3TSOFT® 2010 GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

3TSOFT Accounting Software Giới thiệu 3TSOFT 2010 3TSOFT® 2010 GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - KẾ TỐN DOANH NGHIỆP Ý tưởng Những người làm cơng tác kế toán doanh nghiệp, năm qua năm khác làm cơng việc tương đối giống nhau, có tính lặp lại Tuy nhiên thời kỳ có phát sinh, vướng mắc hay đề xuất cải tiến, nâng cấp tính chun nghiệp cơng việc Phần lớn cơng việc kế tốn viên lại tập trung vào tác nghiệp cụ thể, điều dẫn đến phần lớn thời gian kế tốn dành cho tác nghiệp nghiên cứu sách, tìm giải pháp tối ưu quản lý tài kế tốn cho tổ chức Nếu hỏi kế tốn viên có muốn giải phóng thời gian tác nghiệp để có nhiều thời gian cho nghiên cứu sách, tìm kiếm giải pháp mang tính nghiệp vụ chun ngành cho tổ chức khơng có lẽ câu trả lời chắn có Làm để có điều đó? Câu trả lời công cụ tác nghiệp hữu dụng tối ưu hóa, tự động hóa cơng tác kế tốn Với tư vậy, nhà tư vấn, chuyên gia nhóm dự án cơng nghệ thơng tin EZSOFT đề xuất phát triển giải pháp ứng dụng quản lý doanh nghiệp 3TSOFT Với phần mềm kế toán “3TSOFT accounting software”, phát triển thử nghiệm đơn lẻ năm 300 doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế, ngành nghề kinh doanh quy mô tổ chức kinh doanh khác Tác giả sản phẩm: Nguyễn Văn Tâm Make your job easy! Giải pháp: EZSOFT Sản xuất: EZSOFT Website: http://ezsoft.com.vn 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software Phần hành nghiệp vụ 3TSOFT 1.1 Kế tốn tiền mặt, tiền gửi, cơng nợ khoản tốn 1.2 Kế tốn vật tư, hàng hóa, thành phẩm 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software 1.3 Kế tốn cơng trình xây dựng 1.4 Quản lý sản xuất tính giá thành sản phẩm 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software 1.5 Kế tốn tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, chi phí trả trước 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software 1.6 Kế toán tổng hợp xác định kết 1.7 Quản lý kho hàng 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software 1.8 Quản trị hệ thống, thiết lập hành lang quản lý tài kế tốn Tổ chức cơng tác kế tốn với 3TSOFT 2010 Trong q trình thực cơng việc kế tốn doanh nghiệp, với chung hệ thống chuẩn mực nguyên tắc nghiệp vụ, tùy ngành nghề, quy mô, nhân sự, quan điểm người quản lý cán làm kế tốn mà có cách tổ chức cơng tác kế tốn khác Điều dẫn giải thêm như: phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp tính khấu hao, phương pháp phân bổ chi phí cơng trình giá thành sản phẩm, quản lý chứng từ kế tốn, phân cơng cơng việc, tham số tìm kiếm có liên quan Hơn vấn đề tổ chức liệu công ty đơn vị bán hàng, cửa hàng nội bộ, quản lý định mức, kho hàng, kệ hàng, hạn sử dụng, khoản mục chi phí, đối tượng cơng nợ hai chiều, phương thức khóa liệu kế tốn năm, kiểm duyệt chứng từ, kiểm sốt chi phí hợp lý hợp lệ vấn đề áp dụng thực thi sách thuế, giải trình kế tốn hay nhỏ cách đánh số chứng từ, sử dụng đơn vị tiền tệ, đơn vị quy đổi, làm trịn giá trị ghi sổ kế tốn… với chừng đối tượng nghiệp vụ cần phải quan tâm có nhiều cách thức lựa chọn đưa nhiều quy chuẩn nội khác EZSOFT với 3TSOFT - cách nhìn chuyên gia tư vấn ứng dụng giải pháp kiểm soát nội hữu hiệu cụ thể hóa yêu cầu phân tích cách đưa vào 3TSOFT đầy đủ cơng cụ, tính