TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN SAIGON ( VINAFOR SAIGON)

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆPTên đề tài:TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN SAIGON ( VINAFOR SAIGON)Giảng viên hướng dẫn: Ths.NGUYỄN VĂN TÁMSinh viên thực hiện: LÊ THỊ MỸ DUYÊNMSSV: 1310010241Khóa: 20132016TP. Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2016 MỤC LỤCLỜI CẢM ƠN .................................................................................................................. 1NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP ........................................................ 2NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ............................................................. 3LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 4MỤC LỤC ........................................................................................................................ 5DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................. 7DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU ................................................................................... 8DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ .......................................................................... 9CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN SÀI GÒN( VINAFOR SAIGON). ...................................... 101.1 Lịch sử hình thành và phát triển. .......................................................................... 101.1.1 Giới thiệu về công ty. ..................................................................................... 101.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. ............................................. 121.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty: .................................................................... 131.2.1 Chức năng:...................................................................................................... 131.2.2 Nhiệm vụ: ....................................................................................................... 131.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự: ........................................................................................ 141.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty. ................................................................. 141.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban. ............................................................ 141.4 Tình hình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động trong 3 năm gần đây: ........ 151.4.1 Tình hình xuất khẩu: ....................................................................................... 151.4.2 Tình hình nhập khẩu: ...................................................................................... 171.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 20132015. ........................................ 20CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIÊN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ NGUYÊN CÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFOR SAIGON. ............................................ 23 62.1 Phân tích tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ nguyên công tại công ty cổ phần Vinafor SaiGon trong 3 năm gần đây. .......................................................... 232.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Vinafor SaiGon. ................ 252.2.1 Tìm đối tác, ký kết hợp đồng: ........................................................................ 252.2.2 Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan. .............................................................. 262.2.3 Sơ đồ quy trình thực hiện: .............................................................................. 272.2.4 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ của công ty cổ phần Vinafor SaiGon. ......................................................................................... 28CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ ............................. 523.1 Nhận xét chung: .................................................................................................... 523.1.1 Thuận lợi: ....................................................................................................... 533.1.2 Khó khăn: ....................................................................................................... 543.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ tại công ty Vinafor Saigon. ........................................................................... 553.2.1 Kiến nghị về phía công ty: ............................................................................. 553.2.2 Kiến nghị về phía nhà nước: .......................................................................... 58KẾT LUẬN .................................................................................................................... 61DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 62PHỤ LỤC .....................................................................................63 Sơ đồ quy trình thực hiện:Xin giấy phép nhập khẩuMở LCThanh toán hợp đồngNhận và kiểm tra BCT từ khách hàngNhận thông báo hàng đếnKhai báo thủ tục hải quan điện tửĐăng ký kiểm dịch thực vậtLấy lệnh giao hàng (DO)Làm thủ tục đăng ký tờ khai hàng nhậpKiểm lâmKhiếu nạiThanh lý hợp đồng282.2.4 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ của công ty cổ phần Vinafor SaiGon.2.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu.Gỗ thông xẻ và gỗ tròn là mặt hàng nhập khẩu tự do, không theo hạn ngạch hay theo giấy phép của Bộ Công Thương hoặc bộ quản lý chuyên ngành. Vì thếcông ty không cần tiến hành xin giấy phép nhập khẩu cho các hợp đồng nhập khẩu gỗ xẻ và gỗ tròn.2.2.4.2 Mở LC.Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thanh toán bằng LC. Việt mở LC là do phòng tài chính kế toán thực hiện. Giao dịch với Ngân hàng do phòng kinh doanh thực hiện, thêm vào phương án kinh doanh do phòng kinh doanh lập sẵn cộng với số tiền ký quỹ là 10% trị giá hợp đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh sẽ soạn thảo thư yêu cầu phòng tài chính kế toán mở LC kịp đúng hạn với bên xuất khẩu. Sau khi nhận được đơn đề nghị mở LC từ Phòng kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán sẽ đến Ngân hàng lấy mẫu đơn xin mở LC tại ngân hàng Vietcombank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh cho công ty Niagara Sawmilling hưởng lợi. Dựa vào nội dung cơ bản của hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết,nhưng nhà nhập khẩu có thể thêm một số nội dung có lợi cho mình, công ty tiến hành mở LC và chuẩn bị tiền ký quỷ và chi phí mở LC với những nội dung của các trường điện được lập cẩn thận và chính xác để hạn chế việc tu chỉnh LC.Sau khi Ngân hàng mở (Vietcombank) phát hành LC, công ty sẽ nhận được một bản sao LC đó. Công ty xem xét đối chiếu giữa nội dung LC với đơn yêu cầu của công ty để đảm bảo rằng LC hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của công ty. Nếu có bất kỳ một sự sai lệch nào, công ty sẽ thông báo ngay cho Ngân hàng Vietcombank để có điều chỉnh, sửa đổi. Một số nội dung cần chú ý kiểm