Một số giải pháp nâng cao tình hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phục vụ công tác quản lý tài chính kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM TRẦN VĂN ĐỨC MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ PHỤC VỤ CƠNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Năm 2000 Lời mở đầu TÍNH CẤP THIẾT CỦA LUẬN ÁN Trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam , hệ thống kiểm soát nội chưa nhà doanh nghiệp quan tâm mức qua thực tế cho thấy nhiều vụ án kinh tế xãy phần hệ thống kiểm soát nội yếu , sách , thủ tục kiểm soát bị xem nhẹ dễ dẫn doanh nghiệp đến việc vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính-kế toán , gây thiệt hại to lớn đến tài sản nhà nước nhân dân Do , việc không ngừng nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội trở nên cấp thiết quản lý điều hành kiểm soát kinh doanh MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN Nâng cao hiệu lực hệ thống kiểm soát nội giúp doanh nghiệp khắc phục yếu quản lý hệ thống kiểm soát nội có tác dụng ngăn chặn , phòng ngừa gian lận sai sót Mặt khác đảm bảo cung cấp thông tin trung thực , đáng tin cậy cho nhà quản lý trình định điều hành kinh doanh Với tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội việc điều hành kiểm soát kinh doanh , nhà quản lý cần có quan tâm mức việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp việc thực chức kiểm soát trình kinh doanh nhằm đảm bảo thực mục tiêu chiến lược đề ngắn hạn dài hạn PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN Luận án tập trung nghiên cứu kiểm soát nội hai chu trình nghiệp vụ chu trình mua-thanh toán chu trình bán-thanh toán doanh nghiệp có quy mô vừa lớn PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN Các phương pháp sử dụng để viết luận án phương pháp tiếp cận , phương pháp quan sát , phương pháp phân tích phương pháp tổng hợp KẾT CẤU CỦA LUẬN ÁN 60 Trang Bảng Hình Phụ lục Với chương mục sau: LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Từ trang 01 đến trang 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Ở VIỆT NAM Từ trang 17 đến trang 40 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Ở VN Từ trang 41 đến trang 60 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Do trình độ có hạn nên luận án dừng mức độ đề xuất số thủ tục kiểm soát bổ sung cần thiết doanh nghiệp tránh khỏi sai sót Mong bảo quý Thầy , Cô Xin chân thành cảm ơn CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT 1.1.1 Khái niệm Hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp chuổi quy trình nghiệp vụ đan xen cách có hệ thống khâu quy trình nghiệp vụ cần đến chức kiểm soát Hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển chức kiểm soát chiếm vị trí quan trọng trình quản lý điều hành kinh doanh thông qua hoạt động kiểm soát nhà quản lý đo lường chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề với hiệu suất cao Để hiểu thực chất vấn đề , xem xét khái niệm sau : Kiểm soát hành vi cụ thể tác động lên vật tượng nhằm đạt mục tiêu đề Qua khái niệm , cho thấy : -Những hành vi cụ thể hoạt động kiểm soát thiết kế nhằm giúp nhà quản lý kiểm soát điều hành trình sản xuất kinh doanh cách hữu hiệu -Các vật tượng đối tượng kiểm soát trình thực chức quản trị nhà quản lý -Các mục tiêu cần đạt giai đoạn , thời kỳ cụ thể mà tổ chức đề 1.1.2 Các loại kiểm soát Có nhiều cách phân loại khác kiểm soát , xin đưa loại kiểm soát sau : -Kiểm soát lường trước , kiểm soát hành kiểm soát sau thực : Kiểm soát