Tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới

Sau gần hai mươi năm nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế dưới sự điều tiết vĩ mô của nhà nước, theo định hướng XHCN,

Lời nói đầu

Sau gần hai mơi năm nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng với nhiều thành phần kinh tế dới sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc, theo định hớng XHCN, đất nớc ta đã có sự thay đổi về mọi mặt, dần hoà mình vào sự phát triển chung của khu vực và thế giới Cơ chế kinh tế

mở đă tạo tiền đề cho các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế trong cả nớc có cơ hội giao lu, hội nhập, vơn lên mạnh mẽ trên thị trờng, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh song cũng đẩy các doanh nghiệp vào thế cạnh tranh quyết liệt Hoạt động trong một môi trờng cạnh tranh

tự do, sự ganh đua lẫn nhau giữa các thành phần để giành phần có lợi cho mình khiến mỗi doanh nghiệp đều phải tìm cho mình một phơng thức kinh doanh phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của nền kinh tế thị trờng đầy biến động Trong quá trình cạnh tranh trên thơng trờng, nhiều chủ doanh nghiệp không có đợc sự năng động sáng tạo, không đợc trang bị kiến thức cần thiết nên không nắm đợc quy luật của thị trờng, từ đó doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, phá sản là điều tất yếu, bên cạnh đó cũng có rất nhiều doanh nghiệp đang từng bớc khẳng định vị thế của mình trên thơng trờng, không những trụ vững mà còn ngày càng phát triển, đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh Việc nắm bắt kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin trong và ngoài doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản lý phát huy thế chủ động và đạt hiệu qủa trong kinh doanh Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất đợc sử dụng đó là kế toán Hạch toán

kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh

tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Với t cách là công cụ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt không chỉ với hoạt động tài chính Nhà nớc mà còn vô cùng cần thiết và quan trọng với hoạt động tài chính doanh nghiệp

Trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc phát sinh các khoản chi phí là điều tất yếu, do vậy việc quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí kinh doanh có ý nghĩa riêng của nó mà thông tin về chúng luôn đợc các nhà quản trị doanh nghiệp thơng mại đặc biệt quan tâm.Với hoạt động kinh doanh thơng mại thì tiết kiệm chi phí là nguồn cơ bản để tăng thu nhập, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, trong đó chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (hay còn gọi là Chi phí thời kỳ) là hai trong những chỉ tiêu chất lợng.

Xuất phát từ những lý do trên, qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Công

ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới, kết hợp với kiến thức đã học tập và nghiên cứu tại trờng, đồng thời với sự giúp đỡ tận tinh của các thầy cô giáo -

đặc biệt là Cô giáo các cán bộ, nhân viên phòng kế toán công ty, em đã hoàn thành chuyên đề với đề tài:

“Tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới”

Chuyên đề của em gồm 3 chơng:

Chơng I : Những vấn đề lý luận chung về kế toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp tại các doanh nghiệp

Chơng II : Thực trạng công tác kế toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản

lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới

Chơng III : Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Chi nhánh Công ty TNHH TM& DV Thăng Long Mới

Ch ơng I

Những vấn đề lí luận chung về kế toán

chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp

trong các doanh nghiệp.

1.1 nội dung, yêu cầu quản lí và nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp.

1.1.1 Nội dung của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp.

Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng dới sự tác động của các quy luật khách quan nh quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật giá trị đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn theo sát sự biến động của nhu cầu thị trờng từ đó sản xuất kinh doanh những loại sản phẩm thỏa mãn thị trờng trong điều kiện cho phép của doanh nghiệp, tối đa hóa lợi nhuận nhng phải đảm bảo hài hòa lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của ngời lao động, gắn liền lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của toàn xã hội Để thực hiện đợc điều đó, bên cạnh việc đề ra mục tiêu kinh doanh, các phơng thức để đạt đợc mục tiêu, các nhà quản trị phải thờng xuyên kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện để có biện pháp điều chỉnh thích hợp Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp tất yếu phát sinh chi phí, chúng rất đa dạng, phức tạp Do đó chúng ảnh hởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.Trớc khi đề cập đến vấn đề này ta tìm hiểu Chi phí là gì?

Theo Chuẩn Mực Kế toán Số 01 Chuẩn Mực Chung của Hệ Thống“ ”

Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam ban hành và công bố theo Quyết Định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trởng Bộ Tài Chính,

Chi phí đợc định nghĩa: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong

kỳ kế toán dới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thờng của doanh nghiệp và các chi phí khác

Đối với các doanh nghiệp thơng mại thì chi phí kinh doanh là bộ phận chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của một kỳ hạch toán Chi phí kinh doanh là những khoản chi bằng tiền hoặc bằng tài sản khác nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh Đó là những khoản chi để mua sắm vật t- hàng hóa, chi trả lơng cho ngời lao động và các hoạt động dịch vụ Xét về bản chất Chi phí kinh doanh là những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa biểu hiện dới hình thái giá trị bằng tiền.

