- Một tệp gồm nhiều bảng tính 256 sheet. Mỗi bảng tính được tạo từ các ô gồm nhiều hàng và nhiều cột, ô tính là đơn vị nhỏ nhất trong trang tính.
* Địa chỉ ô:
- Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ khi sao chép dữ liệu không bị thay đổi Cách viết: $(cột)$(hàng).
- Địa chỉ tương đối: là địa chỉ khi sao chép dữ liệu có thể thay đổi.
Cách viết: (cột)(hàng) - Địa chỉ kết hợp:
Cách viết: $(cột)(hàng) cột cố định. (cột)$(hàng) hàng cố định
* Các kiểu dữ liệu trong Excel:
- Trong một ô tính chỉ có một kiểu dữ liệu và phụ thuộc vào kiểu đầu tiên gõ vào. Excel phân biệt 3 kiểu dữ liệu:
- Kiểu hằng: Là những giá trị không thay đổi (text, number).
- Kiểu công thức: Là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, hàm và các toán tử.
- Kiểu logic và kiểu lỗi: Các giá trị (true, false, #value,…) không tự gõ vào mà trả về giá trị sau phép toán hoặc biểu thức logic khi gặp lỗi.
II. CÁC HÀM CÔNG CỤ CHUẨN :
1. Sử dụng công thức trong Excel:
Trong Excel công thức bắt đầu là dấu bằng: Tổng quát: = (biểu thức).
- Biểu thức là tập hợp các hàm: (Hằng số, địa chỉ và các toán tử)
* liên kết dữ liệu giữa các bảng tính (Work sheet): có hai kiểu liên kết:
- Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính để sử dụng công thức. - Liên kết dữ liệu giữa các tệp tin.
2. Các hàm cơ bản trong Excel :
- Hàm là một phần của Excel được xây dựng sẵn nhằm thực hiện một công việc nào đó.
Biểu diễn hàm: = (Tên hàm)(danh sách đối số)
Nhóm hàm số:
- SQRT(number): căn bậc hai của số. Nếu nhỏ hơn 0 sẽ báo lỗi #num. - ABS(number): Lấy giá trị tuyệt đối của số.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Round(number, n): làm tròn số.
- Mod(n,m): lấy phần dư của thương số n/m.
- INT(n): Hàm làm tròn số n xuống số tự nhiên gần nhất.
* Các hàm thống kê:
- Average (danh sách các giá trị): Hàm lấy giá trị trung bình của các giá trị. - Max (danh sách giá trị): Trả về giá trị lớn nhất của dãy số.
- Min (danh sách giá trị): Trả về giá trị nhỏ nhất của dãy số.
- Sum (danh sách giá trị): tính tổng các giá trị trong danh sách giá trị.
- Count (Vùng dữ liệu): hàm đếm các giá trị số được chỉ ra trong vùng dữ
liệu.
- Counta (Vùng dữ liệu): hàm đếm tất cả các ô dữ liệu được chỉ ra trong vùng dữ liệu.
* Hàm làm việc với văn bản:
-Text(number, format-text): Đổi số thành kí tự được định dạng sẵn. -Value(text): đổi giá trị text thành kiểu số.
-LEFT(text,n) hàm tách từ chuỗi text ra n kí tự tính từ bên trái chuỗi sang bên phải
-RIGHT(text,n) hàm tách chuỗi text ra n kí tự tính từ bên phải chuỗi sang bên trái
- MID(text,i,n) hàm tách chuỗi text ra n kí tự tính từ vị trí thứ i trong chuỗi.
- CONCATENATE(text1,text2,…)hàm nối các chuỗi text1 ,text2,.. thành 1 chuỗi cặp tổng thể.
- LEN(text) cho độ dài của chuỗi tính cả dấu cách .