lường trước : thủ tục kiểm soát giúp nhà quản trị chủ động đối phó với bất trắc tương lai chủ động tránh sai lầm từ khâu Thí dụ , thủ tục kiểm soát việc lập xét duyệt đơn đặt hàng trước thực nghiệp vụ mua hàng Kiểm soát hành : thủ tục kiểm soát phát đề kịp thời biện pháp nhằm khắc phục lệch lạc tháo gở khó khăn để mục tiêu , kế hoạch thực dự kiến Thí dụ , thủ tục kiểm soát nghiệp vụ nhận hàng , nghiệp vụ giao hàng Kiểm soát sau thực : thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo hoạt động tuân thủ theo thiết kế góp phần điều chỉnh , bổ sung mặt hoạt động cho phù hợp với giai đoạn phát triển tổ chức Thí dụ , thiết kế thử nghiệm kiểm soát , thử nghiệm nợ phải thu -Kiểm soát phòng ngừa , kiểm soát phát kiểm soát bù đắp : Kiểm soát phòng ngừa : thủ tục kiểm soát tiến hành trước nghiệp vụ xảy , thực công việc ngày nhân viên theo chứùc , nhiệm vụ giao phân công trách nhiệm , giám sát , kiểm tra tính hợp lý , đầy đủ , xác …Thí dụ , thủ tục song ký số nghiệp vụ quan trọng Kiểm soát phát : thủ tục kiểm soát tiến hành sau nghiệp vụ xãy , giúp phát sai phạm mà kiểm soát phòng ngừa ngăn chặn Thí dụ , thủ tục đối chiếu hàng tháng số liệu đơn vị số liệu ngân hàng Kiểm soát bù đắp : thủ tục kiểm soát thiết kế nhằm bù đắp mặt yếu thủ tục kiểm soát Thí dụ , đơn vị không thiết kế thủ tục giao nhận vật tư nội phân xưởng , thay vào kiểm tra chặt chẽ việc nhập xuất phân xưởng -Kiểm soát tổng thể kiểm soát phận : Kiểm soát tổng thể : thủ tục kiểm soát áp dụng nhiều hệ thống , nhiều công việc khác Thí dụ , kiểm soát chu kỳ hoạt động mua bán hàng Kiểm soát phận : thủ tục kiểm soát áp dụng công việc , nhiệm vụ cụ thể Thí dụ , kiểm soát việc nhập kho , xuất kho -Kiểm soát trực tiếp kiểm soát gián tiếp : Kiểm soát trực tiếp : thủ tục kiểm soát thông qua quan sát , vấn trực tiếp đối tượng kiểm soát Thí dụ , kiểm soát công tác kiểm kê hàng hóa , quỹ tiền mặt Kiểm soát gián tiếp : thủ tục kiểm soát thông qua sổ sách , văn , báo cáo Thí dụ , kiểm soát chi phí sản xuất , giá thành sản phẩm 1.2 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2.1 Định nghóa Để thực chức kiểm soát , nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu hệ thống kiểm soát nội ( Internal Control system ) đơn vị Có nhiều định nghóa hệ thống kiểm soát nội , xin trình bày hai định nghóa hệ thống kiểm soát nội : -Theo COSO ( Committee of Sponsoring Organizations – Ủy ban hổ trợ tổ chức Mỹ ) : trình bị chi phối nhà quản lý thành viên khác tổ chức thiết kế nhằm đảm bảo cách hợp lý hoạt động có hiệu hiệu , tính trung thực thông tin tính tuân thủ luật phaùp -Theo CICA ( Canadian Institute of Chartered Accountants – Viện giám định viên kế toán Canada ) : yếu tố tổ chức nhằm phối hợp hoạt động người để góp phần thực mục đích hoạt động có hiệu hiệu , tính trung thực thông tin tính tuân thủ luật pháp Qua hai định nghóa cho thấy kiểm soát nội nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên , loại hoạt động , kiểm soát nội không giới hạn chức tài , kế toán , mà phải kiểm soát chức hành chánh , quản lý sản xuất … Do , cần có quan niệm đắn kiểm soát nội , nóù hệ thống kỹ thuật đơn , hay cho kiểm soát nội thuộc nhà quản lý ; mà kiểm soát nội phải hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham gia kiểm soát hoạt động họ nhân tố định thành chung 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội Kiểm soát nội hệ thống gồm sách , thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý đạt mục tiêu sau : -Cung cấp thông tin đáng tin cậy : cung cấp thông tin đầy đủ , trung thực , xác , kịp thời nhằm phục vụ hiệu cho việc điều hành mặt hoạt động kinh doanh -Bảo vệ tài sản sổ sách : tài sản doanh nghiệp phải bảo vệ tránh mát , thất thoát , tránh bị lạm dụng , hư hỏng , kể tài liệu kế toán -Đẩy mạnh tính hiệu mặt điều hành : ngăn ngừa chồng chéo điều hành , vượt thẩm quyền , ngăn ngừa phát hành vi lãng phí gian lận , sử dụng tài sản không mục đích , sử dụng hiệu nguồn lực Định kỳ , có đánh giá kết hoạt động để nâng cao hiệu điều hành -Đẩy mạnh , khuyến khích việc thực chế độ , quy định đề Hội đồng quản trị , Ban giám đốc phải đề nguyên tắc , thể thức quản lý hợp lý có tác dụng khuyến khích thành viên đơn vị tuân thủ sách quy định nội 1.2.3 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội Thông thường hệ thống kiểm soát nội chia làm ba phận : môi trường kiểm soát ( Control environment ) , hệ thống kế toán ( Accounting system ) thủ tục kiểm soát ( Control procedures ) Gần , Ủy ban hổ trợ tổ chức Mỹ (COSO) nghiên cứu đưa năm phận hệ thống kiểm soát nội Nội dung năm phận yếu tố phận tổng hợp Phụ lục Sau phần trình bày nội dung cụ thể phận yếu tố 1.2.3.1 Môi trường kiểm soát ( Control Environment ) Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức , thái độ hành động người quản lý đơn vị kiểm soát tầm quan trọng kiểm soát Để tìm hiểu đánh giá môi trường kiểm soát tổ chức , cần ý đến nhân tố sau : 1.2.3.1.1 Triết lý quản lý phong cách hoạt động nhà quản lý Triết lý quản lý phong cách hoạt động nhà quản lý có ảnh hưởng lớn môi trường kiểm soát tổ chức nhà quản lý cao cấp người định điều hành hoạt động đơn vị Nó bao gồm vấn đề cốt lõi : khả nhận thức giám sát rủi ro kinh doanh ; nhận thức thái độ việc lập báo cáo tài hay áp dụng phương pháp kế toán ; sử dụng kênh thông tin thức hay không thức … Nhận thức , quan điểm , đường lối quản trị tư cách nhà quản lý vấn đề trung tâm môi trường kiểm soát Để tìm hiểu triết lý quản lý phong cách hoạt động nhà quản lý , ta đặt câu hỏi sau : -Nhà quản lý có hiểu biết rõ ngành kinh doanh ? Có chịu sức ép buộc phải đạt mục tiêu hoạt động hay không ? Có tuân thủ nguyên tắc đạo đức kinh doanh hay không ? -Nhà quản lý chấp nhận rủi ro kinh doanh sau nghiên cứu phương án kinh doanh hay không ? Hoặc có chấp nhận hoạt động có rủi ro cao với hy vọng đạt lợi nhuận tương lai hay không ? -Nhà quản lý có đặt trọng tâm mức vào báo cáo tài hay không ? Có thận trọng việc trình bày công bố báo cáo tài hay không ? -Nhà quản lý có nhận thường xuyên đầy đủ thông tin cần thiết đưa định kinh doanh hay không ? -Nhà quản lý cao cấp có trì thường xuyên mối quan hệ với nhà quản lý cấp trung gian nhà quản lý phận hay không ? Triết lý quản lý phong cách hoạt động nhà quản lý phù hợp có tác dụng khuyến khích , động viên người làm việc có tinh thần trách nhiệm cao công việc giao 1.2.3.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy thực hoạt động để đạt mục tiêu tổ chức Xây dựng cấu tổ chức đơn vị phân chia thành phận chức với quyền hạn cụ thể nhằm giúp cho nhà quản lý truyền đạt thu thập thông tin cách nhanh chóng , kịp thời Một cấu tổ chức hợp lý giúp cho trình thực phân nhiệm , phân quyền rõ ràng , không chồng chéo trình xử lý nghiệp vụ , ghi chép sổ sách kiểm soát nhằm ngăn chặn dạng vi phạm , đồng thời điều kiện đảm bảo thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Ngược lại , với cấu tổ chức phức tạp , không rõ ràng dễ dàng tạo điều kiện sinh loại sai phạm nghiêm trọng có tác động xấu đến mục tiêu kiểm soát tổ chức Trong xu hướng toàn cầu hóa , cần xác lập cấu tổ chức linh hoạt đủ sức thích ứng với điều kiện kinh doanh , môi trường hoạt động thường xuyên thay đổi mà phá hoàn toàn cấu trúc hệ thống cũ 12.3.1.3 Phương pháp ủy quyền Phương pháp ủy quyền cách thức người quản lý giao quyền cho cấp cách thức để giải số công việc phạm vi phân công Việc ủy quyền văn cụ thể giúp công việc tiến hành dễ dàng , trôi chảy , thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng , tránh lạm dụng quyền hành Ngược lại , việc ủy quyền không rõ ràng phát sinh tượng nhiệm vụ có nhiều người tham gia , thực , , công việc bị ách tắt , thủ tục kiểm soát trở nên vô hiệu , tiêu cực dễ sinh 1.2.3.1.4 Ủy ban kiểm toán / Kiểm toán nội Môi trường kiểm soát tổ chức bị ảnh hưởng tác động ủy ban kiểm toán / kiểm toán nội phận chịu trách nhiệm +Phân cấp thẩm quyền xét duyệt bán chịu cho mức giá trị -Ban hành bảng giá bán thống toàn doanh nghiệp Định kỳ xem xét lại bảng giá để có điều chỉnh kịp thời -Xây dựng quy chế quản lý chặt chẽ hóa đơn bán hàng , cụ thể : +Các liên hóa đơn bán hàng viết phải dùng giấy than lót đầy đủ liên viết lúc Những dòng nên hóa đơn không sử dụng phải gạch chéo +Hoá đơn bán hàng hư hỏng phải gạch chéo cắt góc cho tất liên phải lập báo cáo hóa đơn hư hỏng theo chế độ hành +Không tự ý sửa chửa số tiền ghi hóa đơn Mọi thay đổi số tiền ghi hóa đơn phải lập biên điều chỉnh với chấp thuận cấp có thẩm quyền -Tuân thủ nghiêm ngặt thời điểm ghi nhận doanh thu theo quy định chế độ kế toán hành 3.3.2.Thanh toán với người mua -Xây dựng quy trình nghiệp vụ toán nợ phải thu , phân chia trách nhiệm rõ ràng chức liên quan đến toán nợ phải thu , cụ thể : +Bộ phận tín dụng : đôn đốc thu nợ khách hàng chậm trã +Bộ phận kế toán : theo dõi tình hình toán khách hàng +Bộ phận quỹ : thu tiền khách hàng nộp đem nộp tiền bán hàng vào ngân hàng -Hạn chế thu tiền mặt , tăng cường phương thức toán qua ngân hàng Tiền mặt bán hàng thu phải nộp vào ngân hàng -Đối với doanh nghiệp có nghiệp vụ thu tiền mặt nhiều tổ chức hình thức thu tiền tập trung nên ký hợp đồng thuê ngân hàng thu tiền mặt bán hàng doanh nghiệp Mô hình thu tiền sau : Hình 3.4 Môâ hình thu tiền kiến nghị Khách Nộp tiền Ngân hàng Xác nhận kê nộp tiền Lập phiếu thu Lập kê nộp tiền vào ngân hàng Kế toán -p dụng số biện pháp nhằm làm giãm rủi ro nợ phải thu : chấp tài sản , ứng trước tiền hàng … -Theo dõi chặt chẽ tình hình toán khách hàng thông báo đến phận tín dụng để có điều chỉnh cần thiết tiêu chuẩn xét duyệt bán chịu -Thường xuyên đánh giá hệ thống kiểm soát nợ phải thu -Định kỳ gởi bảng xác nhận Nợ đến người mua , ghi thông báo số tiền nợ hạn -Định kỳ tuần , kế toán theo dõi lập báo cáo khoản nợ hạn gửi đến cấp có thẩm quyền để đưa biện pháp thu nợ : nhắc nợ , cử người đòi nợ , nhờ dịch vụ thu nợ , nhờ tòa án … -Định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ khách hàng để làm sở cho việc lập dự phòng -Các khoản nợ khó đòi sau xóa sổ cách hợp pháp , cần tiếp tục theo dõi để thu hồi thu hồi xử lý theo quy định chế độ kế toán hành Trong chương , phạm vi kiến thức hạn chế cố gắng đưa số biện pháp áp dụng để tăng cường tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội việc thực chức kiểm soát trình kinh doanh doanh nghiệp sản xuất Việt Nam Kết luận Xu hướng toàn cầu hóa đem cho doanh nghiệp thuận lợi to lớn thị trường , tiến kỹ thuật sản xuất , phương diện thông tin ; mặt khác gây không khó khăn cho hoạt động doanh nghiệp , đặc biệt cạnh tranh ngày khốc liệt Muốn đứng