Xây dựng phần mềm quản lý kho hang cho công ty TNHH Quốc Minh

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lý kho hang cho công ty TNHH Quốc Minh

LỜI NÓI ĐẦU

Được đào tạo dưới mái trường Kinh Tế Quốc Dân, chúng em luôn nhận thứcđược rằng trong mỗi hoạt động học tập, lao động của mình trong thời kỳ còn ngồitrên ghế nhà trường hay trong những công việc sau này chúng em đều phải đề caotính hiệu quả và tính thực tế Điều đó có nghĩa là ngay trong các bài học môn họcnhư thế này chúng em cũng nên định hướng những hoạt động của mình vào việcgiải quyết những bài toán do thực tế đặt ra để vừa đạt đựoc mục tiêu hoàn thànhbài tập vừa đồng thời tập định hướng tư duy mình theo hướng làm ra các sản phẩmcó giá trị sử dụng Với khả năng còn hạn chế của mình, em thấy rằng mình chưathể sản xuất được các phần mềm hoàn toàn mang tính thương mại hoá như cácdoanh nghiệp phần mềm vẫn thực hiện Nhưng để đảm bảo tính ứng dụng trong đềtài của mình em chọn một vấn đề mà trong thực tế vẫn đang được làm thủ công,nhưng với khả năng của mình em có thể đề xuất một phương án tin học hoá Đó là

đề tài:”Xây dựng phần mềm quản lý kho hang cho công ty TNHH Quốc

Minh”.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÁC CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ LÝDO CHỌN ĐỀ TÀI THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập – công ty cổ phần phần mềm kế toán Bravo

1.1.1Giới thiệu chung về công ty

Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Bravo

Tên tiếng Anh: Bravo Software Join Stock Company.

Giấy phép thành lập: Số 4667/GP_UB ngày 07/10/1999 của UBNN Hà NộiGiấy chứng nhận ĐKKD: Số 056682ngày 18/10/1999của sở KH&ĐT Hà NộiLĩnh vực hoạt động: Sản xuất phần mềm kế toán ( chủ yếu là phần mềm kếtoán)

Giám đốc công ty: ông Đào Mạnh Hùng

Địa chỉ : Trụ sở chính tại 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà NộiĐiện thoại 04.776.2472

hiểu một cách sâu sắc những yêu cầu quản lý của các đơn vị và đây cũng là nềntảng để công ty phát triển phần mềm kế toán Bravo với những đặc điểm và chứcnăng đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao về kế toán và quản trị Phần mềmBravo được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở” , cho phép dễ dàng bổ sung vàhiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của người sử dụng Trải qua một quá trìnhphát triển lâu dài từ những phiên bản phần mềm kế toán đầu tiên BRAVO 3.0, 4.0,5.0, 6.0, và hiện nay là BRAVO 6.3, nó được xem là phần mềm dễ sử dụng nhất,đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe của thực tế và mang tính quản trị cao Điều nàycũng xuất phát từ chính mục tiêu phát triển của công ty: Trở thành nhà cung cấpphần mềm số một trong lĩnh vực phần mềm kế toán quản trị.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty

Phòng bảo hành

Hội đồng quản trị

Phòng bảo hànhPhòng Test sản phẩm

Phòng triển khai

Phòng bảo hànhPhòng Test sản phẩm

1.1.3.2 Tình hình nhân sự

Hiện nay đội ngũ nhân lực của Bravocó 93 người (62 nhân viên kỹ thuật),trong đó có 1/3 nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc trên 6 năm về lĩnh vực, 1/3có ít nhất 4 năm kinh nghiệm, số còn lại đều có ít nhất 1 năm kinh nghiệm tronglĩnh vực Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển giao,thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những yêu cầu thực tiễn cảu kháchhang Những nhân viên này đều là những kỹ sư tin học đã tốt nghiệp đại học( loạikhá trở lên) chuyên nghành về tin học kinh tế vừa hiểu biết sâu về kế toán, tàichính, vừa có khẳ năng lập trình tốt.

Ban giám đốc

kinh doanh miền BắcTrưởng CN Đà

Điều hành chung các hoạt độngcủa CN Đà Nẵng

Trưởng CN TPHCM

Điều hành chung các hoạt độngcủa CN TP HCM

Trụ sở miền Bắc (41 người)

1 Phòng kinh doanh 06 người Phát triển thị trường tại miềnBắc

cáo lên cấp trên

công ty

Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh(34 người)

phẩm

tỉnh miền Nam

tỉnh miền Nam

1.1.4 Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty

Mục tiêu phát triển của công ty là trở thành nhà cung cấp phần mềm số mộttrong lĩnh vực phần mềm kế toán.Hiện nay công ty hơn 80 nhân viên, làm việc tạiba văn phòng gồm Hà Nội, Đà Nẵng, và TP Hồ Chí Minh Đây đều là những nhânviên chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, đã được đào tạo có bài bản, hiểu sâu vềkế toán tài chính và có kinh nghiệm triển khai lập trình tốt Công ty đã và đangtriển khai một số dự án lớn được tài trợ bởi các tổ chức quốc tế như: Ngân hàngThế giới, Chính phủ Đan Mạch hay tổ chức SIDA củaThuỵ Điển, các dự án lớntrong nước như Tông công ty Gang thép Thái Nguyên, Công ty Than Nội địa,Tổng công ty Du lịch Bến Thành, Công ty Chế biến và kinh doanh các sản phẩmkhí, Dự án khí điện đạm Cà Mau

Trong quá trình công ty luôn ý thức được rằng con người là yếu tố quan trọngnhất để đi đến thành công Chính vì vậy Công ty luôn có các khoá đào tạo chonhân viên về nghiệp vụ, công nghệ, kỹ năng làm việc Ngoài ra, công ty còn cử racán bộ tham gia các khoá đào tạo của Ngân hàng Thế giới, các khoá cập nhật vănbản pháp luật Bộ Tài Chính, các khoá tập huấn về các chuẩn mực kế toán mới củaViệt Nam

Ý thức được tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ nhất là trong lĩnh vựccông nghệ thông tin, do vậy công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã áp dụng thành công hệ thống này từ tháng 10

năm 2004 tới nay Với hệ thống quản lý này, chúng tôi đã chuẩn hoá tất cả các quytrình làm việc trong các phòng ban của công ty Công ty cam kết sẽ mang đến chokhách hàng những sản phẩm, dịch vụ và các giải pháp hoàn chỉnh cho hệ thống kếtoán cũng như công tác quản trị tài chính

1.2 CÔNG TY TNHH QUỐC MINH

1.2.1.Giới thiệu chung về công ty

Trụ sở chính: Phòng 001-số 30 Nguyễn Du – Hà Nội

Công ty TNHH Quốc Minh là công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyên kinhdoanh các mặt hàng liên quan đến thảm trải nhà, rèm chống nắng hàng đầu tại HàNội Công ty có thể đảm nhận các công trình có quy mô khác nhau từ hộ gia đìnhtới các nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, hội nghị Quốc Minh có quan hệ rất tốt vàlà bạn hàng thường xuyên với các nhà cung cấp thảm từ nhiều nước như Mỹ, Bỉ,Thái Lan, Trung Quốc Là một doanh nghiệp mạnh, hoạt động của công ty đã tạora việc làm cho nhiều làng thủ công mà sản phẩm thảm dệt tay của họ giờ đây đãđược đưa tới rộng rãi nhiều miền trên khắp đất nước.

