Tổng quan về Microsoft Access và Excel

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Tổng quan về Microsoft Access và Excel

LỜI NÓI ĐẦU

Nghành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng Việt Namlà một nước đang phát triển đã tiếp nhân nhanh chóng nghành tin hoc đã đi đếnmỗi học sinh sinh viên trong trong những trường chuyên nghiệp cao đẳng đạihọc hay các trường phổ thông đều có môn tin hoc

Với trước đây nghành công nghệ thông tin chưa phát triển chúng ta chủyếu dùng cách thủ công tính toán số liệu viết văn bản sao chép, tinh toán, tracứu… mất rất nhiều công sức và thời gian, còn giờ đây chúng ta đã áp dụngcông nghệ tiên tiến mới nhất của tin học tiết kiệm thời gian, độ chính xác tuyệtđối.

Trong thời gian 2 tháng thực tập tại trường THKTKT Hoa Lư Em xinchân thành cảm ơn ban giám hiệu cùng thầy giáo Cao Thanh Hà và cô Lê ThuHuyền đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này!

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS

Phần I: Giới thiệu về Microsoft Access

Microsoft Access được tích hợp trong bộ Office của Microsoft Phần mềm

này là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đây là một lĩnh vực khá phức tạp và đadạng

1 Khi sử dụng Access người lập trình được cung cấp các công cụ như bảng cơsở dữ liệu(Table), truy vấn tệp tin(Query), mẫu biểu(Form), báo cáo(Ryport),macro.

2 Cũng như C và Pascal Access Basic là một ngôn ngữ lập trình hoàn thiệnvới các thành phần cơ bản sau:

a Các kiểu dữ liệu chẵn(số, chuỗi, date/time, logic): Kiểu tự tạo (User,defind type, như kiểu bản ghi hay Pascal hay cấu trúc C).

b Biến mảng theo dạng chuẩn hay dạng tự do.c Cấu trúc vào ra trên bàn phím, màn hình

d Các toán tử điều khiển, rẽ nhánh và lặp (chu trình).

e Các hàm thủ tục kể cả chức năng để quy các hàm thủ tục.f Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân và text).

Access chủ yếu được sử dụng để xử lý các đối tượng của Access như bảngdữ liệu, truy vấn, mẫu biểu, macro Trong Access lập trình chủ yếu theo phươngthức đối tượng, phương thức thuộc tính (sử dụng các đối tượng hướng đối tư-ợng) chứ bản thân nó không phải là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, bởi vì

nó không cho phép tạo ra các lớp mới

3 Về tổ chức: Access gồm các thủ tục,hàm độc lập nằm rải rác trong các đơnthể của mẫu biểu đơn thể, đơn thể của mẫu biểu, đơn thể chung của hệ cơ sở dữliệu chúng không thể tổ chức tahnhf một đơn thể thống nhất như C và Pacal

 Về hoạt đông chương trình, Access hoạt động theo hướng sự kiện.

Mỗi khi sự kiện xảy ra (bấm chuột tại một nút lệnh) thì một thủ tụcđợc kích hoạt, nó bắt đầu thực hiện và có thể gọi thêm một chuỗi

I) CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)

Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các dữ liệu có cấu trúc về một phạm vi quảnlý nào đó được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ dữ liệu thứ cấp (như băng từ,đĩa, ) để thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác, hiệuquả

Mô hình cơ sơ dữ liệu quan hệ được giới thiệu bởi E.F.Codd vào thập niên1970, nó có nhiều ưu việt hơn các mô hình trước đó như mạng, phân câp do đó,nó đã nhanh chóng được người dùng chấp nhận và áp dụng rộng rãi.

Cơ sở dữ liệu quan hệ có thuật ngữ tếng anh là RD (Relational Database) Phầnmềm tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ đươc gọi là quản trị cơ sở dữ liệuquan hệ RDM (Relational Database Management).

Các khái niệm cơ bản liên quan đến mô hình quan niệm dữ liệu:

 Một quan hệ là một ma trận hai chiều bao gồm các cột vào các hàng Mỗi bảng bao gồm một hoặc nhiều cột (trường) mô tả các bảng tính

của thực thể khoá ngoại của một bảng là một hoặc nhiều trường chứakhoá chính của một bảng khác, dùng để tạo mối liên kết của bảng.

1) Quản trị cơ sở dữ liệu.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một công cụ cho phép tạo ,luư trữ, quản lý vàtương tác với cơ sở dữ liệu.