vững cạnh tranh , nhà quản lý phải nhạy bén trước diễn biến phức tạp thị trường việc chủ độâng đề mục tiêu chiến lược để điều hành hoạt động Hoạt động doanh nghiệp chuỗi quy trình nghiệp vụ đan xen cách có hệ thống khâu quy trình nghiệp vụ cần đến hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát mạnh giúp quy trình đạt hiệu cao Ngược lại , hoạt động kiểm soát yếu làm toàn hệ thống quy trình hoạt động rơi vào khủng hoảng doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản điều tránh khỏi Để quản lý kiểm soát kinh doanh có hiệu , nhà quản lý cần quan tâm mức đến việc thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát nội Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu không dừng lại mức độ ngăn ngừa , phát sai sót gian lận , mà phải thật trở thành công cụ để đánh giá tính hiệu hoạt động đảm bảo tính đáng tin cậy thông tin tài Qua , nhà quản trị hiểu rõ kết đạt định quản lý mà đề Tuy việc thiết kế vận hành hệ thống nội có làm doanh nghiệp tốn khoảng chi phí định , song mà mang lại có giá trị không vật chất mà tinh thần , giá trị trung thực , đạo đức người Vì , thiết nghó doanh nghiệp nên thiết kế hệ thống kiểm soát nội xem phương tiện cần thiết để đạt mục tiêu quản lý Trong điều kiện , môi trường hoạt động doanh nghiệp thường xuyên thay đổi , điều gây tác động lớn đến cách thức quản lý nhà quản trị Vì hệ thống kiểm soát nội xuất phát từ yêu cầu quản lý nhà quản lý thiết kế , nên đòi hỏi hệ thống phải có bước chuyển thích hợp để công cụ hữu hiệu nhà quản lý sử dụng việc điều hành kiểm soát kinh doanh Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội trở thành vấn đề cần thực nhà quản lý PHỤ LỤC1 : CÁC BỘ PHẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kiểm soát nội Bộ phận Nội dung Các nhân tố Môi trường Hành động , sách thủ tục phản - Triết lý quản lý phong cách hoạt kiểm soát ảnh nhận thức , thái độ nhà động quản lý kiểm soát tầm - Cơ cấu tổ chức quan trọng kiểm soát - Phương pháp ủy quyền - Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát - Trình độ phẩm chất đội ngũ cán nhân viên - Chính sách nhân - Sự trung thực giá trị đạo đức Đánh giá rủi Nhận dạng , phân tích quản lý - Nhận dạng , phân tích quản lý ro rủi ro khiến cho mục tiêu đơn rủi ro vị không thực - Nhận dạng , phân tích quản lý rủi ro phát sinh từ biến động môi trường kinh doanh Các hoạt động Các sách thủ tục người quản lý - Phân chia trách nhiệm đầy đủ kiểm soát thiết lập để thực mục tiêu kiểm - Ủy quyền đắn cho nghiệp vụ soát hoạt động - Bảo vệ tài sản vật chất thông tin - Kiểm tra độc lập - Phân tích rà soát Thông tin Hệ thống thu nhận , xử lý , ghi chép , - Chứng từ truyền thông báo cáo thông tin nội - Sổ sách với bên Báo cáo Giám sát - Sự đánh giá thường xuyên định kỳ - Giám sát thường xuyên người quản lý hệ thống - Giám sát định kỳ ( Kiểm toán nội bộ, kiểm soát nội nhằm xem xét hoạt kiểm toán từ bên … ) động có thiết kế không cần phải điều chỉnh cho phù hợp với giai đoạn PHỤ LỤC : BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Câu hỏi I CÂU HỎI VỀ THÔNG TIN TỔNG QUÁT Có sơ đồ tổ chức máy không ? Các phận chức : nhân sự, kế toán , bán hàng , mua hàng , sản xuất , quản lý tín dụng , quỹ , giao nhận ,kho hàng có tổ chức cách độc lập với không ? Có quy trình nghiệp vụ cho phòng ban chức ? Có phận kiểm toán nội ? Nhân viên giao nhiệm vụ có vào lực , trình độ phẩm chất đạo đức ? Nhân viên có tổ chức làm việc luân phiên ? Định kỳ có tổ chức buổi họp Ban Giám Đốc Trưởng phận ? Có biên cho họp ? Có đề nguyên tắc cho vấn đề đạo đức , cho hành vi ứng xử cho toàn thể cán nhân viên đơn vị ? Chế độ kế toán áp dụng (chứng từ ,biểu mẫu , hình thức kế toán , sổ sách kế toán , tài khoản kế toán , phương pháp kế toán…) có theo chế độ kế toán hành ? 