Tiền thân của công ty là một cửa hàng bán các sản phẩm như thảm trải nhà,tranh thảm treo tường vơí quy mô hoạt động nhỏ bé, không có đủ tư cách phápnhân để ký kết hợp đồng lớn Với quyết tâm mở rộng doanh nghiệp mình tronghoàn cảnh kinh tế đất nước đang có nhiều đổi mới, người chủ cửa hàng đã thànhlập công ty TNHH theo giấy phép thành lập số 1325/GP – UB cấp ngày 3/7/1994và giấy đăng ký kinh doanh số 04765 cấp ngày 5/9/1994 Kể từ đó công ty chínhthức hoạt động với nghành nghề đăng ký kinh doanh là:”Buôn bán tư liệu sản xuất,buôn bán tư liệu tiêu dùng, đaịi lý mua bán và ký gửi hàng hoá, chế biến thực

phẩm, dịch vụ trang trí nội thất Vốn điều lệ lúc đó của công ty là 600 triệu đồngdo hai sáng lập viên là Phạm Thị Thu Thuỷ và Phạm Thị Kim Chung góp vốnchung Đến nay sau 12 năm hoạt động con số đó đã lên tới khoảng 20 tỉ đồng Đólà thành quả lao động nỗ lực hết mình, vượt qua muôn vàn khó khăn của ban giámđốc cũng như toàn thể các nhân viên công ty.

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Nhằm phát triển lâu dài công ty phải xây dựng kế hoạch phát triển, kế hoạchsản xuất kinh doanh hàng năm, ngắn hạn, dài hạn trên cơ sở định hướng thị trườngvà kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Công ty cũng luôn chú trọng việc tổchức triển khai các định hướng, chính sách, kế hoạch thương mại trong khu vực HàNội nói riêng và miền Bắc nói chung Thị trường của nghành thảm trải nhà vốntrước đây rộng mở nhưng hiện nay cũng có nhiều công ty quan tâm và tìm cáchchiếm lĩnh, do vậy Quốc Minh cũng quan tâm sát sao việc thực hiện các hoạt độngnhằm thực hiện các chính sách khai thác thị trường Trên cơ sở thu nhập và xử lýcác thông tin thị trường, công ty đề ra các giải pháp nhằm mục đích phát triển côngtác bán sản phẩm, tăng doanh thu và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ phụcvụ khách hàng Và như bất kỳ một công ty nào khác, họ phải có sự tổ chức thựchiện và quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, quản lý và hạch toán ngân sáchthu chi một cách hiệu quả Bên cạnh đó, yếu tố sống còn của công ty là đàm phán,ký kết, quản lý các hợp đồng kinh tế, gây dựng và củng cố tốt các mối quan hệ vớikhách hàng và bạn hàng cũng như quản lý, sử dụng tốt nguồn nhân lực và cơ sở vậtchất, tài sản trang thiết bị.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty TNHH Quốc Minh là một công ty tư nhân, hoạt động một cáhc độclập, có đầy đủ tư cách pháp nhân trong quan hệ kinh tế trong nước cũng như nướcngoài Công ty có quyền ký kết các hoạt động nói chung và quyền ký kết các hợp

đồng xuất nhập khẩu nói riêng trong mọi quan hệ làm ăn với các đối tác Giám đốcđiều hành chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc điều hành điều hành công tythông qua các phó giám đốc.

Hình 1.2.Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Quốc Minh

Giám đốc

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc kinh doanh

Bộ phận thiết kếBộ phận

1.2.4 Môi trường hoạt động của công ty TNHH Quốc Minh1.2.4.1 Đặc điểm về vốn của công ty

Khi mới thành lập năm 1994 công ty có khoảng 600 triệu đồng vốn điều lệ,đến tháng 9 năm 1999 số vốn là 1,4 tỷ đồng kể từ đó số vốn tăng lên không ngừng,và bây giờ sau hơn mộ thập kỷ đóng vai trò là doanh nghiệp đầu tàu trong lĩnh vựcthảm trang trí nội thất, công ty đã sở hữu trong tay khoảng 20 tỷ đồng Thành quảtrên là do doanh nghiệp đã luôn quan tâm đến việc xoay vòng vốn đầu tư mở rộngquy mô sản xuất.

1.2.4.2 Đặc điểm về nhân lực của công ty

Yếu tố lao động luôn đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong sự thành bại củabất cứ doanh nghiệp nào Đối với công ty TNHH Quốc Minh cũng vậy, nhân viêntrong công ty có trình độ khá cao, trong văn phòng công ty đều là những người cótrình độ đại học hoặc sau đại học Ngoài trình độ chuyên môn ra, họ còn có trìnhđộ sử dụng máy vi tính và ngoại ngữ cơ bản nhằm đảm bảo cho hoạt động của mộtdoanh nghiệp xuất nhập khẩu Số người có trình độ đại học trong công ty chiếmkhoảng 24,5% tổng số lao động của công ty Các công nhân làm công việc may,lắp đặt sửa chữa có liên quan đến thảm đều có trình độ tay nghề và kinh nghiệmlàm việc Với đội ngũ như vậy công ty luôn làm hài lòng khách hàng trong nhiềunăm qua.

1.2.5.Nội dung bài toán quản lý kho của công ty1.2.5.1.Quản lý nhập

Sau mỗi lần nhập hàng bộ phận quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vàosổ chi tiết hàng hoá, để tiện theo dõi hàng hoá trong kho Khi mặt hàng nào đótrong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành báo cho banquản lý.Ban quản lý sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến

hành mua hàng Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàngvà kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàngkhông Sau khi kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã đảm bảo thì bộphận quản lý kho lập phiếu nhập kho Những hàng hoá không đáp ứng được yêucầu về chất lượng và số lượng sẽ được bộ phận quản lý kho giao cho bộ phận muahàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản liểm nghiệm hàng hoá Một số hànghoá khi xuất bán cho khách hàng vì một lý do nào đó không đáp ứng được yêu cầucủa khách hàng cũng được đưa về kho chờ xử lý Việc theo dõi hàng nhập khođược diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được bộ phận trong kho theodõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần.

1.2.5.2.Quản lý xuất

Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng Khách hàng ởđây có thể mua lẻ hoặc mua buôn.Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu vàgửi đến bộ phận kho Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửithông báo về số lưọng hàng cho bộ phận bán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu củakhách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và giao cho khách hàngbản sao hoá đơn bán hàng Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ phận quản lý Bộphận quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra và lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sẽđược gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất Khixuất hàng thông tin về hàng xuất cũng được lưu vào trong sổ chi tiết hàng hoá đểtiện đối chiếu kiểm tra.

1.2.5.3.Quản lý tồn

Việc quản lý hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng Hànghoá được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất hàng.

1.2.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở công ty và giả pháp tin học hoá

1.2.6.1.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty

Sau 14 năm thành lập công ty đã có những bước phát triển rất vững chắctrong nghành thảm trải Việt Nam Có được những thành tích đó không phải dễdàng nhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão hiện nayvì vậy để khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường công ty hiểu được rằngcần phải chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển hệ thống thông tin củamình Hiện nay công ty cũng đang trong bước đầu thay đoỏi cách quản lý từ thủcông sang quản ký tự động, có sự giao tác giữa người và máy nhằm giảm bớt cácthao tác thừa, không chính xác trong quản lý, giảm chi phí nâng cao năng suất laođộng, đưa ra các thông tin chính xác và kịp thời, trợ giúp cho quá trình ra quyếtđịnh.Hiện nay một số phòng ban đã được trang bị máy tính máy in, mạng, phầnmềm Tuy nhiên các thiết bị đó vẫn chưa được sử dụng đúng mục đích và phục vụđúng chức năng của các phòng Do kinh phí còn hạn hẹp, hiện nay công ty mới chỉtrang bị công nghệ hiện đại cho một số phòng ban, còn hầu hết vẫn còn làm thủcông Điển hình như phòng vật tư vừa quả lý vật tư trên máy tính vừa quản lý bằngsổ sách giấy tờ Hàng ngày các thiết bị vật tư vẫn vào sổ sách lưu kho cuối thángmới tổng hợp trên máy tính Mọi thông tin về vật tư vẫn được lưu trên văn bản dựavào các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho , hoá đơn thanh toán của người bán gửi tới.Phần mềm sử dụng chủ yếu là Microsoft Exel, chưa có phần mềm quản lý khochuyên dụng Máy in cũng đã được trang bị để in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻkho để phê duyệt.