- LOWER(text) chuyển đổi chuỗi text thành chữ thường - UPPER(text) chuyển đổi text thành chữ hoa
- PROPER(text) chuyển đổi kí tự đầu mỗi từ của chuỗi text thành chữ hoa - TRIM(text) cắt bỏ kí tự trắng ở đầu và cuối chuỗi .
* Hàm ngày tháng:
- Date(year, month, day) trả về dữ liệu kiểu ngày tháng ứng với ngày, tháng, năm cung cấp trong tham số .
- day(dữ liệu kiểu ngày tháng) trả lại ngày của dữ liệu kiểu ngày tháng - month (dữ liệu kiểu ngày tháng) trả lại tháng của dữ liệu kiểu ngày
- year(dữ liệu kiểu ngày tháng)trả lại năm của dữ liệu kiểu ngày tháng . - today:trả lại ngày thán năm hiện tại
* Hàm thời gian:
hour(dữ liệu kiểu thời gian) trả về giờ của dữ liệu kiểu thời gian
- Minute(dữ liệu kiểu thời gian)trả về phút của dữ liệu kiểu thời gian - second(dữ liệu kiểu thờ gian )trả về giây của dữ liệu kiểu thời gian - now() trả về thời gian hiện tại .
* Hàm logic:
- AND(điều kiện 1 điều kiện 2 ,…) (1…30 điều kiện)-hàm giao các điều kiện. Hàm trả về giá trị đúng (true) khi mỗi điều kiện nếu trong danh sách đều cho giá trị đúng (true), còn trong trường hợp khác hàm trả về giá trị sai (false).
- OR(điều kiện 1, điều kiện 2,…) (1…30 điều kiện)-hàm hợp các điều kiện. Hàm trả về giá trị đúng (true) khi có ít nhất 1 điều kiện nào đó đúng, còn khi tất cả các điều kiện sai thì hàm trả về giá trị sai (false).
* Các hàm toán học có điều kiện:
- IF(biểu thức logic, giá trị trả về khi đúng, giá trị trả về khi sai): Hàm loại trừ các điều kiện. Đầu tiên hàm kiểm tra biểu thức logic xem đúng hay sai. Nếu biểu thức logic đúng trả về giá trị khi đúng, ngược lại trả về giá trị sai.
- SUMIF(vùng so sánh,điều kiện so sánh,vùng tính tổng): hàm tính tổng tất cả các giá trị được chỉ ra trong vùng tính tổng mà các giá trị tương ứng của nó trong vùng so sánh thoả mãn điều kiện so sánh nêu ra.
+Vùng so sánh: là vùng chứa các giá trị cần so sánh với điều kiện so sánh
để chỉ ra giá trị tương ứng nào trong vùng tính tổng được tính vào tổng chung. Nó chỉ có thể là 1 cột hoặc 1 hàng chứ không thể là một vùng gồm nhiều hàng và cột. Nếu là một vùng gồm nhiều hàng và nhiều cột thì hàng chứa các giá trị cần so sánh phải nằm ở ngoài cùng bên trái hoặc trên cùng.
+ Điều kiện so sánh: là điều kiện so sánh, nó có thể là số, biểu thức toán
học một ngôi hay văn bản xác định các ô sẽ được cộng. Tất cả các điều kiện đều phải đặt ra trong hai dấu nháy kép. Ví dụ về tiêu chuẩn là 32,”32”,”>32”,apples”.
* Vùng tính tổng: là vùng chỉ ra các ô cần tính tổng. Các ô trong vùng này
chỉ được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng so sánh phù hợp với tiêu chuẩn nêu ra trong điều kiện so sánh. Nếu bỏ qua vùng tính tổng thì chính các ô trong vùng so sánh sẽ được cộng.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Countif(vùng cần đếm, điều kiện đếm): Hàm đếm tất cả các ô trong vùng cần đếm thoả mãn điều kiện đếm nêu ra. Điều kiện đếm giống như điều kiện so sánh trong hàm sumif
* Hàm toán học dùng trong xắp xếp dữ liệu :
rank( số cần sắp xếp, vùng mà số dùng để so sánh, cách sắp xếp). Hàm dùng để xác định thứ hạng của trị số cần sắp xếp so với các giá trị trong vùng mà số hạng để so sánh nêu ra. Cách thức sắp xếp quy định cách sắp xếp như thế nào theo thứ tự tăng dần hay giảm dần
+ Số cần sắp xếp :là bạn muốn tìm thứ tự .
+ Vùng mà số dùng để so sánh:là địa chỉ tham chiếu đến các ô chứa các giá trị mà số cần sắp xếp muốn so sánh để tìm thứ hạng hoặc là một dãy liệt kê các số. Nếu là địa chỉ tham chiếu thì chúng phải ở dạng địa chỉ tuyệt đối .
+ Các sắp xếp: Là số quy định cách sắp xếp của hàm. Nó có thể nhận các giá trị như sau: Nếu cách sắp xếp bằng 0 không có thì số được sắp xếp theo thứ tự giảm dần còn trong mọi trường hợp khác thì số được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
* Hàm tìm kiếm và tham chiếu:
- VLOOKUP(ô dữ liệu, miềm tìm kiếm, cột lấy dữ liệu, [0/1]) 0: Tìm kiếm chính xác .
1: Tìm kiếm gần đúng .
- HLOOKUP(ô dữ liệu, miềm tìm kiếm, hàng lấy dữ liệu, [0/1]) 0: Tìm kiếm chính xác.
1: Tìm kiếm gần đúng .
- INDEX(Vùng tìm kiếm, Hàng trả về, Cột trả về) – Hàm tham chiếu. Hàm trả về giá trị nằm trong ô được chỉ ra trong Hàng trả về và nằm trên Cột trả về thuộc Vùng tìm kiếm.
+Vùng tìm kiếm: Vùng chứa giá trị cần tìm.
+Hàng trả về: Số thứ tự hàng chứa giá trị cần trả về trong Vùng tìm kiếm. +Cột trả về: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về trong Vùng tìm kiếm.
- MATCH(Giá trị tìm kiếm, Vùng tìm kiếm, Cách tìm) –Hàm tham chiếu. Hàm trả về trị vị trí tương đối của Giá trị tìm kiếm trong Vùng tìm kiếm bị chi phối bởi kiểu tìm do Cách tìm quy định. Hàm trả lại vị trí của hàng hay cột trong mảng có chứa Giá trị tìm thấy. Thường được sử dung kết hợp với
INDEX để tra một giá trị trong mảng. Các tham số giống như hàm VLOOKUP, HLOOKUP.
* Các hàm cơ sở dữ liệu:
- DAVERAGE(Database, Field, Crietiria): Tính giá trị trung bình các giá trị của cột Field trong cơ sở dữ liệu của các bản ghi trong Database thoả mãn đièu kiện trong vùng Ciretira.
- DCOUT(Database, Field, Crietiria): Đếm các ô chứa trong cột Field của Database thoả mãn điều kiện trong Crietira nếu có. Field là tuỳ chọn, nếu bỏ qua, hàm sẽ đếm trong toàn bộ các bản ghi trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria.
- DCOUTA((Database, Field, Crietiria): Đếm tất cả các bản ghi không trống trong cột Field của Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria.
- DMAX((Database, Field, Crietiria): Trả về giá trị lớn nhất trong các giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria.
- DMIN(Database, Field, Crietiria): Trả về giá trị nhỏ nhất trong các giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria.
- PRODUCT(Database, Field, Crietiria): Trả về tích các giá trị trong cột Field của cơ sở dữ liệu Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria.
- DSUM(Database, Field, Crietiria):Trả về tổng giá trị của cột Field trong Database thoả mãn điều kiện trong Crietiria.
III, VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL:
1. Khái niệm:
- Biểu đồ là biểu diễn đồ hoạ thể hiện mối quan hệ giữa dữ liệu trong ô
tính, trang tính để có cái nhìn trực quan, sinh động.
2. Một số dạng biểu đồ :
- PIE(hình bánh): sử dụng để so sánh từng thành phần với tổng thể.
- BAR(hình thanh): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau.
- COLUM(hình cột): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau.
- LINE(hình gấp khúc): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian.
- AREA(hình diện tích): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3. Vị trí thiết biểu đồ:
- Biểu đồ dạng nhúng (Emteding). Là dạng biểu đồ thể hiện cùng trang
chứa dữ liệu so sánh (trang tính hiện hành) mục đích trình bày song song dữ liệu và biểu đồ.
- Dạng biểu đồ nối kết: Là dạng biểu đồ thể hiện trên trang tính riêng độc
lập dữ liệu. Chức năng dùng in riêng biểu đồ.
- Đặc biệt cả hai dạng biểu đồ đều tham chiếu dữ liệu gốc được cập nhật dữ liệu khi dữ liệu gốc thay đổi.
4. Một số tổ chức của biểu đồ (thành phần):
- Dạng biểu đồ (chart type) biểu đồ sẽ thể hiện: PIE, BAR, COLUM. - Dữ liệu nguồn (Data, source): là các hàng các cột chứa dữ liệu dùng để so sánh vẽ biểu đồ
- Nhãn chung của biểu đồ (chart labels)
- Nhãn (trục) Axis labels nhãn tên trục biểu đồ.
5. Cách vẽ biểu đồ :
a.Vẽ biểu đồ sữ dụng công cụ Chart Wizard :
- Chọn vùng dữ liệu kể cả hàng tiêu đề, nhấn nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn.
- Chọn kiểu đồ thị từ Chart Type, sau đó chọn Next.
- Kiểm tra địa chỉ vùng dữ liệu và chọn vẽ biểu đồ theo hàng (Rows) hay cột (Coloumns), nhấn Next.
- Chọn phiếu tương tự, sau đó chọn các mục tiêu đề, nhãn dữ liệu, nhấn Next.
- Chọn vẽ biểu đồ trên một Sheet riêng hay Sheet hiện hành. Nhấn Finish.
b.Vẽ biểu đồ từ các vùng không kề nhau:
- Chọn vùng thứ nhất.
- Nhấn giữ Ctrl trong khi chọn các vùng khác.
- Nhấn nút Chart Wizard theo các chỉ dẫn của Chart Wizard (như trên). Vẽ một biểu đồ ngầm định của Microsoft Excel là đồ thị cột, trừ khi chúng ta thay đổi chúng.
- Để tạo đồ thị sử dụng dạng ngầm định, chọn dữ liệu và nhấn F11.
- Để tạo một đồ thị nhúng, chọn dữ liệu, nhấn nút Defaut Chart. Nếu không thấy nút này thì hãy bổ sung thêm vào thanh công cụ( View/ Customize/
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
BIỂU ĐỒ
Tên khoa Xếp loại Luư ban Khen thởng
Khoa MT 3b 2 giỏi 5 2
Khoa kinh
tế 4 khá 3 3
Khoa kế
toán
6 trung
bình 3 5
Biểu đồ hình cột
Biểu đô hình tròn
IV, IN ẤN VÀ TRÌNH BÀY:
1. Định dạng dữ liệu :
- Vào File / Page Setup / xuất hiện hộp thoại Page Setup gồm 4 mục định dạng trang in .
+page :định dạng các thông số về trang + margins : định dạng các thông số về lề .
+ header/footer :thông số về tiêu đề của trang ( nếu cần ) +sheet : các thông số về dữ liệu cần được in ra
* Các thành phần của trang Page:
- Định chế độ in theo kiểu ngang hay dọc khổ giấy in.. Trong Orientation: định dạng hướng trang
Trong Spaling: tỷ lệ in
- Trong Adjust to :in theo tỷ lệ chuẩn.