Chi phí kinh doanh là một trong những vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý quan tâm Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều bộ phận chi phí hợp thành tuy nhiên trong phạm vi bài chuyên đề này, em xin đi sâu nghiên cứu hai bộ phận cơ bản của chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng là toàn bộ các hao phí lao động sống và lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình tổ chức bán hàng hóa, sản phẩm dịch vụ đợc biểu hiện bằng tiền và tính cho một kỳ kinh doanh nhất

định

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp đợc biểu hiện bằng tiền và tính cho một kỳ kinh doanh nhất định Các khoản chi phí này tơng đối ổn định trong các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Xét về mặt bản chất, phần lớn chi phí bán hàng và chi phí quản lý không tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mà chỉ những chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm thì mới tạo nên giá trị và giá trị sử dụng Chúng là những chi phí có tác dụng thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hóa, phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh

đợc tiến hành một cách thờng xuyên, liên tục

Tuy nhiên còn một phần nhỏ chi phí bán hàng vẫn tạo ra giá trị và giá trị

sử dụng của sản phẩm Ngời ta gọi đó là những chi phí tiếp tục hoàn chỉnh sản phẩm trong lĩnh vực mua bán, dự trữ hàng hóa hay là những chi phí có tính chất sản xuất trong khâu lu thông Thuộc loại chi phí này bao gồm chi phí bảo quản,

bao gói sản phẩm, vận chuyển Sở dĩ có những chi phí có tính chất hoàn thiện sản phẩm này bởi vì không phải sản phẩm nào khi sản xuất ra đều có thể tiêu dùng ngay đợc mà cần có một công đoạn tiếp theo để phân loại, chọn lọc, bao gói, từ đó vận chuyển hàng hóa đi tiêu dùng Công việc này chỉ có thể hoàn thành trong khâu lu thông và hao phí lao động trong giai đoạn này đã tạo ra giá trị hàng hóa Mặc dù vậy, những chi phí này không phải lúc nào cũng tạo ra giá trị sử dụng mới của sản phẩm mà đôi khi nó lại trở thành khoản chi phí làm giảm bớt hoặc gây tổn thất giá trị

Trớc đây ngời ta cho rằng toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hóa tiêu hao trong quá trình mua bán hàng đợc biểu hiện bằng tiền gọi là chi phí

lu thông hàng hóa Quan niệm này thiếu chính xác vì khi phân tích từ nhiều

ph-ơng diện ta thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới của sản phẩm, hàng hóa, một phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần thiết biểu hiện dới hình thái tiền lơng (V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm biểu hiện dới hình thái thu nhập thuần túy(M) Trên thực tế, ngời ta không tính toàn bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính phần (V), có nghĩa là chỉ gồm lao động sống cần thiết

và một phần của (M)

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều đợc xem là những chi phí thời kỳ- chi phí làm giảm lợi tức trong một kỳ nào đó của doanh nghiệp Nhng khi nói đến kinh doanh thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai yếu tố không thể thiếu đợc và có vai trò rất quan trọng vì chúng góp phần thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội Mặt khác chúng ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh Do đó việc quản lý chặt chẽ các khoản chi phí này phải theo nguyên tắc tiết kiệm trên cơ sở bảo đảm nâng cao chất l-ợng hoạt động kinh doanh Để kiểm soát đợc chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp cần phải xác định chính xác nội dung và phạm vi chi phí, từ đó

có các cách phân loại phù hợp với từng yêu cầu quản lý, tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót

1.1.2 Yêu cầu quản lý của kế toán

Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận Theo quy luật của sự chọn lọc tự nhiên, muốn thắng thế trong cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thơng mại thì một vấn đề quan trọng mà họ phải quan tâm là giảm chi phí bởi giảm một đồng chi phí nghĩa là tăng một đồng lợi nhuận Việc phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh nói chung

và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng để nâng cao hiệu quả kinh doanh là cần thiết và cấp bách Đó là một trong những nhân tố quyết

định sự sống còn của doanh nghiệp

♣ Về mặt quản lý tài chính, để góp phần vào việc hạ thấp chi phí kinh doanh cũng nh hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện một số nội dung cơ bản sau:

• Một là, quản lý chi phí gắn liền với kế hoạch, kế hoạch có thể đợc

lập theo các dự toán ngắn hạn về chi phí trên cơ sở của kế hoạch tài chính năm hoặc quý Lập kế hoạch ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác mọi khả năng tiềm tàng, giảm đợc chi phí

• Hai là, phân công, phân cấp quản lý chi phí phù hợp với tình hình

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Phân quyền hạn trách nhiệm cho từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của nhân viên

bộ phận đó, từ đó có thể phấn đấu hạ thấp từng bộ phận chi phí của chi phí kinh doanh, phân công, phân cấp quản lý chi phí sẽ tạo

điều kiện tốt cho công việc kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện các dự toán chi phí ngắn hạn, từ đó có thể kiểm soát đợc tình hình thực hiện kế hoạch năm

• Ba là, thờng xuyên hoặc định kỳ kiểm tra, giám đốc tình hình thực

hiện kế hoạch chi phí, đặc biệt là với các khoản mục chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn Việc kiểm tra phải đợc tiến hành một cách toàn diện cả về không gian và thời gian Phải kiểm tra cả trớc và sau khi chi nhằm phân tích đánh giá tính cần thiết, hiệu qủa và có phù hợp với dự toán chi phí đã đề ra hay không? Xem xét về mục

Xem xét sau khi chi là để phân tích, đánh giá tính hiệu qủa, u,

nh-ợc điểm của các khoản chi phí đã thực hiện nhằm phục vụ lợi ích của quản lý chi phí kỳ sau

Kế toán là một bộ phận cấu thành trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính và là bộ phận quan trọng giúp nhà quản lý có đợc những thông tin đầy

đủ, chính xác, kịp thời, có giá trị pháp lý và có độ tin cậy cao Các hoạt động của kế toán không chỉ giúp cho nhà quản lý tài chính theo sát đợc từng khoản chi phí phát sinh mà còn giúp họ kiểm soát chúng đợc dễ dàng hơn Nó cho biết những nghiệp vụ nào hoạt động tốt, đem lại hiệu quả kinh tế cao, ngợc lại, nó sẽ chỉ ra đợc những nghiệp vụ nào yếu kém, cần khắc phục, sửa đổi Hạch toán kế toán làm cho việc quản lý tình hình tài chính của Công ty đợc diễn ra suôn sẻ Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý có ý nghĩa rất thiết thực trong công tác quản lý cũng nh trong công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp,

