FINANCE QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DÀNH CHO TỔ CHỨC HƢỚNG ĐẠO QUỐC GIA NSOs) Tập 1: HIỂU BIẾT VỀ KẾ TỐN TÀI CHÍNH © WSF / Yoshi Shimizu © World Scout Bureau Inc MARCH 2021 World Scout Bureau, Global Support Centre Kuala Lumpur Suite 3, Level 17, Menara Sentral Vista, No 150 Jalan Sultan Abdul Samad Brickfields, 50470 Kuala Lumpur, MALAYSIA Tel.: + 60 2276 9000 Fax: + 60 2276 9089 worldbureau@scout.org scout.org Reproduction is authorised to National Scout Organizations and Associations which are members of the World Organization of the Scout Movement Credit for the source must be given Photos by: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DÀNH CHO TỔ CHỨC HƢỚNG ĐẠO QUỐC GIA Tập 1: HIỂU BIẾT VỀ KẾ TỐN TÀI CHÍNH Bản dịch phận quản trị HĐVN tháng 5/2021 – Lƣu hành nội NỘI DUNG Giới thiệu CÁC VAI TRỊ TÀI CHÍNH CHO TỔ CHỨC HĐQG (NSO) HIỂU BIẾT VỀ KẾ TỐN TÀI CHÍNH QUẢN LÝ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN CÁC PHƢƠNG PHÁP KẾ TOÁN PHƢƠNG PHÁP LƢU TRỮ KẾ TOAN ĐẦY ĐỦ 10 PHẦN MỀM KẾ TOÁN 13 BIỂU ĐỒ TÀI KHOẢN 16 DỊNG TIỀN 18 CÁC BƢỚC ĐĨNG KẾ TỐN 19 NGUỒN THAM KHẢO 20 Giới thiệu Tăng cường hỗ trợ cho Tổ chức Hướng đạo Quốc gia (NSOs) lĩnh vực quản lý tài mục tiêu Kế hoạch Ba năm Hướng Đạo Thế giới 2017-2020 Khi phải đối mặt với tác động đại dịch toàn cầu COVID-19, việc hỗ trợ NSO để quản lý tài minh bạch xác quan trọng Để thực điều NSO, cần có bước để lập đồ thực tế tài tác động ngân sách hiểu cách tận dụng tốt nguồn lực tài vật chất có Lĩnh vực quan trọng phần việc xây dựng hình ảnh NSO đối tác có trách nhiệm ổn định cho sáng kiến đóng góp vào phát triển Phong trào Hướng đạo Quản lý tài cho NSO Bộ công cụ gồm ba phần cung cấp giải thích chủ đề trình bày, ví dụ giải pháp tài liệu tham khảo đến tài nguyên khác * Tập hướng dẫn NSO thông qua kiến thức kế tốn tài vai trị tài NSO * Tập mô tả ngân sách quy trình ngân sách, bao gồm thơng tin sổ đăng ký tài sản cố định, thủ tục hướng dẫn kiểm kê mua sắm * Tập giới thiệu chủ đề nâng cao báo cáo tài kiểm sốt tài Thơng tin giải pháp trình bày thơng qua Bộ công cụ thiết kế để giúp NSO hướng tới việc sử dụng hiệu nguồn lực sẵn có đạt ổn định tăng trưởng tài Đạt điều cuối giúp NSO nâng cao tài thơng qua chi phí thấp hơn, tối đa hóa thu nhập họ mở rộng giá trị vốn họ dài hạn Bộ công cụ giữ đơn giản tốt để làm tài liệu tham khảo cho NSO giai đoạn phát triển khác Các nguồn lực khác hỗ trợ có liên quan lĩnh vực quản lý tài có sẵn cho NSO thơng qua WOSM Services FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 1 Các vai trị tài cho NSOs Quản lý tài thành phần quan trọng Phong trào Hướng đạo Cách Tổ chức Hướng đạo Quốc gia (NSO) quản lý tài họ phải ln phù hợp với giá trị Hướng đạo - thông qua tính minh bạch, trung thực, tuân thủ trách nhiệm giải trình với tất bên liên quan (bao gồm thành viên NSO, Hội đồng Quốc gia, nhà cung cấp, nhà tài trợ, khu vực công xã hội dân sự) Điều giảm thiểu rủi ro tài chính, chẳng hạn phá sản tài chính, vi phạm nghĩa vụ gian lận Tùy thuộc vào quy mô NSO, số lượng người vị trí quản lý tài khác Khi