Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.
Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes Chọn một
biểu mẫu từ danh sách.
Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu
Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.
Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.
Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes chọn Colors
chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themes chọn Fonts chọn Create
New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.
Khi đổi kiểu mẫu khác đồngloạt các đối tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định
dạng và không bị thay đổi nội dung. 2.3. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ.
2.3.1. Tìm kiếm.
Để tìm kiếm dữ liệu, bạn hãy thực hiện các bước như nhau.
- Bước 1: Mở tài liệu.
- Bước 2: Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home.
- Bước 3: Click chọn Find xuất hiện hộp thoại Find and Replace.
- Bước 4: Nhập từ muốn tìm trong mục Find What. Click nút Options để tìm thêm các
tùy chọn.
- Bước 5: Click chọn Find All.
- Bước 6: Click Close để đóng cửa sổ tìm kiếm.
33
2.3.2. Thay thế.
Để thay thếdữ liệu, bạn hãy thực hiện các bước như nhau.
- Bước 1: Mở tài liệu.
- Bước 2: Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home.
- Bước 3: Click chọn Replace xuất hiện hộp thoại Find and Replace (xem hình 2.16).
- Bước 4: Nhập từ sẽ thay thế tại Find What.
- Bước 5: Nhập từ mới thay thế cho từ tại Find What.
- Bước 6: Hộp thông báo MS.Excel đã thay thế thành công Click OK.
- Bước 7: Click Close để đóng cửa sổ tìm kiếm.
34
BÀI TẬP 2.1.
1. Tạo danh sách Học sinh – Sinh viên.
BỘ NÔNG NGHIỆP & PTNT
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH SÁCH HỌC SINH - SINH VIÊN CN.CN.T37-A
Trình độ: Trung cấp.
Ngày nhập học:15/09/2014.
Trường CĐN Công nghệ và Nông Lâm Nam Bộ.
(Kèm theo quyết định số 465/QĐ-CĐNCNNLNB ngày 23/9/2014)
Mã HSSV Họ và Tên Sinh ngày Hộ khẩu thường trú Văn hóa Học sinh Số ĐT Ghi chú
2. Nhập dữ liệu.
35 Bài 3.
HÀM TRÊN EXCEL
Mục tiêu:
Sau khi học xong phần này người học có khả năng:
- Trình bày được một số khái niệm về công thức, hàm, các địa chỉ trong Excel, công dụng và cách sử dụng của các hàm cơ bản trên Excel.
- Vận dụng được các hàm để thực hiện các bài toán theo yêu cầu.
- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệmvà sáng tạo.
Nội dung:
3.1. GIỚI THIỆU CÔNG THỨC & HÀM.
3.1.1. Giới thiệu công thức (Formula).
Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì?
Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.
Ví dụ:
Hình 3.1: Ví dụ về công thức
- Các toán tử trong công thức:
Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả
+ Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6
- Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41
* Nhân =150*0.05 150 nhân 0.50 thành 7.5
/ Chia =3/3 3 chia 3 là 1
^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn
36
& Nối chuỗi =”Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Lê Thanh”
= Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:
FALSE
> Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
< Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
>= Lớn hơn hoặc
bằng =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
<= Nhỏ hơn hoặc
bằng =A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
<> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
, Dấu cách các tham
chiếu =Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9
: Tham chiếu mãng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:
9 khoảng
trắng Trả về các ô giao giữa 2 vùng =B1:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô
- Thứ tự ưu tiên của các toán tử.
Toán tử Mô tả Ưu tiên
: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1
– Số âm (ví dụ –1) 2
% Phần trăm 3
^ Lũy thừa 4
* và / Nhân và chia 5
+ và – Cộng và trừ 6
& Nối chuỗi 7
= < > <= >= <> So sánh 8
3.1.2. Giới thiệu hàm (Function).
Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào
đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.
Ví dụ:
=Rand(): hàm không có đối số.
=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm 3 đối số.
=PMT(10%,4,1000,1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn.
Trong Excel 2010 có các hàm chính như sau:
- Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…
37
- Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…
- Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date, Month, Year, Day…
- Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…
- Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…
- Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…
- Hàm luận lý: If, And, Or,…
- Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Hlookup, Vlookup, Index, Macth, OffSet,…
- Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…
- Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf, SumIf
- Hàm văn bản: Asc, Find, Text, Upper,….
3.1.3. Nhập công thức & hàm.
Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.
Ví dụ 1: Nhập công thức tính tổng giá trị ô A1 và ô B1.
38
Ví dụ 2: Nhập công thức tính điểm tổng kết môn học.
Hình 3.3:Ví dụ nhập công thức hàm tính điểm tổng kết.
Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết
tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì
ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần
phải chỉnh sửa lại công thức.
3.1.4. Các địa chỉ trong Excel.
3.1.4.1. Địa chỉtương đối:
Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời.
Cách ghi: Cột hàng.
Ví dụ:
- A2 (có nghĩa là: Cột A, hàng 2).
- C3:D5 (có nghĩa là: gồm các ô từ cột C, hàng 3 đến cột D, hàng 5). 3.1.4.2. Địa chỉ tuyệt đối:
Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức.
Cách ghi: $Cột$hàng. Ví dụ:
- $A$2 (có nghĩa là: ô cột A, hàng 2)
- $C$3:$D$5 (có nghĩa là: gồm các ô từ ở cột C, hàng 3 đến cột D, hàng 5). 3.1.4. Địa chỉ hỗn hợp:Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Cách ghi:
- $Cộthàng: có nghĩa tuyệt đối theo cột, tương đối theo hàng.
39
Lưu ý:Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.
3.1.5. Các lỗi thường gặp (Formula errors).
Lỗi Giải thích
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng. #NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy.
#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của
dữ liệu hoặc hàm không có kết quả.
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần
chung nên phần giao rỗng.
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là
số dương.
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa. #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
3.2. CÁC HÀM TRONG EXCEL. 3.2.1. Các hàm xửlý văn bản: 3.2.1. Các hàm xửlý văn bản: 3.2.1.1. Hàm Lower.
Công dụng: đổi từ chữ hoa sang chữ thường.
Cú pháp: =Lower(Địa chỉ đổi chữ). Ví dụ:
Tại địa chỉ ô A2 có chữ: HOA HỒNG Vậy để đổi sang chữ thường ta nhập công
thức: =Lower(A2) kết quả là “hoa hồng”.
3.2.1.2. Hàm Upper.
Công dụng: Đổi từ chữ thường sang dạng chữ hoa.
Ví dụ: tại địa chỉ ô A2 có chữ: hoa hồng.
Vậy để đổi sang chữ thường ta nhập công thức: =Upper(A2) kết quả là “HOA
HỒNG”.
Cú pháp: =Upper(Địa chỉ đổi chữ).
3.2.1.3. Hàm Proper.
Công dụng: Đổi sang dạng tên riêng (viết hoa ký tự đầu).
Cú pháp: =Proper (Địa chỉ đổi chữ).
Ví dụ:
Tại địa chỉ ô A2 có chữ: hoa hồng Vậy để đổi sang chữ viết hoa các ký tự đầu ta
nhập công thức: =Proper(A2) kết quả là “Hoa Hồng”.
3.2.1.4. Hàm left.
Cú pháp: =Left(bt chuỗi, vị trí lấy kí tự/số).
Công dụng: Lấy bên trái “bt chuỗi” ra “số” ký tự.
Ví dụ: ô B15 nhập GOLDSTAR.
40 3.2.1.5. Hàm right.
Cú pháp: =Right(bt chuỗi, vị trí lấy kí tự/số).
Công dụng: Lấy bên phải“bt chuỗi” ra “số” ký tự.
Ví dụ: ô B15 nhập GOLDSTAR.
=RIGHT(B15,4) STAR. 3.2.1.6. Hàm Mid.
Cú pháp: =Mid(bt chuỗi, vị trí trích kí tự, số lượng kí tự trích ra).
Công dụng: Lấy bên trong “biểu thức chuỗi” từ vị trí “số” ra “vị trí số 2” ký tự.
Ví dụ: ô B15 nhập GOLDSTAR. =Mid(B15,2,3) OLD. =Mid(“HITACHI”,2,2) IT. 3.2.2. Các hàm về số và thống kê. 3.2.2.1. Hàm Sum. Cú pháp: = SUM(dãy).
Công dụng: tính tổng các ô số trong dãy.
Ví dụ:Tính tổng số của cột D4. = SUM(C4:D14) = Sum(D4:D14) Hình 3.4: Ví dụmô tả dùng hàm SUM. 3.2.2.2. Hàm Max. Cú pháp: MAX(dãy).
Công dụng: Tìm giá trị lớn nhất trong dãy. Ví dụ: Tính giá trị lớn nhất trong dãy E. Cách tính: =MAX(D4:D14) 340.
41
Hình 3.5: Ví dụmô tả dùng hàm MAX. 3.2.2.3. Hàm Min.
Công dụng: Tìm giá trị nhỏ nhất trong dãy.
Ví dụ: Tính giá trị nhỏ nhất trong dãy E.
Cách tính: =MIN(D4:D14)
Hình 3.6: Ví dụmô tả dùng hàm MIN. 3.2.2.4. Hàm Average.
Cú pháp: =AVERAGE (dãy).
Công dụng: Tính trung bình cộng số trong dãy.
Ví dụ: Tính trung bình cộng số trong dãy E.
42
Hình 3.7: Ví dụ mô tả dùng hàm AVERAGE. 3.2.2.5. Hàm Round.
Cú pháp: =ROUND(DÃY).
Công dụng: Làm tròn “ biểu thức số “ với “số “ chữ số thập phân. Ví dụ: Ô E5 nhập 23.456
Cách tính: =ROUND(E5,1) 23.5. 3.2.2.6. Hàm Int.
Cú pháp: =INT (dãy).
Công dụng: Lấy phần nguyên của biểu thức số.
Ví dụ: Ở cột D13 có giá trị = 12.255 thì -> INT(D13) = 12.
3.2.2.7. Hàm Mod.
Cú pháp: =MOD (số 1, số 2).
Công dụng: là lấy số dư của phép chia “số 1” chia cho “số 2”.
Ví dụ: Ô A3 nhập số 340, ô B3 nhập số 240. = MOD(A3, B3) 100.
3.2.2.8. Hàm Count. Cú pháp: =COUNT(dãy).
Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu dạng số trong dãy.
Ví dụ: Đếm số ô có dữ liệu dạng số trong dãy từ A3:B14 . Cách tính: =count(A3:B14) 11.
43
Hình 3.8: Ví dụ mô tả dùng hàm COUNT. 3.2.2.9. Hàm Value.
Khi bạn nhập dữ liệu trong 1 ô sen lẫn cả chữ và số thìlúc này bộ xử lý của máy tính
sẽ hiểu dữ liệu trong ô là dạng Text. Như vậy khi bạn trích dữ liệu “số” trong ô đó ra thì bạn cần phải dùng hàm Value để chuyển đổi từ dạng Text về dạng số thì bạn mới tiếp tiếp tục làm phép tính +, -, *, / được.
Cú pháp: =VALUE(biểu thức chuỗi dạng số). Công dụng: Đổi “biểu thức chuỗi dạng số” thành số.
Ví dụ: ô G14 nhập A001 -> Ta tính như sau:
=VALUE(Right(G14,3)) -> 1.
Nếu ta nhập công thức: =VALUE(Left(G14,3)) Value (Sai).
3.2.2.10. Hàm Sumif.
Cú pháp: =SUMIF(dãy, ”điềukiện”).
- Công dụng 1:Tính tổng giá trị các ô trong “dãy” thỏa “điều kiện”.
Ví dụ1:Tính tổng số giờ thực hành của chương trình học “Xử Lý Dữ Liệu Văn Phòng”
điều kiện: “>40”.
Cách tính: =SUMIF(D4:D14, ">40").
Hình 3.9: Ví dụ mô tả dùng hàm SumIf.
- Công dụng 2:Tính tổng giá trị các ô trong “dãy tính tổng“ có giá trị ô trong “dãy so sánh
44
Ví dụ 2: Tính lương của những người có chức vụ là nhân viên (NV) (xem hình minh họa 3.10).
Cách tính: =SUMIF(D4:D11, "NV", G4:G11) 4290000.
Hình 3.10: Ví dụ mô tả dùng hàm SumIf. 3.2.2.11. Hàm Counta.
Cú pháp: =COUNTA(dãy).
Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu trong dãy.
Ví dụ: =COUNTA(A3:B14) 24.
45 3.2.2.12. Hàm Countif.
Công dụng: Đếmtổng số các ô có dữ liệu thỏa điều kiện.
Cú pháp: =Countif(vùng cần đếm, “điều kiện”).
Ví dụ : Đếm cột Tổng số giờ xem có bao nhiêu ô có số giờ là “70”. =COUNTIF(B4:B14,"70").
Hình 3.12: Ví dụ mô tả dùng hàm CountIf.
3.2.3. Các hàm về ngày h.
3.2.3.1. Hàm Now. Cú pháp: =NOW ()
Công dụng: Cho ra ngày giờ hiện hành.
Ví dụ: =NOW() 20/11/2011 8:25.
3.2.3.2. Hàm Day.
Cú pháp: =DAY(biểu thức ngày).
Công dụng: Cho ra ngày của biểu thức ngày “biểu thức ngày tháng”.
Ví dụ: Nhập tại ô A1: 20/11/2011 (ngày/tháng/năm).
=DAY(A1) 20. 3.2.3.3. Hàm Month.
Cú pháp: =MONTH(biểu thức ngày tháng).
Công dụng: Cho ra tháng của “biểu thức ngày tháng”.
Ví dụ: Nhập ô A1: 20/11/2011 (ngày/ tháng /năm).
=MONTH(A1) 11. 3.2.3.4. Hàm Year.
Cú pháp: =YEAR(biểu thức ngày tháng)
Công dụng: Cho ra năm của “biểu thức ngày tháng”.
Ví dụ: Nhập ô A1: 20/11/2011 (ngày/ tháng /năm).
46
3.2.4. Hàm Logic.
3.2.4.1. Hàm If.
Cú pháp: =If(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2).
Công dụng:
Lấy giá trị 1 khi “điều kiện” là đúng.
Lấy giá trị 2 khi “điều kiện” là sai.
Ví dụ: ô A1 nhập 9, ô B1 nhập 5.
=if(A1<B1,"Word","Excel") Excel.
Hoặc =if(B1>=20,5000,3500) 3500.
3.2.4.2. Hàm And.
Cú pháp: =And (điều kiện1, điều kiện 2,…., biểu thức luận lý 3).
Công dụng:
Trả về giá trị đúng khi tất cả các “điều kiện” đều đúng.
Trả về giá trị sai khi 1 “điều kiện” sai.
Ví dụ: ô D15 nhập 9, ô E15 nhập 5.
=AND(B4>C4, C4<B4, B4<>C4) True (đúng). =AND(B4>C4, C4<B4, B4=C4) False (sai).
Hình 3.13: Ví dụ mô tả dùng hàm And. 3.2.4.3. Hàm Or.
Cú pháp: =OR(điều kiện1, điều kiện 2, …….., điều kiện 3). Công dụng:
Trả về giá trị sai khi tất cả các “điều kiện” đều sai. Trả về giá trị đúng khi 1 “điều kiện” đúng. Ví dụ: Ô B4 nhập 30, ô C4 nhập 10. =OR(B4<C4, C4=B4, B4<>C4) True. =OR(B4<C4, C4>B4, B4=C4) False.
47
Hình 3.14: Ví dụ mô tả dùng hàm Or. Chú ý: Hàm And và Hàm OR thường kết hợp sử dụng với hàm if.
3.2.5. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu.
3.2.5.1. Hàm Vlookup.
Cú pháp: =Vlookup(trị dò, bảng dò, cột lấy giá trị, cách dò).
Công dụng: Lấy “trị dò” dò trong cột đầu tiên của “bảng dò” khi gặp dời đến “cột lấy