Làm việc với hệ quản trị CSDL MS.ACCESS, Ms.excel

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin, chuyên ngành tin học Làm việc với hệ quản trị CSDL MS.ACCESS, Ms.excel

phần mở đầu

1 Lý do chọn đề tài

Trong một bài phát biểu trớc các nhà quản trị công nghệ thông tin vàotháng 2 năm 2001 ông John Chambers_ tổng giám đốc của CISCO đã nhấnmạnh : “công nghệ thông tin thay đổi nh những đợt sóng” Hình ảnh của ôngJohn đa ra cha phản ánh hết đợc những tiến bộ của công nghệ thông tin trongxã hội chúng ta ngày nay nhng nó phần nào diễn tả đợc tốc độ phát triển vàgia tăng không ngừng của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin _viễnthông đã tác động tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Trong lĩnh vực thôngtin th viện, công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản phơng thức xuấtbản tài liệu, rút ngắn thời gian cung cấp thông tin đến tay ngời đọc và tiến xahơn nữa công nghệ thông tin đã sản sinh ra một loại hình th viện mới mà taquen gọi là th viện điện tử, cung cấp cho ngời đọc những dịch vụ cha từng cótrong th viện truyền thống

Để đáp ứng đợc nhu cầu cung cấp thông tin cho một khối lợng lớn sinhviên, cán bộ trong ngành Y ở Hà Nội và trong cả nớc th viện trờng Đại Học YHà Nội đã nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác th viện,không những thế trung tâm luôn cập nhật, đổi mới trang thiết bị với mongmuốn phục vụ đã tốt lại tốt hơn đến bạn đọc, tiến tới xây dựng th viện trờngĐại Học Y Hà Nội thành một th viện hiện đại và đi đầu trong cả nớc trongviệc cung cấp thông tin y dợc nhanh, chính xác và thuận tiện cho ngời dùngtin Là một sinh viên khoa Thông tin học và Quản trị thông tin, nhận thức đợctầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác th việnnên sau khi đợc thực tập ở th viện trờng Đại Học Y Hà Nội em đã trọn đề tài“ ứng dụng công nghệ thông tin trong th viện trờng Đại Học Y Hà Nội ” để

thực hiện khoá luận này.

2 Mục đích của đề tài khoá luận

Trên cơ sở tìm hiểu và nghiên cứu quá trình ứng dụng công nghệ thôngtin trong th viện trờng Đại Học Y Hà Nội, những mặt tích cực và hạn chế cầnkhắc phục trong quá trình ứng dụng, để từ đó có những nhận xét kiến nghịnhằm góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động của trung tâm.

3 Nhiệm vụ và đối tợng nghiên cứu của đề tài

Để hoàn thành tốt đợc mục đích trên tác giả của khoá luận mong muốngiải quyết những nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của th viện trờngĐại Học Y Hà Nội

- Nghiên Cứu quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại th viện ờng Đại Học Y Hà Nội

tr Kiến nghị và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa trung tâm.

Đối tợng nghiên cứu là các phần mềm ứng dụng, các cơ sở dữ liệu vàmạng máy tính trong th viện trờng Đại Học Y Hà Nội

4 Phơng pháp nghiên cứu sử dụng khi viết khoáluận

- Phơng pháp khảo sát thực tế- Phơng pháp nghiên cứu tài liệu- Phơng pháp phân tích so sánh

- Phơng pháp quan sát phỏng vấn, trao đổi trực tiếp- Phơng pháp thống kê

- Phơng pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu5 Nội dung của khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khoá luận gồm 3 chơng:

Chơng I: Giới thiệu chung về th viện trờng Đại Học Y Hà Nội

Chơng II: ứng dụng công nghệ thông tin trong thông tin trong th viện

tr-ờng Đại học Y Hà Nội

Chơng III: Một số nhận xét và kiến nghị

Chơng I: Giới thiệu chung về th viện ờng Đại Học Y Hà Nội

Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội là một trong những th viện lớn nhấtvà ra đời sớm nhất trong các th viện đại học trong cả nớc Năm 1902 cùngvới sự ra đời của trờng Cao Đẳng Y học Đông Dơng(Đông Dơng Y Viện họcđờng) thì Th viện Cao Đẳng Y học Đông Dơng ra đời.

Năm 1904 th viện chuyển về 13 Lê Thánh Tông và đổi tên là “ ThViện Đại Học Y- Dợc khoa Việt Nam” Trong thời kì này nhiệm vụ chínhcủa th viện là thông qua sách, báo, tạp chí, phục vụ cho việc đào tạo bác sỹ,dợc sỹ chuyên khoa cho Việt Nam và cả các nớc Đông Dơng thuộc Pháp.

Đến năm 1962 Th Viện Đại Học Y- Dợc khoa Việt Nam đợc chiathành Th viện Đại học Y khoa Hà Nội và Th viện Đại học Dợc khoa.

Đến năm 1969 Th viện Y khoa Hà Nội lại tách thành 2 Một là Th việnY học trung ơng nay là Viện thông tin Y học trung ơng do bộ Y tế quản lýphần còn lại là th viện trờng Đại Học Y Hà Nội ngày nay.

Năm 1980 trung tâm th viện trờng Đại Học Y Hà Nội chính thức đợcthành lập và chuyển về số 1-3 đờng Tôn Thất Tùng- Hà Nội trực thuộc Đạihọc Y Hà Nội đến nay.

Với thế mạnh sẵn có của mình, hoà chung vào cuộc kháng chiến chốngMỹ cứu nớc trong suốt thời kỳ 1946-1975 trung tâm đã hoàn thành xuất sắcnhiệm vụ mà Đảng và nhà nớc giao phó, góp phần vào công cuộc thống nhấtnớc nhà.

Từ năm 1985 đến nay đợc sự quan tâm của trờng Đại Học Y Hà Nộicùng các đối tác nh Th viện Đại học ở Pháp, Australia trung tâm đã đợc hỗtrợ cung cấp một số lợng lớn sách, t liệu và trang thiết bị hiện đại nhằm bổsung thêm và tiến hành hiện đại hoá công tác th viện, theo kịp tiến trình pháttriển của xã hội, phục vụ tốt hơn cho ngành Y Việt Nam.

Năm 1988 trung tâm xây dựng riêng một khu th viện khang trang với

Kể từ năm 2001 đến nay trung tâm đã khắc phục khó khăn mạnh dạnđầu t một mạng máy tính hiện đại đã đợc tích hợp với mạng intranet của tr-ờng Đại Học Y Hà Nội mở ra khả năng khai thác trên toàn mạng của trờngĐại Học Y Hà Nội Với việc Đại học Y Hà Nội kết nối trực tiếp vào mạngInternet, từ th viện có thể truy nhập tới các tài nguyên thông tin trên mạnginternet toàn cầu kể cả các th viện khác theo các phần mềm tra cứu liên thviện.