Các chứcnăng cơ bản của một hệ quản trị cơ sở dữ liệ bao gồm:

Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Datadenifition language) Ngôn ngữ mô tả này là một phương tiện cho phép khaithác cấu trúc của dữ liệu, mô tả các mỗi quan hệ của dữ liệu cũng như nhữngquản lý quy tắc quản lý trên dữ liệu đó

Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngôn ngữ thao tác dữ liệu (Datamanipulation language) cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (Thêm,sửa, xoá) cho nhiều mục đích khác nhau.

Một hệ quản trị dữ liệu cũng phải có ngôn ngữ truy vấn dữ liệu để khaithác, rút trích cơ sở dữ liệu khi có nhu cầu.

Ngoài ra, một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho người sử dụngnhững cơ chế bảo mật và phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.

2) Một số phép toán quan hệ

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

a Phép chọn (selection) là phép chon lựa dòng thoả mãn một haynhiều điều kiện nào đó

b Phép chiếu (projetion) chiếu trên một hoặc nhiều cột từ một bảngtheo thứ tự xác định

c Phép hợp (Union): Kết hợp dữ liệu hai bảng với nhau hai bảngphải có cùng số cột hợp lại với nhau sẽ cho ra kết quả là một bảng(hoặc một danh sách) có số cột bằng với số cột của một bảng, sốdòng là tổng số dòng của hai bảng.

d Phép giao(Intersection): Chọn ra những dòng dữ liệu chung của haibảng

e Phép trừ ((Minus): Chọn ra những dòng dữ liệu của bảng thứ nhấtsau khi loại bỏ những dòng có mặt trong bảng thứ hai

3) Microsoft Access là gì ?

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access là một chương trình nằm trong bộOffice của Microsoft Access có khá đầyđủ các tính năng của một hệ quản trị cơsở dữ liệu.Ngoài ra, chương trình này còn có một số tính năng khác như Form,Macro, Report, Module, cho phép xây dựng thành một phần mềm quản lý cơsở dữ liệu.

II CÁC THÀNH PHẦN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCES1) Bảng (Table)

Bảng là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu quan hệ và cũng là nơi lưu trữ dữ liệu Trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiềudòng.

Accessl-2) Truy vấn (Query)

Dùng để tính toán và xử lý dữ liệu trong table Hơn nữa, truy vấn còn làcông cụ cần thiết để chỉnh sửa số liệu(Update Query), để tạo ra Table mới(Make Table Query), để thêm dữ liệu vào Table (Append Query), để xoá sốliệu(Delete Query), tổng hợp số liệu(Crosstab Query), và nhiều công dụng khác.

Được thiết kế để biểu hiện, soạn thảo hoặc nhâp liệu Biểu mẫu có mục đíchlàm thân thiện hoá những thao tác trên giúp người dùng có cảm giác đang điền

những biểu mẫu con, gọi là SubForm, cho phép nhập liệu vào nhiều bảng khácnhau

4) Báo cáo, biểu mẫu (Report)

Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu Dùng để in ấnhoặc thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ bảng hoặc từ truy vấn Báo biểu cóhình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ

thị và có thể Export ra các dạng tập tin khác như Word/Excel.

5.Xuất dữ liệu ra dạng trang web

Việc suất dữ liệu này thuận lợi cho viêc tìm kiếm thông qua trình duyệt webđể phổ biến dũ liệu

6 Tập lệnh (Macro)

Là công cụ cung cấp cho ngời sử dụng tạo ra các hành động đơn giảntrong Microsoft Access nh mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn, màkhông cần phải biết nhiều gì về ngôn ngữ lập trình Visual Basic.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

A: Cột hoặc trường (Column, file)

1 Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một kiểu dữliệu, ví dụ như kiểu số kiểu kí tự, kiểu ngày vv

2 Cột có các đặc trưng cơ bản sau:

3 Tên cột (field name) dùng để khai báo tên của trường 4 Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data tipe).

5 Giá trị mặc định ban đầu của cột.6 Định dạng hiển thị dữ liệu.

7 Yêu cầu quy tắc đầu vào với dữ liệu

8 Dữ liệu của cột cho phép rỗng hay không

2 Tạo bảng:

Có 3 cách để tạo mới bảng

* Tạo mới bảng bằng cách tự thiết kế

Tạo bảng mới bằng cách tự thiết kế.Tạo mới bằng trình thông minh.Tạo mới bằng cách nhập dữ liệu.

