Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng thuyết trình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á TIỂU LUẬN HỌC PHẦN:KỸ NĂNG MỀM TÊN : KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Sinh viên thực : Nguyễn Phương Thảo Ngày sinh : 05/04/2002 Khoa : DCTCNH 12.10.2 Mã sinh viên : 20210813 Giáo viên : Tô Phương Oanh Lớp:DCTCNH12.10.2 Khóa: 12 Hà Nội , tháng 01 Năm 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á NGUYỄN PHƯƠNG THẢO TÊN TIỂU LUẬN: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Họ tên sinh viên: Nguyễn Phương Thảo Ngày sinh:05/04/2002 Khóa:k12 Lớp:DCTCNH12.10.2 Ngành: Tài Chính Ngân Hàng Điểm tiểu luận Bằng chữ: Bằng số: CÁN BỘ CHẤM CÁN BỘ CHẤM (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Hà Nội , tháng 01 Năm 2022 MỤC LỤC Tổng quan kỹ thuyết trình 1.1 Tổng quan thuyết trình 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Các loại thuyết trình 1.2 Tầm quan trọng kỹ thuyết trình 1.3 Những lỗi thực thuyết trình Xây dựng cấu trúc thuyết trình 2.1 Chuẩn bị cho thuyết trình 2.1.1 Thính giả - Họ ai? 2.1.2 Nhu cầu thính giả: 2.2 Xây dựng cấu trúc thuyết trình theo cơng thức BIKER: Kỹ thực thuyết trình 3.1 Kỹ chuẩn bị công cụ hỗ trợ thuyết trình: 3.1.1 Kỹ thiết kế Slide Power Point 3.1.2 Công cụ trực quan khác: 3.2 Kỹ kiểm soát căng thẳng lo lắng 3.2.1 Hiện tượng run sợ nói trước đám đơng 3.2.2 Cách kiểm soát nỗi sợ lo lắng thuyết trình: 10 3.3 Sử dụng ngôn ngữ 11 3.4 Kỹ sử dụng ngôn ngữ thể 12 3.4.1 Ý nghĩa ngôn ngữ thể 12 3.4.2 Lưu ý sử dụng ngơn ngữ thân thể thuyết trình 13 3.5 Kỹ nắm bắt diễn biến thính giả 14 3.5.1 Nắm bắt tình hình 14 3.5.2 Thay đổi tình hình 15 3.6 Xử lý trả lời câu hỏi thính giả 15 3.7 Đánh giá kết thuyết trình 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Khái niệm thuyết trình Tầm quan trọng kỹ thuyết trình Những lỗi thực thuyết trình 1.1 Tổng quan thuyết trình 1.1.1.Khái niệm Thuyết trình đơn giản nói trước đám đơng Bạn nhìn thấy người ta thuyết trình khắp nơi chí bạn thuyết trình đơi lúc bạn khơng nhận thơi Bạn sinh viên, bạn nói đề tài, đề án giao trước lớp Bạn đội trưởng đội bóng đá, bạn trình bày chiến thuật cho trận đấu tới cho toàn đội Bạn anh chàng muốn rước cô nàng làm vợ, bạn phải nói với gia đình ta…Những tơi vừa nêu thuyết trình! Vài khái niệm thuyết trình: “Thuyết trình trình bày rõ ràng vấn đề trước nhiều người Thuyết trình nghệ thuật, người thuyết trình ví nghệ sĩ hay diễn viên đứng trước cơng chúng, thuyết trình kỹ phát triển thông qua kinh nghiệm đào tạo” Hay “Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người nghe vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe” Hay “Thuyết trình giao tiếp nói chuyện với đám đơng” 1.1.2.Các loại thuyết trình Phân loại thuyết trình dựa vào mục tiêu nó, có: Thuyết trình để cung cấp thơng tin; Thuyết trình để thuyết phục Thuyết trình để gây cảm hứng - Thuyết trình cách truyền đạt ý tưởng thơng tin: Ví dụ thầy giáo giảng bài, bạn lớp trưởng thông báo vấn đề trước lớp - Thuyết trình thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe: Ví dụ nhân viên bán hàng thuyết trình thuyết phục khách hàng mua sản phẩm buổi hội thảo, trưởng phịng marketing thuyết phục ban lãnh đạo cơng ty chiến dịch marketing cho công ty thời gian tới - Thuyết trình gây cảm hứng: Lãnh đạo cơng ty phải nói với nhân viên chủ đề nhằm kích thích tinh thần làm việc, diễn giả thuyết trình chủ đề đó, vị tướng nói chuyện với ba quân trước ngày trận 1.2 Tầm quan trọng kỹ thuyết trình Tất lĩnh vực đời sống, thuyết trình tốt tạo vị cao, kính nể từ cá thể khác Trong lĩnh vực trị nhà thuyết trình tài ba, họ người lãnh đạo giới: Barack Obama, Fidel Castro, Mather Luther King, John Kenedy, Hồ Chí Minh…Trong lĩnh vực giáo dục, bạn có nhận giáo viên khơng nói trước đám đơng hấp dẫn khơng làm cho học sinh hiểu bài, có kiến thức sâu rộng Tơi biết, bạn gắn cho thầy cô danh hiệu hay “Tiến sĩ gây mê” Trong lĩnh vực kinh tế, quản lý, giám đốc giỏi không người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà cịn phải người có khả thuyết trình tốt, nhà lãnh đạo có làm cho nhân viên hiểu làm theo chiến lược định hướng mà đề Qua nêu chắn hẳn nhận kỹ thuyết trình kỹ quan trọng tập hợp tất yếu tố kỹ khác như: tự tin, sử dụng ngôn từ, ngôn ngữ thân