thường xuyên đơn vị doanh nghiệp lập hàng năm thường tháng xét lại lần Trong dự án hoạt động có kỳ hạn, khn khổ thời gian dự án khơng gắn với năm tài v1.0 115 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án o o o o o Ngân sách dự tính, dựa loạt giả thuyết liệu thu thập Dự toán ngân sách dự án dựa vào phạm vi tiêu chuẩn hành dự án duyệt Cần phải xác định rõ yếu tố khoản mục chi phí cho cơng việc dự án Ngân sách có tính linh hoạt, điều chỉnh Khi phạm vi dự án thay đổi có yếu tố chi phí gia tăng ngân sách dự án thay đổi Ngân sách phải thay đổi lịch trình thay đổi Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hồn thành cho cơng việc, đồng thời phải văn hóa tất giả thiết lập dự toán 5.3.1.2 Phương pháp dự toán ngân sách Chuẩn bị ngân sách q trình chuyển hóa mục tiêu tổ chức thành kế hoạch, rõ nguồn lực, trình tự kế hoạch cụ thể để thực mục tiêu đề Quá trình chuẩn bị ngân sách cần tuân thủ theo hệ thống phân cấp quản lý tổ chức Ngân sách trình bày gắn liền với mục tiêu kết phản ánh nguồn lực sẵn có giới hạn tài Đồng thời ngân sách cần cụ thể hóa tiêu định lượng, dễ dàng so sánh với kỳ gốc tổng hợp toàn ngân sách thực tế kế hoạch Thông thường, nhà quản trị dự án áp dụng số phương pháp sau:  Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp Trên sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ số liệu khứ liên quan tới dự án tương tự, nhà quản lý cấp cao tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị Họ ước tính tồn chi phí chi phí cho nhóm cơng việc lớn dự án Sau đó, thơng số chuyển xuống cho nhà quản lý cấp thấp Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính tốn chi phí cho cơng việc cụ thể liên quan Q trình dự tính chi phí tiếp tục nhà quản lý cấp thấp 116 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án o o Ưu điểm phương pháp:  Tổng ngân sách dự tốn phù hợp với tình hình chung đơn vị với yêu cầu dự án Ngân sách xem xét mối quan hệ với dự án khác, chi tiêu cho dự án với khả tài đơn vị  Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, chi tiêu tốn xem xét mối tương quan chung Nhược điểm phương pháp:  Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho dự án, phận chức năng, địi hỏi phải có kết hợp loại ngân sách để đạt kế hoạch ngân sách chung hiệu công việc không dễ dàng  Có cạnh tranh nhà quản trị dự án với nhà quản trị chức lượng ngân sách cấp thời điểm nhận Phương pháp dự toán ngân sách cản trở phối hợp nhịp nhàng nhà quản trị dự án với quản trị chức đơn vị  Dự tốn ngân sách cấp thấp bó hẹp phạm vi chi phí kế hoạch cấp trên, nên nhiều không phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ dự án  Phương pháp lập ngân sách từ lên Ngân sách dự toán từ thấp đến cao, từ phận theo nhiệm vụ kế hoạch tiến độ Sử dụng liệu chi tiết sẵn có cấp quản lý, trước tiên tính tốn ngân sách cho nhiệm vụ, công việc sở định mức sử dụng khoản mục đơn giá duyệt Nếu có khác biệt ý kiến thảo luận bàn bạc thống nhóm dự tốn, nhà quản trị dự án với quản trị chức Tổng hợp kinh phí dự tính cho nhiệm vụ cơng việc tạo thành ngân sách chung cho toàn dự án o Ưu điểm phương pháp:  Những người lập ngân sách người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với cơng việc nên họ dự tính xác nguồn lực chi phí cần thiết  Phương pháp dự toán biện pháp đào tạo nhà quản lý cấp thấp việc dự toán ngân sách o Nhược điểm phương pháp:  Ngân sách phát triển theo nhiệm vụ nên cần phải xây dựng danh mục đầy đủ công việc dự án Trong thực tế điều khó đạt  Các nhà quản lý cấp cao nhiều hội kiểm sốt q trình lập ngân sách cấp  Thường cấp có tư tưởng sợ cấp căt giảm kinh phí thực cơng việc nên có xu hướng dự tốn vượt mức cần thiết  Phương pháp dự toán