Nhập tên cột dữ liệu vào hàng đầu tiên của cột field name

Trường datatipe chọn dạng dữ liệu trong cột này khi mô tả vào cột

*Tạo khoá chính cho bảng.

 Currenci: là một dang kiểu number, chữa dữ liệu kiểu tiền tệ

 Autonumber: Chữa dữ liệu kiểu số mà giá trị của nó tự động điềnvào trong bảng.

 Yes/No: Chỉ có 2 giá trị có hoặc không, thích hợp cho các loại cộtchưa ô chọn.

 Ole object: Là đối tượng nhúng và liên kết.

 Hiperlink: Là một địa chỉ siêu liên kết Url, như là một địa chỉ Webhoặc địa chỉ Email

 Thuộc tính

 Lookup Wizard: Dùng để tạo các hợp danh sách.

 Discription: Để giải thích rõ hơn một trường nào đó các thuộc tínhở Eral.

 Độ rộng cột (field size): có giá trị tối đa 255. Định dạng Format: Thể hiện dữ liệu của cột

kiểu dữ liệu là số thực có thể chọn Auto hoặc chọn từ 1 đến 15.

 Tiêu đề cột caption: thể hiện khi mở bảng ở chế độ cập nhật ở dữliệu, nếu bỏ qua thuộc tính này Access lấy tiêu đề cột làm tiêu đề.

 Giá trị cột mặc định(defaultvalue) giá trị dữ liệu mặc định của cộtkhi thêm dữ liệu vào tabl mà bỏ qua dữ liệu tại cột đó.

 Quy tắc hợp lệ(valitationrule): là biểu thức kiểm tra dữ liệu để khinhập dữ liệu Access sã kiểm tra quy tắc đó.

 Thông báo lỗi (validationText): Chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiệnnhập dữ liệu sai so với quy tắc đã định nghĩa ở validationrule.

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

 Yêu cầu(Requed) có 2 giá trị yes tương ứng với việc bắt buộc nhậpdữ liệu, No tương ứng với việc không bắt buộc nhập dữ liệu.

dụng với kiểu text, memo và Hyperlink.

 Xắp sếp chỉ mục(Index): Làm tăng tốc độ tìm kiếm và sắp xếp nhưlàm chậm sự cập nhật dữ liệu Thuộc tính này có 3 dữ liệu, No: không tạo chỉmục, Yes(Duplicates ok): tạo Index cho phép trùng, Yes(No Duplicates ): tạoIndex không cho phép trùng.

 Mặt nạ nhập liệu( Input mask): Mặt nạ định dạng dữ liệu dùng đểbắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng địnhdạng đó.

 Thuộc tính ở tab Lookup:

 Display Control:Thuộc tính này có ba giá trị là Text, combo box,list box ta chỉ được phép chọn một trong ba giá trị này.

Tạo khoá chính

Một bảng phải nên có một khoá chính, khoá chính có thể là một hoặcnhiều cột Đặc trưng của khoá chính là tại cột làm khoá chính dữ liệu nhập vàophải không được trùng và không được rỗng.

Các bước tạo khoá chính

Mở bảng ở chế độ thiết kế(Design view).Chọn một cột hoặc nhiều cột làm khoá chính

Chọn vào thực đơn Edit/Primary Key hoặc nhấn vào biểu tượng chià khoátrên thanh công cụ.

3.Quan hệ dữ liệu RELATONSHIP

a) Các loại quan hệ 1 ->1

Quan hệ Trong mỗi quan hệ một một, một dòng trên bảng A sẽ chỉ cómột dòng tương ứng trên bảng B và mỗi dòng trên bảng B chỉ có một dòng t-ương ứng trên bảng A.

Quan hệ 1 ->nhiều

Đây là mỗi quan hệ đợc sử dụng phổ biến nhất Mỗi quan hệ một nhiềutrên hai bảng A > B thể hiện rằng một dòng ở bảng A có thể có nhiều dòng t-ương ứng ở bảng B, nhưng một dòng ở bảng B chỉ liên quan đến duy nhất mộtdòng ở bảng A.

Thể hiện rằng một dòng ở bảng A có nhiều dòng tương ứng ở bảng B vàngược lại

b) Các bước thực hiện tạo quan hệ

ã Mở cửa sổ quan hệ bằng cách vào thực đơn Tool chọn vàoRelationships

ã Thêm các bảng vào của sổ quan hệ bằng cách:Vào thực đơn Relationships/ Show Tables

Chọn các bảng hoặc truy vấn muốn tao quan hệ trong cửa sổ hiển thị bảnghoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ Sau khi Add các bảng cần tạo quan hệ vàocửa sổ quan hệ, chúng ta tạo quan hệ giữa các bảng bằng thao tác kéo thả: kéochuột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai.Chọn vào ô kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toàn vẹn (Enforce ReferentialIntegrity), sau đó xác định sẽ chọn hai quy tắc kiểm tra dữ liệu.