10 Sổ tay kế toán có sử dụng ? 11 Các kế hoạch tài quý , năm có lập ? 12 Ghi chép kế toán có đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho việc kiểm soát điều hành kinh doanh ? 13 Báo cáo nội quản lý có đủ để phát số liệu tài bất thường ? 14 Có đơn vị chi nhánh ? Nếu có nghiệp vụ chi nhánh có kiểm tra đầy đủ ? II CÂU HỎI VỀ VỐN BẰNG TIỀN Ai quản lý thủ quỷ ? Qũy tiền mặt có người chịu trách nhiệm ? Có Không Ghi Thủ quỷ có bị cấm : -Lập thủ tục toán ? -Soạn thảo hóa đơn bán hàng ? -Giữ sổ sách bán hàng ? -Giữ sổ khoản phải thu ? -Tiếp cận báo cáo khách hàng ? -Tham gia vào quy trình xét duyệt bán chịu ? Các tài khoản mở ngân hàng có phê chuẩn Giám Đốc ? Có lập kế hoạch thu chi tiền mặt hàng năm ? Cách thu tiền Công ty : -Công ty cử người thu ? -Khách hàng tự nộp ? -Khách hàng toán qua ngân hàng ? -Nhờ ngân hàng thu hộ ? Các khoản thu tiền mặt có nộp vào ngân hàng? Bản phiếu nộp tiền có xác nhận Ngân hàng có đối chiếu với nhật ký thu tiền mặt ? Phiếu thu tiền , phiếu chi tiền có đánh số thứ tự trước cách liên tục ? Có bảo quản cẩn thận ? Những phiếu bị hư hỏng có đầy đủ liên giữ lại ? Khi lấy sử dụng có ký nhận ? Thu tiền bán hàng có đối chiếu với số tổng cộng hóa đơn bán hàng ? Người đối chiếu có phép tiếp cận tiền mặt ? 10 Các khoản thu tiền mặt từ nguồn khác có kiểm soát độc lập ? 11 Khi toán dùng tiền mặt hay chuyển khoản ? Tỷ lệ ? 12 Có quy định duyệt chi tiền mặt , phát hành chi phiếu ? 13 Tất chi phiếu có ký sau chúng kiểm soát đầy đủ ? Người kiểm soát có độc lập với : -Người lập yêu cầu toán ? -Người lập chi phiếu ? -Người điều chỉnh tài khoản ngân hàng ? -Người ghi chép nhật ký quỹ ? 14 Khi toán , hoá đơn chi phiếu có đóng dấu “ toán “ ? 15 Các cộ phận có thiết lập quỹ tiểu chi ? Cách quản lý ( có ) ? 16 Có định mức tồn quỹ tiền mặt ? 17 Sổ nhật ký qũy có kết toán hàng ngày ? 18 Có tổ chức kiểm kê tiền mặt quỹ ? Bao lâu lần ? Kiểm kê quỷ tiền mặt có chứng kiến người độc lập với thủ quỹ người giữ sổ nhật ký quỹ? 19 Các chứng từ có giá trị tiền có bảo quản tốt ? có đăng ký vào sổ ? III CÂU HỎI VỀ THU MUA VÀØ KHOẢN PHẢI TRÃ Có thành lập phận thu mua riêng ? Bộ phận thu mua có độc lập với : -Bộ phận nhận hàng ? -Bộ phận vận chuyển ? -Bộ phận kế toán ? Có quy định thẩm quyền xét duyệt việc thu mua theo mức giá trị số lượng ? Người xét duyệt có độc lập với người lập yêu cầu mua hàng? Có sẵn danh sách nhà cung cấp cấp có thẩm quyền xét duyệt ? Danh sách có thay đổi theo tình hình thực tế ? Thẩm quyền mức độ giới hạn hình thức thu mua : hiến giá , chào giá cạnh tranh , đấu giá cung cấp ? Có đơn đặt hàng cho nghiệp vụ mua hàng ?Các đơn đặt hàng phận thu mua có dùng theo mẫu thống quy định ? có đánh số thứ tự trước cách liên tục ? có đăng ký vào sổ theo dõi ? Việc thu mua áp dụng hình thức tập trung hay phân tán? Cách xác định ranh giới quyền hạn trách nhiệm ? Có định mức hàng tồn kho để phận thu mua thực công việc cách có kế hoạch ? Có theo dõi nguyên nhân thời gian giao hàng trễ hạn nhà cung cấp ? Các biện pháp khắc phục cho chuyến hàng giao trễ hạn ? 10 Có tổ chức riêng phận nghiệm thu , kiểm nghiệm hàng nhập kho ? 11 Hàng nhập kho có lập báo cáo nhận hàng hay phiếu nhập kho ? Có ghi chép vào nhật ký hàng tồn kho ? Các trường hợp khác biệt số lượng , chất lượng có lập biên ? 