đặc biệt với cơ chế hạch toán kinh tế độc lập, mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều phải thực hiện lấy thu bù chi và đơn vị phải tự chủ về mặt tài chính Do vậy, việc tổ chức hạch toán đúng đắn hai loại chi phí đó đảm bảo xác

định chính xác thu nhập, khắc phục tình trạng "lãi giả, lỗ thật", góp phần ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí trong kinh doanh

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời

kỳ, nó làm giảm lợi tức của doanh nghiệp, ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ chung của kế toán và xuất phát từ đặc điểm riêng của công tác quản lý chi phí, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

Kế toán phải theo dõi, ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh trong quá trình kinh doanh theo từng yếu tố, từng khoản mục và địa điểm phát sinh tùy thuộc vào yêu cầu quản lý Từ đó cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình chi phí tại doanh nghiệp

 Kiểm tra chặt chẽ, có hệ thống chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí Mặt khác tránh những hành vi gian lận, lãng phí.

 Cuối kỳ kế toán phải kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Nếu doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài thì chi phí có thể kết chuyển một phần vào kỳ kinh doanh, một phần đợc phân bổ cho kỳ sau

 Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu hạch toán kế toán nội bộ

Công tác kế toán rất cần thiết cho tất cả các khâu của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản lý chi phí nói riêng Trong giai

đoạn hiện nay, thực hiện đổi mới cơ chế của Đảng và Nhà nớc, nhiệm vụ của kế toán đợc nâng lên rất cao Do đó việc tăng cờng cải tiến và hoàn thiện công tác

kế toán trở thành một nhu cầu thiết thực đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành

và cả nền kinh tế quốc dân

1.2.kế toán chi phí bán hàng.

1.2.1 Nội dung của kế toán chi phí bán hàng.

Trong nền kinh tế thị trờng, vấn đề tiêu thụ hàng hoá luôn đợc đặt ra hàng đầu cho bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào Đối với doanh nghiệp th-

ơng mại với chức năng chủ yếu là lu thông hàng hoá thì khâu bán ra có vai trò quyết định đến các khâu khác nh mua vào, dự trữ Do vậy các doanh nghiệp…luôn luôn phấn đấu đẩy mạnh bán ra Trong quá trình đó, cần thiết phải hao phí một lợng lao động xã hội bao gồm cả lao động sống và lao động vật hoá để tiêu thụ số thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Biểu hiện bằng tiền của những khoản hao phí trên đợc gọi là chi phí bán hàng Hay nói cách khác, chi phí bán hàng là những khoản chi để bảo quản, phân loại, chọn lọc, chỉnh lý, đóng gói

hàng hoá và những chi phí phục vụ cho quá trình bán hàng hay chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao dịch, chi phí nhân viên, hoa hồng và những chi phí khác.

Vậy chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ

Cần phân biệt chi phí bán hàng với chi phí lu thông và chi phí kinh doanh khác trong doanh nghiệp:

- Chi phí bán hàng chỉ bao gồm những khoản chi phí phát sinh ở khâu dụ trữ hàng hoá nh chi phí chọn lọc, bảo quản, phân loại, chỉnh lý, bao gói hàng hoá, chi phí vận chuyển bốc dỡ và chi phí phục vụ bán hàng.…

- Chi phí phát sinh ở khâu mua hàng đợc tính vào giá trị vốn của hàng nhập kho nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi…

- Chi phí lu thông bao gồm tất cả chi phí phát sinh ở khâu mua vào, dự trữ và bán ra

- Các khoản chi phí phục vụ hoạt động liên doanh liên kết, chi phí đầu t

ra bên ngoài, lãi tiền vay đ… ợc hạch toán chung vào chi phí hoạt động tài chính

- Các khoản chi phí khác phát sinh trong một kỳ kinh doanh nhng không thể xác định đợc trớc nh chi phí thanh lý TSCĐ, hao hụt vật t hàng hoá, tổn thất tài sản, chi phí do hoả hoạn, thiên tai bất ngờ và các khoản chi phí bất thờng khác khi đợc tính vào chi phí bất thờng

Nh vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lu thông, là chi phí cơ bản cấu thành nên chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại Chi phí bán hàng đợc bù đắp từ doanh thu bán hàng trong kỳ Nhng không phải tất cả chi phí phát sinh đều đợc coi là chi phí bán hàng mà có những khoản có thể đợc tính hoặc không đợc tính vào chi phí bán hàng

Nói chung, những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình dự trữ và tiêu thụ hàng hoá đều đợc tính là chi phí bán hàng Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kế toán, ngời ta cần tính vào chi phí bán hàng một phần thu nhập thuần tuý của xã hội nh: BHXH, BHYT,

KPCĐ Mặc dù thực chất những khoản đó không phải là chi phí bán hàng mà…

là những khoản phân phối lại giữa các đơn vị với nhau Phần này nhiều hay ít phụ thuộc vào đờng lối kinh tế- tài chính của mỗi quốc gia trong từng thời kỳ

Theo quy định hiện hành, một số khoản sau không đợc tính vào chi phí bán hàng:

- Các khoản chi mang tính phân phối lại nh: thuế các loại, các quỹ…

- Các khoản chi có nguồn bù đắp riêng nh: lơng chuyên gia, chi phí cho hội nghị công nhân viên, chi phí công tác Đoàn, Đảng, Đoàn thanh niên…

- Phí liên quan đến việc phục vụ đời sống sinh hoạt văn hoá của công nhân viên nh: nhà trẻ, câu lạc bộ…

- Các khoản thiệt hại do thiên tai, hoả hoạn, lãi vay quá hạn, phạt do vi phạm hợp đồng…