ã Trong màn hình tạo ràng buộc có các quy tắc như sau:

Cascade Apdate Related Fields: Tự động cập nhật dây truyền nghĩa là khichọn vào ô kiểm tra này thì khi người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha thìAccess thự động cập nhật sự thay đổi đó ở bảng con, nếu bảng con có dữ lệutham chiếu đến bảng cha Còn nếu ta không chọn vào ô kiểm tra thì Access sẽkhông cho phép người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha nếu dữ liệu đó bảng conđã tham chiếu đến.

Cascade delete Related Records: Xoá dây truyền, nghĩa là khi đã chọn vàoô kiểm tra này thì khi ngời dùng xoá dữ liệu ở bảng cha thì Access sã tự độngxoá dữ liệu ở bảng con nếu bảng con có dữ liệu tham chiếu đến bảng cha Ng-ược lại không chọn vào ô kiểm tra thì Access không phép xoá dữ liệu ở bảngcha, nếu dữ liệu đó co tồn tại ở bảng con.

ã Lưu lại mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ.

II QUERY - TRUY VẤN

1) Khái niệm về truy vấn.

Truy vấn là công cụ khá đặc trưng của Microsoft Access giúp người sửdụng khai thác cơ sở dữ liệu như xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dới nhiềuhình thức Để thực hiện truy vấn , bắt buộc phải có cơ sở dữ liệu và bên trongphải có bảng Số liệu thì lưu trữ trên bảng, còn truy vấn là công cụ để tìm vànhìn số liệu dưới nhiều góc độ khác nhau Điểm quan trọng cần chú ý đối vớitruy vấn trong Access là cách thay đổi về dữ liệu trong câu query sẽ phản ánh

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

lên các bảng tương ứng, ngoài ra chúng ta còn có thể tạo dữ liệu mới cho bảngthông qua truy vấn.

Trong Microsoft Access có ba cách để tạo query:a Tạo query bằng ví dụ (QBE Query By Example).b Tạo query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL.c Tạo Query bằng Query Wizard.

2) Các loại truy vấn

a) Chức năng Select Query

Là chọn dữ liệu từ 1 đến nhiều bảng Nhằm thể hiện một bảng dữ liệumang đầy đủ thông tin và thoả mãn cqcs điều kiện đặt ra.

Thống kê dữ liệu từ 1 hoặc nhiều bảng bằng các hàm thông kê.Tạo ra các câu hỏi nhằm lấy dữ liệu một cách linh hoạt.

b) Tao truy vấn Select bằng Wizard

xuất hiện hộp thoại.

Tables/ Queris; chọn bảng để lấy các trờng.Available Fields: chứa các trờng đã đợc chon.

Khi chọn xong các trường cần truy vấn ta nhấn hai lần phím next/next, đặttên cho truy vấn và chọn nút finish.

c) Tạo truy vấn Select bằng design view.

Database/query/View xuất hiện hộp thoại:

Chọn Design View màn hình show table xuất hiện, chọn bảng tham giavào truy vấn chọn cloes kích vào cloes để đóng hộp thoại Show table sẽ xuấthiện một hộp thoại để tạo truy vấn.

Tạo quan hệ giữa các bảng nếu cần.

Chọn các trờng đa vào truy vấn bằng cách kéo tên trờng trong các bảng ởphần trên thả vào các dòng fiel ở dòng dới.

Field: chọn các trường cần xuất hiện khi truy vấn.Dòng table: cho biết tên bảng chứa trường được chọn.Sort: nếu cần săp xếp bản ghi theo chiều nào đó.- Ascending:Sắp xếp theo chiều tăng dần.

- Descending:Sắp xếp giảm dần.

Show: Nếu đánh dấu kiểm thì trường đó được xuất hiện khi chạy truy vấn,

Criteria: Nhập điều kiện cho các bản ghi khi xuất hiện Or: Nhập điều kiện hoặc.

Điều kiện trên cùng dòng là điều kiện End và khác dòng là điều kiện Or.Lưu và đặt tên cho truy vấn , vào Fiel/save.

Chạy truy vấn: Query/Run.

3) Các hàm sử dụng trong truy vấn.

