Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN kế toán VÀ HỆ THỐNG ERP 1 1.1 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 1 1.1.1 Khái niệm 1 1.1.2 Các thành phần 1 1.1.3 Chức năng 1 1.1.4 Tổ chức hệ thống thôn

CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN

“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”

TÊN CÔNG TRÌNH:

THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

-

CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN

“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”

TÊN CÔNG TRÌNH:

PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ KẾ

TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ

Trưởng nhóm:

- Trần Thị Thu Hồng

14

32 Kế toán- Kiểm toán

Người hướng dẫn: Th.S Bùi Quang Hùng

 Là khóa luận tốt nghiệp

- Công tác kế toán trong ERP và kế toán truyền thống Việt Nam có một số điểm khác biệt mà nếu người sử dụng không nắm bắt được thì quá trình triển khai và sử dụng ERP trong Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưởng tới cả một hệ quản trị doanh nghiệp

- Tìm hiểu và giải thích lý do tại sao hầu hết các dự án triển khai ERP ở Việt Nam

đều thất bại Nguyên nhân và các giải pháp

- Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này chính là việc áp giới thiệu chung về ERP, cụ thể là SAP được ứng dụng trong Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống và

kế toán trong ERP Từ đó đưa ra được những đề xuất để điều chỉnh công tác kế toán trong doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn Để làm được điều này, những nhận định đưa ra phải dựa trên:

+ Hệ thống chuẩn mực kế toán của Việt Nam

+ Tài liệu SAP chuẩn

+ Các cơ sở lý luận đã được nghiên cứu trong quá trình học tập và những kinh nghiệm đã được truyền đạt bởi những chuyên viên SAP lâu năm tại FPT

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh, bên cạnh đó cũng kết hợp với một số phương pháp khác như phỏng vấn, thống kê…

Đề tài bao gồm có bốn chương, bên cạnh đó phần đầu chuyên đề là lời mở đầu và

kết thúc là lời kết luận:

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP

- Giới thiệu chung về Hệ thống thông tin kế toán

- Giới thiệu chung về ERP

- Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam

- Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp

CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán

- Phân tích các nội dung ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán

- Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP

CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đến việc ứng dụng ERP vào trong Doanh nghiệp và

hệ thống kế toán

- Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP

- Liên quan đến hệ thống kế toán

- Đối với các đơn vị triển khai ERP

- Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP

o Đóng góp của đề tài

- Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã nêu ra những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức nền tảng về ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và trong nước hiện nay Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì được xây dựng dựa trên những chuẩn mực kế toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế toán truyền thống của Việt Nam còn một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch toán cũng như quản lý Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn trong quá trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam

- Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của các dự án triển khai ERP tại

Việt Nam Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mới, trên

cả 2 phương diện là người triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro

và nguy cơ từ dự án ERP

- Tìm ra giải pháp để có thể điều chỉnh phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

- Đưa ra giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể đối với từng ngành

nghề, cấu trúc và quy mô doanh nghiệp Có thể chỉ sử dụng một số phân hệ cần thiết của ERP vì chi phí cho một phần mềm ERP là không nhỏ

- Liên hệ từ phân hệ kế toán- FI để nghiên cứu và phân tích sự khác biệt trong phân

hệ kế toán quản trị CO- Controlling trong ERP và trong kế toán Việt Nam

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ

THỐNG ERP 1

1.1 H ệ th ố ng thông tin k ế toán (HTTTKT) 1

1.1.1 Khái ni ệ m 1

1.1.2 Các thành ph ầ n 1

1.1.3 Ch ứ c n ă ng 1

1.1.4 T ổ ch ứ c h ệ th ố ng thông tin k ế toán 2

1.1.5 Quá trình t ổ ch ứ c 2

1.1.6 N ộ i dung t ổ ch ứ c 3

1.2 ERP 3

1.2.1 Khái ni ệ m: 3

1.2.2 Ý ngh ĩ a c ủ a h ệ th ố ng ERP 3

1.2.3 Phân lo ạ i 5

1.2.4 Các thành ph ầ n c ủ a ERP 6

1.2.5 Quá trình tri ể n khai ERP t ạ i DN 7

1.2.6 Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau: 10

1.2.7 Mô hình v ậ n hành c ủ a ERP 19

1.3 Ả nh h ưở ng c ủ a ERP đố i v ớ i công tác k ế toán 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 32