- Trong fit to : dãn /nén theo tỷ lệ của chiều rộng (while) và chiều cao (tall)
Trong Page Size: Kích thước giấy in
- Print quality : chất lượng in quality khác number. - First page number : trang bắt đầu được đánh số.
Trong Print Quanlity: Chọn chất lượng in.
* Các thành phần của mục dùng để căn lề bảng tính so với trang giấy
(Margins) :
- Top: Định dạng lề trên.
- Bottom: Định dạng lề dưới.
- Left: Định dạng lề phải.
- Right: Định dạng lề phải.
- Header: Khoảng cách tiêu đề trên đến biên ngang giấy.
- Footer: Khoảng cách tiêu đề dưới đến biên ngang giấy.
- Center on Page: Chọn/ bỏ căn giữa
+ Horizontally: Căn giữa theo chiều ngang + Vertically: Căn giữa theo chiều dọc.
* Các mục Header/Footer:
+ Excel luôn in một dòng trên đỉnh ngang gọi là tiêu đề đầu (header) và
in một dòng cuối trang gọi là tiêu đề cuối (Footer).
+ Mặc định Excel sẽ in bảng tính trên Header và số thứ tự trang dưới Footer. Việc này đôi khi không thích hợp với cách trình bày của ta. Do đó để không in hoặc in khác nội dung ở Header và Footer ta chọn mục Custom
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Header… và Custom Footer… để điều chỉnh lại. Nếu chọn một trong hai mục này đều làm xuất hiện hộp thoại tương tự nhau, trong đó ngoài hưóng dẫn còn có biểu tượng để chọn.
* Các mục Sheet :
Tắt các dòng kẻ của Excel và khai báo vùng chọn in.
Print Area : Nhập địa chỉ vùng muốn in trên bảng tính hiện hành.
Print tille : nhãn của trang in
-Trong Rows to Reat at top : tiêu đề hàng . Các hàng này sẽ được tự động ở mọi trang in .
- Trong Column to Repeat at left : tiêu đề cột hàng . Các cột sẽ được in ở trang in .
Print :lựa chọn kiểu in
Down then over : Từ trên xuống dưới, sau đó sang ngang
Over then down : in từ trái sang phải , sau đó xuống dưới.
Across then Down: Từ trái sang phải, xuống dưới.
Black and while :in đen trắng .
Darft quality : in nhanh (bỏ qua định dạng )
Com menct : in ra vùng ghi chú.
Row nad column heading:in ra tiêu đề của hàng và cột.
Gridlines: Bật/ tắt những dòng kẻ mặc định (thông thường tắt chế độ
này)
Note: Bật/ tắt việc in chú thích.
Page Order: Thứ tự trang (không nên thay đổi) 2. Xem bảng tính trước khi in :
Cách 1:Nhấp chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ chuẩn (Satadard Toolbar.
Cách 2: Vào File/ Print Preview khi đó màn hình Excel sẽ chuyển sang chế độ Preview, cho phép bạn xem và hiệu chỉnh tổng quát bố cục, nội dung dữ liệu bảng tính trước khi in.
3. In ấn tài liệu:
- Để tiến hành in một hoặc nhiều bảng tính ta có 2 cách
Cách 1:Nhấn nút vào Print
Cách 2: Vào File/ Print (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl +P) hộp thoại Print
xuất hiện:
- Mục Properties : thuộc tính của máy in ( giấy , hướng giấy , độ phân giảI . Chất lượng in …
- Mục Printer : Tên cuả máy in ,kiểu máy in. - Page range : Lựa chọn vùng in.
+ Trong ALL : In tất cả .
+ Trong form …to : In từ trang đến trang bao nhiêu .
- Print what : In cái gì
+ Trong selection : In vùng được chọn
+ Trong selection sheet : In trang tính đang làm việc .