Với những bớc đi nhanh và vững chắc th viện trờng Đại Học Y Hà Nộiđã từng bớc đáp ứng và nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc trong trờng ĐạiHọc Y Hà Nội và nghành Y Dợc cả nớc.

chức các buổi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với sinh viên hoặc thông qua trìnhchiếu các băng hình chuyên ngành.

- Thực hiện các hoạt động trao đổi hợp tác với trung tâm th viện trong vàngoài nớc.

th viện và nâng cao khả năng tìm tin của ngời dùng tin.2 Cơ cấu tổ chức

Th viện Đại học Y Hà Nội là một phần của Trờng Đại học Y Hà Nộihoạt động theo nguyên tắc chỉ đạo tập trung do một số cán bộ phụ tráchchung Thể hiện qua sơ đồ sau:

bé

nghiệp vụ Ngoài ra mỗi phòng lại có các trởng phòng quản lí công việc củaphòng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc th viện.

Với một cơ cấu về nhân sự thống nhất và phân công hợp lí đã tạo tiềnđề rất tốt trong hoạt động và phát triển của th viện trờng Đại Học Y Hà Nộitrong nhiều năm nay.

III Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, nguồn vốn tliệu, đối tợng dùng tin và nhu cầu tin.

phục vụ học tập qua băng hình vào mỗi buổi chiều thứ 6 hàng tuần.

- Tháng 6 năm 2001 th viện đã kết nối Internet cho mạng máy tính củamình góp phần nâng cao hiệu quả trong học tập, nghiên cứu của cán bộvà sinh viên.

Hiện nay th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đã có: 9147 đầu sách

 218 giáo trình 4317 luận án

 23967 bài trích báo

 653 đầu báo và tạp chí trong đó chủ yếu là tiếng nớc ngoài với hơn 50.000bản.

5 tạp chí điện tử.

 Nhiều bộ sách quý hiếm của các giáo s đầu ngành.

 Băng hình, băng tiếng, đĩa CD và hàng vạn tài liệu nghiên cứu.

Th viện đang trên đà hiện đại hoá theo hớng tin học hoá Đã có trên30.000 đầu tài liệu và hàng chục ngàn trang tài liệu toàn văn đã đợc lu trữtrên cơ sở dữ liệu Đây là bớc khởi đầu trong tiến trình xây dựng th viện điệntử.

Hàng năm trờng Đại Học Y Hà Nội đã đầu t 40-70 triệu đồng để đầu ttài liệu mới Đó là cha kể đến nguồn ngân sách có đợc trong công tác phục vụbạn đọc của th viện.

2 Đối tợng dùng tin và nhu cầu tin

Trong xã hội ngày nay nhu cầu thông tin đã đợc đặt lên hàng đầu,thông tin đóng vai trò quyết định sự phát triển, thành công, thất bại của từngcá nhân hay cả một quốc gia Lợng thông tin thì ngày một nhiều nhng khảnăng sở hữu, sử dụng và xử lý thông tin của mỗi ngời thì có hạn Chính vì thếcác cơ quan thông tin có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp cho ngờidùng tin những thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhấtthoả mãn đợc mọi yêu cầu của ngời dùng tin.

Muốn cung cấp thông tin tốt chính xác, kịp thời phải nắm bắt đợc nhu cầuthông tin

Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội là cơ quan trực thuộc trờng Đại học YHà Nội, có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tài liệu chuyên ngành Y- Dợc chongời dùng tin trong trờng và những ngời dùng tin trong cả nớc

Trờng Đại học Y Hà Nội là trờng đại học chuyên ngành đào tạo các cánbộ y tế vì vậy đối tợng ngời dùng tin ở đây cũng có những điểm khác biệt sovới ngời dùng tin ở nơi khác Chính vì thế nắm vững nhu cầu tin của ngờidùng tin tại trung tâm là điều hết sức cần thiết để có thể đảm bảo phục vụhiệu quả nhất nhu cầu tin của ngời dùng tin ở đây.

Có thể chia ngời dùng tin tại th viện trờng Đại Học Y Hà Nội thành 2nhóm chính sau:

2.1Nhóm ngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, quản lý

Đây là đối tợng dùng tin có những đòi hỏi rất cao Họ hiện là nhữngnhà nghiên cứu sinh trong và ngoài nớc, những Bác sỹ, Dợc sỹ đang công tác,các giảng viên trong và ngoài trờng…Họ là những ngời dùng tin trình độ cao,có khả năng tự khai thác, tổng hợp thông tin và sử dụng cũng nh phổ biếnthông tin theo chiều sâu.Với nhóm đối tợng dùng tin này 3 yếu tố: nhanh,chính xác, đầy đủ là không thể thiếu.

Ngoài ra yếu tố ngoại ngữ cũng là điểm rất quan trọng với nhóm đối ợng này Theo thống kê của th viện thì 100% trong số ngời dùng tin này biết

t-và sử dụng thành thạo từ 1 đến 2 ngoại ngữ, chủ yếu là tiếng Pháp t-và tiếngAnh Và họ đã sử dụng ngoại ngữ trong hoạt động thông tin Có khoảng 70%trong nhóm này thờng xuyên sử dụng ngoại ngữ để tìm tin( họ coi ngoại ngữlà ngôn ngữ chính trong tìm thông tin chuyên ngành) Đây đa số là những ng-ời nghiên cứu và giảng dạy Yêu cầu tin thờng là những thông tin cấp 1(tàiliệu gốc) Số còn lại thì đôi khi sử dụng ngoại ngữ trong tìm tin.

Thời gian mà nhóm ngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy,quản lý dành cho hoạt động đọc và tìm tài liệu là không nhiều so với nhómngời dùng tin là sinh viên Có khoảng 35% dành 2-4 tiếng cho hoạt động đọc,tìm thông tin mỗi ngày, 27% dành 4-6 tiếng, 20% dành 6 tiếng còn lại lànhững ngời dành thời gian dới 2 tiếng cho hoạt động đọc và tìm thông tin.Nh vậy có thể nói thời gian đã trở lên vô cùng quý với ngời dùng tin, vì vậyviệc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác th viện và việc nhanh chónghoàn thiện th viện điện tử ở th viện trờng Đại Học Y Hà Nội là điều cầnthiết.

