SẮP XẾP DỮ LIỆU

- Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: Bước 1: Chọn các ô muốn được sắp xếp.

Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home.

+ Click nút Sort Ascending (A-Z) nếu muốn sắp xếpdữ liệu tăng dần.

+ Click nút Sort Descending (Z-A) nếu muốn sắp xếp dữ liệu giảm dần.

Hình 4.1: Mô tả chọn công cụ sắp xếp dữ liệu trên tab Home.

- Tùy chỉnh sắp xếp.

Để sắp xếp nhiều hơn một cột:

+ Bước 1: Chọn các ô muốn được sắp xếp.

+ Bước 2: Click nút Sort & Filter trên tab Home.

+ Bước 3: Click chọn Custom Sort…xuất hiện hộp thoại như hình 4.2. + Bước 4: Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên.

+ Bước 5: Click Add Level.

+ Bước 6: Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp. + Bước 7: Click OK.

59

Hình 4.2: Hộp thoại Sort cho phép tùy chỉnh sắp xếp nhiều cột. 4.3. LỌC CSDL.

Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định.

4.3.1. Quy trình lọc đơn giản:

Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc. Bước 2: Click Sort & Filter trên tab Home  Filter. Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốn lọc.

Bước 4: Click vào ô check Select All để bỏ chọn dữ liệu đã mặc định. Bước 5: Click vào ô check của dữ liệu sẽ lọc ra (xem hình minh họa). Bước 6: Click OK.

Hình 4.3: Ví dụ minh họa chọn dữ liệu lọc đơn giản.

4.3.2. Quy trình lọc phức tạp:

Bước 1: Chọn vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc. Bước 2: Click Sort & Filter trên tab Home  Filter. Bước 3: Click vào mũi tên tại đầu cột mà bạn muốn lọc.

60

Bước 4: Click Text Filter (nếu cột dữ liệu bạn chọn thuộc dạng Text, Date Filte nếu cột dữ liệu bạn chọn dạng ngày tháng, Number Filter nếu cột dữ liệu bạn chọn dạng số).

Bước 4: Click chọn Custom. Xuất hiện hộp thoại.

Hình 4.4: Hộp thoại Custom AutoFilter.

Trong đó:

+ Equals: Bằng nhau.

+ Does not equals: Không bằng nhau.

+ Is greater than: Lớn hơn.

+ Is greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng.

+ Is less than: Nhỏ hơn.

+ Is less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng.

+ Begin with: bắt đầu với.

+ Does not begin with: Không bắt đầu với.

+ Ends with: Kết thúc với.

+ Does not ends with: Không kết thúc với.

+ Contains: Chứa đựng, bao gồm.

+ Does not contains: Không chứa đựng.

Bước 5: Click chọn 1 trong các thực đơn đơn lệnh như mô tả ở trên.

Hình 4.5: Chọn thực đơn lệnh để lọc phức tạp

Bước 6: Click Ok.

 Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter  Click Clear.

4.3.3. Lọc cao cấp (Advanced).

Bước 1: Đặt điều kiện lọc.

Bước 2: Chọn vùng cơ sở dữ liệu cần lọc.

Bước 3: Click tab Data  Advanced (hộp thoại Advanced Filter – xem hình 4.6). Bước 4: Click chọn Copy to another location.

Bước 5: Đặt con trỏ tại ô Criteria range chọn vùng điều kiện đã đặt ở bước 1. Bước 6: Đặt con trỏ tại ô Copy to:  sau đó chọn vùng sẽ đặt kết quả lọc.

61 Bước 7: Click OK.

Xem hình và thực hiện các bước lần lượt như đã ghi chú ở hình.

Hình 4.6: Hình minh họa các bước lọc dữ liệu với Advanced. 4.4. CÁC HÀM VỀ CSDL.

Là những hàm chỉ sử dụng đối với cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng các hàm này thì đã có cơ sở dữ liệu và đã tạo vùng điều kiện.

4.4.1. Hàm DSUM.

Cú pháp: Dsum (CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Tính tổng các ô trong “cột” ở các ô mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL. Ví dụ: Tính tổng thành tiền của những mặt hàng có tên là Cassette.