tra kỹ của LC: Trường điện 31C (ngày phát hành LC): 160308 Trường điện 31D (ngày và địa điểm hết hạn hiệu lực của LC): 160420 tại ngân hàng chiết khấu. Trường điện 50 (người yêu cầu mở LC): Vinafor SaiGon JCO, Địa chỉ: 64 Trương Định, quận 3, tp Hồ Chí Minh, Việt Nam. 29 Trường điện 59 (người thụ hưởng LC): Niagara Sawmilling Co,ltd. Điạ chỉ: 74 Kennington Roat, P.O.Box 542 Invercargill, New Zealand Trường điện 32B (số tiền LC): 25.200USD Trường điện 39A (dung sai % của số tiền): 1010 Trường điện 41D (cách thực hiện LC): ANY BANK BY NEGOTIATIONLC trả ngay cho phép chiết khấu. Trường điện 42C (hối phiếu): hối phiếu trả ngay 100% giá trị hóa đơn. Trường điện 43P (giao hàng từng phần): PERMITIED cho phép Trường điện 43T (chuyển tải): PERMITIED cho phép Trường điện 44E (cảng bốc): ANY NEW ZEALAND PORT tại bất kỳ cảng nào tại New Zealand. Trường điện 44F (cảng dỡ): CAT LAI PORT, HO CHI MINH, VIETNAM Trường điện 44C (ngày giao hàng chậm nhất): 160320 Trường điện 45A (mô tả hàng hóa): trong trường điện này thể hiện nội dung: gỗ thông xẻ nhóm 4, Loại Industrial, Tên khoa học Pine Radiata.Quy cách: 253250100200mm, Số lượng: 126m3 và được đóng trong 3 container 40HC, đơn giá: 200m3, tổng trị giá: 25.200USD, dung sai 10%.Đóng gói: theo tiêu chuẩn Xuất khẩu và đóng trong container.Điều kiện thương mại: CIF Cat Lai, Ho Chi Minh City, Incoterms 2000Nguồn gốc: New Zealand.Hợp đồng số J447 Rev11, ký ngày 02032016. Trường điện 46A (những chứng từ yêu cầu xuát trình): Hóa đơn thương mại được ký 3 bản gốc.Đầy đủ bộ vân đơn sạch theo lệnh ngân hàng Vietcombank Việt Nam chi nhánh Hồ Chí Minh, có đóng dấu cước phí trả trước (FREIGHT PREPAID) và có thể hiện số LC. Và được phát hành bởi công ty Mediterranean shipping.Giấy kiểm dịch thực vật phát hành bởi cơ quan có thẩm quyền bên New ZealandGiấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại New Zealand cấp.Phiếu đóng gói 3 bản gốc.Giấy chứng nhận bảo hiểm với nội dung là bao gồm tất cả các rủi ro cho 110% giá trị hóa đơn. 30Chú ý: Ðể tránh LC phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém, công ty(Vinafor SaiGon) kiểm tra chính xác và thật cẩn thận khi lập LC và có thể fax đơn xin mở LC đến nhà xuất khẩu (Niagara Sawmilling) xem trước và xin ý kiến. Công ty sẽ xem LC bản gốc và đề nghị tu chỉnh nếu cần để bảo vệ quyền lợi cho mình.2.2.4.3 Thanh toán hợp đồng:Sau khi kiểm tra bộ chứng từ nháp của bên đối tác gửi xong, và việc giao hàng đã được thực hiện, khi đó bộ chứng từ gốc được gửi đến ngân hàng mở LC (Vietcombank) Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ và sẽ tiến hành thanh toán cho bên đối tác. Và công ty Vinafor sẽ tiến hành thanh toán cho ngân hàng để nhận bộchứng từ gốc. Trong trường hợp này, công ty mở LC đã tiến hành ký quỹ 10% giá trị hợp đồng. Ngân hàng sẽ khấu trừ số tiền này vào tài khoản của công ty, số còn lại sẽ được tính theo lãi suất thỏa thuận giữa công ty và Ngân hàng cho đến khi công ty thanh toán đủ cho Ngân hàng. Sau khi xuất hàng bán cho các doanh nghiệp trong nước, công ty sẽ tiến hành thu hồi tiền hàng nhanh chóng để giảm mức thấp nhất lãi suất phải trả cho Ngân hàng, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và đạt được lợi nhuận cao.2.2.4.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng và Ngân hàng.Sau khi kí hợp đồng, thông thường trong vài ngày sau khi kí hợp đồng công ty Viagara Sawmilling sẽ gửi cho công ty Vinafor Saigon một bộ chứng từ nháp bao gồm hợp đồng; invoice; packing list; vận đơn bản photo, để công ty chuẩn bị và thực hiện một số công việc và các giấy tờ liên quan cho việc nhập khẩu lô hàng như đăng ký kiểm dịch thực vật hay là mở tờ khai hải quan điện tử. Bên bán đã lập xong bộ chứng từ, họ sẽ gửi lên ngân hàng thông báo LC, ngân hàng này sẽ gửi Bộ chứng từ và đòi tiền Ngân hàng phát hành LC (đối với tín dụng trong bộ chứng từ kèm theo thì ngân hàng thông báo LC là ngân hàng Westpac Banking Corporation, Ngân hàng phát hành LC là ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh). Sau khi nhận được bộ chứng từ, Ngân hàng Vietcombank sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ.Kiểm tra đối chiếu các điều kiện, điều khoản của hợp đồng, vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển (BL), giấy chúng nhận xuất xứ (CO), các giấy tờ liên quan như giấy chứng nhận bảo hiểm. Nhân viên chịu trách nhiệm trong hợp đồng này sẽ kiểm tra lại các điều kiện, điều khoản trong hợp đồngvà các thông tin trong các chứng từ:31 Hợp đồng (contract): Bên bán (seller): Niagara Sawmilling Co,ltd. Điạ chỉ: 74 Kennington Roat, P.O.Box 542 Invercargill, New Zealand. Bên mua (Vinafor SaiGon). Địa chỉ: 64 Trương Định, quận 3, tp Hồ Chí Minh, Việt Nam. Số hợp đồng: J447 Rev11. Ký ngày: 02022016. Điều khoản giao hàng theo Incoterms được áp dụng: CIF Cat Lai, Ho Chi Minh City, Incoterms 2010. Thời gian giao hàng: giữa tháng 3. Điều khoản thanh toán: 100% irrevocable sight LC (100% LC trả ngay không hủy ngang). Nguồn gốc hàng: New Zealand Mô tả hàng hóa:gỗ thông xẻ nhóm 4, Loại Industrial.,Quy cách: 253250100200mm, dài từ 2,4m đến 6m,Tên khoa học Pinus Radiata; tổng số lượng là 126m3; đơn giá là 200USDm3; tổng trị giá là 25200, được đóng trong 3 container 40HC). Hóa đơn thương mại (commercial invoice): Số hóa đơn: NIA22460, do công ty Niagara Sawmilling phát hành ngày: 31012016. Hóa đơn cho công ty: Vinafor Saigon JCO. Địa chỉ: 64 Trương Định, quận 3, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Fax no: 8489325982. Tel: 8489327298. Số hợp đồng: J447 Rev11. Ký ngày 02022016. Điều kiện thương mại: CIF Cat Lai, Ho Chi Minh City, Incoterms 2010. Đồng tiền: đô la Mỹ (USD). Mô tả hàng hóa: gỗ thông xẻ nhóm 4, Loại Industrial, Tên khoa học PineRadiata.Quy cách: 253250100200mm, Số lượng: 126.492m3 và được đóng trong 3 container 40HC, đơn giá: 200m3, tổng trị giá: 25.298,4 USD. Đóng gói: theo tiêu chuẩn Xuất khẩu và đóng trong container. Nguồn gốc: New Zealand. 32 Gửi hàng: hàng được gửi trên con tàu: MSC VIENNA số FC614R từ cảng BLUFF, New Zealand đến cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh, Việt Nam theo điều kiện CIF. Chi tiết Ngân hàng: Ngân hàng Westpac Banking, địa chỉ: tòa nhà Auckland, lầu 2, số 79 đường Queen, PO Box 53, Auckland New Zealand.Tên tài khoảng: Niagara Sawmilling Co Ltd; số tài khoảng: 100841USD374001.Mã Swift: WPACNZ2W.Hóa đơn có chữ ký của công ty Niagara Sawmilling. Phiếu đóng gói (detailed packing list): gồm có 3 tờ Thông tin người gửi hàng: Niagara Sawmilling Co,ltd. Điạ chỉ: 74 Kennington Roat, P.O.Box 542 Invercargill, New Zealand. Bên nhận thông báo: Vinafor Saigon JCO. Địa chỉ: 64 Trương Định, quận 3, tp Hồ Chí Minh, Việt Nam. Fax no: 8489325982. Tel: 8489327298. Số hợp đồng: J447 Rev 12 Số LC: 002337101601790. Điều kiện thương mại: CIF Cat Lai port, Hochiminh City, Vietnam, Incoterms 2000. Đóng gói: theo tiêu chuẩn Xuất khẩu và đóng trong container. Số booking: 233CH0235861 Cảng bốc: BLUff PORT, NEWZEALAND. Cảng dỡ: CAT LAI, HO CHI MINH, VIETNAM. Tên tàu: MSC VIENNA FC614R. Số container số seal (gồm có 3 container): CARU9657210750206; CARU9651418 750201; GLDU0894106750210. Mô tả thông tin chi tiết về lô hàng gỗ:Tên hàngquy cách hàng hóa: gỗ thông xẻ nhóm 4, Loại Industrial, Tên khoa học Pine Radiata. Quy cách: 253250100200mm.Tổng số kiện: 46 pk.....

