Bài giảng Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

I HC CễNG NGH KHOA CễNG NGH THễNG TIN Bi ging H Qun Tr CSDL Microsoft Access Ni dung Nhp mụn v ACCESS Khỏi nim v CSDL Cỏc bng v cỏc biu mu: Thit k, tớnh cht, view, wizart Thụng tin t c s d liu: Cỏc bỏo cỏo v cỏc truy C s d liu quan h; Cỏc d liu bờn ngoi; Biu ; Switchboard Cỏc liờn kt mt - nhiu: Mu biu v cỏc truy nhiu bng Cỏc mi liờn kt nhiu - nhiu: Mt h thng phc hn Xõy dng cỏc ng dng: Switchboard, Macro, v Prototyping To cỏc ng dng mnh hn: Nhp mụn VBA Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 1: Nhp mụn v ACCESS Khỏi nim v C S D Liu (CSDL) Mc tiờu: nh ngha cỏc thut ng: trng, bn ghi, bng, c s d liu Khi ng Microsoft Access; mụ t ca s c s d liu v cỏc i tng mt c s d liu Access Thờm vo, sa i, loi b cỏc bn ghi bờn mt bng; s dng lnh Find nh v mt bn ghi c th Mụ t mt b chn bn ghi; gii thớch no cỏc thay i c ghi vo mt bng Gii thớch tm quan trng ca ca vic lm cú giỏ tr ca d liu bo trỡ bng p dng b lc (Filter) i vi mt bng; sp xp mt bng trờn mt hoc nhiu trng Mụ t mt c s d liu quan h; xỏc nh cỏc mi liờn kt mt - nhiu tn ti mt c s d liu Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access I Khỏi nim v C S D Liu (CSDL) - nh ngha H Qun Tr (HQT) CSDL HQT CSDL l phn mm cho phộp mụ t, lu gi, thao tỏc v x lý cỏc d liu CSDL ng thi phi m bo s an ton v mt ca d liu Chc nng ca mt HQT CSDL: Cho phộp to cỏc cu trỳc lu gi d liu Cho phộp nhp, lu gi, xem, xúa, sa i, chốn cỏc d liu vo CSDL Cho phộp thao tỏc trờn cỏc d liu ca CSDL a cỏc thụng tin Cho phộp to bỏo cỏo, bng biu t chc a thụng tin theo mu no ú Cung cp cỏc cụng c m bo s an ton d liu Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access I Khỏi nim v C S D Liu nh ngha CSDL: CSDL l hp cỏc d liu v t chc no ú (vớ d d liu Th Vin), c lu gi mỏy tớnh, c nhiu ngi s dng v c t chc theo mụ hỡnh d liu Cỏc tiờu chun ca CSDL: - Phn ỏnh ỳng n hot ng ca t chc - Khụng cú s d tha thụng tin (cựng thụng tin c lu tr nhiu ni v thụng tin mang nhiu tờn khỏc nhau) vỡ nú lm tn b nh v d gõy cỏc thụng tin khụng ỳng cp nht d liu - m bo an ton d liu (vỡ c nhiu ngi s dng) - Cú s c lp gia CSDL v cỏc chng trỡnh m bo cho vic bo trỡ - Hiu qu s dng tt: khai thỏc trờn cỏc mỏy khỏc cho kt qu nh Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access I Khỏi nim v C S D Liu nh ngha h thng thụng tin (HTTT) HTTT l hp bao gm cỏc cụng c v phn cng, phn mm, ngi nhm qun lý t chc no ú Cỏc thnh phn ca HTTT: - Phn cng (Mỏy tớnh, thit b mng,) - Phn mm: HH, HQT CSDL, chng trỡnh ng dng, CSDL, tin ớch, - Con ngi: Qun lý h thng, phõn tớch v thit k, lp trỡnh viờn, ngi s dng Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access I Khỏi nim v C S D Liu nh ngha mụ hỡnh CSDL Mụ hỡnh CSDL l cỏc khỏi nim cho phộp th hin hot ng ca t chc Cỏc loi mụ hỡnh CSDL: a Mụ hỡnh CSDL mc khỏi nim: - biu din cỏc i tng th gii thc v mi liờn quan gia cỏc i tng ú - Khỏi nim s dng mc ny l: thc th, liờn kt, - Cú loi: + Mụ hỡnh Quan h - Thc Th + Mụ hỡnh hng i tng Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access I Khỏi nim v C S D Liu b Mụ hỡnh CSDL mc th hin: - S dng mc ny l cỏc cu trỳc - Cú loi: + Mụ hỡnh CSDL quan h: D liu c phõn vo cỏc bng Cú th kt ni cỏc bng vi - Cu trỳc: Bng - Liờn kt: Thuc tớnh khúa + Mụ hỡnh phõn cp: Cõy - Cu trỳc: Bn ghi - Liờn kt: Phõn cp + Mụ hỡnh mng: th - Cu trỳc: Bn ghi - Liờn kt: Mng Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access I Khỏi nim v C S D Liu nh ngha mt s thut ng: Mt trng (field) l mt s kin c bn (hoc mt phn t d liu) nh l Tờn ca cun sỏch hoc S mỏy in thoi ca mt nh xut bn Mt bn ghi (record) l mt hp cỏc trng Mt bng (table) l mt hp cỏc bn ghi Mi mt bn ghi cha cỏc trng nh theo mt th t nh Mt c s d liu bao gm mt hoc nhiu bng Vớ d mi bn ghi bng SACH cha ỳng sỏu trng: Mó sỏch, Tờn sỏch, Nm xut bn, Giỏ v Nh xut bn Tng t, mi bn ghi bng NHAXUATBAN s cú cỏc trng ging cho mi nh xut bn, Cỏc thut ng trng, bn ghi, bng, c s d liu rt quan trng v c s dng thng xuyờn Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access II Nhp mụn v Microsoft Access Ca s c s d liu: hin th cỏc i tng khỏc mt CSDL Access Cú by kiu i tng: - Bng (table) - Truy (query) - Biu mu (form) - Bỏo cỏo (report) - Trang (page) - Macro - Module Mi CSDL phi cha ớt nht mt bng, v nú cú th cha (hoc khụng) mt hoc nhiu cỏc i tng khỏc Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Mở rộng sở liệu Việc mở rộng/thay đổi CSDL nên hạn chế, nh-ng th-ờng không tránh khỏi: Khi ngân hàng có thêm khách hàng ? Khi ngân hàng có thêm hình thức vay với kỳ hạn ? Khi ngân hàng mở thêm dịch vụ (kinh doanh ngoại tệ) ? Việc phân tích thiết kế liệu tốt giúp giảm thiểu, nhlàm thuận lợi việc mở rộng/thay đổi CSDL CSDL theo mô hình quan hệ giúp việc sửa đổi đ-ợc tiến hành thuận lợi Cách tiếp cận liệu độc lập ch-ơng trình giúp việc sử đổi ch-ơng trình tiến hành đ-ợc thuận lợi Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Bài thực hành 4: Tạo mẫu biểu với hai mức mẫu biểu con; Hiển thị mẫu biểu Form view Datasheet view Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 6: Cỏc mi liờn kt nhiu-nhiu: Mt h thng phc hn S dng cỏc tu chn Cascade Update v Cascade Delete Relationship Windows ni lng s bt buc ton tham chiu Gii thớch kiu trng AutoNumber lm n gin vic nhp khoỏ chớnh cho cho mt bn ghi mi nh th no To mu biu chớnh v mu biu da trờn mt truy vn; tho lun u im ca vic s dng cỏc truy lm nn cho mt mu biu hoc mt bỏo cỏo so vi vic s dng bng Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access nh ngha mt liờn kt nhiu-nhiu Vic th hin ca mt liờn kt nhiu nhiu ũi hi mt bng ph thờm, khoỏ chớnh ca bng ú cha (ớt nht) l cỏc khoỏ chớnh ca cỏc bng tham gia liờn kt Bng nhiu-nhiu cng cú th cha cỏc trng ph thờm, giỏ tr ca cỏc trng ny ph thuc vo khoỏ t hp Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Liờn kt nhiu-nhiu c th hin Access Mi kiu liờn kt u c to ca s liờn kt ( Relationships window) bng cỏch kộo trng ni t bng chớnh n bng liờn kt Mt liờn kt nhiu-nhiu h thng vt lý c th hin bng mt cp liờn kt mt-nhiu c s d liu Access Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Liờn kt nhiu-nhiu c th hin Access Vic bt tuõn theo ton tham chiu ngn nga chỳng ta vic thờm mt bn ghi vo bng liờn kt nu bn ghi ú cha mt giỏ tr khụng cú hiu lc ca khoỏ ngoi Nú cng ngn nga vic loi b v/hoc cp nht cỏc bn ghi phớa mt ca mt liờn kt mt-nhiu cú nhng bn ghi phự hp bng liờn kt Tuy nhiờn, vic loi b hoc cp nht cú th thc hin nu liờn kt c sa i cho phộp loi b (cp nht) lan truyn cỏc bn ghi cú liờn quan Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access To mu biu chớnh v mu biu da trờn mt truy Cú nhiu lý da mt mu biu hoc mt mu biu vo mt truy hn l mt bng Mt truy cú th cha mt trng tớnh toỏn, cũn mt bng thỡ khụng th c Mt truy cú th cha cỏc trng t nhiu bng v dựng c u im ca AutoLookup Mt truy cng cú th cha cỏc bn ghi c la chn t mt bng v hin th cỏc bn ghi ú theo mt th t khỏc vi th t ca chỳng bng m truy da vo Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access To mt truy tham s Mt truy tham s nhc ta v tiờu chun mi ta thc hin truy Li nhc c t cp du ngoc vuụng v c nhp vo dũng Criteria bờn khung nhỡn thit k truy Bờn mt truy cú th ch nhiu tham s Cỏc hm nhúm ( Avg, Min, Max, Sum, v Count) thc hin cỏc tớnh toỏn trờn cỏc nhúm bn ghi Vic thc hin truy lm hin th mt bn ghi nhúm cho mi nhúm v cỏc bn ghi riờng r khụng c xut hin Vic cp nht cỏc bn ghi riờng r l khụng thc hin c i vi kiu truy ny Cỏc bng cú th c thờm vo mt c s d liu Access m khụng lm nh hng dn cỏc d liu cỏc bng ó tn ti Lnh Get External Data cho phộp ta nhp khu cỏc i tng t c s d liu khỏc Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 7: Xõy dng cỏc ng dng: Switchboard, Macro, v Prototyping S dng Switchboard Manager to v/hoc sa i mt switchboard; gii thớch ti bờn mt ng dng cú th yờu cu nhiu switchboard S dng lnh Link Tables kt hp cỏc bng vo mt CSDL vi cỏc i tng mt CSDL khỏc Mụ t vic s dng cỏc Macro t ng hoỏ mt ng dng; gii thớch vai trũ c bit ca macro AutoExec Mụ t cỏc thnh phn ca ca s Macro; phõn bit gia mt hnh ng macro v mt i s Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 7: Xõy dng cỏc ng dng: Switchboard, Macro, v Prototyping Gii thớch bn mu lm d vic xõy dng mt ng dng nh th no; s dng hnh ng MsgBox nh l c s ca mt macro bn mu S dng Unmatched Query Wizard xỏc nh cỏc bn ghi mt bng khụng cú mt bn ghi tng ng mt bng khỏc To mt nhúm Macro; gii thớch cỏc nhúm macro lm n gin vic t chc cỏc macro bờn mt CSDL nh th no Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 