cho tạo tùy chỉnh linh động logic giúp cho người ứng dụng 3TSOFT tổ chức cơng tác kế tốn máy tính cách tối ưu, thân thiện hiệu 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software Qua hai cửa sổ giao diện tác nghiệp trên, ta thấy: nội dung phân quyền người sử dụng 3TSOFT cịn cho phép thiết lập mặc định liên quan đến vấn đề quản lý cơng tác kế tốn Vậy nên, với 3TSOFT, người quản lý cơng tác kế tốn kế tốn trưởng khơng cịn băn khoăn việc quy định cách thức truy xuất chứng từ, tính năng, báo cáo, tiền tệ, phương pháp Đơn cử: ta chọn vào lựa chọn: “ Lọc chứng từ theo người lập”, điều có giá trị là: người quản lý thực lọc chứng từ cho phép lọc chứng từ theo người lập chứng từ theo phân công công việc nội Hoặc là: người quản lý định nghĩa cách thức quản lý chứng từ kể từ lập với lựa chọn: “ Cập nhật sổ lập” phải thông qua kiểm duyệt cập nhật vào sổ Hơn nữa, với số nhân kế tốn viên khơng có quyền sửa chứng từ khơng có quyền can thiệp vào chứng từ người khác lập thực với lựa chọn “ Khóa chứng từ lập” “ Cấm sửa, xóa chứng từ người khác lập” Bài toán tổ chức cơng tác kế tốn hữu dụng nhiều cần thiết phải mặc định theo dõi lô hàng, kệ hàng kho hay hạn sử dụng Chỉ với động tác stick vào lựa chọn dựng sẵn, cửa sổ tác nghiệp cấp sâu cho phép người quản lý công tác kế toán kiểm soát chi tiết theo đặc điểm hoạt động quan điểm quản lý 3TSOFT giải pháp mở từ việc cho phép tùy chọn đồng tiền q trình hạch tốn vận hành cơng tác kế tốn Những tùy chỉnh tạo hình làm việc khác với nhân viên tác nghiệp cụ thể Cũng có số lo lắng việc thay đổi sách kế tốn nhà nước người thực thi tác nghiệp kế tốn doanh nghiệp, với 3TSOFT, lo lắng khơng cịn tồn vì: người quản lý kế tốn thay đổi lại tài khoản (hoặc tiểu khoản) nghiệp vụ hạch toán cụ thể như: hạch toán chênh lệch tỷ giá; hạch toán doanh thu thu nhập, hạch tốn chi phí thuế, hạch tốn chi phí hoạt động, tài khoản thuế Những thiết lập kết hợp với hệ thống tài khoản mở (cho phép tùy chỉnh thêm – xem – xóa – sửa – định nghĩa tính chất đặc điểm tài khoản) tạo tổ hợp khác linh động q trìnhsử dụng tài khoản kế tốn, chứng từ kế toán, sổ kế toán báo cáo Tính chun gia phần 3TSOFT cịn thể ở: khứ, ngầm định thiết lập mà đến thời điểm cần phải thay đổi phần mềm tự động tìm kiếm nghiệp vụ có liên quan đến thay đổi để cập nhật lại sổ kế toán báo cáo kế toán ( với điều kiện người thực thay đổi có đủ thẩm quyền theo hệ thống phân quyền khai báo) 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software Những vấn đề quy mô phát triển doanh nghiệp dẫn đến độ lớn số (dãy số) trình hạch tốn hay ngơn ngữ giao diện, cỡ chữ giao diện, số thập phân tùy chỉnh theo đơn vị với cách thiết lập phù hợp người quản lý cơng tác kế tốn: ví dụ như: độ dài dãy số, phương thức làm tròn, phương thức quản lý chữ số thập phân, chênh lệch phép toán quan hệ số lượng, đơn giá, thành tiền… 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software Tính hữu dụng 3TSOFT 2010 • Giải triệt để nghiệp vụ kế toán phát sinh, phần hành theo hoạt động cách linh hoạt hệ thống thống với tính kiểm sốt chặt chẽ logic • Có khả quản lý tổng hợp liệu đa sở, không hạn chế số user, số máy nhánh với sở liệu đồng • Có khả tạo tính phần mềm bán hàng, tích hợp máy quét, máy đọc mã vạch, quản lý vật tư, hàng hóa theo