Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại ETIC Việt Nam

Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của mình. Hình thức nà

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT VÀTỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINHDOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI

ETIC VIỆT NAM

I.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TYCỔ PHẦN SX & TM ETIC VIỆT NAM

Công ty cổ phần SX & TM ETIC Việt Nam được thành lập theo quyếtđịnh số 185/GP-HN ngày 12/09/1997 của Giám đốc Sở kế hoạch và đầu tưthành phố Hà Nội.

Công ty có trụ sở đặt tại Việt Yên, Ngũ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội

Khi mới thành lập mục đích chính của Công ty là chế biến gỗ, sản xuấtcác loại đồ dùng sinh hoạt hàng ngày, phân phối cho các đại lý trong khu vựcnội thành Nhưng do sản phẩm của Công ty làm ra có chất lượng tốt và giá cảphải chăng nên được người tiêu dùng rất ưa chuộm Vì vậy, thị trường củaCông ty đã ngày càng được mở rộng không chỉ trong nước mà còn ở cả nướcngoài

I.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦACÔNG TY CỔ PHẦN SX & TM ETIC VIỆT NAM

I.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Công ty được thành lập không ngoài mục đích là nhằm đẩy mạnh côngnghệ chế biến gỗ và mở rộng thị trường xuất khẩu Xí nghiệp có chức năngkhai thác, chế biến lâm sản và các loại bàn ghế để xuất khẩu.

I.2.2 Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thịtrường của Công ty cổ phần SX & TM ETIC Việt Nam

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế biến và xuất khẩu, làlĩnh vực kinh doanh thiếu ổn định, chính sách Nhà nước thay đổi liên tục đãgây rất nhiều khó khăn cho Công ty trong việc tìm kiếm thị trường và nguyênliệu để sản xuất Hiện nay, việc thu mua nguyên vật liệu chủ yếu nhập khẩu từcác nước Đông Nam Á Hơn nữa, do mới thành lập vốn đầu tư còn thấp, cơ sởvật chất kỹ thuật đều được đầu tư nguồn vốn vay trung hạn với lãi suất cao

làm cho giá thành sản xuất cao dẫn đến năng lực cạnh tranh thấp Tuy nhiêncùng với thời gian Công ty ngày càng vững mạnh và phát triển.

+ Những thuận lợi:

- Công ty đóng trên địa bàn TP Hà Nội đông dân cư, là trung tâm kinh tếlớn của Việt Nam, là cửa ngõ giao lưu giữa các tỉnh và giao lưu với nướcngoài nên Công ty có điều kiện thuận lợi để phát triển.

- Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung dưới một phòng chuyênmôn, tạo điều kiện cho sự chỉ đạo về chuyên môn sâu sắc, chặt chẽ cung cấpthông tin kịp thời.

I.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh, đặc điểm quy trìnhcông nghệ SX sản phẩm của Công ty cổ phần SX & TM ETIC Việt Nam

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty thuộc loại quy trìnhsản xuất liên tục, từ khâu chuẩn bị nguyên liệu đến khâu gia công chế biếncác loại sản phẩm đảm bảo quan hệ chặt chẽ với nhau theo trình tự liên tục.

Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận sản xuất

+ Phân xưởng xẻ: có nhiệm vụ đưa gỗ vào máy xẻ theo đúng quy định

về số lượng;

+ Phân xưởng sấy: làm nhiệm vụ đưa gỗ từ kho nguyên liệu sau xẻ vào

lò sấy cho đúng tiêu chuẩn;

Bãi gỗ tròn

Phân xưởng xẻ

Kho nguyên liệu sau xẻ

Phân xưởng sấy

Kho nguyên liệu sau sấy

Phân xưởng pha phôi

Phân xưởng mộc máy

Kho chi tiết

+ Phân xưởng mộc máy: làm nhiệm vụ lấy các chân ghế, tay vịn… đem

vào máy để uốn cong lại theo đúng quy cách, mẫu mã quy định;

+ Phân xưởng lắp ráp: làm nhiệm vụ lắp ráp các bộ phận chi tiết để

hình thành nên sản phẩm bàn hay ghế;

+ Phân xưởng hoàn thiện: làm nhiệm vụ chà nhám, đánh bóng để hoàn

thành một sản phẩm và đóng thùng nhập kho thành phẩm.

Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT

I.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT –KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SX & TM ETIC VIỆT NAM

Giám đốc

Phòng Tổng hợp

Phòng Tài vụ

Phó giám đốc

Các phân xưởng sản xuất

Phòng Kỹ thuật

Phòng Bảo hộ lao động

Phânxưởngmộc máy

lắp ráp

Kho thành phẩm

Xuất hàngGiám đốc

Phó giám đốc

Các phân xưởng sản xuất

Phânxưởngmộc máy

lắp ráp

PhânxưởnghoànthiệnPhòng Bảo hộ lao động

gPhòng

Tổng hợp

Phòng Kếtoán tài

Phòng Kỹ thuật Mô hình tổ chức bộ máy

Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần SX & TMETIC Việt Nam có các phòng ban sau: Phòng Giám đốc, Phó Giám đốc,Phòng Tổng hợp, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kỹ thuật, Phòng Bảo hộ laođộng và các phân xưởng.

Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

 Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan

hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo một cấp Các phòng banchức năng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và cùng chịu sự quản lý của Giámđốc Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lýsản xuất kinh doanh thông suốt, thông qua cấp trung gian Ở phân xưởng cóquản đốc điều hành sản xuất và chịu trách nhiệm với Giám đốc Cụ thể chứcnăng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

+ Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn

bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, đại diện cho Công ty chịu tráchnhiệm về mặt pháp lý với nhà nước và với các tổ chức kinh tế khác.

+ Phó giám đốc: là người có quyền sau giám đốc, có chức năng tham

mưu cho Giám đốc Giải quyết các công việc do giám đốc uỷ quyền, đượcthay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng.

+ Phòng tổng hợp: là phòng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc và tổ

chức thực hiện công tác tổ chức nhân sự của Công ty Có nhiệm vụ làm thủtục nhập khẩu thanh toán quốc tế và tìm kiếm hợp đồng xuất nhập khẩu Giữmối quan hệ mật thiết giữa các cấp chính quyền địa phương Phòng tổng hợpđược được bố trí 8 người:

- Một trưởng phòng tổ chức chức hành chính;- Một trợ lý nhân sự;

- Một lao động tiền lương;- Một văn thư lưu trữ;

- Hai người phụ trách khâu kế hoạch sản xuất;- Hai người phụ trách kế hoạch thống kê.

+ Phòng kế toán tài chính: là phòng nghiệp vụ kế toán có chức năng

tham mưu cho giám đốc và thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính Cónhiệm vụ quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, ghi chép toàn bộ các sổ sách, sốliệu về kinh tế tài chính, xử lý, thu thập, cung cấp các thông tin chính xác, kịpthời cho bộ máy quản lý Đảm bảo cho hoạt động của xí nghiệp đáp ứng yêucầu, nhiệm vụ, mục tiêu đề ra và thực hiện đúng các chế độ pháp luật của Nhànước Phòng tài vụ có 8 người:

- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng;- Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng;- Kế toán thanh toán;

- Kế toán vật tư, TSCĐ;- Kế toán tiền lương;

- Kế toán chi phí sản xuất, giá thành;- Thủ quỹ Tiền mặt và Ngân hàng;- Thủ kho.

+ Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của tất

cả các loại hàng hoá, máy móc, thiết bị của Công ty Phòng kỹ thuật có 5người:

+ Phòng bảo hộ lao động: quán triệt các nguyên tắc, quy cách đảm bảo

về an toàn lao động cho công nhân.

I.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SX &TM ETIC VIỆT NAM

Cùng với sự phát triển nhiều mặt của thành phố, Công ty ngày càng đượccủng cố tổ chức, cải tổ nội bộ và phát triển năng lực sản xuất bằng cách hợplý hoá dây chuyền cũng như đầu tư công nghệ mới Sản phẩm của Công tyngày càng đa dạng về chủng loại và mẫu mã, với hơn 100 loại mặt hàng khácnhau, Công ty mới đáp ứng được một phần nào đó thị hiếu của khách hàng.Song song với việc củng cố ngày càng bến vững mối quan hệ thương mại vớikhách hàng truyền thống, Công ty còn mở rộng quan hệ với các khách hàngtiềm năng.

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thể hiệnqua các số liệu sau

Nguồn vốnVốn cố định

độngDoanh thuLợi nhuậnThu nhập BQXuất khẩu

Tỷ đồngTỷ đồngTỷ đồngTỷ đồngTỷ đồngĐồng

Qua biểu số liệu các chỉ tiêu cơ bản của Công ty trong giai đoạn 2001 2005 cho ta thấy:

Về nguồn vốn: Sức tăng nguồn vốn nhìn chung qua các năm có tăng

nhưng không cao Như vậy trong giai đoạn này, Công ty chủ yếu là đầu tư cáctrang thiết bị mới, mở rộng năng lực sản xuất để chuẩn bị tiềm lực, đẩy mạnhsản xuất kinh doanh trong giai đoạn sắp đến.

- Về doanh thu: Sức tăng bình quân cho thấy dấu hiệu khả quan, thể

hiện năng lực sản xuất của doanh nghiệp ngày càng phát triển.