thể, lập luận chặt chẽ, sáng tạo…Vì có câu nói “Bạn nói trước đám đơng đời bạn thế” Do đó, kỹ thuyết trình bước thiếu đường thành công Kỹ thuyết trình kỹ khó hồn tồn rèn luyện Thuyết trình có vai trị quan trọng sau: - Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu - Thuyết trình đóng vai trị to lớn thành cơng cá nhân 2 - Thuyết trình nghề tạo thu nhập cao Bạn sinh viên, bạn mong nhà lãnh đạo quan, bạn mong có thu nhập cao, bạn muốn phải nể phục bạn rèn cho kỹ thuyết trình Đó điều thực tế bạn chuẩn bị cho tương lai Trong lần diễn thuyết trường sinh viên ngành quản trị kinh doanh Đại học Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett Bill Gates nhận câu hỏi: “Chúng tơi nên làm để ln thăng tiến công việc?” Buffett trả lời “hãy dành thời gian để phát triển kỹ thuyết trình” Dù bạn ai, bạn làm cơng việc gì, dù bạn có kiến thức tài giỏi nhiều đến đâu nữa, bạn truyền đạt cho người khác hiểu bạn muốn bạn khó thành cơng Vì vậy, rèn luyện kỹ thuyết trình cho ngày rút ngắn đường đến thành công bạn Và điều quan trọng là, bạn thuyết trình giỏi, bạn dễ thuyết phục người khác Và hình ảnh mà hầu hết người đạt đến vị trí lãnh đạo cần có 1.3.Những lỗi thực thuyết trình Các thuyết trình khơng thành cơng, người trình bày phạm phải hay nhiều lỗi sau : - Đọc trước đám đông: “Triệu chứng” bệnh chăm chăm đọc tồn soạn tờ giấy mà quên không tương tác với người nghe, khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán người thuyết trình khó lơi người khác vào nội dung mà muốn diễn đạt - Nội dung thiếu trọng tâm: có nhiều thuyết trình xong, khán giả về khơng nhớ nội dung mà diễn giả nói Có nhiều thuyết trình lạc đề, lan man, thiếu tập trung người thuyết trình thiếu kỹ việc xây dựng nội dung truyền tải thông điệp - Sử dụng ngôn ngữ thân thể khơng phù hợp: Một thuyết trình kết hợp nhuần nhuyễn ba yếu tố: Ngơn từ, giọng điệu (lời nói) ngơn ngữ thể (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười ), ngơn ngữ thể chiếm vị trí quan trọng việc tạo nên lơi thuyết trình Nếu q lạm dụng lời nói, ngơn từ q khơ khan học thuật tác động thuyết trình tới học viên hạn chế 3 - Ánh mắt: Một người nói thiếu kinh nghiệm ánh mắt thường đảo liên tục, hay nhìn lên nhìn xuống, liếc ngang liếc dọc Ánh mắt hướng lên biểu kiêu ngạo coi thường người nghe, ánh mắt nhìn xuống, có nghĩa diễn giả xấu hổ, sợ hãi hay hối hận điều đó; ánh mắt nhìn trái, nhìn phải biều hốt hoảng hay lúng túng nói mà nhìn cửa sổ diễn giả có lẽ khơng thèm để ý đến người nghe - Thiếu chuẩn bị: Không chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại Để thuyết trình thành cơng, ln phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, cơng tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Nhiều thuyết trình khơng có cấu trúc logic dễ gây hiểu lầm cho khán giả, từ làm giảm tính thuyết phục nói Hầu hết thuyết trình thành cơng thuyết trình chuẩn bị cách chu đáo, mà bạn thuyết trình thuyết phục bạn ứng khẩu, chuẩn bị nhiều, run sợ nhiều thuyết trình bạn dễ dàng thành công XÂY DỰNG CÂU TRÚC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH Chuẩn bị cho thuyết trình Xây dựng nội dung thuyết trình theo cơng thức BIKER 2.1 Chuẩn bị cho thuyết trình Khơng phải sinh có khả thiên bẩm nhà thuyết trình giỏi khơng phải bạn có khả thiên bẩm thuyết trình bạn thiếu chuẩn bị bạn khơng thất bại có nghĩa bạn khơng thành cơng Có nhiều giai đoạn thuyết trình thành cơng đến từ giai đoạn Để thành cơng thuyết trình cần thuyết trình gia phải có chuẩn bị kỹ lưỡng Trong thuyết trình “khơng chuẩn bị đồng nghĩa với thất bại” Chuẩn bị tốt chìa khóa cho thuyết trình thành cơng Bạn chuẩn bị chu đáo,thì hội thành cơng cao Để chuẩn bị cho cách truyền đạt thông điệp hiệu cần lưu ý tìm hiểu kỹ trình độ văn hóa quan điểm khán thính giả 2.1.1 Thính giả - Họ ai? Có thể chia làm nhóm chính: - Thính giả biết – Diễn giả biết ít: vấn đề ý tưởng cần mẻ; cần có chuẩn bị cơng phu; phải chuẩn bị ý tưởng rõ ràng; cần có thảo luận nhóm - Thính giả biết – Diễn giả biết nhiều: vấn đề đưa cần trình bày đơn giản, dễ hiểu; lưu ý nhỏ đừng qn thính giả khơng hiểu biết - Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết ít: đừng để rơi vào tình này; cố gắng tìm hiểu xem thính giả cần gì; cần thảo luận nhóm - Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết nhiều: khả xảy tranh cãi cao; kích thích đưa ý tưởng mới; dùng phương pháp thảo luận nhóm 2.1.2 Nhu cầu thính giả: Nếu bạn biết số người nghe có quan điểm cứng rắn, thận trọng nêu lên vấn đề tranh cãi tay có chứng cứ, lập luận tốt Ngoài ra, nên nhớ hài hước không lúc gây phản cảm Do vậy, bạn sử dụng câu chuyện vui, lời nói đùa lúc để đem lại hiệu cao Số lượng người nghe ảnh hưởng đến kết cấu thuyết trình Nếu có người nghe, bạn trả lời câu hỏi người nghe cách cụ thể, đề nghị người nghe cho biết ý kiến vấn đề trình bày Cịn trường hợp có đơng người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính chiều Trong trường hợp này, rõ ràng, xác dễ hiểu yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt buổi thuyết trình 2.2 Xây dựng cấu trúc thuyết trình theo cơng thức BIKER: Một thuyết trình dù ngắn hay dài cấu trúc dựa phần: Mở bài, thân kết Ba nội dung tóm tắt cơng thức dễ nhớ : BANG – mở ấn tượng Thực thuyết trình giống bạn đóng chiến đinh vào ván, phát búa phải thật mạnh Trong giai đoạn khán giả tập trung vào bạn nhiều mở đầu thật ấn tượng Hãy tránh mở đầu nhàm chán cách “hôm trình bày bạn đề tài…” Bạn cần tạo ý khán giả giữ lấy điều Tạo cho khán giả vài phút thú vị câu chuyện vui, hình ảnh ngộ nghĩnh gây cười Hãy khoan giới thiệu bạn mà khiến cho khán giả bạn thấy thích thú với bạn trước đã, tự động họ muốn biết bạn họ có ấn tượng với bạn nhiều Lưu ý: +Việc lựa chọn phần mở phải phù hợp với tính cách bạn chủ đề trình bày +Phong cách tự nhiên, chân thành -> nét riêng thân -> dễ thuyết phục INTRODUCTION – giới thiệu sơ lược ý thuyết trình Sau phần mở đầu phấn giới thiệu nội dung bạn thuyết trình, giới thiệu ý mục tiêu thuyết trình Bạn đừng qn nói thời gian mà bạn thuyết trình với khán giả KEYPOINT – trình bày ý Thơng điệp mà khán giả mang theo sau buổi thuyết trình gì? Đó ý mà bạn nên lặp lặp lại thuyết trình Hãy nói cách ngắn gọn thơng điệp Một số chun gia khun nên tóm tắt thơng điệp khơng q 30 giây viết lên đằng sau danh thiếp nói lên khơng q 15 từ Thơng thường thuyết trình ngắn nên có thơng điệp thuyết trình dài khơng có q thơng điệp Số lượng ý tùy thuộc vào: + Các thông điệp bạn cần truyền đạt + Thời lượng trình bày bạn có + Ln nhớ thơng điệp tốt EXAMPLES – ví dụ Con người vốn lập trình để phản ứng lại với câu chuyện Những câu chuyện giúp tập trung dễ dàng nhớ nội dung Nếu bạn sử dụng câu chuyện buổi thuyết trình mình, khán giả bạn thích thú tham gia vào câu chuyện nhớ thông điệp mà bạn gửi gắm vào câu chuyện Thật ý kiến hay để bắt đầu câu chuyện, điều xa bạn lái thut trình theo chiều hướng kể chuyện.Vai trị ví dụ: - Giúp làm rõ thơng điệp bạn cần truyền tải - Tránh ví dụ mang tính hài hước xa rời thực tế RECAP – điểm lại ý Phần kết luận cần gọn gàng đơn giản, nhắc lại luận dẫn đến kết luận Luận lý cho việc rút kết luận hay thông điệp Vì thế, sau nhắc lại luận cứ, xác nhận lại kết luận thông điệp thuyết trình Hãy kết thúc thuyết trình cách: - “và điều cuối tơi muốn bạn nhớ…” - “và điều muốn bạn nhớ …” - “tôi muốn kết thúc thuyết trình câu nói…” - “điều cuối tơi muốn nhắc lại là…” KỸ NĂNG THỰC HIỆN BÀI THUYẾT TRÌNH Kỹ chuẩn bị cơng cụ hỗ trợ thuyết trình Kỹ kiểm soát căng thẳng lo lắng Sử dụng ngôn ngữ Kỹ sử dụng ngôn ngữ thể Kỹ nắm bắt diễn biến thính giả Xử lý trả lời câu hỏi thính giả Đánh giá kết thuyết trình 3.1 Kỹ chuẩn bị công cụ hỗ trợ thuyết trình: 3.1.1 Kỹ thiết kế Slide Power Point Hiện nay, để hỗ trợ trình bày thuyết trình, doanh nghiệp hay trường học, người ta thường sử dụng thiết bị trình chiếu projector phần mềm hỗ trợ Power Point Những hình ấn tượng mà người nghe tiếp cận thuyết trình Một slide chuẩn, đẹp bước khởi đầu tạo nên thành cơng cho thuyết trình Đây phần có thời gian nhiều để chuẩn bị hồn tồn chủ động đầu tư Theo lời khuyên đến từ Guy Kawasaki Apple thiết kế Slide Power Point: Chứa không 10 slides; Dài không 20 phút; Sử dụng kích thước font chữ khơng 30 Điều quan trọng để bạn không đưa nhiều thông tin Việc đưa nhiều thông tin slide khiến người xem bị rối không 12 nắm thơng tin slide Một slide hiệu qủa thơng tin tốt, người diễn giả người truyền tải Slideshow Tuy nhiên, bạn có 20 slides khơng hẳn bạn có thuyết trình – mà loạt slides Để có thuyết trình tốt, địi hỏi bạn phải rèn luyện thực tập nhiều