7: Xõy dng cỏc ng dng Mt ng dng Access khỏc vi mt c s d liu nguyờn thu ch nú cha mt giao din ngi dựng trc quan gi l Switchboard Switchboard cú th c to mt cỏch t ng bng cỏch s dng Switchboard Manager, ú l mt cụng c nhc ta i vi mi mc m ta mun vo Chỳng ta cung cp bn ca mc chn ging nh nú xut hin trờn Switchboard cựng vi lnh nn Access lm nhng vic cũn li v to mu biu Switchboard v bng liờn quan n cỏc mc chn ca Switchboard Cỏc bng mt c s d liu cú th ctỏch riờng vi cỏc i tng khỏc cho phộp phõn tỏn cỏc phiờn bn ó c sa i ca ng dng m khụng lm nh hng n d liu Cỏc bng c lu tr mt c s d liu v cỏc i tng c lu gi mt c s d liu khỏc Lnh Link Tables liờn kt cỏc bng vi cỏc i tng Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 7: Xõy dng cỏc ng dng Mt macro lm t ng mt dóy lnh v cha mt hoc nhiu hnh ng Ca s macro cú hai phn, Phn trờn cha tờn ca macro ( nu cú) v cỏc hnh ng (cỏc lnh) to nờn macro Phn di ch cỏc i s cho cỏc hnh ng khỏc Mt nhúm macro bao gm nhiu macro v nú c s dng vi mc ớch t chc Mt macro AutoExec c thc hin mt cỏch t ng mt c s d liu cú cha macro ú c m Mi c s d liu cú th cú macro AutoExec riờng ca nú nhng khụng cú ũi hi no ũi phi cú macro AutoExec Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 7: Xõy dng cỏc ng dng Unmatched Query Wizard xỏc nh cỏc bn ghi mt bng nhng khụng cú cỏc bn ghi phự hp bng khỏc Mt bn mu ( prototype) l mt mụ hỡnh ca mt ng dng , nú minh ho nhỡn v cm thy (look and feel) ca mt ng dng Cỏc bn mu cú th c phỏt trin nhanh chúng v d dng thụng qua vic s dng cỏc macro n gin cha hnh ng MsgBox Vic kim tra liờn tip thụng qua bn mu l iu ch yu dn n thnh cụng ca mt h thng Mt c s d liu cú th c bo v trỏnh cỏc s dng khụng cho phộp thụng qua vic bt theo mt password Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 8: To cỏc ng dng mnh hn: Nhp mụn VBA Mụ t mi quan h gia VBA v Microsoft 2000; lit kờ cỏc lý s dng VBA vic to mt ng dng Access Mụ t cỏc thnh phn ca ca s Module; lm phõn bit gia khung nhỡn th tc v khung nhỡn Full Module Mụ t hai cỏch khỏc to mt th tc s kin; gii thớch lm th no di chuyn gia cỏc th tc ó tn ti Gii thớch cỏc c trng ca Quick Info v Complete Word lm d vic s tip nhn cỏc lnh VBA nh th no Mụn H Qun Tr CSDL Microsoft Access Chng 8: To cỏc ng dng mnh hn: Nhp mụn VBA To mt combo box nh v mt bn ghi trờn mt mu biu; gii thớch vỡ mt th tc s kin c ũi hi cho mt combo box hot ng mt cỏch ỳng n Mụ t cỏc i s ca hm combo box; gii thớch vic s dng hng VBA lm th hin mt thụng ip tiờu ca mi hp thụng ip nh th no To mt th tc s kin lm d vic nhp d liu thụng qua cỏc cỏc phớm tt To mt th tc s kin lm thay th cỏc thụng ip ng dng c th i vi cỏc thụng bỏo li ca Acces chun Mụ t nhiu kiu kim tra d liu; to mt th tc s kin thụng bỏo cho ngi dựng bit mt trng ó b b qua, cho ngi dựng tu chn lu tr mt bn ghi m khụng cn nhp d liu