- IIF (Đk,Giá trin khi ĐK = True, Giá trị khi Đk = False - SUM: Tính tổng các giá trị trong trường

- AVG: Tính trung bình cộng các giá trị trong trường

- MAX: Tính giá trị lớn nhất trong trường - MIN: Tính giá trị nhỏ nhất trong trường.

- COUNT: Đếm các bản ghi của bảng trên trường dữ liệu - STDEV: Tính độ lệch chuẩn các giá trị trong trường - FIRST: Tính giá trị của bản ghi đầu trong bảng - LAST: Tính giá trị của bản ghi cuối trong bảng.

III BIỂU MẪU FORM

1) Khái niệm.

Biểu mẫu form là một cửa sổ, nhằm thiết kế giao diện giữa người dùngvà chương trình ứng dụng một cách trực quan và mềm dẻo Bằng các công cụđiều khiển được nhà phát triển phần mềm lập trình sẵn.

Trong chương trình này ta chỉ sử dụng form để thể hiện dữ liệu từ cácbảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu.

Tại cửa sổ form cho phép ta có thể hiển thị, chỉnh sửa ,thêm và xoá cácbản ghi Đặc biệt với những trường dữ liệu có kiểu Memo, OLE Objects (Chứahình ảnh đồ hoạ) chỉ có form mới có thể hiển thị dữ liệu còn cách mở thông th-

ường của bảng và truy vấn ta không thể hiển thị được.2) Các thành phần của form

a Điều khiển (Control): Là các đối tượng được tạo ra và nằm trên form CácControl thông dụng là Button, Label, Text box, Combo box, List box

b Phần đầu biểu mẫu ( Form header): Các control nằm trong phần này sẽhiển thị ở đầu biểu mẫu.

c Phần chi tiết (Detail): Thể hiện chi tiết của biếu mẫu.

d Phần cuối biểu mẫu ( Form Footer): Các Control nằm trong phần này sẽhiển thị ở cuối biểu mẫu.

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

e Tiêu đề(Caption): Là một chuỗi văn bản xuất hiện làm tiêu đề cho mộtControl.

3) Tạo FOMR bằng WIZARD.

a) Tạo Form có phân cấp.

Trong Form này dữ liệu được chia làm 2 phần: Một phần chính và mộtphần phụ Dạng Form này được sử dụng khi muốn thể hiện dữ liệu trong mốiquan hệ một nhiều giữa hai bảng với nhau Hai bảng này phải có ít nhất mộtField có quan hệ với nhau Do đó dạng Form này là sự kết hợp của hai dạngForm: Form dạng cột, Form dạng bảng dữ liệu.

- Tạo Form chính chứa dữ liệu trên bảng nhánh có dạng cột bằng Wizard.- Tạo Form phụ dạng bảng dữ liệu bằng Wizard để chứa toàn bộ dữ liệu

Chọn phần mới đợc gián vào Form phụ sau đó vào thực đơnView/Properties để xem thuộc tính liên kết giữa cửa sổ chính và cửa sổ phụ.

b) Tạo Form không có phân cấp.

Vào thực đơn Insert/Form, chọn Form Wizard, sau đó chọn một bảng haytruy một truy vấn để làm Record Source cho Form và nhấn nút OK.

Chọn các cột của bảng / truy vấn sử dụng trong Form bằng các nút>,>>,<,<<.

Chọn dạng của Form là dạng cột, hay hàng, Các loại Form có ý nghĩa như sau:

ã Form dạng cột (Column): Dữ liệu được thể hiện trên Form trên từng cộtvà tại một thời điểm chỉ là một dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn.

ã Form dạng danh sách (Tabular): Dữ liệu được thể hiện trên Form tại mộtthời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn.

ã Form dạng dữ liệu(Datasheet): Dữ liệu đợc thể hiện trên Form tại mộtthời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn Tuy nhiên khác với Formdạng danh sách, Form dạng này không cho phép hiển thị các thành phần trong

phần Form Header và Form Footer Do đó, dạng Form này thờng đợc sử dụnglàm Form con(Sub Form) trong các form có phân cấp.

ã Form dạng hàng (Justified):dữ liệu đợc thể hiện trên Form trên nhiều cột,tại một thời điểm trên Form chỉ hiển thị một dòng dữ liệu trong bảng/truy vấn.

ã Chọn hình nền cho Form.