1.2.2 Phân loại chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là một bộ phận chi phí quan trọng, phát sinh ở khâu tiêu thụ hàng hoá Chi phí bán hàng phản ánh chất lợng công tác quản lý chi phí và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Yêu cầu quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng là hết sức cần thiết Qua đó phải kiểm tra, phân tích xu hớng biến động của chi phí bán hàng, đồng thời đề ra phơng hớng phấn đấu tiết kiệm chi phí bán hàng, đề ra biện pháp hữu hiệu trong công tác quản lý Để áp ứng yêu cầu quản lý chi phí bán hàng một cách có hiệu quả, ngời ta phải tiến hành phân loại chi phí

Phân loại chi phí bán hàng là việc sắp xếp các khoản chi phí bán hàng có cùng tính chất thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà có những cách thức phân loại chi phí khác nhau, mỗi một cách phân loại có mục đích và tác dụng riêng Trong doanh nghiệp thơng mại, chi phí bán hàng đợc phân loại theo cách sau:

1.2.1.1 Căn cứ vào nội dung chi phí thì toàn bộ chi phí bán hàng bao gồm

- Chi phí nhân viên bán hàng: là các khoản tiền lơng phải trả cho nhân

viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hoá, vận chuyển hàng hoá tiêu thụ và các khoản trích theo lơng ( BHYT, BHXH, KPCĐ )

- Chi phí vật liệu bao bì: là các khoản chi phí về các loại bao bì, vật

đóng gói dùng cho việc bảo quản, bán hàng hoá nh chi phí về vật đóng gói, chi phí về nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc dỡ, vận chuyển, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng…

- Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về các công cụ dụng cụ đồ dùng

phục vụ cho quá trình chuẩn bị bán hàng và quá trình bán hàng nh phơng tiện tính toán, dụng cụ đo lờng, các phơng tiện làm việc ở khâu bán

-Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao tài sản cố định, kể cả tài

sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình sử dụng trong quá trình bảo quản hàng hoá và quá trình bán hàng nh khấu hao nhà kho, cửa hàng, các phơng tiện bốc xếp, phơng tiện tính toán kiểm nghiệm…

- Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí bỏ ra để thực hiện công việc sửa

chữa, chỗ hỏng hóc của sản phẩm mà doanh nghiệp đã bán cho khách hàng

nh-ng vẫn tronh-ng thời hạn doanh nh-nghiệp cam kết đảm bảo chất lợnh-ng sản phẩm của mình Chi phí cho công việc này nhằm tạo sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài

dùng để trả cho các đơn vị và các cá nhân bên ngoài do cung cấp các dịch vụ, lao vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng nh tiền thuê kho, thuê bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu…

- Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi phí bằng tiền cha ghi vào

các khoản đã trình bày nh trên nh chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng…

*Tác dụng của cách phân loại này: Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp cũng nh kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí Cách phân loại này là cơ sở cho công tác

đánh giá, phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục, xác định đợc tỷ trọng từng khoản chi phí trong tổng chi phí phát sinh và xu hớng biến động của chúng, từ đó ngời ta xác định đợc trọng tâm công tác quản lý chi phí cũng nh đa

ra biện pháp nhằm điều chỉnh và quản lý kịp thời đối với từng khoản mục chi phí Cách phân loại này còn là tiền đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng một cách khoa học thực tế Do vậy, nó có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng

1.2.2.2 Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh thu bán hàng với chi phí bán hàng thì chi phí bán hàng bao gồm nội dung sau.

- Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): Là những chi phí khi doanh số bán

hàng thay đổi (tăng hoặc giảm) thì số tiền chi phí cũng thay đổi theo chiều thuận (tăng hoặc giảm ) về số tiền, còn về tỷ suất chi phí thì thay đổi không

đáng kể Sự tăng, giảm chi phí bán hàng với doanh số bán hàng không đồng nhất về tốc độ dối với từng nội dung chi phí Có những khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh số, ngợc lại, có nhữngkhoản chi phí có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh số Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hớng không đổi

Thuộc loại chi phí này gồm chi phí về tiền lơng, tiền công, chi phí vật liệu bao bì

- Chi phí bất biến: là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng

hoặc giảm ), thì số tiền chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể (trừ những trờng hợp đặc biệt khi doanh nghiệp trang bị mới thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ) Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hớng thay đổi theo chiều tỷ

lệ nghịch với doanh thu Thuộc chi phí này có chi phí khấu hao TSCĐ, các loại công cụ, dụng cụ

Cách phân loại này cho ta thấy mối quan hệ giữa doanh số bán hàng với

ợng hàng hoá tiêu thụ Dựa vào cách phân chia loại này, ngời ta có thể nghiên cứu quy luật biến đổi các loại chi phí khác nhau, làm cơ sở cho công tác kế toán quản trị và phân tích hoạt động kinh tế Sử dụng phơng pháp toán học, ngời ta

có thể khảo sát đợc sự ảnh hởng của khối lợng hàng hoá tiêu thụ tới chi phí bán hàng, làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, lập kế hoạch cho chi phí bán hàng,

kế hoạch luân chuyển hàng hoá, kế hoạch lợi nhuận

Ngoài ra, cách phân loại này còn giúp nhà quản lý tiến hành phân tích

điểm hoà vốn, xác định phơng án giá hợp lý, nâng cao hiệu quả chi phí (vốn) bỏ

ra, tạo điều kiện thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh doanh

1.2.2.3 Phân loại chi phí bán hàng theo đối t ợng tập hợp chi phí thì toàn

bộ chi phí bán hàng đ ợc chia thành chi phí gián và chi phí trực tiếp

- Chi phí gián tiếp: là những chi phí liên quan đến nhiều đối tợng chịu

chi phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh Các chi phí…này cuối kỳ tập hợp đợc phải phân bổ cho các đối tợng phải chi phí theo tiêu chuẩn hợp lý

- Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến đối tợng chi

phí nh: một địa điểm kinh doanh, một nhóm hàng kinh doanh…

Tác dụng các phân loại này nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và phân bổ chi phí đợc đúng đắn, hợp lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nhằm tính toán chính xác chi phí bỏ ra và kết quả thu về của từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng kinh doanh từ đó giúp cho việc xác định phơng án kinh doanh đúng

đắn, đem lại hiệu quả cao

1.2.2.4 Phân loại theo bản chất kinh tế thì chi phí bán hàng chia làm hai loại:

- Chi phí thuần tuý: là những chi phí phát sinh do sự cần thiết thay đổi

hình thái biểu hiện của hàng hoá Nó không làm tăng giá trị sử dụng của hàng hoá và không sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá Khoản chi phí này đợc bù

đắp bởi một bộ phận giá trị thặng d do khu vực sản xuất tạo ra Thuộc loại chi

phí này gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, bảo hành, chi phí nhân viên bán hàng…

- Chi phí bổ sung: là chi phí phục vụ cho việc tiếp tục hoàn thiện quá

trình sản xuất trong lĩnh vực lu thông Loại chi phí này làm tăng giá trị của hàng hoá tạo ra thu nhập quốc dân nhng không tạo ra giá trị sử dụng của hàng hoá, và

nó đợc bù đắp bởi phần giá trị mới của hàng hoá đợc tạo ra trong lĩnh vực lu thông thuộc loại chi phí này gồm có chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói, chế biến bổ sung…

Các phân loại này giúp ta hiểu sâu sắc về bản chất kinh tế của chi phí bán hàng và chức năng của ngành thơng mại Qua đó, ta xác định đợc khoản chi phí nào làm tăng thu nhập quốc dân trong quá trình bán hàng Đồng thời, nó có tác dụng trong công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần hạ thấp chi phí bán hàng một cách hợp lý, giảm tối thiểu chi phí bất hợp lý

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, chi phí bán hàng còn có thể đợc phân loại theo địa giới phát sinh chi phí bao gồm: Chi phí trong nớc và chi phí ngoài nớc

Trên đây là một số cách phân loại chi phí bán hàng trong doanh nghiệp có thể vận dụng cách phân loại chí phí trên một cách phù hợp, phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán chi phí bán hàng có hiệu quả và tiết kiệm nhất

1.2.3 Kế toán chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

1.2.3.1 Hạch toán chi phí bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau.

- Phải tính toán, ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi chi phí bán hàng Qua đó, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch chi phí đó, nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả

- Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tợng chịu chi phí

- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí bán hàng, đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí

Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng,

kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng” tài khoản này dùng để phản

ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, bao gồm các chi phí bảo quản,vận chuyển, giới thiệu, bảo hành sản phẩm hàng hoá

+ Tập hợp chi phí bán hàng + Các khoản ghi giảm CPBH

thực tếphát sinh trong kỳ + Cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả

Kinh doanh hoặc chuyển thành Chi phí chờ kết chuyển

TK 641 “ Chi phí bán hàng” có 7 tài khoản cấp II:

- TK 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”

- TK 6412 “ Chi phí vật liệu, bao bì”

- TK 6413 “ Chi phí dụng cụ, đồ dùng”

- TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”

- TK 6415 “ Chi phí bảo hành sản phẩm”

- TK 6417 “ Chi phí dịch vụ mua ngoài”

- TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”

+ TK 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK phải trả cho nhân viên bán hàng …

+TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng

+ TK 6413 “chi phí dụng cụ, đồ dùng” : TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

+ TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí

về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phơng tiện vận chuyển

+ TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm.”: TK này dùng để phản ánh chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian quy

định và bảo hành

+ TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: TK này phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm, hang hoá và dịch vụ nh: Chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác vận chuyển, tiền hoa hang đại lý…

+ TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: TK này phản ánh các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, và cung cấp dịch vụ ngoài các chi phí kể trên nh: Chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hoá…

Phản ánh trị giá vốn thực tế CCDC xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc”(Thời gian dới 1 năm)

Nợ TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Thời gian trên 1 năm)

Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”

Hoặc Có TK 611 ‘mua hàng’’ (PPKKĐK)

Trong kỳ phân bổ tính vào CPBH, kế toán ghi:

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”.(6423)

Có TK 142 “Chi phí trả trớc”

Hoặc Có TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn”

* Khi trích khấu hao TSCĐ của những TSCĐ sử dụng ở khâu bán hàng,

kế toán ghi:

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414)

Có TK 214 “ Hao mòn TSCĐ”

Đồng thời ghi Có TK 009: nguồn vốn khấu hao cơ bản

* Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá

- Doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành riêng

+ Nếu doanh nghiệp không thực hiện trích trớc chi phí bảo hành, khi chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6415)

Nợ TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ nếu có”

Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331 …

+ Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí bảo hành:

Định kỳ, trích trớc chi phí bảo hành, kế toán ghi:

điều chỉnh lại số trích trớc cho phù hợp với chi phí thực tế Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc, kế toán ghi sổ:

+ Chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp” (Chi tiết )…

Nợ TK 622 “Chi phí NC trực tiếp” (Chi tiết )…

Nợ TK 627 “Chi phí SC chung” (Chi tiết )…

Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331 … + Cuối kỳ kết chuyển chi phí để tính giá thành công việc bảo hành, kế toán ghi:

Nợ TK 154 “Chi phí SXKD dở dang” (Chi tiết )…

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6415): Nếu doanh nghiệp không thực hiện trích trớc chi phí bảo hành.

