2.7.2.Hợp đồng đặt mua tài liệu
2.7.Tra cứu tài liệu
Đây là chức năng chính mà bất kỳ một phần mềm th viện nào cũng phải có. Tài liệu trong th viện đợc phân ra làm một số loại.
1. Sách- Giáo trình 2. Luận văn- Luận án 3. Bài báo
4. Tạp chí
5. Tạp chí điện tử
6. CD/ băng hình, băng tiếng 7. Tài liệu mới
Khi ngời dùng tin muốn tra cứu hay mợn tài liệu nào thì chỉ việc nhấn vào tên loại tài liệu tơng ứng, hệ thống sẽ mở ra một trang để bạn tìm kiếm và có thể đăng ký mợn tài liệu nếu bạn muốn. Ví dụ bạn muốn tìm các sách liên quan đến “ Tôn Thất Tùng”. Khi đó cần gõ ba từ “Tôn Thất Tùng” vào ô tác giả sau đó bấm vào nút Tìm kiếm. Máy sẽ đa ra một loạt những yêu những sách có từ Tôn Thất Tùng
Ngoài ra nếu bạn biết chính xác hơn những yêu cầu tìm khác nh tên sách, từ khoá, năm xuất bản thì máy sẽ đ… a ra những tài liệu chính xác hơn để bạn không mất thời gian lọc dữ liệu, tìm kiếm.
Ví dụ ở hình dới đây thể hiện khi bạn biết nhiều dữ kiện để tìm kiếm nh tên tác giả, năm xuất bản, từ khoá…
Máy đã đa ra màn hình 2 cuốn có liên quan đến những yêu cầu mà ngời tìm đã nhập.
Tìm giáo trình cũng nh tìm sách ta chỉ việc gõ những yêu cầu chính xác máy sẽ đa ra những tài liệu có chứa những yêu cầu của ngời dùng tin. ở đây MEDLIB còn liệt kê cả tổng số giáo trình hiện có trong bộ nhớ của máy.
Tìm luận văn: Cũng nh tìm sách và giáo trình, ngời dùng tìn chỉ việc gõ các yêu cầu tìn vào các ô đã chỉ sẵn nh kí hiệu, Tác giả, Tên đề tài, từ năm…
Cửa sổ ở mục tìm kiếm luận văn chỉ khác ở một số mục yêu cầu so với sách nh Tên sách đợc thay bằng Tên đề tài và thêm mục Ngời hớng dẫn và Cấp luận án…
ở đây khi ta muốn tìm kiếm đề tài về “ chấn thong” trong năm 1990 thì ta chỉ việc gõ từ “ chấn thơng” vào ô Tên đề tài và gõ năm vào ô năm bắt đầu.
Màn hình sẽ liệt kê tất cả những tài liệu về chấn thơng từ năm 1990 đến nay mà th viện có. Máy liệt kê có 104 tài liệu chứa trong 6 trang màn hình có liên quan đến từ khoá yêu cầu. Ngời đọc có thể duyệt hết 6 trang để tìm tài liệu mình cần. Hết một trang để đến trang kế tiếp ta có thể dùng chuột kéo thanh tr- ợt bên phải màn hình hoặc nhấn vào nút mũi tên đen ở trên danh sách để duyệt một trang hoặc 2 mũi tên nối nhau để duyệt tới trang cuối cùng của phần tìm kiếm đã liệt kê.
Để rút ngắn các bảng liệt kê tài liệu ngời dùng tin chỉ còn một cách là cung cấp nhiều thông tin hơn cho máy tìm kiếm. Ví dụ khi ta cho cung cấp
thêm mục từ khoá vào thì số tài liệu về “ phẫu thuật” sẽ giảm đi so với nếu chỉ cung cấp Tên đề tài và Năm xúât bản cho máy.
Khi ta tìm đợc tài liệu mong muốn ta có thể nháy đúp vào dòng liên kết của tài liệu (gạch chân và tô màu vàng ở các từ khoá) để xem chi tiết tài liệu trong một cửa sổ riêng.
Đối với nhiều độc giả khi cần tìm tài liệu không biết rõ loại hình tài liệu là sách, Giáo trình hay Luận văn thì phần mềm MEDLIB vẫn đáp ứng bằng công cụ Tìm toàn bộ.
Vì là tìm toàn bộ nên có thể tài liệu ở đây lu dới dạng văn bản thông th- ờng hoặc các dạng tài liệu điện tử khác. Phần ngôn ngữ máy đã liệt kê ra cả Tiếng Việt, La tinh, và một số ngôn ngữ khác. Sau đây là cửa sổ tìm kiếm toàn bộ có kèm phần từ điển tên tác giả khi ta tham chiếu đến phần từ điển trong mục tác giả.
Nếu không thấy tài liệu nào thoả mãn những điều kiện ngời dùng nêu ra thì máy sẽ thông báo không tìm thấy.
Nh đã nói ở trên chỉ khi nào ngời dùng tin không nhớ rõ loại tài liệu cần tìm hoặc cần tìm tất cả các loại tài liệu mới dùng Tìm toàn bộ còn nếu biết chắc nhiều dữ kiện tìm kiếm thì ngời dùng tin có thể dùng các công cụ chuyên biệt trên hoặc có thể tìm nhanh
Với tìm kiếm nhanh mọi dữ kiện đa vào thờng ngắn trong một ô tìm nhỏ sau đó bạn chọn tìm ở phần nào sau đó nhấn vào nút màu xanh có mũi tên
trắng để tìm nh hình trên. Đây là cách tìm nhanh chắc chắn nó sẽ không thể tìm chi tiết đợc các tài liệu nh tìm nâng cao.
Trên đây là cách tìm kiếm, tra cứu tài liệu của một số loại hình tài liệu nh sách, Luận văn Về tìm bài báo, Tạp chí, Tài liệu điện tử cũng t… ơng tự nó chỉ khác một vài mục trong cửa sổ tìm kiếm mà thôi. Ví dụ tìm tạp chí thì chỉ có 4 mục là Kí hiệu, Nhà xuất bản, Nhan đề tạp chí và Phân loại mà thôi. không có mục Tác giả và Từ khoá…