- Vế lợi nhuận: Thể hiện việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả, tình

hình tài chính của Công ty ngày càng mạnh, có khả năng tái đầu tư đẩy mạnhhơn nữa các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Về thu nhập của người lao động: Ngày càng cao, thu nhập cao tạo

điều kiện thuận lợi và nâng cao đời sống của người lao động.

- Về xuất khẩu: không ngừng nâng cao hơn chất lượng và mẫu mã để

ngày càng tăng thêm kim ngạch về xuất khẩu.

Kế toánvật tư,TSCĐ

Kế toánCPSXgiá thành

Tiêu thụ

Kế toán thanh

toán

Kế toán tiềnlương

Thủ quỹ,Ngân

Thủ khoKế toán trưởng

(Kiêm trưởng phòng)

Kế toán tổng hợp(Kiêm phó phòng)

PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠICÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ETIC

VIỆT NAM

II.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX& TM ETIC VIỆT NAM

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần SX & TM

ETIC Việt Nam

Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty đã lựa chọn hình thứctổ chức công tác kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm tổ chức và quymô sản xuất kinh doanh của mình Hình thức này giúp cho việc chỉ đạonghiệp vụ và đảm bảo tính chặt chẽ Sự chỉ đạo tập trung thống nhất của kếtoán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toànbộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán trong Công ty.

Sơ đồ 3:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN

 Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ

tương tác

Bộ máy kế toán của Công ty đóng góp một vai trò quan trọng trong quátrình hoạt động của Công ty, giúp cho các nhà quản lý nắm rõ tình hình vềnguồn tài sản, tài chính và công tác thông tin kế toán một cách kịp thời, chính

xác để các nhà quản lý có cơ sở đánh giá và có hướng giải quyết kịp thời đốivới những lợi ích của Công ty Cơ cấu của bộ máy kế toán như sau.

+ Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính: là người lãnh

đạo, tổ chức thực hiện công tác của bộ máy kế toán Công ty Có trách nhiệmđôn đốc, nhắc nhở các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ kịp thờivà chính xác Đồng thời là người có trách nhiệm trực tiếp cung cấp các thôngtin về tình hình tài chính của Công ty, giám đốc và ký các giấy tờ có liên quanđến phòng tài vụ Bên cạnh đó, kế toán trưởng là người chịu hoàn toàn tráchnhiệm trước Công ty và pháp luật về mặt quản lý kinh tế tài chính của Côngty.

+ Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng: là người có nhiệm vụ hướng dẫn

và kiểm tra chi tiết về nghiệp vụ kế toán, thu nhập về tất cả các số liệu kếtoán, hạch toán vào sổ tổng hợp, tập hợp và lập biểu mẫu kế toán, báo cáoquyết toán tài chính, thay mặt điều hành, quản lý công việc của phòng tài vụkhi kế toán trưởng đi vắng.

+ Kế toán thanh toán: có trách nhiệm ghi chép và hạch toán các loại

vốn bằng tiền như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thanh toán vớingười mua, lập chứng từ thu chi, kiêm quỹ.

+ Kế toán chi phí sản xuất, giá thành, tiêu thụ: có nhiệm vụ ghi chép,

theo dõi tình hình, phản ánh một cách khoa học các chi phí sản xuất phục vụyêu cầu tính giá thành và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Hạch toán chitiết và tổng hợp số sản phẩm đã tiêu thụ, theo dõi các khoản công nợ thống kêtổng hợp.

+ Kế toán vật tư, TSCĐ: có nhiệm vụ thu mua, xuất nhập nguyên vật

liệu, quản lý sử dụng vật tư, TSCĐ, công cụ dụng cụ lao động Lập kế hoạchxuất nhập vật tư để đánh giá, phát hiện kịp thời số vật tư thừa, thiếu, kémphẩm chất Theo dõi khấu hao TSCĐ đồng thời báo cáo lên cấp trên.

+ Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi tiền mặt và quan hệ với ngân hàng theo

dõi số tiền hiện có tại ngân hàng hoặc gửi vào ngân hàng hay rút tiền từ ngân

hàng sau đó ghi chép vào sổ quỹ và đồng thời lập báo cáo cuối ngày để ghisổ.

+ Thủ kho: có nhiệm vụ quản lý, kiểm kê, cấp phát các loại vật tư,

nguyên liệu, cũng như các loại thành phẩm đã qua chế biến.

II.2 TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁNTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX & TM ETIC VIỆT NAM

II.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty cổphần SX & TM ETIC Việt Nam

Công ty sử dụng các loại chứng từ thống nhất bắt buộc và các chứng từkế toán hướng dẫn kèm theo chế độ quyết định số 1141/TC/CĐKT ban hànhngày 01/11/1995.

II.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty cổphần SX & TM ETIC Việt Nam

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theoQĐ1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 có sửa đổi và bổ xung đến ngày31/12/2001 của bộ trưởng Bộ tài chính.