xác định vai trò trách nhiệm quản lý tài chính, khuyến khích trách nhiệm giải trình quản lý tốt nguồn lực Vai trò tài sơ đồ tổ chức Vai trị sơ đồ tổ chức mô tả đóng vai trị hướng dẫn cho NSO quy mơ vừa nhỏ sử dụng tình nguyện viên giám đốc điều hành chịu trách nhiệm quản lý tài Tùy thuộc vào quy mơ NSO, cá nhân đảm nhận tất chức vai trị Giám đốc Ban (Board) Tài Kế toán viên Thu mua Quản lý FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume Kiểm toán viên Thủ Quĩ ) FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs Hiểu biết kế toán tài Kế tốn tài hệ thống ghi chép, phân loại tổng hợp thông tin cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm báo cáo Mục tiêu kế tốn tài hiển thị tranh xác cơng tình hình tài tổ chức Để hiểu ngun tắc kế tốn tài chính, tám lĩnh vực cần thiết: • Quản lý tài khoản ngân hang (Bank Account Management) • Sổ sách kế tốn (Accounting Records) • Những phương pháp kế tốn (Accounting Methods) • Hệ thống lưu trữ kế tốn (Full Bookkeeping Systems) • Phần mềm kế tốn (Accounting Software) • Biểu đồ tài khoản (A Chart of Accounts) • Dịng tiền (Cash Flow) • Kết thúc kế tốn (Accounting Closing) Quản lý tài khoản ngân hàng Tất NSO phải vận hành tài khoản ngân hàng để nhận sử dụng tiền cho chi phí hành chi phí dựa dự án Việc mở / đóng tài khoản ngân hàng trì nhiệm vụ cập nhật tồn vịng đời vừa tốn thời gian, vừa tốn nguyên nhân gây lỗi gian lận Nó phải xử lý theo cách có cấu trúc để hỗ trợ yêu cầu tuân thủ kiểm toán Điều quan trọng hướng dẫn quản lý tài khoản ngân hàng NSO phải tích hợp sách quản lý tài Điều hành tài khoản ngân hàng Tài khoản ngân hàng cho NSO mở ngân hàng công nhận toàn quốc tổ chức ngân hàng ngân hàng trung ương quốc gia ủy quyền Ủy quyền / giải pháp cần thiết văn phải ban quản trị (tùy theo yêu cầu ngân hàng địa phương) hoạt động tài khoản ngân hàng, bao gồm không giới hạn việc mở đóng tài khoản ngân hàng, thực thay đổi vấn đề hoạt động tài khoản ngân hàng Nên trì (các) tài khoản ngân hàng định riêng cho dự án chức đặc biệt; xét thấy cần thiết, việc kiểm soát ủy quyền tương tự tài khoản ngân hàng thông qua FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume Chữ ký ủy quyền/ đƣợc ủy quyền(Authorised Signatory/Authorisation Matrix) Tài khoản ngân hàng NSO phải có người ký xác định quy trình làm việc phê duyệt để kiểm soát hoạt động liên quan đến tài khoản Điều quan trọng phải thực phân biệt rõ ràng nhiệm vụ, sách rõ ràng việc sử dụng tài khoản ngân hàng dấu vết kiểm toán để ngăn chặn gian lận nội bên Thẩm quyền ký kết phải thuộc thành viên điều hành lựa chọn NSO Ngân hàng ủy quyền thực hướng dẫn văn nào, có chữ ký hai số bên ký kết, để giao dịch hoạt động kinh doanh tài theo thời gian Nên thực kiểm soát ngưỡng, ngưỡng định / giới hạn ký kết định cho cá nhân / vị trí khác NSO phù hợp với vai trị họ Nếu bên ký kết khơng có đủ giới hạn để ủy quyền giao dịch, giao dịch phải chấp thuận bên ký kết khác (thường người cao cấp hơn) với giới hạn đủ Một nhân viên có quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng, tài khoản tiền mặt / sổ séc không phép người