Vẽ biểu đồ trong Excel

1. Khái niệm:

- Biểu đồ là biểu diễn đồ hoạ thể hiện mối quan hệ giữa dữ liệu trong ô

tính, trang tính để có cái nhìn trực quan, sinh động.

2. Một số dạng biểu đồ :

- PIE(hình bánh): sử dụng để so sánh từng thành phần với tổng thể. - BAR(hình thanh): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau. - COLUM(hình cột): sử dụng để so sánh ở các thời điểm khác nhau.

- LINE(hình gấp khúc): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian.

- AREA(hình diện tích): sử dụng để nhấn mạnh tương đối phát triển và thay đổi theo thời gian.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3. Vị trí thiết biểu đồ:

- Biểu đồ dạng nhúng (Emteding). Là dạng biểu đồ thể hiện cùng trang

chứa dữ liệu so sánh (trang tính hiện hành) mục đích trình bày song song dữ liệu và biểu đồ.

- Dạng biểu đồ nối kết: Là dạng biểu đồ thể hiện trên trang tính riêng độc

lập dữ liệu. Chức năng dùng in riêng biểu đồ.

- Đặc biệt cả hai dạng biểu đồ đều tham chiếu dữ liệu gốc được cập nhật dữ liệu khi dữ liệu gốc thay đổi.

4. Một số tổ chức của biểu đồ (thành phần):

- Dạng biểu đồ (chart type) biểu đồ sẽ thể hiện: PIE, BAR, COLUM. - Dữ liệu nguồn (Data, source): là các hàng các cột chứa dữ liệu dùng để so sánh vẽ biểu đồ

- Nhãn chung của biểu đồ (chart labels)

- Nhãn (trục) Axis labels nhãn tên trục biểu đồ.

5. Cách vẽ biểu đồ :

a.Vẽ biểu đồ sữ dụng công cụ Chart Wizard :

- Chọn vùng dữ liệu kể cả hàng tiêu đề, nhấn nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn.

- Chọn kiểu đồ thị từ Chart Type, sau đó chọn Next.

- Kiểm tra địa chỉ vùng dữ liệu và chọn vẽ biểu đồ theo hàng (Rows) hay cột (Coloumns), nhấn Next.

- Chọn phiếu tương tự, sau đó chọn các mục tiêu đề, nhãn dữ liệu, nhấn Next.

- Chọn vẽ biểu đồ trên một Sheet riêng hay Sheet hiện hành. Nhấn Finish.

b.Vẽ biểu đồ từ các vùng không kề nhau:

- Chọn vùng thứ nhất.

- Nhấn giữ Ctrl trong khi chọn các vùng khác.

- Nhấn nút Chart Wizard theo các chỉ dẫn của Chart Wizard (như trên). Vẽ một biểu đồ ngầm định của Microsoft Excel là đồ thị cột, trừ khi chúng ta thay đổi chúng.

- Để tạo đồ thị sử dụng dạng ngầm định, chọn dữ liệu và nhấn F11.

- Để tạo một đồ thị nhúng, chọn dữ liệu, nhấn nút Defaut Chart. Nếu không thấy nút này thì hãy bổ sung thêm vào thanh công cụ( View/ Customize/

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

BIỂU ĐỒ

Tên khoa Xếp loại Luư ban Khen thởng

Khoa MT 3b 2 giỏi 5 2 Khoa kinh tế 4 khá 3 3 Khoa kế toán 6 trung bình 3 5 Biểu đồ hình cột Biểu đô hình tròn IV, IN ẤN VÀ TRÌNH BÀY: 1. Định dạng dữ liệu :

- Vào File / Page Setup / xuất hiện hộp thoại Page Setup gồm 4 mục định dạng trang in .

+page :định dạng các thông số về trang + margins : định dạng các thông số về lề .

+ header/footer :thông số về tiêu đề của trang ( nếu cần ) +sheet : các thông số về dữ liệu cần được in ra

* Các thành phần của trang Page:

- Định chế độ in theo kiểu ngang hay dọc khổ giấy in.. Trong Orientation: định dạng hướng trang

Trong Spaling: tỷ lệ in

- Trong Adjust to :in theo tỷ lệ chuẩn.

- Trong fit to : dãn /nén theo tỷ lệ của chiều rộng (while) và chiều cao (tall)

Trong Page Size: Kích thước giấy in

- Print quality : chất lượng in quality khác number. - First page number : trang bắt đầu được đánh số.

Trong Print Quanlity: Chọn chất lượng in.