12 Cách xử lý trường hợp hàng từ chối nhận ? 13 Bộ phận thu mua có người chuyên trách thẩm tra văn hóa đơn nhà cung cấp phát hành ? 14 Hoá đơn nhà cung cấp có đánh số lại để dễ kiểm soát ? Có ghi chép vào sổ sách theo dõi nợ phải trã ? 15 Cách ghi nhận khoản phải trã ? Căn ghi nhận khoản phải trã ? 16 Sự điều chỉnh khoản phải trã có chấp nhận người có thẩm quyền ? 17 Hoá đơn nhà cung cấp , đơn đặt hàng , phiếu nhập kho có chuyển cho phận kế toán để kiểm tra trước toán? 18 Người giữ tài khoản nợ phải trã có độc lập với : -Thủ quỷ ? -Người lập chi phiếu ? -Người điều chỉnh tài khoản ngân hàng ? 19 Khoản ứng trước cho người bán có theo dõi khấu trừ trước toán ? 20 Các khoản phải trã đến hạn trã có kịp thời đăng ký chi trã ? Biện pháp thực toán khoản phải trã để hưởng chiết khấu toán (nếu có) ? 21 Hoá đơn toán có đóng dấu “ toán “ để tránh sử dụng lại ? 22 Định kỳ có đối chiếu sổ chi tiết tài khoản tổng hợp nợ phải trã ? 23 Các bảng liệt kê hoá đơn người bán gửi có đối chiếu với ghi chép sổ theo dõi nợ phải trã kế toán ? IV CÂU HỎI VỀ HÀNG TỒN KHO Có phân biệt kho nguyên liệu kho thành phẩm ? có tách rời hai kho cho hai phận quản lý ? Trình tự nhập hàng vào kho ? Trình tự xuất hàng ? Có trang bị phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho hàng ? Định kỳ có chống dột kho , xông thuốc mối mọt ? Việc chất xếp , bảo quản hàng kho có phù hợp với tính chất lý hóa hàng hóa yêu cầu dễ thấy , dễ lấy , dễ kiễm? Có mã số cho loại hàng tồn kho ? Hàng nhập , xuất khỏi kho có lập đầy đủ phiếu nhập kho , phiếu xuất kho ? Thủ kho có thực ghi chép thẻ kho kịp thời cho trường hợp nhập kho , xuất kho ? Vật tư , hàng hoá bị trã lại có lập phiếu nhập kho ? 10 Vật tư , hàng hóa nhận giữ hộ có để riêng theo dõi ? 11 Có báo cáo hàng không dùng được, hàng tồn kho ứ đọng ? 12 Định kỳ có tổ chức kiểm kê ? Việc kiểm kê có kiểm soát người thủ kho kế toán kho ? V CÂU HỎI VỀ TIÊU THỤ Việc nghiên cứu điều tra thị trường thực hiện? Các phương thức tiêu thụ : -Bán trực tiếp cho người tiêu dùng ? -Thông qua đại lý ? -Thông qua bán buôn ? Việc thẩm định khả tài khách hàng phận phụ trách ? Có phân định phân cấp thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng số lượng giá trị ? Đơn đặt hàng trước chấp nhận có xem xét đến khả toán khách hàng ? Tất việc tiêu thụ có ký hợp đồng thỏa thuận văn ? Khách mua hàng sử dụng hình thức đặt mua : điện thoại , fax , trực tiếp nói chuyện có hoàn chỉnh lại thủ tục hợp đồng ? Có lập kế hoạch tiêu thụ hàng năm ? Có báo cáo phân tích tình hình thực kế hoạch tiêu thụ ? Có sẵn bảng giá mặt hàng để khách hàng tham khảo ? 10 Thời gian điều chỉnh giá lần ? Những thay đổi giá có người có trách nhiệm phận bán hàng chứng thực không ? 11 Có quy định chiết khấu toán ? Ai người chịu trách nhiệm xét duyệt ? 12 Có quy định chiết khấu cho khách hàng truyền thống ? Điều kiện ? 13 Bộ phận lập hóa đơn có độc lập với : -Bộ phận giao hàng ? -Bộ phận vận chuyển ? -Bộ phận kế toán ? 14 Hoá đơn bán hàng có sử dụng theo mẫu quy định ? Hóa đơn hư hỏng có giữ lại đủ liên lưu lại cần thận ? 15 Tất hàng hóa xuất bán có lập hóa đơn bán hàng ? 16 Giá nội dung khác hóa đơn có phận kế toán kiểm tra lại ? 17 Tất hóa đơn bán hàng có ghi chép kịp thời ,đầy đủ vào nhật ký tiêu thụ ? 18 Doanh thu bán hàng có xác minh độc lập với phận kế toán ? 