ký có thẩm quyền Mọi thay đổi người ký phải đăng ký với ngân hàng vòng hai tuần kể từ thay đổi Cũng nên định dòng thứ hai gồm người ký ủy quyền trường hợp khơng có người ký mặc định Thực tế phổ biến sử dụng hệ thống ngân hàng điện tử để quản lý tài khoản ngân hàng thực giao dịch Điều quan trọng phải triển khai chế kiểm soát tương tự ủy quyền phê duyệt tảng ngân hàng điện tử để đảm bảo kiểm soát phù hợp Việc ủy quyền tảng ngân hàng điện tử xác định cấp độ truy cập khác vào tài khoản ngân hàng Người dùng cho phép giao dịch lên đến giới hạn hàng ngày / giới hạn giao dịch Đóng tài khoản ngân hàng (Closing Bank Accounts) Bất kỳ tài khoản ngân hàng không hoạt động phải đóng hành động theo sau phải hồn thành: • • • • • Chuyển số dư tài khoản (để lại số tiền tối thiểu bắt buộc) sang tài khoản khác Chuyển tất séc để lại cho ngân hàng theo biên nhận Sau nhận định, chuyển đến ngân hàng nhận chuyển số dư sang tài khoản khác; Xác nhận đóng tài khoản ngân hàng chuyển số dư cho phận có thẩm quyền Cập nhật hồ sơ tài khoản ngân hàng cho phù hợp FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs Cơ sở liệu tài khoản ngân hàng(Bank Account Database) Một nhân viên tài nên trì hồ sơ tập trung cho tất tài khoản ngân hàng người ký ủy quyền NSO Hồ sơ giám đốc tài cấp cao xem xét lần quý Sổ sách kế toán (Accounting Records) Hồ sơ kế toán giao dịch tài NSO tình hình tài Chúng quan trọng mục đích thuế, trách nhiệm giải trình pháp lý giám sát tài đầy đủ Điều thực thông qua tài liệu hỗ trợ sổ sách kế toán Mọi tổ chức phải lưu giữ hồ sơ xác giao dịch tài thấy cách thức sử dụng tiền để đạt mục tiêu mình: • Cung cấp thơng tin đáng tin cậy cho việc định cấp quản lý • Để kiểm sốt giám sát ngân sách, để giúp tổ chức chi tiêu phạm vi tài Ln ngăn nắp giao dịch với khách hàng nhà cung cấp • • • Có tảng tốt để chuẩn bị báo cáo tài quản lý theo luật định Khai thuế có tảng tốt để kiểm sốt nội • Lưu giữ hồ sơ tn thủ luật quy định tài Hồ sơ Giao dich Phân loại giao dịch Tóm tắt giao dịch Tổng hợp Hồ sơ(Reconciles Records) Trình bày Dữ liệu tài Đối với NSO có giao dịch tài chính, hệ thống sổ sách kế tốn đơn giản đủ Khi tổ chức phát triển có nguồn tài trợ khác nhau, yêu cầu báo cáo hệ thống tài tổ chức trở nên phát triển cao FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume Hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ (Full Bookkeeping Systems) Tài khoản Phai thu Tài khoản Phải trả Các tổ chức yêu cầu hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ sử dụng loạt sổ cái, tùy thuộc vào hoạt động tổ chức Tài khoản phải trả - Account Payable (AP) Hóa đơn chưa tốn từ nhà cung cấp mà tổ chức có nghĩa vụ tốn NGÀY MƠ TẢ TÀI KHOẢN GHI NỢ GHI CĨ $ $ VÍ DỤ 1/3/2019 TIỀN ĐIỆN 40 TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ 40 ĐỂ GHI LẠI HÓA ĐƠN ĐIỆN CÓ THỂ THANH TỐN VÍ DỤ 15/3/2019 TIỀN IN 100 15/3/2019 VĂN PHÒNG PHẨM 200 15/3/2019 THUÊ 500 15/3/2019 ĐIỆN THOAI 100 TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ 900 ĐỂ GHI BẢNG THANH TỐN CHO HĨA ĐƠN THẺ TÍN DỤNG VÍ DỤ 5/3/2019 TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ NGÂN HÀNG GHI NHẬN THANH TỐN HĨA ĐƠN ĐIỆN 10 FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 40 40 FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs Tài khoản phải thu - Accounts Receivable (AR) Tiền nợ tổ chức bên khác AR ghi lại dịch vụ cung cấp để kiếm doanh thu cho tổ chức NGÀY MÔ TẢ TÀI KHOẢN GHI NỢ GHI CĨ $ $ VÍ DỤ 1/3/2019 TÀI KHOẢN PHẢI THU 3000 ĐÓNG GÓP – BIẾU TẶNG 3000 GHI NHẬN THU NHẬP THỎA THUẬN ĐĨNG GĨP VÍ DỤ 15/3/2019 TÀI KHOẢN PHẢI THU 500 THU NHẬP SỰ KIỆN 500 ĐỂ NHẬN THU NHẬP TỪ SỰ KIỆN NGÀY 10 THÁNG VÍ DỤ 20/3/2019 TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG TÀI KHOẢN PHẢI THU 3000 3000 ĐỂ GHI NHẬN THU NHẬP Việc nhận AR phản ánh khoản tiền gửi vào tài khoản tiền mặt bạn Khi bạn có AR, điều quan trọng phải xem xét trước định tài khoản doanh thu cho khoản tiền gửi bạn Điều nhằm đảm bảo bạn bù đắp lại AR mà bạn có FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 11 Số dƣ - Trial Balance Số dư (TB) việc kiểm tra số học tài khoản trì theo phương pháp kế toán kép sở để lập báo cáo tài dựa dồn tích Cuối kỳ kế toán, tất loại tài khoản có số dư sổ liệt kê bảng tổng hợp để tạo thành số dư; tổng số dư nợ danh sách tổng số dư có SỐ DƢ DẪN ĐẾN BÁO CÁO TÀI CHÍNH: Số dƣ nợ Trên tài khoản Chi phí Thu nhập Số dƣ có Trên tài khoản Tài sản Nợ phải trả Kinh phí Bản cân đối kế tốn tài khoản Thu & chi Số dƣ thử nghiệm giai đoạn cuối quy trình kế tốn, kết việc ghi chép, phân loại tổng hợp nhiều giao dịch khác xảy tổ chức Tài liệu Nguồn Sổ Biên lai Sổ tiền mặt Sao kê Ngân hàng Sổ khác Sổ Chứng từ Thanh tốn Hóa đơn Nhật ký Chứng từ Tiền mặt 12 FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume Số dƣ FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs Phần mềm kế toán - Accounting Software Một phần mềm kế toán cho phép bạn nhập giao dịch, tự động hóa tổng báo cáo Cả giải pháp phần mềm kế toán máy tính để bàn đám mây có sẵn Một phần mềm kế tốn bao gồm: • Sổ • Tài khoản phải trả • Tài khoản phải thu • Thanh tốn • Cổ phần • Đơn đặt hàng • Sổ sách kế tốn Lợi ích phần mềm kế tốn Chi phí Tốc độ SỰ CHÍNH XÁC THƠNG TIN CẬP NHẬT Giảm chi Phí nhân Viên Kiểm toán Nhạp liệu Nhanh Xử lý thủ công Loại bỏ rủi Tự động cập Ro lỗi Nhật Con người HIỆU LỰC CỦA HIỆU QUẢ AN TOÀN BÁO CÁO Sử dụng thời gian/ nguồn lực, tốt hơn, thu nợ dễ dàng kiểm soát hang tồn kho Them lớp bảo mật vào hồ sơ cho phép truy cập phép truy cập liệu tài Cung cấp nhìn tổng quát tình tài chánh, báo cáo tùy chỉnh dễ dàng tạo cho liệu cụ thể THƠNG TIN Thơng tin truy cập có sẵn từ xa vị trí khác TĨC ĐỘ CHÍNH XÁC CẬP NHẬT THƠNG TIN CHI PHÍ Lợi ích Phần mềm Kế toán BÁO CÁO HIỆU LỰC CỦA THƠNG TIN AN TỒN HIỆU QUẢ FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 13 Chọn phần mềm phù hợp Lựa chọn phần mềm kế toán bắt đầu với ngân sách bạn quen thuộc với Dưới bảy điều cần xem xét lựa chọn phần mềm kế toán: Bảo mật Phần mềm DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG Kiến thức kế tốn CÁC TÍNH Loại Phần mềm TUÂN THỦ GAAP NĂNG CẦN giá Phần mềm Chia sẻ Báo cáo Chọn phần mềm hiểu • • • • • • Tơi có cần