Các máy tính của công ty chưa được nối với nhau thnhà mạng thống nhất mànằm riêng lẻ giữa các phòng, máy tính ở mỗi phòng cũng chưa được kết nối vớinhau thành mạng cục bộ nên việc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của

công ty hoàn toàn bị hạn chế và khó khăn hơn Công ty chưa được trang bị phầnmềm quản lý toàn diện doanh nghiệp Phòng ban nào cần thông tin của các phòngban khác không thể tìm kiếm ngay trên máy tính của phòng ban mính mà phải làmvăn bản yêu cầu và đợi văn bản trả lời bằng giấy của các phòng ban khác Điều đódẫn đến việc chậm chễ trong việc đáp ứng thông tin gây khó khăn cho công tác lậpkế hoạch, chiến lược và ra quyết định của các cấp lãnh đạo.

Từ những khó khăn trên, ban giám đốc công ty nhận thấy rằng cần phải tinhọc hoá toàn diện công tác quản lý, ban giám đốc đã đề ra chiến lược phát triển hệthống thông tin phục vụ công tác ra quyết định để đáp ứng các yêu cầu mới đặt racủa thị trường, bắt kịp thời đại tin học đang diễn ra như vũ báo trên đất nước và thếgiới.

1.2.6.2.Chiến lược phát triển hệ thjống thông tin của công ty TNHH QuốcMinh

Ban giám đốc xác định tình trạng quản lý thủ công không thể kéo dài nhưngtrong lúc này công ty không thể khắc phục một cách tổng thể và toàn diện do chiphí để phát triển hệ thống thông tin là quá lớn mà công ty cần vốn để phân bổ chocác mục đích khác, trong đó có một số phòng ban cảu công ty đã được tin học hoácông tác nghiệp vụ nên Ban giám đốc quyết định chọn giả pháp tin học hoá từngphần, từng bộ phận Sau đó sẽ kết nối lại thành hệ thống quản lý thống nhất trên cơsở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàn cơ quanvà trang bị một phần mềm quảnlý doanh nghiệp toàn diện dễ dàng quản lý các nguồn lực, chia sẻ thông tin giữacác phòng ban, mọi người có thể nắm bắt các thông tin nhanh chóng và kịp thời.

Trong năm tới công ty sẽ trang bị thêm máy stính máy in, hệ thống mạng chocác phòng ban, đặc biệt công ty sẽ trang bị các phần mềm chuyên dụng để tạo điềukiện thuận lợi cho các phòng ban thực hiệnc các nghiệp vụ và công tác quản lý củamình, giúp nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả cao trong công việc như phần

mềm quản lý kho cho phòng vật tư, phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm quảnlý công văn giấy tờ cho văn phòng Một hệ thống quản lý doanh nghiệp thống nhấtsẽ đựoc công ty thiết lập và trang bị để thay thế hoàn toàn cho việc quản lý thủcông bằng quản lý tự động hoá với sự trợ giúp của máy tính và sự thực hiện củacon người Khi quá trình tin học hoá công tác quản lý được hoàn thành, công ty cóđược một hệ thống thông tin quản lý hiện đại, hoàn chỉnh, thống nhất trợ giúp đắclực cho việc cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo, giải quyết kịp thời nhữngvấn đề mới nảy sinh, nắm bắt được khoa học công nghệ tiên tiến, phù hợp với sựphát triển chung của đất nước và dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường.

1.2.7.Giới thiệu đề tài

Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin Côngnghệ thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công củamột tổ chức, một doanh nghiệpcĩng như sự phát triển của một quốc gia Ở nước tacũng không thể phủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trongcác lĩnh vực đời sống nhất là trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.

Kho hàng của công ty TNHH Quốc Minh vẫn quản lý kho theo phương phápthủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các xí nghiệp sản xuất vẫnghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vẫn docán bộ cán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợi giúp của máy tính Với cách quản lýnhư vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc như việctính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời giancho việc tra cứu vật tưdo phải qua rất nhiều sổ sách và gây chậm chễ khó khăn choviệc tổng hợp các báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phê duyệt Điều này đãgây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổn thất chocông ty và hạ thấp năng suất lao động.Từ đó ban giám đốc nhận thấy cần thay đổicách quản lý bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng hóa nhằmgiảm bớt thời gian, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả caonhất , tham mưu và trợ giúp kịp thời cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc,đảm bảo sản xuất được thông suốt, nâng cao cạnh tranh trên thị trường.

Trong thời gian đàu thực tập tại công ty cổ phần phần mềm kế toán Bravo emđã được tiếp xúc với dự án của công ty này trong đó có dự án về phần mềm quản lýkho cho công ty TNHH Quốc Minh Sau đó được chứng kiến quy trình công việctại công ty TNHH Quốc Minh, được sự đồng ý của anh hướng dẫn thực tập emquyết định chọn đề tài:”Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty TNHH QuốcMinh” Phần mềm sau khi được đưa vào ứng dụng sẽ khắc phục được những saisót trong quá trình quản lý thủ công và đáp ứng yêu cầu của ban giám đốc cũngnhư nhu cầu ngày càng cao của công việc.

1.2.8.Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visuas Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sởdữ liệu Access

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

- Là ngôn ngữ thông dụng và đơn giản,là một trong 7 sản phẩm củaMicrosoft Office.

- Là hệ quản trị CSDL,dùng để tạo và xử lý dữ liệu,kết hợp với các phầnmềm khác để tạo phần mềm quản lý

- Access cho phép quản lý dữ liệu ,một cách có tổ chức thống nhất,liên kếtcác dữ liệu rời rạc thành 1 thể thống nhất hoàn chỉnh.

- Rất phổ biến bởi tính phổ cập của nó : đơn giản,dễ sử dụng với người dùng Ngôn ngữ Visual Basic 6.0

- Là ngôn ngữ lập trình quản lý đơn giản dễ sử dụng, gần gũi với ngườidùng.

- Có thể tích hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu access- Giúp tạo phần mềm nhanh đơn giản, dễ sử dụng

- Là sản phẩm của Micorosoft đã được hoàn thiện qua nhiều phiên bản

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦNMỀM QUẢN LÝ KHO CHO CÔNG TY TNHH QUỐC MINH

2.1 Phần mềm

2.1.1 Khái niệm phần mềm

Hiện nay trên thế giới có nhiêù khái niệm khác nhau về phần mềm (software)và chương trình (program) Phần mềm là các chương trình các thủ tục tin học liênquan tới việc khai thác hệ thống thông tin Chương trình là tập hợp các chỉ dẫnnhằm thực hiện một nhiệm vụ xác định trên máy tính.

Chương trình là một tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiềungôn ngữ lập trình, nhằm thực hiện tự động một số chức năng giải quyết một bàitoán nào đó.

Theo giáo trình tin học đại cương khoa Tin học ĐH Kinh tế Quốc Dân thì:“Phần mềm máy tính là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho chươngtrình xử lý được những được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tảphương thức sử dụng các chưpưng trình ấy Phần mềm luôn luôn được bổ sung vàsửa đổi thường xuyên.

Khi lập trình ở quy mô học đường, người ta thường đồng nhất khái niệm phầnmềm với chương trình Trong công nghệ phần mềm, khái niệm phần mềm đượchiểu tổng quát hơn Người ta chấp nhận định nghĩa của nhà tin học người MỹRoger Pressman: Phần mềm là tổng thể gồm 3 yếu tố:

Phần mềm = Chương trình máy tính + Cấu trúc dữ liệu + Hệ thống tài liệu sửdụng.

2.1.2 Các giai đoạn phát triển của phần mềm

Tiến trình phát triển của phần mềm được chia ra thành 4 giai đoạn Đó là :

- Giai đoạn 1: Từ năm 1950 – 1960: Phần mềm có tốc độ chậm, xử lý theo lô.Phần mềm đơn chiếc.

- Giai đoạn 2: Từ năm 1960 – 1970: Tốc độ nhanh, xử lý theo thời gian thực.- Giai đoạn 3: Từ năm 1970 – 1990: Hệ thống phân tán Phần mềm đã bắt đầuđược thương mại hoá.

- Giai đoạn 4: Từ năm 1990 đến nay: Hệ thống để bàn, ngôn ngữ lập trìnhhướng đối tượng Phần mềm được sản xuất theo quy mô công nghiệp.

Phần mềm hiẹn nay được ứng dụng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống như:Viện nghiên cứu, trường học, bẹnh viện, tài chính ngân hàng …Phần mềm đượcvía như “ linh hồn” của một cơ thể sống, không có phần mềm thì máy tính khônghơn gì một vật trang trí đắt tiền Tính linh lợi của một máy tính nằm hầu hết ở phầnmềm, tức là tập hợp những chương trình để vận hành máy tính đó Khi phần cứngcàng trở lên hiện đại bao nhiêu thì phần mèm cangf đóng vai trò quan trọng bấynhiêu trong việc phat huy năng lực của phần cứng.

2.1.3 Các đặc trưng của phần mềm

Phần mềm là phần tử hệ thống logic chứ không phải là phần tư hệ thống vậtlý Do đó nó có những đặc trưng khác với hệ thống phần cứng Phần mềm có cácdddawcj trưng sau đây:

- Phần mềm được kỹ nghệ hoá, nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển.- Phần mềm không bị hỏng đi trong quá tình sử dụng.

- Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp đặt từ nhữngphần mềm có sẵn.

2.1.4 Phân loại phần mềm

Có nhiều cách phân loại phần mềm Theo một cách được nhiều người thừanhận thì phần mềm được chia thành hai loại chính là phần mềm hệ thống và phầnmềm ứng dụng.

2.1.4.1 Phần mềm ứng dụng (Application software)

- Phần mềm năng suất ( Productivity Software)

Là phần mềm giúp cho người dùng làm việc có hiệu quả và hiệu suất cao hơn,một số phần mềm loại này như:

người dùng biên soạn các tài liệu như công văn, thư từ, báo cáo,…Hệ soạn thảo văn bản được sử dụng nhiều nhất là Microsoft Office Word.

 Các bộ chương trình lập bảng tính giúp tính toán trên các con số để dễ dàng lập ra các bảng biểu kế toán, thống kê, phân tích,…Bảng tính được sử dụng nhiều nhất là Microsoft Office Exel.

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp lưu trữ dữ liệu, tổ chức, sắp xếp, cập nhậtthông tin trong máy tính và tìm kiếm thông tin khi cần thiết Các hệ quản trị cơ sởdữ liệu thống nhất hiện nay là Foxpro, Microsoft Exel.

tác cho dù họ ở bất kỳ nơi đâu trên thế giới thông qua mạng Internetm ví dụ như Outlook Express, Pegasus Mail…

và lam phim hoạt hình.

cột,… và còn nhiều phần mềm khác nữa.- Phần mềm kinh doanh

 Phần mềm kinh doanh: Gồm các bộ chương trình giúo các doanh nghiệp hàon thành những nhiệm vụ có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngáy, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm Phần mềm kinh doanh khác phần mềm năng suất ở chỗ nó nhấn mạnh vào những nhiệm vụ trên phạm vi toàn cơ quan như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý vật tư,…Các phần mềm kế toán được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Fast, Bravo…

tiêu khiển, giải trí Chương trình trò chơi phần mềm tỏ ra hấp dẫn đối với những ai muốn nghỉ ngơi thanh thản sau những giờ làm việc căng thẳng.

năng về một chủ đề, lĩnh vực nào đó, cung cấp các bộ cơ sở dữ liệu cho phép tra cứu thông tin theo yêu cầu Ví dụ như hệ thống phần mềm hỗ trợ học ngoại ngữ và tin học của công ty Win school, bộ từ điển và phần mềm học ngoại ngữ của công ty Lạc Việt,…

2.1.4.2 Phần mềm hệ thống ( System software)

Phần mềm hệ thống ba gồm các chương trình quản lý, hỗ trợ các tài nguyênvà điều hành các hoạt động của hệ thống máy tính điện tử Phần mềm hệ thốnggiúp cho máy tính họat động hiệu quả cao nhất.

Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống bao được chia thành

quản lý chặt chẽ hệ thống tính toán và tổ chức khai thác chúng một cách tối ưu. Các chương trình tiện ích (Utilities) thường được xây dựng bởi các hang thứ ba bởi với mục đích bổ sung them các dịch vụ cần cho nhiều người mà hệ điều hành chưa đáp ứng được hay đã có nhưng chưa chọn vẹn Ví dụ như tiện ích quản lý các phân vùng đĩa cứng (PQ magic, Patition Magic, Norton Ghost), tiện ích cho phép tìm kiếm thong tin trên đĩa cứng, tiện ích dọn dẹp các file rác…

 Các chương trình điều khiển thiết bị ( device driver) giúp máy tính điều khiển một thiết bị nào đó mà không có trong danh sách những thiết bị phần cứng được hệ diều hành hỗ trợ như các loại Card màn hình, card âm thanh cao cấp của MSI, Aopen, ATI,…

ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu và xử lý đựợc.

Ngôn ngữ lập trình là công cụ để diễn tả thuật toán thành chương trình chomáy tính thực hiện Cho đến nay đã có năm thế hệ ngôn ngữ lập trình và hiện đạinhất có thể nói là thế hệ ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Dotnet của Microsoft.

2.2 Tổng quan về ngôn ngữ lập trình

2.2.1.Ngôn ngữ lập trình

Mỗi chương trình máy tính đều đựoc tạo ra dựa tren một thuật toán làm nềntảng Chương trình là một thuật toán trong đó mỗi lệnh được viết bằng các ký hiệutheo đúng quy cách thống nhất sao cho máy tính có thể nhận biết và thực hiệnđược.

Thuật toán (còn gọi là giải thuật) là một bản hướng dẫn bao gồm một số hữuhạn các mệnh lệnh quy định chính xác những phép toán và động tác cần thực hiệnmột cách máy móc theo một trình tự đã vạch rõ để giải quyết một loại bài toán haymột nhiệm vụ nào đó.

Thuật toán được biểu diễn bằng lời hoặc bằng sơ đồ khối Biểu diễn bằng lờicó nghĩa là dùng lời nói, chữ viết để mô tả các bước thực hiện thuật toán Biểu diễnbằng sơ đồ khối có nghĩa là sử dụng kết hợp các khối cơ bản như khối bắt đầu,khối kết thúc, khối xử lý, khối điều kiện,…để biểu diễn thuật toán

Mỗi ngôn ngữ lập trình được kiến tạo từ các yếu tố cơ sở sau:

 Tập hợp các từ vựng ( còn gọi là từ khóa hay từ dành riêng) : Như begin, read, write, if, else…

dùng trong chương trình như biến, hàm,…và quy tắc viết các lệnh.Như vậy có thể nói

“ Ngôn ngữ lập trình là công cụ để diễn tả thuật toán thành chương trình chomáy tính thực hiện”.

Trong số các ngôn ngữ lập trình người ta phân biệt ngôn ngữ máy với ngônngữ còn lại để ghi chép thuật toán gọi chung là ngôn ngữ thuật toán.

Ngôn ngữ máy là ngôn ngữ lập trình viết các lệnh dưới dạng nhị phân canthiệp trực tiếp vào trong các mạch điện tử Chương trình viết bằng ngôn ngữ máycó thể thực hiện ngay.

Ngôn ngữ thuật toán là ngôn ngữ lập trình rất gần với ngôn ngữ tự nhiên củacon người ( Tiêng Anh) nhưng chính xác như ngôn ngữ toán học Chương trìnhviết bằng ngôn ngữ thuật toán chưa thể thực hiện ngay được mà phải chuyển sangngôn ngữ máy.

2.2.2.Các thế hệ ngôn ngữ lập trình

Ngôn ngữ thứ nhất

Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất được phát triển từ những năm 1950 Tiêu biểu nhấtlà ngôn ngữ của thế hệ thứ nhất là hợp ngữ ASSEMBLY Hợp ngữ là một loạingôn ngữ lập trình giúp cho lập trình viên dễ dàng hơn khi viết trong ngôn ngữmáy Hợp ngữ có dạng giống như ngôn ngữ máy tức là mỗi lệnh hợp ngữ tươngđương nhiều lệnh của ngôn ngữ máy (những lệnh này gọi là lệnh vĩ mô), nhưnghợp ngữ khác ngôn ngữ máy ở chỗ người ta dùng các mã dễ nhớ để viết các lệnh,các tên biến thay cho các dãy chữ số 0,1 vô hồn của ngôn ngữ máy.

Các ngôn gnữ thế hệ thứ nhấtcó đặ điểm là phụ thuộc rất mạnh vào từng máytính điện tử cụ thể và mức độ trừu tượng của của các chương trình thường rất thấp.

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai được phát triển từ cuối những năm 1950 và đầunhững năm 1960 Các ngôn ngữ thế hệ thứ hai được đặc trưng bởi việc có một thưviện các chương trình phần mềm rất lớn và được sử dụng rộng rãi trong rất nhiềulĩnh vực khác nhau.

FOXTRAN là ngôn ngữ thế hệ thứ hai được áp dụng rất phổ biến trong việcgiải quyết các bài toán khoa học và kỹ thuật Bản chuẩn gốc của FOXTRAN, đuợcgọi là FOXTRAN 66, là một công cụ rất mạnh để giải quyết các bài toán nhưngtương đối nghèo về các kiểu cấu trúc dữ liệu tiền định, cũng như việc không dễdàng xử lý xâu ký tự bản chuẩn của ANSI mới, gọi là FOXTRAN 77 đã khắc phụcmột số khuyết điểm của FOXTRAN 66.

COBOL là ngôn ngữ thế hệ thứ hai được ứng dụng rất rộng rãi trong các lĩnhvực thương mại và xử lý dữ liệu kinh tế COBOL có khẳ năng định nghĩa dữ liệumột cách gọn gàng, chính xác Các chương trình COBOL gồm 4 phần riêng biệt:

 Phần tên gọi: Mô tả các tham số của chương trình

 Phần thiết bị: Mô tả thiết bị phần cứng sử dụng trong chương trình. Phần dữ liệu: Mô tả các kiểu dữ liệu theo cấu trúc cấp bậc

 Phần thủ thục: Mô tả các giải thuật xử lý dữ liệu.

Do khả năng định nghĩa dữ liệu tuyệt vời của mình mà cho đến nay ngay cả trong các nước phát triển, COBOL cũng vẫn được sử dụng khi gải quyết bài toán trong lĩnh vực kinh tế và thương mại.

BASIC là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc Khi xuất hiện máy tính cá nhânIBM PC, ngôn ngữ BASIC lại được phát triển rất mạnh với rất nhiều bản khácnhau như QBASIC, GWBASIC,…

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba

Ngôn ngữ lập trình thế hệ thứ ba còn được gọi là ngôn ngữ lập trình hiện đại.Nét đặc trưng của các ngôn ngữ này là khả năng cấu trúc rất phong phú và các thủtục mạnh.

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba được chia thành hai loại:- Ngôn ngữ cao cấp vạn năng

- Ngôn ngữ hướng đối tượng.Ngôn ngữ cao cấp vạn năng

ALGOL là ngôn ngữ lập trình vạn năng rất phát triển với việc đưa ra các kếtcấu thủ tục và định kiểu dữ liệu ALGOL rất thong dụng ở Châu Âu

Nhưng lại không được phổ biến rộng rãi lắm ở Mỹ Phien bản được sử dụngrộng rãi nhất cảu ALGOL đựợc gọi là ALGOL 60 và sau đó được phát triển vớimột sự cài đặt mạnh hơn trong ALGOL 68 Đặc trưng của ALGOL 60 và ALGOL68 là dưa vào khái niệm cấu trúc khối và cấp phát bô nhớ động, giải thuật đệ qui.

Trên cơ sở của ALGOL người ta đã sang tạo ra các ngôn ngữ lập trình vạnnăng khác như PL/1, PASCAL, MODULA2, C và ADA có rất nhiều ứng dụngtrong khoa học cũng như kinh tế và thương mại.

PL/1 cóa thể coi như ngôn ngữ thế hệ thứ 2.5, được thiết kế với một phạm virất rộng các tính năng, có thể ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau PL/1 cungcấp các ứng dụng trong khoa học kỹ thuật cũng như trong kinh tế và thương mại.PL/1 còn cho phép làm việc với các cấu trúc dữ liệu phức tạp, đa nhiệm, đầu vào,

đầu ra phong phú cũng như khả năng xử lý danh sách và các tính năng khác Đã cócác tập con của PL/1 để lập trình PL/1 dùng cho các bộ vi xử lý PL/M và lập trìnhhệ thống PL/S.

Pascal được Niklaus With khởi xướng năm 1968 Đây là một ngôn ngữ rấttrong sang, được giới khoa học rất ưa chuộng trong việc dùng để thể hiện các thuậttoán, PASCAL kế thừa từ ANGOL nhiều đặc trưng như cấu trúc khối, định kiểu dữliệu, hỗ trợ đệ qui Đến nay Pascal vẫn được dùng trong các kỳ thi tin học ViệtNam và quốc tế.

Ngôn ngữ C do Dennis Ritche phát triểnnăm 1972 ở New Jersey Sự chuyểntiếp giữa ngôn ngữ phổ biến đầu tiên và ngôn ngữ phổ biến của ngày nay diễn ragiữa Pascal và C, C rất phổ biến dùng cho việc lập trình các hệ điều hành nhưUnix, Windows, Mac và Linux Ngôn ngữ C++, sản phẩm kế thừa ngôn ngữ C,cũng là sự khởi đầu cho phương pháp lập trình hướng đối tượng.

ADA là ngôn ngữ lập trình do Bộ quốc phòng Mỹ phát triển Đây là ngôn ngữchuẩn dùng cho các máy tính thời gian thực Ngày nay, ADA được sử dụng trongcác mục đích quân sự lẫn dân sự.ADA có cấu trúc cú pháp tựa như PASCALnhưng mạnh mẽ, phong phú và phức tạp hơn nhiều ADA có các hỗ trợ cho cácchức năng đa nhiệm, xử lý ngắt.

Ngôn ngữ hướng đối tượng – OOL (Object Oriented Language)

Đây là các ngôn ngữ lập trình được xây dựng dựa trên các khái niệm sự vật vàcác thuộc tính, lớp và thành phần, toàn thể và bộ phận.

Nói đến ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, chúng ta phải kể đến Java doSun Microsoftsystem khởi xướng từ đầu thập kỷ 90 Với ý tưởng, viết một lầnchạy nhiều lần trên các thiết bị khác nhau, Java những tưởng sẽ thống trị thế giớiphần mềm Song trên thực tế, sau những va chạm xung quanh vấn đề khai thác sử

dụng Java với công ty phần mềm số 1 thế giới hiện nay là Microsoft, ngôn ngữ nàyđang đứng trước sự cạnh tranh gay gắt Nhất là khi Microsoft đã đánh cược tươnglai của mình vào nền tảng Dotnet Framework cùng công cụ lập trình VisualStudio.Net Dotnet Framework tạo ra môi trường lập trình hướng đối tượng 100%.Tất cả thành phần trong môi trường lập trình của chúng ta đều là hướng đối tượng,cho chúng ta khả năng lập trình mềm dẻo Các ngôn ngữ lập trình hướng đối tượngtiêu biểu khác là C++, Object Pascal, Eiffel.

2.3.Công nghệ phần mềm.

2.3.1.Khái niệm công nghệ phần mềm.

Công nghệ phần mềm là môn khoa học nghiên cứu các phương pháp, các thủtục và các công cụ đi từ phân tích thiết kế đến quản lý một dự án phần mềm nhằmđạt được các dự án phần mềm nhằm đạt được các mục tiêu của dự án.

Công nghệ phần mềm bao gồm một tập hơp với ba yếu tố chủ chốt: Phươngpháp công cụ và thủ tục, giúp cho người quản lý có thể kiểm soát đựợc quá trìnhphát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựngmột phần mềm chất lượng cao.

2.3.2 Các đặc trưng của nền công nghiệp phần mềm

Trong thời gian gần đây, phần mềm đã phát triển với một tốc độ vô cùngnhanh chóng trở thành một nghành công nghiệp.

Công nghiệp phần mềm là nghành công nghiệp sản xuất ra các sản phẩm phầnmềm máy tính phục vụ cho các lĩnh vực hoạt động khác nhau của con người, nhấtlà trong các hoạt động kinh tế và thương mại.

Trên thết giới, nền công nghiệp phần mềm ở các nước là cường quốc về côngnghệ thong tin, phát triển với tốc độ rất cao Công nghiệp phần mềm của Mỹ trongthời kỳ 1980 – 1992 tăng 28% mỗi năm trong khi GDPchỉ tăng 3% hang năm.

Hiện tại, công nghiệp phần mềm là nghành công nghiệp xếp thứ 6 của nước Mỹ.Ấn Độ cũng là nước có nền công nghiệp phần mềm phát triển rất mạnh Thị phầnthế giới của các sản phẩm phần mềm sản xuất tại Ấn Độ là 17 % Ấn Độ có 7 khucông nghiệp phần mềm công nghệ cao cấp quốc gia và cứ mỗi năm một số chuyênviên kỹ thuật phần mềm tăng thêm đến 600.000 người Chỉ một khu công nghiệpphần mềm Banggaloro cũng đã thu hút nửa tỷ USD vốn đầu tư nước ngoài và làkhu công nghiệp phần mềm đứng thứ 5 trên thế giới.

Nền công nghiệp phần mềm có các đặc trưng sau:

 Trong giá trị của mỗi sản phẩm công nghiệp thông thường đều hàm chứa một khối lượng lớn các nguyên vật liệu thô ban đầu như sắt, thép, xi măng…được sản xuất theo một qui trình công nghệ đồng bộ, kết tinh lao động cơ bắp của con người Còn trong các sản phẩm của nền công nghiệpphần mềm lại chứa một khối lưộng lao động sang tạo rất cao Nó là sản phẩmlao động trí tuệ của các lập trình viên Có thể nói vật liệu tiêu thụ quan trọng nhấtđể sản xuất ra phần mềm là chất xám Nhà khoa học Mỹ Mc.Corduck đã nói: “Công nghiệp phần mềm là nghành công nghiệp lý tưởng Nó tạo ra giá trị bằngcách biến đổi năng lực trí não của con người, tiêu thụ rất ít năng lượng và nguyênliệu thô”.

chuyền công nghệ còn trong nền công nghiệp phần mềm thì nền tảng quan trọng nhất là trí tuệ của đội ngũ lập trình viên Nhà khoa học Mỹ Feigenbaum đã cho rằng:”Trí thức là quyền lực, còn máy tính điện tử lầ bộ khuyếch đại của quyền lực đó”.

nhà cung cấp và người sử dụng một cách mau chóng, tốn kém ít chi phí chuyên chở từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ (có thể chỉ là một CD ROM

chứa phần mềm đã đóng gói hoặc chỉ là một tệp chương trình đã nén lại và gửi qua mạng Internet) Còn trong nền công nghiệp thông thường, việcchuyen chở sản phẩm luôn là một khoản mục đáng kể được tính vào chi phí thành phẩm nhất là trong nghành công nghiệp nặng.

 Một đặc điểm quan trọng khác là khi sử dụng thì sản phẩm của nghành công nghiệp phần mềm không bị khấu hao theo thời gian.

 Các nước tuy chưa có nền công nghiệp phát triển cao cũng có thể tham gia xây dựng công nghiệp phần mềm nếu ó một tiềm năng chất xám và một chính sách phù hợp ở tầm quản lý vĩ mô.

đây như là nghành nghề lien quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin như phân tích hệ thống, lập trình viên, thiết kế hệ thống, quản trị hệ thống, thao tác viên phòng máy, marketing sản phẩm phần mềm, quản lý dự án phần mềm…

Đối với Việt Nam, ngày 05/06/2000, chính phủ đã ra Nghị Quyết số 07/CP vềphát triển nền công nghiệp phần mềm của Việt Nam thành một nghành kinh tế mũinhọ của đất nước.

2.4 Vòng đời phat triển của phần mềm

Một phần mềm từ khi được xây dựng và đưa vào ứng dụng trải qua một giaiđoạn dài được gọi là vòng đời phát triển của nó Đây là phương pháp luận quantrọng trong sản xuất phần mềm vì mấy lý do chính sau đây:

 Người ta nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm để hiểu rõ trình tự từng công đoạn.

 Người ta tìm ra các phương tiện thích hợp nhất để tác động vào từng công đoạn nhằm nâng cao hiệu quả của phần mềm.

Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bằng mô hình gọi là mô hình thác nước.

Hình 2.1: Mô hình thác nước

- Mô hình thác nước nói lên hai ý nghĩa sau đây:

+ Biểu thị 6 quy trình trong vòng đời phát triển của phần mềm, là các quátrình có mối lien hệ mật thiết với nhau không thể tách rời.

+ Mỗi quy trình đều chịu tác động của các quy trình đứng ở phía trên nó trừquy trình thứ nhất Các quy trình càng ở phía dưới càng chịu nhiều tác động củacác quy trình bên trên.

Công nghệ

Thiết kế

Mã hóa

Kiểm thử

Bảo trì

- Trước hết là công nghệ hệ thống: Quy trình này bao gồm tất cả các côngđoạn trong sản xuất phần mềm chuyên nghiệp vì bản than phần mềm chỉ là mộtthành phần của phương pháp quản lý do đó khi xây dựng phần mềm người ta phảiđặt nó trong mối quan hệ ràng buộc giữa các yếu tố kinh tế và kỹ thuật của tổ chức.Tức là công nghệ hệ thống sẽ tác động đến năm quy trình còn lại.

Quy trình phân tích: Đưa ra một khái niệm tổng thể các khía cạnh của phầnmềm và chính là nền tảng của thiết kế.

 Yêu cầu về chức năng – hệ thống được thiết kế để làm gì? Khuôn dạng các định nghĩa này phụ thuộc vào phương pháp luận sử dụng trong giai đoạn phân tích.

 Yêu cầu về cấu hình – các thiết bị cuối, các thông điệp, thời gian trả lời của mạng, dung lượng vào/ra, yêu cầu do thời gian xử lý.

 Yêu cầu về giao diện – dữ liệu trao đổi với các ứng dụng và đơn vị khác là gì? Định nghĩa này bao gồm cả tính thời gian, phương tiện và khuân dạng của dữ liệu trao đổi.

 Yêu cầu về thiết kế - Các ví dụ về yêu cầu thiết kế bao gồm công tác lưu trữ dữ liệu, phần cứng, các điều kiện trắc nghiệm, các yêu cầu chuyển đổi, các yêu cầu tương tác người – máy.

 Các chuẩn xây dựng phần mềm – Dạng cấu trúc, tính thời gian, nội dung cơ bản của tài liệu cần đưa ra trong quá trình xây dựng phần mềm Định dạng thông tin bao gồm nội dung của dữ liệu từ điển hay kho lưu trữ đối với việc thiết kế đối tượng, nội dung báo cáo dự án, các yêu cầu cần thiết khác được giám sát bởi nhóm tham gia dự án.- Quy trình thiết kế: công việc thiết kế phác họa hệ thống cần phải làm gì vàsẽ làm như thế nào trong cấu hình phần cứng, phần mềm nhất định Những thuậtngữ khác dùng để miêu tả các hoạt động thiết kế bao gồm thiết kế chi tiết, thiết kế

vật lý, thiết kế bên trong và thiết kế sản phẩm Trong suốt giai đoạn thiết kế, nhómkỹ sư phần mềm phải tạo, sưu tập tài liệu và kiểm tra.

 Kiến trúc phần mềm: Định danh và định nghĩa chương trình, các khối độclập chức năng, các luật, các đối tượng và các mối quan hệ giữa chúng. Các thành phần và các khối của phần mềm: Định nghĩa một cách chi tiết

nội dung và chức năng của các thành phần, bao gồm: đầu vào, đầu ra, sự biến thị, báo cáo, dữ liệu, các file, các kết nối và các tiến trình.

 Giao diện: nội dung chi tiết, tính toán thời gian, với trách nhiệm cụ thể, và thiết kế dữ liệu được trao đổi với những chương trình ứng dụng hay tổchức khác.

 Kiểm tra: xác định chiến lược, nhiệm vụ và tính tán thời gian cho mọi loại hình kiểm tra cần được tiến hành.

Dữ liệu: Đây là việc xác định cách thể hiện vật lý của dữ liệu trên các thiết bịvà các yếu tố yêu cầu, tính toán thời gian, nhiệm vụ phân rã, sao chép các bản saodữ liệu.

- Quá trình mã hóa: Trong quá trình mã hóa: trong quá trình mã hóa, thànhphần chương rtình mức thấp của sản phẩm phần mềm được tạo ra từ kết quả củaviệc thiết kế và gỡ lỗi Kiểm tra đơn vị la sự kiểm tra tính đúng đắn mà chươngtrình thực hiện nếu như nó yêu cầu.

- Quá trình kiểm thử: Kiểm thử đảm bảo chất lượng có thể được kiểm soáttrong giai đoạn kiểm tra hoặc coi như là một hoạt động riêng biệt Trong quá trìnhkiểm tra đảm bảo chất lượng, sản phẩm phần mềm (Phần mềm hoặc tài liệu) đượcđánh giá bởi thnàh viên không chính thức của nhóm dự án để xác định yêu cầuphân tích có được thỏa mãn hay không.

- Quy trình triển khai: Việc thực hiện triển khai còn được gọi là cài đặt và chophép sử dụng Triển khai là quá trình một sản phẩm phần mềm được tích hợp vào

môi trường làm việc và cho phép sử dụng thực hiện triển khai baio gồm sự hoànchỉnh của chuyển đổi dữ liệu, cài đặt và đào tạo sử dụng Vào thời điểm này củachu trình một dự án quá trình phát triển phần mềm kết thúc, và giai đoạn bảo hành,bảo trì bắt đầu Việc bảo trì tiếp tục cho đén khi dự ná kết thúc.

- Quy trình vận hành và bảo trì: Vận hành và bảo trì là một giai đoạn trongquá trình sản xuất phần mềm mà ở đó sản phẩm phần mềm được sử dụng trongmôi trường làm việc, giám sát đối với hiệu quả thống kê, và sửa đổi nếu cần thiết.

Giai đoạn phát triển

Giai đoạn bảo trìGiai đoạn 1

Giai đoạn 1: Người kỹ sư phần mềm phải trả lời cho câu hỏi thiết kế cái gì?Tức là dạng càng cụ thể càng tốt, qui mô phần mềm mà mình xây dựng Trongthực tế sản xuất phần mềm của các công ty phần mềm hiện nayquy trình này đượctiêu chuẩn hóa thành chức danh cán bộ xây dựng yêu cầu.

Giai đoạn 2: Trả lời cho câu hỏi thế nào? Đưa ra các phương án thiết kế sảnphẩm Ở đây cần chú ý khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm được hiểukhác với mã hóa trong hệ thống thông tin Trong công nghệ phần mềmmã hóa haygọi là chức danh coding, được hiểu là quá trình dichj từ bản vẽ thiết kế ban đầuthành chương trình dịch mà máy tính có thể hiểu được.

Giai đoạn 3: Trả lời cho câu hỏi thay đổi? Tức là xem xét những thay đổi phảicó của phần mềm sau khi đã bán cho người dùng Trong thực tiễn của các công typhần mềm, thường được thể hiện dưới ba hình thức: Bảo trì sửa đổi, bảo trì thíchnghi và bảo trì nâng cao.

+ Bảo trì sửa đổi: Sửa chữa sai sót.

+ Bảo trì thích nghi: Thích nghi với phầm cứng của doanh nghiệp: Hợp với hệđiều hành.

+ Bảo trì nâng cao: Thêm chức năng mới.

Sự phân bố các nỗ lực trong giai đoạn xác định và phát triển phần mềm đượcthực hiện quy tắc 40 – 20 – 40 theo mô hình sau:

Hình 2.2 Phân bố thời gian trong quá trình phát triển phần mềm

Từ một công cụ phân tích đơn thuần, công nghệ phần mềm đã trở thành mộtnghành công nghiệp ngày càng có vị trí đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế quốcdân Đặc biệt là trong giai đoạn phát triển của nền kinh tế tri thức vì những đặctrưng riêng biệt của sản phẩm trong nền công nghiệp hiện nay.

Phân tích thiết kế

Kiểm thử40

Mã hóa20

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO CHOCÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUỐC MINH

Quá trình xây dựng một phần mềm hay lớn hơn là một hệ thống thông tinluôn đòi hỏi công tác xác định yêu cầu như một bước sống còn bởi nó quyết địnhtính chính xác và hợp lý của tất cả các bước sau đó, đồng thời nó cũng quyết địnhviệc phần mềm hay hệ thống thông tin được tạo ra có đáp ứng được nhu cầu củathực tế hay không Trên thực tế phải là những nhân viên có trình độ và kinhnghiệm rất cao mới làm tốt được bước này, với trình độ còn hạn chế của mình emđã cố gắng hết sức nhằm làm rõ yêu cầu của người sử dụng cũng như đánh giá tínhkhả thic ủa công việc Quy mô của một phần mềm quản lý kho là không quá lớnnhưng nghiệp vụ khá phức tạp Với sự giúp đỡ về kỹ thuật của công ty phần mềmBravo em hi vọng sẽ hoàn thành công việc này.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn Quốc Minh, tồn tại và phát triển liên tụctừ năm 1994 đến nay không phải là một việc đơn giản Thực tế cho thấy, có rấtnhiều công ty trong nghành này đã khuynh gia đại sản hoặc phải chuyển sangnghành khác do khâu quản lý kém Đối với những công ty này vấn đề đầu ra hayđầu vào chưa hẳn là đau đầu nhất, nhiều công ty thất bại là do quản lý kho hànghoá không tốt Có thể dễ dàng chỉ một số thực tế như: mặt hàng thảm để trong khocó điều kiện tồi có thể bị ố và bán sẽ bi mất giá, thảm dư thừa mà dân trong nghànhgọi “thảm vụn” bị lãng quên trong kho gây ra lãng phí hay nguy hiểm nhất là thủkho thông đồng với công ty khác đưa hàng công ty mình ra ngoài nhằm tư lợi cánhân Bản thân Quốc Minh đôi khi cũng đã có được nguồn hàngnhư vậy cho mìnhtừ các thủ kho của các công ty địch thủ Bên cạnh đó công ty cũng đã may mắn

thoát khỏi tình trạng nguy hiểm đó do yếu tố đạo đức của người thủ kho cũng nhưmối quan hệ gia đình, kéo theo nó là tinh thần làm việc trách nhiệm các thành viên.Công ty có hai kho hàng lớn chứa mặt hàng chứa mặt hàng thảm, rèm…mộtkho ở Vĩnh Tuy_Hà Nội, một kho mới xây dựng ở Thường Tín (Hà Tấy) Khốilượng hàng hoá trong các kho là rất lớn , và được đánh mã dựa trên màu sắc hayxuất xứ, việc kiểm soát đầy đủ và chi tiết lượng hàng hoá trong một quy mô to lớnnhư vậy là khá khó khăn Thông tin về chủng loại và số lượng hàng hoá giữa cáckho và cửa hàng của công ty đôi khi có sự không đông nhấtdo quy mô to lớn đó.Sự không đồng nhất này là thường là do hiện tượng các loại thảm, rèm …có mãhàng khác nhau song màu sắc chất liệu tương đối giống nhau nhưng có xuất xứ vàchất lượng khác nhau Do có sự chênh lệch lớn về giả cả giữa giữa các loại hànghoá đó nên nếu xảy ra nhầm lẫn trong ghi chép của thủ kho hoặc kế toán ( sai sótdo ghi sai số liệu hoặc tên thảm bằng ngoại ngữ viết sai, nhầm) Khi đó, thông tintư vấn cho khách hàng sẽ sai lệch và công ty có thể đánh mất đi nhiều cơ hội giatăng lợi nhuận của mình.

Phần mềm quản lý kho mà em đề xướng nhằm giúp chgo nhà quản lý có thểđưa ra các quyết định, chính xác hơn khi họ có nhiều thông tin về hàng hoá trongkho của mình.

3.1 Phân tích hệ thống thông tin

3.1.1 Thu thập thông tin

Trong khi triển khai bước này, để thu thập thông tin em đã có tiếp xúc với thủkho của công ty cũng như từng nhân viên làm việc tại đây để có được cái nhìn gầngũi với những vấn đề cần quan tâm Hình thức thu thập thông tin của em đưa ra làcác câu hỏi trực tiếp với những người này nhằm time ra nhu cầu thông tin thựcsựcủa người sử dụng, xác định cụ thể những đầu vào và đầu ra của hệ thống Bên

cạnh đó, em cũng sử dụng phương pháp quan sát để thấy rõ các hoạt động thườngnhậtcủa họ để có được những đánh giá riêng của bản thân về quá trình nghiệp vụ ởđay Những nhận xét có được em thường ghi vào một cuốn sổ sau đó tổng hợp ranhứng thông tin hữu ích.

3.1.2 Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động của công ty TNHH Quốc Minh

3.1.2.1 Quá trình nhập hàng từ các nhà cung cấp.

Quốc Minh là công ty có nguồn hàng chủ yếu từ các nhà cung cấp nướcngoài Quá trình nhập hàng từ các nhà sản xuất được mô tả trong sơ đồ dưới.

Khi yêu cầu nhập hàng của công ty được nhà sản suất thực hiệnKhi hàng về kho

Hình 3.1.Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ nhập hàng3.1.2.2 Quá trình xuất bán cho khách hàng

Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho

Vào sổ vật tư chi tiết

Sô vật tư chi tiếtDanh sách hàng

do nhà sản xuất cung cấp

báoĐối chiếu thấy

trùng khớp giữa danh sách của nhà sản xuất và sổ kiểm

Thông báo về sự cố hàng hoá

Đối với quá trình xuất bán cho khách hàng, Quốc Minh có hai hình thức bán,một là bán cho khách lẻhai là bán cho các đại lý bán buôn khác, hai hình thức nàycó cách thanh toán khác nhau Các nhà quản lý ở công ty này cũng yêu cầu phầnmềm quản lý kho phải đảm bảo yêu cầu quản lý được những tổng hợp thu chi vớicác đại lý nói trên

Thời điểm

Khi khách hàng có yêu cầu

Theo yêu cầu của lãnh đạo hoặcđịnh kỳ

Yêu cầu về hàng hoá

Lập phiếu xuất bán

Phiếu xuất kho ban đầu

Thông tin vào phiếu xuất kho

Vào sổPhiếu xuất kho hoàn chỉnh

Sổ chi tiết vật tư

Sổ theo dõi thu chi các đại lý

Lập báo cáo

Báo cáo về hàng hoá

Báo cáo về thu chi đối với các đại lý

Hình 3.2 Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ xuất bán

3.1.2.3 Quá trình kiểm kê

Mỗi khi có yêu cầu thông tin chính xác về hàng tồn, Quốc Minh cũng thựchiện các hình thức kiểm kê hàng trong kho, mục đích của việc này là điều chỉnh lạicác thông tin sai lạc về hàng hoá để có thông tin chuẩn trong việc nhập xuất hànghoá từ nhà cung cấp, cũng như có thông tin hàng hóa chính xác để tư vấn và cungcấp dịch vụ cho khách hàng, sau khi phần mềm quản lý ra đời, có thể không nhấtthiết phải có quá trình vào sổ kiểm kê nữa, mà sẽ chỉ là việc cập nhật và sửa chữalại một số thông tin sai lạc trong cơ sở dữ liệu.

Khi lãnhđạo yêu cầu

kho cầnkhẳng định

thông tinhàng hoá

Hình 3.3.Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ kiểm kê

Đối chiếu với các văn bản xuất nhập khác để điều chỉnh sổ chi tiết vật tư

Kết thúc kiểm kê

Lập báocáoSổ kiểm kê

Đối chiếu thấy trùng khớp giữa sổ kiểm kê và sổ chi tiết vật tư

Báo cáo

S

3.1.3.Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của hệ thống quản lý kho hang

Hình 3.4 Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống

Giải thích: Hệ thống quản lý vật tư thiết bị gồm 4 chức năng: Quản lý ngườidùng, quản lý danh mục, quản lý xuất nhập, báo cáo thống kê.

QUẢN LÝ KHO HÀNG

Quản lý người

Đăng nhập hệ thống

Thoát khỏi hệ thống