ngân sách theo dự án Đây phương pháp dự toán ngân sách sở khoản thu chi phát sinh theo công việc tổng hợp theo dự án Phương pháp thực theo bước: o v1.0 Dự tính chi phí cho cơng việc dự án 117 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án o o Xác định phân bổ chi phí gián tiếp Dự tính chi phí cho năm vòng đời dự án  Phương pháp dự tốn ngân sách theo khoản mục chi phí Lập ngân sách theo khoản mục chi phí thường áp dụng cho phận chức phận gián tiếp ban quản lý dự án Việc dự toán tiến hành sở thực năm trước cho khoản mục chi tiêu, sau tổng hợp lại theo đơn vị phận khác tổ chức 5.3.1.3 Khái toán dự tốn chi phí cơng việc dự án  Các loại chi phí Để ước tính chi phí, cần xác định rõ nội dung chi phí hai loại chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp o Chi phí trực tiếp Đây khoản mục chi phí xác định cụ thể, trực tiếp cho công việc dự án Chi phí trực tiếp kiểm sốt và quản lý dễ dàng chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp dự án gồm số khoản mục sau:  Chi phí tiền lương trực tiếp;  Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;  Chi phí thiết bị trực tiếp;  Chi phí dịch vụ trực tiếp;  Chi phí quản lý trực tiếp… o Chi phí gián tiếp Đây khoản chi phí khơng tính trực tiếp cho công việc dự án lại cần thiết nhằm trì hoạt động dự án Chi phí gián tiếp bao gồm:  Chi phí lao động gián tiếp;  Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp;  Chi phí thiết bị gián tiếp; o  Chi phí văn phịng dự án…  Chi phí liên quan đến thời gian Phương pháp đường găng giải mối quan hệ đánh đổi chi phí thời gian thực cơng việc dự án Khi chi phí dự án tăng (hoặc giảm) ảnh hưởng ảnh hưởng đến độ dài thời gian thực công việc dự án Những chi phí tăng thêm giảm ảnh hưởng yếu tố thời gian bao gồm:  Chi phí thuê thiết bị tăng thêm kéo dài thời gian thực cơng việc  Chi phí điện, nước tăng thêm kéo dài thời gian hoạt động văn phịng dự án  Chi phí tiền cơng tăng thêm phải làm thêm  Đơn giá hợp đồng thay đổi thời gian… 118 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án  Các phương pháp ước tính o Ước tính tương tự (ước tính – xuống): Sử dụng chi phí thực từ dự án tương tự trước làm sở cho việc ước tính chi phí dự án Ước tính tương tự thường sử dụng để ước tính tổng chi phí dự án thơng tin chi tiết dự án hạn chế Phương pháp tốn lại khơng xác Nó đáng tin cậy dự án trước thực tương tự cá nhân hay nhóm ước tính có chun mơn tốt o Phương pháp mơ hình hóa Sử dụng tham số mơ hình tốn để dự đốn chi phí dự án Các mơ hình đơn giản phức tạp Phương pháp cho kết khả thi thông tin lịch sử sử dụng xác xác định rõ tham số sử dụng mơ hình o Ước tính từ lên Phương pháp sử dụng để ước tính chi phí phần cơng việc riêng lẻ, từ tính cho tồn dự án Chi phí tính xác phương pháp phụ thuộc vào quy mô công việc Các phần việc nhỏ chi phí tính xác cao Do nhóm quản lý dự án phải cân nhắc yêu cầu xác cao với chi phí ước tính cao thực áp dụng ước tính o Các cơng cụ máy tính o Các phần mềm quản lý dự án bảng biểu kế tốn hỗ trợ nhiều cho việc ước tính chi phí cơng việc dự án  Dự tốn chi phí cơng việc dự án Dự tốn việc xác định chi phí chi tiết vào hệ thống công việc, khoản mục, chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án Dự tốn chi phí thực bước cơng việc tài liệu sau hình thành: o Thiết kế dự án o Phạm vi công việc o Hóa đơn nguyên vật liệu (BOM), bảng kê chi tiết, phận, nguyên vật liệu sử dụng o Kế hoạch chi tiết o Định mức chi phí tiền cơng, máy Để dự tốn chi phí cơng việc xác cần dự tốn theo khoản mục chi phí sau như: chi phí trực tiếp – gián tiếp; chi phí lao động, thiết bị, nguyên vật liệu, vận chuyển… Các khoản mục chi phí liên quan đến thời gian, chi phí theo đơn