trực tuyến truy cập internet thường xun khơng? Tơi có cần phần mềm máy tính để bàn khơng? Máy tính để bàn / máy tính xách tay tơi có đủ mạnh để quản lý phần mềm máy tính để bàn khơng? Những người khác có cần quyền truy cập vào phần mềm khơng? Kiến thức kế tốn tơi có đủ để vận hành phần mềm không? Tôi sẵn sàng đầu tư thời gian cho việc đào tạo nâng cao kỹ để quản lý nó? Các tính phần mềm kế tốn • • • Chi phí phần mềm • • • 14 Những tính cần phải có tính tơi muốn / thích? Có tính tơi muốn cho tương lai tổ chức phát triển khơng? Tơi có thời gian cho kế tốn / trình độ kỹ bao nhiêu? Ngân sách tính bao gồm gì? Có phí thiết lập, lưu trữ đám mây dịch vụ khách hàng khơng? Có dùng thử demo miễn phí khơng? • Tơi có sẵn sàng cam kết với hợp đồng khơng? • Tần suất tơi sử dụng tính u cầu thêm phí? FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs Chia sẻ báo cáo Ba cách để chia sẻ báo cáo in, gửi email đăng nhập kế toán riêng biệt Hỏi kế toán bạn xem họ có phương pháp ưa thích để nhận thơng tin kế tốn bạn khơng Tn thủ GAAP • • Generally accepted accounting principles (GAAP) tiêu chuẩn để tổ chức báo cáo tài thơng thường cho phép người khác dễ dàng hiểu báo cáo kế toán bạn Nhiều tổ chức yêu cầu tuân theo GAAP Nếu bạn không bắt buộc phải tuân theo GAAP, bạn chọn tuân theo ngun tắc để có báo cáo kế tốn quán dễ hiểu Phần mềm kế toán bạn phải cho phép bạn trở thành trì tuân thủ GAAP Để tìm hiểu thêm GAAP, đọc: GAAP: Sổ quy tắc kế toán bạn Dịch vụ khách hàng • Tơi sử dụng dịch vụ khách hàng lần? • Tơi cần từ dịch vụ khách hàng - hỗ trợ thiết lập, hỗ trợ phần mềm thứ khác? Làm để cảm thấy thoải mái liên hệ với phận hỗ trợ khách hàng? Các đại diện hỗ trợ khách hàng có sẵn sàng vào thời điểm tơi cần họ khơng (nếu họ múi khác)? • • Bảo mật phần mềm • • • • • Máy tính làm việc tơi có an tồn khơng tơi có hệ thống dự phịng để quản lý liệu khơng? Phần mềm có mã hóa để bảo vệ mật thơng tin cá nhân khơng? Các đánh giá nói biện pháp bảo mật phần mềm? Những công ty / tổ chức khác sử dụng phần mềm này? Công ty quản lý vi phạm an ninh nào? FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 15 Biểu đồ tài khoản - A Chart of Accounts Các NSO thực nhiều giao dịch tài khác Chúng tơi mua nhiều loại hàng hóa dịch vụ để giúp đạt mục tiêu chúng tơi nhận thu nhập trợ cấp, qun góp phí thành viên Sử dụng Biểu đồ tài khoản "sắp xếp" loại giao dịch khác thành loạt danh mục mô tả "tài khoản" xác định trước, với mã tài khoản mô tả Mặt khác, mã dự án giống trung tâm chi phí, cho biết dự án, nhà tài trợ phòng ban khác Khi giao dịch diễn ra, ghi vào tài khoản phân loại theo hướng dẫn trình bày Sơ đồ tài khoản Để có tính quán minh bạch, danh mục giống sử dụng báo cáo tài ngân sách tổ chức Thu nhập Chi phí Tài sản Những thứ sở hữu Nợ phải trả Những thứ sở hữu Biểu đồ Tài khoản tổ chức khác Bố cục bao gồm: • Mã tài khoản số, chữ hai • Tên tài khoản • Tài khoản phụ (nhóm) • Lưu ý đặc biệt thời điểm sử dụng mã tài khoản Lƣu ý danh mục đƣợc xếp thành nhóm phụ tiêu đề nhóm 'family', chẳng hạn nhƣ Hành chính, Nhân Đang hoạt động Hệ thống mã hóa tuân theo