II.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty cổphần SX & TM ETIC Việt Nam

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kết toán là Hình thức Chứngtừ ghi sổ và loại hình thức công tác kế toán theo phương pháp hạch toán kếtoán kê khai thường xuyên.

Hằng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các loại tiền mặt,kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc viết phiếu thu, phiếu chi và định khoảnngay trên phiếu đó đồng thời phản ánh vào các sổ chi tiết có liên quan Đốivới các nghiệp vụ khác, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để định khoản vàphản ánh vào các sổ chi tiết có liên quan Các nghiệp vụ thu, chi bằng tiềnmặt được Thủ quỹ ghi ngay vào sổ quỹ và thường xuyên đối chiếu với kế

toán Các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật tư, thành phẩm, hàng hoáđược thủ kho ghi vào thẻ kho và định kỳ 3 đến 5 ngày đem đối chiếu với kếtoán.

Bảng kê chứng từ được lập ra để căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểmtra, phân loại, định khoản chính xác có xác minh trách nhiệm của kế toántrưởng và của người lập chứng từ Bảng kê chứng từ gồm nhiều tờ, mỗi tờđược thiết kế theo kiểu ghi Nợ một tài khoản, ghi Có một tài khoản và ngượclại Mỗi nghiệp vụ được ghi vào một dòng theo thứ tự thời gian.

Bảng tổng hợp kiêm chứng từ ghi sổ được lập ra căn cứ vào chứng từgốc hoặc bảng kê chứng từ Hình thức của bảng tổng hợp và bảng kiểm kêchứng từ ghi sổ hoàn toàn giống bảng kê chứng từ sổ tổng hợp mỗi tờ trênbảng kê chứng từ được ghi trên một dòng trên bảng tổng hợp Các bảng tổnghợp, bảng kiểm kê chứng từ được lập từ chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc,thường được lập cho nhiều nghiệp vụ liên quan đến quá trình hạch toán nàođó.

Cuối tháng kế toán tổng cộng số phát sinh trên từng tài khoản, trên bảngtổng hợp, bảng kê kiêm chứng từ ghi sổ và cũng là căn cứ ghi vào sổ cái.

Sổ cái bao gồm tất cả các tài khoản sử dụng trong Xí nghiệp, số trangdành cho tài khoản nhiều hay ít phụ thuộc vào số tài khoản phát sinh cho từngtài khoản.

Hàng quý kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, từ đó lênbảng Cân đối kế toán và báo cáo kế toán.

Hệ thống sổ sách kế toán đang được áp dụng ở Công ty gồm:+ Sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để ghi số liệu tổng hợp từ các chứng từ ghi sổ.

- Sổ sái tài khoản: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo

từng tài khoản tổng hợp

Sổ chi tiết

Sổ tổng hợp chi tiếtChứng từ gốc

Sổ quỹ Bảng tổng hợpBảng kiểm kê chứng từ

Báo cáo kế toán

+ Sổ kế, thẻ kế toán chi tiết: Sổ tài sản cố định; Sổ chi tiết vật liệu, sảnphẩm, hàng hoá; Thẻ kho; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh; Thẻ tính giá thànhsản phẩm…

Sơ đồ 4:

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

II.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần SX & TM ETIC Việt Nam

Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính quy định cho các doanhnghiệp theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ TàiChính Hệ thống báo cáo tài chính gồm:

+ Bảng cân đối kế toán;

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

+ Thuyết minh báo cáo tài chính.

II.3 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX & TM ETIC VIỆT NAM

II.3.1 Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần SX &TM ETIC Việt Nam

+ Chứng từ sử dụng: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy

đề nghị thanh toán; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ.

+ Tài khoản sử dụng:

TK 111 - “ Tiền mặt”

TK 112 - “Tìên gửi ngân hàng”

+ Hạch toán chi tiết

- Mọi nghiệp vụ thu chi đều do thủ quỹ thực hiện dựa trên cơ sở cácchứng từ kế toán có đầy đủ chữ ký kiểm soát của kế toán trưởng, phê duyệtcủa giám đốc Hàng ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu chi (có chữ kýcủa người nộp tiền và người nhận tiền) để ghi vào sổ quỹ (liên quan) kiêmbáo cáo quỹ Sổ quỹ được lập thành 02 bản, cuối ngày sau khi đối chiếu vớicác số liệu trên sổ quỹ và sổ thực tế tại quỹ, thủ quỹ cộng sổ và chuyển cho kếtoán 01 bản kèm theo chứng từ gốc.

- Kế toán: căn cứ vào chứng từ gốc do thủ quỹ bàn giao ghi vào sổ quỹtiền mặt và kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ.

+ Hạch toán tổng hợp

- Các trường hợp tăng vốn bằng tiềnNợ TK 111, 112

Có TK 333, 511