Bài giảng microsoft excel

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ -  - BÀI GIẢNG MICROSOFT EXCEL Mã số: MH19 NGHỀ: KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Email: cntt.cnnlnb@gmail.com [Lưu hành nội bộ] -2018- MỤC LỤC Bài TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL 1.1 KHÁI NIỆM 1.1.1 Excel gì? 1.1.2 Ribbon gì? 1.1.3 Giới thiệu hình làm việc MS Excel 1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT, PHÓNG TO, THU NHỎ CỬA SỔ 1.2.1 Khởi động 1.2.2 Thu nhỏ 1.2.3 Phóng to 1.2.4 Thoát 1.3 THAO TÁC VỚI Ô VÀ VÙNG 1.3.1 Chọn vùng 1.3.2 Sao chép di chuyển vùng 1.3.3 Chèn, xố ơ, dịng cột 1.3.4 Thay đổi độ rộng cột chiều cao hàng 1.4 DI CHUYỂN TRONG BẢNG TÍNH VÀ SỬ DỤNG PHÍM TẮT 1.4.1 Sheet Tab 1.4.2 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển 1.5 THAO TÁC VỚI WORKBOOK 10 1.5.1 Tạo workbook 10 1.5.2 Mở workbook có sẵn ổ đĩa 11 1.5.3 Lưu workbook 12 1.5.4 Đóng workbook 13 1.5.5 Sắp xếp workbook 13 1.6 THAO TÁC VỚI WORKSHEET 13 1.6.1 Chèn thêm worksheet vào workbook 13 1.6.2 Đổi tên 14 1.6.4 Sắp xếp 14 1.6.5 Sao chép 14 1.6.6 Ẩn/hiện worksheet 15 1.7 SỬ DỤNG CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC 15 1.7.1 Sử dụng Zoom 15 1.7.2 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 16 Bài LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 19 2.1 NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH 19 2.1.1 Nhập liệu 19 2.1.2 Nhập ký tự đặc biệt 20 2.1.3 Hiệu chỉnh nội dung 21 i 2.1.4 Sử dụng chức Fill Auto Fill 21 2.2 ĐỊNH DẠNG 23 2.2.1 Định dạng chung 23 2.2.2 Bảng định dạng bảng 31 2.2.3 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu 32 2.3 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 32 2.3.1 Tìm kiếm 32 2.3.2 Thay 33 Bài HÀM TRÊN EXCEL 35 3.1 GIỚI THIỆU CÔNG THỨC & HÀM 35 3.1.1 Giới thiệu công thức (Formula) 35 3.1.2 Giới thiệu hàm (Function) 36 3.1.3 Nhập công thức & hàm 37 3.1.4 Các địa Excel 38 3.2 CÁC HÀM TRONG EXCEL 39 3.2.1 Các hàm xử lý văn bản: 39 3.2.2 Các hàm số thống kê 40 3.2.3 Các hàm ngày h 45 3.2.4 Hàm Logic 46 3.2.5 Các hàm tìm kiếm tham chiếu 47 Bài XỬ LÝ DỮ LIỆU 58 4.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL 58 4.2 SẮP XẾP DỮ LIỆU 58 4.3 LỌC CSDL 59 4.3.1 Quy trình lọc đơn giản: 59 4.3.2 Quy trình lọc phức tạp: 59 4.3.3 Lọc cao cấp (Advanced) 60 4.4 CÁC HÀM VỀ CSDL 61 4.4.1 Hàm DSUM 61 4.4.2 Hàm DMAX 62 4.4.3 Hàm Dmin 62 4.4.4 Hàm Dcounta 63 4.5 TẠO BẢNG TỔNG CỘNG THEO NHÓM 63 Bài ĐỒ THỊ TRONG EXCEL 68 5.1 GIỚI THIỆU ĐỒ THỊ 68 5.2 VẼ ĐỒ THỊ 68 5.3 CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỒ THỊ 71 5.3.1 Nhận biết thành phần đồ thị 71 5.3.2 Các thao tác với đồ thị 72 ii 5.3.3 Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 74 5.3.4 Thao tác với chuỗi số liệu đồ thị 78 Bài ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH 81 6.1 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG 81 6.2 THIẾT LẬP THÔNG SỐ CHO TRANG IN 81 6.3 THIẾT LẬP THÔNG SỐ HỘP THOẠI PRINT 85 iii Bài TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL Mục tiêu: Sau học xong phần người học có khả năng: - Trình bày số khái niệm bảng tính Excel; - Thực khởi động khỏi chương trình ứng dụng, thao tác ô, vùng, WorkSheet Workbook; - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong cơng nghiệp, có trách nhiệm sáng tạo Nội dung: 1.1 KHÁI NIỆM 1.1.1 Excel gì? Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: - Tính tốn đại số, phân tích liệu - Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách - Truy cập nguồn liệu khác - Vẽ đồ thị sơ đồ - Tự động hóa cơng việc macro - Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác  Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn  Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng)  Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị  Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Hình 1.1: Các thành phần Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” Hình 1.2: Giao diện Excel Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh check vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh cịn q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Hình 1.3: Các lệnh thực đơn Office 1.1.2 Ribbon gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập, trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Để làm ẩn Ribbon ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1 double click vào menu lệnh Hình 1.4: Thanh cơng cụ Ribbon 1.1.3 Giới thiệu hình làm việc MS Excel 1.1.3.1 Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh tiêu đề (Title bar) Hình 1.5: Thanh Tiêu đề (Title Bar) 1.1.3.2 Thanh chứa lệnh thẻ - Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… - Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … - Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn - Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn Excel - Data: Các nút lệnh liệu ngồi Excel, danh sách, phân tích liệu,… - Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính - View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … - Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options  Popular  Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… 1.1.3.3 Thanh trạng thái Hình 1.6: Thanh trạng thái 1.1.3.4 Thanh cuộn (Scroll bar) Thanh dọc ngang gọi chung (scroll bars) Bởi hình Excel hiển thị (cho xem) phần bảng tính thao tác, nên ta phải dùng dọc để xem phần bên hay bên bảng tính dùng ngang để xem phần bên trái hay bên phải bảng tính - Thanh dọc dài nhất, nằm dọc bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên mũi tên xuống; có trượt để hình lên xuống - Thanh ngang nằm ngang, thứ hai từ hình đếm lên Có hình dạng giống dọc, khác nằm ngang Hình 1.7: Thanh ngang - Cách sử dụng + Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để hình sang trái + Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để hình sang phải 1.1.3.5 Thanh thước kẻ (Ruler) 1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT, PHĨNG TO, THU NHỎ CỬA SỔ 1.2.1 Khởi động Có cách khởi động chương trình ứng dụng Excel: - Cách 1: trái Bước 1: Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên Bước 2: Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel - Cách 2: Di chuyển chuột đến biểu tượng chương trình Microsoft Office Excel 2010 desktop - Cách 3: Di chuyển chuột đến biểu tượng chương trình Microsoft Office Excel 2010 cơng việc phía nang hình 1.2.2 Thu nhỏ Hình 1.8: Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thao tác thực cửa sổ mở to, nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel thu gọn lại thành biểu tượng Taskbar Windows bên cạnh nút Start 1.2.3 Phóng to Thao tác thực cửa sổ bị thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng Taskbar bên phía hình thu gọn Excel 1.2.4 Thoát Nhấp chuột vào nút góc bên phải để khỏi Excel Hoặc Excel cách nhấn nút Office  chọn Exit Excel 1.3 THAO TÁC VỚI Ô VÀ VÙNG 1.3.1 Chọn vùng - Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hành đến góc bên trái vùng cần chọn, sau giữ trái chuột kéo xuống qua phải đến vị trí cuối vùng thả chuột - Nếu dùng phím sau chọn bạn giữ phím Shift nhấn phím và để đến cuối vùng thả phím (Bạn làm ngược lại chọn cuối vùng trước kéo chọn đến ô đầu tiên) - Khi muốn chọn sheet hành nhấn , muốn chọn workbook (nghĩa chọn tất sheet) nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Select All Sheets Hình 5.6: Hộp thoại Insert Chart  Chọn màu cho đồ thị Ngoài ra, bạn thấy tông màu