2.1 Gi ớ i thi ệ u các ERP ph ổ bi ế n t ạ i Vi ệ t Nam 32

2.2 Th ự c tr ạ ng ứ ng d ụ ng ERP t ạ i các doanh nghi ệ p 33

2.2.1 Tính linh ho ạ t c ủ a ERP 35

2.2.2 C ộ ng tác gi ớ i h ạ n 35

2.2.3 Nh ữ ng th ử thách 36

2.2.4 Giá tr ị và t ỷ su ấ t l ợ i nhu ậ n đầ u t ư 36

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN 38

3.1 Các phân h ệ trong ph ầ n tài chính k ế toán c ủ a m ộ t h ệ th ố ng ERP: 38

3.1.1 Phân h ệ S ổ Cái 38

3.1.2 Phân h ệ Qu ả n lý Ti ề n 38

3.1.3 Công n ợ Ph ả i tr ả và Công n ợ ph ả i thu 38

3.1.4 Tài s ả n C ố đị nh 39

3.1.5 Trung tâm Chi phí và L ợ i nhu ậ n 40

3.1.8 Kh ả n ă ng Phân tích Tài chính 41

3.1.9 Qu ả n lý Hàng t ồ n kho 41

3.1.10 Qu ả n lý s ả n xu ấ t: 44

3.1.11 Qu ả n lý gi ả m giá và chi ế t kh ấ u 45

3.1.12 Phân tích/qu ả n lý doanh thu 46

3.2 Nh ữ ng đ i ể m khác bi ệ t c ơ b ả n gi ữ a k ế toán truy ề n th ố ng và k ế toán s ử d ụ ng ERP: 46

3.2.1 Ghi nh ậ n b ằ ng bút toán h ạ ch toán 46

3.2.2 S ự xu ấ t hi ệ n tài kho ả n trung gian trong các nghi ệ p v ụ k ế toán 47

3.2.3 Tr ừ khi ch ỉ s ử d ụ ng phân h ệ k ế toán t ổ ng h ợ p (GL), không th ể qu ả n lý s ố li ệ u k ế toán theo ki ể u đố i ứ ng tài kho ả n truy ề n th ố ng 50

3.2.4 Trong ba ph ươ ng pháp ch ữ a s ổ k ế toán ở Vi ệ t Nam, ch ỉ có ph ươ ng pháp ghi bút toán đả o và bút toán âm là đượ c th ự c hi ệ n trên ERP 51

3.2.5 Vi ệ c qu ả n lý ch ỉ đạ t đượ c t ố t nh ấ t khi doanh nghi ệ p s ử d ụ ng các quy trình tác nghi ệ p hoàn ch ỉ nh c ủ a h ệ th ố ng 51

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN 52

4.1 Liên quan đế n quá trình ứ ng d ụ ng ERP T ạ i sao nhi ề u d ự án tri ể n khai ERP th ấ t b ạ i? 52

4.1.1 Thi ế u đầ u t ư trang thi ế t b ị qu ả n lý, cam k ế t và h ỗ tr ợ 52

4.1.2 K ế ho ạ ch và ngân sách không đ úng cách 52

4.1.3 S ử d ụ ng công c ụ ERP sai 53

4.1.4 Thi ế u đ ào t ạ o 53

4.1.5 V ă n hóa làm vi ệ c c ủ a T ổ ch ứ c 53

4.2 Liên quan đế n h ệ th ố ng k ế toán 54

4.3 Đố i v ớ i các đơ n v ị tri ể n khai ERP 54

4.3.1 Qui trình hóa m ộ t cách rõ ràng các giai đ o ạ n th ự c hi ệ n là m ộ t yêu c ầ u h ế t s ứ c c ầ n thi ế t để có th ể đạ t đượ c nh ữ ng k ế t qu ả nh ư mong mu ố n 54

4.3.2 Trong giai đ o ạ n tri ể n khai th ử nghi ệ m Doanh nghi ệ p nên: 54

4.4 Đố i v ớ i doanh nghi ệ p ứ ng d ụ ng ERP 55

4.4.1 Quan tr ọ ng nh ấ t là s ự phù h ợ p 55

4.4.2 Giá c ả không ph ả i là tiêu chí quan tr ọ ng nh ấ t 55

4.4.3 Xem demo trình di ễ n s ả n ph ẩ m c ủ a càng nhi ề u gi ả i pháp càng t ố t 56

4.4.4 L ự a ch ọ n các gi ả i pháp n ă ng độ ng, có th ể bi ế n đổ i d ễ dàng khi doanh nghi ệ p thay đổ i 56

4.4.5 Tham kh ả o các ý ki ế n khách quan c ủ a các khách hàng đ ã và đ ang s ử d ụ ng s ả n ph ẩ m 56

KẾT LUẬN 58

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

 Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

toán

toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp

1.1.5 Quá trình tổ chức

Nhu cầu thay đổi AIS

Thiết kế hệ thống

Thực hiện hệ thống

Vận hành hệ thống

Phân tích hệ

thống

Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán

1.1.6 Nội dung tổ chức

yêu cầu, giải pháp phát triển

phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích

thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới

1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP

Phần mềm ERP là công cụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo hướng ERP Một phần mềm được gọi là ERP thì phải quản lý được tất cả các chu trình

sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Việc tích hợp các mảng hoạt động trong doanh nghiệp phải được thực hiện một cách xuyên suốt, thông tin phải có tính kế thừa, tập trung và qua đó các tài nguyên có thể được quản lý một cách hiệu quả bởi doanh nghiệp

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh

Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN

Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ

Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực

hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong DN (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…

1.2.3 Phân loại

1 High End bao gồm: SAP, Oracle

2 Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,

3 Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớn chỉ là phần mềm kế toán hoặc có hỗ trợ sâu chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ

Công nghiệp và Hệ thống tài chính

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm

có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

• Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở rộng)…

1.2.5 Quá trình triển khai ERP tại DN

Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai đoạn khác nhau Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc Nhưng các giai đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn luận ở đây có thể không được áp dụng trong mọi trường hợp Ví dụ, trong nhiều trường hợp, công ty có thể đã tìm được gói phần mềm phù hợp, thì sẽ không cần thiết thực hiện việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP

1.2.6 Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau:

Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation

Lập kế hoạch dự án /Project Planning

Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

Tái cấu trúc /Reengineering

Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration

ào tạo đội triển khai /Implementation Team Training

Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

Đào tạo người sử dụng /End-user Training

Chạy thật hệ thống /Going Live

Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Mặc dù những giai đoạn này dường như đi theo một đường thẳng và tách biệt với nhau, nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giai đoạn này hoàn toàn linh động Trong nhiều trường hợp, các công ty triển khai cùng lúc nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, nhiều phân hệ khác nhau hoặc tại nhiều nhà máy sản xuất khác nhau Vì thế

tại một thời điểm, nhiều hơn một giai đoạn có thể được tiến hành Một số công ty lựa chọn chiến lược triển khai chỉ một giai đoạn – “Big Bang”, trong khi nhiều công ty khác lại thực hiện chiến lược tuần tự “cuốn chiếu” – mỗi công ty có nhu cầu khác nhau Nhưng với phương pháp triển khai “Big Bang” hay tuần tự thì các giai đoạn triển khai ERP vẫn giống nhau

1.2.6.1 Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có được giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giải pháp lý tưởng cho bạn Việc phân tích toàn bộ các giải pháp ERP trước khi đi đến quyết định lựa chọn không phải là một giải pháp dễ dàng thực hiện được Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian Vì vậy tốt hơn, bạn nên giới hạn bớt số lượng giải pháp cần đánh giá ít hơn 5 Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chi tiết một số nhỏ giải pháp hơn là chỉ xem xét hàng tá các giải pháp một cách chung chung Vì thế công ty nên tiến hành đánh giá trước để giới hạn số lượng giải pháp vốn phải được đánh giá bởi Ban đánh giá, lựa chọn giải pháp Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải pháp đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó Quá trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp ERP không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty Có thể xem xét một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn độc lập và quan trọng nhất là tìm ra được giải pháp mà được

sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn Và thật sự tốt hơn là tìm ra các điểm khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một môi trường hoạt động tương tư

Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết được mỗi giải pháp phát triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh

ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh

cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó Điều đó được nhận định chung rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế”

của họ hơn là ở những lĩnh vực khác Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP giải pháp cũng vậy Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng, nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng sản phẩm của họ Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau, Nhưng hơn nữa, mỗi ERP giải pháp có nguồn gốc được xác địn từ loại hình kinh doanh phù hợp với nó nhất

Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác nhau Bây giờ, hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực dịch vụ Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để

áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm Hệ thống sẽ được sửa chữa

và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh

đa dạng mà nó sẽ phục vụ Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực khác

Một khi chọn được một vài giải pháp trong giai đoạn này thì có thể bắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chi tiết

1.2.6.2 Đánh giá giải pháp ERP /Package Evaluation

Quá trình lựa chọn/đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi triển khai ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớn, thì một khi giải pháp đã được

mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác Vì thế hãy luôn nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu”!

Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp khác nhau là không có giải pháp nào hoàn hảo Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để xác định được giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu Mục tiêu đó là tìm được một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm phù hợp

Khi đã xác định được giải pháp nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau Để chọn được

hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với lịch sử công ty và với thực tế kinh doanh của công ty Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới là tìm một hệ thống với sự khác biệt là ít nhất

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

- Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

- Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP

- Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)

- Sự phức tạp

- Sự thân thiện với người sử dụng

- Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp

và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn

- Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

- Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật

- Khả năng nâng cấp thường xuyên

- Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống

- Cơ sở hạ tầng CNTT

- Các địa điểm tham khảo

- Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về phần cứng

Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình trên Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp ERP) Ban tuyển chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty Khi tất cả các chức năng kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì giải pháp được chọn ra sẽ có được sự chấp thuận rộng rãi Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp

1.2.6.3 Lập kế hoạch dự án /Project Planning

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn,… để dự án được hoàn tất Xác định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát Kế hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai Chỉ đạo Ban

dự án ERP thường là CIO hay COO Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương lai

1.2.6.4 Phân tích sự khác biệt

1.2.6.4.1 Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai dự án ERP Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai Cái hay là thiết kế một

mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào Thậm chí một phần mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chỉ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của công ty

20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh) Một trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với giải pháp ERP Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi) Còn các giải pháp khác bao gồm:

- Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)

- Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẽ hở (với hy vọng nó cũng tích hợp được với Giải pháp ERP)

- Thiết kế chương trình theo yêu cầu

- Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt

sứ mạng khó khăn)

1.2.6.4.2 Tái cấu trúc (Re-engineering)

Tái cấu trúc DN (Business Re-engineering) được hiểu là việc thiết lập lại trạng thái cân bằng trong nội bộ TC/DN nhằm duy trì tính ổn định và tạo cơ sở phát triển cho

DN trong những điều kiện luôn thay đổi

Trong giai đoạn này yếu tố con người đều được xem xét Trong khi mọi việc thực hiện là có liên quan đến một thay đổi đáng kể trong số lao động và trách nhiệm công việc của họ, như quá trình này trở nên tự động và hiệu quả, tốt nhất là để phương pháp ERP như là một khoản đầu tư cũng như các biện pháp cắt giảm chi phí

1.2.6.4.3 Cấu hình hệ thống (configuration)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP Ở đây có một chút bí mật

về qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn của triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty với ERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù hợp với công ty Để làm được như vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt (ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty Nhưng các công

ty không thể ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping) Vì thế một nguyên mẫu – một sự mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ được sử dụng Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường được kiểm soát Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trong BPR trước khi chạy hệ thống thật

Cấu hình hệ thống công ty không những biểu lộ điểm mạnh của qui trình kinh doanh mà còn cả điểm yếu của nó Điều đó vô cùng có lợi cho hoạt động của công ty cũng như để thành công trong triển khai ERP Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích

và cho thấy những gì không phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng Ví dụ, một công ty có thể có một hoạt động kế toán mà không thể cấu hình trong hệ thống hoặc một vài qui trình giao hàng không thích hợp với package Công ty rỏ ràng cần biết những qui trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai ERP Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong qui trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhân viên có kỹ nắng tốt sẽ được giao công việc này Một nguyên tắc trong phần lớn các cuộc triển khai ERP là các chức

năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty, ví dụ một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đến tài chính…

Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ thống Các chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình Baan chẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền cấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể tùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions)