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG

LỜI CẢM ƠN

Thông qua bài báo cáo tốt nghiệp này, em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể Ban giám hiệu cùng toàn thể giáo viên trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại, đặc biệt là giáo viên chủ nhiệm của lớp cùng với các thầy cô khoa Thương mại Quốc tế đã diều dắt và hết lòng dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức cũng như kinh nghiệm trang bị cho em những điều cần thiết trong suốt quá trình học Và quan trọng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Văn Tám

đã hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập cũng như hoàn thành bài báo cáo

Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty VINAFOR SAIGON, đầu tiên cảm ơn chú Tô Ngọc Ngời- Tổng giám đốc công ty VINAFOR SAIGON đã nhận em vào thực tập tại công ty và đặc biệt là các nhân viên trong phòng kinh doanh đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập và tận tình hướng dẫn và cung cấp cho em những tài liệu cần thiết trong suốt thời gian thực tập tại công ty để hoàn thành tốt bài báo cáo.Và có cơ hội vận dụng

lý thuyết đã học vào thực tế trước khi tốt nghiệp, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế quý giá

Trong thời gian học 3 năm tại trường đã giúp em tích lũy được nhiều kiến thức chuyên môn cũng như các kỹ năng cần thiết cùng với những kinh nghiệm thực

tế trong quá trình thực tập sẽ là hành trang giúp ích cho em trong tương lai

Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến mọi người Và xin kính chúc sức khỏe và thành công đến quý nhà trường và toàn thể nhân viên công ty VINAFOR SAIGON Kính chúc nhà trường ngày một phát triển và đào tạo nhiều nhân tài cũng như công ty VINAFOR SAIGON ngày càng lớn mạnh và có chổ đứng vững chắc trên thị trường thế giới góp phần vào việc phát triển đất nước

TP.HCM ngày tháng 06 năm 2016

LÊ THỊ MỸ DUYÊN

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP

- -

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

- -

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

···

··· TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016

LỜI MỞ ĐẦU

Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế gần 30 năm qua đã mở ra không gian phát triển mới cho nền kinh tế Việt Nam, mở rộng quan hệ hợp tác Việc gia nhập vào Cộng đồng kinh tế ASEAN vào cuối năm 2015 và Việt Nam đã hoàn tất đàm phán

để ký kết Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), đây là một Hiệp định

được kỳ vọng sẽ trở thành một khuôn khổ thương mại toàn diện Vì vậy Việt Nam

sẽ đón nhận nhiều cơ hội và thách thức hơn, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

Do đó việc đàm phán và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một khâu không thể thiếu trong quá trính xuất nhập khẩu Làm thế nào để có thể ký kết những hợp đồng nhập khẩu với những điều kiện, điều khoản có thể tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình và giữ được khách hàng đó là cả một quá trình thực hiện và hoàn thiện nó Do đó để hiểu được cả quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, em chọn đề tài “TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

GỖ NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN SAIGON (VINAFOR SAIGON)” để có dịp đi sâu vào thực

tế, để hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện tổ chức hợp đồng nhập khẩu Và vận dụng

lý thuyết đã học vào thực tế và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài xoay quanh các quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ tại công ty VINAFOR SAIGON, gồm có ba phần chính: giới thiệu chung về công ty; đi sâu nghiên cứu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng; từ đó nhận xét và đưa ra một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty Nền tảng của việc nghiên cứu dựa trên những kiến thức đã học tại trường, và trong quá trình thực tập tại công ty qua sự hướng dẫn của giáo viên.Vì trình độ thực tế và kinh nghiệm còn giới hạn nên bài viết sẽ không tránh khỏi những sai sót và hạn chế Em kính mong nhận được sự góp ý chân thành của các anh chị trong công ty và các thầy cô

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP 2

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 3

LỜI MỞ ĐẦU 4

MỤC LỤC 5

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 7

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU 8

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ 9

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN SÀI GÒN( VINAFOR SAIGON) 10

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 10

1.1.1 Giới thiệu về công ty 10

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 12

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty: 13

1.2.1 Chức năng: 13

1.2.2 Nhiệm vụ: 13

1.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự: 14

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 14

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 14

1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động trong 3 năm gần đây: 15

1.4.1 Tình hình xuất khẩu: 15

1.4.2 Tình hình nhập khẩu: 17

1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013-2015 20

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIÊN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ NGUYÊN CÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFOR SAIGON 23

2.1 Phân tích tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ nguyên công tại công ty

cổ phần Vinafor SaiGon trong 3 năm gần đây 23

2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Vinafor SaiGon 25

2.2.1 Tìm đối tác, ký kết hợp đồng: 25

2.2.2 Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan 26

2.2.3 Sơ đồ quy trình thực hiện: 27

2.2.4 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ của công ty cổ phần Vinafor SaiGon 28

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ 52

3.1 Nhận xét chung: 52

3.1.1 Thuận lợi: 53

3.1.2 Khó khăn: 54

3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ tại công ty Vinafor Saigon 55

3.2.1 Kiến nghị về phía công ty: 55

3.2.2 Kiến nghị về phía nhà nước: 58

KẾT LUẬN 61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

PHỤ LỤC 63

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT B/L: Bill of loading- vận đơn đường biển

BCT: Bộ chứng từ

COC: Certificate Of Compliance-Giấy chứng nhận của tuân thủ C/O: Certificate of Origin- giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

CIF/CFR/FOB: điều kiện incoterm 2010

CFS: container freight station fee-phí kho bãi đối với hàng lẻ D/O: delivery order-lệnh giao hàng

MSC: Mediterranean Shipping Company-hãng tàu

THC: Terminal Handling Charge-phí bốc xếp hàng.

USD: United States dollar-đô la mỹ

VNACCS/ VCIS: Hệ thống thông quan tự động

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Phân tích cơ cấu mặt hàng xuất khẩu

Bảng 1.2: phân tích cơ cấu các thị trường xuất khẩu

Bảng 1.3: Phân tích cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu

Bảng 1.4: Phân tích cơ cấu các thị trường nhập khẩu

Bảng 1.5: Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty trong 3 năm Bảng 1.6: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013-2015

Bảng 2: Bảng đánh giá nhà cung ứng NIAGARA năm 2015

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013-2015

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 2: Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan

Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình thực hiện

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN SÀI GÒN (VINAFOR SAIGON)

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU LÂM

SẢN SÀI GÒN

 Tên tiếng anh: SAIGON FOREST PRODUCTS EXPORT-IMPORT AND PRODUCTION JOINT STOCK COMPANY

 Tên giao dịch quốc tế viết tắc: Vinafor Saigon jco

 Trụ sở chính: 64 Trương Định, phường 7, quận 3, thành phố hồ chí minh

 Logo công ty:

 Cơ quan quản lý cấp trên: TỔNG CÔNG TY LÂM NGHIỆP VIỆT NAM

(VINAFOR –VIETNAM FOREST CORPORATION)