=DSUM(B15:H20, 7, $I$14:$I$15)  25500000. Đặt vùng điều kiện Chọn Địa chỉ vùng dữ liệu Vùng địa chỉ mới sẽ chứa kết quả Địa chỉ vùng điều kiện Địa chỉ vùng chứa kết quả 1 2 3 4 5

62

Hình 4.7: Màn hình ví dụ tính tổng thành tiền của những mặt hàng Cassette.

4.4.2. Hàm DMAX.

Cú pháp: Dmax(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Lấy giá trị ô lớn nhất trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL. Ví dụ: CSDL xem hình 4.8. Tìm xem mặt hàng nào bán có giá trị thành tiền lớn nhất trong tháng.

= DMAX(B15:H20,7,$I$14:$I$15)  27000000

Hình 4.8: Ví dụ sử dụng hàm Max tìm giá trị thành tiền lớn nhất trong tháng.

4.4.3. Hàm Dmin.

Cú pháp: Dmin(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Lấy giá trị ô nhỏ nhất trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL.

63 =DMIN(A3:K11,7,$L$3:$L$4)  1610000.

Hình 4.8: Ví dụ sử dụng hàm Min tìm lương nhỏ nhất của những người có chức vụ là NV và xếp loại A.

4.4.4. Hàm Dcounta.

Cú pháp: Dmin(CSDL,Cột,Vùng Điều Kiện).

Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu trong cột ở các mẩu tin thỏa vùng điều kiện của CSDL.

Ví dụ: đếm số người có C.VỤ là N.VIÊN xếp loại A. =DCOUNTA(A3:K12,4, $L$3:$L$4)  2.

4.5. TẠO BẢNG TỔNG CỘNG THEO NHÓM.

Chú ý: Cách khóa công thức trong excel –Ẩn ô chứa công thức.

Bạn muốn khóa các công thức trong ô bảng tính excel, bạn không muốn người khác có thể sao chép hoặc chỉnh sửa các ô có chứa công thức?

- Xác định vùng dữ liệu, các ô công thức muốn khóa. Ở hình mô tả bên dưới, vùng dữ liệu tô màu đỏ là vùng chứa công thức và cần phải khóa lại.

64

Sau khi xác định được các ô công thức cần khóa hoặc ẩn công thức đi, chỉ hiện lên giá trị tại vùng đó. Các bạn làm theo các bước sau:

1. Chọn toàn bộ bảng tính excel (bằng cách nhấn vào nút chọn bảng tính nằm bên góc trái bên trên) như hình dưới. Sau đó vào nút cài đặt Font (1)/ Chọn thẻ lệnh Protection (2)/ Chọn bỏ tại ô Lock (3)

Chọn toàn bộ bảng tính trong excel.

Ẩn công thức trong excel.

2. Sau đó bạn tiếp tục chỉ chọn vùng dữ liệu chứa công thức cần khóa/ tiếp tục vào cài đặt Font (1)/ Chọn thẻ Protection (2)/ lúc này sẽ đánh dấu chọn lại vào ô Lock (3)

65 Bảo vệ công thức trong excel.

3. Chỉ còn bước cuối cùng nữa là xong, bạn chọn lại tiếp tục vùng ô chứa công thức cần khóa (1)/ Vào lệnh Menu Format/ Chọn Protect Sheet…(2)

Khoa công thức vùng trong excel

4. Hộp thoại hiện bảo vệ công thức hiện lên/ Bỏ đánh dấu chọn vào ô Select Locked cells/ Nhập mật khẩu lên hộp ô bên trên/ sau đó nhập mật khẩu xác nhận một lần nữa/ OK

66

Nhâp mật khẩu bảo vệ công thức excel.

Bây giờ bạn đã thực hành xong chưa? Bạn hãy thử chọn vào vùng công thức vừa mới được bảo vệ. Excel lúc này sẽ không hiện công thức trong vùng dữ liệu này!

Khi muốn gỡ bỏ phần bảo vệ này, bạn chỉ cần chọn lại vùng đã bảo vệ công

thức trước đó và vào lại lệnh Format/ Chọn Unprotect sheet../ Sau đó nhập mật khẩu

xác nhận/ OK

BÀI TẬP 4.1. Bảng 1.

BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH SẢN XUẤT Mã

Hàng Tên Hàng Tổ Sản Xuất Ngày Xuất LượngSố HỏngHư Tiền Thưởng

GV 1 15/05/2014 500 GT 2 20/05/2014 700 GB 3 27/05/2014 400 GV 3 01/06/2014 200 GB 2 07/06/2014 200 Tổng Cộng 2000 Bảng 2. BẢNG TRA HÀNG HOÁ Mã Hàng Tên Hàng % Hư Hỏng GB Giày Bata 1% GV Giày Vải 2% GT Giày Thể Thao 3%

67 Yêu cầu:

1- Dựa vào giá trị cột Mã Hàng và tra ở Bảng 2, hãy điền giá trị cho cột Tên Hàng. 2- Hãy điền số liệu cho cột Hư Hỏng, biết rằng số lượng giày bị Hư Hỏng được tính bởi công thức: Số Lượng * %Hư Hỏng,

Trong đó %Hư Hỏng của mỗi loại giàyđược quy định dựa vào Mã Hàng và tra ở Bảng 2.

3- Tính Tiền Thưởng cho mỗi tổ sản xuất biết rằng:

- Nếu Ngày Xuất là Chủ Nhật và Số Lượng Giày Hư Hỏng <= 5 thì được thưởng 500000. - Nếu Số Lượng >=500 và Số Lượng Gìay Hư Hỏng <=10 thì thưởng 300000.

- Các trường hợp còn lại thì không thưởng. 4- Hãy hoàn thành Bảng Thống Kê sau:

BẢNG THỐNG KÊ Tổ

Sản Xuất Số LượngTổng Hư HỏngTổng

1 2 3 Tổng Cộng BÀI TẬP 4.2. 1. Lập bảng cơ sở dữ liệu sau:

Stt Họ và tên N. Sinh C. Vụ Mã nghạch Hệ số chức vụ Hệ số Lương Tổng cộng 1 Trần Văn Tiễn 1957 N.Viên 1.009 2.08

2 Đỗ Văn Lượng 1957 H.Trưởng 15.113 3.54 3 Lưu Cao Thắng 1965 Giáo viên 15.113 3.26 4 Hà Hợp Phát 1961 H.Phó 15.113 2.98 5 Lê Văn Liệu 1970 Giáo viên 15.113 2.98 6 Đỗ Đức Thắng 1973 H.Phó 15.113 2.70 7 Ng.Thanh tâm 1968 Giáo viên 15.113 2.42 8 Đỗ T.Thu Vân 1975 Giáo viên 15.113 2.42 9 Ng.Ngọc Nga 1978 Giáo viên 15.113 1.86 10 Lưu thị Loan 1969 Giáo viên 15.113 2.42 11 Phạm Trần Anh 1962 Giáo viên 15.113 2.42

- Trong đó LƯƠNG = (Hệ số + Hệ số chức vụ) * 180000.

- Hệ số chức vụ nếu: H. Trưởng là 0.7; H. Phó là 0.5; nhân viên và giáo viên là 0. - Hãy rút trích những nhân viên có HỆ SỐ lương là 2.42

- Hãy rút trích những nhân viên có TỔNG CỘNG > 400000 và sinh sau 1960

- Hãy rút trích những nhân viên có LƯƠNG > 500000 hặc có tiền phụ cấp CHỨC VỤ 2. Tạo bảng thống kê.

H.Phó Giáo viên N.Viên Số Lượng

Lương Tổng cộng Lương Cao Nhất Lương Thấp Nhất Lương Trung Bình

68 Bài 5.

ĐỒ THỊ TRONG EXCEL

Mục tiêu:

Sau khi học xong phần này người học có khả năng:

- Trình bày được các khái niệm, các thành phần và ý nghĩa của trong biểu đồ; - Thực hiện được các bước dựng biểu đồ; hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ; - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.

Nội dung:

5.1. GIỚI THIỆU ĐỒ THỊ.

Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này.

Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thị đó là đồ thị nằm trong WorkSheet (còn gọi là Embedded chart) và ChartSheet.

Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thị Chart Tools

Design Location Move Chart chọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm trong Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào.

Hình 5.1: Chọn ChartSheet hay Embedded chart. 5.2. VẼ ĐỒ THỊ.

Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn của đồ thị. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhóm khách hàng phân theo độ tuổi được cho như hình bên dưới, nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng không có vấn đề gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để được nhìn thấy một cách trực quan hơn.

69

Hình 5.2: Bảng số liệu nghiên cứu. Quy trình vẽ đồ thị:

Bước 1:Chọn vùng dữ liệu, chọn luôn các nhãn của các cột.

Bước 2: Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon Insert Charts. Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ chúng ta chọn nhóm Column Clustered Column.

Hình 5.3: Mô tả màn hình vẽ đồ thị dạng Column.

 Thay đổi bố trí các thành phần trên biểu đồ:

- Chọn đồ thị Chart Tools Design Chart Layout Chọn cách bố trí thích hợp. Ví dụ ta chọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout.

70

Hình 5.4: Mô tả màn hình thay đổi bố trí các thành phần trên biểu đồ.

 Đảo các chuỗi số liệu từdòng thành cột và ngược lại.

- Chart Tools Design Data Switch Row/Column.

Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn.

Ví dụ chúng ta muốn nhóm các nhóm tuổi lại để dễ so sánh giữa các tháng với

nhau.

Hình 5.5: Mô tả màn hình biểu đồ sau khi đảo vị trí đặt số liệu.

 Đảo dòng/ cột.

Nếu thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi sang kiểu khác bằng cách:

Chart Tools Design Type Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê toàn bộ các kiểu đồ thị hiện có của Excel tha hồ cho bạn lựa chọn.

71

Hình 5.6: Hộp thoại Insert Chart.

 Chọn màu cho đồ thị.

Ngoài ra, nếu bạn thấy tông màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart Tools

Design Chart Styles chọn More ( ).

Hình 5.7: Màn hình mô tả chọn Chart Style.

5.3. CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỒ THỊ.

5.3.1. Nhận biết các thành phần trên đồ thị.

72

1. Chart Title/ Tiêu đề của đồ thị. 7. Horizontal Axis/ Trục ngang. 2. Chart Area/ Khu vựccủa đồ thị. 8. Data Table/ Bảng dữ liệu.

3. Plot Area/ Khu vực phát họa. 9. Horizontal Axis Title/Tiêu đề trục nằm ngang. 4. Data Label/ Nhãn dữ liệu. 10. Vertical Gridlines/ lưới dọc.

5. Legend/ Chú thích. 11. Vertical Axis/ Trục dọc.

6. Horizontal Gridlines/ lưới ngang. 12. Vertical Axis Title/Tiêu đề trục dọc. 5.3.1.2. Một số thành phần chỉ có trong đồ thị 3-D:

- Back wall: Màu/ hình nền phía sau đồ thị.

- Side wall: Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị.

- Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị.

- Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dạng 3-D.

5.3.2. Các thao tác với đồ thị.

5.3.2.1. Chọn thành phần trên đồ thị.

- Cách dễ nhất là dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần được chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh.

- Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển đến các thành phần trong đồ thị.

- Ngoài ra, bạn có thể chọn các thành phần tại Chart Tools Format Current Selection

73

Hình 5.8: Chọn thành phần trên đồ thị 5.3.2.2. Di chuyển đồ thị.

Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn

đồ thị di chuyển, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều. Giữ trái

chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khác. 5.3.2.3. Thay đổi kích thước đồ thị.

Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn

đồ thị cần thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm.

Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vào tâm đồ thị để thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to.

5.3.2.4. Sao chép đồ thị.

Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím <Ctrl+C> để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấn <Ctrl+V> để dán đồ thị vào.

5.3.2.5. Xóa đồ thị.

Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart Sheet, trước tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đó nhấp phải chuột và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh hiện ra.

5.3.2.6. Thêm các thành phần của đồ thị.

Chọn đồ thị chọn Chart Tools Design Chart Layouts Sử dụng các nhóm

lệnh tạo các thành phần tương ứng trên đồ thị được thiết kế sẵn như tựa đề, chú thích, các nhãn, đường lưới,…

5.3.2.7. Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị.

Một số thành phần trong đồ thị có thể di chuyển được như tựa đề, chú thích, nhãn. Muốn di chuyển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nó, sau đó nhấp