vị, tổ… Ngân sách theo cơng việc coi loại ngân sách tác nghiệp Việc dự tốn chi phí cho cơng việc xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu thời kỳ, góp phần thực tiến độ thời gian Ngân sách công việc lập sở phương pháp phân tích cơng việc thực qua bước sau: o Bước 1: chọn hoạt động cấu phân tách công việc để lập dự tốn chi phí o Bước 2: Xác định tiêu chuẩn hồn thiện cho cơng việc (kỹ thuật, kinh tế…) v1.0 119 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án Nếu bị hạn chế nguồn lực:  Bước 3: Xác định nguồn lực cần thiết để thực công việc  Bước 4: Xác định định mức nguồn lực phù hợp  Bước 5: Xem xét tác động xảy kéo dài thêm thời gian  Bước 6: Tính tốn chi phí thực cơng việc Nếu bị giới hạn thời gian:  Bước 3: Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực công việc  Bước 4: Trên sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hồn thiện cơng việc  Bước 5: Tính tốn chi phí thực cơng việc Nếu không bị hạn chế nguồn lực thời gian:  Bước 3: Xác định định mức nguồn lực phù hợp cho cơng việc  Bước 4: Tính tốn chi phí thực cơng việc 5.3.2 Quản lý chi phí dự án 5.3.2.1 Phân tích dịng chi phí dự án Phân tích dịng chi phí dự án giúp nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn cung cấp theo tiến độ đầu tư nhằm nâng cao hiệu đồng vốn Phương pháp phân tích dịng chi phí dự án dựa sở chi phí thực theo cơng việc số ngày hồn thành cơng việc Giả định chi phí sử dụng đồng ngày thực công việc, cho phép tính chi phí bình quân ngày thực công việc dự án Dựa vào kế hoạch triển khai sớm mức chi phí ngày, xây dựng đường cong chi phí tích lũy Đường cong đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch triển khai muộn (thiết lập cách tương tự) sở để quản lý chi phí dự án Trên sở hai dịng chi phí, nhà quản lý định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm muộn nhằm tiết kiệm tối đa chi phí Nếu dịng tiền phát sinh theo kế hoạch triển khai sớm chủ yếu vào thời kỳ đầu tiến hành dự án việc vay mượn đầu tư sớm (nếu phải vay), đồng nghĩa với việc chi trả lãi vay nhiều Như vậy, chi phí tài dự án theo kế hoạch triển khai sớm lớn kế hoạch triển khai muộn 5.3.2.2 Kiểm sốt chi phí dự án Kiểm sốt chi phí việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định thay dổi so với kế hoạch, sở đề xuất giải pháp để quản lý hiệu chi phí dự án Kiểm sốt chi phí bao gồm nội dung sau:  Kiểm sốt việc thực chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch  Ngăn cản thay đổi không phép, không so với đường chi phí sở  Thơng tin cho cấp thẩm quyền thay đổi phép 120 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Bài quan trọng môn học Trong học đề cập tới hai khía cạnh Quản trị thời gian, tiến độ dự án quản trị trình phân phối nguồn lực dự án Nguồn lực dự án ln có hạn việc phân phối nguồn lực cho dự án có hiệu cao việc làm khó Bài học đưa số công cụ để quản trị dự án phương pháp sơ đồ mạng, phương pháp kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án (PERT_ Program Evaluation and Review Technique) phương pháp đường găng (CPM_ Critical Path Method) Ứng dụng phương pháp khơng giúp học viên tiếp thu kiến thức kỹ quản lý thời gian, tiến độ, dự toán ngân sách… vận dụng vào quản trị dự án thực tế v1.0 121 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án CÂU HỎI CUỐI BÀI Trình bày phương pháp AOA AON Trình bày nội dung sơ đồ PERT/CPM Xây dựng biểu đồ GANTT quản trị dự án Bạn hiểu biểu đồ điều chỉnh nguồn lực Tại phải dự toán ngân sách? Nêu phương pháp dự toán ngân sách BÀI TẬP 5.1 Hãy điền số chữ thích hợp để tạo sơ đồ PERT hồn chỉnh Hãy giải thích sơ đồ PERT Sau điền đầy đủ số chữ thích hợp, biểu diễn kiện công việc dạng văn 1 1 1 5.2 Từ sơ đồ PERT đây, trình bày dự án tưởng tượng có lịch trình theo sơ đồ cho E A H D H I G B 122 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án 5.3 Hãy vẽ sơ đồ PERT theo liệu Công việc Công việc trước A - B - C - D A E C F A, B 5.4 Hãy vẽ sơ đồ PERT theo bảng số liệu Công việc Công việc trước Thời gian (Tuần) A - B - C - D A E B F B G C H D, E I G J H, F, G 5.6 Hãy tính thời gian thực cơng việc theo phương pháp ngẫu nhiên từ bảng số liệu Sau tính vẽ sơ đồ PERT Cơng việc v1.0 Thời gian Thời gian Thời gian T(A) Trình tự lạc quan (a) thực (m) bi quan (b) A1 ? Bắt đầu A2 0.5 1.5 ? Bắt đầu A3 ? Bắt đầu A4 ? Sau A1, A2 A5 ? Sau A1 A6 ? Sau A1 A7 ? Sau A3, A5 123 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án 5.7 Hãy đặt ký hiệu thời gian phù hợp vào ô trống để biểu đồ PERT hồn chỉnh, sau chuyển từ biểu đồ PERT có sang biểu đồ GANTT 5.8 Hãy liệt kê công việc xây ngơi nhà mái bằng, tầng diện tích 50m2 Hãy dự tính thời gian trung bình để thực cơng việc kể sau vẽ biểu đồ GANTT biểu diễn q trình xây dựng ngơi nhà 5.9 a) Hãy đưa liệu hợp lý vào biểu đồ để có biểu đồ GANTT hoàn chỉnh b) Hãy tưởng tượng bạn nhà quản trị giải thích biểu đồ GANTT vừa lập cho nhân viên bạn 5.10 a) Dưới phần đồ thị biểu đồ GANTT đơn giản trình bày 3D, thêm số liệu để có biểu đồ GANTT hồn chỉnh b) Sau có biểu đồ GANTT hồn chỉnh, chuyển sang biểu diễn số liệu dạng sơ đồ PERT 124 v1.0 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Câu Phương pháp sơ đồ mạng giúp nhà quản trị dự án a Quản lý chi phí b Quản lý nhân c Quản lý công việc c Khác Câu Các quan hệ công việc mạng công việc a Phụ thuộc bắt buộc b Phụ thuộc tùy ý c Phụ thuộc bên d Tất phương án Câu Các mũi tên mơ hình AON thể a Độ dài công việc b Thứ tự công việc c Định hứớng dự án d Khác Câu PERT phương pháp a Xác định thứ tự công việc b Xây dựng quản lý dự án c Xác định độ dài thời gian tối đa dự án d Các phương án Câu Nội dung biểu đồ GANTT a Xây dựng hệ thống công việc dự án b Xây dựng chiều dài công việc c Xác định cách tốt công việc khác dự án cần thực thời kỳ định d Quản lý dự án mặt tiến độ Câu GANTT thường áp dụng cho a Các dự án lớn b Các dự án phức tạp c Các dự án có số lượng công việc vừa phải d Tất phương án Câu Biểu đồ đường chéo dùng để a Phản ánh thời gian công việc b Phản ánh thứ tự công việc c Quản lý tiến độ c Tất phương án Câu Điểm giống biểu đồ đường chéo biểu đồ GANTT a Dễ sử dụng b Xây dựng đơn giản c Hữu ích với dự án có số cơng việc khơng q nhiều d Tất phương án Câu Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh a Tổng nguồn lực dự án b Cách thức phân phối nguồn lực v1.0 125 Bài 5: Tổ chức quản trị dự án c Số lượng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ thời kỳ định cho cơng việc tồn vịng đời dự án d Nhu cầu cao thấp khác loại nguồn lực giai đoạn Câu 10 Biểu đồ phụ tải nguồn lực có tác dụng giúp nhà quản trị dự án a Quản lý nguồn lực b Quản lý tiến độ c Điều phối nguồn lực phù hợp d Tất phương án Câu 11 Điều chỉnh nguồn lực phù hợp với phương pháp dự trữ a Theo lô lớn b Từng mặt hàng cụ thể c Đúng thời điểm d Tất phương án Câu 12 Dự toán ngân sách nhằm a Tính tốn tổng vốn đầu tư c Phân phối nguồn quỹ cho hoạt động b Lên kế hoạch chi phí d Tất phương án Câu 13 Dự toán theo khoản mục chi phí thực sở a Chi phí thực tế cho khoản mục b Căn vào dự án tương tự c Thực năm trước cho khoản mục chi tiêu d Tất phương án Câu 14 Khái tốn chi phí dự án góp phần a Xây dựng ngân sách dự án c Xác định chi phí trực tiếp gián tiếp b Ước tính chi phí dự án d Tất phương án Câu 15 Quản lý chi phí dự án nhằm a Chủ động việc điều phối tài b Khống chế khoản chi phí c Đánh giá hiệu chi phí d Tất phương án 126 v1.0