đồ thị chưa đẹp vào chọn Chart Tools Design Chart Styles chọn More ( ) Hình 5.7: Màn hình mơ tả chọn Chart Style 5.3 CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỒ THỊ 5.3.1 Nhận biết thành phần đồ thị 5.3.1.1 Các thành phần thông dụng 71 Chart Title/ Tiêu đề đồ thị Chart Area/ Khu vực đồ thị Plot Area/ Khu vực phát họa Data Label/ Nhãn liệu Legend/ Chú thích Horizontal Gridlines/ lưới ngang Horizontal Axis/ Trục ngang Data Table/ Bảng liệu Horizontal Axis Title/Tiêu đề trục nằm ngang 10 Vertical Gridlines/ lưới dọc 11 Vertical Axis/ Trục dọc 12 Vertical Axis Title/Tiêu đề trục dọc 5.3.1.2 Một số thành phần có đồ thị 3-D: - Back wall: Màu/ hình phía sau đồ thị - Side wall: Màu/ hình cạnh bên đồ thị - Floor: Màu/ hình bên đồ thị - Column depth: Độ sâu thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dạng 3-D 5.3.2 Các thao tác với đồ thị 5.3.2.1 Chọn thành phần đồ thị - Cách dễ dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần chọn có nút xuất bao quanh - Khi đồ thị chọn, dùng phím mũi tên để di chuyển đến thành phần đồ thị - Ngồi ra, bạn chọn thành phần Chart Tools Format Current Selection 72 Hình 5.8: Chọn thành phần đồ thị 5.3.2.2 Di chuyển đồ thị Đồ thị Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyển, đầu trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên chiều Giữ trái chuột di chuyển đồ thị đến nơi khác 5.3.2.3 Thay đổi kích thước đồ thị Đồ thị Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thước, xung quanh đồ thị xuất nút nắm Di chuyển chuột vào nút này, giữ trái chuột kéo hướng vào tâm đồ thị để thu nhỏ hướng ngồi để phóng to 5.3.2.4 Sao chép đồ thị Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím để chép đồ thị vào nhớ, di chuyển đến bảng tính nhấn để dán đồ thị vào 5.3.2.5 Xóa đồ thị Chọn đồ thị sau nhấn phím Delete để xóa đồ thị Để xóa Chart Sheet, trước tiên chọn Chart Sheet, sau nhấp phải chuột chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh 5.3.2.6 Thêm thành phần đồ thị Chọn đồ thị chọn Chart Tools Design Chart Layouts Sử dụng nhóm lệnh tạo thành phần tương ứng đồ thị thiết kế sẵn tựa đề, thích, nhãn, đường lưới,… 5.3.2.7 Sắp xếp xóa thành phần đồ thị Một số thành phần đồ thị di chuyển tựa đề, thích, nhãn Muốn di chuyển thành phần trước tiên dùng chuột chọn nó, sau nhấp giữ trái cạnh thành phần kéo đến vị trí đồ thị Ngồi vào Chart Tools Layout chọn từ danh sách thiết kế sẵn Để xóa thành phần nào, bạn cần dùng chuột chọn thành phần nhấn phím Delete 73 Hình 5.9: Các thành phần đồ thị 5.3.2.1 In đồ thị - In đồ thị giống in đối tượng khác Excel lưu ý Print Preview trước in để đảm bảo trang in trọn vẹn nội dung - Nếu bạn muốn in đồ thị thành trang riêng chọn đồ thị nhấp nút Print để in, Excel lệnh in đồ thị mà bạn chọn 5.3.3 Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 5.3.3.1 Hiệu chỉnh đồ thị dạng - Bước 1: Chọn Plot Area Chart Tools Format Shape Styles chọn kiểu định - Bước 2: Muốn phóng to/ thu nhỏ Plot Area  Nhấp chuột trái vào nút bao quan Plot Area kéo hướng vào Plot Area để thu nhỏ hướng Plot Area để phóng to 5.3.3.2 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, thích, tiêu đề trục hồnh trục tung,… Tùy theo kiểu đồ thị xử lý mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh loại tiêu đề kiểu đồ thị - Để thêm tiêu đề cho đồ thị vào: Chart Tools Layout Labels Chart Title lựa chọn kiểu từ danh sách - Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart Tools Layout Labels Axis Titles lựa chọn kiểu từ danh sách - Để thêm thích vào Chart Tools Layout Labels Legend lựa chọn kiểu từ danh sách - Để thêm nhãn liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Labels lựa chọn kiểu từ danh sách - Để thêm bảng liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Table lựa chọn kiểu từ danh sách - Ngoài chèn Text Box vào đồ thị Chart Tools Layout Insert Text Box 74 Hình 5.10: Hiệu chỉnh thích cho đồ thị từ hộp thoại Data Source 5.3.3.2 Hiệu chỉnh đường lưới ngang dọc - Muốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn chọn Plot Area, vào Chart Tools Layout Axes Gridlines chọn kiểu phù hợp từ danh sách - Để hiệu chỉnh màu sắc, kiểu đường lưới chọn vào Chart Tools Format Shape Style chọn kiểu màu sắc theo nhu cầu 5.3.3.3 Hiệu chỉnh thông số cho trục đồ thị - Nhấp phải chuột chọn Format Axis… Sau giải thích thơng số hộp thoại Format Axis 75 Hình 5.11: Hộp thoại Format Axis tùy theo giá trị trục mà bạn chọn - Value Axis Hầu hết đồ thị trình bày giá trị trục tung phân nhóm trục hoành Các bạn nên chọn thử để biết rõ công dụng tùy chọn + Minimum: Xác định giá trị nhỏ trục (giá trị khởi đầu) * Auto: Để Excel tự xác định * Fixed: Qui định giá trị nhỏ cho trục + Maximum: Xác định giá trị lớn trục (giá trị kết thúc) * Auto: Để Excel tự xác định * Fixed: Qui định giá trị nhỏ cho trục + Major unit: Xác định giá trị khoảng chia trục * Auto: Để Excel tự xác định * Fixed: Qui định giá trị nhỏ cho trục * Minor unit: Xác định giá trị khoảng chia phụ trục * Auto: Để Excel tự xác định * Fixed: Qui định giá trị nhỏ cho trục + Values in reverse order: Đảo thứ tự xếp giá trị trục + Logarithmic scale: Chuyển giá trị trục sang hệ logarith với số ta qui định Base (không thể dùng cho giá trị âm hay 0) + Display units: Chọn đơn vị hiển thị trục + Show display units label on chart: Cho hiển thị nhãn đơn vị đồ thị 76 thị thị + Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách đồ * None Không sử dụng * Inside Hiển thị phía bên trục * Outside Hiển thị phía bên trục * Cross Hiển thị cắt ngang trục + Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ đồ + Axis labels Xác định cách hiển thị nhãn trục * None Khơng sử dụng * High Hiển thị phía bên phải trục * Low Hiển thị phía bên trái trục * Next to Axis Hiển thị kế bên trục (theo mặc định) - Horizontal axis crosses: Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hoành (Đối với đồ thị 3-D tùy chọn Floor crosses at) + Automatic: Do Excel tự xác định + Axis value: Xác định giá trị mà trục giao + Maximum axis value: Hai trục giao giá trị lớn trục (tung) - Category Axis + Interval between tick marks Xác định thể nhóm theo khoảng chia (có nhóm khoảng chia, thường nhóm) + Interval between labels Xác định xuất nhãn theo khoảng chia * Automatic Excel tự xác định (thường 1) * Specify interval unit: Xác định nhãn xuất sau khoảng chia trục + Categories in reverse order: Các nhóm thể theo thứ tự ngược lại + Label distance from axis: Xác định khoảng cách nhãn so với trục + Axis Type: Xác định loại trục sử dụng Automatic, Text axis Date axis + Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách đồ thị Minor tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ đồ thị + Axis labels: Xác định cách hiển thị nhãn trục + Vertical axis crosses: Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung * Automatic: Do Excel tự xác định * At category number: Xác định số nhóm mà trục giao * At maximum category: Hai trục giao giá trị lớn trục + Position Axis: Qui định cách hiển thị nhóm nhãn trục (Dùng cho đồ thị 2-D area, column, line) * On tick marks: Hiện ký hiệu phân cách * Between tick marks: Hiện ký hiệu phân cách - Time Scale Axis + Minimum: Xác định giá trị (ngày) nhỏ trục (ngày bắt đầu) + Maximum: Xác định giá trị (ngày) lớn trục (ngày kết thúc) + Major unit: Xác định khoảng chia trục (đơn vị ngày, tháng hay năm) 77 năm) axis đồ thị thị hoành + Minor unit: Xác định khoảng chia phụ trục (đơn vị ngày, tháng hay + Base Unit: Xác định đơn vị tính cho trục + Dates in reverse order: Hiển thị theo thứ tự ngược lại trục + Axis Type: Xác định loại trục sử dụng Automatic, Text axis Date + Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách + Minor tick mark type: Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ đồ + Axis labels: Xác định cách hiển thị nhãn trục + Vertical Axis crosses: Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục * Between dates: Do Excel tự xác định * At date: Giao ngày bạn nhập vào * At maximum date: Giao ngày lớn (gần nhất) trục * Position Axis: Qui định cách hiển thị nhóm nhãn trục (Dùng cho đồ thị 2-D area, column, line) * On tick marks: Hiện ký hiệu phân cách * Between tick marks: Hiện ký hiệu phân cách 5.3.4 Thao tác với chuỗi số liệu đồ thị 5.3.4.1 Xóa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị - Bước 1: Chọn chuỗi số liệu đồ thị (Ví dụ: chọn đường cung) - Bước 2: Nhấn phím Delete bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thị Hình 5.12: Minh họa xóa chuỗi đường cung khỏi đồ thị 5.3.4.2 Thêm chuỗi vào đồ thị - Bước 1: Chọn đồ thị cần thêm chuỗi vào - Bước 2: Chart Tools Design Data Select Data Hộp thoại Select Data Source xuất - Bước 3: Nhấp nút Add, hộp thoại Edit Series xuất - Bước 4: Đặt tên cho chuỗi Series Name (bằng tham chiếu nhập trực tiếp tên vào từ bàn phím) chọn vùng chứa liệu Series Values Ngoài ta thêm nhanh chuỗi vào đồ thị cách chép (Ctrl+C) liệu vào nhớ, sau chọn đồ thị dán (Ctrl+V) vào đồ thị 78 Hình 513: Minh họa thêm chuỗi liệu tháng 3/2015 vào đồ thị 5.3.4.3 Thay đổi chuỗi số liệu Cũng với ví dụ ta muốn vẽ cho sản phẩm Giày Dép - Bước 1: Chọn đồ thị cần chỉnh sửa - Bước 2: Chart Tools Design Data Select Data Hộp thoại Select Data Source xuất - Bước 3: Chọn chuỗi cần chỉnh sửa, nhấp nút Edit, hộp thoại Edit Series xuất - Bước 4: Chọn lại vùng liệu Series Values Làm tương tự cho chuỗi số liệu khác Hình 5.14: Minh họa thay đổi chuỗi số liệu 5.3.4.4 Thêm đường xu hướng vào đồ thị 79 Khi vẽ đồ thị với liệu theo thời gian thường vẽ thêm đường xu hướng để biết xu hướng tương lai tập liệu Một tập số liệu có nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích Để thêm đường xu hướng bạn vào: - Chart Tools  Layout Analysis Trendline chọn kiểu đường xu hướng từ danh sách hay vào More Trendline Options… Hình 5.15: Minh họa thêm đường xu hướng vào đồ thị BÀI TẬP 5.1 Vẽ đồ thị dạng hình khối trịn ghi đầy đủ tên quốc gia, tỉ lệ phần trăm khách lưu trú tai khách sạn năm: Quốc Gia Singapore Indonesia Số Lượng 7300 4500 Philippines 7900 Thailand 200 Malayia 7300 Viêt Nam 1400 Vẽ đồ thị dạng khối cột để biểu diễn, so sánh sản lượng bán cữa hàng theo năm, số liệu sau: Năm 2013 2014 Đậu Cao Su Cà Phê Thịt Hạt Điều 80681 75105 110502 8389 53460 90000 81795 45355 4263 66098 80 Bài ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH Mục tiêu: Sau học xong phần người học có khả năng: - Trình bày cách định dạng thông số cho trang in; - Thực in ấn trang bảng tính; - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm sáng tạo Nội dung: 6.1 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG Excel 2010 hỗ trợ mạnh việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn thấy kết in hình Có chế độ hiển thị Nornal View, Page Layout View Page Break Preview Để truy cập chế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Views chọn kiểu xem - Normal View: Đây chế độ bạn sử dụng thường xuyên q trình nhập liệu, tính tốn,… bảng tính chế độ mặc định Excel - Page Layout View: Là chế độ xem trước in, chế độ bạn tính tốn nhập liệu - Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, bạn chia lại trang cách kéo thả đường chia cách trang 6.2 THIẾT LẬP THÔNG SỐ CHO TRANG IN Tất tùy chọn thiết lập thông số trang in có nhóm Page Layout nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trang,…) Bạn thiết lập thơng số vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout đến nhóm Page Setup nhấn vào nút Hình 6.1: Nhóm Page Setup Thanh Ribbon 81 Hình 6.2: Hộp thoại Page Setup chọn thẻ Page - Thẻ Page: + Orientation: * Portrait: Chọn trang dọc * Landscape : Chọn trang ngang + Paper size : Chọn khổ giấy in (A3, A4…) - Thẻ margins Hình 6.3: Hộp thoại Page Setup chọn thẻ Margins + Top: canh lề + Bottom: canh lề + Left: canh lề trái + Right: canh lề phải + Header: canh lề tiêu đề đầu trang + Footer: canh lề tiêu đề chân trang + Ngồi cịn có tùy chọn canh giữa: Horizontally: canh trang theo chiều ngang Vertically: canh trang theo chiều dọc - Thêm thông tin vào đầu cuối trang: thẻ Header/Footer 82 Hình 6.4: Hộp thoại Page Setup chọn thẻ Header/Footer Khi click chuột chọn Custom Header xuất hộp thoại Hình 6.5: Hộp thoại Header Khi click chuột vào Custom Footer xuất hộp thoại Hình 6.6: Hộp thoại Custom Footer 83 Các mã lệnh nút lệnh Header Footer Nút lệnh Mã lệnh &[Page] Chức Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang in &[Date] Hiển thị ngày &[Time] Hiển thị &[Path]&[File] &[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin Tên tập tin Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Khơng có Chèn hình lựa chọn vào Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào hộp thoại Insert Picture, chọn hình nhấn nút Insert Thiết lập thơng cố cho hình chèn vào Khơng có Ở hộp thoại Custom Header Custom Footer cho phép bạn thiết lập tiêu đề đầu trang cuối trang MS.Word Có điểm khác so với MS.Word Excel phân thành vùng: + Left section: tiêu đề canh lề trái + Center section: tiêu đề canh + Right section: tiêu đề canh lề phải Bạn chèn ngày giờ, số trang tự động, hiển thị tên tập tin…từ vào nút lệnh tương ứng hộp thoại mô tả bảng “Các mã lệnh nút lệnh Header Footer” - Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào số trang định ta dùng Ribbon Page Layout Scale To Fit Scale Ta thu nhỏ tài liệu đến 10% phóng to tới 400% Ngồi ta ép Excel in tài liệu với số trang ta qui định Ribbon Page Layout Scale To Fit Width Ribbon Page Layout Scale To Fit Height (xem hình 6.7) - In đường lưới ô Để in đường lưới kẽ ô bảng tính ta chọn Ribbon Page Layout Sheet Options Gridline Print Hình 6.7: Mơ tả điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Ribbon 84 6.3 THIẾT LẬP THÔNG SỐ HỘP THOẠI PRINT Để gọi hộp thoại Print, có cách: - Cách 1: Click chuột File chọn Print - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Dùng hộp thoại để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng số tùy chọn khác Bạn thực thiết lập hộp thoại in theo hình 6.8: Số in Thực in Chọn máy in Chọn in từ trang… đến trang… Chọn in trang dọc hay ngang Chọn in khổ giấy in Hình 6.8: Hộp thoại Print - Selection: Chỉ in vùng chọn trước nhấn lệnh Office Print - Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn - Entire workbook: In toàn workbook - Table: Chỉ có tác dụng hành bảng, chọn in bảng - Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực BÀI TẬP 6.1 Định dạng tập chương trước để xuất trang in 85 ... chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel - Cách 2: Di chuyển chuột đến biểu tượng chương trình Microsoft Office Excel 2010 desktop...MỤC LỤC Bài TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL 1.1 KHÁI NIỆM 1.1.1 Excel gì? 1.1.2 Ribbon gì? 1.1.3 Giới thiệu hình làm việc MS Excel 1.2... trình Microsoft Office Excel 2010 cơng việc phía nang hình 1.2.2 Thu nhỏ Hình 1.8: Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thao tác thực cửa sổ mở to, nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel