Hướng dẫn Nghiệp vụ quản lý hồ sơ

Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hướng dẫn Nghiệp vụ quản lý hồ sơ Dành cho: Cán tổ chức TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ĐÀ NẴNG Đà Nẵng, ngày 11 tháng 11 năm 2017 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức MỤC LỤC Nghiệp vụ điều động 1.1 Điều động CBCCVC 1.2 Xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC 1.3 Tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC 1.4 Danh sách điều động CBCCVC Nghiệp vụ thuyên chuyển nội Nghiệp vụ cử học tiếp nhận lại hồ sơ 3.1 Chức cử học 3.2 Chức “Tiếp nhận lại” 13 3.2.1 Yêu cầu tiếp nhận lại hồ sơ 14 3.2.1.1 Thêm yêu cầu tiếp nhận lại 14 3.2.1.2 Xóa yêu cầu tiếp nhận lại 16 3.2.2 Xác nhận yêu cầu tiếp nhận lại 16 3.2.3 Tiếp nhận hồ sơ 17 Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC 19 Nghiệp vụ bình bầu CBCCVC 20 Nghiệp vụ nghỉ hưu 21 6.1 Lập danh sách nghỉ hưu 22 6.2 Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu 23 6.3 Danh sách chờ xử lý nghỉ hưu 25 6.4 Danh sách nghỉ hưu 27 Nghiệp vụ nâng lương thường xuyên 28 7.1 Lập danh sách nâng lương thường xuyên 28 7.2 Danh sách chờ duyệt nâng lương thường xuyên 29 7.3 Danh sách chờ nâng lương thường xuyên 31 7.4 Danh sách nâng lương thường xuyên 31 Nghiệp vụ nâng lương trước thời hạn 32 Nghiệp vụ Bổ nhiệm lại 32 Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Nghiệp vụ điều động 1.1 Điều động CBCCVC Tại giao diện hiển thị danh sách trích ngang, Cán tổ chức sở (CBTCCS) tích chọn CBCCVC muốn thực điều động, sau bấm chọn nút “Điều động”, hình bên Hình 1: Điều động CBCCVC Hệ thống hiển thị thơng báo u cầu xác nhận Hình 2: Thơng báo yêu cầu xác nhận điều động CBCCVC Bấm chọn “OK” để tiếp tục Bấm chọn “Cancel” để bỏ qua Nếu chọn “OK”, hệ thống hiển thị giao diện để nhập thông tin điều động hồ sơ chọn(nếu hồ sơ có số thơng tin điều động giống điền đây, khơng bấm “Áp dụng” để sang bước tiếp theo) Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hình 3: Biểu mẫu nhập thơng tin điều động CBCCVC Hình 4: Chuyển hồ sơ điều động CBCCVC Chọn đơn vị chuyển đến, nhập thông tin ngày chuyển, số định điều động, ngày điều động, sau bấm “Chuyển hồ sơ” Hình 5: Xác nhận chuyển hồ sơ điều động CBCCVC Hệ thống yêu cầu xác nhận điều động Bấm chọn “OK” để thực hiện, bấm chọn “Cancel” để hủy bỏ điều động Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.2 Xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC Sau thực nghiệp vụ điều động hồ sơ thành công, CBTCCS phải thực bước “Xác nhận điều động” để kiểm tra lại thông tin xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC đơn vị khác CBTCCS vào thẻ Điều động, sau chọn vào “Danh sách chờ xác nhận” Hình 6: Danh sách chờ xác nhận điều động CBCCVC Tiếp theo CBTCCS tích chọn vào hồ sơ, bấm vào nút “Xác nhận điều động” để hoàn thành việc điều động hồ sơ CBCCVC Hình 7: Thao tác xác nhận điều động CBCCVC Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.3 Tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC Sau đơn vị khác điều động hồ sơ đến đơn vị CBTCCS quản lý, CBTCCS thực việc tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC đơn vị Danh sách chờ tiếp nhận Hình 8: Danh sách chờ xác nhận điều động CBCCVC Nếu hồ sơ bị chuyển nhầm đến đơn vị, thông tin sai lệch, CBTCCS từ chối điều động để trả hồ sơ trở lại đơn vị ban đầu cách bấm vào nút “Từ chối” danh sách chờ tiếp nhận Hình 9: Từ chối điều động CBCCVC Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Để tiếp nhận hồ sơ điều động, CBTCCS bấm vào nút “Tiếp nhận HS” danh sách Hình 10: Xác nhận điều động CBCCVC Sau bấm Tiếp nhận, phần mềm hiển thị giao diện tiếp nhận hồ sơ Hình 11: Biểu mẫu tiếp nhận điều động CBCCVC Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.4 Danh sách điều động CBCCVC CBTCCS bấm chọn vào thẻ “Điều động”, sau chọn vào “Danh sách điều động đơn vị” Tại CBTCCS xem danh sách lịch sử điều động Hình 12: Quản lý điều động CBCCVC Nghiệp vụ thuyên chuyển nội Để sử dụng nghiệp vụ “Thuyên chuyển nội bộ”, CBTCCS vào Quản lý hồ sơ, danh sách trích ngang, chọn hồ sơ cần thun chuyển, sau chọn vào “Nghiệp vụ” chọn “Thuyên chuyển nội bộ” Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hình 13: Thuyên chuyển nội Sau bấm “Thuyên chuyển nội bộ”, phần mềm hiển thị biểu mẫu để nhập thơng tin cần thiết Hình 14: Biểu mẫu nhập thông tin thuyên chuyển nội Sau nhập thông tin đầy đủ, CBTCCS bấm vào nút lưu để hồn thành, sau lưu thành cơng, hồ sơ tự động cập nhật vào trình cơng tác với thơng tin mà CBTCCS vừa nhập Nghiệp vụ cử học tiếp nhận lại hồ sơ 3.1 Chức cử học Để sử dụng chức “Cử học”, CBTCCS vào phần Quản lý hồ sơ, sau chọn thẻ “Danh sách trích ngang”, sau tích chọn hồ sơ cần cử học Chọn nút “Nghiệp vụ”, chọn vào “Cử học” hình sau: Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hình 15: Thao tác chọn hồ sơ để Cử học Sau xác nhận đồng ý cử hồ sơ này, phần mềm hiển thị giao diện chứa hồ sơ vừa bấm cử học Hình 16: Giao diện Cử học Tại đây, số thông tin hồ sơ CBCCVC tự động hiển thị, cán tổ chức cần nhập thêm thông tin Ngày cử học, Số QĐ, Ngày QĐ, Nước ĐT, Trường ĐT Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 10 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hình 30: Biểu mẫu thơng tin tiếp nhận lại hồ sơ Phần mềm hiển thị “Tiếp nhận lại hồ sơ thành cơng” khơng gặp lỗi Để kiểm tra hồ sơ tiếp nhận lại thành công hay chưa, cán tổng hợp chọn thẻ “Danh sách trích ngang” để xem Hình 31: Danh sách trích ngang Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 18 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC Để sử dụng chức Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC, CBTCCS kích vào menu Quản lý hồ sơ, sau chọn hồ sơ cần khen thưởng, bấm vào Nghiệp vụ, chọn Khen thưởng Hình 32: Thao tác chọn hồ sơ khen thưởng Sau kích chọn Khen thưởng, để giảm bớt thời gian nhập thông tin cho CBTCCS, phần mềm hiển thị biểu mẫu để nhập thông tin cho tất hồ sơ vừa chọn Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 19 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hình 33: Nhập liệu mẫu khen thưởng Tiếp theo, CBTCCS nhập thông tin chi tiết cho hồ sơ, tự động hiển thị thông tin chung nhập biểu mẫu trước Hình 34: Thao tác nhập liệu khen thưởng Sau lưu thành công, hồ sơ khen thưởng tự động cập nhật thêm trình khen thưởng Nghiệp vụ bình bầu CBCCVC Để sử dụng chức Nghiệp vụ Bình bầu, CBTCCS vào danh sách trích ngang thực theo bước sau Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 20 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức Hình 35: Thao tác bình bầu nhiều hồ sơ Sau CBTCCS nhập thơng tin liên quan bấm lưu tương tự nghiệp vụ Khen thưởng Nghiệp vụ nghỉ hưu Để quản lý việc nghỉ hưu, CBTCCS bấm vào thẻ Nghỉ hưu giao diện phần mềm Hình 36: Giao diện Quản lý nghỉ hưu Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 21 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 6.1 Lập danh sách nghỉ hưu Để lập danh sách nghỉ hưu, CBTCCS chọn hồ sơ nghỉ hưu, sau bấm vào nút “Lập danh sách nghỉ hưu” Hình 37: Giao diện Quản lý nghỉ hưu Tiếp theo, phần mềm hiển thị giao diện biểu mẫu để nhập thông tin nghỉ hưu Tại bấm xóa trường hợp dư, sau điền đầy đủ thông tin, bấm vào nút “Lập danh sách nghỉ hưu” Hình 38: Biểu mẫu nhập liệu cá thông tin nghỉ hưu Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 22 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 6.2 Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu Để duyệt nghỉ hưu, CBTCCS bấm vào Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu, hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ chờ duyệt nghỉ hưu Hình 39: Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu Tại đây, đơn vị khơng có thẩm quyền duyệt nghỉ hưu cho hồ sơ CBCCVC bấm vào hồ sơ, sau bấm vào nút Chuyển đơn vị xử lý Hình 40: Chuyển đơn vị xử lý Phần mềm hiển thị biểu mẫu chuyển đơn vị xử lý Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 23 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hình 41: Biểu mẫu chuyển xử lý Nếu đơn vị có thẩm quyền duyệt nghỉ hưu cho hồ sơ tiến hành chọn hồ sơ bấm vào nút Duyệt xử lý Hình 42: Duyệt hồ sơ Sau bấm duyệt, phần mềm hiển thị biểu mẫu nhập thông tin duyệt nghỉ hưu, bao gồm thông tin số định, quan định, ngày định,… Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 24 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức Hình 43: Biểu mẫu duyệt hồ sơ Sau nhập thông tin đầy đủ, CBTCCS bấm vào nút “Duyệt nghỉ hưu” để duyệt yêu cầu nghỉ hưu hồ sơ 6.3 Danh sách chờ xử lý nghỉ hưu Để xử lý nghỉ hưu, CBTCCS bấm vào thẻ Danh sách chờ xử lý nghỉ hưu Hình 44: Danh sách chờ xử lý nghỉ hưu Chọn hồ sơ cần xử lý nghỉ hưu, bấm vào nút thực nghỉ hưu Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 25 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức Hình 45: Thực nghỉ hưu Phần mềm hiển thị giao diện nhập thơng tin thực nghỉ hưu Hình 46: Biểu mẫu thực nghỉ hưu Sau nhập thông tin đầy đủ, CBTCCS bấm vào nút Thực nghỉ hưu để hoàn thành việc thực nghiệp vụ Nghỉ hưu cho hồ sơ CBCCVC Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 26 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 6.4 Danh sách nghỉ hưu Hình 47: Danh sách nghỉ hưu Tại đây, CBTCCS bấm vào nút Chi tiết để xem thơng tin nghỉ hưu q trình xử lý nghỉ hưu Hình 48: Thơng tin q trình xử lý nghỉ hưu Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 27 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Nghiệp vụ nâng lương thường xuyên Để sử dụng nghiệp vụ nâng lương thường xuyên, CBTCCS chọn vào thẻ Nâng lương thường xuyên Hình 49: Giao diện Nâng lương thường xuyên 7.1 Lập danh sách nâng lương thường xuyên Để lập danh sách nâng lương thường xuyên, CBTCCS chọn vào Danh sách CBCCVC, sau bấm chọn hồ sơ có nhu cầu nâng lương thường xuyên Lưu ý: Các hồ sơ hồ sơ tới ngày nâng lương, cách ngày nâng lương 90 ngày (quản trị viên thay đổi tùy theo đặc thù tỉnh), có hồ sơ giới hạn hiển thị để thực nghiệp vụ nâng lương thường xuyên Hình 50: Lập danh sách nghỉ hưu Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 28 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 7.2 Danh sách chờ duyệt nâng lương thường xuyên Các hồ sơ sau Lập danh sách nâng lương xuất Danh sách chờ duyệt nâng lương Hình 51: Danh sách chờ duyệt nâng lương Tại đây, đơn vị khơng có thẩm quyền duyệt nâng lương chọn vào hồ sơ, bấm Chuyển đơn vị xử lý Hình 52: Chuyển xử lý nâng lương thường xuyên Phần mềm hiển thị giao diện biểu mẫu nhập thông tin chuyển xử lý Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 29 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Hình 53: Biểu mẫu nhập thơng tin chuyển xử lý Sau nhập đủ thông tin, bấm vào nút Chuyển xử lý để chuyển yêu cầu nâng lương hồ sơ đến đơn vị có thẩm quyền xử lý Nếu đơn vị có thẩm quyền duyệt nâng lương cho hồ sơ, CBTCCS chọn hồ sơ, bấm Duyệt nâng lương Hình 54: Duyệt nâng lương Phần mềm hiển thị giao diện biểu mẫu nhập thông tin nâng lương thường xun Hình 55: Biểu mẫu nhập thơng tin nâng lương thường xuyên Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 30 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 7.3 Danh sách chờ nâng lương thường xuyên Sau duyệt thành công, CBTCCS cần thực nâng lương cho hồ sơ CBCCVC Tại danh sách chờ nâng lương, CBTCCS chọn hồ sơ cần nâng lương, bấm nút “Nâng lương” Hình 56: Thực nâng lương Sau phần mềm hiển thị giao diện biểu mẫu kiểm tra thông tin nâng lương Hình 57: Thực kiếm tra thơng tin nâng lương 7.4 Danh sách nâng lương thường xuyên Để xem lịch sử nâng lương thường xuyên đơn vị, CBTCCS bấm vào Danh sách nâng lương thường xuyên Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 31 Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức Hình 58: Danh sách thực nâng lương Nghiệp vụ nâng lương trước thời hạn CBTC Bấm vào thẻ Nâng lương trước thời hạn để sử dụng nghiệp vụ này, cách sử dụng hoàn toàn tương tự nghiệp vụ Nâng lương thường xuyên Nghiệp vụ Bổ nhiệm lại CBTC Bấm vào thẻ Nâng lương trước thời hạn để sử dụng nghiệp vụ này, cách sử dụng hoàn toàn tương tự nghiệp vụ Nâng lương thường xuyên Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 32