Vậy, thiết kế slide phục vụ buổi thuyết trình, bạn cần nắm nguyên tắc +Số lượng slide: tốt + Hình thức slide: chữ nhiều hình ảnh biểu đồ + Cỡ chữ đủ lớn cho người cuối thính phịng nhìn thấy Cỡ chữ: từ 28 trở lên, chữ dùng cho tựa đề lớn + Mỗi slide nên có khoảng dịng, ngun tắc 6x6 dịng khơng q chữ slide khơng q dịng + Tuân thủ nguyên tắc tương phản: sáng – chữ tối ngược lại + Tuyệt đối tránh lỗi tả ngữ pháp 3.1.2 Cơng cụ trực quan khác: Máy chiếu Power Point công cụ hỗ trợ hiệu buổi thuyết trình Tuy vậy, nhận thức, cảm nhận hành động người tổng hợp giác quan: nghe, nhìn, đụng chạm, ngửi, nếm Vì thuyết trình, để truyền thơng điệp người trình bày phải sử dụng cơng cụ hỗ trợ trực quan kết hợp với phương tiện nghe nhìn hiệu Các phương tiện nghe nhìn để hỗ trợ cho người trình bày ngày đại phong phú: - Bảng đen sử dụng phấn trắng, phấn màu - Bảng trắng với bút viết nhiều màu khác - Bảng ghim, bảng lật để đính kèm hình vẽ - Flip chart ghi từ khóa - Phim nhựa, băng video, máy projector, overhead, máy chiếu vật thể, datashow - Các loại bút chì, bút điện tử hỗ trợ trình chiếu sử dụng máy chiếu - Các hình vẽ màu sắc - Các mơ hình mơ Điều cần lưu ý sau lựa chọn công cụ trình bày hiệu quả: Khi biết chắn phải sử dụng phương tiện nghe nhìn để hỗ trợ thuyết phục cho thuyết trình, bạn nên lưu ý đến điểm sau: - Chọn vị trí thích hợp đặt phương tiện hỗ trợ đảm bảo người nhìn thấy - Các phương tiện hỗ trợ nhìn phải giải thích rõ ràng xác - Hãy đảm bảo tất tất thính giả thấy cơng cụ hỗ trợ thuyết trình - Dành thời gian luyện tập trình bày phương tiện hỗ trợ nghe nhìn - Khi khơng cịn sử dụng cất chúng 3.2 Kỹ kiểm sốt căng thẳng lo lắng 3.2.1 Hiện tượng run sợ nói trước đám đơng Run sợ nói trước đám đơng chuyện bình thường tâm lý chung đa số người Một số người cảm thấy hoàn toàn thoải mái đứng trước khán thính giả để thuyết trình Thậm chí, họ cịn cảm thấy thích thú có dịp đứng trước cử tọa Tuy nhiên, với phần đông người khác, người lâu vốn e dè thiếu tự tin giao tiếp, việc phải đứng nói chuyện trước đám đông lại điều khiến họ cảm thấy lo sợ, chí, cịn đáng lo sợ tất nỗi sợ khác Hầu tất người cảm thấy căng thẳng lần đầu thuyết trình trước nhiều người Tâm lý căng thẳng làm cho hoạt động bạn không tự nhiên Do bạn nên làm cách để kiểm soát cảm xúc thân, nhằm đạt hiệu cao thuyết trình Để giải trạng thái căng thẳng thần kinh, bạn cần đoán biết xác định triệu chứng căng thẳng thường tác động đến thân Một triệu chứng thường gặp nơn nao lịng nghĩ tới điều tiêu cực Các biểu cụ thể miệng khơ, tay run, lịng bàn tay đổ mồ hơi… Để tránh điều này, bạn cố gắng giảm thiểu khả xảy cố ý muốn Hãy bắt đầu việc chuẩn bị kỹ lưỡng Kiểm tra xem công cụ, thiết bị hỗ trợ nghe nhìn chuẩn bị sẵn sàng chưa Điều giúp bạn có thời gian tập trung chuẩn bị cho thân trước bắt đầu thuyết trình Bạn nên động viên bạn chuẩn bị cho buổi thuyết trình kỹ lưỡng nên chuyện diễn dự kiến Nói nỗi lo sợ phải thuyết trình, nhiều bạn cịn lãng phí thời gian sức lực cho suy nghĩ tiêu cực, kiểu như: - Có lẽ khơng nên nhận lời mời thuyết trình - Mình nhận làm cơng việc nguy hiểm - Có lẽ chuẩn bị chưa đủ - Từ trước tới giờ, khơng thể trình bày ý tưởng hay - Ước từ chối buổi thuyết trình ngày mai Thay suy nghĩ tiêu cực bạn nghĩ tới điều tích cực: - Bạn chấp nhận thực tế, khơng hồn hảo Bất cảm thấy lo lắng nơn nóng số trường hợp Và thân cảm thấy lo lắng phải thuyết trình khơng phải ngoại lệ - Khi thuyết trình, bạn vừa người cung cấp thơng tin, người nói chủ đề Có thể bạn am hiểu chủ đề thính giả, cịn việc thính giả giỏi bạn lĩnh vực chun mơn nghề nghiệp khác điều bình thường - Bạn chuẩn bị thật tốt cho thuyết trình Cơng sức thời gian chuẩn bị yếu tố thiếu để thành công nhiều lĩnh vực sống - Bạn cần có thái độ thực tế việc thuyết trình đừng nên cầu tồn - Thực hành thư giãn cách hít thở sâu hình dung người tự tin thuyết trình Ngồi ra, theo tác giả Sherri Thomas - tác giả "5 bước để xây dựng thương hiệu cá nhân" cho lo lắng thuyết trình trước đám đơng điều bình thường Tuy nhiên, thuyết trình trơi chảy, tự tin, bạn xây dựng uy tín cho thân tạo ảnh hưởng lớn cho nghiệp" 3.2.2 Cách kiểm sốt nỗi sợ lo lắng thuyết trình: Bắt đầu từ thuyết trình ngắn: lần thuyết trình coi vừa làm vừa học, đừng bắt đầu với dài hẳn từ 30 phút trở lên Thời gian