VinaFor Saigon Jco là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất bàn ghế gỗ trong nhà và ngoài trời tại Việt Nam Những sản phẩm bàn ghế của công

ty có được sự tin tưởng của nhiều đối tác nước ngoài nhờ vào chất lượng bảo đảm, mẫu mã phong phú và giá cả hợp lý Hiện sản phẩm của công ty đã được xuất sang các thị trường Châu Âu, Bắc Mỹ và Nhật Bản

Đồng thời công ty cũng là nhà cung cấp gỗ xẻ, gỗ tròn và MDF uy tín cho thị trường trong nước Gỗ tròn và gỗ xẻ do công ty VinaFor Sài Gòn cung cấp được nhập khẩu từ New Zealand, Chile, Uruguay và Malaysia …

Lĩnh vực kinh doanh chính:

* CHẾ BIẾN GỖ:

Là nhà sản xuất, công ty có 02 xí nghiệp ở hai địa điểm khác nhau

1) XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LÂM SẢN XUẤT KHẨU MỸ NGUYÊN

2) XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN GỖ XUẤT KHẨU LONG BÌNH TÂN

Tổng diện tích 60,000 m2, với hơn 700 công nhân và kỹ sư tay nghề cao, năng suất hàng tháng là 50x40' tùy thuộc vào mẫu mã và loại gỗ Chúng tôi đảm bảo việc kiểm soát chất lượng trong suốt quá trình sản xuất luôn tuân thủ những tiêu chuẩn nghiêm ngặt Từ kiểu dáng, lựa chọn nguyên liệu, độ ẩm đến thành phẩm, chất lượng là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi

Chứng nhận ISO:

Chất lượng là điều kiện sống còn của công ty Chất lượng không chỉ thỏa mãn yêu cầu khách hàng mà còn đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững công ty Với hệ thống quản lý chất lượng của công ty sẽ tạo sự tin tưởng của khách hàng về chất lượng sản phẩm Số chứng nhận ISO của công ty là 00273-2007-AQ-SNG-UKAS

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Năm 1975, Bộ ngoại thương quyết định cho phép tổng công ty Xuất Nhập khẩu Lâm sản Sài Gòn phía Nam đặt trụ sở chính tại 64 Trương Định, phường 7, quận 3, TP Hồ Chí Minh

Năm 1986, Bộ Thương nghiệp bàn giao lại cho Bộ Lâm nghiệp chức năng xuất khẩu lâm sản Trên cơ sở đó, đầu năm 1990, Bộ Lâm nghiệp quyết định thành lập Tổng Công ty Dịch vụ Sản xuất và Xuất Nhập khẩu Lâm sản III theo quyết định số 34/HĐBT ngày 03/02/1990 trên cơ sở Công ty Xuất Nhập khẩu Lâm sản III cũ và Liên hiệp chế biến Lâm sản III

Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam – Vinafor được thành lập năm 1995 theo quyết định số 667/TCLĐ ngày 04/10/1995 cuả Bộ Nông nghiệp và Phát Triển Nông Thôn với quy mô hoạt động trên phạm vi cả nước với 57 thành viên Trong đó có Công ty Xuất Nhập khẩu Lâm sản Sài Gòn được thành lập theo quyết định số 183/TCLĐ ngày 23/3/1995 trên cơ sở của Tổng Công ty Xuất Nhập khẩu Lâm sản III

Ngày 18/01/1996, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ra quyết định số 77NN-TCCB/QĐ ngày 23/01/1996 sát nhập Công ty Bảo quản lâm sản và Vật tư

Kỹ thuật, Công ty Cơ khí Lâm nghiệp Sài Gòn và Công ty Xuất Nhập khẩu Lâm sản Sài Gòn thành Công ty Sản xuất và Xuất Nhập khẩu Lâm sản Sài Gòn

Từ ngày 01/01/2006, Công ty Sản xuất và Xuất Nhập khẩu Lâm sản Sài Gòn chuyển sang hoạt động theo hình thức cổ phần với tên giao dịch chính thức là Công

ty Cổ phần Sản xuất và Xuất Nhập khẩu Lâm sản Sài Gòn, theo quyết định số 1769/QĐ/BNN-TCCĐ ngày 19/01/2005 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103004152 ngày 16/12/2005 Từ đó đến nay, Công ty đã không ngừng thúc đẩy kinh doanh, phát huy được lợi thế của mình, ngày càng có uy tín và

vị thế trên thị trường đồ gỗ trong và ngòai nước

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

1.2.1 Chức năng:

Sản xuất, kinh doanh, nuôi trồng lâm sản và các sản phẩm nông lâm kết hợp

Chế biến sản xuất và mua bán gỗ, các sản phẩm từ gỗ, hàng trang trí nội thất, hàng thủ công mỹ nghệ, đồng thời xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng lâm sản, chủ yếu là bàn ghế ngoài trời, bàn ghế trong nhà, gỗ tròn, gỗ xẻ

Thực hiện các dịch vụ khoa học kĩ thuật, đầu tư và cung ứng vật tư, kĩ thuật lâm nghiệp, công nghệ chế biến gỗ, lâm sản cho các đơn vị kinh tế lâm-công-nông nghiệp trong vùng

Đầu tư trồng và khai thác rừng

Ngoài ra kinh doanh khách sạn, dịch vụ du lịch, kho bãi, xây dựng địa ốc,…

1.2.2 Nhiệm vụ:

Tổ chức nuôi trồng, khai thác,thu mua trên cơ sở tái sản xuất mở rộng tài nguyên rừng để sản xuất ra nhiều mặt hàng có giá trị kinh tế cao, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu Đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu,làm đầu mối xuất nhập khẩu, giao dịch và kí kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước

Bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, thực hiện nghiêm chỉnh kỹ thuật an toàn và an toàn lao động, đào tạo và nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên chức, chăm

lo cải thiện điều kiện lao động và công tác của cán bộ nhân viên

1.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự:

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh:

Kinh doanh nội địa và nhập khẩu.Nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh

và thực hiện các phương án kinh doanh được tổng giám đốc duyệt Đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đúng pháp luật

Tham mưu cho HĐQT trong hoạt động nhập khẩu kinh doanh, ký kết hợp đồng và đôn đốc tiến độ hợp đồng

Phòng kinh doanh có 5 thành viên

Trong đó, Nguyễn Văn Khoa (trưởng phòng) có nhiệm vụ:

Tổ chức và chỉ đạo thực hiện tất cả hoạt động kinh doanh của phòng

Giao dịch, tìm kiếm thị trường, đối tác, nhà cung ứng hàng nhập khẩu

Lập phương án kinh doanh

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

g

PHÒNG KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG

g

PHÒNG KINH DOANH

g

XN CHẾ BIẾN GỖ XUẤT KHẨU LONG BÌNH TÂN

Tham mưu cho tổng giám đốc về ĩnh vực kinh doanh của công ty,tổ chức theo dõi, quản lý, thu hồi công nợ

Báo cáo hoạt động của phòng cho Hội dồng quản trị, Ban kiếm soát, Tổng giám đốc theo điều lệ công ty