Nợ TK 335 “Chi phí phải trả”: Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí bảo hành

Có TK 154 “Chi phí SXKD dở dang” (Chi tiết)(Trờng hợp doanh nghiệp trhực hiện trích trớc chi phí bảo hành, hạch toán nghiệp vụ trích trớc, điều chỉnh chi phí nh trờng hợp trình bày ở trên)

- Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành hạch toán riêng:

+ Chi phí bảo hành phát sinh thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”

Nợ TK 622 “Chi phí NC trực tiếp”

Nợ TK 627 “Chi phí SC chung”

Có TK 111, 112, 152, 153, 334, 338, 331 … + Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng trong kỳ, kế toán ghi:

+ Đồng thời phản ánh doanh thu về cung cấp dịch vụ bảo hành mà

đơn vị có sản phẩm, hàng hoá bảo hành (doanh nghiệp-đơn vị cấp trên) thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

Nợ TK 136 “ Phải thu nội bộ (1368) ”

Có TK 152 “Doanh thu nội bộ”

Có TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nớc (33311 - nếu có)”

* Hạch toán ở bộ phận có sản phẩm, hàng hoá bảo hành:

- Trờng hợp doanh nghiệp trích trớc chi phí bảo hành:

+ Định kỳ trích trớc chi phí bảo hành, tính vào chi phí bán hàng, kế toán ghi:

Có TK 336 “Phải thu nội bộ ”

+ Khi hết thời hạn bảo hành hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán tiến hành điều chỉnh chi phí trích trớc phù hợp với chi phí thực tế tơng tự ở trên

- Trờng hợp doanh nghiệp không trích trớc chi phí bảo hành, chi phí phải trả cho bộ phận bảo hành đợc hạch toán ngay vào chi phí bán hàng trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng (6417, 6418)”

Nợ TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)”

Có TK liên quan (111, 112, 141, 331 )

* Chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng

- Trờng hợp doanh nghiệp thực hiện trích trớc:

+ Khi trÝch tríc chi phÝ söa ch÷a TSC§, kÕ to¸n ghi:

Nî TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng(6417)”

Cã TK 1451 “Chi phÝ tr¶ tríc”

HoÆc Cã TK 242 “Chi phÝ tr¶ tríc dµi h¹n”

* C¸c kho¶n ghi gi¶m chi phÝ b¸n hµng thùc tÕ ph¸t sinh nh phÕ liÖu thu håi, kÕ to¸n ghi:

Nî TK 1422 “Chi phÝ chê kÕt chuyÓn”

Cã TK 641 “Chi phÝ b¸n hµng”

Trình tự kế toán tập hợp chi phí bán hàng và phân bổ chi phí bán hàng có thể đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau: (Sơ đồ số 1)

TK 153, (611), 142… để chờ kết chuyển

1.3.kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp.

1.3.1 Nội dung của kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp.

Trong quá trình kinh doanh cùng với chi phí bàn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp luôn đòi hỏi cần phải đợc quản lý chặt chẽ và có hiệu quả Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một bộ phận cấu thành của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Vì vậy cần phải phân biệt chi phí quản lý doanh nghiệp với chi phí bán hàng và các chi phí kinh doanh khác

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành chính, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận văn phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng

nợ khó đòi

Nh vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mà doanh nghiệp

bỏ ra để duy trì bộ máy quản lý và các khoản chi khác không liên quan trực tiếp

đến quá trình sản xuất kinh doanh

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng Nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là phải quản lý chặt chẽ và có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích công tác hạch toán chi phí cần xác

định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm baỏ thực hiện mục tiêu quản

lý Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp là giới hạn của những chi phí phát sinh đợc tính là chi phí quản lý doanh nghiệp Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lu chuyển hàng hoá phải dựa trên nguyên tắc cơ bản sau:

- Chỉ những khoản chi phí liên quan gián tiếp đến quá trình kinh doanh luân chuyển hàng hoá tức là các khoản liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới đợc tính vào chi phí cho nhân viên quản lý (Tiền lơng, phụ cấp, BHYT, BHXH ), chi phí đồ dùng, dụng cụ văn phòng Còn những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh luân chuyển hàng hoá của doanh

nghiệp nh chi phí nhân viên trực tiếp bán hàng, đồ dùng, dụng cụ phục vụ bán hàng thì không đ… ợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Đối với nhng TSCĐ phục vụ cho hoạt động quản lý nh nhà cửa, các phòng ban, phơng tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý thì giá trị hao mòn của…chúng đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất bất thờng nh chi phí thanh lý TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, tiền phạt thuế, truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán bị nhầm lẫn hay

bỏ sót khi vào sổ

- Không tính và chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan

đến hoạt động về vốn nh chi phí để đầu t, ký quỹ, ký cợc, chi phí liên quan đến cho vay

Ngoài ra theo yêu cầu quản lý chi phí cụ thể trong hệ thống kế toán Việt Nam mới ban hành cùng quy định một số khoản phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Đó là các khoản thuế, phí, lệ phí (nh thuế môn bài, thuế đất, thuế trớc bạ, khoản thu trên vốn, phí giao thông ) và các khoản chi phí dự phòng…(dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi)

Xác định rằng chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hoạch toán đúng, đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, thúc đẩy việc thực hiện quyền tự chủ về tài chính của mình

1.3.2 Phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong công tác quản lý và hoạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và

hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng Cũng nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng nh sắp xếp và phân loại để thuận lợi cho công tác hoạch toán và quản lý, cũng giống nh phân loại chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân biệt theo bản chất kinh tế, theo doanh thu bán hàng và phân loại theo nội dung chi phí

1.3.2.1 Căn cứ vào nội dung chi phí thì toàn bộ chi phí quản lý bao gồm

- Chi phí nhân viên quản lý: là các khoản tiền lơng phải trả cho giám

đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích theo lơng (BHYT, BHXH, KPCĐ ) theo luật định

- Chi phí vật liệu quản lí: khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí

về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí nh giấy, bút, mực…

- Chi phí đồ dùng văn phòng: Khoản này dùng để phản ánh các khoản về

giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Khoản này dùng để phản ánh chi phí về khấu

hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí nh nhà cửa, máy móc, thiết bị

- Thuế, phí, lệ phí: Khoản này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền

vốn, phí, lệ phí …

- Chi phí dự phòng: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí để

trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi

phí trả trớc cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ nh tiền điện, nớc, điện thoại

- Chi phí bằng tiền khác: Khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí

bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên nh chi phí vay lãi, tiền công tác phí

Tác dụng cách phân loại này: Phân loại chi phí QLDN theo nội dung chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý theo khoản mục chi phí

1.3.2.2 Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh thu bán hàng với chi phí quản lý thì chi phí quản lý bao gồm nội dung sau.

- Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): là những chi phí khi doanh số bán

hàng thay đổi (tăng hoặc giảm) thì số tiền chi phí cũng thay đổi theo chiều thuận (tăng hoặc giảm ) về số tiền, còn về tỷ suất chi phí thì thay đổi không

đáng kể Sự tăng, giảm chi phí quản lý với doanh số bán hàng không đồng nhất

về tốc độ dối với từng nội dung chi phí Có những khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh số, ngợc lại, có những khoản chi phí có tốc độ

tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh số Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hớng không đổi.

Thuộc loại chi phí này gồm chi phí về tiền lơng, tiền công, chi phí vật liệu quản lý

- Chi phí bất biến: là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng

hoặc giảm ), thì số tiền chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể (trừ những trờng hợp đặc biệt khi doanh nghiệp trang bị mới thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ) Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hớng thay đổi theo chiều tỷ

lệ nghịch với doanh thu Thuộc chi phí này có chi phí khấu hao TSCĐ, các loại công cụ, dụng cụ

Cách phân loại này cho ta thấy mối quan hệ giữa doanh số bán hàng với chi phí, từ đó xác định hớng cơ bản để hạ thấp chi phí quản lý là tăng khối lợng hàng hoá tiêu thụ

1.3.2.3 Phân loại chi phí quản lý theo đối tợng tập hợp chi phí thì toàn

bộ chi phí quản lý đợc chia thành chi phí gián và chi phí trực tiếp

- Chi phí gián tiếp: là những chi phí liên quan đến nhiều đối tợng chịu

chi phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh Các chi phí…này cuối kỳ tập hợp đợc phải phân bổ cho các đối tợng phải chi phí theo tiêu chuẩn hợp lý

- Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến đối tợng chi

phí

Tác dụng các phân loại này nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và phân bổ chi phí đợc đúng đắn, hợp lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết chi phí quản lý theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nhằm tính toán chính xác chi phí bỏ ra và kết quả thu về của từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng kinh doanh từ đó giúp cho việc xác định phơng án kinh doanh đúng

đắn, đem lại hiệu quả cao

1.3.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

1.3.3.1 Hạch toán CP QLDN cần thực hiện tốt các nhiệm vụ:

- Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp Qua dó kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả

- Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tợng chi phí

- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí

Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Khi hoạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số nguyên tắc sau:

- TK 624 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí nh đã quy định

- Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642

“Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số tài khoản cấp II để phản

ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp

1.3.3.2 Kết cấu và nội dung phản ánh TK 642:

Nội dung chi phí quản lí doanh nghiệp ở chi nhánh công ty TNHH TM &

DV TNHH Thăng Long Mới đã đợc xác định đúng theo qui định của Nhà nớc

Để phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp”

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 nh sau:

TK 642

thực tếphát sinh trong kỳ + Cuối niên độ KT, hoàn nhập số + Trích lập và trích lập thêm khoản dự chênh loch dự phòng phải thu phòng phải thu khó đòi khó đòi đã trích lớn hơn số

phải trích lập cho năm sau

+ Cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả Kinh doanh hoặc chuyển thành Chi phí chờ kết chuyển

TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp có các tài khoản cấp II nh“ ” sau:

TK6421 - Chi phí nhân viên quản lý

TK6422- Chi phí vật liệu quản lý

+ TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí nh giấy, bút, mực…

+ TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí

+TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí nh nhà cửa, máy móc, thiết bị

+TK 6425 “Thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí …

+TK 6426 “chi phí dự phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó

đòi

+ TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trớc cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ nh tiền điện, nớc, điện thoại.

+TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên nh chi phí vay lãi, tiền công tác phí

1.3.3.3 Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

* Tính các khoản lơng, phụ cấp thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421)

Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”

Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác(3382, 3383, 3384)”

* Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422)

Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

* Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng tính vào CP QLDN trong kỳ,

kế toán ghi:

- Đối với loại phân bổ 1 lần

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)

Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ”( Phơng pháp kê khai thờng xuyên)Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Trờng hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ nh sau:

+ Khi xuất dùng:

Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (1421) (Thời gian nhỏ hơn 1 năm)

Nợ TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm)

Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ” (PP KKTX)Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phơng pháp kiểm kê định kỳ)

+ Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)

Có TK 142 “Chi phí trả trớc” (Thời gian nhỏ hơn 1 năm)Hoặc TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm)

* Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424)

Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”

Đồng thời ghi đơn bên Có TK 009 – Nguồn vốn khấu hao

* Khi tính thuế nhà đất, thuế trớc bạ các khoản phí, lệ phí giao thông,…cầu phà phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:…

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425)

Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN” (3337, 3338)

Có TK 111, 112

* Cuối niên độ kế toán, trích lập các khoản dự phòng dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426)

Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”

Đến niên độ kế toán sau (31/12/N+1) Nếu mức trích cho năm tiếp theo lớn hơn mức đã trích, trích thêm số chênh lệch, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426)

Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”

Nếu mức trích cho năm tiếp theo nhỏ hơn mức đã trích, phải hoàn nhập,

* Chi phí sửa chữa TSCĐ chung toàn doanh nghiệp:

- Trờng hợp doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ:+ Khi trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào CP QLDN trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427)