ã Đặt tiêu đề cho Form và nhấn nút Finish để hoàn thành việc tạo Form

IV BÁO BIỂU REPORT1) Khái niệm:

Trong Access, báo biểu là một kiểu biểu mẫu đặc biêt được thiết kế chomục đích in ấn dữ liệu từ các bảng và truy vấn Hơn thế Report trong Access còncho phép thống kê, nhóm dữ liệu một cách tiện lợi.

3) Tạo Report dạng Tabular hay Columnar.

Bằng cách này, Access sẽ tạo cho chúng ta các Report dưới dạng Tabular(cột) hay dạng Columnar (danh sách).

Đối với Report dạng Tabula, các dữ liệu sẽ được thể hiện như sau: Cáccột sẽ là các thuộc tính có trong Record Source Còn mỗi dòng sẽ là từng dòngtrong Report Source.

Đối với Report dạng danh sách (Columnar), các dữ liệu sẽ được thể hiệnnhư sau: Mỗi dòng trong Record Source sẽ đợc thể hiện thành một ô trongReport (một ô này có thể có nhiều dòng nhỏ) Mỗi ô trong Report sẽ gồm nhiềudòng nhỏ, mỗi dòng này thể hiện một thuộc tính trong Record Source.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

DATE(): Chèn ngày tháng và năm hiện hành.

NOW(): Chèn ngày, tháng, năm và giờ, phút, giây hiện hành.Các hàm thống kê dữ liệu: COUNT, SUM, AVG, MAX, MIN

V MACRO TẬP LỆNH

1 Các thành phần trong màn hình thiết kế Macro:

 Action: cho phép chúng ta chọn các hành động mà Access cung cấp

cho người sử dụng.

 Action Argunts: các tham số của hành động đợc thiết kế trên Action.

 Commnt: chú thicha cho các hành động.

 Tạo mới một Macro.

 Từ của sổ Database chọn Tal macro , chon New, xuất hiên cửa sổ.- Macro Name: Đặt tên cho các macro con.

- Action: Để ta chọ các hành động cho các Macro- Comment: Ghi chú thích cho các macro.

- Action Argument: Để ta chọn tham số cho hành động.

2.Các hành động trong Macro.a Hành động Open Table

 Dùng để mở một bảng trong cơ sở dữ liệu+ các tham số :

Query Name: Tên của query View: Chế độ hiển thị Datamode: Chế độ dữ liệu.

c Open Form.

- Dùng để mở một form.

Form Name: Dùng để quy định form đợc mở View: Dạng trình bày của form.

Fllter Name: Tên của một truy vấn ràng buộc dữ liệu trên form.

Wher Condition: Dùng để nhập điều kiện ràng buộc dữ liệu hiển thị trênform.

Datamode: Quy định chế độ dành cho cửa sổ form.Nomal: Chế độ bình thờng trong Windows

Hidden: Cửa sổ form bị che dấu.

I Can: Cửa sổ Form thu nhỏ thành biểu tượng.

Dialog: Chế độ hộp thoại.d Open Report.

Report Name: Chọn báo biểu cần mở.View: Quy định dạng trình bày.

1 Môi trường lập trình VBA

2 Hệ thống thực đơn và thanh công cụ: Trong môi trờng lập trình VBAchứa hệ thống thực đơn và thanh công cụ Dùng để chứa các lệnh để gọi để thihành hoặc thiết lập các điều kiện cần thiết.

3 Cửa sổ project Expleres: Là cây phân cấp các đối tợng chứa mã lệnhVBA, đồng thời giúp ngòi lập trình dễ dàng trong việc mã lệnh cũng nh quản lýcác mã lệnh VBA đã viết.

4 Môi trờng cửa sổ viết lệnh: Là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA, mỗicửa sổ sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tợng Form, Report, Module trongcửa sổ có thể có nhiều phần đợc viết lệnh Mỗi phần có thể là nội dung của mộtkhai báo, một chơng trình con hay một thủ tục đáp ứng điều kiện.

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

5 Cửa sổ Intermediate: Là nơi giúp thi hành trực tiếp một câu lệnh rấthữu dụng trong việc gỡ rối phần mềm.

If <điều kiện> Then<thủ tục 1>[Else <thủ tục 2>]

End If

Nếu thoả mãn điều kiện thì thực hiện thủ tục 1 còn ngợc lại sẽ thực hiệnthủ tục 2 Phần nằm trong dấu ngoặc vuông có thể có hoặc có thể không trongcấu trúc lệnh

10 Cấu trúc For…Next- Cú pháp:

For biến chạy = <gía trị 1> to <giá trị 2> [step (n)](Thủ tục1)

[Exit For]Next.