19 Hàng bán bị trã lại , hàng giãm giá có xét duyệt người có thẩm quyền ? VI CÂU HỎI VỀ KHOẢN PHẢI THU Các khoản phải thu ghi chép sổ sách kế toán có chứng minh chứng từ liên quan ? Bộ phận cấp tín dụng trã chậm trước cấp kỳ hạn gia hạn tín dụng có liên hệ với phận bán hàng , phận kế toán ? Kỳ hạn tín dụng có khách hàng tuân thủ ? Biện pháp xử lý khách hàng nợ dây dưa nào? Có biện pháp theo dõi thu hồi khoản phải thu ? Có lập báo cáo khoản phải thu ? Bao lâu lần ? Tuổi nợ khoản phải thu có người có trách nhiệm xem xét ? Bao lâu lần ? Báo cáo khoản phải thu có kiểm tra lại người người giữ sổ sách thu tiền mặt hay sổ sách khoản phải thu ? Nhận séc khách hàng trã có đăng ký vào sổ ? Định kỳ có gửi thư xác nhận khoản phải thu ? Biên xác nhận nợ phải thu có lưu trữ cẩn thận ? 10 Người giữ tài khoản phải thu có độc lập với : -Người gửi hóa đơn bán hàng ? -Người thu tiền ? -Người lập bảng điều chỉnh với ngân hàng ? 11 Tất khoản phải thu tranh chấp có xử lý người có thẩm quyền ? 12 Có lập dự phòng khoản phải thu khó đòi ? 13 Các khoản phải thu khó đòi trước xóa sổ có phép người có thẩm quyền xét duyệt ? Sau xoá sổ có tiếp tục theo dõi thu hồi ? Nếu thu hồi xử lý ? 14 Định kỳ có đối chiếu số liệu chi tiết số liệu tổng hợp nợ phải thu ? VII CÂU HỎI VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Có phận quản lý tài sản cố định riêng ? Có quy định mua sắm , sửa chửa lớn tài sản cố định ? Có phân cấp thẩm quyền xét duyệt mua sắm , sửa chửa lớn tài sản cố định ? Có biện pháp quản lý tài sản cố định thuê ? Có biện pháp quản lý tài sản cố định cho thuê ? Có quy định lý , nhượng bán tài sản cố định ? Khi di chuyển tài sản cố định nội có chấp thuận cấp có thẩm quyền ? Có mở sổ theo dõi chi tiết tài sản cố định ? Cách tính khấu hao tài sản cố định ? Tỷ lệ khấu hao có chấp thuận Bộ Tài Chính ? Tài sản cố định hết khấu hao tiếp tục sử dụng có nằm danh mục tài sản ? 10 Tài sản cố định ngưng hoạt động có lập báo cáo đầy đủ ? 11 Có mua bảo hiểm cho tài sản cố định ? 12 Có lập dự toán sửa chửa lớn tài sản cố định ? Có lập kế hoạch đầu tư , đổi tài sản cố định ? 13 Tài sản cố định định giá theo : - Giá phí ? - Giá thị trường ? 14 Định kỳ có tổ chức kiểm kê tài sản cố định ? Kết kiểm kê có đối chiếu với sổ ghi chép chi tiết ? 15 Định kỳ sổ tổng hợp tài sản cố định có đối chiếu với sổ chi tiết ? VIII CÂU HỎI VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ Có phận quản lý lao động tiền lương riêng ? Công việc nhân viên có cấp có thẩm quyền biết không ? Cách chấm công ? Cách điều động ? Cách bổ nhiệm? Có lập lý lịch hồ sơ cá nhân đầy đủ ? Nếu có biến động thay đổi có điều chỉnh bổ sung ? Có lập dự toán tiền lương cho toàn công ty , phận ? Có so sánh dự toán với thực ? Cách tính lương : theo thời gian ? theo sản phẩm ? khoán ? Phiếu ghi làm việc có chuẩn bị kiểm tra để tránh sửa đổi ? Thời gian trã lương ? Hình thức trã lương ? Cách tính lương , làm đêm ? 10 Tính toán bảng lương có kiểm tra lại trước chi trã ? 11 Các chi phiếu toán lương có đánh số trước cách liên tục ? Các chi phiếu toán lương bị hư hỏng , không sử dụng có kiểm soát chặt chẽ ? 12 Người ký chi phiếu toán lương có tham gia vào việc soạn thảo bảng lương ? Có ghi chép sổ sách kế toán ? 13 Các khoản khấu trừ lương nhân viên gồm khoản ? 14 Biện pháp khen thưởng ? Mức thưởng ? 15 Có chế độ hoa hồng riêng ? 16 Có biện pháp phúc lợi : trợ cấp nghó việc , trợ cấp ốm đau … ? PHỤ LỤC : CÁC KÝ HIỆU DÙNG ĐỂ VẼ LƯU ĐỒ Chức xử lý: Làm thay đổi giá trị, hình thức hay vị trí thông tin Chứng từ tài liệu: Các loại chứng từ hay báo cáo Hồ sơ lưu trữ: Lưu trữ chứng từ, tài liệu Thông tin đầu vào đầu Đường dẫn nghiệp vụ Điểm nối hai phần lưu đồ