2.2.Nhóm ngời dùng tin là sinh viên

Với số lợng đông đảo chiếm tới hơn 70% số ngời dùng tin ở th viện.Họ hầu hết là sinh viên từ Y1- Y6 nên nhu cầu tin của nhóm này rất phongphú và đa dạng Do sự khác biệt về tuổi đời cũng nh trình độ với nhóm dùngtin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, và quản lý nên họ có một số đặc điểmkhác với nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, quản lý Họ là những ngời rấttrẻ, nhiệt tình với công tác và nhiệt tình học tập rất cao Tuy trình độ chuyênmôn cũng nh kinh nghiệm công tác cha nhiều song họ là nhóm ngời đại diệncho lớp trẻ có khả năng thích nghi nhanh chóng với biến đổi lớn lao của xuthế thời đại Họ là những ngời nhạy bén và có khả năng sáng tạo Cho nênnhu cầu tin của họ ngoài đáp ứng những vấn đề về học tập và công tác cònphải đáp ứng những nhu cầu tinh thần khác Họ quan tâm hầu hết đến cáclĩnh vực có tính chất mới mẻ và thời sự nh khoa học , công nghệ, thể thao,chính trị xã hội, kinh tế Yêu cầu tin của họ thơng là thông tin cấp 2( thôngtin đã qua xử lý về mặt nội dung).

Thời gian nhóm ngời dùng tin này giành cho việc đọc và tìm tin là rấtcao 70% trong số họ dành thời gian cho đọc và tìm tin từ 2-6 tiếng một ngày

và chỉ có 17% trong số họ dành thời gian đọc và tìm tin dới 2 tiếng mộtngày Rất nhiều sinh viên đã coi th viện nh một “ giảng đờng thứ 2” sau buổilên lớp Chính vì vậy ngoài những yếu tố nhanh, đầy đủ, chính xác ra họ còncần một lợng thông tin có giá trị mới mẻ, lợng thông tin phong phú, đa dạngliên quan đến nhiều nghành lĩnh vực trong xã hội.

tại th viện Th viện đã phục vụ 12 tiếng một ngày( 4 tiếng buổi sáng, 4 tiếngbuổi chiều, 4 tiếng buổi tối trừ chiều thứ 6 và tối chủ nhật).

Tuy nhiên hàng năm số lợng ngời dùng tin ngày một tăng kèm theonhững yêu cầu tin cũng tăng gấp bội trong khi đó thời gian phục vụ thì khôngthể tăng lên chính vì vậy việc phục vụ của th viện không thể dừng ở nhữngphơng thức truyền thống nh tra cứu bằng hộp phiếu mục lục, mợn đọc mộtcách thủ công Th viện phải nhanh chóng ứng dụng những thành tựu của côngnghệ thông tin vào công tác th viện nh tra cứu tài liệu trên máy tính, mợn,đọc tài liệu trên máy tính để giảm tối đa thời gian cho việc thu lợm thông tin

D ới 2 tiếngTừ 2-4 tiếngTừ 4-6 tiếngTrên 6 tiếng

Cán bộSinh viên

mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao,làm thoả mãn nhu cầu tin của các nhómdùng tin trong ngành y cả nớc.

Chơng II: ứng dụng công nghệ thông tintrong th viện trờng đại học Y hà nội

th viện trờng Đại Học Y Hà Nội

Công nghệ thông tin theo nghĩa rộng của thuật ngữ bao gồm các phơngpháp khoa học, các phơng tiện và công cụ kỹ thuật, các giải pháp công nghệnhằm giúp cho con ngời nhận thức đúng đắn về thông tin trong mọi lĩnh vựchoạt động của con ngời Theo nghĩa trực tiếp công nghệ thông tin là ngànhcông nghệ về xử lý thông tin bằng các phơng tiện điện tử, trong đó nội dung“xử lý” thông tin bao gồm các khâu cơ bản nh thu thập, lu trữ, xử lý và phânphối thông tin.

Từ những năm 50 của thế kỉ XX, trên thế giới công nghệ thông tin đãđợc ứng dụng vào công tác th viện Với những máy tính mạnh đã có khả nănglàm việc theo chế độ xử lý bao gói các dữ liệu Dạng xử lý này phù hợp nhấtvới các quá trình bổ sung, biên mục, xử lý các ấn phẩm định kỳ, tiếp tục,thống kê vòng quay của tài liệu Vào đầu những năm 70 sự liên kết giữa kỹthuật máy tính với các phơng tiện viễn thông đã tạo ra một bớc tiến lớn Đó làsự ra đời của các mạng máy tính khác nhau: LAN, WAN, quốc gia, quốctế… có thể truyền dữ liệu đi khắp nơi trên thế giới Cùng với sự ứng dụng cácthiết bị viễn thông vào công tác th viện, các cơ sở dữ liệu (CSDL) của từngth viện riêng biệt đã đợc kết nối, khai thác lẫn nhau.

Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội từ năm 1980 đã đợc trang bị hệ thốngmáy tính nhng do cha có các phần mềm t liệu có thế mạnh về thông tin thviện nên chỉ đơn thuần làm công tác soạn thảo văn phòng không giúp gìnhiều cho công tác phục vụ nhu cầu tin cho ngời dùng tin Đến năm 1993th viện sử dụng phần mềm CDS/ISIS For DOS vào công tác th viện Th việntrờng Đại Học Y Hà Nội đã xây dựng thành công các cơ sở dữ liệu trên phầnmềm CDS/ISIS và đa các cơ sở dữ liệu này lên trang WEB và trong th việnđiện tử của trung tâm Trong năm này các cơ sở dữ liệu: sách, báo, tạp chí

của th viện đã ra đời Đến năm 1996 th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đãchuyển sang phần mềm CDS/ISIS for Windows Với u điểm vợt chội hơn hẳnso với CDS/ISIS đã giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu đợc nhanh chónghoàn thiện đa vào phục vụ cho ngời dùng tin trong trờng

Đến năm 2000 nhờ kỹ thuật, công nghệ thông tin hiện đại đã đa cáccơ sở dữ liệu này lên trang Web, nhằm phục vụ cho mọi đối tợng ngời dùngtin có nhu cầu đối với nguồn thông tin y, dợc.

Thời gian này th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đã tạo ra đợc 5 cơ sở dữliệu :

 Meddoc – Tài liệu KHCN y học Lvan – Luận văn

 Bai bao

 BaoAP – Báo Anh Pháp Sách – Sách Meddoc

Lợng biểu ghi trong 5 cơ sở dữ liệu đã lên đến 50000 biểu ghi.