1.2.6.4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team

1.2.6.4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

Đây là một trong những giai đoạn cố gắng để phá vỡ hệ thống Một đã đạt đến một điểm mà công ty đang thử nghiệm các kịch bản trường hợp thực tế Hệ thống này được cấu hình và bây giờ bạn phải đối mặt với trường hợp như quá tải hệ thống, nhiều người dùng đăng nhập vào cùng một lúc, người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, các hacker đang cố gắng để truy cập vào khu vực hạn chế…Giai đoạn này được thực hiện để tìm liên kết yếu và có thể được sửa chữa trước khi thực hiện

1.2.6.4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training

Đây là giai đoạn mà những người sử dụng thực tế của hệ thống sẽ được đào tạo

về cách sử dụng hệ thống Giai đoạn này bắt đầu nhiều trước khi hệ thống đi sinh sống

Các nhân viên sẽ sử dụng hệ thống mới được xác định kỹ năng hiện tại của họ được ghi nhận và chúng được chia thành các nhóm dựa trên trình độ kỹ năng hiện hành Sau đó, mỗi nhóm được cho đào tạo về hệ thống mới Giai đoạn này rất quan trọng bởi sự thành công của hệ thống ERP là trong tay của người dùng cuối Vì vậy, các khóa đào tạo nên cho những người tham gia một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cách hành động của mỗi người ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống

1.2.6.5 Chạy thật hệ thống /Going Live

Đây là giai đoạn tạo sẵn ERP cho toàn bộ tổ chức Về mặt kỹ thuật làm việc là gần như hoàn toàn: chuyển đổi dữ liệu được thực hiện, cơ sở dữ liệu đang lên và đang chạy và trên mặt chức năng, mẫu thử nghiệm có thể hoàn toàn cấu hình và thử nghiệm

và sẵn sàng để đi vào hoạt động Hệ thống được chính thức tuyên bố hoạt động ngay cả khi đội ngũ thực hiện phải được thử nghiệm nó và chạy nó thành công một thời gian Nhưng một khi hệ thống được “chạy” hệ thống cũ được lấy ra và hệ thống mới được sử dụng cho kinh doanh

1.2.6.6 Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Sau khi thực hiện kết thúc, các nhà cung cấp và tư vấn được thuê hoàn thành công việc của mình Để gặt hái những kết quả của việc thực hiện rất quan trọng là hệ thống có chấp nhận rộng rãi hay không Nên có đủ nhân viên được đào tạo để xử lý vấn

đề những loại cây trồng lên theo thời gian Hệ thống này phải được cập nhật với những thay đổi trong công nghệ Việc thực hiện sẽ cần một thiết lập khác nhau về vai trò và kỹ năng hơn những người có loại ít hơn của các hệ thống tích hợp Tối thiểu, tất cả những người sử dụng các hệ thống này cần phải được tập huấn về cách thức họ làm việc, cách chúng liên quan đến quy trình kinh doanh và làm thế nào một gợn sóng giao dịch thông qua toàn bộ công ty bất cứ khi nào họ nhấn một phím

Tuy nhiên, một tổ chức có thể nhận được giá trị tối đa của các yếu tố đầu vào nếu

nó được sử dụng thành công và có hiệu quả thông qua hệ thống

1.2.7 Mô hình vận hành của ERP

Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làm giảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triển khai một ERP package hàng đầu Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy chỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo cho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp

Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra các loại thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình hệ thống Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống là độc nhất cho từng dự án

Đồ họa này minh họa các tính năng thiết yếu của kiến trúc SAP Những mũi tên màu đen giữa các thành phần CO khác nhau hiển thị chi phí điển hình và chảy số lượng

hoạt động (như làm việc giờ) xảy ra giữa các thành phần này Mũi tên giữa CO và OM-PC cho thấy, ví dụ, chi phí có thể chảy từ không kiểm soát đến chỗ kiểm soát chi phí sản phẩm Sau này trong quá trình đó sẽ được hiển thị rằng các chi phí này có thể được chuyển giao cho một trật tự sản xuất trong các hình thức của một phân bổ trên đầu Tương tự như vậy chúng có thể được tính phí như phí để tự sản xuất giống như giờ làm việc, có nghĩa là chi phí lao động có thể được tính bằng cách nhân số giờ với một mức lương giờ tiêu chuẩn

Chi phí (PC) có thể chảy vào phân tích lợi nhuận, mà cùng với các dữ liệu thu nhập họ

có thể được sử dụng để tính toán kết quả hoạt động làm cho nó có thể thành lập như thế nào có lợi nhuận khu vực khác nhau được