lơ, theo kệ, theo hạn sử dụng • Truy xuất tự động số liệu với hệ thống mã số thuế quốc gia, hệ thống hỗ trợ kê khai thuế nhiều ứng dụng khác • Gọn nhẹ, thân thiện, cài đặt đơn giản, dễ sử dụng (ngay người dùng nghiệp vụ kế tốn) • Phân định rõ ràng phần hành nghiệp vụ, số liệu thống kê công tác kế tốn doanh nghiệp • Đa việc thiết lập hệ thống kế toán nội theo loại hình, ngành nghề, quy mơ… • Có khả mở rộng tích hợp với hệ thống quản lý sản xuất, nhân sự, tài chính, dự án, hợp đồng… định hướng tích hợp trao đổi liệu với hệ thống ngân hàng, email, điện thoại di động • Đa ngôn ngữ giao diện, chuẩn unicode với tùy chỉnh ứng dựng thơng minh… • Phương thức tác nghiệp đại giúp người dùng cắt giảm hầu hết thao tác “nút bấm” “click chuột”…, nâng cao tốc độ tác nghiệp, tiết kiệm thời gian … • Chương trình ổn định, tốc độ xử lý nhanh, sở liệu SQL 3TSOFT Online Help 10 3TSOFT Accounting Software Thông tin Diễn giải Sản phẩm Là mã sản phẩm có số lượng dở dang cuối kỳ Số lượng Là số lượng tương ứng với sản phẩm thực Lưu ý: Nếu chọn phương pháp “xác định giá trị sản phẩm dở dang” phương pháp sản phẩm hồn thành tương đương Thì cần nhập tỷ lệ hồn thành sản phẩm dở dang Vật tư chưa sử dụng cuối kỳ Chức cho phép người sử dụng nhập số lượng vật tư chưa sử dụng phân xưởng cuối kỳ tính giá thành Để nhập “Vật tư chưa sử dụng cuối kỳ” người sử dụng cần di chuyển tới cột “Số lượng chưa sử dụng” nhập số lượng tương ứng với vật tư cần nhập Nếu muốn xác định lại giá trị chưa sử dụng người sử dụng bấm F10 biểu tượng Toolbar Nếu muốn lưu giá trị nhập người sử dụng bấm F3 biểu tượng ghi Toolbar Nếu muốn lưu giá trị nhập khỏi chức bấm Ctrl+Enter 3TSOFT Online Help 141 3TSOFT Accounting Software Phân bổ chung Phân bổ chung phân bổ chi phí cho cơng đoạn sản xuất với chi phí phát sinh mà chưa xác định công đoạn sản xuất định nghĩa với công đoạn chung chờ phân bổ Phân bổ chung dùng đơn vị có nhiều cơng đoạn sản xuất có chi phí chưa xác định cơng đoạn sản xuất cụ thể Lưu ý: Cần phải khai báo bút toán Phân bổ chung cho kỳ tính giá thành, có nghĩa yếu tố chi phí cần phải tạo bút tốn phân bổ cho kỳ tính giá thành Thông tin Yếu tố Công đoạn Diễn giải Là mã yếu tố chi phí cần phân bổ Là mã cơng đoạn chung chờ phân bổ, bỏ trống không định nghĩa công đoạn chờ Diễn giải (VN) Diễn giải (EN) Công đoạn… phân bổ Là nội dung bút toán phân bổ chung Là nội dung bút toán phân bổ chung tiếng Anh Là mã cơng đoạn phân bổ chi phí, mã cơng đoạn chọn danh mục sản phẩm, cơng trình Sau chọn cơng đoạn tên cơng đoạn hiển thị vào cột tên Hệ số công đoạn tương ứng Là hệ số phân bổ chi phí cho công đoạn tương ứng chọn Hệ số tỷ lệ phần trăm mà hệ số phân bổ cho công đoạn chọn tổng hệ số tất công đoạn Nếu coi tổng hệ số phân bổ cho công đoạn 100 hệ số coi Giá trị phân bổ phần trăm chi phí Giá trị chương trình tự xác định, người sử dụng không cần xác định Nhưng sau phân bổ người sử dụng sửa cho phù hợp với yêu cầu Sau xác định tất công đoạn hệ số tương ứng, người sử dụng bấm vào nút “Xác định giá trị” Chương trình xác định tổng giá trị phát sinh yếu tố phân bổ ghi nhận vào ô “Tổng giá trị phát sinh” 142 3TSOFT Online Help 3TSOFT Accounting Software Tiếp đó, người sử dụng bấm vào nút “Phân bổ”, chương trình dựa vào hệ số công đoạn phân bổ “Tổng giá trị phát sinh” cho cơng đoạn Sau chương trình phân bổ giá trị cho công đoạn, người sử dụng muốn sửa phải đảm bảo “Tổng giá trị phân bổ” phải với “Tổng giá trị phát sinh” Sau phân bổ xong, người sử dụng bấm Ctrl+Enter để ghi nhận thơng tin đồng thời chương trình ghi nhận chứng từ phân bổ chi phí yếu tố vào “Chứng từ phân bổ” phần hành “Kế toán sản phẩm - giá thành” Phân bổ trực tiếp Phân bổ trực tiếp phân bổ chi phí phát sinh trực tiếp cho sản phẩm Những chi phí người sử dụng ghi nhận trực tiếp đích danh cho sản phẩm phát sinh chi phí Chương trình tổng hợp lại để xác định chi phí cho sản phẩm dở dang sản phẩm hoàn thành Việc phân bổ tiến hành theo yếu tố chi phí Thơng tin Yếu tố Công đoạn Diễn giải Là mã yếu tố chi phí cần phân bổ Nếu có nhiều cơng đoạn sản xuất người sử dụng phải xác định bút toán phân bổ cho Diễn giải (VN) Diễn giải (EN) Cách lấy liệu cơng đoạn Nếu khơng có cơng đoạn để trống Là nội dung bút toán phân bổ trực tiếp Là nội dung bút tốn phân bổ trực tiếp tiếng Anh Có cách lấy chi phí phát sinh để phân bổ: 0-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định cho công đoạn phân bổ từ chức “Phân bổ chung” 1-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định rõ chi phí cho sản phẩm từ phát sinh chứng từ chi phí Lưu ý: Phân bổ trực tiếp giá trị ln Để thực phân bổ bút toán “Phân bổ trực tiếp”, người sử dụng cần thực bước sau: - Kiểm tra “Chứng từ phân bổ” phần hành “Kế toán sản phẩm - giá thành” tương ứng với bút toán muốn phân bổ Nếu thấy chương trình ghi nhận bút tốn tương ứng tiến hành xố chứng từ ghi nhận phân bổ chương trình ghi nhận lại bút tốn - Chọn chức “Phân bổ trực tiếp”, chọn bút toán cần phân bổ bấm F10, chờ chương trình cửa sổ thơng báo “Đã thực xong” bấm Ok 3TSOFT Online Help 143 3TSOFT Accounting Software Phân bổ hệ số Phân bổ hệ số phân bổ chi phí phát sinh cho sản phẩm theo hệ số mà người sử dụng nhập vào tương ứng với sản phẩm Việc phân bổ tiến hành theo yếu tố chi phí Nếu yếu tố chi phí phân bổ theo phương pháp hệ số có phần chi phí xác định trực tiếp phần trực tiếp chương trình xác định theo phương pháp trực tiếp, phần lại phân bổ theo hệ số Thông tin Yếu tố Công đoạn Diễn giải Là mã yếu tố chi phí cần phân bổ Nếu có nhiều cơng đoạn sản xuất người sử dụng phải xác định bút toán phân bổ cho Diễn giải (VN) Diễn giải (EN) Cách lấy liệu công đoạn Nếu khơng có cơng đoạn để trống Là nội dung bút toán phân bổ trực tiếp Là nội dung bút toán phân bổ trực tiếp tiếng Anh Có cách lấy chi phí phát sinh để phân bổ: 0-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định cho cơng đoạn phân bổ từ chức “Phân bổ chung” Sản phẩm 1-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định từ chứng từ chi phí Là mã sản phẩm phân bổ chi phí Sau chọn sản phẩm tên sản phẩm Hệ số hiển thị vào cột tên sản phẩm tương ứng Là hệ số phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng chọn Hệ số tỷ lệ phần trăm mà hệ số phân bổ cho sản phẩm chọn tổng hệ số tất sản phẩm Nếu coi tổng hệ số phân bổ cho sản phẩm 100 hệ số coi phần trăm chi phí Để thực phân bổ bút toán “Phân bổ hệ số”, người sử dụng cần thực bước sau: 3TSOFT Online Help 144 3TSOFT Accounting Software - Kiểm tra “Chứng từ phân bổ” phần hành “Kế toán sản phẩm - giá thành” tương ứng với bút toán muốn phân bổ Nếu thấy chương trình ghi nhận bút tốn tương ứng tiến hành xố chứng từ ghi nhận phân bổ chương trình ghi nhận lại bút tốn - Chọn chức “Phân bổ hệ số”, chọn bút toán cần phân bổ bấm F10, chờ chương trình cửa sổ thông báo “Đã thực xong” bấm Ok Phân bổ tỷ lệ Phân bổ tỷ lệ phân bổ chi phí phát sinh cho sản phẩm theo tỷ lệ yếu tố chi phí phân bổ Việc phân bổ tiến hành theo yếu tố chi phí Nếu bút tốn phân bổ tỷ lệ có phụ thuộc cần phân bổ yếu tố khơng phụ thuộc trước sau phân bổ yếu tố đến hết Nếu yếu tố chi phí phân bổ theo phương pháp tỷ lệ có phần chi phí xác định trực tiếp phần trực tiếp chương trình xác định theo phương pháp trực tiếp, phần lại phân bổ theo tỷ lệ Thông tin Yếu tố Công đoạn Diễn giải Là mã yếu tố chi phí cần phân bổ Nếu có nhiều cơng đoạn sản xuất người sử dụng phải xác định bút toán phân bổ cho Diễn giải (VN) Diễn giải (EN) Cách lấy liệu cơng đoạn Nếu khơng có cơng đoạn để trống Là nội dung bút toán phân bổ tỷ lệ Là nội dung bút toán phân bổ tỷ lệ tiếng Anh Có cách lấy chi phí phát sinh để phân bổ: 0-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định cho công đoạn phân bổ từ chức “Phân bổ chung” Theo yếu tố 1-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định từ chứng từ chi phí Xác định yếu tố làm để phân bổ yếu tố chi phí khai báo Có thể dựa vào nhiều yếu tố chi phí phân bổ để phân bổ cho yếu tố chi phí Nếu yếu tố chi phí dùng làm để phân bổ yếu tố phân bổ tỷ lệ trước phân bổ yếu tố cần phải phân bổ yếu tố trước Có nghĩa khơng chọn phân bổ đồng thời yếu tố phụ thuộc lẫn Để thực phân bổ bút toán “Phân bổ tỷ lệ”, người sử dụng cần thực bước sau: 3TSOFT Online Help 145 3TSOFT Accounting Software - Kiểm tra “Chứng từ phân bổ” phần hành “Kế toán sản phẩm - giá thành” tương ứng với bút tốn muốn phân bổ Nếu thấy chương trình ghi nhận bút tốn tương ứng tiến hành xố chứng từ ghi nhận phân bổ chương trình ghi nhận lại bút tốn - Chọn chức “Phân bổ tỷ lệ”, chọn bút toán cần phân bổ bấm F10, chờ chương trình cửa sổ thơng báo “Đã thực xong” bấm Ok Phân bổ định mức Phân bổ định mức phân bổ chi phí phát sinh cho sản phẩm theo định mức xây dựng xây dựng danh mục sản phẩm, phân bổ theo định mức lượng định mức tiền Việc phân bổ tiến hành theo yếu tố chi phí Nếu yếu tố chi phí phân bổ theo phương pháp định mức có phần chi phí xác định trực tiếp phần trực tiếp chương trình xác định theo phương pháp trực tiếp, phần lại phân bổ theo định mức Thông tin Yếu tố Công đoạn Diễn giải Là mã yếu tố chi phí cần phân bổ Nếu có nhiều cơng đoạn sản xuất người sử dụng phải xác định bút toán phân bổ cho Diễn giải (VN) Diễn giải (EN) Cách lấy liệu cơng đoạn Nếu khơng có cơng đoạn để trống Là nội dung bút toán phân bổ định mức Là nội dung bút toán phân bổ định mức tiếng Anh Có cách lấy chi phí phát sinh để phân bổ: 0-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định cho công đoạn phân bổ từ chức “Phân bổ chung” Loại yếu tố 1-Nếu chi phí phát sinh yếu tố chi phí xác định từ chứng từ chi phí Xác định yếu tố phân bổ theo định mức lượng hay định mức tiền L-Phân bổ theo định mức lượng Theo yếu tố T-Phân bổ theo định mức tiền Là mã yếu tố xây dựng định mức, cần xác định yếu tố làm lấy định mức để phân bổ Không thiết mã yếu tố phân bổ chi phí theo định mức phải mã yếu tố xây dựng định mức dựa vào yếu tố khác xây dựng định mức để phân bổ phù hợp Để thực phân bổ bút toán “Phân bổ định mức”, người sử dụng cần thực bước sau: 3TSOFT Online Help 146 3TSOFT Accounting Software - Kiểm tra “Chứng từ phân bổ” phần hành “Kế toán sản phẩm - giá thành” tương ứng với bút toán muốn phân bổ Nếu thấy chương trình ghi nhận bút tốn tương ứng tiến hành xố chứng từ ghi nhận phân bổ chương trình ghi nhận lại bút tốn - Chọn chức “Phân bổ định mức”, chọn bút toán cần phân bổ bấm F10, chờ chương trình cửa sổ thơng báo “Đã thực xong” bấm Ok Tính giá thành Tính giá thành bước cuối quy trình tính giá thành Thực việc có nghĩa xác định giá thành sản phẩm cập nhật giá vào chứng từ liên quan như: Phiếu nhập thành phẩm, phiếu chuyển thành phẩm Thông tin Công đoạn Diễn giải Nếu có nhiều cơng đoạn sản xuất người sử dụng phải xác định tính giá thành cơng Tính giá thành đoạn Nếu khơng có cơng đoạn để trống Là hiển thị chi tiết giá thành tính tốn Nếu có sản phẩm dở dang người sử dụng Cập nhật giá sửa trực tiếp giá trị sản phẩm dở dang theo yếu tố Là ghi nhận giá sản phẩm tính tốn vào chứng từ liên quan phiếu nhập Xoá phân bổ thành phẩm hoá đơn bán hàng từ phân xưởng Sau thực bút tốn phân bổ, chương trình ghi nhận tồn kết q trình phân bổ nơi Xố phân bổ thực xố tồn kết trình phân bổ Lưu ý: Xố phân bổ khơng xố chứng từ ghi nhận bút toán phân bổ Nếu người sử dụng muốn phân bổ lại tồn q trình tính giá thành phải vào “Chứng từ phân bổ” để xố 3TSOFT Online Help 147 3TSOFT Accounting Software bút toán liên quan Kết chuyển cuối kỳ Khi thực chức này, chương trình tự tổng hợp xác định số dư cuối kỳ Tài khoản kết chuyển thực việc lập chứng từ “Chứng từ khóa sổ” phần hành “ Kế tốn tổng hợp” Thông tin Số thứ tự Từ tài khoản Diễn giải Là thứ tự ưu tiên thực bút toán khóa sổ kết chuyển Là số hiệu tài khoản có số dư khóa sổ kết chuyển cuối kỳ (Tài khoản có số dư kết Diễn giải (VN) Diễn giải (EN) Đến tài khoản chuyển đi) Là nội dung bút tốn khóa sổ kết chuyển Là nội dung bút tốn khóa sổ kết chuyển tiếng Anh Là số hiệu tài khoản kết chuyển đến bút tốn khóa sổ kết chuyển (Tài khoản có số dư kết chuyển đến) Để thực khóa sổ kết chuyển cuối kỳ tài khoản, người sử dụng cần thực bước sau: - Kiểm tra “Chứng từ phân bổ” phần hành “Kế toán tổng hợp” tương ứng với bút tốn muốn khóa sổ kết chuyển Nếu thấy chương trình ghi nhận bút tốn tương ứng tiến hành xố chứng từ ghi nhận khóa sổ kết chuyển, chương trình ghi nhận lại bút tốn - Chọn chức “Bút tốn khóa sổ”, chọn bút tốn khóa sổ kết chuyển, bấm F10,lựa chọn ngày khóa sổ, Chọn Chấp nhận đồng ý kết chuyển, chọn No không đồng ý kết chuyển, tơi chọn Chấp nhận, chờ chương trình cửa sổ thông báo “Đã thực xong” bấm Ok Báo cáo Phần giới thiệu phím chức công cụ báo cáo cách lập báo cáo theo điều kiện cụ thể - Để lập báo cáo, người sử dụng chọn đến Phần hành kế toán chọn đến báo cáo cần lập tương ứng với phần hành người sử dụng chọn menu Báo cáo, chọn loại báo cáo cần lập Chương trình lên cửa sổ thể danh sách báo cáo tương ứng với loại báo cáo chọn 3TSOFT Online Help 148 3TSOFT Accounting Software - Muốn lập báo cáo, người sử dụng chọn báo cáo cần lập, bấm Enter 3TSOFT Online Help 149 3TSOFT Accounting Software Chương trình lên cửa sổ bao gồm phần chính: Thanh tiêu đề Thể tên báo cáo lập Các nút chức công cụ Là chức cho phép người sử dụng thao tác với danh mục, nút có phím tắt tương ứng Khi người sử dụng muốn thực tác nghiệp bấm vào “Nút” “Phím tắt” tương ứng với thao tác muốn thực Thông tin Diễn giải Nút “Lập báo cáo”: Được sử dụng người dùng muốn lập báo cáo theo điều kiện chọn Nút “Lập báo cáo” tương đương với phím tắt Crtl+Enter Nút “Thêm điều kiện”: Được sử dụng người dùng muốn thêm điều kiện lọc cho báo cáo lập điều kiện lọc hiển thị cửa sổ Nút “Khai báo cơng thức”: Được sử dụng người dùng muốn khai báo lại công thức cho báo cáo thời Chức sử dụng số báo cáo tài Báo cáo thuế có cơng thức xây dựng sẵn theo quy định Bộ tài Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, Tờ khai thuế,… Ơ “Tìm nhanh”: Được sử dụng người dùng muốn tìm nhanh đến tiêu báo cáo theo trường thông tin nội dung báo cáo hiển thị Ô tìm nhanh tương đương với phím tắt F4 3TSOFT Online Help 150 3TSOFT Accounting Software Lưu ý: Chương trình tìm theo trường chứa màu đỏ Nút “Tổng cộng”: Khi thực chức này, chương trình tính tổng trường có định dạng số chọn Hoặc tính tổng số chọn Nút “Xem trước in”: Được sử dụng người dùng muốn xem báo cáo trước in Nút “Xem trước in” tương đương với phím tắt Crtl+F7 Nút “In báo cáo”: Được sử dụng người dùng muốn in trực tiếp báo cáo thời Nút “In báo cáo” tương đương với phím tắt F7 Nút “Sửa mẫu báo cáo”: Được sử dụng người dùng muốn sửa mẫu in báo cáo Người sử dụng nên tham khảo ý kiến nhà sản xuất trước thực chức Nút “Sửa mẫu báo cáo” tương đương với phím tắt Ctrl+F3 Nút “Sửa chứng từ”: Được sử dụng người dùng muốn sửa chứng từ chọn phần nội dung báo cáo Chương trình cho phép sửa chứng từ từ báo cáo lập Nút “Sửa chứng từ” tương đướng với phím tắt F3, bấm đúp chuột vào dịng muốn sửa để sửa nội dung chứng từ Nếu báo cáo báo tổng hợp bấm F3 chương trình lên báo cáo chi tiết Loại tiền: Cho phép người sử dụng chọn báo cáo “Nội tệ” “Ngoại tệ” Nút “Thoát”: Được sử dụng người dùng muốn thoát khỏi báo cáo thời Nút “Thoát” tương đương với phím tắt Esc Các điều kiện lọc báo cáo Thể điều kiện để lập báo cáo Ví dụ “Sổ chi tiết tài khoản” chọn người sử dụng lọc theo điều kiện Tài khoản, Đối tượng, Tài khoản đối ứng, Đối tượng đối ứng, Từ ngày, Đến ngày, … Muốn thêm điều kiện lọc khác người sử dụng chọn chức “Thêm điều kiện” công cụ Sau bấm Ctrl+Enter để lập báo cáo Nội dung báo cáo hiển thị theo điều kiện lọc 3TSOFT Online Help 151 3TSOFT Accounting Software Phần người sử dụng thực thao tác sau: Thao tác Sắp xếp tăng dần Diễn giải Muốn xếp tăng dần người sử dụng cần bấm chuột vào tiêu đề trường cần xếp Nếu giảm muốn xếp giảm dần người sử dụng bấm tiếp chuột lần theo dần trường Lọc đối tượng Ngoài cách sử dụng điều kiện lọc người sử dụng thực cửa sổ nội theo điều kiện cụ dung báo cáo lập Ví dụ muốn lọc tất chứng từ Sổ chi tiết tài thể khoản 111 có ngày chứng từ 23/01/2010 có tài khoản đối ứng 141 Đầu tiên chọn đến trường Ngày chứng từ, chọn ngày 23/01/2010 Sau tơi chọn trường Tài khoản đối ứng, chọn tài khoản Như lọc tất chứng từ liên quan đến tài khoản 111 có ngày chứng từ 23/01/2010 có tài khoản đối ứng 141 Như để lập báo cáo, người sử dụng chọn đến báo cáo cần lập, khai báo điều kiện lập báo cáo bấm Ctrl+Enter đế lập báo cáo 3TSOFT Online Help 152 3TSOFT Accounting Software Trợ giúp - Cập nhật danh mục từ Excel - Đăng ký sử dụng Cập nhật danh mục từ Excel Đối với phần mềm kế toán, danh mục đối tượng danh mục vật tư hàng hóa hai danh mục mà người sử dụng thường xun phải dùng có nhiều thơng tin Trong nhiều trường hợp, người sử dụng có danh mục đối tượng danh mục vật tư hàng hóa file excel Để tránh trường hợp người sử dụng phải nhập lại thơng tin có sẵn, phần mềm kế tốn 3TSOFT có chức cập nhật danh mục từ Excel với điều kiện file excel phải xây dựng theo mẫu quy định 3TSOFT (người sử dụng download website: http://ezsoft.com.vn) Người sử dụng cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản, tồn kho đầu kỳ chứng từ kế toán từ excel Người sử dụng cần bấm vào dấu ba chấm để chọn đến tệp danh mục đối tượng tệp danh mục vật tư hàng hóa Sau chọn xong đường dẫn đến tệp danh mục, người sử dụng chọn “Chấp nhận” để chương trình thực q trình cập nhật danh mục vào phần mềm Khi q trình cập nhật thành cơng, chương trình cửa sổ thơng báo “Đã cập nhật xong”, người sử dụng chọn OK để kết thúc trình cập nhật Export liệu sang phần mềm HTKK Mục đích phần export báo cáo thuế GTGT từ phần mềm kế toán 3TSOFT sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế bao gồm - Tờ khai thuế - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào GTGT 3TSOFT Online Help 153 3TSOFT Accounting Software - Bảng kê chứng từ hàng hoá bán GTGT - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh - Lưu chuyển tiền tệ Thông tin Từ ngày – Đến ngày Tài khoản thuế Diễn giải Là ngày đầu tháng cuối tháng tương ứng người sử dụng cần lập báo cáo thuế Là tài khoản ghi nhận thuế GTGT đầu vào GTGT đầu vào Tài khoản thuế Là tài khoản ghi nhận thuế GTGT đầu GTGT đầu Hóa đơn Chỉ tiêu có lựa chọn: C- Có lấy hóa đơn hủy Số tiền đề nghị hồn Đường dẫn K- Khơng lấy hóa đơn hủy Là số tiền thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ kê khai thuế Là đường dẫn đến thư mục cài phần mềm HTKK Để xem đường dẫn này, người sử dụng bấm chuột phải vào biểu tượng HTKK hình Windows (Dekstop), chọn Properties, người sử dụng tham khảo đường dẫn Nếu cài mặc định theo phần mềm HTKK, đường dẫn C:\Program Files\HTKK130\DataFiles Chú ý: Người dùng chọn đến thư mục DataFiles, không chọn đến mã số thuế định Chương trình tự động chọn đến mã số thuế đăng ký phần mềm Sau hồn thành q trình khai báo, người sử dụng bấm “Thực hiện” để chương trình thực trình export liệu sang phần mềm HTKK Khi q trình cập nhật thành cơng, chương trình cửa sổ thơng báo “Đã thực xong”, người sử dụng chọn OK để kết thúc trình export 3TSOFT Online Help 154 3TSOFT Accounting Software Đăng ký sử dụng Nếu người sử dụng có đủ điều kiện để đăng ký quyền, sau cung cấp thông tin, nhà sản xuất cấp cho người sử dụng file RegisteredFile.dll, người dùng sử dụng chức Đăng ký sử dụng để đăng ký quyền cho phần mềm 3TSOFT dùng Để Đăng ký sử dụng, người dùng chọn “Trợ giúp”, chọn “Đăng ký sử dụng” Chương trình cửa sổ chọn đến tệp đăng ký sử dụng Người dùng cần bấm vào dấu ba chấm chọn đường dẫn đến tệp đăng ký sử dụng Sau hoàn thành, người sử dụng chọn Chấp nhận để chương trình thực trình đăng ký Khi trình đăng ký thực thành cơng, chương trình cửa sổ thông báo “Đã đăng ký xong”, người sử dụng bấm OK để kết thúc trình đăng ký 3TSOFT Online Help 155