Từ giai đoạn này dịch vụ tìm tin trên Internet và trên CD-ROM đã đợc phổbiến

Năm 2000 th viện đã xây dựng đợc trang Web mở ra khả năng liênkết , phối hợp với trung tâm thông tin y, dợc trong và ngoài nớc

Năm 2002 th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đã bắt tay vào xây dựng thviện điện tử Th viện cả đa vào sử dụng phần mềm th viện điện tử MEDLIB.Đây là một phần mềm có nhiều tính năng nổi trội so với phềm mềm CDS/ISIStrớc đây Việc sử dụng phần mềm th viện điện tử MEDLIB vào khai tháctrong các tác th viện đã một bớc tiến mới, quan trọng để th viện sớm hoànthiện th viện điện tử.

II ứng dụng phần mềm th viện điện tử MEDLIB trongquản trị thông tin, t liệu Y- Dợc ở th viện trờngĐại học Y Hà Nội.

1 giới thiệu chung về phần mềm

1.1.Sự ra đời

Phần mềm th viện điện tử MEDLIB có nguồn gốc từ phần mềm th viện

cái tên của phần mềm đã thể hiện đây là phần mềm phục vụ cho th viện điện

tr-ờng Đại Học Y Hà Nội đợc đổi tên là MEDLIB.

MEDLIB là một hệ quản lý th viện điện tử Tài liệu có thể đợc lu trữ cả nộidung trên máy tính để có thể đọc trực tiếp qua mạng Tài liệu không chỉ trongdạng văn bản mà có thể lu trữ dới mọi dạng mà MS Windows hỗ trợ nh hìnhảnh, âm thanh, video số…

MEDLIB đợc xây dựng trên Web cho phép có thể sử dụng qua Intranethay Internet Những ngời chỉ cần biết biết chút ít về WEB là có thể giao tiếpdễ dàng với phần mềm này Khi mới ứng dụng phần mềm này chỉ cần hớngdẫn cho sinh viên trờng Đại học Y Hà Nội chừng 15 phút là họ có thể sửdụng tốt để tìm tài liệu, mợn tài liệu và xem thông tin khác Điều đó cho thấyphần mềm này đã quan tâm đến tính phổ thông khi làm phần mềm để có thểphục vụ đợc đông đảo nhóm đối tợng dùng tin và tránh sự rờm rà, mất thờigian vào những thao tác không cần thiết.

MEDLIB chạy trên bộ mã UNICODE, có thể hỗ trợ đa ngữ Từ1/7/2002 chuẩn mã 6909- chuẩn mã tiếng Việt mới trên UNICODE sẽ đợcchính thức áp dụng Vì thế sử dụng phần mềm th viện điện tử MEDLIB chophép bảo vệ đầu t, không phải chuyển đổi mã tiếng Việt trong tơng lai Thviện trờng Đại Học Y Hà Nội trớc khi sử dụng phần mềm này đang sử dụng

đang dùng với MEDLIB một cách hoàn hảo.

MEDLIB chạy trên môi trờng CSDL MS/SQL 2000 cho phép đáp ứngviệc xử lý và lu trữ hàng triệu tài liệu của th viện Ngoài ra nó còn hỗ trợhàng trăm các giao dịch đồng thời trên mạng nếu có nhu cầu.

MEDLIB vẫn hỗ trợ hình thức th viện truyền thống và th viện mở Giao dịchmợn, trả đợc tích hợp trong một hình thức thống nhất cho cả hai loại hình thviện này Với việc tích hợp các thiết bị mã vạch và thẻ thông minh, việc mợnvà trả theo hình thức th viện mở cũng đơn giản và tiện lợi.

MEDLIB hỗ trợ nhiều khung phân loại và có bảng từ khoá cho cáckhung phân loại giúp cho việc biên mục dễ dàng và thống nhất Khung phânloại là một vấn đề đang đợc bàn cãi nhiều trong các hội thảo quốc gia nênMEDLIB vẫn để “mở” mục này.

1.2.Các loại tài liệu đợc quản lý trong MEDLIB

Phần mềm th viện điện tử MEDLIB đợc thiết kế hớng tới đối tợng là ngờidùng tin ở các trờng đại học nên nó có một số đặc điểm riêng.

Các loại tài liệu đợc MEDLIB hỗ trợ gồm có:

 Sách, giáo trình với yếu tố quản lý bao gồm: mã, mã xếp giá, tên sách, tênsong song(thờng dùng với sách tiếng nớc ngoài, khi đó tên song songdùng tên tiếng Việt giúp cho việc tìm kiếm đợc dễ dàng), tên tác giả, từkhoá,…số lợng, tính chất cho mợn đọc hay đọc tại chỗ… và hàng chụcyếu tố khác nữa

 Luận văn, luận án

 Đĩa CD/ băng hình/ băng tiếng

 Tạp chí và các ấn phẩm định kỳ: Là một trờng Đại học ngoài chứcnăng đào tạo còn có cả chức năng nghiên cứu nên việc quản lý các tạp chímột cách bài bản là rất quan trọng Một đặc điểm của tạp chí là mỗi tạp chícó nhiều số, tập xuất bản theo một chu kì nhng cùng tên Vì vậy nếu đặt vấnđề mợn theo tên tạp chí thì không có ý nghĩa gì Việc tìm tài liệu cũng khôngdừng ở mức tên tạp chí mà tìm một bài báo hệ thống phải đa ra tạp chí nào,số nào, tập nào.

 Bài báo : Khác với sách( thờng có nội dung hớng về một chủ đề nào đó),chỉ tra tên hay một vài thông tin chủ đề khó biết đợc nội dung vì các bàitrong cùng một tạp chí có thể đề cập đến nhiều vấn đề khác nhau Chínhvì thế để phục vụ cho công tác nghiên cứu, chính việc hệ thống hoá cácbài báo giúp ích nhiều hơn cho ngời nghiên cứu MEDLIB hỗ trợ cho ngờidùng tra cứu các bài báo Tra cứu báo thì đợc tạp chí có bài báo đó.

 Các tài liệu điện tử: Với sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay,nội dung tài liệu đợc lu trữ trên máy tính ngày càng nhiều Lợi ích rõ ràngcủa hình thức lu trữ này là tính sẵn sàng cao, dễ tham khảo, trích dẫn, biên

tập lại, có thể đọc từ xa, lại đỡ chiếm chỗ Bất kỳ tài liệu nào cũng đềucó thể lu đợc nội dung số hoá.

