Đề tài phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp

Công tác kể toán trong ERP và kể toán truyền thống Việt Nam có một số điểm khác biệt mà nểu người sử dụng không nắm bắt được thì quá trình triển khai và sử dụng ERP trong Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưởng tới cả một hệ quản trị doanh nghiệp.

TÓM TẮT ĐỀ TÀI o Lý chọn đề tài Trong bối cảnh Việt Nam mở cửa giới nhu cầu thiết phải hội nhập với kinh tế tồn cầu, ERP trở thành cơng cụ quản lý để điều hành DN Con người nhân tố dẫn tới thành cơng dự án ERP Đây nơi xảy rủi ro nhiều quản trị dự án kinh tế phát triển nhanh ERP môi trường làm việc hội thách thức Việt Nam Cơng tác kể tốn ERP kể tốn truyền thống Việt Nam có số điểm khác biệt mà nểu người sử dụng không nắm bắt trình triển khai sử dụng ERP Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng tới hệ quản trị doanh nghiệp Tìm hiểu giải thích lý hầu hết dự án triển khai ERP Việt Nam thất bại Nguyên nhân giải pháp, o Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài việc áp giới thiệu chung ERP, cụ thể SAP ứng dụng Doanh nghiệp, so sánh kể toán truyền thống kế tốn ERP Từ đưa đề xuất để điều chỉnh cơng tác kế tốn doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn Để làm điều này, nhận định đưa phải dựa trên: + Hệ thống chuẩn mực kể toán Việt Nam + Tài liệu SAP chuẩn + Các sở lý luận nghiên cứu trình học tập kinh nghiệm truyền đạt chuyên viên SAP lâu năm FPT o Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu sử dụng chủ yếu đề tài phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp phương pháp so sánh, bên cạnh kết hợp với số phương pháp khác vấn, thống kê o Nội dung nghiên cứu Đề tài bao gồm có bốn chương, bên cạnh phần đầu chuyên đề lời mở đầu kết thúc lời kết luận: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận hệ thống thông tin kể toán hệ thống ERP Giới thiệu chung Hệ thống thơng tin kể tốn Giới thiệu chung ERP CHƯƠNG 2: Thực hạng hiển khai ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam Giới thiệu ERP phổ biến Việt Nam Thực hạng ứng dụng ERP doanh nghiệp CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng ERP cơng tác kể tốn Phân tích nội dung ảnh hưởng ERP cơng tác kể tốn Những điểm khác biệt kể toán truyền thống kể toán sử dụng ERP CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đển việc ứng dụng ERP vào hong Doanh nghiệp hệ thống kể tốn Liên quan đến q trình ứng dụng ERP Liên quan đển hệ thống kể toán Đối với đơn vị hiển khai ERP Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP o Đóng góp đề tài Thơng qua luận điểm, nhận định qua thực tế nghiên cứu FPT, đề tài nêu khái niệm hệ thống thông tin kể toán, kiến thức tảng ERP cập nhật tình hình ứng dụng ERP hên giới hong nước Nói riêng phân hệ tài kế tốn, xây dựng dựa hên chuẩn mực kể toán quy tắc kể toán quốc tể nên ERP kể toán truyền thống Việt Nam số khác biệt hong q hình hạch tốn quản lý Những khác biệt gây nhiều khó khăn hong trình tiếp cận ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam Đe tài đưa nguyên nhân thất bại dự án hiển khai ERP Việt Nam Bên cạnh cịn đưa số giải pháp cách nhìn nhận mới, hên phương diện người triển khai doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà hiển khai doanh nghiệp hạn chể khắc phục số rủi ro nguy từ dự án ERP o Hướng phát triển đề tài Tìm giải pháp để điều chỉnh phần mềm ERP phù họp với doanh nghiệp Đưa giải pháp cho doanh nghiệp vừa nhỏ, cụ thể ngành nghề, cấu trúc quy mô doanh nghiệp Có thể sử dụng số phân hệ cần thiết ERP chi phí cho phần mềm ERP không nhỏ Liên hệ từ phân hệ kế tốn- FI để nghiên cứu phân tích khác biệt phân hệ kế toán quản trị CO- Controlling ERP kế toán Việt Nam MỤC LỤC CHƯƠNG 1: Cơ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ HỆ THỐNG ERP .1 1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Các thành phần 1.1.3 Chức 1.1.