kéo dài đồng nghĩa với nội dung thuyết trình chun sâu, địi hỏi người thực phải có kinh nghiệm kỹ cần thiết để để lơi người Khó thành cơng trọn vẹn lần đầu thuyết trình, thế, bạn nên tranh thủ thực hành ngắn gọn, chẳng hạn phát biểu họp, tham gia ý kiến buổi hội nghị bàn tròn… Sẵn sàng để sai lầm: cần trình bày nội dung đó, đừng nghĩ thứ diễn trơi chảy hình thức lẫn nội dung Những người nghe bạn trình bày có người kiến thức sâu rộng, chuyên môn vững bạn, việc họ có phản hồi trái chiều với ý kiến bạn nêu điều dễ hiểu Vì thế, bước vào buổi thuyết trình, bạn nên chuẩn bị tâm lý, sẵn sàng cho sai lầm mắc phải Thực hành kỹ: để có buổi thuyết trình thành cơng, tốt hết bạn nên dành thời gian tập dượt trước Khán giả bạn bè, người thân, người mà bạn thực tin tưởng đóng góp với bạn ý kiến hữu ích Thomas cho rằng, chia sẻ với bạn bè, người thân hay đồng nghiệp giúp bạn củng cố kiến thức lựa chọn cách thức trình bày phù hợp Dành thời gian cho câu hỏi: tùy vào đối tượng số lượng công chúng, bạn nên dành thời gian để giải đáp câu hỏi họ nêu sau kết thúc thuyết trình Nếu số lượng người tham dự đông, bạn cần nhiều thời gian để trả lời câu hỏi mà họ thời gian nghiên cứu Tuy nhiên, Thomas gợi ý, bạn chắn khơng thể giải đáp hết thắc mắc người, "đừng để rơi vào cảm giác căng thẳng, bị nén nồi áp suất đầy hơi, thay vào đó, xin phép xếp trò chuyện riêng để cung cấp cho họ thông tin chi tiết" Đừng băn khoăn chun mơn mình: bạn khơng phải chun gia lĩnh vực khơng có nghĩa bạn khơng thể cung cấp cho người nghe thuyết trình với nhiều nội dung hữu ích "Tơi ln khuyến khích người cách nghĩ, khơng phải người giỏi nhất, thông minh lĩnh vực Vì thế, việc chia sẻ ý tưởng, kinh nghiệm chiến lược thân với người có chút vướng mắc Khơng đọc lại ngun văn slide: slide chuẩn bị sẵn tài liệu tốt đừng lúc nhìn chằm chằm đọc slide Theo Thomas, bạn nên học cách thuyết trình theo ý mình, diễn đạt theo văn phong đối thoại để người nghe cảm thấy hứng thú đọc cho 10 họ nghe hiển hình máy chiếu - Chuẩn bị sẵn sàng Mọi chuẩn bị hữu ích, từ việc chọn trang phục, địa điểm đến vị trí đứng nói bạn nên sẵn sàng để đứng trước đám đông, lúng túng điều Vì thế, Thomas ln khun rằng, người nên có chuẩn bị lâu dài muốn có buổi thuyết trình thành cơng 3.3 Sử dụng ngôn ngữ Ngôn ngữ phương tiện giao tiếp chủ yếu người Thuyết trình dung ngơn ngữ nói Khi sử dụng ngơn ngữ nói, cần đạt yêu cầu sau: - Diễn đạt rõ ràng, sáng, mạch lạc, dễ hiểu, cô đọng thơng tin - Phải giàu hình ảnh, truyền cảm dễ nhớ Số lượng từ nhiều, phong phú, sinh động, giàu hình ảnh dễ gây ấn tượng, cảm xúc mạnh - Người nói phải nắm trình độ hiểu biết người nghe, biết điều chỉnh cách nói cho phù hợp với trình độ đặc điểm tâm lý người nghe - Phong cách nói phải trí tuệ, khoa học đơi phải pha lẫn hài hước - Khi cần, nhắc lại điểm yếu để gợi nhớ cho người nghe Trong nói, tốc độ nói hồn tồn phụ thuộc vào người nghe Với đối tượng cao tuổi cần nói chậm, nhẹ nhàng thuyết trình trước hội trường toàn niên cần hào hùng, hoành tráng thuyết phục thuyết trình phải ln quan sát đo phản ứng người nghe với cách trình bày ta để điều chỉnh cho phù hợp Tóm lại, tốc độ nói bị điều chỉnh tâm người nói trao đổi chia sẻ biểu hiện, phản ứng người nghe Cũng rót nước, với cốc to ta rót khác, với cốc nhỏ ta rót khác Điều quan trọng mà người thuyết trình cần nhớ lời nói phải phù hợp với nội dung, hoàn cảnh đối tượng Tốc độ trình bày nhanh chậm ảnh hưởng đến ý người nghe, đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà khơng có chủ ý Kiểm sốt tốc độ nói giúp bạn cải thiện chất lượng lời nói Thơng thường, tốc độ nói trung bình 100 – 120 từ/phút, khả nghe lại cao gấp lần Điều có nghĩa là, ta nói với tốc độ trung bình, khán giả cịn thời gian để suy nghĩ lập luận phản biện Việc nói q nhanh khiến tâm trí người nghe khó tập trung suy nghĩ nói Trong đó, nói chậm kéo dài lê thê khiến người nghe trở nên mệt mỏi, chán nản dễ dàng đốn bạn nói 11 Giọng nói thể nhiều đặc điểm người thuyết trình Qua giọng nói, nhận biết giới tính, tuổi tác, quê quán Giọng nói thể trình độ học vấn người thuyết trình Tâm trạng quan hệ với thính giả thể rõ qua giọng nói - Âm lượng: Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe Giọng nói dù to hay nhỏ phải có sinh lực, có khí lực có sức thuyết phục Khi thuyết trình,bạn phải dùng tồn thể cho việc nói khơng dùng miệng để nói Chỉ có giọng nói ta mói có sinh lực thuyết phục thính giả Thêm vào độ cao thấp, trầm bổng nói Giọng nói ta giống nhạc cụ thuyết trình nhạc Ta chơi nhạc hay, thính giả chăm lắng nghe, vỗ tay tán thưởng Nếu nhạc ta chậm, đều, họ ngủ gật, vấn đề ta nói quan trọng đến đâu - Phát âm: Âm vực phải chuẩn, trịn vành rõ chữ, khơng méo tiếng hay nuốt chữ, khơng nhầm lẫn âm Nói cho dễ nghe, tránh sử dụng giọng đại phương nặng nề - Độ cao: Giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo Vậy muốn nói to, nói vang, nói ngày khơng biết mệt, ta phải phát âm nào? Nếu phát âm cổ họng, ta dễ bị bệnh nghề nghiệp luồng qua cổ họng làm tổn thương họng dây quản Nếu phát âm cửa miệng - Chất lượng: Theo nguyên lý phát âm, luồng từ phổi chạm vào dây quản phát nguyên âm Các nguyên âm kết hợp với phụ âm hình dạng lưỡi, mơi, tạo thành âm nói Âm cộng hưởng khoang miệng bắn Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràng âm phải nổ khoang miệng, vòm cộng minh Cũng giống hét hang động, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền Muốn nói to, rõ, âm mạnh mẽ, tiếng phải phát từ khoang miệng - Điểm dừng: Văn nói khác văn viết, với văn viết, đọc đoạn trên, đoạn dưới, xem dấu chấm câu để hiểu người viết định nói Nhưng với văn nói, câu cách nói khách dẫn đến cách hiểu khác 3.4 Kỹ sử dụng ngôn ngữ thể 3.4.1 Ý nghĩa ngôn ngữ thể Trong khoảnh khắc, gửi thông điệp không lời cách vơ thức Trong thuyết trình vậy, vận dụng ngôn ngữ thể để khẳng định thêm thông điệp muốn chuyển tải Nếu bạn trạng thái thoải mái vận dụng ngôn ngữ thể cách tự nhiên, thơng điệp chuyển tải tăng thêm sức thuyết phục người nghe 12 Ngôn ngữ thể, bao gồm: cử chỉ, động tác thể qua ánh mắt, nụ cười, hành động bàn tay tưởng đơn giản lại có tác dụng hiệu quả, giúp truyền đạt tới người khác ý nghĩ, tình cảm… khó diễn đạt trực tiếp lời Để hiểu rõ khái niệm Phi ngôn ngữ, phân biệt với Ngôn ngữ Ngôn ngữ nội dung thuyết trình diễn giả nói viết Phi ngơn ngữ giọng nói (bao gồm yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ cao…) hình ảnh thể (bao gồm thính giả nhìn thấy: nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…) ta thuyết trình Để thuyết trình thành cơng ngồi yếu tố nội dung, diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe giọng nói, dáng điệu cử chỉ, trang phục, ánh mắt quan sát hội trường 3.4.2 Lưu ý sử dụng ngôn ngữ thân thể thuyết trình Ánh mắt: Giao tiếp ánh mắt có hiệu tốt việc xây dựng mối quan hệ thân mật người nói thính giả Bạn nhìn bao qt tồn người nghe, cố gắng thu hút ý người ngồi xa bục phát biểu Thơng thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt người nghe tỏ quan tâm hứng thú đến thuyết trình, bỏ qua người nghe có thái độ trung lập hay chống đối Bạn nên nhớ, người cảm thấy khơng diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cực nhiều so với người diễn giả tâm thu hút Trong hội trường cách quan sát hiệu chia hội trường thành nhóm nhỏ phương pháp giúp người nói quan tâm tới thính giả hội trường thính giả có cảm giác quan tâm Mỗi ý ta dừng nhóm người cá nhân Dáng đứng: Thơng thường người sợ hãi tìm chỗ dựa Ta vậy, động tác thường xuyên hay gặp người thuyết trình tựa vào bàn Nhưng xương sống đỡ thể Ta tựa vào bàn, tưởng thoải mái thực mỏi làm gò ép quan phát âm khiến giọng nói khơng mạnh mẽ, vang xa Dáng đứng loại ngôn ngữ thể, mang tính minh hoạ điều tiết Khi ta nói hào hùng, thuyết phục người khác dáng phải vững chãi, động Về tư thuyết trình, bạn đứng nhiều vị trí sân khấu thuyết trình, nơi người nhìn thấy bạn rõ tốt Với vị trí này, bạn trung tâm ý, người dễ dàng bị lôi bạn vị trí Đừng ẩn nấp sau bục giảng nấp sau công sự, nhìn thấy rõ bạn, thính giả ý đến bạn mà lẽ bạn phải trung tâm ý 13 Di chuyển: Khi thuyết trình, bạn có phải di chuyển qua lại trước thính giả khơng? Làm khiến cho thính giả cảm thấy hứng thú bạn đứng buông thõng hai cánh tay đứng trơ khúc gỗ? Như vậy, rõ ràng thuyết trình, bạn đứng yên chỗ Mà giả dụ bạn có muốn đứng yên chỗ bạn khơng đứng đâu, mỏi chân lại dễ buồn ngủ Vậy người thuyết trình trước hội trường khơng nên đứng chỗ Trong thuyết trình, điều cần tránh đơn điệu, nhàm chán Hãy liên tục di chuyển tạo góc nhìn, góc nghe cho thính giả Nếu ta