1.3.Các thông tin quản lý về tài liệu sử dụng trong hệ thống

Tài liệu có thể rất đa dạng, mỗi dạng có thể có các thông tin quản lýriêng Ví dụ luận văn có thể có thông tin về ngời hớng dẫn, trong khi đó tạpchí có thể có thông tin về tập, số Sau đây là danh sách các thông tin quản lývề tài liệu mà hệ thống hỗ trợ.

phân loại đề mục Quốc gia)

kèm tệp Hệ thống hỗ trợ 6 tệp tin đính kèm.

1.4 Các đối tợng sử dụng hệ thống này

Tuỳ theo mục đích và quyền hạn trong hệ thống, nhứng ngời sử dụngphần mềm đợc phân nhóm Các nhóm có thể có một hoặc nhiều quyền Cónhững loài quyền sau:

- Quyền quản trị hệ thống: ai có quyền này sẽ có toàn quyền, kể cảquyền cấp quyền cho ngời khác Ngời này có thể là giám đốc th viện hoặc đ-ợc uỷ quyền.

- Quyền biên mục

- Quyền quản lý bạn đọc: nhóm này có quyền cấp thẻ và account chobạn đọc , gia hạn thẻ, thu hồi quyền sử dụng.

- Quyền đợc đọc các góp ý của bạn đọc- Quyền đợc gửi thông báo đến bạn đọc

- Quyền tra cứu và mợn tài liệu : Mọi ngời trong nhóm bạn đọc đều cóthể tra cứu tài liệu và mợn tài liệu theo các ràng buộc chung về thời hạn mợntài liệu.Ví dụ các nhóm sinh viên theo từng khoá, có ngày hết hạn, số lợngsách đợc mợn tối đa tơng tự nhau.

- Trong số bạn đọc có thể có những bạn đọc thờng xuyên đợc cấp thẻ, cónhững khách vãng lai: nhóm này không có quyền mợn, chỉ có quyền đọc tạichỗ

- Một ngời sử dụng có thể đợc cấp 1 hoặc nhiều quyền đồng thời.

1.5.Tổng quan về chức năng của hệ thống

1.5.1.Bạn đọc tra cứu tài liệu và mợn

Với chức năng này, hệ thống hỗ trợ bạn tìm kiếm tài liệu một cách nhanhnhất để tra cứu, lựa chọn và có thể đăng kí mợn hay trả tài liệu nếu bạn đãđăng nhập với tên và mật khẩu mà ngời quản trị hệ thống cấp cho bạn.Khi đãđăng kí thì tên các tài liệu sẽ đợc đa vào danh sách yêu cầu mợn, trả và khiđó bạn có thể đến quầy mợn, trả của th viện để lấy hoặc trả sách mà mình đãđăng kí.

Nếu th viện tổ chức theo hình thức th viện mở thì ngời sử dụng có thể tựlựa chọn tài liệu khi đa ra quầy có thể làm thủ tục ghi nhận.

1.5.2.Nhân viên th viện cho mợn và thu hồi

MEDLIB chú trọng đến tổ chức dây chuyền phục vụ với quy mô lớn.Một khi bạn đọc tìm và đăng kí mợn thì yêu cầu mợn sẽ xuất hiện trên mànhình của một máy tính đặt trong kho sách Một nhân viên tìm sách có thể căncứ vào yêu cầu đó để tìm sách đa ra quầy Trong khi đó ở quầy có thể theodõi danh sách bạn đọc đang chờ mợn Khi thấy sách dã ra quầy thì nhắpchuột vào tên ngời mợn niêm yết trên màn hình Cửa sổ làm việc với bạn đọc

sẽ xuất hiện để có thể làm thủ tục Máy in sẽ in ra phiếu mợn để bạn đọc cóthể kí vào.

Khi một ngời đem sách đến trả, nhân viên th viện sẽ gõ vào số thẻ hoặcdùng máy đọc mã vạch nhận diện thẻ, thông tin về bạn đọc, kể cả thẻ sẽ hiệnlên màn hình để dễ dàng kiểm tra Nếu bấm vào nút trả thì một cửa sổ hiệnlên thông báo danh sách đang mợn, ta chỉ cần đánh dấu vào tài liệu cần trảsau đó ghi nhận.

Có thể in ra danh sách các danh sách đã trả trong một ngày nào đó cóthể rà soát lại sách đã trả trong ngày và đánh dấu lại sách trả trong các phiếumợn trớc đây.

1.5.5 Quản lý bạn đọc

Trên thực tế bạn đọc có từng nhóm với những quyền hạn khác nhau Vìthế cấp quyền bạn đọc theo nhóm sẽ tiện cho ngời quản lý rất nhiều Bạn cóthể phân chia nhóm theo mục đích của bạn và làm việc với các nhóm nàythông qua chức năng thêm, sửa, xoá, tìm kiếm các thông tin về nhóm Mỗinhóm sẽ đợc cấp một số quyền truy nhập tơng ứng

Mỗi bạn đọc đăng kí sử dụng hệ thống sẽ đợc phân vào một nhóm thíchhợp trong số các nhóm mà hệ thống đang quản lý và chúng ta có thể thựchiện những chức năng thêm, sửa, xoá các thông tin về bạn đọc nếu muốn.

- Sao lu dữ liệu, đề phòng những sự cố có thể gây mất dữ liệu

1.5.7 Môi trờng thông tin

MEDLIB không chỉ là hệ th viện mà còn là một hệ thống cung cấp thông tinvề nhiều lĩnh vực: Văn hoá, Xã hội, Khoa học… đặc biệt là các thông tinchuyên ngành của từng cơ sở sử dụng Ví dụ nh th viện trờng Đại Học Y HàNội có thể mở các chuyên mục về các bài thuốc hay, các cây thuốc quý,danh nhân y học,…) MEDLIB có liên kết với một số nguồn tin tức kháctheo yêu cầu.

1.5.8 Các dịch vụ Internet

Ngoài các chức năng hỗ trợ cho công tác quản lý th viện, MEDLIB cònđể sẵn chỗ kết nối với một số dịch vụ internet: Diễn đàn bạn đọc, Th tínđiện tử, Hội thảo trực tuyến Tìm thông tin trên Internet, tạo điều kiện chotất cả các bạn giao lu, trao đổi lẫn nhau và tra cứu thông tin trên Internetmột cách hiệu quả Một số địa chỉ liên kết đợc đặt trong phần cấu hình hệthống.

1.5.9 Trao đổi thông tin giữa th viện và bạn đọc

Th viện có thể gửi tin tức cho tất cả hoặc từng ngời Mọi ngời khi đăngnhập có thể xem đợc các tin tức đó Bạn đọc cũng có thể gửi tin nhắn đếnth viện ví dụ góp ý.