Bạn sẽ cũng sau đó thấy rằng R khác / 3 các ứng dụng có thể đăng bài chi phí hoặc các khoản thu để CO Các mũi tên giữa FI và CO minh họa cho mối quan hệ giữa

Kế toán tài chính (FI) và CO Do đó, ví dụ, thông tin đăng đến chi phí tài khoản trong FI

có thể gây ra thông tin đăng chi phí trong các thành phần OM trong CO Trong cùng một cách FI thể đăng các khoản thu trực tiếp trong thành phần PA Chi phí chảy cũng xảy ra giữa FI và PC thành phần, là nơi mà chi phí nguyên liệu phát sinh trong quá trình sản xuất được nhập Ngoài ra, có một chảy ngược lại FI nếu chi phí sản xuất đã được kích hoạt như là một sản phẩm cuối cùng hoặc WIP (công việc trong quá trình ) Khác R / 3 thành phần như nguồn nhân lực (HR), và Hậu cần (quản lý vật liệu, bán hàng và lập kế hoạch sản xuất) được tích hợp với CO, như có thể thấy trong dòng chảy quá trình hậu cần (mua sắm, sản xuất, kho hàng và bán hàng) trong trên đồ họa

Dữ liệu giao dịch từ các phần hành mua, bán, sản xuất, Sẽ được cập nhật về

phân hệ kế toán đồng thời cũng cập nhật về phân hệ kế toán quản trị Electronic

Throttle Module (ETM module)

• Mô hình này tìm kiếm để tối đa hóa sự nhận thức của khách hàng giá trị gia tăng thông qua việc sử dụng các tập quán kinh doanh tốt nhất và kiểm soát thời gian thực

Điều này nói chung là tương đương với nhu cầu khách hàng và đồng thời giảm thiểu chi phí

Điều gì tạo nên SAP khác nhau?

Hệ thống thông tin máy tính truyền thống được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp ngày nay đã được phát triển để thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể và cung cấp các báo cáo và phân tích các sự kiện đã diễn ra Ví dụ như hệ thống kế toán sổ cái chung Thỉnh thoảng, một số hệ thống hoạt động trong một thời gian thực "chế độ" có nghĩa là, có thông tin ngày để ở trong họ và có thể được sử dụng để thực sự kiểm soát các sự kiện Một công ty điển hình có nhiều hệ thống riêng biệt để quản lý proces ses khác nhau như sản xuất, kinh doanh và kế toán Mỗi hệ thống này có cơ sở dữ liệu riêng của mình và ít khi đi thông tin cho các hệ thống khác một cách kịp thời

Chỉ có một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, SAP Tất cả các truy cập các ứng dụng phổ biến dữ liệu Sự kiện Real trong kinh doanh bắt đầu giao dịch Kế toán được thực hiện tự động bởi các sự kiện trong kinh doanh và sản xuất Bán hàng có thể nhìn thấy khi sản phẩm có thể được chuyển giao Lịch trình sản xuất được định hướng bởi doanh số bán hàng Toàn bộ hệ thống được thiết kế để thời gian thực và không phải lịch sử

SAP cấu trúc thể hiện những gì được coi là "thực tiễn kinh doanh tốt nhất" Một công ty thực hiện SAP phải thích nghi với nó để đạt được hiệu quả và sức mạnh của nó

Quy trình thủ tục thích ứng với mô hình SAP liên quan đến "Quy trình Kinh doanh Re-kỹ thuật" mà là một phân tích hợp lý của các sự kiện và các mối quan hệ mà tồn tại trong hoạt động của một doanh nghiệp

SAP module ứng dụng:

Hệ thống Cơ sở là trái tim của các hoạt động dữ liệu và cần được không hiển nhiên đến mức độ cao hơn hoặc người sử dụng quản l Các công cụ tùy biến và thực hiện cũng tồn tại Trung tâm của hệ thống từ quan điểm của một nhà quản lý là các module ứng dụng Những module này có thể không phải tất cả được thực hiện tại một công ty điển hình nhưng chúng đều liên quan và được liệt kê dưới đây:

• FI Kế toán - thiết kế cho các quản lý tự động và báo cáo bên ngoài của sổ cái chung, các khoản phải thu, tài khoản phải trả và các khoản khác phụ sổ cái với một người dùng định nghĩa biểu đồ của các tài khoản Theo mục được thực hiện liên quan đến doanh số bán hàng sản xuất và thanh toán các mục tạp chí được tự động đăng kết nối này có nghĩa là những cuốn sách được thiết kế để phản ánh tình hình thực tế

doanh thu Nó là một công cụ quản lý về các quyết định của tổ chức Nó cũng được tự động cập nhật như các sự kiện xảy ra

nhân của tài sản cố định bao gồm cả mua và bán tài sản, khấu hao và quản lý đầu

tư

và theo dõi lâu dài, các dự án phức hợp cao với các mục tiêu được xác định

công nghệ với thập tự giá, các công cụ và dịch vụ

công nghiệp cụ thể chức năng bổ sung các kỹ thuật đặc biệt đã được phát triển cho ngành công nghiệp như ngân hàng, dầu khí, dược phẩm, v v

hoạch và kiểm soát các hoạt động nhân sự

hơn có nghĩa là đang quét sàn nhà Thiết bị phải được dịch vụ và xây dựng lại Những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất

vào ngày ngày hoạt động kinh doanh như mua hàng, quản lý hàng tồn kho, chế biến, điểm đặt hàng, vv

tin hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm tra, và kiểm soát đối với sản xuất và mua sắm

hoạt động sản xuất của một công ty module này bao gồm; dự án luật của vật

chất, tuyến đường, các trung tâm làm việc, kinh doanh và kế hoạch hoạt động, kế hoạch sản xuất tổng thể, quy hoạch vật liệu yêu cầu, kiểm soát sàn cửa hàng, đặt hàng sản xuất, giáthành sản phẩm, vv

động trong bán hàng, giao hàng và thanh toán yếu tố chính được; tiền hỗ trợ bán hàng, điều tra xử lý, chế biến báo giá, đơn đặt hàng chế biến, phân phối chế biến, hóa đơn và các thông tin hệ thống bán hàng

Mỗi module có thể có sub-mô-đun được thiết kế cho các nhiệm vụ cụ thể như chi tiết dưới đây

Tính năng System-Wide SAP sử dụng hệ thống nhất định rộng các tính năng cần được unde rstood lúc đầuChúng được sử dụng để hợp lý, an toàn và linh hoạt cho tổ chức dữ liệu trong một doanh nghiệp kinh doanh

Tùy biến - là cấu hình của hệ thống đại diện pháp lý của cơ cấu tổ chức của bạn, báo cáo yêu cầu và quy trình kinh doanh Báo cáo nội bộ là một công cụ quản lý trong hoạt động hàng ngày báo cáo ngoài là yêu cầu của đơn vị chính quyền kiểm soát cơ cấu pháp lý của công ty, chẳng hạn như, tình trạng cơ quan thuế IRS, SEC vv

mất cân bằng báo cáo và tờ qua đường tiếp thị

một khoảng thời gian dài

o Tài khoản Master

Cơ cấu này giúp loại bỏ dữ liệu dư thừa và được chia sẻ bởi tất cả các module SAP Đó là một khía cạnh quan trọng của sự vững mạnh của hệ thống

sự của chính qua Internet

những đặc trưng tiêu chuẩn

cách sử dụng các phương pháp tìm kiếm

dụng chỉ được uỷ quyền để xem hoặc thay đổi các bộ phận của hệ thống theo yêu cầu của trách nhiệm công việc của họ

Quá trình kinh doanh và chức năng:

Để hiểu một hệ thống như SAP một sự hiểu biết thấu đáo về các sự kiện và các mối quan hệ đó diễn ra trong một doanh nghiệp là cần thiết Nó là không đủ để chỉ thực hiện bán hàng, sản xuất, Tài chính và Kế toán có công việc để làm trong một doanh nghiệp Các chi tiết chính xác của mỗi hành động, thời gian của hành động đó và mối tương quan của nó với tất cả các quá trình khác phải được hiểu rõ Trong nhiều hoạt động lớn có thể không có người đó đã nắm bắt được đầy đủ tình hình Trước khi một hoạt động có thể được tự động hoặc máy vi tính một nghiên cứu toàn diện của doanh nghiệp phải được thực hiện Nhiệm vụ này được gọi là Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật