Bài giảng: MICROSOFT EXCEL

BÀI GIẢNG Chƣơng 3: MICROSOFT EXCEL Th.sĩ Nguyễn Văn Hiểu - Là phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. - Công cụ rất hữu ích: + Quản lí các dữ liệu + Không quá lớn + Những tính toán hàng ngày trong nhiều lĩnh vực khác nhau - Các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu + Thực hiện đƣợc nhiều phép tính từ đơn giản đế phức tạp + Tổ chức lƣu trữ thông tin bằng bảng: bảng lƣơng, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán + Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liêu mới 3.1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 3.1.1. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 3.1.1.1. KHỞI ĐỘNG EXCEL - Chọn Start / Program / Microsoft Office / Microsoft Excel 2003 hoặc có thể Click biểu tƣợng Excel trên Start Menu 3.1.1.2. THOÁT KHỎI EXCEL - Trƣớc khi thoát ghi lại file đã soạn thảo. Nếu không Ms.Excel sẽ hỏi: + Chọn Yes nếu muốn ghi + Chọn No nếu không muốn ghi + Chọn Cancel nếu muôn hủy lệnh thoát Các cách thoát + Click nút x ở góc trên bên phải màn hình + Chọn lệnh File / Exit + Double click biểu tƣợng cuả chƣơng trình ở phía trên góc trái. + Nhấn tổ hợp phim Alt + F4. 3.1.2. MÀN HÌNH EXCEL ● Menu Bar (thực đơn ngang) còn gọi là Menu lệnh, mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup + Mở Menu Popup: Click vào tên mục hoặc nhấn tổ phím Alt + kí tự đại diện tên mục ● Standard (thanh công cụ chuẩn) chứa các biểu tƣợng, nút điều khiển thực hiện các chức năng thông dụng nhƣ ghi, mở tập tin,… Title Bar Menu Bar Standard Bar Formatting Column Boxder Formula Drawing Status Bar ● Formatting (thanh định dạng) chứa các biểu tƣợng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng dữ liệu bảng tính, phông chữ, cỡ chữ, canh lề ● Formula (thanh công thức): - Hiển thị tọa độ ô hiện hành + Nút hủy bỏ (Cancel) + Nút chọn (Enter), + Nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành Tọa độ ô Cancel Enter Drawing (thanh vẽ) chứa các công cụ để vẻ hình - Hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, chọn lệnh: + View / Toolbars rồi click đánh dấu hoặc bỏ dấu ở các mục tƣơng ứng . - Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin + Tên tập tin trên thanh tiêu đề + Phần mở rộng mặc nhiên (định sẵn) là: XLS. + Tên tập tin Workbook mặc nhiên Book# (# là số thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin). + Các thành phần của Workbook: ● Đƣờng viền ngang (Column Border): ghi kí hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C,…Y, AA, AB,….,IV + Cột column là tập hợp các ô theo chiều dọc + Độ rộng mặc nhiên của cột 9 kí tự + Có thể thay trị số này từ 0 - 255 + Tổng số 256 cột. ● Đƣờng viền dọc (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dƣới + Dòng là tập hợp các ô theo chiều ngang + Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 - 409. + Tổng cộng gồm 65536 dòng. ● Ô (cell): giao của một dòng với một cột + Địa chỉ của một ô đƣợc xác định bởi cột trƣớc , dòng sau + Ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6. + Ô hiện hành (Select Cell): là ô có khung viền quanh. ● Vùng bảng tính: Bao gồm một hoặc nhiều ô đứng liền nhau + Tên của vùng đƣợc xác định bởi tên của ô ở góc trên bên trái và tên của ô ở góc dƣới phải của vùng phân cách tên hai ô bằng dấu hai (:) + Ví dụ: vùng E7:I14 ● Bảng tính (Sheet): là một bảng gồm 256 cột 65536 dòng + Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet # (# là số thứ tự) + Một file Excel thông thƣờng có 3 bảng tính + Có thể qui định một số Sheet trong một file Workbook bằng lệnh: - Tools / Options / General + Chọn số lƣợng Sheet trong mục Sheet in new Workbook [...]... VIỆC VỚI TẬP TIN EXCEL 3.1.3.1 TẠO TẬP TIN MỚI + Click / New trên thanh Standard + Chọn File / New trên thanh menu lệnh + Click vào biểu tƣợng Excel trên Decktop 3.1.3.2.MỞ MỘT FILE EXCEL ĐÃ CÓ TRÊN ĐĨA + DÙNG lệnh File / Open + Click vào biểu tƣợng Open trên thanh Standart + Trong cửa sổ Open chọn ổ đĩa và thƣ mục chứa tập tin muôn mở trong khung Look in + Nhấp chuột vào tập tin Excel và click nút... Open 3.1.3.3 LƢU FILE VÀO ĐĨA + Click vào biểu tƣợng Save trên thanh công cụ Standard + Dùng lệnh File / Save + Nếu lƣu lần đầu tiên Excel mở hộp thoại Save As… - Trƣờng hợp tập tin đã lƣu rồi muốn lƣu lại với tên khác + Chọn lệnh File / Savs As 3.1.4 KIỂU DỮ LIỆU CỦA EXCEL + Click chuột vào Click để chọn ổ ô để chọn đĩa và thƣ mục + Hoặc dùng muốn lƣu file phím mũi tên trên bàn phím để di Khung để... dấu + - ( $ + Một số đƣợc nhập vào ở chế độ mặc định hiển thị ở bên phải của ô và ở dạng General + Định dạng trình bày lại bằng lệnh: + Format / Cell Chú ý: Không đƣợc nhập dấu phân cách hàng ngàn + Excell thƣờng sử dụng dấu(.) là dấu phân cách số lẻ + Dấu phẩy là dấu phân cách hàng ngàn 3.1.4.2 KIỂU CHUỖI (TEXT): Kí tự đầu tiên gõ vào là các kí tự A - Z + Kí tự ' để cạnh các kí tự trong ô về bên... thì phép toán = (3+5)*3 {24} = 5/2*3 {7.5} = 2*5^(2+1)-2 {52} 3.1.4.4 KIỂU NGÀY THÁNG: - Nhập tháng trƣớc, ngày sau rồi đến năm - Phân cách giữa ngày, tháng, năm là (-) hay (/) - Nếu không nhập năm thì Excel hiểu năm hiện hành - Có thể hiển thị bằng chữ hoặc bằng số tùy cách định dạng Chú ý: - Hiệu chỉnh dữ liệu của ô double click vào ô đó - Click chọn ô nhập dữ liệu / click trỏ chuột vào khung công... Type / Growth: nhân với trị số bƣớc nhảy - Type / Date: theo dạng ngày - Type / AutoFill: điền tự động + Mục Step / Value: chọn trị số bƣớc nhảy + Mục Stop / Value: chọn trị số kết thúc 3.2 HÀM TRONG EXCEL - Đƣợc lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó - Sử dụng thành thạo các hàm giúp ta tiết kiệm kiệm đƣợc rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công - Đa dạng bao trùm nhiều... mẫu (Function Wizard) dùng tiện lợi và đơn giản, ví dụ công thức =A3+A4+A5+A6+A7 có thể thay bằng hàm =SUM(A3:A7) - Dạng thức tổng quát của hàm: =(Danh sách đối số) - Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, - Danh sách đối số: có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm  . THOÁT KHỎI EXCEL 3.1.1.1. KHỞI ĐỘNG EXCEL - Chọn Start / Program / Microsoft Office / Microsoft Excel 2003 hoặc có thể Click biểu tƣợng Excel trên Start Menu 3.1.1.2. THOÁT KHỎI EXCEL - Trƣớc. BÀI GIẢNG Chƣơng 3: MICROSOFT EXCEL Th.sĩ Nguyễn Văn Hiểu - Là phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. - Công cụ rất hữu ích: + Quản lí. VIỆC VỚI TẬP TIN EXCEL 3.1.3.1. TẠO TẬP TIN MỚI + Click / New trên thanh Standard + Chọn File / New trên thanh menu lệnh + Click vào biểu tƣợng trên Decktop 3.1.3.2.MỞ MỘT FILE EXCEL ĐÃ CÓ TRÊN