Các lời hóng dẫn sử dụng hệ thống đợc đa vào chức năng này và bạn cóthể đọc trực tiếp trên trang Web Chúng đợc sắp xếp theo tên nhóm chứcnăng giống nhau nh bạn nhìn thấy khi làm việc với hệ thống, do đó bạn cóthể tra cứu nó dễ dàng hơn.

Nh vậy với những chức năng trên phần mềm th viện điện tử MEDLIB đã vợtxa so với phần mềm CDS/ISIS for DOS và CDS/ISIS for Windows củaUNESCO mà th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đã dùng trớc đây.

Sau đây là bảng so sánh chức năng:chức năng so

trúc cơ sở dữliệu

không có sự hỗtrợ của máy, cầncó kiến thức tối

CDS/ISIS và cơsở dữ liệu

ợc máy trợ giúpnên đơn giảnhơn

form, hoặc đợc sựtrợ giúp của máy

Cách hiển thị tàiliệu

Font chữ và màusắc

Có thể hiển thị ới dạng văn bảnhoặc âm thanh,video số…

ngôn ngữ tìm tin

Ngoài các u việtcủa phơng ánDOS còn có sựhỗ trợ của chơngtrình

Không cần biếtngôn ngữ tìm tin,mà vẫn tìm đợctin theo nhiều

nhau(tên tác giả,tên nhan đề, từkhoá…)

Nhập xuất theodữ liệu theo fileISO

Phức tạp nhiềucông đoạn

Đơn giản vì có sựhỗ trợ của máy

Đơn giản vì đã cósẵn mẫu nhập

đơn điệu

Hiển thị dẹp, cóthể phối hợp vớicác phần mêmkhác để đa dữliệu vào

ngoài đa văn bảnvào với một khốilợng lớn còn cóthể đa cả âmthanh, hình ảnhvào.

lên( mạng LAN,WAN)

WINISIS 1.0 trở

Intranet, Internet)

mạng Intranet,Internet

máy in Laser

In trực tiếp ra bấtkì máy in nào có

Có chế độ in tựđộng và độc lậptrong mỗi lệnh in

qua mạng

và đợc cập nhậtliên tục các sốliệu liên quan đếnth viện

Các liên kết vàmôi trờng thôngtin

mục cung cấpthông tin vềnhiều lĩnh vực vàliên kết với nhiềunguồn tin khácnhau.

1.6.Những tính năng nổi bật

1.6.1 Tính kế thừa

Là một phần mềm ra đời trong thời đại Internet nên MEDLIB mangtrong mình của sự hiện đại, mới mẻ, đơn giản và đa dụng MEDLIB đợc thiếtkế chạy trên bộ mã chuẩn UNICODE, có hỗ trợ đa ngữ nên có thể chuyển đổisử dụng tốt các cơ sở dữ liệu trên CDS/ISIS( các cơ sở dữ liệu đã đợc tạo từphần mềm đợc sử dụng ở th viện trớc đây Khả năng này đã hạn chế đợc sựlãng phí trong đầu t tiền bạc cũng nh công sức khi phải xây dựng cơ sở dữliệu.

1.6.2 Tính năng tra cứu tài liệu và mợn, thu hồi

Đây là tính năng mới mà chỉ những phần mềm đợc thiết kế cho ứng dụng thviện điện tử mới có Ngoài chức năng tra cứu thông thờng phần mềm còncung cấp chức năng mợn và thu hồi sách qua mạng Giúp ngời dùng tin giảmtối đa sự lãng phí thời gian trong quá trình tìm và mợn, trả sách.

1.6.3 Tính năng thống kê

Tính năng này hệ thống cung cấp cho ngời dùng tin, cán bộ quản lý th việnnhững con số về quản lý tài liệu, và đối tợng sử dụng trong hệ thống ví dụ nh(lợng tài liệu, phân loại tài liệu, số lợng bạn đọc mợn sách…).).

1.6.4 Tính năng quản lý bạn đọc

Là tính năng cung cấp mật khẩu, trao đổi thông tin giữa ngời quản trị với bạnđọc

1.6.5 Tính năng quản trị hệ thống

Chức năng này yêu cầu ngời quản lý phải có trình độ, hiểu biết về hệ thống.Ngời quản trị luôn phải theo dõi sao lu hệ thống, đảm bảo hệ thống hoạt độngthông suốt Ngoài ra ngời quản trị phải phân cấp quyền cho các thành viênngời dùng tin một cách hợp lý.

1.6.6 Tính năng liên kết và cung cấp thông tin qua mạng

Với tính năng này các thông tin trên trang Web của th viện sẽ đợc chia sẻ vớingời dùng tin qua mạng internet trên toàn thế giới.

1.6.7 Tính năng hớng dẫn trực tuyến và trao đổi thông tin với ngời dùngtin

Tính năng này sẽ đáp ứng đợc thông tin hai chiều giữa Th viện và bạnđọc giúp cho thông tin luôn đợc cập nhật và “đến gần” hơn đối với bạn đọccủa th viện Đại học Y Hà Nội

Nh vậy so với các phiên bản của phần mềm CDS/ISIS trớc đây thìMEDLIB đã vợt xa về tính năng cũng nh về sự tiện dụng Nếu nh trớc đâyCDS/ISIS chỉ cung cấp cho ngời cán bộ th viện công cụ nhập, sửa, lu trữ thìvới MEDLIB ngời cán bộ đã có thể làm nhiều việc nh cho mợn, thu hồi tàiliệu, biên mục, thống kê, quản trị bạn đọc và hệ thống, giao tiếp với bạn đọcqua mạng giúp cho công tác phục vụ tối u về thời gian mà vẫn đáp ứng tốtmọi nhu cầu tin của ngời dùng tin.

Đối với ngời dùng tin thì phần mềm th viện điện tử MEDLIB đã đemđến sự đột phá trong cách sử dụng và thu thập thông tin thông thờng Giờ đâyngời dùng tin không phải căng mắt bù đầu với những hộp phiếu mục lục cũkí, và không còn phải đứng mỏi chân để chờ mợn sách…Ngời dùng tin giờđây chỉ cần nhớ một số dữ kiện của tài liệu cần tìm và ngồi trớc máy tính gõyêu cầu của mình, hoặc ngồi đọc tài liệu có ngay trên máy vi tính Nh vậythời gian đã đợc rút ngắn mà hiệu quả lại tăng lên gấp bội.

2.ứng dụng phần mềm MEDLIB

2.1 Biên mục

Đây là công việc không thể thiếu trong bất kì th viện nào Trớc đây chaứng dụng công nghệ thông tin thì ngời thủ th phải làm thủ công nh ngồi phân

loại và lấy sổ sách ghi chép lại những thông tin quan trọng trong tài liệu Cókhi là sửa hoặc xoá đi một vài thông tin có khi là cả tài liệu Đối với nhữngcông việc nh vậy đòi hỏi ngời cán bộ th viện phải có trí nhớ tốt cộng với mộtkhoảng thời gian nhiều để tìm tài liệu để sửa Với phần mềm th viện điện tửMEDLIB ngời cán bộ th viện với một tài khoản( account ) do ngời quản trịcấp (admin) sẽ đăng nhập vào phần biên mục Khi đó ngời cán bộ sẽ thấytên các nhóm tài liệu đợc liệt kê trên khung trái của màn hình bao gồm( Sách- giáo trình, Luận văn- luận án, Bài báo, Tạp chí, ấn phẩm điện tử, Từ điểntham chiếu, Nhập dữ liệu từ file ISO, In phích)

hình minh hoạ khi chọn phần biên mục 2.1.1 Biên mục sách

Nếu ta chọn nhóm tài liệu là sách những yếu tố thông tin biên mục tơngứng với sách là :

 Ký hiệu Vật mang tin Ngôn ngữ Tên sách

 Tên song song (dùng với sách nớc ngoài dịch ra Tiếng việt) Tác giả

 Dịch giả

 Ngời biên soạn

 Ngời chủ biên Ngời hiệu đính Nhà xuất bản Năm xuất bản Lần xuất bản Từ khoá Tóm tắt  Phân loại Ngày nhập Nguồn nhập Số bản nhập Đặc trng số lợng Khổ

 Giá tiền Đơn vị tiền

 Tên file nội dung nếu có ảnh bìa

 Ngời nhập Ngời duyệt

Đối với các loại hình tài liệu khác thì có một số yếu tố thông tin khác Hình trên minh hoạ các mục tin mà ngời biên mục phải nhập Nhữngmục nào có dấu (*) là chỗ không bắt buộc phải gõ vào, nếu không hệ thốngsẽ từ chối ghi nhận Chỗ nào có mũi tên hoặc nút chọn là chỗ ngời biên mụccó thể nhẫn chuột vào để lấy ra danh sách chọn, đỡ phải gõ vào trực tiếp.

Riêng với khung phân loại, hệ thống tạm thời để 3 trờng để phòngtrờng hợp th viện đã sử dụng một vài khung phân loại ( Phân loại BBK, Phânloại UDC…) Với các phân loại, thay vào việc gõ trực tiếp vào các ô đó ngờibiên mục có thể nhấn nút Chọn, hệ thống sẽ hiện cửa sổ để lựa chọn phânloại phù hợp Hệ thống sẽ không hiển thị mã trong khung phân loại và sẽ cómột chức năng khác giúp xác định mục nào sẽ ứng với mã gì Riêng với phầnTừ điển ngời biên mục phải tạo ra trong quá trình biên mục

Trên đây là Từ điển về phần tác giả đợc tạo ra trong quá trình biên mụcsách để giúp ngời tìm tin có thể tìm, đối chiếu chính xác tác giả khi tìm kiếm.Tuy nhiên trớc khi biên mục ( Thêm hoặc sửa sách) ngời biên mục phảitìm sách đó xem đã có cha Hình dới là cửa sổ tìm để biên mục sách

Khi ta định biên mục cuốn “ Những vấn đề triết học của Y học” thì ta gõtên tài liệu vào phần Tên sách và ấn nút Tìm kiếm Nh trên máy chỉ ra cuốnsách trên đã đợc nhập.

Nếu ngời biên mục muốn sửa các thông tin về tài liệu hãy nhấn nút Sửa,các thông tin cũ sẽ đợc đa ra tơng tự nh trờng hợp thêm mới tài liệu Ngờibiên mục có thể sửa trực tiếp các thông tin này bằng cách đa con trỏ đến ôcần sửa , xoá thông tin cũ, gõ vào thông tin mới rồi nhấn nút Cập nhật để hệthống ghi nhận Điều phải chú ý ở đây là các thông tin đa vào để thay thếcho các thông tin cũ cũng phải đầy đủ và chính xác nh khi thêm tài liệu mới.

Nếu muốn loại bỏ một tài liệu khỏi danh sách thì hãy nhấn nút Xoá, hệthống sẽ có thông báo kiểm tra xem ngời biên mục có chắc chắn muốn xoátài liệu đó không, nếu vẫn muốn xoá thì nhấn nút Xoá (OK), ngợc lại, nhấnnút Huỷ bỏ ( Cancel) để huỷ bỏ việc xoá.

* Thêm tài liệu mới

Để thêm một tài liệu mới vào hệ thống, ngời biên mục nhấn nút Thêmtài liệu, khi đó ta sẽ làm việc với trang nh hình thêm sách ở trên Ngời biênmục cần điền các yếu tố cần thiết về tài liệu mới : Mã xếp giá, dạng tài liệu,vật mang tin Lúc này ngời biên mục có thể nhấn vào một thông tin trên danhsách để chọn nó( nếu cha nhìn thấy thông tin mà mình muốn chọn, hãy kéothanh trợt dọc để nhìn thấy hết danh sách) rồi nhấn vào nút Select, khi đó cửasổ sẽ đợc đóng lại và thông tin chọn sẽ đợc đa vào ô tơng ứng.

Nhập xong tất cả các mục ta ấn nút Cập nhật để máy ghi tài liệu vào hệthống

Ta bấm nút Đóng cửa sổ để chấm dứt công việc.

Hình trên là phần Thêm giáo trình Biên mục ở phần này chỉ khác biênmục sách ở yếu tố thông tin về Năm học, và Học kỳ còn lại cơ bản là giốngnhau về yếu tố thông tin cũng nh cách thức biên mục.

Trong các thông tin biên mục, có những chi tiết ngời biên mục có thểđiền hoặc chọn ngay vì có sẵn nhng cũng có những chi tiết chính ngời biênmục phải tạo ra, chẳng hạn từ khoá Từ khoá là từ do ngời biên mục tự chọntheo các chủ đề có liên quan đến tài liệu Nếu đa từ khoá vào, sau này ngờibiên mục có thể tìm đợc tài liệu một cách dễ dàng theo chủ đề Chẳng hạnnếu có một tài liệu thuộc chuyên ngành Nội khoa liên quan đến “nhiễmkhuẩn” và “u tuyến tiền liệt” Khi đó ngời biên mục nên đa vào phần từ khoáhai từ “nhiễm khuẩn tiết liệu” và “u tuyến tiền liệt” Sau này muốn tìm tàiliệu theo từ “ nhiễm khuẩn tiết liệu” hay “u tuyến tiền liệt” đều đợc.