1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động trong 3 năm gần đây:

Qua bảng số liệu trên ta thấy: giá trị các mặt hàng xuất khẩu từ năm

2013-2015 biến động không ngừng Tổng giá trị xuất khẩu năm 2014 tăng 995.753 USD

so với năm 2013 Từ bảng phân tích cho thấy tăng mạnh nhất là bàn ghế ngoài trời với 178.25%, còn bàn ghế trong nhà và các mặt hàng khác cũng tăng tương đối Nguyên nhân là do tình hình kinh tế, xã hội Việt Nam năm 2014 phát triển theo hiều hướng tích cực, nền kinh tế phục hồi khá nhanh trong điều kiện kinh tế thế giới còn nhiều diễn biến phức tạp Về phía công ty, ngay từ đầu năm công ty đã có đơn hàng

ổn định xuất đến tháng 5 Điều kiện sản xuất đã được chuẩn bị sẵn sàng, đồng bộ cho sản xuất hàng loạt Ngoài ra, thương hiệu Vinafor là một lợi thế nên đã dành được nhiều đơn đặt hàng lớn

Đến 2015 tình hình giá xăng dầu thế giới giảm mạnh trong khi đó tình hình trong nước thì lại giảm rất thấp so với thế giới vì vậy đòi hỏi giá bán ra cũng phải

giảm để cạnh tranh với các đối thủ khác nhưng chi phí thật sự lại giảm không đáng

kể dẫn đến hiệu quả thấp Biến động tỉ giá cộng với lãi suất Ngân hàng tăng và luôn duy trì ở mức cao gây khó khăn cho kinh doanh gỗ nguyên liệu và gây áp lực trả lãi vay do công ty chủ yếu sử dụng nguồn vốn vay nên tổng giá trị xuất khẩu giám 1.251.865 USD so với năm 2014 Từ bảng phân tích cho thấy, tất cả 3 mặt hàng xuất khẩu đều giảm trong 2015

Trong số các mặt hàng xuất khẩu ở trên, xuất khẩu nhiều nhất là bàn ghế trong nhà chiếm tỷ trọng hơn 50% Năm 2013, mặt hàng này chiếm tỷ trọng gần 62% nhưng giảm vào năm 2014 (xuống còn 53%) và tăng nhẹ trong năm 2015 (lên đến 57%) Nguyên nhân do thị trường Bắc Mỹ chưa phục hồi mạnh mẽ và giá cả công ty chưa cạnh tranh được với nhà cung cấp Trung Quốc Ngoài ra, thị hiếu của người tiêu dùng thay đổi, sự đòi hỏi ngày càng khắc khe về mẫu mã và kiểu dáng

Đơn hàng bàn ghế ngoài trời (xuất sang thị trường chính là Châu Âu) không tăng về mặt giá cả, sản lượng giảm nên hiệu quả trên từng đơn hàng không cao Do

đó, đến năm 2015 chỉ đạt 1.210.924 USD chiếm tỷ trọng còn 33,46%

Các mặt hàng khác như: giường gỗ, tủ gỗ…biến đổi không ngừng Năm

2014 tăng nhẹ so với năm 2013, đến năm 2015 chỉ đạt 74,74% so với năm 2014

Bảng 1.2: Phân tích cơ cấu các thị trường xuất khẩu:

thị trường chiếm tỷ trọng cao nhất Đây là hai thị trường tiềm năng mà công ty đang hướng vào Tuy nhiên, đơn hàng không liên tục do hai thị trường này đang trong tình trạng bất ổn của nền kinh tế thế giới Sáu tháng cuối năm, đơn hàng cũ thì giãn thời gian sản xuất hàng Yêu cầu về gỗ có chứng nhận hợp pháp, nguồn gốc rõ ràng tại hai thị trường này ngày càng nghiêm ngặt hơn (Mỹ: LACEY; Châu Âu: FLEGT)

Đối với thị trường Châu Á (chủ yếu là Nhật) và các thị trường khác, tỷ trọng xuất khẩu của công ty qua các thị trường này liên tục giảm Nguyên nhân do từ quý III/2015, công ty nhận đơn hàng với nhiều chi tiết nhỏ xuất đi Nhật Trong khi đó, mặt hàng mới chưa quen tay; khâu tổ chức sản xuất chưa chặt chẽ, trình độ quản lý,

kĩ thuật và công nhân có tay nghề yếu dẫn đến tình trạng chất lượng hàng chưa ổn định, hàng sản xuất ra phải sửa lại nhiều lần làm phát sinh thêm nhiều chi phí

Bên cạnh đó, giá cả công ty chưa cạnh tranh được với Trung Quốc và một số nhà cung cấp khác Mặt khác, tình trạng công nhân” vào- ra” thường xuyên dẫn tới năng suất và chất lượng thấp, không đều

Qua bảng phân tích thấy rõ Bắc Mỹ và Châu Âu là hai thị trường tiềm năng

mà công ty đang hướng vào Vì đây là hai thị trường lớn, mức thu nhập người dân trên hai thị trường này cao, thị hiếu tiêu dùng đồ gỗ nội thất và ngoài trời cao Còn Châu Á và các thị trường khác công ty cũng đang đầu tư để tìm kiếm đối tác lớn để

có những đơn đặt hàng cố định

Nguyên nhân của việc giảm nhập khẩu trong những năm qua giảm là do tình hình kinh tế trong nước gặp nhiều khó khăn, nhu cầu tiêu dùng của người dân giảm, thu hồi công nợ chậm Mặt khác, số lượng và giá trị đơn hàng xuất khẩu giảm dần

từ năm 2013-2015 nên công ty hạn chế việc nhập khẩu gỗ

Năm 2013-2015, do tình hình kinh tế trong nước còn nhiều khó khăn, nhu cầu tiêu thụ của người dân Đòng bằng sông Cửu Long giảm mạnh và thu hồi công

nợ quá chậm nên công ty giảm sản lượng nhập khẩu gỗ tròn và các loại gỗ khác Sản lượng nhập khẩu gỗ tròn chiếm gần một nữa kim ngạch nhập khẩu năm 2013

(47,27%) đã giảm dần qua cát năm và xuống còn 23,57% năm 2015 Tương tự như

gỗ tròn thì các loại gỗ khác cũng lần lược giảm nhẹ qua các năm từ 11,97% năm

Mặt dù, giá trị nhập khẩu giảm liên tục từ năm 2013- 2015, tuy nhiên sản lượng nhập khẩu từ thị trường New Zealand lại tăng Đến năm 2015, tỷ trọng thị trường New Zealand đã tăng lên đến 71% bởi vì trong những năm gần đây nhu cầu nhập gỗ thông xẻ từ thị trường New Zealand của công ty tăng cao, còn nhu cầu nhập gỗ tròn giảm mạnh đẫn đến tỷ trọng nhập khẩu ở thị trường Chile giảm mạnh (năm 2015 còn 15%) Giá trị và tỷ trọng nhập khẩu ở trị trường khác (Urguayu) và các thị trường cũng có sự biến động không ngừng từ năm 2013- 2015