đứng im chỗ, thể cứng nhắc, giọng nói đều khơng linh hoạt 3.5 Kỹ nắm bắt diễn biến thính giả 3.5.1 Nắm bắt tình hình Thuyết trình giao tiếp với khán giả Khi giao tiếp phải hiểu diễn biến tâm lý người nghe, thuyết trình Trong thực thuyết trình việc nắm bắt tâm lý khán giả điều quan trọng để thuyết trình thành cơng Thơng thường với thuyết trình tâm trạng khán giả có đặc điểm sau: - Khán giả tập trung vào giai đoạn mở đầu: Vì để thuyết trình ấn tượng phần mở đầu quan trọng Nó giúp khán giả có hứng khởi ban đầu ấn tượng tốt đẹp ban đầu Hãy làm cho khán giả tập trung ý vào bạn khởi đầu thật ấn tượng - Khán giả tập trung khoảng 50% thời gian cho thuyết trình bạn Vì cố thu hút khán giả nội dung thật hấp dẫn sâu sắc để nâng cao thời gian ý khán giả thuyết trình - Khán giả tập trung hào hứng nghe bạn từ 10 đến 15 phút, dù bạn người thuyết trình hay đến Khi não mệt họ bắt đầu tập trung, lãng buồn ngủ - Khán giả nhớ khoảng 5% đến 10 % người thuyết trình nói bạn tập trung vào thơng điệp chính, ý tưởng mà bạn muốn khán giả nhớ sau nghe thuyết trình - Khán giả ln thích thuyết trình ngắn tốt có quan điểm “một thuyết trình thuyết trình mà phần mở đầu kết thúc ấn tượng gần nhất” - Khán giả mong muốn bạn báo trước cho họ biết bạn kết thúc thuyết trình bạn Trong suốt thời gian thuyết trình người thuyết trình phải ln ln quan sát khán giả nắm bắt tâm lý khán giả Những dấu hiệu sau cho bạn biết khán giả chán với thuyết trình bạn: 14 - Có khán giả ngủ khán phịng - Khán giả khơng tập trung mà bắt đầu ồn trò chuyện riêng - Khán giả không cười với bạn - Khuôn mặt khán giả khó chịu 3.5.2 Thay đổi tình hình Nếu có trường hợp bạn phải thay đổi cố gắng gây tập trung khán giả Như thuyết trình bạn phải ln ln trì tập trung thính giảng cách 10 đến 15 phút thay đổi bạn làm: - Hãy hỏi câu hỏi yêu cầu khán giả giơ tay trả lời, họ bừng tỉnh tham gia vào thuyết trình bạn - Hãy thay đổi công cụ hỗ trợ thuyết trình, giả chuyển ánh mắt hứng thú với cơng cụ hỗ trợ thuyết trình - Hãy kể khán giả câu chuyện cười liên quan đến nội dung thuyết trình giúp khán giả thoải mái - Hãy thay đổi giọng nói cách nhấn giọng hay hạ âm lượng giọng nói bạn - Hãy di chuyển nhiều vị trí khác khán giả phải hướng ánh mắt theo hướng bạn chuyển - Hãy yêu cầu nghỉ giải lao bạn quan sát khán giả bắt đầu thấm mệt 3.6 Xử lý trả lời câu hỏi thính giả Một thuyết trình thành cơng phải có tương tác hai chiều Buổi thuyết trình có thời gian đặt câu hỏi giải đáp thắc mắc Đây phần quan trọng buổi thuyết trình qng thời gian tương tác người trình bày khán giả Nếu thuyết trình đề cập tới chủ đề nóng hổi, thu hút nhiều quan tâm thính giả thời gian hỏi đáp lúc tranh luận sơi căng thẳng khơng người trình bày mà khán giả ngồi đưa ý kiến trình bày quan điểm Mục hỏi đáp cách để người thuyết trình kiểm tra lại thơng điệp củng cố điểm mấu chốt mà người thuyết trình muốn người nghe tiếp nhận Một trật tự hợp lý yếu tố quan trọng dẫn đắt câu hỏi khán giả Người thuyết trình mở đầu phần đặt câu hỏi cách nói nói: “Ai có câu hỏi đầu tiên?” sau tìm kiếm cánh tay giơ lên Hoặc để khơi mở, bạn nói: “Một câu hỏi mà tơi thường hỏi là…” trả lời Nếu sau khơng có câu hỏi nào, bạn nói: “Khơng biết có cịn câu hỏi khơng?” Sau bước trả lời câu hỏi khán giả 15 - Cảm ơn người hỏi: Phép lịch tối thiểu nhận câu hỏi việc người thuyết trình cảm ơn người hỏi cách chân thành Ví dụ: “Cảm ơn câu hỏi bạn, tơi cho câu hỏi bạn thú vị” - Diễn giải lại câu hỏi khó hiểu: Nếu bạn khơng chắn câu hỏi, diễn đạt lại theo cách bạn hỏi người xem có phải họ thắc mắc khơng Điều tiết kiệm thời gian bạn không cần thiết phải nghiên cứu kỹ lời giải thích - Trả lời: Nguyên tắc trả lời trả lời rõ ràng súc tích ngắn gọn Chúng ta thường có xu hướng giải thích thêm sợ khơng trả lời rõ ràng đơn giản người khác khơng nhận thơng điệp xác Hãy trả lời ngắn gọn vào trọng tâm Khi bạn kết thúc hỏi người xem bạn trả lời thỏa đáng cho câu hỏi anh tachưa Đây cách để bạn tiếp tục nói nhiều mà không tốn nhiều thời gian - Kiểm sốt thời gian: Thơng báo cho khán giả bạn trả lời thêm X câu hỏi Bằng cách này, bạn cho biết buổi họp kết thúc Điều có lợi Nó cho phép người chờ hỏi có hội xen vào chắn họ hiểu tất thứ Ngồi ra, làm cho người ngừng nhìn đồng hồ ngưng mơ mộng nhận thuyết trình khơng kéo dài họ tưởng Bạn