Với biên mục luận văn, Luận án thì ta thay Tên sách thành Tên đề tàivà thêm một số trờng quản lý nh: Cấp luận án, Chuyên ngành, Ngời hớng

các trờng khác vẫn giữ nguyên và cách thức Thêm, Sửa, Xoá một Luận văn,Luận án vẫn nh làm biên mục với sách.

2.1.2 Biên mục Báo -Tạp chí

Riêng với ấn phẩm định kì(báo, tạp chí) thì có một điểm đặc biệt cần u ý Đó là ấn phẩm định kỳ mang một tên chung và chỉ khác nhau ở số, tập.Hơn nữa nội dung của một ấn phẩm định kỳ là trong gồm nhiều tài liệu( bài)không có liên quan với nhau Vì thế việc tìm kiếm cũng khác với sách Ngờitìm theo chuyên môn thì tra bài báo ( vốn đợc quản lý độc lập) nhng kết quảlại là tạp chí nào chứa tài liệu đó Do vậy làm biên mục đối với ấn phẩm địnhkỳ có phần hơi khác vì ta còn phải ghi nhận cả số và số lợng mỗi số Vì vậygiao diện cũng cần đợc thiết kế cho phù hợp hơn với công việc.

l-Đối với tạp chí thì chủ yếu tạp chí ở Th viện là tạp chí của nớc ngoàinên công tác biên mục cũng gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.

Cửa sổ tìm kiếm tạp chí với 3 trờng là: Kí hiệu, Nhan đề tạp chí, vàPhân loại Cửa sổ biên mục sách liệt kê chi tiết tổng số tạp chí hiện có trongmáy của th viện Số tạp chí là 653 tạp chí Một trang màn hình thể hiện đợc33 tạp chí Sau đây là màn hình biên mục tạp chí

Cúng nh biên mục sách để biên mục tạp chí ngời biên mục cũng phảitìm đối tợng cần sửa, hay xoá Ngời biên mục có thể gõ kí hiệu hoặc nhan đềtạp chí là máy có thể đa ra chính xác tạp chí ta cần Để sửa Tạp chí ngời biênmục chọn tên Tạp chí và chọn nút Sửa trên màn hình

Ví dụ khi ngời biên mục muốn sửa tạp chí kí hiệu B362 thì chỉ việc gõkí hiệu vào ô Kí hiệu và máy sẽ chỉ ra tên tạp chí và phân loại cùng các số tạp

chí Khi đó ngời biên mục chỉ việc chọn những nội dung cần sửa sau đó nhấnnút cập nhật để lu lại những thay đổi

Khi ngời biên mục muốn thêm một tạp chí mới thì ta chọn nút Thêm ởtrên cửa sổ khi đó màn hình sẽ xuất hiện nh hình dới

Khi đó ngời biên mục sẽ điền nội dung của tạp chí mới vào các khung còntrống và kết thúc công việc bằng nút Cập nhật.

Nh đã nêu, do tạp chí có tính định kỳ và thờng theo năm tháng nên cầnphải đa vào các thông tin thời gian Nút Thêm năm tạp chí giúp ngời biênmục bổ sung những năm tạp chí mới Để chọn năm nào ngời biên mục cũngcó thể gõ năm vào ô bên trái nút này Sau khi chọn xong năm ta sẽ nhận đợcmột cửa sổ giúp ngời biên mục điền tháng và số lợng tạp chí vào.

2.1.3 Từ điển tham chiếu

Nhằm mục đích tiết kiệm tối đa thời gian , công sức cho ngời dùng tintrong tìm tin MEDLIB đã đa Từ điển tham chiếu vào phần mềm của mình.

Từ điển tham chiếu gồm 9 danh mục gồm: Danh mục Tác giả

 Danh mục Nhà xuất bản

 Danh mục chuyên nghành luận án Danh mục Cấp luận án

 Danh mục Khung phân loại Danh mục Từ khoá

 Danh mục Dạng tài liệu Danh mục Ngôn ngữ Danh mục Vật mang tin

Dựa trên các danh mục cùng với đặc thù của nơi cung cấp thông tin màngời biên mục nhập vào nội dung từ điển khác nhau.

Với những Danh mục này ngời dùng tin có thể dễ dàng tra cứu tài liệuchuyên ngành khi gặp khó khăn.

2.1.4 Nhập dữ liệu từ file ISO

Chia sẻ nguồn lực qua việc trao đổi cơ sở dữ liệu luôn đem lại nhiều lợi íchnhờ đó ta có thể bổ sung vốn tài liệu của mình và xuất dữ liệu cho ngời khácsử dụng Nh các phần mềm khác hiện nay ứng dụng trong th viện điện tử,Medlib hỗ trợ format trao đổi chuẩn quốc tế ISO 2709 Với công cụ này ngờibiên mục có thể nhập một lúc nhiều tài liệu theo chuẩn định sẵn mà khôngmất nhiều thời gian công sức Hình dới là cửa sổ nhập dữ liệu từ file ISO2709

Sự hỗ trợ tích cực của phần mềm th viện điện tử MEDLIB sẽ giúp cho cán bộlàm công tác biên mục nhanh chóng xử lý thông tin, đa thông tin cần thiếtđến ngời dùng tin.

2.2 Quản lý ngời sử dụng và nhóm ngời sử dụng

Hệ thống quản lý ngời sử dụng theo nhóm Mối nhóm gồm những ời sử dụng có quyền khác nhau Ví dụ vào năm học mới bạn phải cấp thẻ chosinh viên mới vào Toàn bộ các sinh viên này đều đợc cấp thẻ vào ngày15/9/2002 và hết hạn vào 15/7/2008 Những sinh viên này đều có quyền mợnsố lợng sách đồng thời là 10 cuốn Nh vậy tốt hơn hết là tạo một nhóm để dễquản lý quyền Ví dụ ở đây ta có thể chia ra thành một số nhóm bạn đọc sau:

trang quản lý bạn đọc trong đó có bạn đọc.

Cách thêm bớt, sửa, tìm kiếm tơng tự nh các mục thông tin khác.Quản lý nhóm ngời sử dụng:

Để làm việc với từng nhóm bạn đọc, bạn hãy nhấn vào chức năng Quản lýnhóm bạn đọc trên khung bên trái màn hình