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427)

Có TK 142 “Chi phí trả trớc” (Phân bổ nhỏ hơn 1 năm)

Có TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Phân bổ lớn hơn 1 năm)

* Số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý (nếu có), kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428)

Có TK 336 “Phải trả nội bộ”

* Các khoản đợc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong

kỳ (nếu có), kế toán ghi:

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Nợ TK 152 “Nguyên vật liệu”

Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388)

Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

* Cuối kỳ hạch toán xác định và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

để tính kết quả kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

* Trờng hợp phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hoá còn lại cha tiêu thụ ở cuối kỳ, trên cơ sở để xác định kết chuyển sang loại “Chi phí chờ kết chuyển”, kế toán ghi:

Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (1422)

Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

Kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ,phần chi phí quản

lý doanh nghiệp nói trên sẽ đợc kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh kỳ

đó

Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp (Sơ đồ 2)

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ kế toán phù hợp với hình thức kế toán doanh nghiệp

- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký sổ Cái, bao gồm:

+ Sổ Nhật ký sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ Cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421,

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, bao gồm:

Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp

ở chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới

2.1 Đặc điểm chung về chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển về Chi Nhánh Công ty TNHH

TM & DV Thăng Long Mới.

Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế độc lập, ngày 10/05/2000 công ty ra đời với tên gọi công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới do sở Kế hoạch và Đầu t TP.Hồ Chí Minh cấp giấy phép số 041267

Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế với chức năng chủ yếu nhập khẩu Pin_Đèn Pin và bán cho các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc

- Tên giao dịch: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới

- Trụ sở chính: Số 97 Đờng 22 khu dân c Bình Hng-Bình Chánh-TP HCM

- Chi nhánh: Lào Cai

Tính đến nay Công ty đã đi vào hoạt động đợc 4 năm Tuy lúc ban đầu còn gặp nhiều khó khăn do: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là công ty

t nhân, đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm thị trờng, cha tìm đợc nhng nguồn hàng mong muốn, và công ty cha có nhiều chi nhánh ở các tỉnh, thành phố… nhng đến nay, Công ty đã vợt qua đợc những trở ngại và ngày càng phát triển

Uy tín của công ty trên thị trờng đã đợc nâng cao lên rõ rệt, công ty ngày càng nhiều bạn hàng làm ăn và đối tác trong và ngoài nớc Tại thời điểm thành lập Công ty mới chỉ có trụ sở giao dịch tại Tp HCM, cha có chi nhánh nào ở địa phơng khác, nhng đến nay công ty đã có các chi nhánh ở các địa phơng: Lào cai, Hà Nội, Phú Thọ Để hoạt động kinh doanh của mình ngày càng lớn mạnh, Công ty còn phải vợt qua rất nhiều khó khăn đặc biệt là trong điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt

Năm 2002 Công ty mở chi nhánh tại Lào Cai cùng hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu pin-đèn pin để bán trong nớc Hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 1212000026 do sở kế hoạch và đầu t tỉnh Lào Cai cấp.

∗ Chức năng: Công ty nhập khẩu sau đó xuất khẩu trực tiếp hoặc bán trong

n-ớc các mặt hàng Pin va đèn pin các loại phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Nhà nớc và Bộ thơng mại

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Chi Nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới.

Với đội ngũ gần 30 nhân viên chuyên giao và nhận hàng năng động nhiệt tình với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tự quản lí, sắp xếp phân công công việc hợp lí đã đa những mặt hàng của công ty có mặt trên rất nhiều các tỉnh và thành phố trên toàn quốc

Tổ chức bộ máy của công ty khá phù hợp với, tơng đối gọn nhẹ, quan hệ chi đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít

Sơ đồ các phòng ban đợc bố trí cũng khá hợp lí:

* Giám đốc Chi nhánh: Ngời có thẩm quyền quyết định cao nhất tại chi nhánh

là Bà Hoàng Thị Thu Hơng và phải chịu trách nhiệm về những việc mình làm

Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập khẩu

Kế toán trưởng

Kế toán viên

Giám đốc chi nhánh

Phòng nhập khẩu 2

Phòng nhập khẩu 1

* Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin về thị trờng và hàng hoá thông qua việc lấy thông tin từ các phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng và phòng nghiên cứu thị trờng để tham mu cho giám đốc nắm bắt đợc tình hình tiêu thụ, phân phối sản phẩm của công ty về số lợng, đơn giá, chất lợng, để tìm ra ph… ơng hớng

đầu t cho các mặt hàng và thăm rò tìm ra các thị trờng mới cho sản phẩm của mình

Phòng kinh doanh có chức năng nhiêm vụ là trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh của Công ty; đại diện cho Công ty đàm phán với các đối tác làm ăn; quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh

* Phòng kế toán tài chính: Gồm 4 thành viên

Phòng kế toán tài chính có chức năng, nhiệm vụ là thực hiện công tác kế toán sổ sách chứng từ theo luật định: Quản lý các hoạt động tài chính của Công ty; quản

lý các tài khoản, ngân quỹ; trực tiếp giao dịch với các tổ chức tài chính

* Phòng nhập khẩu: Bằng khả năng và kinh nghiệm của mình tìm ra các nguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trờng trong nớc

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán

2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các đặc điểm của công ty: Bộ máy kế toán tập trung, một hình thức kế toán đơn giản nhng vẫn đạt hiệu quả cao

Phòng kế toán của công ty gồm có 4 ngời: Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán và 3 nhân viên kế toán

Nhiệm vụ của phòng kế toán công ty là: thực hiện việc ghi sổ kế toán những nghiệp vụ phát sinh trong công ty Với nhiệm vụ và yêu cầu nh vậy, bộ máy tổ chức kế toán của công ty bố trí nh sau:Kế toán trưởng

(Trưởng phòng TC- KT)