* Các thành phần của mục dùng để căn lề bảng tính so với trang giấy

(Margins) :

- Top: Định dạng lề trên.

- Bottom: Định dạng lề dưới.

- Left: Định dạng lề phải.

- Right: Định dạng lề phải.

- Header: Khoảng cách tiêu đề trên đến biên ngang giấy.

- Footer: Khoảng cách tiêu đề dưới đến biên ngang giấy.

- Center on Page: Chọn/ bỏ căn giữa

+ Horizontally: Căn giữa theo chiều ngang + Vertically: Căn giữa theo chiều dọc.

* Các mục Header/Footer:

+ Excel luôn in một dòng trên đỉnh ngang gọi là tiêu đề đầu (header) và

in một dòng cuối trang gọi là tiêu đề cuối (Footer).

+ Mặc định Excel sẽ in bảng tính trên Header và số thứ tự trang dưới Footer. Việc này đôi khi không thích hợp với cách trình bày của ta. Do đó để không in hoặc in khác nội dung ở Header và Footer ta chọn mục Custom

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Header… và Custom Footer… để điều chỉnh lại. Nếu chọn một trong hai mục này đều làm xuất hiện hộp thoại tương tự nhau, trong đó ngoài hưóng dẫn còn có biểu tượng để chọn.

* Các mục Sheet :

Tắt các dòng kẻ của Excel và khai báo vùng chọn in.

Print Area : Nhập địa chỉ vùng muốn in trên bảng tính hiện hành.

Print tille : nhãn của trang in

-Trong Rows to Reat at top : tiêu đề hàng . Các hàng này sẽ được tự động ở mọi trang in .

- Trong Column to Repeat at left : tiêu đề cột hàng . Các cột sẽ được in ở trang in .

Print :lựa chọn kiểu in

Down then over : Từ trên xuống dưới, sau đó sang ngang

Over then down : in từ trái sang phải , sau đó xuống dưới.

Across then Down: Từ trái sang phải, xuống dưới.

Black and while :in đen trắng .

Darft quality : in nhanh (bỏ qua định dạng )

Com menct : in ra vùng ghi chú.

Row nad column heading:in ra tiêu đề của hàng và cột.

Gridlines: Bật/ tắt những dòng kẻ mặc định (thông thường tắt chế độ

này)

Note: Bật/ tắt việc in chú thích.

Page Order: Thứ tự trang (không nên thay đổi) 2. Xem bảng tính trước khi in :

Cách 1:Nhấp chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ chuẩn (Satadard Toolbar.

Cách 2: Vào File/ Print Preview khi đó màn hình Excel sẽ chuyển sang chế độ Preview, cho phép bạn xem và hiệu chỉnh tổng quát bố cục, nội dung dữ liệu bảng tính trước khi in.

3. In ấn tài liệu:

- Để tiến hành in một hoặc nhiều bảng tính ta có 2 cách

Cách 1:Nhấn nút vào Print

Cách 2: Vào File/ Print (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl +P) hộp thoại Print

xuất hiện:

- Mục Properties : thuộc tính của máy in ( giấy , hướng giấy , độ phân giảI . Chất lượng in …

- Mục Printer : Tên cuả máy in ,kiểu máy in. - Page range : Lựa chọn vùng in.

+ Trong ALL : In tất cả .

+ Trong form …to : In từ trang đến trang bao nhiêu .

- Print what : In cái gì

+ Trong selection : In vùng được chọn

+ Trong selection sheet : In trang tính đang làm việc . + Trong selection book : In toàn bộ ưork book.

- copies : Số lượng bản in

B. PHẦN THỰC HÀNH

1, Khởi động Excele.

• Cách 1: chọn biểu tượng Excel

• Cách 2: Start/ program/ MicrosoftExel.

• Cách 3: Click vào biểu tượng trên thanh Offce Bả ở trên Desktop

*Thoát khỏi

Cách 1: Click vào Cách 2: ấn Alt + F4 Cách 3: File/Rxit

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

* Màn hình làm việc trong Excel.

Hình 1. Màn hình làm việc của Excel

* Phân tích quản lý điện

Quản lý tiền điện tại thị xã Hà Giang

Mỗi hộ khi sử dụng điện cho gia đình hay kinh doanh sản xuất phảI tuân thủ đúng các qui định của nhà nước trong hợp đồng điện lực tại tỉnh.

- Nội dung hợp đông bắt buộc phải có phải có số hợp đồng, địa chỉ nhà, số tiền phải trả cho tong mức điện ví dụ như điện sinh hoạt hay điện dung trong kinh doanh, sản xuất.

- Trong phụ lục hợp đồng ghi rõ tiền điện. + Điện dùng trong sinh hoạt:

Từ -> 50: 400đ/kw Từ 51-> 100:600đ/kw Từ 101-> 200: 1000đ/kw Từ 201 trở lên: 1500đ/kw.

- Sở điện lực thông báo cho chi nhánh điện và tiến hành lắp công tơ điện. Mỗi hộ có thể lắp công tơ riêng, có hệ số khác nhau.Mỗi công tơ có số hiệu riêng biệt. - Cuối tháng nhân viên điện lực sẽ ghi số liệu tiêu thụ trong đó gi rõ tên

khách hàng, tên tuổi, địa chỉ, số công tơ tháng trước và số công tơ tháng này, điện năng tiêu thụ, tổng số tiền phải nộp.

- Chi nhánh điện thị phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng điện tại địa bàn mình: Tổng số điện tiêu thụ theo theo từng mục đích sử dụng, danh sách các hộ còn nợ, số tiền chưa thu được và một số báo cáo chi tiết sau:

2. Các bảng tính quản lý điện

BẢNG THEO DÕI KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG ĐỆN.

BẢNG KHÁCH HÀNG KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐIỆN

Họ tên Ngày sinh Địa chỉ Lý do

Hoàng thu Hương 5/23/69 Tổ 3 minh khai Ko nộp tiền Trần mạnh Bảo 8/9/75 Tổ 19 quang trung Nộp thiếu Phạm thanh Hà 8/26/80 Tổ12 minh thắng Ko nộp tiền Nguyễn Tuyên 3/6/63 Tổ 9 nguyễn trãi Ko nôp tiền Hoàng minh thắng 5/13/80 Tổ 5 minh khai Ko nôp tiền Trần thanh Hà 5/8/72 Xóm bến Nộp thiếu Đào thị Mận 6/9/75 Xóm bến Nộp thiếu Nông thanh Giáp 27/5/83 Tổ 9 nguyễn trãi Ko nôp tiền

Điện sinh hoạt Hình thức sử dụng Loại công tơ

1->50 400đ/kw KD Loại 1=1kw/h 51->100 600đ/kw TD Loại 2=2kw/h 101->200 1000đ/kw TD 201->trở lên 150đ/kw KD BẢNG KHÁCH HÀNG Mã KH Họ tên địa chỉ HT SD Mã c.tơ Số HĐ Ngày ký HĐ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp KD Hoàng Hà Tổ4Phường nguyễn trãI KD HH01 2 15/5/06 TD Phạm Tuyên Tổ 6 phường minh khai TD HH03 5 2/12/05

TD Trần Bảo Tổ 19 minh khai TD KH24 4 2/5/06 KD Thu hương Tổ 5 minh khai KD GJ12 1 3/6/06 TD Thuy Huyền Tổ 20 Nguyễn

trãi

TD KH23 3 6/6/06

BẢNG THEO DÕI ĐIỆN

- Từ bảng theo doĩ ta có số liệu sau

- Công thức tính:

=IF(E5-D5<=50,D5*400,IF(E5-D5<=100,50*400+(E5-D5-50)*600,IF(E5- D5<=200,50*400+50*600+(E5-D5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+ (E5-D5-200)*1500)))

=IF(F5-E5<=50,D5*400,IF(F5-E5<=100,50*400+(F5-E5-50)*600,IF(F5- E5<=200,50*400+50*600+(F5-E5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(F5- E5-200)*1500)))=IF(G5-F5<=50,D5*400,IF(G5-F5<=100,50*400+(G5-F5- 50)*600,IF(E5-D5<=200,50*400+50*600+(G5-F5- 100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(G5-F5-200)*1500))) =IF(H5-G5<=50,D5*400,IF(H5-G5<=100,50*400+(H5-G5-50)*600,IF(E5- D5<=200,50*400+50*600+(H5-G5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+ (H5-G5-200)*1500))) =IF(J5-I5<=50,D5*400,IF(J5-I5<=100,50*400+(I5-50)*600,IF(E5- D5<=200,50*400+50*600+(I5-H5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(I5- H5-200)*1500)))=IF(J5-I5<=50,D5*400,IF(J5-I5<=100,50*400+(J5-I5- 50)*600,IF(J5-I5<=200,50*400+50*600+(J5-I5- 100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(J5-I5-200)*1500))) =IF(K5-J5<=50,D5*400,IF(K5-J5<=100,50*400+(K5-J5-50)*600,IF(K5- J5<=200,50*400+50*600+(K5-J5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(K5- J5-200)*1500)))=IF(L5-K5<=50,D5*400,IF(L5-K5<=100,50*400+(L5-K5- 50)*600,IF(L5-K5<=200,50*400+50*600+(L5-K5- 100)*1000,50*400+50*600+100*1000+(L5-K5-200)*1500))) =IF(M5-L5<=50,D5*400,IF(M5-L5<=100,50*400+(M5-L5-50)*600,IF(M5- L5<=200,50*400+50*600+(M5-L5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+ (M5-L5-200)*1500))) =IF(N5-M5<=50,D5*400,IF(N5-M5<=100,50*400+(N5-M5-50)*600,IF(N5- M5<=200,50*400+50*600+(N5-M5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+ (N5-M5-200)*1500))) =IF(O5-N5<=50,D5*400,IF(O5-N5<=100,50*400+(O5-N5-50)*600,IF(O5- N5<=200,50*400+50*600+(O5-N5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+ (O5-N5-200)*1500))) =IF(P5-O5<=50,D5*400,IF(P5-O5<=100,50*400+(P5-O5-50)*600,IF(P5- O5<=200,50*400+50*600+(P5-O5-100)*1000,50*400+50*600+100*1000+ (P5-O5-200)*1500)))

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chỉ số cũ. =VLOOKUP(banghoadon!B4,bangtheodoi!$A$4:$P$35,MATCH(banghoadon! E3,bangtheodoi!$A$4:$P$4,0)-1,0) - Chỉ số mới. =VLOOKUP(banghoadon!B4,bangtheodoi!$A$4:$P$35,MATCH(banghoadon! E3,bangtheodoi!$A$4:$P$4,0),0)

- Điện năng tiêu thụ. =B13-A13

- Thành tiền. =E14*D14

=VLOOKUP(C5,bangtheodoi!A4:AB26,MATCH("T"&bangphu! B4,bangtheodoi!A4:AB4,0),0)

BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN

- Điện tiêu thụ. =(E2)-(D2)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Tiền đIện

=F2*(HLOOKUP(C2,$A$10:$D$12,3,0)) - Tiền công tơ

= HLOOKUP(C2,$A$10:$D$12,2,0) - Tổng số

=G2+H2

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ 1. Access

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ phù hợp cho bàI toán quản lý vừa và nhỏ hiệu năng của Access cao và dễ sử dụng giúp cho nhà quản trị có thể phát triển chon gói và trình ứng dụng của mình

Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ môn Microsoft Office (Microsoft Woard, Microsoft Excel, MicrosoftAccess, Microsoft Power Point).

Access cho phép quản lý các số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại với nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế chương trình một cách tự động, tránh những thao tác thủ công trong quá trình toán xử lý.

2. Exel:

Exel: là một chương trình chuẩn dùng để tổ chức và xử lý dữ liệu trên các ô tính.

Bảng tính gồm có n các ô tính cho phép cập nhật dữ liểu trong ô tính. Xắp xếp dữ liệu theo yêu cầu.

Cho phép tính toán trong các ô tính bằng các hàm và các chương trình xác định sẵn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

STT Tên sách Tác giả Nhà xuất bản

1

Giáo trình Microsoft Excel 2000 tập II

Phạm Thanh Minh Đại Học Quốc Gia Hà Nội 2

Microsoft Access 2000 Nguyễn Sĩ Dũng Đại Học Quốc Gia Hà Nội 3

Microsoft Access 2003 Bùi thế Tâm Giao thông vận tải

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC

ChươngI: Tổng quan về Microsoft Access...2

Phần I. Giới thiệu về Microsoft Access...2

I Các thành phần trong CSDL Access...3

II. Các thành phần trong cơ sở dữ liệu ACCES...4

Phần II: Xây dựng hệ thống CSDL...6

I: Table – bảng dữ liệu...6

II: Query – truy vấn ...9

III: Biểu mẫu Fom...11

IV: Báo biểu Report...13

V. Macro tập lệnh...13

VI. Menu...15

VII. Lập trình VBA...15

Phần III. Xây dựng chương trình...18

I. Mục đích của đề tài...18

II. Tạo bảng Table...18

III.Tạo biểu mẫu Fom...33

IV. Reports ...64

V. Macro ...67

Chương II. Excel...72

A/ Phần Lý Thuyết...72

I. Bảng tính Excel...73

II. Các hàm công cụ chuẩn...73

III. Vẽ biểu đồ trong Excel...77

IV. In ấn và trình bày...80

B/ Phần Thực Hành...82

1. Khởi động Excel...82

2. Các bảng tính quản lý điện...84