logic, sử dụng chuỗi số cho nhóm family Tiêu đề Family đặc biệt hữu ích để trình bày thơng tin tóm tắt 16 FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs Trung tâm Chi phí - Cost Centres Sẽ hữu ích phân loại thêm giao dịch tài theo ngân sách, hoạt động, phận nhà tài trợ mà chúng thuộc về, để báo cáo theo dõi thu nhập chi tiêu theo hoạt động Chúng ta sử dụng trung tâm chi phí (cịn gọi trung tâm hoạt động ngân sách) để xác định riêng biệt giao dịch hồ sơ kế tốn • Kinh phí hoạt động - Operating fund Điều đặc biệt quan trọng xác định hoạt động tài trợ nhà tài trợ tài khoản, để tổ chức chứng minh cách khoản tiền sử dụng Đây gọi kế tốn quỹ hoạt động địi hỏi cẩn thận thiết lập hệ thống kế toán để xác định tách biệt thông tin cần thiết Nếu bạn có nhiều phịng ban, bạn cần thiết kế cấu trúc trung tâm chi phí cho phép bạn đáp ứng yêu cầu báo cáo tài • Tạo trung tâm chi phí - Creation of cost centres Điểm khởi đầu để thiết kế cấu trúc trung tâm chi phí bạn sơ đồ tổ chức thỏa thuận tài trợ nhà tài trợ Khơng có giới hạn hiệu số lượng trung tâm chi phí sử dụng, đặc biệt bạn sử dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên, đừng làm phức tạp cấu trúc mức; bao gồm trung tâm chi phí cho hoạt động mà bạn cần báo cáo giám sát Trung tâm chi phí đƣợc sử dụng nhƣ nào? Trung tâm chi phí sử dụng để phân cơng trách nhiệm giải trình cụ thể doanh thu tạo chi phí phát sinh Mỗi trung tâm chi phí cấp mã Ví dụ, câu hỏi nảy sinh "ngân sách thuộc phận nào?" Với trung tâm chi phí, báo cáo tình hình tài tạo dễ dàng hơn, giúp chủ sở hữu ngân sách giám sát lĩnh vực phụ trách họ FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 17 Dòng tiền - Cash Flow Tại dòng tiền lại quan trọng Dịng tiền cơng cụ mạnh mẽ quản lý tiền mặt tổ chức Dựa nguyên tắc kế toán kép, tiền mặt yêu cầu quan trọng tổ chức để trì khả tốn Khi tổ chức khơng cịn đủ tiền mặt để trả hội phí, tổ chức thường bị tuyên bố phá sản Dự báo dòng tiền dự báo thu nhập chi tiêu tiền mặt (và khoản tương đương tiền) tổ chức hàng tuần hàng tháng, xác định biến động tiền mặt lên xuống Điều đặc biệt quan trọng nhóm kiếm phần doanh thu đáng kể thời gian cụ thể có khoản chi phí phải giải năm Không giống ngân sách hàng năm kế hoạch chiến lược dài hạn tổ chức, dự báo dòng tiền ghi lại giao dịch tiền mặt khoảng thời gian cụ thể Quy trình tạo dự báo dòng tiền Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cơng cụ quan trọng minh họa dịng tiền thực tế thơng qua tổ chức xác định lượng tiền mặt có sẵn để tốn chi phí hàng tháng Bằng cách quản lý dịng tiền tham chiếu dòng tiền hàng tuần hàng tháng, tổ chức hoạt động hiệu hiệu Một mục tiêu quan trọng quản lý dịng tiền đảm bảo có đủ tiền mặt để chi trả lương, thuế hóa đơn hành Tổ chức phi lợi nhuận quản lý dòng tiền cách xem xét dự báo dòng tiền Báo cáo lưu chuyển tiền tệ bao gồm tổng tiền mặt nhận trừ tổng tiền mặt chi Quản lý tiền mặt chủ yếu dựa vào giao dịch tiền mặt thực tế (Lưu ý tổ chức phi lợi nhuận phải lập báo cáo tài có tên "Báo cáo lưu chuyển tiền tệ" "Báo cáo lưu chuyển tiền tệ" — báo cáo không giống dự báo lưu chuyển