Cho phép nhúng, lưu trữ các dữ liệu đặc biệt như hình ảnh, âm thanh, tập tin văn bảng, bảng tính… Tất cả các đối tượng đều được gói gọn trong một tập tin dữ liệu có phần mở rộng .M
Trang 1GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 1: TỔNG
QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS
Các đặc điểm của Access:
Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị … Của các dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ
Trang 2 Có thể dùng Wizard để thiết kế các đối tượng trong Access một các tự động và nhanh chóng
Công cụ Query thay thế các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL
Cho phép nhúng, lưu trữ các dữ liệu đặc biệt như hình ảnh, âm thanh, tập tin văn bảng, bảng tính…
Tất cả các đối tượng đều được gói gọn trong một tập tin dữ liệu có phần mở rộng MDB
Một CSDL có thể được dùng chung cho nhiều người dùng nhưng vẫn có tính bảo mật dữ liệu
Có thể chuyển đổi dữ liệu với nhiều ứng dụng khác nhau
2) Cấu hình cài đặt
Trang 3 Máy tính ATT86 trở lên
Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB
Nhắp vào biểu tượng ShortCut trên
Desktop hay biểu tượng chìa khóa trên thanh công cụ Microsoft Office
Trang 45) Màn hình khởi động của Access 2000
Chọn Blank Access database : tạo mới một
tập tin cơ sở dữ liệu Access rỗng
Chọn Access database wizard, papes, and project : tạo mới một cơ sở dữ liệu Access dựa
theo sự hướng dẫn của công cụ Wizard theo các mẫu có sẵn kèm theo trong bộ Access
Chọn Open an existing file : mở một tập tin cơ
sở dữ liệu đã có sẵn trên đĩa bằng cách chọn tên một tập tin trong danh sách hay chọn mục More Files… để tìm tên tập tin cần mở
Trang 5Thanh thực đơn (menu bar)
Thanh công cụ
Trang 66) Thoát khỏi Access
Cách 1 : Click menu File _ Chọn Exit
Cách 2 : Nhấn tổ hộp phím ALT+F4
Trang 7II CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS
1) Khái niệm
Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu trữ và
sử dụng lại
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các tổ chức những dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích nào đó
Mỗi cơ sở dữ liệu được lưu trữ thành một tập tin có phần mở rộng là MDB
2) Tạo một cơ sở dữ liệu mới
Trang 8 Cách 1 : Chọn menu File Chọn New
Cách 2 : CTRL + N
Cách 3 : Chọn biểu tượng New trên thanh công
cụ Toolbar
Trang 9Là thành phần quan trọng, cơ bản nhất của cơ
sở dữ liệu, chứa dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ liệu
Trang 10b) Query – Bảng truy vấn
Dùng để tính toán, xử lý dữ liệu ở Table
c) Form – Biểu mẫu
Là công cụ tạo ra các mẫu để trình bày dữ liệu theo các dạng mà người sử dụng mong muốn, giống các mẫu phiếu thông thường
d) Report – Báo cáo
Là công cụ tạo mẫu và in các báo cáo
e) Macro – Lệnh vĩ mô
Là tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp
lý cho việc tự động hóa các thao tác
f) Modules – Đơn thể chương trình
Là phương tiện lập trình trong Access với
ngôn ngữ lập trình Access Basic
4) Đóng cơ sở dữ liệu
Cách 1 :
Click menu File Chọn Close
Trang 11 Cách 2 :
Click vào dấu X ở góc trên bên trái cửa sổ
cơ sở dữ liệu
Chú ý : Khi chấm dứt làm việc với CSDL, nên
nhớ phải đóng CSDL, nếu không đóng có thể dẫn đến tình trạng hư CSDL
5) Mở cơ sở dữ liệu
Cách 1 : Nhắp trên Toolbar
Cách 2 : Click menu File Chọn Open
Cách 3 : CTRL + O
Trang 12Chọn ổ đĩa, thư mục và tập tin cần mở Chọn
Open
Open : Mở tập tin ở chế độ chia sẻ (không
độc quyền) thường được dùng để khai thác
dữ liệu
Open Read – Only : tập tin được mở chỉ có
thể xem được, không khai thác dữ liệu được
Open Exclusive : tập tin được mở ở chế độ
độc quyền nghĩa là khi mở không một ai
Trang 13ngoài người đang mở có thể mở tập tin này
Mở độc quyền được sử dụng để sửa các vấn
đề liên quan đến cấu trúc hay thiết kế
Open Exclusive Read Only: tập tin được
mở ở chế độ độc quyền và chỉ đọc nghĩa là khi mở không một ai ngoài người đang mở
có thể mở tập tin này và chỉ cho phép xem không sửa được
6) Chuyển tập tin cơ sở dữ liệu
Chọn Menu ToolsChọn DataBase
UtilitiesChọn Convert Database …
7) Thu gọn (làm giảm kích thước tập tin), sửa
chữa tập tin cơ sở dữ liệu
Trang 14 Mở CSDL, Chọn menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Compact and Repair Database
Nếu đang mở CSDL thì Access làm gọn file này
Nếu không có tập tin CSDL nào đang mở : Access hiển thị hộp thoại yêu cầu chọn file làm gọn sau :
Trang 15 Bạn chọn tập tin cần làm gọn xong, nhấn Compact
Tiếp theo Access sẽ hiển thị hộp thoại Compact Database Into sau :
Tại mục Save In, bạn chọn ổ đĩa, Folder chứa file đích sau khi đã làm gọn Đặt tên cho file đích tại mục Name, xong nhắp nút Save để kết thúc công việc
8) Ẩn hiện cơ sở dữ liệu
Trang 16 Nếu cửa sổ CSDL đang hiện ta cho ẩn bằng cách :
Click menu Window Chọn Hide
Cho hiện lại :
Click menu Window Chọn Unhide
Hide
Chọn CSDL cần hiện Chọn OK
9) Đặt /Hủy mật mã cho tập tin cơ sở dữ liệu
Để tập tin CSDL tránh được sự tò mò của
người khác Access cho ta khả năng thiết lập mật mã để bảo vệ chúng bằng cách :
Mở CSDL ở chế độ độc quyền, Click menu Tools Chọn Set Database Password
Trang 17 Gõ mật khẩu vào ô Password và ô Verify Việc gõ hai lần nhằm khẳng định tính chính xác của mật mã
10) Bảo mật và tháo mật dữ liệu
Access cho ta quyền chọn hành động bảo mật
dữ liệu nhằm ngăn ngừa các phần mềm tiện ích hay phần mểm xử lý văn bản đoán được
Trang 18nội dung của dữ liệu bên trong Tập tin CSDL
Để bảo mật và tháo mật dữ liệu ta thực hiện :
Mở CSDL, Click menu Tools Chọn Security Chọn Encrypt/Decrypt database…
11) Một số lệnh trình bày cửa sổ của CSDL
Click menu View Chọn :
Trang 19 Databases Objects : Chọn Object cần làm
việc
Large Icon : phóng lớn biểu tượng của các
Object
Trang 20 Small Icon : Thu nhỏ biểu tượng của các
Object
List : Liệt kê biểu tượng của các Object
theo danh sách
Details : trình bày chi tiết cho từng đối
tượng với các nội dung sau :
Name : Tên của từng Object
Description : chú thích cho từng Object
Modified : thời gian cập nhập mới nhất của từng Object
Created : thời gian tạo mới của từng Object
Type : kiểu của từng Object
Arrange Icon : sắp xếp các Object hiện
hành :
By Name : sắp theo tên
By Type : sắp theo kiểu
Trang 21 By Created : sắp theo thời gian tạo mới
By Modified : sắp theo thời gian cập nhập mới nhất
Properties : chỉnh thuộc tính cho từng
Object
Chọn Object _ Click menu View _ Chọn Properties _ Chọn
Description : gõ chú thích cho Object
Các thông tin về Type, Created, Modified
Chọn Hidden nếu muốn ẩn Object này tại cửa sổ Database
Chú ý : nếu không muốn nhìn thấy các
Object có thuộc tính Hidden thì phải bảo đảm không chọn tại Hidden Object trong mục View của hộp thoại Options trên menu Tools
Trang 2212) Các thao tác cơ bản trên từng Object
Click phải vào đối tượng Chọn Rename
Trang 24 Bước 1 : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần đổi
Bước 2 : Nhắp chọn đối tượng cần sao chép
Bước 3 : Có 3 cách
Chọn menu Edit Chọn Copy
Click phải vào đối tượng Chọn Copy
Nhấn phím CTRL+C
Bước 4 : Có 3 cách
Chọn menu Edit Chọn Paste
Click phải vào đối tượng Chọn Paste
Nhấn phím CTRL + V