Biến chạy là kiểu dữ liệu vô hớng:

- Giá trị 1: Là kiểu dữ liệu đầu mà biến chạy có thể nhận - Giá trị 2: Là kiểu dữ liệu cuối mà biến chạy có thể nhận- Step (n): Là bớc chạy vòng lặp

Các dòng lệnh nằm trong dấu ngoặc vuông có thể có hoặc có thể không cótrong cấu trúc lệnh.

11 Cấu trúc While…… Wend- Cú pháp:

< Thủ tục>Wend

Khi biểu thức thoả mãn sẽ thực hiện thủ tục.

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

12 Cấu trúc Select Case…….And Select- Cú pháp:

Select Case < biểu thức>Case <giá trị 1 >

<thủ tục 1>

Case < giá trị 2><thủ tục 2>

…

Case <giá trị n><thủ tục n>

[ Else Case

<thủ tục n+1>]End select

* Giải thích: luôn giá trị vô hớng đếm đợc nh số nguyên, sâu ký tự, logic.Biểu thức Cấu trúc hoạt động nh sau:

Tính giá trị biểu thức

Kiểm tra biểu thức bằng giá trị thứ i nếu đúng thì thực hiện thủ tục i vàthoát ra khỏi cấu trúc bằng từ khoá End select còn ngợc lai sẽ kiểm tra biểu thứcvới giá trị i +1.Nếu đúng sẽ thủ tục i +1 ngợc lại sẽ thực hiện thủ tục i +2 trongphần Else Case Sau đó sẽ thoát ra khỏi từ khoá End select

13 Lệnh Docmd (dùng để thay đổi đối tượng)- Cú pháp:

+ Docmd.close<Object type>, <Object Name>, <Save option>+ AcForm: dùng để đóng Form

+ Acreport: dùng để đòng Report

+ Object type: Là loại đối tượng sẽ đóng

+ Acquery: Dùng để đóng bảng truy vấn (Query)+ Actable: Dùng đẻ đóng bảng cơ sở dữ liệu (Table)+ Object Name: Là tên đối tọng sẽ đợc đóng

+ Save option: Là chỉ định các tuỳ chon để ghi lại cấu trúc+ Save No: Đóng đối tượng mà không ghi lại cấu trúc+ Save Yes: Đóng đối tượng mà ghi lại cấu trúc

+ Save Pront: Hiển thị hộp thoại nhắc nhở có ghi lại cấu trúc haykhông

Quản lý thư viện bao gồm nhiều lĩnh vực như các thông tin mượn trả,nămxuất bản, sách chi tiết, tác giả, thể loại, trạng thái, quyền độc giả, user…đây lànhững điều kiện cơ bản nhất trong một thư viện bắt buộc phải đầy đủ

* Những vẫn đề chương trình giải quyết

Trong cuộc sống của mỗi chúng ta nghành công nghệ thông tin đóng vaitrò vô cùng quan trọng không thể thiếu trước đây nghành công nghệ thông tinchưa phát triển Việt Nam là nước nghèo máy tính còn xa lạ với người dân nhữngtài liệu chủ yếu được viết tay tính toán bằng thủ công … mỗi khi cần đến tìm lạimất rất nhiều thời gian, công sức kém hiệu quả trong công việc, với ngày naynghành công nghệ thông tin phát triển chỉ trong vài phút chúng ta đã tìm đượcnhững thứ mà trước đây có thể tìm mất vài ngày mới tìm được Con người đãthoát khỏi lao động thủ công nâng cao hiệu qủa công việc, tiết kiệm được rấtnhiều thời gian

phép thực hiện công việc cập nhật các nhân viên trong thư viện một cách dễdàng.

+ việc thực hiện tra cứu cũng như các nhân viên trong một công ty mộtcách nhanh chóng và thuận tiện

+ Chương trình có giao diện quản lý thư viện giúp cho con người có

những thao tác những công việc một cách dễ dàng độ chính xác cao II – TẠO BẢNG (TABLE)

Bảng là nơi chứa dữ liệu của cơ sở dữ liệu, vì vậy bảng là một nền tảngcủa cơ sở dữ liệu Bên cạnh dữ liêụ Accesscon cho phép lưu chữ những thuộc

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

tính của dữ liệu kèm theo bảng tiêu đề cột, giá trị ngầm định, định dạng hiện thịhay nhập dữ liệu…

Nghiên cứu kỹ việc thiết kế bảng cho phép người sử dụng đơn giản hoáđược nhiều công việc trong những giai đoạn kế tiếp Nêu cấu trúc bảng hay quanhệ giữa các bảng bị thai đổi dẫn đến nhiều thay đổi khác trong ứng dụng điều đósẽ dẫn đến thay đổi trong các ứng dụng đIều đó sẽ làm cho công việc trở nênphức tạp.

1 Màn hình thiết kế và tạo bảng như sau:

Hình 1

 Trong màn hình tạo bảng của cơ sở dữ liệu ta chọn Desig view đểthiết kê từng bảng như sau:

Các bảng ở chế độ thiết kế và mở * Bảng sách

* Bảng tác giả

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Bảng nhà xuất bản

* Bảng độc giả

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Bảng sách mượn

* Bảng quyền

* Bảng sách chi tiết

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Bảng sách mượn

* Bảng thể loại

* Bảng tra cứu

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Bảng trạng thái

* Bảng User

2 Trình bày các Query – Bảng vấn tin

nhu cầu về dữ liệu của các bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu.

Dạng Query thường được sử dụng nhiều nhất là select Query ( Bảng tinlựa chọn) Loại Qury này, ta có thể xuất dữ liệu ngay trên bảng vấn tin hay sửdụng nó làm cơ sở cho một công việc khác.

3 Tạo Query mới

a Từ cửa sổ Database – chọn Queri – chon New

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Query độc giả mượn

* Query độc giả mượn sách

* Query độc giả từ bàn phím

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* QueryHTXB nhập bàn phím

* Query sách chi tiết

* Query HT Tác giả

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Query sách mượn

* Query sách mượn nhật bàn phím

* Query TT sách theo nhà sản xuất

III: TẠO BIỂU MẪU _ FOM

- FROM là một giao diện giữa người dùng và người sử dụng và dữ liệu ,cho phét người sử dụng viết chương trình đIũu khiển sách hiển thị dữ liệu trongTable / Query

Tại cửa sổ Database – chọn Fom – New Xuất hiện hình 1.

Hình 1

 Choose the table or query whery where the objects data comes fom: chọnnguồn dữ liệu cho Fom.

Hình 2 Cửa sổ New Fom

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2.Các điều chỉnh thiết kế.

a.Vị trí đìêu khiển Khi thiết kế các đièu khiển cần quan tâm đến vị trí của

chúng trên Fom màn hình thiết kế Fom có dạng: Hình3

Hình 3 Màn hình thiết kế

Hình 4 Các Form tạo chính

* Fom quản lý người dùng truy cập

Private Sub cmdchapnhan_Click()Dim rs As Recordset

Dim db As DatabaseSet db = CurrentDb()

If IsNull(txtusename) ThenMsgBox "ban chua nhap du lieu"Exit Sub

End If

Set rs = db.OpenRecordset("luser")rs.AddNew

rs.Fields("passwor") = txtpassrs.Fields("usename") = txtusenamers.Fields("maquyen") = cboquyenrs.Update

rs.Closedb.Closetxtpass = ""txtusename = ""cboquyen = ""End Sub

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Private Sub cmdthem_Click()

DoCmd.OpenForm "themthongtintacgia"End Sub

+ Nút sửa

Private Sub cmdsua_Click()

DoCmd.OpenForm "suathongtintacg"End Sub

+ Nút xoá

Private Sub cmdxoa_Click()DoCmd.OpenForm "xoatttacgia"End Sub

If IsNull(txtmatheloai1) Or IsNull(txttentheloai1) ThenMsgBox "ban chua nhap du lieu"

Exit SubEnd If

Set rs = db.OpenRecordset("theloai")

rs.Fields("matheloai") = txtmatheloai1rs.Fields("tentheloai") = txttentheloai1rs.Update

txtmatheloai = ""txttentheloai = ""End Sub

+ Nút sửa

Private Sub cmdsua_Click()

DoCmd.OpenForm ("suattdocgia")End Sub

+ Nút thoát

Private Sub cmdthoat_Click()DoCmd.Close

End Sub

Private Sub cmdxoa_Click()

Khoa công nghệ thông tin

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

DoCmd.OpenForm ("xoattdocgia")End Sub

* Fom quản lý thông tin về mượn sách

+ Nút sửa

Private Sub cmdsua_Click()

DoCmd.OpenForm ("suattdocgia")End Sub

+ Nút thêm

Private Sub cmdthem_Click()

DoCmd.OpenForm ("themttdocgia")End Sub

* Fom quản lý thông tin nhà xuất bản