* Tính các khoản lơng, phụ cấp thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”
Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác(3382, 3383, 3384)” * Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422)
Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
* Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng tính vào CP QLDN trong kỳ, kế toán ghi:
- Đối với loại phân bổ 1 lần
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)
Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ”( Phơng pháp kê khai thờng xuyên) Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phơng pháp kiểm kê định kỳ)
- Trờng hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ nh sau:
+ Khi xuất dùng:
Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (1421) (Thời gian nhỏ hơn 1 năm) Nợ TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm)
Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ” (PP KKTX)
Hoặc Có TK 611 “Mua hàng”(Phơng pháp kiểm kê định kỳ) + Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)
Có TK 142 “Chi phí trả trớc” (Thời gian nhỏ hơn 1 năm) Hoặc TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Thời gian lớn hơn 1 năm)
* Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ cho chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 009 – Nguồn vốn khấu hao
* Khi tính thuế nhà đất, thuế trớc bạ các khoản phí, lệ phí giao thông,… cầu phà phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:…
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425)
Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN” (3337, 3338) Có TK 111, 112
* Cuối niên độ kế toán, trích lập các khoản dự phòng dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”
Đến niên độ kế toán sau (31/12/N+1). Nếu mức trích cho năm tiếp theo lớn hơn mức đã trích, trích thêm số chênh lệch, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”
Nếu mức trích cho năm tiếp theo nhỏ hơn mức đã trích, phải hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Có TK 711 “Thu nhập khác”
* Khi phát sinh các chi phí dịch vụ thuê ngoài (điện nớc, điện thoại ),… kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Nợ TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ”
Có TK 111 “Tiền mặt”
Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có TK 331 “Phải trả ngời bán”
* Các khoản chi bằng tiền cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, in ấn tài liệu, đào tạo cán bộ phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:…
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Nợ TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ”
Có TK 111 “Tiền mặt”
Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có TK 141 “Tạm ứng”
* Chi phí sửa chữa TSCĐ chung toàn doanh nghiệp:
- Trờng hợp doanh nghiệp thực hiện trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ: + Khi trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào CP QLDN trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427) Có TK 335 “Chi phí phải trả”
+ Khi công việc sửa chữa hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 335 “Chi phí phải trả”
Có TK 331 “Phải trả ngời bán”
Có TK 214 “Xây dựng cơ bản dở dang”
- Trờng hợp doanh nghiệp không thực hiện trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ mà thực hiện phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ vào các kỳ kế toán:
+ Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, phản ánh chi phí sửa chữa thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (Phân bổ nhỏ hơn 1 năm)
Nợ TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Phân bổ lớn hơn 1 năm) Có TK 331, 241
+ Sau đó xác định số phân bổ tính vào CP QLDN kỳ này, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427)
Có TK 142 “Chi phí trả trớc” (Phân bổ nhỏ hơn 1 năm)
Có TK 242 “Chi phí trả trớc dài hạn” (Phân bổ lớn hơn 1 năm) * Số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428)
Có TK 336 “Phải trả nội bộ”
* Các khoản đợc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ (nếu có), kế toán ghi:
Nợ TK 111 “Tiền mặt”
Nợ TK 152 “Nguyên vật liệu” Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388)
Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
* Cuối kỳ hạch toán xác định và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để tính kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
* Trờng hợp phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hoá còn lại cha tiêu thụ ở cuối kỳ, trên cơ sở để xác định kết chuyển sang loại “Chi phí chờ kết chuyển”, kế toán ghi:
Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (1422)
Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ,phần chi phí quản lý doanh nghiệp nói trên sẽ đợc kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh kỳ đó.
Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp (Sơ đồ 2)
TK 334, 338 TK 642 TK 111, 152 Chi phí nhân viên qlý Các khoản giảm
CP QLDN (nếu có) TK 152, (611), 111…
Chi phí vật liệu, bao bì TK 911
TK 1422 K/c CPQLDN TK 153, (611), 142… để chờ kết chuyển Chi phí CCDC K/c CPQLDN để xđ KQKD vào cuối kỳ TK 214 Chi phí KHTSCĐ TK 333, 111 Thuế, phí, lệ phí TK 139 Chi phí dự phòng
TK 111, 112, … Chí phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ kế toán phù hợp với hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng.
- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: + Sổ Nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 521, 641, 642, 911,. . .
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan nh sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh,. . .
- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký sổ Cái, bao gồm: + Sổ Nhật ký sổ cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ Cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, bao gồm: + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8,. . .
+ Bảng kê số 1, 2, 8, 10,. . .
+ Sổ Cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911,. . . + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
ở chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới
2.1. Đặc điểm chung về chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển về Chi Nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới.
Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế độc lập, ngày 10/05/2000 công ty ra đời với tên gọi công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới do sở Kế hoạch và Đầu t TP.Hồ Chí Minh cấp giấy phép số 041267.
Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là một đơn vị kinh tế với chức năng chủ yếu nhập khẩu Pin_Đèn Pin và bán cho các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc.
- Tên giao dịch: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới.
- Trụ sở chính: Số 97 Đờng 22 khu dân c Bình Hng-Bình Chánh-TP HCM.
- Chi nhánh: Lào Cai.
Tính đến nay Công ty đã đi vào hoạt động đợc 4 năm. Tuy lúc ban đầu còn gặp nhiều khó khăn do: Công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới là công ty t nhân, đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm thị trờng, cha tìm đợc nhng nguồn hàng mong muốn, và công ty cha có nhiều chi nhánh ở các tỉnh, thành phố… nhng đến nay, Công ty đã vợt qua đợc những trở ngại và ngày càng phát triển. Uy tín của công ty trên thị trờng đã đợc nâng cao lên rõ rệt, công ty ngày càng nhiều bạn hàng làm ăn và đối tác trong và ngoài nớc. Tại thời điểm thành lập Công ty mới chỉ có trụ sở giao dịch tại Tp. HCM, cha có chi nhánh nào ở địa phơng khác, nhng đến nay công ty đã có các chi nhánh ở các địa phơng: Lào cai, Hà Nội, Phú Thọ. Để hoạt động kinh doanh của mình ngày càng lớn mạnh, Công ty còn phải vợt qua rất nhiều khó khăn đặc biệt là trong điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt.
Năm 2002 Công ty mở chi nhánh tại Lào Cai cùng hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu pin-đèn pin để bán trong nớc. Hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 1212000026 do sở kế hoạch và đầu t tỉnh Lào Cai cấp.
∗ Chức năng: Công ty nhập khẩu sau đó xuất khẩu trực tiếp hoặc bán trong n- ớc các mặt hàng Pin va đèn pin các loại phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Nhà nớc và Bộ thơng mại.
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Chi Nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới.
Với đội ngũ gần 30 nhân viên chuyên giao và nhận hàng năng động nhiệt tình với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tự quản lí, sắp xếp phân công công việc hợp lí đã đa những mặt hàng của công ty có mặt trên rất nhiều các tỉnh và thành phố trên toàn quốc.
Tổ chức bộ máy của công ty khá phù hợp với, tơng đối gọn nhẹ, quan hệ chi đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít.
Sơ đồ các phòng ban đợc bố trí cũng khá hợp lí:
* Giám đốc Chi nhánh: Ngời có thẩm quyền quyết định cao nhất tại chi nhánh là Bà Hoàng Thị Thu Hơng và phải chịu trách nhiệm về những việc mình làm.
Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập khẩu
Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng Phòng nghiên cứu thị trường Kế toán trưởng Kế toán viên Giám đốc chi nhánh Phòng nhập khẩu 2 Phòng nhập khẩu 1
* Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin về thị trờng và hàng hoá thông qua việc lấy thông tin từ các phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng và phòng nghiên cứu thị trờng để tham mu cho giám đốc nắm bắt đợc tình hình tiêu thụ, phân phối sản phẩm của công ty về số lợng, đơn giá, chất lợng, để tìm ra ph… ơng hớng đầu t cho các mặt hàng và thăm rò tìm ra các thị trờng mới cho sản phẩm của mình.
Phòng kinh doanh có chức năng nhiêm vụ là trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh của Công ty; đại diện cho Công ty đàm phán với các đối tác làm ăn; quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh.
* Phòng kế toán tài chính: Gồm 4 thành viên
Phòng kế toán tài chính có chức năng, nhiệm vụ là thực hiện công tác kế toán sổ sách chứng từ theo luật định: Quản lý các hoạt động tài chính của Công ty; quản lý các tài khoản, ngân quỹ; trực tiếp giao dịch với các tổ chức tài chính
* Phòng nhập khẩu: Bằng khả năng và kinh nghiệm của mình tìm ra các nguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trờng trong nớc.
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán.
2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các đặc điểm của công ty: Bộ máy kế toán tập trung, một hình thức kế toán đơn giản nhng vẫn đạt hiệu quả cao.
Phòng kế toán của công ty gồm có 4 ngời: Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán và 3 nhân viên kế toán.
Nhiệm vụ của phòng kế toán công ty là: thực hiện việc ghi sổ kế toán những nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Với nhiệm vụ và yêu cầu nh vậy, bộ máy tổ chức kế toán của công ty bố trí nh sau:Kế toán trưởng