làm cho tập trung quay trở lại 3.7 Đánh giá kết thuyết trình Như ta nói kỹ thuyết trình khơng phải bẩm sinh mà phát triển thông qua thực hành huấn luyện Cũng hoạt động khác thuyết trình kết của đầu vào từ ý tưởng, thông tin lập luận yếu tố đầu kết thuyết trình bạn Và q trình khác cải thiện Vì sau thuyết trình, người thuyết trình nên cần thiết phải nhìn lại thuyết trình tự đánh giá kết đạt Bằng cách tự đặt câu hỏi cho nhiều tốt người thuyết trình có cách để khác phục tồn lần thuyết trình sau Bởi biết tự đặt cho câu hỏi khó, khắt khe để đánh giá, người thuyết trình có kinh nghiệm q báu ngày, bạn trở nên chuyên nghiệp Sau tiêu chí để đánh giá thuyết trình - Nội dung thuyết trình: Bài nói chuyện tơi có mục đích rõ ràng, giải đề tài quan trọng phù hợp Mọi phần nói chuyện tơi làm sáng tỏ mục đích 16 - Phần mở đầu giới thiệu: Phần giới thiệu tơi cho biết mục đích nói chuyện, giải thích cách mà tơi muốn khán giả phản hồi Tôi mở đầu hút khán giả cách sống động - Bố cục thuyết trình: Tơi xếp ý cách lôgic thuyết phục, làm cho lập luận tơi có tính thuyết phục - Sự chặt chẽ lập luận: Tôi đưa lập luận thận trọng thuyết phục hành động mà muốn khán giả thực - Sự hấp dẫn: nội dung trình bày làm cho khan giả hứng thú nội dung tơi am hiểu hữu ích với khán giả - Phần kết thuyết trình: Kết luận tơi tóm tắt điểm cách thú vị nhấn mạnh hành động mà muốn khán giả thực Tôi để lại đầu khán giả ý tưởng quan trọng để suy nghĩ - Kỹ thuật thuyết trình: Khi thuyết trình tơi nói chuyện rõ ràng tự tin tơi luyện tập cho thuyết trình nhiều lần Giọng nói tơi mang tính thuyết phục cao Tơi ln trì việc tiếp xúc mắt dùng ngơn ngữ cử để thuyết phục tạo hứng thú Tơi phát âm chuẩn suốt nói chuyện, trừ trường hợp muốn phá cách để nhấn mạnh điểm Tơi sử dụng nhiều biện pháp tu từ khác nhau, lập lại, trích dẫn, ẩn dụ để thông tin, gây hứng thú, thuyết phục người nghe cách hiệu Tơi có trang phục chun nghiệp, ấn tượng thuyết trình - Cơng cụ hỗ trợ thuyết trình: Tơi sử dụng nhiều cơng cụ hỗ trợ thuyết trình thuyết trình Những cơng cụ hỗ trợ thuyết trình đảm bảo ngun tắc: hình ảnh vừa đủ, chữ, sinh động… - Phản hồi: Những câu hỏi khán giả đặt hồi đáp cách thuyết phục khán giả hài lòng với câu trả lời - Sử dụng thời gian: Tôi phân phối thời gian cho thuyết trình hiệu khơng sử dụng thời gian cho phép Nếu muốn khách quan việc đánh giá kết nhờ người thân hay thành viên nhóm cho điểm thuyết trình theo yêu cầu Tùy vào tính chất nội dung thuyết trình mà cho điểm trọng số thành phần khác khác Một số người thuyết trình chuyên nghiệp thường thu hình ảnh buổi thuyết trình lại sau tự cá nhân nhận xét rút kinh nghiệm cho lỗi khơng đáng có cho thuyết trình 17 Các tiêu chí đánh giá thuyết trình NGƯỜI THUYẾT TRÌNH  Bạn có tạo lập mối liên hệ tốt với khán thính giả hay khơng?  Bạn có tự tin kiểm sốt hết thứ hay khơng?  Bạn có trình bày qn theo mục tiêu hay khơng?  Bạn có hài lịng với thơng điệp mở đầu kết luận hay khơng?  Bạn có hài lịng kết hay khơng? KHÁN THÍNH GIẢ  Bạn có tránh sai lầm ngớ ngẩn không?  Kỳ vọng khán thính giả có đáp ứng khơng?  Bạn có nhận phản hồi từ khán thính giả hay khơng?  Bạn có chắn khán thính giả hiểu thơng điệp mà bạn trình bày? THƠNG ĐIỆP  Bạn có nói rõ ràng quán thơng điệp khơng?  Lập luận bạn có liên kết tốt hay khơng?  Bạn có cập nhật thông tin hay không TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Business Harvard Review (2014), Bộ sách cẩm nang bỏ túi – Kỹ thuyết trình NXB Thơng Tấn RiChard Hal (2012), Thuyết trình thật đơn giản, Alphabooks NXB Văn hóa Lại Thế Luyện (2012), Kỹ Thuyết trình hiệu quả, Nhà xuất tổng hợp TP.HCM Alphabooks biên soạn (2007), Bản đồ tư thuyết trình 18 ... VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Khái niệm thuyết trình Tầm quan trọng kỹ thuyết trình Những lỗi thực thuyết trình 1.1 Tổng quan thuyết trình 1.1.1.Khái niệm Thuyết trình. .. đó, kỹ thuyết trình bước khơng thể thiếu đường thành công Kỹ thuyết trình kỹ khó hồn tồn rèn luyện Thuyết trình có vai trị quan trọng sau: - Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu - Thuyết trình. .. ? ?Thuyết trình giao tiếp nói chuyện với đám đơng” 1.1.2.Các loại thuyết trình Phân loại thuyết trình dựa vào mục tiêu nó, có: Thuyết trình để cung cấp thơng tin; Thuyết trình để thuyết phục Thuyết