tiền tệ.) Cách quản lý tiền mặt dựa dự báo dịng tiền Có dự báo dịng tiền cập nhật giúp tổ chức có thời gian cần thiết để lập kế hoạch cho thâm hụt tiền mặt thặng dư tiền mặt, khám phá tất lựa chọn trước khủng hoảng xảy Biết tiền mặt cần thiết cho số chi phí khơng thể bỏ tiền lương, thuế, bảo hiểm, tiền th nhà tiện ích, giúp tổ chức chuẩn bị tốt để quản lý việc thu nhận sử dụng tiền mặt Khi nguồn tiền mặt bị hạn chế, điều quan trọng phải theo dõi khả toán hạn tổ chức hành động có cảnh báo sớm khó khăn tài tiềm ẩn 18 FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs Các tùy chọn có sẵn để quản lý dòng tiền bao gồm: Thực kiểm sốt tín dụng tốt - bám nợ để tốn nhanh chóng Xem xét lịch tài trợ – khuyến khích tốn trƣớc thay tốn sau Ngân hàng nhận tất tiền hàng ngày Yêu cầu điều khoản toán đặc biệt từ nhà cung cấp lớn (và tuân theo điều khoản đó) Thanh tốn khoản chi phí định theo đợt, chẳng hạn nhƣ phí bảo hiểm Ƣu tiên khoản toán lớn Các bƣớc kết thúc kế toán - Accounting Closing Steps Chu kỳ kế toán bắt đầu với số dư tài khoản ban đầu bạn Trong suốt chu kỳ, bạn điều chỉnh số dư thực giao dịch Vào cuối chu kỳ, bạn đóng sổ Xác định giao dịch: Bạn chi tiêu kiếm đƣợc gì? Ghi lại giao dịch nhật ký bạn: Đăng bút toán lên sổ cái: Đây danh sách giao dịch hoạt động Điều tách giao dịch thành danh mục Số dƣ không điều chỉnh: Kiểm tra xem liệu tài khoản bạn có số dƣ Điều chỉnh mục nhập: Sử dụng mục điều chỉnh tài khoản bạn khơng cân Tạo báo cáo tài chính: Biên soạn báo cáo để xem xét tiến độ Điều chỉnh số dƣ: Kiểm tra xem tài khoản bạn có cân khơng sau điều chỉnh mục nhập Kết sổ bạn: Tóm tắt hoạt động tài cho chu kỳ FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 19 NGUỒN THAM KHẢO - RESOURCES Handbook on Financial Resources Management and Development (2007, WSBAPR) (DC OK) in English; Download: https://www.scout.org/node/6108 Publication: Are we doing it right? – some do’s and dont’s in the management of non-profit organizations, by H Eric Frank (© 1983, World Scout Bureau, Geneva) (in English) (44 pages) OUT OF PRINT (DC-578.13) In Repository dossier 8270 under Management Scan available for Download: http://scout.org/node/6196 Publication: Could we better? by H Eric Frank (September 1997, published by World Scout Bureau/Asia- Pacific Region, Manila, Philippines) (in English) ISBN 971-91927-1-2 (DC-578.13); Download: https://www.scout.org/node/22295 Risk Management: Publication: Guideline on Risk Management Policy (June 2010) (WOSM/Asia-Pacific Region) (in English) (23 pages, A5) (DC-578.13 and in library APR section); Download: https://www.scout.org/node/6194 20 FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs GHI CHÚ FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume 21 GHI CHÚ 22 FINANCIAL MANAGEMENT FOR NSOs | Volume © World Scout Bureau Inc MARCH 2021 World Scout Bureau, Global Support Centre Kuala Lumpur Suite 3, Level 17, Menara Sentral Vista, No 150 Jalan Sultan Abdul Samad Brickfields, 50470 Kuala Lumpur, MALAYSIA Tel.: + 60 2276 9000 Fax: + 60 2276 9089 worldbureau@scout.org scout.org