1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013-2015

Trong nhiều năm qua, kinh doanh xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động chủ chốt của công ty Vinafor Saigon, hoạt động này đã đóng một tỷ trọng rất lớn vào mức tăng trưởng chung của toàn bộ công ty Đặc biệt là kinh doanh nhập khẩu gỗ đã giúp công ty thu được nhiều lợi nhuận và đạt được hiệu quả kinh tế cao

Bảng 1.5 Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty trong 3 năm qua:

Trị giá (USD)

Tỷ trọng(%)

Trị giá (USD)

Tỷ trọng(%)

Trị giá (USD)

(Nguồn báo cáo của phòng kinh doanh)

Bảng 1.6: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013-2015

(Nguồn: Báo cáo của phòng kinh doanh)

Biểu đồ 1:Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013-2015

Qua bảng 1.5 ta thấy, kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm khá cao

Tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu biến động qua các năm , năm 2013 là 47,26%, năm

2014 tăng lên 55,99% và tới năm 2015 thì giảm xuống còn 50,42% Tuy có biến động giảm vào năm 2015 nhưng nhìn chung đây là một dấu hiệu tốt chứng tỏ công

ty đang đẩy mạnh xuất khẩu để thu về nguồn ngoại tệ tăng thu nhập cho doanh nghiệp nói riêng và cho quốc gia nói chung, sản phẩm luôn được cải tiến, đa dạng hóa các mặt hàng đồ gỗ nội thất để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong thời

kì kinh đang trên đã phát triển Trong khi đó tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu giảm rõ rệt qua các năm, năm 2014 giảm từ 52,74% xuống còn 44,01% đến năm 2015 thì

có sự tăng nhẹ đạt 49,58% Tuy kim ngạch nhập khẩu giảm nhưng nhìn chung vẫn chiếm tỷ trong đáng kể, phần nào quyết định kết quả kinh doanh của công ty Công

ty nhập phần lớn gỗ nguyên liệu đậu vào không chỉ để cung cấp cho sản xuất của công ty mà phần lớn là để cung cấp cho các công ty khác với mục đích kinh doanh Hiện nay công ty chủ yếu nhập khẩu mặt hàng gỗ nguyên liệu gồm gỗ tròn và gỗ thông xẻ cho các nhà máy sản xuất nội địa ở đồng bằng sông Cửu Long, ở Bình Định và các tỉnh miền Nam

Qua bảng số liệu (bảng 1.6) và biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, ta thấy rằng trong 3 năm trở lại đây, tình hình sản xuất kinh doanh của công

ty đạt được kết quả khả quan Nhìn chung, tổng doanh thu khá cao và lợi nhuận sau thuế đạt được tương đối cao, chứng tỏ rằng công ty đang hoạt động có hiệu quả dù

có biến động giảm trong năm 2015 Điển hình, năm 2014 công ty đã đạt được doanh

doanh thu lợi nhuận trước

thuế lợi nhuận sau thuế

năm 2013 năm 2014 năm 2015

thu 226.112 (triệu đồng) với lợi nhuận sau thuế là 7.810 (triệu đồng) Năm 2015, tuy doanh thu có giảm sút nhưng lợi nhuận sau thuế tuy có giảm nhưng không quá thấp, giảm 2,25% so với năm 2014 Sở dỉ, lợi nhuận năm 2014 cao hơn năm 2013 vì trong năm này gỗ nguyên liệu nhập vào với giá thấp, hơn nữa nhu cầu tiêu thụ gỗ của các doanh nghiệp trong nước tương đối mạnh, làm cho giá gỗ công ty bán ra được tăng dẫn đến lợi nhuận năm 2014 tương đối cao so với những năm trước Đến năm 2015 giảm nhẹ xún còn 6.432 (triệu đồng) tuơng đương 2,25%, dù vào năm này tình hình kinh tế thế giới biến động do giá xăng dầu giảm đến mức kỷ lục nhưng tình hình giá xăng dầu trong nước có giảm nhưng chi phí giá vốn, chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp đều tăng, và tình hình lạm phát vẫn tiếp tục, đồng thời bùng nổ cơn sốt chạy đua tăng lãi suất của các ngân hàng thương mại đã tạo nên cơn sốt bão giá khiến cho doanh thu giảm Bên cạnh những khó khăn doanh nghiệp cũng nhận được một số hỗ trợ của chính phủ như cắt giảm thuế xuất khẩu, nhập khẩu từ 1%-6%, tiếp tục hỗ trợ lãi suất vay 2% cho các khoảng vay trung và dài hạn tạo điều kiện cho doanh nghiệp có điều kiện tiếp cận vay vốn tốt hơn từ đó phát triển doanh nghiệp theo chiều hướng tích cực và chuẩn bị đón nhận những cơ hội và thách thức hiệp định kinh tế chuẩn bị trong đầu năm 2016

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIÊN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GỖ

NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFOR SAIGON

2.1 Phân tích tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ nguyên container tại công ty cổ phần Vinafor SaiGon trong 3 năm gần đây

Trong 3 năm gần đây công ty đã tổ chức thực hiện và ký kết nhiều hợp đồng nhập khẩu gỗ với nhiều đối tác khác nhau, và có một số hợp đồng ổn định, đa số là những đối tác quen biết lâu năm như công ty Craigpine Timber LTD; Niagara Sawmiling CO LTD; Kauri Timber Products LTD; Tachikawa Forest Products LTD; SRS New Zeland LTD; Mcalpines Timber LTD; City Foest; Bright Wood NZLTD; International Timber Solutions; Access Pacific Limber; Palmas International CO, LTD;… và một số những công ty mới hợp tác như Waimate Timber Processing Limiter; Madexpo LTD;… cụ thể:

Năm 2013: Căn cứ theo kết quả của phòng kinh doanh trong năm nay công

ty đã ký kết được 64 bản hợp đồng với các công ty nước ngoài, trong đó không có bản hợp đồng nào bị vi phạm về khả năng cung cấp, giá cả, chất lượng, hay thời gian giao hàng Cho thấy các đối tác đã rất xem trọng chữ tín và thực hiện các quy định trong hợp đồng rất tốt, tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa đôi bên

Năm 2014: Số hợp đồng mà công ty ký kết đã tăng lên đáng kể, khẳn định

công ty đã kinh doanh có hiệu quả , số lượng gỗ nhập về đáng kể phục vụ cho sản xuất của công ty đồng thời là một trong những nhà cung cấp gỗ lớn trong nước thu

về nhiều lợi nhuận trong công ty Nhưng ngược lại, trong năm này có một số bảng hợp đồng không đạt được yêu cầu đã đưa ra

Năm 2015: Bên cạnh những đối tác cũ, trong năm nay công ty đã mở rộng

hợp tác với một số nhà cung cấp mới như Stoney Hurst Timber LTD, Pinestar Timber LTD, Eurocew Wood Products LTD Công ty đã thực hiện được 112 hợp đồng nhập khẩu gỗ nguyên liệu từ những đối tác trên, tăng gần 1,4 lần so với năm

2014 Đa số là từ các đối tác quen biết lâu năm như công ty Niagara Sawmilling CO,LTD; công ty CraigPine Timber LTD; công ty Kauri Timber Products LTD

Bảng đánh giá các nhà cung ứng tiêu biểu:

Bảng 2.1: Bảng đánh giá nhà cung ứng NIAGARA năm 2015:

đồng

thiếu kiện

Thời gian giao hàng

hạng

hạng

(Nguồn: số liệu phòng kinh doanh) Theo bảng đánh giá mà phòng kinh doanh đã thống kê ở trên thì dù là đối tác quen biết và tuy không có trường hợp nào thiếu kiện nhưng vấn đề vi phạm về hợp đồng

về giao hàng trễ vẫn xảy ra, nhưng cũng không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng gỗ Tuy vậy tình hình này vẫn xem xét và phải cải tiến hơn trong quá trình hợp tác của hai bên trong tương lai

2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Vinafor SaiGon

2.2.1 Tìm đối tác, ký kết hợp đồng:

Bộ phận kinh doanh dựa trên nhu cầu sản xuất của công ty và nhu cầu của khách hàng nội địa, tìm kiếm đối tác có nguồn cung cấp phù hợp cả về sản phẩm và giá cả có tính cạnh tranh để tiến tới thiết lập mối quan hệ với đối tác để tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu Đặc biệt cẩn trọng khi thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng như đặc điểm hàng hóa, giá cả, điều kiện thương mại, ngày giao hàng, hình thức giao hàng, phương thức thanh toán và một số điều khoản liên quan khác

Sau khi thỏa thuận giao dịch các điều khoản trong hợp đồng, bên nhà xuất khẩu sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng hai bên ký kết và thực hiện hợp đồng

Thông thường nội dung hợp đồng gồm 14 điều khoản:

 Tên hàng- chất lượng- Số lượng

 Điều khoảng và điều kiện chung khác

Tuy nhiên hợp đồng không phải lúc nào cũng đầy đủ các điều kiện điều khoản trên Tùy vào từng trường hợp và mức độ tin tưởng giữa các bên đối tác mà

áp dụng các điều khoản vào hợp đồng Các điều khoản phải đảm bảo có tính rõ ràng và chính xác

Niagara Sawmilling là đối tác thân quen, nhà cung cấp hàng đầu của Vinafor SaiGon vì vậy việc ký kết hợp đồng giữa hai bên trở nên dễ dàng và đơn giản hơn dựa trên việc hợp tác lâu dài

Thông thường công ty Vinafor Saigon sẽ ký hợp đồng nhập khẩu gỗ xẻ từ công ty Niagara Sawmilling và một số đối tác khác với điều khoản thương mại phần lớn theo giá CIF và thanh toán 100% Irrevocable sight L/C nói chung Hay hợp đồng nhập khẩu gỗ xẻ với công ty Niagara Sawmilling có số hợp đồng là J447 REV

1-1 ký ngày 02/03/2016, với tổng số lượng là 162.000m3 có nguồn gốc từ New Zealand, tương đương tổng giá trị 25.200USD được đóng trong 3 cont 40HC, giao hàng trong giữa tháng 03, điều kiện giao hàng của hợp đồng là CIF Ho Chi Minh City (Cat Lai) dựa trên Incoterm 2010 Hai bên chọn phương thức thanh toán là L/C (100% L/C trả ngay không hủy ngang), vì đây là phương thức thanh toán hạn chế rủi ro nhất

2.2.2 Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan

Niagara Sawmilling là một đối tác lớn của Vinafor SaiGon trong lĩnh vực nhập

khẩu gỗ, đã có mối quan hệ từ lâu Vinafor SaiGon là một nhà cung cấp gỗ nguyên liệu lớn cho thị trường trong nước và chế biến các sản phẩm từ gỗ để xuất khẩu, có thâm niên trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm nông lâm kết hợp

Mediterranean Shipping Company SA (MSC) là đường dây vận chuyển lớn

thứ hai trên thế giới về công suất tàu container Là một công ty tư nhân, tính đến cuối tháng 12 năm 2014, MSC đã hoạt động 471 tàu container với công suất tiêu thụ của 2.435.000 đơn vị tương đương hai mươi foot (TEU) Các Geneva -headquartered công ty hoạt động trong tất cả các cảng lớn của thế giới, cảng quan trọng nhất của MSC là Antwerp tại Bĩ Dịch vụ mở rộng từ vận chuyển hàng hóa đơn giản đến quản lý và vận hành những chương trình tổng quát liên quan đến vận tải đa phương thức, kho bãi và hoạt động phân phối

Niagara Sawmilling là đối tác của công ty, phần lớn các hợp đồng nhập khẩu

của công ty đều mua hàng theo giá CIF và CFR nên người bán sẽ là người thuế phương tiện vận tải để đưa hàng tới cảng đến Và nhà xuất khẩu (Niagara

WESTPAC NEW ZEALAND HÃNG TÀU

MSC

VINAFOR SAIGON

HÃNG TÀU MSC

NIAGARA SAWMILLING

VIETCOMBANK

(VIỆT NAM)

Sawmilling) sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm A (bảo hiểm 110% giá trị lô hàng mà mình cần mua Công ty thường ký bảo hiểm với công ty Bảo hiểm Dầu khí

để mua bảo hiểm cho lô hàng của công ty mình

2.2.3 Sơ đồ quy trình thực hiện:

Xin giấy phép nhập khẩu

2.2.4 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ của công

ty cổ phần Vinafor SaiGon

2.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Gỗ thông xẻ và gỗ tròn là mặt hàng nhập khẩu tự do, không theo hạn ngạch hay theo giấy phép của Bộ Công Thương hoặc bộ quản lý chuyên ngành Vì thế công ty không cần tiến hành xin giấy phép nhập khẩu cho các hợp đồng nhập khẩu

gỗ xẻ và gỗ tròn

2.2.4.2 Mở L/C

Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thanh toán bằng L/C Việt mở L/C là do phòng tài chính kế toán thực hiện Giao dịch với Ngân hàng do phòng kinh doanh thực hiện, thêm vào phương án kinh doanh do phòng kinh doanh lập sẵn cộng với số tiền ký quỹ là 10% trị giá hợp đồng Sau khi ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh sẽ soạn thảo thư yêu cầu phòng tài chính kế toán mở L/C kịp đúng hạn với bên xuất khẩu

Sau khi nhận được đơn đề nghị mở L/C từ Phòng kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán sẽ đến Ngân hàng lấy mẫu đơn xin mở L/C tại ngân hàng Vietcombank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh cho công ty Niagara Sawmilling hưởng lợi Dựa vào nội dung cơ bản của hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết, nhưng nhà nhập khẩu có thể thêm một số nội dung có lợi cho mình, công ty tiến hành mở L/C và chuẩn bị tiền ký quỷ và chi phí mở L/C với những nội dung của các trường điện được lập cẩn thận và chính xác để hạn chế việc tu chỉnh L/C

Sau khi Ngân hàng mở (Vietcombank) phát hành L/C, công ty sẽ nhận được một bản sao L/C đó Công ty xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của công ty để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của công ty Nếu có bất kỳ một sự sai lệch nào, công ty sẽ thông báo ngay cho Ngân hàng Vietcombank để có điều chỉnh, sửa đổi

Một số nội dung cần chú ý kiểm tra kỹ của L/C:

 Trường điện 31C (ngày phát hành L/C): 160308

 Trường điện 31D (ngày và địa điểm hết hạn hiệu lực của L/C): 160420 tại ngân hàng chiết khấu

 Trường điện 50 (người yêu cầu mở L/C): Vinafor SaiGon JCO, Địa chỉ: 64 Trương Định, quận 3, tp Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Trường điện 59 (người thụ hưởng L/C): Niagara Sawmilling Co,ltd Điạ chỉ:

74 Kennington Roat, P.O.Box 542 Invercargill, New Zealand

 Trường điện 32B (số tiền L/C): 25.200USD

 Trường điện 39A (dung sai % của số tiền): 10/10

 Trường điện 41D (cách thực hiện L/C): ANY BANK BY L/C trả ngay cho phép chiết khấu

NEGOTIATION- Trường điện 42C (hối phiếu): hối phiếu trả ngay 100% giá trị hóa đơn

 Trường điện 43P (giao hàng từng phần): PERMITIED- cho phép

 Trường điện 43T (chuyển tải): PERMITIED- cho phép

 Trường điện 44E (cảng bốc): ANY NEW ZEALAND PORT- tại bất kỳ cảng nào tại New Zealand

 Trường điện 44F (cảng dỡ): CAT LAI PORT, HO CHI MINH, VIETNAM

 Trường điện 44C (ngày giao hàng chậm nhất): 160320

 Trường điện 45A (mô tả hàng hóa): trong trường điện này thể hiện nội dung:

gỗ thông xẻ nhóm 4, Loại Industrial, Tên khoa học Pine Radiata

Quy cách: 25/32/50*100-200mm, Số lượng: 126m3 và được đóng trong 3 container 40HC, đơn giá: 200/m3, tổng trị giá: 25.200USD, dung sai 10% Đóng gói: theo tiêu chuẩn Xuất khẩu và đóng trong container

Điều kiện thương mại: CIF Cat Lai, Ho Chi Minh City, Incoterms 2000

Nguồn gốc: New Zealand

Hợp đồng số J447 Rev1-1, ký ngày 02/03/2016

 Trường điện 46A (những chứng từ yêu cầu xuát trình):

Hóa đơn thương mại được ký 3 bản gốc

Đầy đủ bộ vân đơn sạch theo lệnh ngân hàng Vietcombank Việt Nam chi nhánh Hồ Chí Minh, có đóng dấu cước phí trả trước (FREIGHT PREPAID)

và có thể hiện số L/C Và được phát hành bởi công ty Mediterranean shipping

Giấy kiểm dịch thực vật phát hành bởi cơ quan có thẩm quyền bên New Zealand

Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại New Zealand cấp

Phiếu đóng gói 3 bản gốc

Giấy chứng nhận bảo hiểm với nội dung là bao gồm tất cả các rủi ro cho 110% giá trị hóa đơn

Chú ý: Ðể tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém, công ty

(Vinafor SaiGon) kiểm tra chính xác và thật cẩn thận khi lập L/C và có thể fax đơn xin mở L/C đến nhà xuất khẩu (Niagara Sawmilling) xem trước và xin ý kiến Công

ty sẽ xem L/C bản gốc và đề nghị tu chỉnh nếu cần để bảo vệ quyền lợi cho mình

2.2.4.3 Thanh toán hợp đồng:

Sau khi kiểm tra bộ chứng từ nháp của bên đối tác gửi xong, và việc giao hàng đã được thực hiện, khi đó bộ chứng từ gốc được gửi đến ngân hàng mở L/C (Vietcombank) Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ và sẽ tiến hành thanh toán cho bên đối tác Và công ty Vinafor sẽ tiến hành thanh toán cho ngân hàng để nhận bộ chứng từ gốc Trong trường hợp này, công ty mở L/C đã tiến hành ký quỹ 10% giá trị hợp đồng Ngân hàng sẽ khấu trừ số tiền này vào tài khoản của công ty, số còn lại sẽ được tính theo lãi suất thỏa thuận giữa công ty và Ngân hàng cho đến khi công ty thanh toán đủ cho Ngân hàng Sau khi xuất hàng bán cho các doanh nghiệp trong nước, công ty sẽ tiến hành thu hồi tiền hàng nhanh chóng để giảm mức thấp nhất lãi suất phải trả cho Ngân hàng, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và đạt được lợi nhuận cao

2.2.4.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng và Ngân hàng

Sau khi kí hợp đồng, thông thường trong vài ngày sau khi kí hợp đồng công ty Viagara Sawmilling sẽ gửi cho công ty Vinafor Saigon một bộ chứng từ nháp bao gồm hợp đồng; invoice; packing list; vận đơn bản photo, để công ty chuẩn bị và thực hiện một số công việc và các giấy tờ liên quan cho việc nhập khẩu lô hàng như đăng ký kiểm dịch thực vật hay là mở tờ khai hải quan điện tử

Bên bán đã lập xong bộ chứng từ, họ sẽ gửi lên ngân hàng thông báo L/C, ngân hàng này sẽ gửi Bộ chứng từ và đòi tiền Ngân hàng phát hành L/C (đối với tín dụng trong bộ chứng từ kèm theo thì ngân hàng thông báo L/C là ngân hàng Westpac Banking Corporation, Ngân hàng phát hành LC là ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh) Sau khi nhận được bộ chứng

từ, Ngân hàng Vietcombank sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ

Kiểm tra đối chiếu các điều kiện, điều khoản của hợp đồng, vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển (B/L), giấy chúng nhận xuất xứ (C/O), các giấy tờ liên quan như giấy chứng nhận bảo hiểm Nhân viên chịu trách nhiệm trong hợp đồng này sẽ kiểm tra lại các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng

và các thông tin trong các chứng từ:

- Nguồn gốc hàng: New Zealand

- Mô tả hàng hóa:gỗ thông xẻ nhóm 4, Loại Industrial.,Quy cách: 25/32/50*100-200mm, dài từ 2,4m đến 6m,Tên khoa học Pinus Radiata; tổng số lượng là 126m3; đơn giá là 200USD/m3; tổng trị giá là 25200, được đóng trong 3 container 40HC)

 Hóa đơn thương mại (commercial invoice):

- Số hóa đơn: NIA22460, do công ty Niagara Sawmilling phát hành ngày: 31/01/2016

- Hóa đơn cho công ty: Vinafor Saigon JCO Địa chỉ: 64 Trương Định, quận

3, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Fax no: 8489325982 Tel: 8489327298

- Số hợp đồng: J447 Rev1-1 Ký ngày 02/02/2016

- Điều kiện thương mại: CIF Cat Lai, Ho Chi Minh City, Incoterms 2010

- Đồng tiền: đô la Mỹ (USD)

- Mô tả hàng hóa: gỗ thông xẻ nhóm 4, Loại Industrial, Tên khoa học Pine Radiata

Quy cách: 25/32/50*100-200mm, Số lượng: 126.492m3 và được đóng trong 3 container 40HC, đơn giá: 200/m3, tổng trị giá: 25.298,4 USD

- Đóng gói: theo tiêu chuẩn Xuất khẩu và đóng trong container

- Nguồn gốc: New Zealand