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn .2 1.1.5 Quá trình tổ chức 1.1.6 Nội dung tổ chức 1.2 ERP 1.2.1 Khái niệm: 1.2.2 Ý nghĩa hệ thống ERP 1.2.3 Phân loại 1.2.4 Các thành phần ERP .6 1.2.5 Quá trình triển khai ERP DN 1.2.6 Các giai đoạn triển khai dự án ERP sau: .10 1.2.7 Mơ hình vận hành ERP 19 1.3 Ảnh hưởng ERP công tác kế toán .31 CHƯƠNG 2: THựC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .! .32 2.1 Giới thiệu ERP phổ biến Việt Nam .32 2.2 Thực trạng ứng dụng ERP doanh nghiệp 33 2.2.1 Tính linh hoạt ERP 35 2.2.2 Cộng tác giới hạn 35 2.2.3 Những thử thách 36 2.2.4 Giá trị tỷ suất lợi nhuận đầu tư 36 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CƠNG TÁC KẾ TỐN .38 3.1 Các phân hệ phần tài kế tốn hệ thống ERP: 38 3.1.1 Phân hệ Sổ Cái 38 3.1.2 Phân hệ Quản lý Tiền 38 3.1.3 Công nợ Phải trả Công nợ phải thu 38 3.1.4 Tài sản Cố định 39 3.1.5 Trung tâm Chi phí Lợi nhuận .40 3.1.6 Lập Ngân sách: 40 3.1.7 Lập Báo cáo Tài 40 3.1.8 Khả Phân tích Tài 41 3.1.9 Quản lý Hàng tồn kho 41 3.1.10 Quản lý sản xuất: 44 3.1.11 Quản lý giảm giá chiết khấu 45 3.1.12 Phân tích/quản lý doanh thu .46 3.2 Những điểm khác biệt kế toán truyền thống kế toán sử dụng ERP:,.y y y 46 3.2.1 Ghi nhận bút toán hạch toán 46 3.2.2 Sự xuất tài khoản trung gian nghiệp vụ kế toán 47 3.2.3 Trừ sử dụng phân hệ kế tốn tổng hợp (GL), khơng thể quản lý số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống 50 3.2.4 Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán Việt Nam, có phương pháp ghi bút tốn đảo bút tốn âm thực ERP 51 3.2.5 Việc quản lý đạt tốt doanh nghiệp sử dụng quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh hệ thống .51 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN 52 4.1 Liên quan đến trình ứng dụng ERP Tại nhiều dự án triển khai ERP thất bại? .52 4.1.1 Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, camkết hỗ trợ .52 4.1.2 Kế hoạch ngân sách không cách 52 4.1.3 Sử dụng công cụ ERP sai 53 4.1.4 Thiếu đào tạo 53 4.1.5 Văn hóa làm việc Tổ chức 53 4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán 54 4.3 Đối với đơn vị triển khai ERP 54 4.3.1 Qui trình hóa cách rõ ràng giai đoạn thực yêu cầu cần thiết để đạt kết mong muốn .54 4.3.2 Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên: 54 4.4 Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP .55 4.4.1 Quan trọng phù hợp 55 4.4.2 Giá tiêu chí quan trọng 55 4.4.3 Xem demo trình diễn sản phẩm nhiều giải pháp tốt 56 4.4.4 Lựa chọn giải pháp động, biến đổi dễ dàng doanh nghiệp thay đổi 56 4.4.5 Tham khảo ý kiến khách quan khách hàng sử dụng sản phẩm 56 KẾT LUẬN 58 CHƯƠNG 1: Cơ SỞ LÝ LN VỀ HÊ THỐNG THƠNG TIN KỂ • • TỐN VÀ HỆ THỐNG ERP 1.1Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) 1.1.1 Khái niệm Là hệ thống thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng 1.1.2 Các thành phần 1.1.3 Chức ■S Ghi nhận, lưu trữ liệu hoạt động hàng ngày doanh nghiệp s Lập cung cấp báo cáo cho đối tượng bên ngồi •S Hỗ trợ định cho nhà quản lý doanh nghiệp •S Hoạch định chiến lược kinh doanh •S Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội 1.1.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn s Là q ưình thiết lập tất thành phần hệ thống thông tin kế toán s Việc tổ chức HTTTKT phải thực sở mục tiêu đề ■S Việc tổ chức HTTTKT công việc nội phận kế toán mà liên quan ảnh hưởng đến tồn doanh nghiệp •S Là q trình bao gồm cơng việc thực theo trình tự 1.1.5 Nhu cầu thay đổi AIS Quá trình tổ chức Chu kỳ phát triển HTTT kế toán 1.1.6 Nội dung tổ chức ■S Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hành đưa yêu cầu, giải pháp phát triển ■S Thiết kế hệ thống: phác thảo mô hình, hình vẽ, văn thành phần HTTTKT theo yêu cầu giai đoạn phân tích ■S Thực hệ thống: triển khai thực kết trình thiết kế hệ thống vào doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống ■S Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng đánh giá mức độ đáp ứng hệ thống 1.2ERP 1.2.1 Khái niệm: ERP - Enterprise Resources Planning khái niệm việc hoạch định tổng thể nguồn lực có doanh nghiệp Các nguồn lực người, máy móc, trang thiết bị, tài sản, máy móc, nguồn tài nguyên, Sự đời khái niệm ERP xuất phát từ mong muốn liên kết thông tin từ lĩnh vực hoạt động sản xuất, bán hàng, mua hàng, kế toán, để từ lập nên tranh đầy đủ tình hình hoạt động kinh doanh, sức khỏe tài doanh nghiệp, đưa chiến lược hoạt động kinh doanh hiệu 1.2.2 Ý nghĩa hệ thống ERP Phần mềm ERP công cụ cho người dùng quản lý doanh nghiệp theo hướng ERP Một phần mềm gọi ERP phải quản lý tất chu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc tích họp mảng hoạt động doanh nghiệp phải thực cách xuyên suốt, thơng tin phải có tính kế thừa, tập trung qua tài nguyên quản lý cách hiệu doanh nghiệp Năng suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác Doanh nghiệp (DN) có khả kiểm sốt tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn lực nguyên vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Các thông tin DN tập trung, đầy đủ, kịp thời có khả chia sẻ cho đối tượng cần sử dụng thông tin khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng hài lòng việc giao hàng thực xác hạn ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc tổ chức lại hoạt động DN theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng lực cạnh tranh phát triển thương hiệu DN ứng dụng ERP công cụ quan trọng để DN nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp DN tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Một DN ứng dụng từ quy mơ cịn nhỏ có thuận lợi dễ triển khai DN sớm vào nề nếp DN chậm ưễ ứng dụng ERP, DN tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối thủ Tuy nhiên, ứng dụng ERP dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để ứng dụng thành cơng như: nhận thức tâm cao ban lãnh đạo DN; cần xác định đắn mục tiêu, phạm vi bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trình thực dự án; sẵn sàng thay đổi quy trình bất họp lý hữu DN (đây việc thường xuyên gặp nhiều chống đối nhất); trọng công tác đào tạo cán theo quy trình mới; trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán cấp; có cán chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống 1.2.3 Phân loại o Hiện phân loại thành nhóm sản phẩm ERP: High End bao gồm: SAP, Oracle Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact, Local có nhiều phẩn lớn phần mềm kế tốn có hỗ trợ sâu chuỗi liệu nhiều nghiệp vụ o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho tồn Cơng ty): có tín hiệu lạc quan, kinh tế suy thoái đồng thời với việc gia nhập WTO, cơng ty Việt Nam có nhiều tiến việc cộng tác chia sẻ thông tin 2.2.3 Những thử thách Các công ty Việt Nam đối diện với nhiều thử thách thực thi hệ thống ERP Một sai lầm lớn họ vội vã lên lịch trình thực Việc thực ERP Việt Nam phải nhiều thời gian” Nhiều công ty Việt Nam đánh giá thấp việc thực thời hạn việc quản lý dự án cịn mơ hồ Q trình thực xếp hợp lý doanh nghiệp cịn nhiều thời gian Các cơng ty Việt Nam đơi lúc thiếu tính kiên nhẫn linh hoạt giải công việc Để thực thành công ERP, công ty cần phải thay đổi đường lối hoạt động cần nhớ khơng có cá nhân đơn lẻ chịu trách nhiệm quy trình thực Các cơng ty cần hiểu rõ lực công ty nhận định cần phát triển phương diện Ở Việt Nam, việc tìm kiếm giữ nhân viên tốt cho dự án cịn thử thách Các cơng ty khơng có nguồn nhân lực để thực ERP Trong trung tâm thương mại lớn Thành phố Hồ Chí Minh Hà Nội, việc tìm kiếm nhân lực họp lý cịn gặp nhiều khó khăn Các nhà tư vấn nước gặp nhiều thử thách Họ không hiểu hoạt động doanh nghiệp Việt Nam Kỹ ngôn ngữ rào chắn lớn Phát triển lực cục quan tiến hành Các công ty cần trau dồi lực củng cố nhân viên Ở mức độ phận nguồn nhân lực có lợi từ suy thối kinh tế, nhân viên có khả hốn đổi vị trí 2.2.4 Giá trị tỷ suất lọi nhuận đầu tư Dù chi phí thấp, cơng ty Việt Nam cần phải hiểu biết rõ chi phí đầu tư tỷ suất lợi nhuận đầu tư Đơi cơng ty cịn mơ hồ tổng chi phí thực ERP Một số cơng ty xem việc triển khai thực tốt loại ERP tiếng việc làm tăng giá trị công ty Trong hai năm gần đây, công ty có nhiều thay đổi đáng kể ngày nhận biết lợi ích ERP Tuy nhiên, mơi trường kinh doanh Việt Nam khác nhiều so với thị trường ERP Mỹ châu Âu Các công ty Việt Nam cần tiến hành đánh giá chi tiết rủi ro việc đánh giá không dựa vào nghiên cứu công nghiệp Đối với công ty nào, ERP đầu tư lớn, việc triển khai thực xây dựng lực cục điều không nên xem nhẹ Nhất thời kỳ kinh tế bấp bênh CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CƠNG TÁC KỂ TỐN 3.1Các phân hệ phần tài kế toán hệ thống ERP: 3.1.1 Phân hệ Sổ Cái Đây phân hệ tảng phần lớn phần mềm kế tốn/ERP chứa đựng tài khoản sổ để lập báo cáo tài Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) cơng ty cần Ngồi ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm chỉnh sửa danh mục tài khoản cách thuận tiện Ngoài đặc điểm thường khơng có nhiều khác biệt phần mềm liên quan đến phân hệ sổ 3.1.2 Phân hệ Quản lý Tiền Các đặc điểm quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình hạng khoản vay tại, bao gồm theo dõi cảnh báo đến hạn trả nợ gốc lãi 3.1.3 Công nợ Phải trả Công nợ phải thu Các chức thông thường cần thiết cho công nợ phải trả công nợ phải thu kiểm tra khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa đối chiếu hoá đơn với biên nhận hàng/biên giao hàng), kiểm tra hoá đơn toán chưa toán, hạch toán tự động sổ tích họp cơng nợ phải trả cơng nợ phải thu cho khách hàng đồng thời nhà cung cấp Nhiều phần mềm bật chức nhắc nhở người sử dụng khoản phải trả phải thu cần phải ý khoản vượt số ngày bán chịu cho phép gần hạn mức bán chịu cho phép Một số phần mềm cho phép điều khoản bán chịu cho hàng hoá khách hoá đơn phần mềm khác không cho phép Tương tự, phần mềm khác lập số lượng chất lượng báo cáo khác báo cảo tuổi nợ người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng bán hàng, V.V DN nên yêu cầu cho ví dụ loại báo cáo lập đánh giá phân hệ Ở Việt Nam, số DN u cầu hạch tốn số tiền khác hoá đơn khoản phải trả/phải thu thực tế chí số tiền ghi hố đơn người bán khác so với số tiền toán thực tế Một số phần mềm MS Solomon V SunSystems thực điều với chức tuỳ biến phần lớn phần mềm khác không hỗ trợ điều 3.1.4 Tài sản Cố định Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động loại khấu hao khác khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho tài sản cố định tài sản thuê tự động hạch toán vào sổ Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định địa điểm Ngoài ra, số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản tất phần mềm có chức Cuối cùng, khơng quan trọng nhất, DN Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định Microsoít Excel thuận tiện phần mềm nên hỗ trợ xuất nhập liệu phần mềm Microsoft Excel 3.1.5 Trung tâm Chi phí Lọi nhuận Những DN coi phòng ban trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ chức này, chức cấp cao phần mềm nước ngồi, liên quan đến tất phân hệ Nhìn chung, trung tâm chi phí/lợi nhuận coi DN đơn lẻ đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài báo cáo quản trị hạch tốn tài sản cố định, cơng nợ phải thu, cơng nợ phải trả, phân bổ doanh thu chi phí, v.v theo trung tâm chi phí/lợi nhuận 3.1.6 Lập Ngân sách: Các công cụ lập ngân sách cho phép DN lập ngân sách cách hiệu ghi lại ngân sách phần mềm để loại chi phí thực tế doanh thu so sánh với ngân sách cách thuận tiện Từng loại chi phí nên bao gồm loại chi phí bao gồm vật tư, nhân cơng trực tiếp, chi phí nhân cơng gián tiếp, chi phí cố định biến phí quản lý chi tiết việc lập ngân sách hữu ích Các cơng cụ lập ngân sách cịn hỗ ượ cho việc kiểm soát nội soạn lập báo cáo quản trị có ý nghĩa Các phần mềm nước ngồi thường có chức lập ngân sách phần mềm nước điển hình thường khơng có 3.1.7 Lập Báo cáo Tài Sự sẵn có báo cáo thiết kế sẵn, sẵn có cơng cụ để thiết kế báo cáo theo yêu cầu người dụng quan trọng Một lợi phần mềm ERP nước tạo báo cáo kế toán theo mẫu VAS phần mềm nước ngồi có lợi có nhiều cơng cụ mạnh mẽ để tạo báo cáo theo yêu cầu người sử dụng 3.1.8 Khả Phân tích Tài Chức phân tích tài phần mềm ERP thường khơng phụ thuộc hồn tồn vào khả tạo báo cáo tài hữu ích, mà khả phân loại nhóm liệu theo cách có ý nghĩa Ket tạo nhiều báo cáo khác theo yêu cầu người sử dụng Các phần mềm ERP nước ngồi có xu hướng tinh vi điểm này, với đến 10 chiều phân tích người sử dụng xác định Tuy nhiên, phần mềm đơi có thuật ngữ khái niệm không quen thuộc người Việt Nam công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng 3.1.9 Quản lý Hàng tồn kho 3.1.9.1 Những chức Những chức phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất loại hàng tồn kho cơng đoạn q trình sản xuất, hạch tốn hạng mục khác biên nhận hàng biên giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm Hàng tồn kho cơng đoạn/quy trình sản xuất, điều chỉnh thủ cơng số lượng giá trị Hàng tồn kho Ngồi ra, có số chức có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm hỗ ượ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường Chẳng hạn lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, cơng ty nhập hàng theo kiện lại bán theo đơn vị hộp chai cỡ khác • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm số chữ Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có nhiều thành phần nhỏ sử dụng trình tạo nên thành phẩm Khi mã đặt cho thành phần nhỏ khơng thể sử dụng lại cho thành phần khác • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm hỗ trợ phương pháp tính giá hàng tồn kho khác Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể Trung bình Cuối Kỳ Các phần mềm nước ngồi thường đáp ứng phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp cách hiệu phần mềm nước • Xuất thành phẩm ngồi bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm bán hàng trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng cho tiêu dùng nội 3.1.9.2 Dự báo nhu cầu vật tư thời gian Chờ hàng Các phần mềm nước thường cịn yếu khơng có khả dự báo trước nhu cầu vật tư thời gian cần thiết cho việc mua hàng 3.1.9.3 Danh mục vật tư Danh mục Vật tư bảng liệt kê vật tư đầu vào để tạo sản phẩm Phần mềm nên cho phép tạo nhiều danh mục vật tư cho sản phẩm cho phép thay vật tư vật tư tương tự 3.1.9.4 Theo dõi phế liệu Một điểm nên xem xét liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm vật liệu tái sinh hay không 3.1.9.5 Nhiều địa điểm Các phần mềm nước theo dõi loại hàng hố khác (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang thành phẩm) lại không theo dõi địa điểm khác cất giữ Hàng tồn kho Đây vấn đề cần quan tâm doanh nghiệp có nhiều nhà máy kho hàng 3.1.9.6 Theo dõi hàng tồn kho Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua trình sản xuất khâu thành phẩm dựa nhãn số thùng, số lơ số sêri 3.1.9.7 Tích họp với phân hệ mua hàng phân hệ hoạch định sản xuất Một điểm cần nên xem xét liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng phân hệ hoạch định sản xuất, trường họp phần mềm ERP có phân hệ 3.1.10 Quản lý sản xuất: 3.1.10.1 Hỗ trợ quy trình ngành sản xuất cụ thể • Sản xuất liên tục lắp ráp: nhiều phần mềm ERP thiết kế phù hợp riêng cho ngành sản xuất liên tục riêng cho ngành sản xuất lắp ráp Ngành sản xuất liên tục ngành khối lượng nguyên vật liệu đầu vào trộn lẫn xử lý liên tục, ví dụ sản xuất dược phẩm Ngành sản xuất lắp ráp ngành phần nhỏ ráp vào để tạo sản phẩm hồn chỉnh, ví dụ sản xuất đồ gỗ Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất phần mềm MS Solomon Marcam thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức ngành sản xuất liên tục, Intuitive thiết kế thích họp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, ngành sản xuất lắp ráp Vì quy trình quy trình chủ chốt cơng ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề thật kỹ lưỡng • Tính giá thành sản xuất: lĩnh vực kinh doanh khác đòi hỏi phương pháp tính giá thành sản xuất khác giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hình thức kết hợp hai phương pháp công ty nên xem xét vấn đề cẩn thận Ngoài ra, phần mềm theo dõi chi tiết giá thành sản xuất hữu dụng Nói chung, có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế so với phương pháp khác Chẳng hạn số phần mềm Exact Globe 2000 khơng hỗ trợ hạch tốn xuất thành phẩm chưa biết giá thành thực tế kế toán giá thành phải đợi đến tận cuối tháng có chi phí thực tế (chẳng hạn tiền cơng) sau hạch tốn tất giao dịch tháng 3.1.10.2 Hoạch định sản xuất Hoạch định sản xuất thường mục tiêu chủ chốt phần mềm ERP Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân cơng máy móc khối lượng chất lượng để dễ dàng so sánh với số liệu thực tế Do đó, phần mềm nên cho phép hoạch định: i) Nhu cầu công suất cơng suất có để đáp ứng u cầu khách hàng ii) Tận dụng máy móc nhân cơng; iii) Lên lịch sản xuất Ngồi ra, phần mềm nên lập báo cáo tiến độ sản xuất khác chức báo cáo cảnh báo giám đốc sản xuất cách kịp thời Thơng thường phần mềm nước khơng có khả thơng báo cho người sử dụng kịch đến số giới hạn trình sản xuất đơn hàng cụ thể 3.1.11 Quản lý giảm giá chiết khấu Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán loại chiết khấu khác chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng chiết khấu toán Do quan thuế Việt Nam có số thay đổi gần cách xử lý giảm giá chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ cách hạch toán người sử dụng xác định phần mềm nước có khả đáp ứng tốt phần mềm nước thay đổi Chẳng hạn số công ty thiết kế phần mềm nước cho phần mềm họ hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt phần mềm nước ngồi 3.1.12 Phân tích/quản lý doanh thu Phần mềm nên có khả lập báo cáo bán hàng khác dựa liệu chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm qua thời kỳ, hàng bán bị trả lại, sản phẩm giao cho khách hàng tháng, V.V Có thể có thứ dễ dàng công cụ phân loại giúp phân loại liệu Vì cơng ty khác quan tâm đến báo cáo khác nhau, công cụ phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi người sử dụng xác định Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho phân hệ công nợ phải thu Đe giúp cho việc hoạch định phạm vi tồn cơng ty hiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với phân hệ liên quan khác Chẳng hạn, cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra hàng kho cho phép đơn đặt hàng nhập vào hệ thống hoạch định sản xuất phận sản xuất sử dụng Các phần mềm nước thường không hỗ trợ kiểm tra hàng tồn kho, đưa thơng tin xác cho khách hàng bị chậm chạp Một ví dụ khác việc phải tích họp phân hệ bán hàng với phân hệ khách kiểm tra hạn mức bán chịu trước xử lý đơn hàng cách tích hợp với phân hệ công nợ phải thu 3.2Những điểm khác biệt kế toán truyền thống kế toán sử dụng ERP: 3.2.1 Ghi nhận bút toán hạch toán Trong hệ thống ERP nước ngồi, hạch tốn KT khơng phải điểm bắt đầu mà kết trình xử lý thơng tin Mỗi thao tác nghiệp vụ quy trình sản xuất kinh doanh ghi nhận bút toán hạch toán hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụ chia thành nhiều công đoạn khác nhau, nghiệp vụ KT chia thành nhiều cặp bút tốn khác Ví dụ, quy trình mua hàng, có bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút tốn ghi nhận cơng nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán toán tương ứng với việc chấp nhận toán Để quản lý cặp bút toán liên quan nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa tài khoản liên kết cặp bút toán quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo cặp bút toán thống với 3.2.2 Sự xuất tài khoản trung gian nghiệp vụ kế toán Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán điểm bắt đầu mà kết q trình xử lý thơng tin, thao tác nghiệp vụ quy trình SXKD ghi nhận bút toán hạch toán hệ thống với việc quy trình nghiệp vụ chia thành nhiều công đoạn khác nhau, nghiệp vụ kế toán chia thành nhiều cặp bút tốn khác Ví dụ ừong quy trình mua hàng hố, bạn có bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải trả trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán toán tương ứng với việc chấp nhận toán, Đe quản lý cặp bút toán liên quan nghiệp vụ kinh tế, hệ thống ERP định nghĩa tài khoản liên kết cặp bút toán quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo cặp bút toán thống với Mặc dù điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, gốc độ kỉnh tế vận động tài sản nguồn vốn nghiệp vụ khơng có thay đổi Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch tốn cũ, doanh nghiệp Việt nam sừ dụng tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản thức xem tài khoản trung gian Như việc phát sinh giao dịch tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến báo cáo tài doanh nghiệp doanh nghiệp cố thể dựa vào số dư tài khoản để kiểm tra quy trình tác nghiệp thực đầy đủ chưa Demo hệ thống SAP phát sình tài khoản trung gian Chứng từ nhận hàng gg a Display Document: Data Entry Vỉew cổ õps □□ Display Currency -?jn General LedgerVievv Data Entry View iDocument 5000000057 Number DocumentDate 17.oe.2010 Company Code Posting Data Reterence 1000 Fiscal Year 201 17.0a.2O1Q Period □ Ledger Group Cross-CC no Currency EUR m c ‘ 1000 A|?|3Ỉ Itm p Texts exist ỵ.s Account Eã] ír I I OflVHl Description SO 96 AmountCurr Tx Cost Inventoiy- Raw Mate Goods Rcvd/lnvoỉce R 300000 191100 1.605.00 EUR c Center 1.505,00- EUR Invoice: gg Ẽ) Display Document: Data Entry View ặiỡ Taxes □□ Display il General LedgerVỉew Currency Ũ3ta Entry View DocumentNumb 51Ũ000G014 er DocumentDate 17.06.2010 Reterence Company Codle Posting Date EUR Texts exist 201 17.96.2010 Period □ Ledger Group ]ỉli §J I âl^loaiGãllPiB iHĩãl rli c ‘ Itm p Account 100 31 9002 Description FrankSchmidtrohr 36 Flscal Year Cross-CC no Currency 1000 191100 Amount Curr Tx CostCenter c 1.605,00- EUR 0I Goods Rcvdyinvoice 1.605,00 EUR 0I R Sử dụng TK trung gian: 191100 Demo hệ thống Sap bút tốn đảo • Chứng từ reverse (ghi đảo) Chứng từ ban đầu: g s Data Entry Víew □□ Display Currency Ẹ.Q General —I a Display Document: Data Entry View LedgerView iDocument 15Ũ00ŨGŨ Company Number: Document D3te 06 14.06.2010 Code Posting Date 100 14 Cross-CC no 06.2010 Reterence Fiscal Year Period n aigitai i? 3|iiaiai%iiiliiBi